TEKİRDAĞ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ UYUM REHBERİ 2018

1.BİRİM: Sağlık Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Sağlık Hizmetleri Başkanı, Sağlık Hizmetleri BaşkanYardımcısı, Şube Müdürü/Uzman4.GÖREV DEVRİ : Sağlık Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetlerinin sunulmasını planlamak veyürütülmesini sağlamak.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. 1. Hastane öncesi acil sağlık hizmetleri alanında il genelinde sağlık hizmetlerini planlamak veyürütülmesini sağlamak,6.2. Hastane öncesi acil sağlık hizmetleri ile ilgili birimlerin faaliyetlerini izlemek, denetlemek vedeğerlendirmek,6.3. İl genelindeki tüm ambulansların ruhsatlandırma ve denetim iş ve işlemlerini yapmak,6.4. İl genelindeki ilk yardım eğitimleri ve sınavlarını organize etmek ve bununla ilgili ilk yardımeğitim merkezlerinin ruhsatlandırılması ve denetimlerini yapmak,6.5. İl içinde meydana gelen afetlerde ve acil durumlardaki acil sağlık hizmetlerini ilgili tümtaraflarla işbirliği ve koordinasyon içinde sağlamak,6.6Yurtdışında meydana gelen afetlerde ve acil durumlarda Bakanlığın talimatı doğrultusundaulusal ve uluslararası kuruluşlar ve sivil toplum örgütleri ile işbirliği içinde sağlık ve insanî yardımfaaliyetlerine katılmak,6.7. Acil sağlık hizmetlerinin sunumunda ihtiyaç duyulacak haberleşme, ilaç, tıbbî ve teknikmalzemelere yönelik planlama, tedarik, dağıtım ve depolama faaliyetlerinin koordinasyonunusağlamak,6.8. Toplumun ilkyardım bilgi ve becerisinin geliştirilmesi amacıyla gerekli eğitim faaliyetleriniplanlamak ve yürütmek,6.9. Görev ve sorumluluk alanı ile ilgili personelin yetiştirilmesi için ilgili kurum ve kuruluşlarlaişbirliği içinde eğitim programı hazırlamak ve uygulamak,6.10. Bakanlığın izni ile tatbikat organizasyonları yapmak, ulusal ve uluslararası tatbikatlarakatılmak,6.11. Hastane acil servisleri ile 112 acil sağlık hizmetlerinin entegre çalışmalarını koordine etmek,denetlemek,6.12. Görev alanına giren konularda gereken denetlemeleri yapmak,6.13. Afet ve acil durumlarda sunulacak sağlık hizmetlerini planlamak, koordine etmek veyürütmek,6.14. Hastanelerin, hastane afet ve acil durum planlarını (HAP) hazırlamasına yönelik eğitim,koordinasyon ve tatbikatların denetlenerek gerçekleştirilmesini sağlamak,6.15. Meydana gelen afet ve acil durumlarda tıbbî kurtarma ve sağlık hizmetlerini ilgili tümtaraflarla işbirliği ve koordinasyon içinde sağlamak,6.16. Yurt içinde ve yurt dışında meydana gelen afet ve acil durumlar ile insani yardımfaaliyetlerinde sunulacak sağlık hizmetlerine ulusal ve uluslararası kuruluşlar ve sivil toplumörgütleri ile işbirliği içinde katılmak, 51

6.17. Afet ve acil durumlarda sağlık hizmetlerinin sunumunda ihtiyaç duyulacak haberleşme, ilaç,tıbbî ve teknik malzemelere yönelik planlama, tedarik, dağıtım ve depolama faaliyetleriniyürütmek,6.18. Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer maddelere bağlı sağlık tehditlerine yönelik hazırlıkve cevap geliştirilmesi amacıyla gerekli organizasyonu sağlamak,6.19. Görev ve sorumluluk alanı ile ilgili personelin yetiştirilmesi için ilgili kurum ve kuruluşlarlaişbirliği içinde eğitim programı hazırlamak ve uygulamak,6.20. Bakanlığın izni ile tatbikat organizasyonları yapmak, ulusal ve uluslararası tatbikatlarakatılmak,6.21. Bakanlık tarafından izin verilen illerde ve/veya afet ve acil durumlarda il sağlık afetkoordinasyon merkezinin (İLSAKOM) kurulmasını ve işletilmesini sağlamak,6.22. Ulusal medikal kurtarma ekiplerinin (UMKE) oluşturulmasını, işletilmesini ve gerekli araç,donanım ve malzeme teminini sağlamak,6.23. UMKE personelinin eğitim, tatbikat ve faaliyetlerini planlamak, gerçekleştirmek veraporlamak,6.24. İl sağlık afet planlarının hazırlanmasını ve uygulanmasını koordine etmek,6.25. Görev alanına giren konulara ilişkin denetimlerde sağlık hizmetleri denetim şubesi/sağlıkhizmetleri denetim birimi ile koordineli çalışmak,6.26. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:7.1. 22 Mayıs 2014 tarihli Resmi Gazete de yayınlanan Sağlık Meslek Mensupları ile SağlıkHizmetlerinde Çalışan Diğer Sağlık Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmeliktenalınmıştır. 52

1.BİRİM: Sağlık Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Eczacılık ve Tıbbi Cihaz Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Sağlık Hizmetleri Başkanlığı, Sağlık Hizmetleri BaşkanYardımcısı, Şube Müdürü/Uzman4.GÖREV DEVRİ : Sağlık Hizmetleri Başkanı5.GÖREV AMACI : Ruhsatlandırma ve denetim aşamasında koordineli olarak çalışmak ve eniyi hizmeti sunmak.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :A) Eczacılık6.1. Sağlık beyanı ile satışa sunulacak ürünlerin sağlık beyanlarını izinsiz veya gerçeğe aykırısağlık beyanı ile yapılan satışları denetlemek, gerektiğinde durdurma, toplama, toplatma ve imha işve işlemlerini yapmak veya yaptırmak, izin ve sağlık beyanları yönünden bunların her türlü reklamve tanıtımlarını denetlemek ve aykırı olanları durdurmak, piyasaya arz edilen ilaç ve ürünlerinreklam ve tanıtımının usul ve esasların uygulanmasını denetlemek.6.2. Görev alanına giren ilaç ve ürünlerin piyasa gözetimi ve denetimini yapmak.6.3. ilaç ve ürünlerin ülkeye girişinin yapıldığı noktalardan itibaren, soğuk zincir koşullarında vekurallara uygun olarak nakledilmesini, il düzeyinde ecza depoları ve eczanelerde sağlıklıkoşullarda saklanılmasını takip etmek.6.4. Özel ve kamu kuruluşlarına ait kimyevi madde ve ecza deposu, eczaneler, tıbbi sarf depoları veecza dolaplarının açılışıarı ve çalışmaları işlemlerini düzenlenmesi, faaliyetlerinin izlenmesi vedenetlenmesi işlemlerini yürütmek.6.5. Kamu ve özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişilere ait tüm sağlık kurum ve kuruluşlarınıntıbbi sarf malzemelerinin uygunluğunu ve kullanım şartlarının gözetlenmesi, sağlık hizmetindekullanılmasının sağlanması işlemlerini yürütmek.6.6. Üretim yerlerinde, dağıtım ünitelerinde, özel veya kamu kuruluşlarında uyuşturucu, psikotropmadde ve müstahzarlar ile kontrole tabi müstahzarların tıbbi amaçla kullanımının denetlenmesi,düzenlemelerinin uygulanması, uygulatılması işlemlerini yürütmek.6.7. Uyuşturucu ve psikotrop maddeler ile kan ürünlerine mahsus reçetelerin sağlık kurum vekuruluşlarına basılı veya elektronik dağıtımı ile hemofıli teşhisli hastalara hemofıli takip karnesinindüzenlenmesini sağlamak.6.8. Farmakovijilans ve kontrole tabi maddeler ile ilgili uygulamaların takip edilmesi,denetlenmesi, bildiriminin yapılması ve diğer iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.B) Tıbbi Cihaz6.9. Türkiye İlaç ve Tıbbî Cihaz Kurumunun görev alanına giren tıbbi cihaz ve ürünlerinruhsatlandırılması, üretimi, depolanması, satışı, ithalatı, ihracatı, piyasaya arzı, dağıtımı, hizmetesunulması, toplatılması ve kullanımları ile ilgili kural ve standartların, bu faaliyetleri yürütecekolan kamu ve özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişileri denetlemek ve gerektiğinde yaptırımuygulamak,6.10. Görev alanına giren tıbbi cihaz ve ürünlere ilişkin klinik araştırmalar ile tıbbi cihaz ve ürünlerdışında kalan alanlarda yapılacak klinik araştırmalarla ilgili düzenlemeleri denetlemek,6.11. Hayati önemi haiz tıbbi cihaz ve ürünlerin piyasada sürekli bulunabilmesi için gereklitedbirleri almak, 53

