ใบความรู้

1 ใบความรู้ เรื่อง เอกสารประกอบการลงบัญชี สาระสำคัญ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กำหนดผู้ทำบัญชีต้องจัดทำบัญชีเพื่อให้มีการแสดงผล การดำเนินงาน ฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริง และตาม มาตรฐานการบัญชีโดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน และเอกสารประกอบการลงบัญชียังต้องจัด ทำขึ้นให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกำหนดในประมวลรัษฎากร ซึ่งได้กำหนดลักษณะของใบกำกับภาษีด้วย เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลง รายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก และ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง เมื่อมี รายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกกิจการจะต้องมีการจัดทำเอกสารขึ้น เพื่อให้ผู้เกี่ยวช้องเก็บไว้เป็น หลักฐานในการลงบัญชี ซึ่งเอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดีไม่ให้สูญหายหรือชำรุดเป็นเวลาไม่น้อย กว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีและต้องเก็บรักษาไว้ ณ สถานประกอบธุรกิจ

สาระการเรียนรู้ 2 1. ความหมายและความสำคัญของเอกสารประกอบการลงบัญชี 2. ลักษณะของเอกสารประกอบการลงบัญชี 3. ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี 4. การนำเอกสารมาลงบัญชีของกิจการ 5. การจัดเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชี สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับเอกสารประกอบการลงบัญชี 2. นำเอกสารมาลงบัญชีและจัดเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีตามขั้นตอนการจัดทำบัญชีที่ระบุในกฎหมาย ทางการบัญชีที่เกี่ยวข้อง จุดประสงค์การเรียนรู้ 1. บอกความหมาย และความสำคัญของเอกสารประกอบกรลงบัญชีได้ 2. อธิบายลักษณะของเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ 3. จัดประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ 4. นำเอกสารมาลงบัญชีของกิจการได้ 5. จัดเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ 6. มีกิจนิสัย มีระเบียบ ละเอียดรอบตอบ ซื่อสัตย์ มีวินัย ตรงต่อเวลา และมีเจตคติที่ดีต่อวิชาชีพบัญชี ผังสาระการเรียนรู้ เอกสารประกอบ ความหมายและความสำคัญของเอกสารประกอบการลงบัญชี การลงบัญชี ลักษณะของเอกสารประกอบการลงบัญชี การจัดประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชี การนำเอกสารมาลงบัญชีของกิจการ การจัดเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชี

1.ความหมายและความสำคัญของเอกสารประกอบการลงบัญชี 3 กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ความหมายของเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ว่าหมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กำหนดผู้ทำบัญชีต้องจัดทำบัญชีเพื่อให้มี การแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่เป็นอยู่ ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานกรบัญชี โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน และ เอกสารประกอบการลงบัญชียังต้องจัดทำขึ้นให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกำหนดในประมวลรัษฎากร ซึ่งได้ กำหนดลักษณะของใบกำกับภาษีด้วย เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินทรัพย์ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ การรับค่าบริการต่างๆ กิจการจะต้องเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน ให้ได้ เช่น จ่ายค่ารถรับจ้าง จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะต้องจัดทำใบสำคัญจ่ายขึ้นและให้ผู้รับเงินหรือผู้ที่ เกี่ยวข้องลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐาน 2. ลักษณะของเอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารที่จะนำมาใช้ประกอบการลงบัญชีได้ จะต้องมีลักษณะถูกต้อง ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดไว้ ซึ่งมี 2 ลักษณะ ดังนี้ 2.1 เอกสารประกอบการลงบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการตามที่กำหนด ดังนี้ 2.1.1 ชื่อของผู้จัดทำเอกสาร ซึ่งอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสารก็ได้ 2.1.2 ชื่อของเอกสาร 2.1.3 เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี) 2.1.4 วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร 2.1.5 จำนวนเงินรวม นอกจากเอกสารประกอบการลงบัญชีต้องมีรายการที่กำหนดตามข้างต้นแล้ว เอกสารแต่ละประเภทยังต้อง มีรายการเพิ่มเติมดังนี้

