คู่มือการใช้งาน E-Document ปรับปรุง 2562

Page |๑ ระบบ E-Document กองความปลอดภยั แรงงาน E-Document เปนระบบการจัดเก็บเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สภายในองคกร ถูกออกแบบมาเพื่อชว ยการจัดเก็บ เอกสาร และ การบริหารจัดการเอกสารในองคก ร เพื่อความสะดวกรวดเรว็ ในการคนหา ความสะดวกสบายในการสง เอกสารไปมาภายในองคก ร ความปลอดภัยของขอมูลและ การลดตนทุนการจัดซือ้ กระดาษ หมกึ พิมพตางๆ ความสามารถของโปรแกรมระบบจัดเกบ็ เอกสาร E-Document - โปรแกรมสามารถทํางานไดหลายระบบปฏิบัติการ เชน Windows, Mac OSX, Linux รวมถึงโทรศัพท Smartphone เปน ตน - คน หาและแสดงเอกสารท่ีถกู จัดเกบ็ ในระบบไดงา ย - จัดการเอกสารโดยการ เพมิ่ ลบ แกไ ข ไดงาย - สามารถกาํ หนดสิทธกิ์ ารใชง านใหแ ตละ user ได ๑. การเขา ใชง านระบบ E-Document การเขา ใชงานระบบ E-Document สามารถเขาโดย คลกิ ที่ Icon สาํ หรบั ทา นท่ไี มมี Icon ที่หนา Desktop สามารถสรางไดโดยเปด Internet Explorer หรือ Google Chrome พมิ พ URL: http://20.33.12.24:8080/share/page ดงั รูป สามารถสราง Icon ไดโดย คลิกคา งท่ี ลากไปไวท่ี Desktop และปลอยเมาล ก็จะๆได Icon เขาใชงาน ระบบ E-Document

Page |๒ ๒. การเขา สูร ะบบ เร่ิมตน การใชระบบ ผูใ ชงานตองทาํ การกรอก “ชอื่ ผูใชง าน” และ “รหสั ผา น” ใหถ ูกตองเพ่อื เขาสรู ะบบ ตามแบบฟอรม ในรปู ภาพดา นลาง กรอก “ช่ือผใู ชงาน” และ “รหสั ผา น” ชื่อผูใชค ือ ช่ือภาษาองั กฤษ รหัสผา นคอื 123456 หนาจอการใชง านเม่อื Login เขา สรู ะบบเรียบรอย

Page |๓ ๓. การแกไ ขขอ มลู สวนตวั และการเปลย่ี นพาสเวิรด หนา การเปล่ยี นรหัสผาน (แนะนาํ ใหเ ปล่ยี น เพราะเจา หนาท่ที ุกทานใชรหัสผานเดยี วกนั )

Page |๔ การแกไ ขขอ มูลสวนตัว ทาํ ไดโดยเลือกท่ีขอมลู สวนตัว /แกไ ขขอมูลสวนตวั ดังรูป (แกไขหรอื ไมแกไขก็ได) สามารถเพ่ิมรูปภาพได โดยการอัพโหลดไฟลร ปู ภาพ ใชง านลักษณะเดยี วกันกับ Facebook

Page |๕ ๔. การเขา ดูขอ มูลคลงั เอกสารของกองความปลอดภัยแรงงาน คลังเอกสารเปนพื้นท่ีในการจัดเก็บขอมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส และนําเขาเอกสารรปู แบบอิเล็กทรอนิกส ที่มรี ูปแบบตางๆ เชน Word, Excel, Power Point, JPEG, PDF, ODT ไฟลท งั้ หมดในหอ งน้ันๆ เชน เอกสาร รูปภาพ มลั ตมิ ีเดยี เปน ตน ซึ่งการเขาใชงานคลังเอกสารมขี ้ันตอนดงั น้ี - ในหนาแรก ใหคลกิ ทกี่ องความปลอดภยั แรงงาน หนาของกองความปลอดภยั แรงงาน หากตอ งการดูขอมูลเอกสารใหกดท่ี “คลังเอกสาร” ดังรปู

