ความรู้เกี่ยวกับจดหมายเวียน

ความรู้เก่ียวกบั จดหมายเวียน กาญจนา น้อยกลนิ่ [email protected]

เทคนิคการสรา้ งจดหมายเวียนจากแหลง่ ขอ้ มูลตารางเนือ้ หาสาระ 1. ความรเู้ ก่ียวกับจดหมายเวียน 1.1 ความหมายของจดหมายเวยี น 1.2 การประยุกต์ใช้ในชวี ติ ประจาวัน 1.3 องค์ประกอบของจดหมายเวียน 1.4 ประเภทของเอกสารหลกั 1.5 หลักการสรา้ งเอกสารหลัก 1.6 ประเภทของแหล่งข้อมลู 1.7 หลกั การสร้างแหลง่ ข้อมูลจดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม 1. บอกความหมายของจดหมายเวียนได้ 2. อธิบายการประยกุ ต์ใช้จดหมายเวยี นในชีวติ ประจาวันได้ 3. บอกองค์ประกอบของจดหมายเวยี นได้ 4. บอกประเภทและหลักการสร้างเอกสารหลักได้ 5. บอกประเภทและหลกั การสร้างแหล่งข้อมลู ได้

1.1 ความหมายของจดหมายเวียน จดหมายเวียน (Mail Merge) หรือบางทีเรียกว่า ”ไปรษณีย์ผนวก” คือ การทาจดหมายที่มีเนื้อความในจดหมายเหมือนกัน จะแตกต่างกันท่ีมีข้อความแตกต่างกันบางส่วน เช่น ชื่อ ตาแหน่ง ท่ีอยู่ ฯลฯ ของผั้รูบแต่ละราย ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสาหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ท่ีเก็บช่ือและท่ีอยู่ไว้ก่อนและสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หน่ึงแยกจากกัน แล้วจึงนาข้อมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกัน(Merge)1.2 การประยกุ ตใ์ ช้ในชีวิตประจาวัน จดหมายเวียน สามารถนาไปประยุกตใ์ ช้งานได้ท้งั ในระบบราชการ ธุรกจิ รฐั วสิ าหกจิ และเอกชน หรือแม้แตใ่ นชวี ิตประจาวนั อาทเิ ชน่ - หนงั สอื ราชการ - หนังสอื เชิญตา่ ง ๆ - เกยี รติบัตรหรือวุฒิบตั ร - จ่าหนา้ ซองจดหมาย - ฯลฯ1.3 องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น ในการสร้างจดหมายเวยี น ประกอบด้วยขอ้ มลู ทสี่ าคัญ 2 องค์ประกอบ คือ 1. เอกสารหลัก (Main document) คอื เอกสารตน้ แบบท่ีมีเน้ือความต้องการสอื่ สารไปยังผู้รับ จะเปน็ ในรปูของจดหมายราชการ บันทึกขอ้ ซองจดหมาย หรือเอกสารอ่นื ๆ ทต่ี ้องการระบชุ ่อื ผูร้ ับอย่างชดั เจน 2. แหลง่ ขอ้ มูล (Data source) คือรายชื่อและท่ีอยู่ของผรู้ ับ ซง่ึ สว่ นใหญ่จะอยใู่ นรูปของตาราง Wordตาราง Excel ตารางฐานข้อมูลของ Access เพ่อื นามาผนวกเขา้ กับตวั เอกสารหลกั1.4 ประเภทของเอกสารหลัก เอกสารหลัก (Main document) ทสี่ ามารถสร้างเปน็ จดหมายเวยี นไดม้ ีดังน้ี 1. จดหมาย ทตี่ ้องการสง่ ไปยงั ผรู้ บั จานวนมาก 2. บันทกึ ขอ้ ความ จดหมายเชิญรว่ มกจิ กรรม เอกสารราชการทต่ี อ้ งการสื่อสารภายในหนว่ ยงาน ท่ตี อ้ งการส่งไปยังผรู้ บั จานวนมาก 3. ซองจดหมาย ซองบัตรเชิญ ซอง ส.ค.ส. 4. เอกสารอนื่ ๆ

