Powerpoint ac2

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเกีย่ วกบั ลูกหน้ ี และการรบั เงิน

1. ตรวจสอบการออกใบวางบลิ ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี เป็นเอกสารทผ่ี ูป้ ระกอบการออกเพื่อ ใหล้ ูกค้าทราบถึงจานวนเงินทต่ี อ้ งชาระ และใช้เป็นเอกสารสาหรบั การชาระเงิน สว่ นใหญม่ กั ใชก้ บั บรษิ ทั ท่ีมขี นาดใหญ่ หรอื ธุรกิจทม่ี กี ารใชเ้ ครดติ ในการชาระเงินโดยในแตล่ ะบรษิ ทั จะมวี นั สาหรบั การวางบิลทแ่ี ตกตา่ งกนัซงึ่ สามารถสอบถามวนั จากฝ่ ายบญั ชขี องลูกคา้ ไดโ้ ดยตรง

1. ตรวจสอบการออกใบวางบลิปัญหาท่มี กั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหน้ี คือ ความผดิ พลาดของการออกเอกสาร เช่นการกรอกรายละเอยี ดต่าง ๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถงึ ปัญหาการลืมส่งเอกสารทาให้ผู้ประกอบได้รับเงนิ ช้ากว่ากาหนด

1. ตรวจสอบการออกใบวางบลิ กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจ้งหน้ี มีข้นั ตอน1. จัดเตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ต้นฉบบั และสาเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบส่งั ซ้ือกค็ วรแนบเอกสารไปกบั ใบวางบลิด้วย2. นาส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซน็ ช่ือเพ่ือเป็นการรับรองการวางบลิ ในข้นั ตอนน้ีต้นฉบบั เอกสารจะอยู่กบั ลูกค้า ในขณะท่ีเอกสารสาเนาให้นากลับมาท่กี จิ การ

1. ตรวจสอบการออกใบวางบลิ3. รับเชค็ ตามวันท่กี าหนด ในวนั ดงั กล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน” ไปให้พร้อมเพ่ือรับเงนิ ท้งั น้ีบางธุรกจิ เอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนาส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหน้ีในข้นั ตอนท่ี 3 กไ็ ด้

2. การตรวจสอบวันครบกาหนดรับชาระหน้ี วันท่คี รบกาหนดการวางบลิ คอื ระยะเวลาของวันท่ี ท่ที างบริษัทผู้ซ้ือ กาหนดวันท่ใี นการวางบิลไว้ โดยจะประกาศกฎเกณฑ์ ในการวางบิล ให้บริษัทผู้ขายทราบล่วงหน้าให้นาบลิ ขายทุกใบ ท่ไี ด้เปิ ดบลิ ขายในรอบบลิ บัญชีของเดอื นท่แี ล้ว นามาวางบลิ กบั บริษัทผู้ซ้ือ ถ้ามกี ารเปิ ดบิลขายหลายใบ กต็ ้องแนบบิลขายมาท้งั หมด และทาใบปะหน้าใบวางบิล สรุปยอดจานวนเงินรวมในการวางบลิ

2. การตรวจสอบวันครบกาหนดรับชาระหน้ีวันถงึ กาหนดนดั ชาระ คอื วันท่บี ริษัทผู้ซ้อื นัดให้บริษัทผู้ขายส่ง ตวั แทน มารับเงนิ สดหรือรับเชค็ เพ่ือ ชาระหน้ใี ห้โดยบริษัทผู้ขาย จะต้องออก ใบเสรจ็ รับเงินหรือจะออกเป็น ใบกากบั ภาษี/ ใบเสรจ็ รับเงิน (อย่างใดอย่างหน่งึ ) นามาส่งมอบให้กบั บริษทั ผู้ ซ้อื ในวันรับชาระเงินดังกล่าวด้วย ถ้าบริษัทผู้ขาย ไม่สะดวกมารับ เงินสด หรือรับเชค็ ในวนั ดงั กล่าว กส็ ามารถเล่อื นวนั เวลาไปรับ เงิน สดหรือ รับเชค็ ในวนั อ่นื กไ็ ด้ แต่ต้องเป็นไปตามวันเวลาท่บี ริษัทผู้ ซ้อื ได้กาหนดวันไว้ เช่น อาจจะกาหนดให้มารับเงนิ สด หรือ รับ เชค็ ในวนั จนั ทร์ , วันพุธ หรือวันศกุ ร์ เป็นต้น

