ความรู้เกี่ยวกัับจดหมายเวียน

ความรู้เก่ียวกับจดหมายเวียน(Mail Merge)กาญจนา น้อยกลน่ิ จดหมายเวียน

 ความรู้เก่ียวกบั จดหมายเวยี น 1 เทคนิคการสรา้ งจดหมายเวยี นจากแหลง่ ขอ้ มลู ตารางเนอ้ื หาสาระ 1. ความรเู้ ก่ียวกับจดหมายเวียน 1.1 ความหมายของจดหมายเวียน 1.2 การประยุกต์ใช้ในชีวิตประจาวนั 1.3 องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน 1.4 หลกั การสร้างเอกสารหลัก 1.5 หลกั การสรา้ งแหลง่ ข้อมลูจุดประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม 1. บอกความหมายของจดหมายเวยี นได้ 2. อธิบายการประยกุ ต์ใช้จดหมายเวยี นในชีวติ ประจาวนั ได้ 3. บอกองค์ประกอบของจดหมายเวียนได้ 4. บอกหลักการสรา้ งเอกสารหลักได้ 5. บอกหลกั การสร้างแหล่งข้อมูลได้

 ความรู้เกี่ยวกบั จดหมายเวยี น 21.1 ความหมายของจดหมายเวียน จดหมายเวียน (Mail Merge) หรือบางทีเรียกว่า ”ไปรษณีย์ผนวก” คือ การทาจดหมายที่มีเนื้อความในจดหมายเหมือนกัน จะแตกต่างกันที่มีข้อความแตกต่างกันบางส่วน เช่น ช่ือ ตาแหน่ง ท่ีอยู่ ฯลฯ ของผั้รูบแต่ละราย ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสาหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ท่ีเก็บช่ือและท่ีอยู่ไว้ก่อนและสร้างไฟล์ท่ีเก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยกจากกัน แล้วจึงนาข้อมูลท้ังสองไปรวมหรือผนวกกัน(Merge)1.2 การประยกุ ต์ใช้ในชีวิตประจาวัน จดหมายเวยี น สามารถนาไปประยุกต์ใชง้ านได้ท้งั ในระบบราชการ ธรุ กจิ รัฐวิสาหกิจและเอกชน หรอื แม้แต่ในชวี ติ ประจาวัน อาทิเชน่ - หนงั สอื ราชการ - หนังสือเชญิ ตา่ ง ๆ - เกียรติบตั รหรอื วฒุ ิบตั ร - จา่ หนา้ ซองจดหมาย - ฯลฯ1.3 องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน ในการสรา้ งจดหมายเวยี น ประกอบดว้ ยขอ้ มูลที่สาคญั 2 องค์ประกอบ คือ 1. เอกสารหลกั (Main document) คอื เอกสารตน้ แบบท่มี ีเนอ้ื ความต้องการส่อื สารไปยังผูร้ บั จะเป็นในรูปของจดหมายราชการ บนั ทกึ ข้อ ซองจดหมาย หรือเอกสารอน่ื ๆ ทต่ี ้องการระบุชอื่ ผรู้ ับอยา่ งชดั เจน 2. แหล่งข้อมลู (Data source) คอื รายช่ือและทีอ่ ยู่ของผ้รู ับ ซง่ึ ส่วนใหญจ่ ะอยใู่ นรูปของตาราง Wordตาราง Excel ตารางฐานขอ้ มูลของ Access เพอื่ นามาผนวกเขา้ กับตัวเอกสารหลัก1.4 หลักการสรา้ งเอกสารหลกั เอกสารหลัก (Main document) ท่ีสามารถสร้างเปน็ จดหมายเวียนไดม้ ดี ังน้ี 1. จดหมาย ทต่ี อ้ งการสง่ ไปยงั ผูร้ ับจานวนมาก 2. บนั ทกึ ขอ้ ความ จดหมายเชญิ รว่ มกจิ กรรม เอกสารราชการทต่ี ้องการสื่อสารภายในหน่วยงาน ทีต่ อ้ งการส่งไปยงั ผ้รู บั จานวนมาก 3. ซองจดหมาย ซองบตั รเชญิ ซอง ส.ค.ส. 4. เอกสารอ่นื ๆ