6.12. Tıbbî cihazlar için onaylanmış kuruluşların lisans, ruhsat ve izinlerinin denetimini yapmak vegerektiğinde yaptırım uygulamak,6.13. Görev alanına giren tıbbi cihaz ve ürünlerle ilgili uyarı sistemlerini kurmak veya kurdurmak,işletmek veya işlettirmek,6.14. Görev alanına giren tıbbi cihaz ve ürünlerin piyasa gözetimi ve denetimini yapmak,gerektiğinde toplatmak, imha etmek veya ettirmek, piyasadaki ürünler için güvenlilik bildirimyöntemi ile ilgili gerekli bildirimleri yapmak,6.15. Tıbbi cihaz ve ürünlerin ülkeye girişinin yapıldığı noktalardan itibaren, soğuk zincirkoşullarında ve kurallara uygun olarak nakledilmesini, il düzeyinde ecza depoları ve eczanelerdesağlıklı koşullarda saklanılmasını ilgili birimler ile işbirliği içinde takip etmek,6.16. Görev alanı ile ilgili faaliyetleri izlemek, değerlendirmek, iyi uygulama örnekleriniyaygınlaştırmak,6.17. Optisyenlikle ilgili kayıtların tutulmasını sağlamak, açılış, işleyiş ve denetim hizmetleriniyürütmek ve bunlarla ilgili şikâyetleri değerlendirmek,6.18. Ortez-Protezleri ısmarlama olarak üreten ve/veya uygulayan merkezler ile işitme cihazı satışve uygulaması yapan merkezlerin açılış kapanış ve denetim işlerini yürütmek,6.19. Diş hekimliğinde kullanılan her türlü madde ile malzemenin üretildiği ve depolandığı işyerlerinin mevcut yasa, emir ve prensiplere uygun olup olmadığını izlemek, denetim yapmak,mevzuata uymayanları ıslah amacıyla uyarmak, ıslah edilmeyenler hakkında yasal işlemleryapmak, açma, nakil ve kapatmalarda gerekli işlemleri yapmak,6.20. Tıbbi cihaz satış yerleri ile ilgili kayıtların tutulmasını sağlamak, açılış, işleyiş ve denetimhizmetlerini yürütmek ve bunlarla ilgili şikâyetleri değerlendirmek,6.21. Görev alanına giren konulara ilişkin denetimlerde sağlık hizmetleri denetim şubesi/sağlıkhizmetleri denetim birimi ile koordineli çalışmak,6.22. Aktarlar, Baharatçılar ve benzeri Dükkanlar Hakkındaki Genelge belirtilen hususlarda kontrolve denetimleri yapmak,6.23.İzinsiz satışı yapılan ürünlerin olduğu veya genelgede belirtilen usul ve esaslara aykırıdavranıldığının tespiti halinde mevzuat hükümlerini uygulamak,6.24. Medikal Gazların Üretim, Dolum, Depolama ve Satışını Yapan Tesisler Hakkında Tebliğ’eistinaden Medikal gaz depolama ve satış tesisleri açılış başvurularını almak ve GMP KılavuzununMedikal Gazların İmalatı başlıklı eki dikkate alınarak denetlemek, uygun bulunması halinde ilsağlık müdürlüğünce, tesiste yürütülen faaliyetlerin ve mevcut medikal gazların isimlerinin de yeraldığı izin belgesi ile sorumlu personel belgesi düzenlemek,6.25. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:7.1. 07/11/2017 tarihli 51275 sayılı Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile ÇalışmaUsul ve Esaslarına Dair Yönerge alınmıştır.7.2. 24/12/1953 tarih ve 6197 sayılı Eczacılar Ve Eczaneler Hakkında Kanun ve 12/04/2014 tarihve 28970 sayılı Eczacılar Ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik7.3. 12.03.1927 tarih ve 984 kanun numaralı Ecza Ticarethaneleriyle Sanat ve Ziraat işlerindeKullanılan Zehirli ve Müessir Kimyevî Maddelerin Satıldığı Dükkânlara Mahsus Kanun ile20/10/1999 tarih ve 23852 sayılı Ecza Depoları Ve Ecza Depolarında Bulundurulan ÜrünlerHakkında Yönetmelik7.4. 24/06/1933 tarih ve 2435 sayılı Uyuşturucu Maddelerin Murakabesi Hakkında Kanun ile21.11.1982 tarih ve 17875 sayılı 2313 kanun numaralı Uyuşturucu Maddelerin MurakabesiHakkinda Kanunun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik 54