4 1) กรณีเป็นหลักฐานในการรับชำระเงิน รับฝากหรือตั๋วเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีรายการ (1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (2) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (3) รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน (4) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ (5) ลายมือชื่อของผู้รับเงินเว้นแต่เป็นเอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วยคอมพิวเตอร์ 2) กรณีเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้า หรือบริการ โดยที่ยังไม่ได้ชำระเงิน หรือ ตั๋วเงิน เช่น ใบกำกับสินค้า ต้องมีรายการ (1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร (2) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร (3) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราตาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ (4) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือผู้รับบริการ (5) ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร (6) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือรับบริการ 3) กรณีเป็นเอกสารที่ต้องใช้ปวรัะนกอบไกหรลงนบัญทชีไ่ด้เจัดธทำอขึ้นชโดยอผู้มีหบน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของ ตนเอง เช่น ใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญรายวันทั่วไป จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้เพิ่มขึ้นจากรายการทั่วไป คือ (1) คำอธิบายรายการ (2) วิธีการและการคำนวณต่าง ๆ (ถ้ามี) (3) ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำชื้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก ต้องมี สำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ

2.2 เอกสารประกอบการลงบัญชีตามประมวลรัษฎากร 5 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีตามประมวลรัษฎากร มีลักษณะดังนี้ 2.2.1 ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ต้องมีรายการดังนี้ 1) กรณีทั่วไป ใบรับและต้นขั้ว หรือสำเนาใบรับ ต้องมีข้อความดังนี้ (1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ (2) ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ (3) เลขลำตับของเล่ม และเลขที่ของใบรับ (4) วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ (5) จำนวนเงินที่รับ 2) กรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้า หรือขายส่ง ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกับสินค้าที่ขายนั้นให้ แสดงชื่อหรือยี่ห้อ และที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับด้วยทุกครั้งที่ได้รับชำระเงิน หรือรับชำระราคา ข้อความในใบรับ ถ้าทำเป็นภาษาต่างประทศ ให้มีภาษาไทยกำกับด้วย 2.2.2 ใบส่งของ (Delivery Order) และสำเนา ต้องมีข้อความดังนี้ 1) ชื่อหรือยี่ห้อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย 2) ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ซื้อ 3) เลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) และเลขที่ใบส่งของ 4) วัน เดือน ปี ที่ออกใบส่งของ 5) ชนิดชื่อ จำนวน และราคาของสินค้าที่ขาย 2.2.3 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องจัดทำ และออกให้กับผู้ซื้อสินค้าและบริการ ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือ บริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการเรียกเก็บหรือพึ่งเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการในแต่ละ ครั้ง ซึ่งอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในปัจจุบันเก็บร้อยละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึ้นอยู่กับเศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ

ใบกำกับภาษีแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบ ได้แก่ 6 1. ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (Full Invoice) มีความสำคัญต่อระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและระบบภาษีสรรพากรไทย เป็นอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงรายละเอียดข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายการขายสินค้าหรือการให้บริการ ต่างๆ อย่างครบถ้วน ผู้ประกอบการต้องจัดทำและส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้แก่ผู้ซื้อเมื่อมีการส่ง มอบสินค้า ส่วนสำเนาจะเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีและรายงานภาษีขาย ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบต้องมีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดทุกรายการโดยไม่สามารถแสดงรายการ ย่อได้แม้แต่รายการเดียว และผู้ประกอบการที่จดทะเบียนไม่ว่าจะประกอบกิจการในลักษณะใด ต้องจัดทำใบกำกับ ภาษีและสำเนาใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป มีข้อความอย่างน้อยดังต่อไปนี้ (1) คำว่า \"ใบกำกับภาษี\" ในที่ที่เห็นได้ชัด (2) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี (3) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ (4) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) (5) ชื่อชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ (6) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของ สินค้าและหรือบริการให้ชัดเจน (7) วันเดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี (8) ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดตามประกาศฯ เช่น คำว่า \"เอกสารออกเป็นชุด\" กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนประสงค์จะจัดทำใบกำกับภาษี แบบเต็มรูปรวมกับเอกสารทางการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ซึ่งมีหลายฉบับอยู่ในชุดเดียวกัน คำว่า \"สาขาที่ออกใบกำกับภาษีคือ ........... ” กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบ การหลายแห่งและสถานประกอบการที่มิใช่สำนักงานใหญ่ได้นำใบกำกับภาษีของสถานประกอบการที่เป็นสำนักงาน ใหญ่ไปส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ

7 2) ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Invoice Summary) เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการในระบบภาษี มูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ค้าปลีกหรือผู้ให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก โดยมีจุดประสงค์ที่จะเป็นเอกสารที่ง่าย สะดวก และเหมาะสมแก่การประกอบธุรกิจของผู้ประกอบการ ใบกำกับภาษีอย่างย่อจะใช้เป็นหลักฐานในการหัก ภาษีซื้อไม่ได้ ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ได้แก่ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการขายสินค้าใน ลักษณะขายปลีก หรือให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก เช่น ร้านขาย ของชำ ร้านขายยา ห้างสรรพสินค้า โรงแรม กิจการซ่อมแซมทุกชนิดโรงภพยนตร์ ใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องมีรายการอย่างน้อย ดังต่อไปนี้ (1) คำว่า \"ใบกำกับภาษีอย่างย่อ\" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด (2) ชื่อ หรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ ออกใบกำกับภาษี (3) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) (4) วัน เดือน ปี ทื่ออกใบกำกับภาษี (5) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะออกเป็นรหัสก็ได้ (6) ราคาสินค้าหรือค่าบริการ ต้องมีข้อดวามระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (7) รายการอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด ใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินอัตโนมัติ จะมีรายการดังนี้ (1) คำว่า \"ใบกำกับภาษีอย่างย่อ\" หรือคำว่า Tax Invoice (ABB) (2) ชื่อ หรือชื่อย่อ ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี (3) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบกำกับภาษี (4) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการซึ่งจะออกเป็นรหัสก็ได้ (5) ราคาสินค้าหรือค่าบริการ ต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (6) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี (7) เลขรหัสประจำเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (8) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี

3) เอกสารที่ถือเป็นใบกำกับภาษี 8 (1) ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้รับ บริการ เมื่อพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้วมีจำนวนต่ำกว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดจาก การคำนวณราคาต่ำไป ส่งสินค้าเกินไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องเพิ่มมูลคำสินค้าหรือบริการ รวม ทั้งจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มโดยการออกใบเพิ่มหนี้ ซึ่งถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทำให้ยอดขายและภาษีขาย เพิ่มขึ้นในจำนวนที่ถูกต้อง ใบเพิ่มหนี้ต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้ คำว่า \"ใบเพิ่มหนี้\" ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประทอบการที่ออกใบเพิ่มหนี้ ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้ เลขที่ออกใบกำกับภาษีเติมและเล่มที่ (ถ้ามี) มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้อง ผลต่างของมูลค่า ทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มเติม (2) ใบลดหนี้ (Credit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้รับ บริการ เมื่อพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว มีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิด จากการลดราคาสินค้า สินค้าชำรุด คำนวณราคาสูงไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องลดมูลค่าสินค้าหรือ บริการ รวมทั้งจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบลดหนี้ ซึ่งถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทำให้ยอดขาย และภาษีขายลดลงในจำนวนที่ถูกต้อง ใบลดหนี้ต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้ คำว่า \"ใบลดหนี้\" ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้ ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้ เลขที่ออกใบกำกับภาษีเดิม และเล่มที่ (ถ้ามี) มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าสินค้า

(3) ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด 9 (4) ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร กรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิตเฉพาะส่วนที่เป็นภาษี มูลค่าเพิ่ม 3.ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ประกอบ การลงบัญชีจำแนกได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่ 3.1 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกจัดทำขึ้นและออกให้เพื่อใช้เป็นหลักฐาน เนื่องจากการซื้อ ขาย แลก เปลี่ยน บริการ และติดต่อทางธุรกิจ ต้องเป็นเอกสารต้นฉบับ และเลขที่เอกสารจะไม่เรียงลำดับกัน เอกสารที่ใด้ รับจากบุคคลภายนอก มีดังนี้ 3.1.1 ใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารแสดงรายการจ่ายเงิน เช่น ซื้อสินค้าเป็นเงินสด ซื้อสินทรัพย์เป็น เงินสด ซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเป็นเงินสด จ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ จ่ายชำระหนี้ 3.1.2 ใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า คือเอกสารแสดงรายการซื้อเชื่อ เช่น ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ซื้อ สินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ ซื้อวัสตุสิ้นเปลืองเป็นเงินเชื่อ 3.1.3 ใบกำกับภาษี คือเอกสารแสดงรายการภาษีซื้อ (กรณีที่กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) ใบทำกับภาษีอาจรวมอยู่กับใบเสร็จรับเงิน หรือใบส่งของ เช่น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบส่งของ/ใบกำกับ ภาษี เป็นต้น 3.2 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่ บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่กิจการต้องออกให้แก่บุคคลภายนอก เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ ขายแลกเปลี่ยน บริการ และติดต่อทางธุรกิจ โดยเอกสารตันฉบับจะต้องให้แก่บุคคลภายนอก ส่วนสำเนาของเอกสารกิจการจะ ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี ซึ่งเลขที่เอกสารจะเรียงลำดับกัน เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก มีดังนี้