2. การตรวจสอบวนั ครบกาหนดรับชาระหน้ีฉะน้ัน วันครบกาหนดชาระเงิน จงึ ไม่ใช่วันท่เี ชค็ หมดอายุ เชค็ จะหมดอายุหลังจาก 6 เดือน ผ่านไป แล้ว โดยยึดวันท่ที ่ลี งในเชค็ เป็นหลัก การออกเชค็ จ่ายเงนิ บริษัทผู้ซ้อื กจ็ ะออกเชค็ ให้แค่ใบเดียว โดยรวม จานวนเงนิ ของบลิ ทุกใบไว้ ไม่ได้ออกเชค็ ทลี ะใบ ตามบลิ ที ละใบเพราะค่าธรรมเนียมของเชค็ แต่ละใบมีราคาแพง

3. การตรวจสอบการจัดชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และการนาเงินฝากธนาคาร ใบเสรจ็ รับเงินหรือใบรับ เป็นเอกสารหรือหลักฐานท่ชี ่วยให้กจิ การ ในฐานะ “ผู้รับเงิน” “ผู้ขาย” “ผู้ให้เช่าซ้ือ” หรือ “ผู้ชาระราคา”สามารถยืนยนั กบั ผู้จ่ายเงิน ผู้ซ้ือ ผู้เช่าซ้ือ หรือผู้ชาระราคา ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว ท้งั น้ีการออกใบเสรจ็ รับเงนิ เป็นหน้าท่ตี ามกฎหมาย โดยกฎหมายกาหนดให้ผู้รับเงนิ ต้องออกใบเสรจ็ รับเงนิ ให้อกี ฝ่ ายในทนั ทแี ละในทุกๆคร้ัง ท่รี ับเงนิ มาไม่ว่าอกี ฝ่ ายจะขอให้เราออกหรือไม่กต็ าม หรือถ้าเป็นผู้ประกอบการรายเลก็ ๆย่อยๆ กรมสรรพากรกาหนดจานวนเงินไว้น่ันกค็ อื ต้องออกใบเสรจ็ รับเงินเม่อื ขายสนิ ค้าหรือบริการแต่ละคร้ังเกนิ100 บาทข้นึ ไป

3. การตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงนิ ฝากธนาคารสาระสาคัญของ ใบเสรจ็ รับเงนิ (Receipt) สาหรับ ใบเสรจ็ รับเงนิ ท่สี มบูรณม์ ่นั ใจได้ว่าออกให้กบั บุคคลภายนอกได้อย่างถูกต้อง หรือกจิ การได้รับใบเสรจ็ รับเงินมากส็ ามารถเอาไปหักค่าใช้จ่ายทางบัญชีและภาษีได้แน่นอนน้ัน อย่างน้อยต้องมีตวั เลขและอกั ษรไทย และประกอบด้วยส่งิสาคัญดังต่อไปน้ี

3. การตรวจสอบการจัดชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงนิ ฝากธนาคาร 1. เลขประจาตวั ผู้เสยี ภาษีของผู้ออกใบรับ 2. ช่ือหรือย่ีห้อของผู้ออกใบรับ 3. เลขลาดับของเล่มและของใบรับ 4. วนั เดือนปี ท่อี อกใบรับ 5. จานวนเงนิ ท่รี ับ 6. ชนิด ช่ือ จานวนและราคาสนิ ค้า 7. โดยถ้าจัดทาใบรับ/ใบเสรจ็ รับเงินเป็นภาษาองั กฤษจะต้องมี ภาษาไทยกากบั ด้วย

3. การตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงินฝากธนาคาร  บญั ชีเงนิ ฝากธนาคาร กจิ การส่วนใหญ่จะใช้บริการของธนาคาร ไม่ว่าจะเป็น การรับเงนิ หรือจ่ายเงิน การรับเงนิ อาจจะรับเป็นเชค็ หรือเงนิ สด แล้วนาไปฝากธนาคารไว้เพ่ือความปลอดภัย และยงั ได้ดอกเบ้ยี อกี ด้วย ส่วนในการจ่ายเงินน้ันกจิ การส่วนใหญ่จะจ่ายเป็นเชค็ เพ่ือความสะดวกและปลอดภยั ดังน้ันในบญั ชีเงินสดของกจิ การ น้ันจึงไม่ได้หมายถงึ เฉพาะเงนิ สดในมอื เท่าน้ัน แต่ยังหมาย รวมถงึ เงินฝากธนาคารด้วย

3. การตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงินฝากธนาคารเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า การดาเนนิ ธุรกจิ เม่อื มีการจ่ายชาระหน้ดี ้วยเชค็ ผู้ส่งั จ่ายจะต้องลงวนั ท่ไี ว้ในเชค็ เพ่ือท่ผี ู้ท่ไี ด้เชค็ จะได้นาเงินไปเบกิ เงนิ จากธนาคาร แต่ในบางคร้ังกจิ การอาจจะยอมรับเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า ซ่ึงเท่ากบั กจิ การให้สนิ เช่ือแก่ลกู ค้า เน่อื งจากการรับเชค็ ลงวันท่ีล่วงหน้าเป็นหลักฐานท่แี สดงถงึ หน้ีโดยมติ ้องพิสจู น์ การท่กี จิ การได้รับเชค็ ลงวนั ท่ลี ่วงหน้ากจิ การจะต้องรอเวลาท่เี ชค็ ครบกาหนดจงึจะไปข้นึ เงิน การบนั ทกึ บญั ชีเก่ยี วกบั เชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า มีดงั น้ี

3. การตรวจสอบการจัดชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงนิ ฝากธนาคาร เม่อื กจิ การได้รับเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า ให้บันทกึ เสมอื นหน่ึงว่า กจิ การได้รับเงินสดแล้ว ซ่งึ วิธนี ้ี ระหว่างท่เี ชค็ ยังไม่ถงึ กาหนดกจิ การจะต้องนับ ยอดเงินสดคงเหลือโดยนับเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้าด้วย จึงทาให้เงินสดสงู กว่าความจริงและยอดลูกหน้ตี ่ากว่า ความจริง

3. การตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงินฝากธนาคาร เม่อื กจิ การได้รับเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า ให้เปิ ดบญั ชีเฉพาะข้นึ อกี หน่ึงบญั ชี เรียกว่าเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า และกจิ การจะถอื เชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้าจนถงึ วันครบกาหนดซ่ึงยอดคงเหลือของบญั ชีเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า ในวันใดวันหน่ึงจะหมายถงึ เชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้าท่กี จิ การมีอยู่ท้งั ส้นิ ในวันน้ัน

3. การตรวจสอบการจัดชุดเอกสารการออกใบเสรจ็ และ การนาเงนิ ฝากธนาคาร เม่ือกจิ การได้รับเชค็ ลงวันท่ลี ่วงหน้า กจิ การไม่ต้อง บันทกึ บญั ชี เพียงแต่ใช้วิธจี ดบันทกึ ว่าได้รับเชค็ จาก ใคร เป็นจานวนเงนิ เท่าใด จากน้ันถอื เชค็ ไว้จนกว่า จะถงึ เวลาท่กี าหนด แล้วจงึ นาเชค็ ไปเบิกเงินจาก ธนาคาร หรือนาฝากธนาคาร

4. แนวทางการควบคุมภายใน เก่ยี วกบั ลูกหน้ีการค้า1. สมุห์บญั ชีหรือผู้ท่ไี ด้นับมอบหมายจะต้องตรวจสอบว่า ยอดรวมลูกหน้รี ายตัวจะต้องเท่ากบั บัญชีคุมยอดลูกหน้ ี2. งบแสดงอายุลูกหน้จี ะต้องมีการจัดทาและตรวจสอบโดยพนักงานท่ไี ม่เก่ยี วกบั การรับเงนิ และเสนอต่อผู้จดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชีหรือกรรมการผู้จดั การ