Page |๖ หนา กองความปลอดภัยแรงงาน/คลังเอกสาร ภายในคลงั เอกสารจะมีลกั ษณะเปนโฟลเดอรจัดเกบ็ เอกสารของกลุม งานตา งๆ ๕. การสรางเอกสารใหม หรือการนาํ เขาไฟล การสรางเอกสารใหม หรือนําเขาเอกสารรูปแบบอิเลก็ ทรอนิกสที่มีรปู แบบตางๆ เชน Word, Excel, Power Point, JPEG, PDF, ODT ไฟลทง้ั หมดเขา ไฟลไปยังโฟลเดอรมขี ้ันตอนในการนําเขา ดงั นี้ - คลิกเขาไปในโฟลเดอรท่ีตอ งการนาํ เขาเอกสาร หรอื ไฟลท ีต่ อ งการ จากรูป เปน การนําเขา ขอมลู ไปที่ เอกสาร/กลุมงานสง เสรมิ ฯ/งานเทคโนโลยีสารสนเทศ/งานฝกอบรม

Page |๗ ภายใน Folder งานฝกอบรม การนําเขาขอมลู ทาํ ไดโ ดย เลือก อัพโหลด/เลอื กไฟลอ ัพโหลด/และเลอื กไฟลท ่ตี องการ เมอื่ อัพโหลดไฟลเ สร็จก็จะไดไฟลเ อกสารดังรูป

Page |๘ การแกไขคณุ สมบตั ิ หนาตางการแกไขคณุ สมบตั ิ Name (ชอื่ ): หมายถงึ ช่อื ไฟล แกไ ขหรือไมแ กไ ขก็ได (จําเปนตองใส) Title (ชื่อเร่ือง): หมายถึงชื่อท่ตี องการส่ือใหรวู าเปน ไฟลอ ะไร ขอมูลโดยยอ (ใสหรือไมใ สก ็ได) Description (รายละเอยี ด): ใชบ อกเนื้อหายอ ๆเกี่ยวกบั ตัวไฟลหรือเอกสารน้นั ๆ (ใสหรอื ไมใ สก ็ได) Tags (ปายชื่อ): หมายถงึ การแบบหมวดหมูของเอกสารใหสามารถคนหาไดส ะดวกข้นึ (ใสหรอื ไมใสก ็ได) จะสังเกตไดวา ไฟลท่ีถูกอัพโหลดจะมีชื่อผูใชงานปรากฏอยูที่ไฟล รวมท้ังการแกไขเปลี่ยนแปลงตางๆ โดย User ทา นอ่นื ๆ ก็จะมีชอื่ ปรากฏอยทู ี่ตัวไฟลด ว ย จะทําใหสามารถสืบคน ไดวา ใครทําอะไรกับไฟลหรือเอกสารน้ไี ปบาง เปนการปอ งกนั การศนู ยห ายของไฟลห รือเอกสาร

Page |๙ ๖. การดาวนโ หลดไฟล การดาวนโหลดนีเ้ ปน การนาํ ไฟลหรือเอกสารออกมาทีเ่ คร่อื งคอมพวิ เตอรเ พอ่ื แกไขหรือนําไปใช ขน้ั ตอนในการดาวนโ หลดไฟล มดี งั นี้ - ทาํ การเลือกไฟลท ่ีตองการดาวนโ หลด - จากนนั้ คลกิ ท่ีปมุ “ดาวนโ หลด” จะมีอยู 2 ที่ ท่สี ามารถกดได ตามรูปดานลา ง ๑ ๒ เมือ่ กด Download จะมี ขอความขน้ึ มาใหเรา save ใหเ รากดบนั ทึกไปยังทที่ ี่ ตองการเก็บไฟล

P a g e | ๑๐ ๗. การนาํ เขาเอกสารเวอรช น่ั ใหม (เอกสารเดิมแตไดมกี ารแกไขเพ่ิมเติม) เอกสารที่ไดด าวนโหลดมา เมอื่ ไดท าํ การแกไขไฟลแลว และตองการนําเขาเอกสารแทนทเ่ี อกสารเดมิ มขี น้ั ตอน การทํา ดังนี้ - ในสว น “เครือ่ งมือจัดการเอกสาร” ใหค ลิกที่ “นําเขา เอกสารเวอรช่ันใหม” - เมื่อกด นาํ เขา เอกสารเวอรช่นั ใหม จะขนึ้ ขอความ ดังรปู ใหกดท่ี เลือกไฟลอัพโหลด/ เลือกไฟลท ี่ไดแ กไขไว / กด เปด (open)