10 3.2.1 สำเนาใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารแสดงรายการรับเงิน เช่น ขายสินค้าเป็น เงินสด รับชำระจากลูก หนี้ รับเงินค่าขายสินทรัพย์ 3.2.2 สำเนาใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า คือเอกสารแสดงรายการขายเชื่อ เช่น ขายสินค้า เป็นเงินเชื่อ ขายสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ 3.2.3 สำเนาใบกำกับภาษี คือเอกสารแสดงรายการภาษีขาย (กรณีกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) สำเนาใบกำกับภาษีอาจรวมอยู่กับใบเสร็จรับเงิน หรือใบส่งของก็ได้ เช่น สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี สำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี 3.3 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่อัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ ของตนเอง หมายถึงเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เองในกิจการ เพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน จ่ายเงิน และติดต่อทาง ธุรกิจ เช่น ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน ใบรับสินค้า ใบเบิกสินค้า การลงบัญชีต้องใช้เอกสารประเภทที่ 3.1 และ 3.2 แล้วแต่กรณี เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงใช้ เอกสารประเภทที่ 3.3 4.การนำเอกสารมาลงบัญชีของกิจการ การนำเอกสารมาลงบัญชี โดยทั่วไปจะทำการแยกเอกสารแต่ละชนิดเพื่อความสะดวกในการลงบัญชี เนื่องจากในทางปฏิบัติ กิจการมักจะแบ่งหน้าที่การทำงานของพนักงานบัญชีออกเป็นหลายฝ่าย เช่น พนักงานลงบัญชีซื้อและบัญชีเจ้าหนี้ พนักงานลงบัญชีขายและบัญชีลูกหนี้ พนักงานลงบัญชีสินค้าคงเหลือ ดังนั้นจึงสามารถแยกเอกสารให้พนักงานแต่ละฝ่ายทำการลงบัญชี และเก็บรักษาเอกสาร เอกสารฉบับใดมีความ จำเป็นต้องใช้มากกว่า 1 แผ่น ให้ทำสำเนาเพื่อส่งให้กับผู้ที่ต้องการใช้เอกสารนั้นๆ การนำอกสารมาลงบัญชีอาจจะใช้การบันทึกจากเอกสารโดยตรง หรือบันทึกจากใบสำคัญที่ใช้ปะหน้า เอกสารก็ได้โดยผู้ทำบัญชีต้องตรวจสอบ พิจารณาและวิเคราะห์เอกสารที่นำมาใช้ประกอบการลงบัญชีตามขั้นตอน ดังนี้ 1) ตรวจสอบข้อความและรายการตามที่กฎหมายกำหนดไว้ในเอกสารประเภทต่างๆ ให้ ถูกต้องครบถ้วน สมบูรณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี

11 2) วิเคราะห์จากชื่อเอกสารว่ามีการรับหรือจ่ายเงินหรือไม่ ดังนี้ (1) ใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า หมายถึง รายการขายเชื่อ หรือรายการซื้อเชื่อ (2) ใบเสร็จรับเงิน หมายถึง รายการขายสด รายการซื้อสด รายการรับชำระหนี้ รายการจ่าย ชำระหนี้ รายการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ (3) ใบสำคัญจ่าย หมายถึง รายการจ่ายเงิน (4) ใบสำคัญรับ หมายถึง รายการรับเงิน 3) วิเคราะห์ประเภทของเอกสารว่าเป็นเอกสารประเภทใด ดังนี้ (1) เอกสารการรับเงิน เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับเงินทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะออกให้กับบุคคลภายนอก ในกรณีที่ได้รับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด การรับชำระหนี้หรือ ได้รับรายได้อื่นๆ เป็นเงินสด จะบันทึกในสมุดรายวันรับเงินโดยเรียงเลขที่ตามเอกสารที่ออก เอกสารที่นำมาลง บัญชี ได้แก่ สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับเงิน สำเนาใบส่งคืนสินค้า เป็นต้น (2) เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการจ่ายเงินทุกประเภท ซึ่ง ผู้ประกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอก กิจการได้เอกสารประกอบการลงบัญชีเหล่านี้มาเนื่องจากการชื้อสินค้า เป็นเงินสด การซื้อสินทรัพย์เป็นเงินสด การจ่ายชำระหนี้ รวมทั้งการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสดจะบันทึกใน สมุดรายวันจ่ายเงิน โดยจะเรียงลำดับเลขที่ขึ้นมาใหม่ ซึ่งการให้เลขรหัสขึ้นอยู่กับผู้ลงบัญชีว่าจะกำหนดอย่างไร ทั้งนี้จะต้องสื่อความหมายถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี เอกสารที่นำมาลงบัญชีได้แก่ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น (3) เอกสารเงินเชื่อ เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการซื้อและขายเป็นเงินเชื่อ ทุกประเภทซึ่งผู้ประกอบการจะได้รับทั้งจากบุคคลภายนอกและเป็นผู้ออกให้แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เมื่อได้รับเอกสารจากบุคคลภายนอก กิจการต้อง กำหนดลำดับเลขที่เอกสารขึ้นมาใหม่เพื่อใช้อ้างอิง ในการลงบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้นที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เอกสาร เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันซื้อ หรือกรณีซื้อ สินทรัพย์อื่นๆ เป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ ใบกำกับภาษี หรือต้นฉบับใบส่งของ/ใบกำกับภาษี

12 เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกไม่ต้องกำหนดลำดับเลขที่ เอกสารขึ้นมาใหม่ เพราะเอกสารได้จัดเรียงลำดับเพื่อการควบคุมภายในไว้เรียบร้อยแล้ว ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับ การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ การรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันขายตัวอย่างเอกสาร เช่น สำเนาใบกำกับ/สินค้าใบกำกับภาษี หรือสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี (4) เอกสารอื่นๆ เป็นเอกสารที่กิจการได้รับหรือออกให้แก่บุคคลภายนอกที่นอกเหนือจากที่กล่าว มาข้างต้น และใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีได้ เอกสารที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน เช่น ใบรับรองภาษีเงิน ได้หัก ณ ที่จ่าย ที่ออกให้กับบุคคลอื่น และเอกสารที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงินเช่น ใบรับรองภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ที่ได้รับจากภายนอก ใบสำคัญที่ทางราชการออกให้ เช่น ใบค่าปรับ ใบค่าธรรมเนียม หนังสือรับรอง การจ่ายเงิน ใบอนุโมทนาบุญ 4) กำหนดเลขที่เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี ซึ่งเอกสารมีหลายประเภท กิจการจึงต้องมีการ กำหนดเลขที่เอกสารเพื่อความสะดวกในการค้นหา ตรวจสอบ และควบคุมภายในของกิจการ โดยมีหลัการกำหนด การเลขที่เอกสาร ดังนี้ (1) เอกสารที่ต้องกำหนดเลขที่เอกสารขึ้นใหม่ ได้แก่ เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ซึ่งเลขที่ เอกสารจะไม่เรียงลำดับกันเพราะได้เอกสารมาจากหลายเหล่ง กิจการจะนำเลขที่ของเอกสารเหล่านั้นมาใช้อ้างอิง โดยตรงไม่ได้ จึงต้องกำหนดเลขที่เอกสารขึ้นใหม่โดยให้สามารถสื่อความหมายให้เป็นที่เข้าใจแก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง ทุกฝ่าย และเพื่อดวามสะดวกรวดเร็วในการค้นหา เมื่อกำหนดเลขที่เอกสารขึ้นใหม่แล้วให้เขียนไว้ที่มุมขวาของ เอกสารนั้น แล้วนำไปใช้อ้างอิงในสมุดบันทึกบัญชีขั้นต้นที่เกี่ยวข้อง (2) เอกสารที่ไม่ต้องกำหนดเลขที่เอกสารใหม่ ได้แก่ เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคล ภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง เอกสารเหล่านี้จะมีเลขที่ของเอกสารเรียงลำดับ ก่อนหลังอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นที่จะต้องกำหนดเลขที่เอกสารใหม่ กิจการสามารถนำเลขที่นั้นมาใช้อ้างอิงใน การบันทึกบัญชีได้ทันที