 ความรู้เก่ียวกบั จดหมายเวยี น 3 การสร้างเอกสารหลกั มีขน้ั ตอนง่าย ดงั นี้ 1. พิมพ์เอกสารหลกั ทตี่ ้องการตามแบบฟอร์มและการจัดรปู แบบท่ตี ้องการ 2. เวน้ ท่ีว่างไว้ในตาแหน่งท่ีเนอ้ื หาในเอกสารแตกต่างกัน ตวั อยา่ งเอกสารหลัก รปู ท่ี 1 เอกสารหลักประเภทหนงั สอื ราชการ “บันทึกข้อความ” จากรูปท่ี 1 จะเห็นว่า ตาแหน่งทีเ่ นือ้ หาในจดหมายไมเ่ หมือนกัน มี 2 ตาแหนง่ คือ หลงั คาวา่ “เรยี น” และหลังคาวา่ “เรียนเชญิ ” ดงั นนั้ ในการพิมพเ์ อกสารหลักจะต้องเวน้ ว่าง 2 ตาแหนง่ รูปท่ี 2 เอกสารหลักประเภท “วุฒิบัตร” จากรปู ท่ี 2 จะเหน็ ว่า ตาแหน่งท่ีเนื้อหาในจดหมายไม่เหมือนกัน มี 1 ตาแหนง่ คือ ช่อื ผเู้ ขา้ รว่ มอบรมหรือชื่อวิทยากร ดงั น้ันในการพิมพเ์ อกสารหลกั จะต้องเวน้ ว่าง 1 ตาแหนง่

 ความรู้เกย่ี วกบั จดหมายเวยี น 41.5 หลักการสรา้ งแหล่งข้อมูล แหลง่ ข้อมลู (Data Source) ทีน่ ามาใช้ในการสรา้ งจดหมายเวยี น ส่วนใหญจ่ ะเกบ็ อยู่ในรูปแบบของตารางสามารถนามาไดจ้ ากหลายโปรแกรม ดงั น้ี 1. ตารางของโปรแกรม Microsoft Word 2. ตารางของโปรแกรม Microsoft Excel 3. ตารางฐานขอ้ มูลของ โปรแกรม Microsoft Access 4. ข้อมลู การตดิ ต่อจากโปรแกรม Outlook ในบทเรยี นน้จี ะกลา่ วถึงเฉพาะแหลง่ ข้อมลู ทเ่ี ปน็ ตารางของโปรแกรม Microsoft Excel ซึง่ จัดทาได้งา่ ยและรวดเรว็ การสร้างแหล่งข้อมูล จะต้องมีรายละเอยี ดอะไรบ้างนัน้ ขึน้ อยูก่ บั เอกสารหลักทเ่ี ราไดอ้ อกแบบไว้แล้วอาทิเชน่ รปู ท่ี 3 เอกสารหลักและแหล่งขอ้ มูลของเอกสารราชการ “บนั ทกึ ขอ้ ความ” จากรูปท่ี 3 จากเอกสารหลักจะเหน็ ว่า เน้ือหาในบันทึกข้อความมีตาแหน่งท่ีตา่ งกนั อยู่ 2 ตาแหนง่ แต่ใน2 ตาแหน่งน้ันเปน็ ข้อมลู เดยี วกัน ดังนน้ั ในตารางของไฟล์แหลง่ ข้อมูลจีงมแี คช่ ื่อและนามสกลุ

 ความรู้เกี่ยวกบั จดหมายเวยี น 5 รปู ที่ 4 เอกสารหลกั และแหล่งขอ้ มูลของวฒุ บิ ัตร จากรูปท่ี 4 จากเอกสารหลักจะเหน็ ว่า ขอ้ ความในวุฒบิ ัตรที่ผ้เู ข้ารบั การอบรมทุกคนจะได้รับ มีตาแหน่งท่ีต่างกนั อยเู่ พยี งตาแหน่งเดียว คือ ชอ่ื และนามสกลุ ดังนน้ั ในตารางของไฟล์แหลง่ ข้อมูลจีงมแี ค่ช่อื และนามสกุล