P a g e | ๑๑ - เมอื่ เลือกไฟลแลว ในหนา อัพโหลดไฟล จะมปี ุม อัพโหลดเพ่มิ ขนึ้ มา ใหก ด อัพโหลด คาํ อธิบายสวนของ ขอมูลเวอรช ่ัน เวอรขั่นน้ีมี: ถา เลอื ก เปลยี่ นแปลงเล็กนอย (1.1) หมายถึง มีการเปลี่ยนแปลงขอมูลในตัวเอกสารเล็กนอย เชน แกไ ขขอ ความท่ีพมิ พผ ดิ ถา เลอื ก เปลี่ยนแปลงมาก (2.0) หมายถงึ มีการเปลย่ี นแปลงขอมูลมาก เชน มกี ารเพม่ิ หนาเอกสาร แกไขเนื้อหาในสวนสาํ คญั คาํ แนะนาํ หมายถงึ คาํ อธบิ ายเกีย่ วกบั การแกไขขอมลู ในเอกสาร (ควรจะใสเ พื่อใหเจา หนาทีท่ านอื่น ไดทราบ เหตผุ ล การเปลย่ี นเวอรชนั่ ของเอกสาร) – เอกสารเม่ือเปลีย่ นเวอรช ั่นแลวสามารถดูไดจ าก ดา นลา งสุดของขอมลู เอกสาร ดังรปู เม่ืออพั โหลดเสร็จ เวอรช นั่ ของ เอกสารจะเปล่ยี นไปเปน 2.0 ดงั รปู

P a g e | ๑๒ ๙. การจัดการสทิ ธิ การจัดการสิทธิ หมายถึง การกําหนดสิทธิในการเขาถึงขอมูล เอกสาร ไฟลตางๆ เพื่อใชในการสงเอกสารถึง บุคคลใดบุคคลหนึ่ง โดยท่ีไมตองการใหบุคคลอ่ืนๆ มองเห็นไฟล เชน ไฟลหรือเอกสารที่อยูระหวางดําเนินการและ ไมต อ งการใหผูอนื่ เหน็ ไฟล สามารถใชวิธนี ใี้ นการดาํ เนินการได ขน้ั ตอนการจดั การสทิ ธิ คลิกที่จัดการสทิ ธิ หนาของการจดั การสทิ ธิ คลกิ ทส่ี บื ทอดสทิ ธิ ปดการถายทอดสิทธิ หมายถึง การยกเลิกสิทธิท้ังหมดและ กําหนดสิทธใิ หบุคคลที่ตองการใหเห็นไฟลหรือเอกสารนน้ั ๆได ในหนา ตา งนี้ใหก ด ใช เพ่ือยกเลิกสทิ ธิทัง้ หมด ไมใช เพอื่ ใหสทิ ธทิ ง้ั หมดยงั เหมอื นเดมิ

P a g e | ๑๓ เมื่อกดยกเลิกสทิ ธิ สทิ ธทิ ี่มอี ยูทัง้ หมดจะหายไป สามารถเพิม่ สิทธิใหบ ุคคลอ่ืนๆ ไดโ ดยคลิกท่ี กด เพม่ิ ผใู ช/กลมุ ในชอ งคน หาใหใ ส ชื่อเจา หนาท่ที ี่ตองการใหเห็นเอกสาร / กดคน หา / กดเพมิ่ ดงั รูป เม่ือกด “เพิ่ม” กจ็ ะไดเ จา หนาทท่ี เ่ี ราตองการใหเห็นเอกสาร เสร็จแลว กด บันทกึ หมายเหตุ ถา กดยกเลกิ คือการกลบั ไปใชสทิ ธิเดมิ ทีร่ ะบบตั้งให