4. แนวทางการควบคุมภายใน เก่ยี วกบั ลูกหน้ีการค้า3. ผู้จดั การฝ่ ายการเงนิ และบญั ชีหรือกรรมการผู้จดั การจะต้องแจ้งให้พนักงานขาย และพนักงานเกบ็ เงินทราบถงึ ลูกหน้ีท่คี ้างชาระนานเกนิ กาหนด4. มกี ารส่งคายนื ยนั ยอดไปยงั ลูกหน้ีเป็นคร้ังคราว 1. การรับเงนิ 2. การบันทกึ บญั ชีลูกหน้ี 3. การขายสนิ ค้า 4. พนักงานขายและพนักงานรับเงนิ จะต้องไม่เป็นผู้ท่ที าบัญชลี ูกหน้ี

4. แนวทางการควบคมุ ภายใน เกี่ยวกบั ลูกหน้ีการคา้5. การปรับปรงุ บญั ชีลูกหน้ีจะต้องมีการอนุมตั ิโดยเจ้าหน้าท่ผี ู้ใหญ่ท่รี ับผดิ ชอบ เช่นผู้จดั การฝ่ ายการเงนิ6. การจาหน่ายหน้ีสญู จะต้องอนุมัตโิ ดยเจ้าหน้าทช่ี ้ันผู้ใหญ่เช่น ผู้จัดการฝ่ ายการเงิน7. แผนกสนิ เช่ือหรือผู้มหี น้าท่อี นุมตั กิ ารขายเช่ือ 1. จะต้องได้รับการรายงานเก่ยี วกบั ลูกหน้คี ้างชาระ เพ่ือจะได้ติดตามทวงถาม 2. ลูกหน้ีใหม่จะต้องรับอนุมตั จิ ากผู้จัดการฝ่ ายขาย และฝ่ ายสนิ เช่ือหรือผู้ได้รับ มอบหมายให้ทาหน้าทน่ี ้ี 3. จะต้องหม่ันตรวจสอบวงเงนิ สนิ เช่ือท่อี นุมตั ิให้ลูกหน้ีรายใดรายหน่ึงอยู่เสมอ8. หน้ีสนิ ท่คี ้างชาระนาน จะต้องมกี ารตรวจสอบเอกสารหลักฐาน เช่นใบส่งของต้นฉบับเพ่ือให้แน่ใจว่ามอี ยู่ครบถ้วน หากมปี ัญหาสามารถตดิ ตามทวงถามและดาเนินคดตี ามกฎหมายได้

บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงิน1. บนั ทึกรายการบญั ชีเกีย่ วกบั ลูกหน้ แี ละการรบั เงินในสมุดรายวนั การบนั ทกึ รายการขายสนิ ค้าและรายการท่เี ก่ยี วข้องในสมุดรายวันท่วั ไปและผ่านรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภท กจิ การซ้ือสนิ ค้ามาเพ่ือจาหน่ายให้ลูกค้า เม่ือมีการขายสนิ ค้าบญั ชีขายสนิ ค้าจะเป็นรายได้หลักของกจิ การในหมวดท่ี 4 (รายได้) การขายสนิ ค้า มี 2 กรณี คอื กรณี ขายสนิ ค้าเป็นเงินสด กรณี ขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือ (จะขอกล่าวเฉพาะกรณนี ้ีเท่าน้ัน)

1. บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลกู หน้ีและการรับเงินในสมุดรายวนั สมุดรายวนั ขายสนิ คา้ (Sales journal) สมุดรายวนั ขาย เป็นสมุดท่ใี ช้บนั ทกึ รายการขายสนิ ค้า เป็นเงนิ เช่ือเท่าน้นั ส่วนการขายสนิ ค้าเป็นเงินสดจะต้อง บนั ทกึ ในสมุดรายวนั เงนิ สดรับ การอ้างองิ หน้าในสมุด รายวนั ขายใช้อกั ษรย่อ “ข”