7.5. 26.05.1928 tarih ve 1262 sayılı İspençiyari ve Tıbbi Müstahzarlar Kanunu7.6. 15.05.2014 tarihli ve 29001 sayılı Tıbbi Cihaz Satış. Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği ile bunabağlı olarak çıkarılan Tıbbi Cihaz Satış. Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinin UygulanmasıHakkında Kılavuz7.7. 26.04.2004 tarih ve 5193 sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun ve 18.01.2014 tarih ve 28886Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik7.8. 24/09/2011 tarih ve 28064 sayılı Ismarlama Protez Ve Ortez Merkezleri İle İşitme CihazıMerkezleri Hakkında Yönetmelik7.9. 14/03/2016 tarih ve 2016/8 sayılı Aktarlar, Baharatçılar ve Benzeri Dükkanlar HakkındaGenelge7.10. 10.09.2015 tarihli ve 29471 sayılı Medikal Gazların Üretim, Dolum, Depolama ve SatışınıYapan Tesisler Hakkında Tebliğ7.11. 31.03.2005 tarih ve25772 sayılı 5326 kanun numaralı Kabahatler Kanunu 55

1.BİRİM: Sağlık Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : İl Kalite Koordinatörlüğü3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Sağlık Hizmetleri Başkanı, Sağlık Hizmetleri Başkan Yardımcısı,Şube Müdürü/Uzman4.GÖREV DEVRİ : Sağlık Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : İl düzeyinde kurumların kalite faaliyetlerini koordine etmek.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1 İldeki Üniversite, özel ve kamu tüm sağlık kurum ve kuruluşlarında koordinasyon göreviniyürütmek, Sağlıkta Kalite Standartları uygulamalarını izlemek, değerlendirmek ve desteklemegörevini yürütmek,6.2 Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığınca, Sağlık Müdürlüğünce değerlendirilmesi uygun görülen, İldeki sağlık kurum ve kuruluşlarını “Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları” çerçevesinde değerlendirmek,6.3 İldeki tüm kamu, üniversite ve özel sağlık kurum ve kuruluşlarında görevlendirmesi yapılan Kalite Yönetim Direktörlerinin Kurumsal Kalite Sistemine tanımlanması,6.4 Bakanlıkça görevlendirilecek Kalite Değerlendiricilerine gerekli rehberlik (ulaşım ve konaklama desteği) hizmetlerini sağlamak,6.5 Sağlık Müdürlüğünce değerlendirmesi yapılan sağlık kurum ve kuruluşlarına ait kalite değerlendirme verilerini Kurumsal Kalite Sistemine kaydetmek,6.6 İldeki tüm kamu, üniversite ve özel sağlık kurum ve kuruluşlarında, hasta ve çalışan güvenliği uygulamalarının desteklenmesi, geliştirilmesi, bilgi ve birikimlerini paylaşmalarını sağlamak için toplantılar yapmak ve eğitim organize etmek,6.7 Görev alanına giren konularda her türlü gelişmeyi takip etmek üzere yerli ve yabancı seminer, konferans, kongre gibi her tülü eğitim etkinliklerine katılmak, güncel ve mesleki yayınları izlemek ve gelişmeleri ilgili kurumlara duyurmak,6.8 Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme çalışmalarının koordinasyonu ve denetlenmesi işlemlerini yürütmek,6.9 İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Birimlerin Performans Kriterlerine istinaden, Şube ve Birimlerden veri toplamak, aylık olarak gelen verileri analiz ederek doğruluğunu sağlamak ve ÇKYS’ye kaydetmek; Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşları Personeline Ek Ödeme Yapılmasına Dair Yönetmelik gereği, Tekirdağ İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Birimleri Döner sermaye Komisyonu sekretarya hizmetlerini yürütmek.6.10 İl Sağlık Müdürlüğü yöneticilerinden oluşan İzleme ve Değerlendirme ekiplerinin ildeki sağlık tesislerine yapılan ziyaret programını oluşturarak sisteme girişlerini