1.5 หลักการสรา้ งเอกสารหลัก การสรา้ งเอกสารหลกั มีข้นั ตอนงา่ ย ดังน้ี 1. พิมพ์เอกสารหลกั ทีต่ ้องการตามแบบฟอร์มและการจดั รูปแบบท่ตี ้องการ 2. เวน้ ทว่ี ่างไว้ในตาแหนง่ ที่เน้อื หาในเอกสารแตกต่างกนั ตัวอย่างเอกสารหลัก รูปที่ 1 เอกสารหลักประเภทหนังสือราชการ “บนั ทึกข้อความ” จากรูปท่ี 1 จะเห็นวา่ ตาแหน่งทเี่ น้ือหาในจดหมายไมเ่ หมือนกัน มี 2 ตาแหนง่ คือ หลงั คาวา่ “เรยี น” และหลงั คาว่า “เรยี นเชิญ” ดังนั้นในการพิมพ์เอกสารหลักจะต้องเว้นวา่ ง 2 ตาแหน่ง รปู ที่ 2 เอกสารหลกั ประเภท “วฒุ บิ ตั ร”

จากรปู ที่ 2 จะเห็นว่า ตาแหน่งทเ่ี นอื้ หาในจดหมายไมเ่ หมอื นกัน มี 1 ตาแหน่ง คือ ช่ือผู้เขา้ ร่วมอบรมหรือชอ่ืวทิ ยากร ดงั นน้ั ในการพมิ พเ์ อกสารหลกั จะต้องเวน้ วา่ ง 1 ตาแหน่ง1.6 ประเภทของแหล่งข้อมลู แหล่งข้อมลู (Data Source) ท่ีนามาใช้ในการสร้างจดหมายเวียน สว่ นใหญ่จะเกบ็ อยู่ในรูปแบบของตารางสามารถนามาไดจ้ ากหลายโปรแกรม ดังน้ี 1. ตารางของโปรแกรม Microsoft Word 2. ตารางของโปรแกรม Microsoft Excel 3. ตารางฐานขอ้ มูลของ โปรแกรม Microsoft Access 4. ข้อมูลการติดต่อจากโปรแกรม Outlook ในบทเรยี นนจี้ ะกลา่ วถงึ เฉพาะแหล่งข้อมลู ทเ่ี ปน็ ตารางของโปรแกรม Microsoft Excel ซ่งึ จัดทาได้งา่ ยและรวดเร็ว1.7 หลกั การสรา้ งแหล่งข้อมูล การสรา้ งแหลง่ ข้อมูล จะต้องมรี ายละเอียดอะไรบ้างน้ันขน้ึ อยู่กับเอกสารหลักที่เราได้ออกแบบไวแ้ ล้วอาทเิ ช่น รูปที่ 3 เอกสารหลักและแหล่งข้อมูลของเอกสารราชการ “บนั ทึกข้อความ”

จากรปู ที่ 3 จากเอกสารหลักจะเห็นวา่ เน้อื หาในบันทึกข้อความมตี าแหน่งทีต่ ่างกนั อยู่ 2 ตาแหนง่ แตใ่ น2 ตาแหนง่ นัน้ เป็นข้อมูลเดียวกัน ดังนัน้ ในตารางของไฟลแ์ หล่งขอ้ มลู จีงมีแคช่ ่ือและนามสกลุ รูปที่ 4 เอกสารหลกั และแหล่งขอ้ มูลของวุฒบิ ตั ร จากรูปที่ 4 จากเอกสารหลักจะเหน็ วา่ ขอ้ ความในวุฒบิ ัตรท่ีผเู้ ข้ารับการอบรมทุกคนจะได้รบั มตี าแหนง่ ท่ีต่างกนั อยู่เพยี งตาแหน่งเดยี ว คือ ช่อื และนามสกลุ ดังน้ันในตารางของไฟลแ์ หล่งข้อมูลจีงมีแคช่ ่ือและนามสกุล