1. บันทกึ รายการบัญชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ในสมุด รายวนั วธิ กี ารบนั ทกึ รายการในสมุดรายวนั ขาย และการผ่านรายการ 1. บันทกึ รายการขายสนิ ค้าเป็นเงนิ เช่ือตามใบกากบั สนิ ค้า โดยบนั ทกึ วันเดือนปี เลขท่ใี บกากบั สนิ ค้า ช่ือ และจานวนเงนิ ท่ี ปรากฏอยู่ในใบกากบั สนิ ค้า ในช่องท่กี าหนดไว้ในสมุดรายวันขาย 2. ทุกส้นิ วันให้ผ่านรายการขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือแต่ละ รายการไปด้านเดบติ ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหน้ีการค้าแต่ละ ราย พร้อมท้งั ทาเคร่ืองหมาย P ในช่อง “อ้างองิ ” ของสมุดรายวนั ขาย และลงเลขหน้าของสมุดรายวนั ขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างองิ ” ของบญั ชแี ยกประเภทย่อยลูกหน้ีการค้า

1. บันทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ในสมุด รายวนั  3. ทุกส้นิ เดอื นรวมยอดคงเหลือในช่อง “จานวนเงนิ ” ของ สมุดรายวันขาย แล้วผ่านจานวนเงนิ รวมไปทางด้านเครดิตของ บญั ชีขาย (การบันทกึ บญั ชีแบบส้นิ งวด) หรือบญั ชีสนิ ค้า คงเหลือ (การบันทกึ บัญชีแบบต่อเน่ือง) และทางด้านเดบติ ของบัญชีลูกหน้ีการค้า พร้อมท้งั อ้างองิ ถงึ บัญชีแยกประเภทท่ี ผ่านบัญชี (411/112) ไว้ใต้จานวนเงนิ รวมของสมุดรายวัน ขาย และเลขท่หี น้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างองิ ” ของบัญชีขาย และบัญชีลูกหน้ีการค้า

1. บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลกู หน้แี ละการรับเงนิ ในสมุดรายวนั  รูปแบบสมุดรายวนั ขายสนิ คา้

1. บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลกู หน้ีและการรับเงนิ ในสมุดรายวนั สมุดรายวนั เงินสดรบั สมุดรายวนั เงินสดรับ เป็นสมุดท่ใี ช้บนั ทกึ รายการค้าทุกรายการ ท่ไี ด้รับเป็นเงินสด วิธกี ารบนั ทกึ รายการในสมุดรายวนั เงนิ สดรับและ การผ่านรายการ 1. บันทกึ รายการรับเงินสด โดยการบันทกึ วนั เดือนปี คาอธบิ ายรายการ จานวนเงนิ ในช่องเดบิต เงนิ สด เงนิ ฝากธนาคารหรือส่วนลดจ่ายกรณรี ับ ชาระหน้ีและให้ส่วนลด และช่องเครดติ บญั ชีต่างๆ ซ่ึงในท่นี ้จี ะมชี ่อง เครดิตเฉพาะบญั ชีลูกหน้กี ารค้า และบัญชีขาย ซ่ึงเป็นรายการท่เี กดิ ข้นึ บ่อยๆ ส่วนรายการรับเงนิ จากแหล่งอ่นื ให้บันทกึ จานวนเงนิ ในช่อง “บญั ชีอ่นื ๆ” พร้อมช่ือบญั ชีท่เี ครดิตในช่อง “ช่ือบัญชี”

1. บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ในสมุดรายวนั 2. ทุกส้นิ วันผ่านรายการรับชาระเงนิ สดจากลูกหน้ี การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเครดิตของบญั ชีแยก ประเภทย่อยลูกหน้กี ารค้า พร้อมท้งั ทาเคร่ืองหมาย “P” ในช่อง “อ้างองิ ” ของช่องเครดติ บญั ชีลูกหน้ี การค้า ในสมุดเงนิ สดรับและลงเลขหน้าของสมุดเงิน สดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างองิ ” ของบัญชีแยกประเภท ย่อยลูกหน้กี ารค้า

1. บนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ในสมุดรายวัน 3. ทุกส้นิ วนั ผ่านรายการท่อี ยู่ในช่อง “บัญชีอ่นื ๆ” ไปยงั บัญชีแยก ประเภทน้ันๆ พร้อมท้งั ลงเลขท่บี ญั ชีในช่อง “อ้างองิ ” ในสมุดเงินสดรับ และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างองิ ” ของบัญชี แยกประเภทน้ันๆ ยกเว้นบญั ชีท่ปี รากฏอยู่ในช่องบัญชีอ่นื ๆ คอื บญั ชี เงินสด และบัญชีเงนิ ฝากธนาคาร ซ่ึงเกดิ จากการนาเงินฝากธนาคารและ ถอนเงนิ จากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยงั บญั ชแี ยกประเภท เน่ืองจากรายการท้งั 2 ประเภทต้องบนั ทกึ ท้งั ในสมุดเงินสดรับ และสมุด เงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เคร่ืองหมาย C ในช่อง “อ้างองิ ” ในบัญชีท้งั 2 เล่ม หมายถงึ ให้ดูรายการท่อี ยู่ตรงข้ามกนั

1. บันทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ในสมุด รายวัน 4. ทุกส้นิ เดอื นให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงนิ ฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจานวนเงนิ รวมไปทางด้านเดบิตของบัญชี แยกประเภทเหล่าน้ี และรวมยอดคงเหลือในบญั ชีลูกหน้ีการค้าและ บญั ชีขาย แล้วผ่านจานวนเงนิ ไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยก ประเภทเหล่าน้ี พร้อมท้งั ลงเลขท่บี ญั ชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละ ช่องของสมุดเงนิ สดรับและเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างองิ ” ของบญั ชีแยกประเภทท่วั ไป แต่สาหรับยอดรวมเครดติ ใน ช่องบัญชีอ่นื ๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันส้นิ เดอื นอกี เพราะในแต่ละ รายการได้ผ่านไปยงั บัญชีแยกประเภทในตอนส้นิ วนั แล้ว

1. บันทกึ รายการบญั ชีเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงินในสมุด รายวัน  รูปแบบสมุดรายวนั รบั เงิน

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงินไปยัง บัญชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภท หมายถงึ บัญชีท่รี วบรวมการบนั ทกึ รายการค้าท่เี กดิ ข้นึ ไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบนั ทกึ รายการ ค้าในสมุดรายวันท่วั ไป เรียบร้อยแล้ว จดั เรียงลาดบั ผังบญั ชีของ กจิ การ เช่น บญั ชีเงนิ สด เป็นบัญชีท่รี วบรวมรายการค้าท่ี เก่ยี วกบั เงนิ สด บญั ชีลูกหน้ี เป็นบัญชีท่รี วบรวม รายการค้าท่ี เก่ยี วกบั ลูกหน้ี การบันทกึ รายการในแต่ละบญั ชี จะบนั ทกึ ไม่ ปะปนกนั เพ่ือให้ตรงตามข้อเทจ็ จริง เพ่ือความเป็นระเบียบ เรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผดิ พลาด

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ไปยัง บญั ชีแยกประเภท

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงินไป ยงั บัญชีแยกประเภท สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนดิ คอื 1. สมุดบญั ชีแยกประเภทท่วั ไป (General Ledger) เป็นสมุดท่ี รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซ่ึงใช้บนั ทกึ การ เปล่ียนแปลงสนิ ทรัพย์ หน้สี นิ และส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการ บนั ทกึ ลงในสมุดรายวันท่วั ไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สนิ ทรัพย์ เช่น บญั ชีเงินสด บญั ชีเงินฝากธนาคาร บญั ชีลูกหน้ี บญั ชีสนิ ค้า บัญชีวสั ดุ สานกั งาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บญั ชีแยก ประเภทหน้สี นิ เช่น บญั ชี เจ้าหน้กี ารค้า บัญชีเงนิ กู้ บัญชีเจ้าหน้อี ่นื ๆ เป็นต้น บญั ชีแยกประเภท สว่ นของเจ้าของ เช่น บญั ชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บญั ชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้สว่ นตวั

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ไป ยังบญั ชีแยกประเภท 2. สมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นท่รี วบรวมของบญั ชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุม ยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภท ท่วั ไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหน้รี ายตวั บญั ชี เจ้าหน้ีรายตวั ซ่งึ ยอดรวมของบัญชีแยกประเภท ราย ตวั ท้งั หมดจะเทา่ กบั ยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภท ท่วั ไป