P a g e | ๑๔ ๑๐. การลบเอกสาร การลบเอกสารสามารถทาํ ไดโดย เลือก Icon ลบเอกสาร และกด “ลบ” ดงั รูป ๑๑. การคน หาเอกสาร การคนหาขอมูลในระบบ E-Document นัน้ สามารถคน หาไดท้ังชอื่ ไฟล ขอมลู ในเอกสาร ชื่อเร่อื ง ชอื่ ผูอพั โหลดไฟล ชวงเวลาที่ตอ งการคน หา เปนตน การคนหาสามารถทําไดโดย เมนูดานขวาบน การคน หาขั้นสงู ใหกดท่ี Icon แวนขยาย ดังรปู

P a g e | ๑๕ หนาฟอรมของการคนหาข้ันสงู คําคนหา หมายถงึ ขอความท่ีใชในการคนหา ชื่อ หมายถงึ คน หาตามชื่อไฟลของเอกสารทีไ่ ดทาํ การอพั โหลด ชอ่ื เรือ่ ง หมายถึง คนหาตามชื่อเอกสารท่ตี ้ังไวตอนอัพโหลดเอกสาร รายละเอยี ด หมายถงึ คน หาตามรายละเอียดของเอกสารที่ไดใสไ วใ นคุณสมบัตขิ องเอกสาร ชนิดของไฟล หมายถงึ คน หาตามชนดิ ของไฟลท ี่ไดอัพโหลดข้นึ ไปเชน Word, Excel, PowerPoint เปนตน วนั ท่ีปรับปรงุ หมายถงึ คน หาตามชวงเวลา ผปู รบั ปรุง หมายถึง คน หาตามชือ่ ผทู ี่ไดปรบั ปรงุ เอกสาร หมายเหตุ ชือ่ เรือ่ งและรายละเอียด ถา ไมไดใสไวต อนแกไ ขคุณสมบัติของเอกสาร ดังน้ัน ในหวั ขอ ท่ี ๖. การสรา งเอกสารใหม หรือการนาํ เขาไฟล ทาํ ใหก ารคน หาใน ๒ หัวขอ นี้อาจจะไมเจอไฟลหรือเอกสาร ในหวั ขอ คุณสมบัติของเอกสาร ควรใสใ หค รบเพื่อความสมบรู ณข องตวั เอกสารท่ใี ชใ นการคน หา

P a g e | ๑๖ ๑๓. การเพิม่ ปฏทิ ินงานในระบบ e-Document การเขาใชง านปฏิทิน ในหนาแรกของหองกองฯ คลิกที่เพิ่มเติม เลือก ปฏทิ นิ ในหนา ปฏทิ นิ งาน สามารถเพ่ิมงานหรือกิจกรรมได โดยเจา หนาที่ที่สามารถเพิ่มงานหรอื กจิ กรรมน้ันๆ จะเปนผูอ ํานวยการกลุมงานฯ, ผูอํานวยการศูนยฯ และ เจา หนาทีท่ ถี่ กู เลือกภายในกลมุ งานอีก ๑ คน วธิ เี พม่ิ งานในปฏทิ ิน เลอื กวันท่ตี องการ ดงั รูป ใสรายละเอียดดงั นี้ อะไร : ใสหัวขอการประชมุ ท่ไี หน : ใสส ถานท่ีจัดประชมุ เชน หองประชุม ๑ ชน้ั ๔, โรงแรมเอสดเี อเวอรนิว หอ งปน เกลา เปนตน รายละเอยี ด : ใหใ สข อมูลเพ่ิมเติม เชน ใครเปนประธาน, ผูเขา อบรมกค่ี น, กลมุ เปา หมาย เปน ตน เวลา : ถา ประชุมท้ังวนั ใหท ําเคร่อื งหมายท่ี ชอ ง ทัง้ วัน ถาประชมุ เปน ชว งเวลา สามารถเลือกเวลาและวันได ปายช่ือ : ไมตองใส เสรจ็ แลว กด ตกลง สามารถคลิกดกู ิจกรรมตา งๆ ได และสามารถแกไ ขขอมูลได ** เฉพาะกิจการท่ลี งดวยตนเองเทานน้ั ** กจิ กรรมท่ีถูกสรา งโดยทานอื่นไมสามารถแกไขได