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ ไป ยงั บัญชีแยกประเภทรปู แบบของบัญชีแยกประเภท ท่นี ิยมใช้กนั ท่วั ไปมี 2 แบบ1. แบบบัญชีแยกประเภทท่วั ไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอกั ษรภาษาองั กฤษ คอื ตวั T ซ่ึงแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมอื คอื ด้านลูกหน้ีหรือเดบิต (Debit) ทางด้านขวามอื คือด้านเจ้าหน้ีหรือด้านเครดติ (Credit)

2. การผ่านรายการเก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงินไป ยังบัญชีแยกประเภท 2. แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มลี ักษณะคล้ายกบั รูปแบบของสมุดรายวันท่วั ไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพ่ิมข้นึ มา เพ่ือแสดง รายการคงเหลือทุกคร้ังท่มี ีการบันทกึ รายการและเม่ือต้องการทราบยอด คงเหลือ

3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอด และบญั ชีย่อยลูกหน้ี ธุรกจิ ซ้ือขายสนิ ค้าจะมีรายการซ้ือขายสนิ ค้าท่เี ป็นเงนิ สดและเป็นเงนิ เช่ือจานวนมาก โดยเฉพาะในการซ้ือขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือจะทาให้ธุรกจิ มเี จ้าหน้ีการค้า และลูกหน้ีการค้ามากมาย ธุรกจิ จึงต้องเปิ ดบัญชีแยกประเภทสาหรับเจ้าหน้ีการค้าและลูกหน้ีการค้าแต่ละรายเรียกว่า บัญชีแยกประเภทย่อย ส่วนบญั ชีเจ้าหน้ีการค้า และบัญชีลูกหน้ีการค้าซ่ึงเป็นบญั ชีรวมยอดเจ้าหน้ีหรือลูกหน้ีของกจิ การท้งั หมด เรียกว่า บญั ชีคุมยอด

3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอด และบัญชีย่อยลูกหน้ี ในธุรกจิ ซ้ือขายสนิ ค้าเม่อื เกดิ รายการเก่ยี วกบัเจ้าหน้ีหรือลูกหน้ี จะต้องผ่านบัญชีแยกประเภทท้งับัญชีคุมยอด และบญั ชีแยกประเภทย่อยของลกู หน้ีหรือเจ้าหน้ีแต่ละราย บัญชีคุมยอดน้ีจะแสดงในสมุดบัญชีแยกประเภทท่วั ไปรวมกบั บัญชีแยกประเภททว่ั ไปกบั บัญชีอ่นื ๆ และยอดคงเหลือในบญั ชีย่อยแต่ละรายรวมกนั จะต้องเท่ากบั ยอดคงเหลือในบญั ชีคุมยอด

3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอด และบญั ชีย่อยลูกหน้ี วตั ถุประสงคใ์ นการตรวจสอบ1. เพ่ือให้ทราบว่ายอดท่แี สดงไว้น้นั เป็นจานวนลูกหน้ีท่ถี ูกต้อง และแสดงในงบการเงินตามเกณฑท์ ่ไี ด้ถอื ปฏบิ ตั ิในงวดกอ่ น2. เพ่ือให้ทราบถงึ ลูกหน้ที ่มี คี วามสมั พันธก์ บั บริษัท เช่น กรรมการพนกั งาน บริษัทร่วมเครือ3. เพ่ือให้ทราบว่าได้ต้ังสารองไว้อย่างเพียงพอหรือไม่ สาหรับหน้ีท่จี ะเกบ็ ไม่ได้ หน้ที ่สี งสยั จะสญู และส่วนลดต่าง ๆ4. เพ่ือให้ทราบว่าได้มีการนาลูกหน้ีไปจานาเป็นประกนั เงนิ กู้ หรือขายลด หรือโอนให้ผู้อ่นื ไปหรือไม่

3. ตรวจสอบบัญชีคุมยอด และบญั ชีย่อยลูกหน้ีวิธกี ารตรวจสอบ1. ขอรายการลูกหน้ีท้งั หมดของบริษัท ตรวจยอดคงเหลือกบั ยอดคงเหลือในบญั ชีรายตัวลูกหน้ี ตรวจยอดรวมกบั ยอดคงเหลือในบญั ชีคุมยอดในสมุดบญั ชี2. ขอรายการแยกอายุลูกหน้ี (กรณมี ีลูกหน้ีเกนิ Credit Term) และทดสอบการแยกอายุว่าถูกต้ องหรือไม่ทดสอบรายการรับชาระหน้ ีหลังวันส้นิ งวดว่าได้ชาระไปมากน้อยเท่าใด3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและสอบสวนรายการท่ไี ม่ปกติ

3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอด และบญั ชีย่อยลูกหน้ี4. ขอคายนื ยันยอดโดยตรงจากลกู หน้ี โดยเฉพาะลกู หน้ีท่ีเป็นกรรมการพนกั งาน และบริษัทร่วมเครือให้ใช้ใบยืนยนัยอดตามแบบของสานกั งาน5. ติดตามและบนั ทกึ รายการท่ลี ูกหน้ที กั ท้วงหรือส่งไม่ถงึ มอืลกู หน้ี ให้ตรวจสอบใบส่งของหรือการชาระเงนิ ภายหลงัสาหรับรายท่ลี ูกหน้ที กั ท้วงหรือส่งไม่ถงึ มอื ลกู หน้ี6. พิจารณาส่งคายืนยนั ยอดเป็นคร้ังท่สี อง หากจาเป็น7. จดั ทาสรปุ ผลการขอคายนื ยันยอด

3. ตรวจสอบบัญชีคุมยอด และบญั ชีย่อยลูกหน้ี8. ตรวจสอบหลักทรัพย์ท่ลี ูกหน้นี ามาเป็นประกนั และดูการตรี าคาว่าเหมาะสมหรือไม่9. ดูว่าสนิ ค้าท่สี ่งไปฝากขายและสนิ ค้าซ่ึงลูกค้าส่งั ซ้ือ แต่ยังมิได้รับของไปน้นั ได้แสดงไว้อย่างถูกต้อง คอื มไิ ด้นามาลงบัญชีเป็นลูกหน้ี10. ดูความเหมาะสมของการคิดกาไรและดอกเบ้ียจากสญั ญาขายผ่อนส่ง11. ดูว่าลูกหน้บี ริษัทในเครือเดียวกนั จะเกบ็ เงนิ ได้เม่อื ไร และทดสอบรายการรับชาระหน้หี ลังวันส้นิ งวดว่าได้ชาระไปมากน้อยเทา่ ใด

3. ตรวจสอบบัญชีคุมยอด และบัญชีย่อยลูกหน้ี12. ตรวจสอบรายการลูกหน้ีท่เี ป็นผู้ถอื หุ้น กรรมการเจ้าหน้าท่ี และลูกจ้างของบริษัท และบริษัทในเครือ ซ่ึงชาระหน้ีแล้วก่อนวันงบบญั ชีแล้วกลับมาเป็นหน้ภี ายหลังอกี13. ตรวจรายละเอยี ดหน้ีสญู ท่จี าหน่ายจากบัญชี โดยตรวจว่าได้มกี ารอนุมัตอิ ย่างถูกต้อง และเป็นไปตามหลักเกณฑท์ ่กี ฎหมายกาหนด

3. ตรวจสอบบัญชีคุมยอด และบัญชีย่อยลูกหน้ี14. ตรวจดูความเหมาะสมและเพียงพอของสารองหน้ีสญูโดยเปรียบเทยี บกบั รายการแยกอายุลกู หน้แี ละประวัตหิ น้สี ญู15. ตรวจดูว่าลกู หน้ที ่เี ป็นเงินตราต่างประเทศได้แสดงไว้ถูกต้อง พิจารณาอตั ราแลกเปล่ยี นท่ใี ช้โดยใช้อตั ราซ้ือถวั เฉล่ยีณ วนั ท่ใี นงบการเงนิ ท่ปี ระกาศโดยธนาคารแห่งประเทศไทย16. ให้แยกแสดงรายการ

4. การทารายงานรายละเอยี ดลูกหน้ีคงเหลือ รายละเอยี ดลกู หน้กี ารค้า คอื การทารายงานเก่ยี วกบั ลกู หน้ขี องกจิ การโดยแสดงเฉพาะยอดคงเหลอืของลกู หน้แี ต่ละราย ซ่งึ จัดทาทุกส้นิ เดือน และเป็นการพิสจู น์ความถูกต้องของบญั ชคี มุ ยอด และบญั ชีแยกประเภทย่อย