sağlamak,6.11 İl Sağlık Müdürlüklerince yürütülen faaliyetlerin Bakanlığın strateji ve hedefleri doğrultusunda gerçekleştirilme düzeylerinin ölçülmesi amacıyla Bakanlık tarafından hazırlanan göstergelerin takibini yapmak,6.12 Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü'nün 2009/22 sayılı \"Yenidoğan Yoğun Bakım Ünitelerinin Denetimi Genelgesi\" gereği Tekirdağ ili dahilinde faaliyet gösteren ve bünyesinde Yenidoğan Yoğun Bakım Servisi bulunan tüm hastanelerde (devlet, üniversite, özel) Yenidoğan Yoğun Bakım Üniteleri Hastane Enfeksiyonları Denetimi komisyonunda yer almak, 56

6.13 İldeki sağlık kurum ve kuruluşlarında görevlendirilen Türkiye Sağlıkta Kalite Göstergeleri (TÜR-GÖS) kullanıcılarına ilişkin bilgileri Türkiye Sağlıkta Kalite Göstergeleri (TÜR-GÖS)’e kaydetmek,6.14 İl Kalite Koordinatörlüğü bünyesinde klinik kalite birimi oluşturulur. İl klinik kalite birimi, ildeki klinik kalite çalışmalarının koordinasyonu ve denetlenmesinden sorumludur.6.15 İldeki sağlık kuruluşlarının klinik kalite çalışmalarını izlemek, il sağlık müdürüne raporlamak.6.16 Klinik kalite süreçleri ile ilgili Bakanlıkça verilen talimatları sağlık kuruluşlarına iletmek, bu talimatlar doğrultusunda gerçekleştirilen uygulamaları izlemek.6.17 Klinik kalite komisyonu bulunan kuruluşlar için komisyon üyeleri ile, diğer sağlık kuruluşları için kalite direktörleri ile düzenli aralıklarla (en az 6 ayda bir) toplantı yaparak klinik kalite faaliyetlerini gözden geçirmek, uygulamalara yönelik rehberlik yapmak ve iyi uygulama örneklerinin paylaşılmasını sağlamak.6.18 Kuruluşlarda klinik kaliteyle ilgili veri kalitesini artırmaya yönelik faaliyetleri değerlendirmek, veri kalitesinin iyileştirilmesine dair çalışmaları izlemek, sonuçları Bakanlığa raporlamak.6.19 Kuruluşların klinik kalite geri bildirim raporlarını değerlendirmek, klinik kalitenin iyileştirilmesine dair faaliyetleri izlemek ve sonuçları Bakanlığa raporlamak.6.20 Klinik kalite verilerinin izlenmesi ve doğrulanmasına yönelik kuruluşlarda yerinde incelemeler yapmak6.21 İl düzeyinde klinik kalite süreçleri ile ilgili eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve gerektiğinde eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesini koordine etmek.6.22 İlde karşılaşılan klinik kaliteye ilişkin sorunları ve il düzeyindeki çözüm önerilerini Bakanlığa raporlamak.6.23 İl Klinik Kalite Biriminin Veri Kalitesi ile İlgili Sorumlulukları6.23.1 Klinik kalite kapsamında, sağlık kuruluşlarında veri kalitesini doğrulamaya yönelik, yılda en az bir kez denetim faaliyeti gerçekleştirmek.6.23.2 Tespit edilen uygunsuzlukları, denetim sonrasında en geç 15 iş günü içinde kuruluşa ve Bakanlığa iletmek.6.23.3 Tespit edilen uygunsuzlukların iyileştirilmesine ilişkin eylem planının kuruluş tarafından iletilmesini takiben, en erken iki, en geç üç ay içinde, planın uygulanma düzeyini denetlemek üzere kuruluşa yerinde değerlendirme yapmak ve sonuçları Bakanlığa iletmek.6.23.4 Veri kalitesi doğrulama sürecinde Daire Başkanlığı web sayfasında yayımlanan klinik kalite ölçme ve değerlendirme rehberlerini esas almak.6.23.5 Bakanlık ve Müdürlük Makamının uygun gördüğü görevleri yerine getirmek,7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 7.1.“Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik” 27.06.2015 tarih ve 29399 sayılı yönetmelik. 7.2 21.04.2017 tarihli ve 149 sayılı Bakan Oluru ile yürürlüğe konulan İl Sağlık Müdürlükleri Performans Değerlendirme Yönergesi 57

1.BİRİM: Personel Ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Sicil- Özlük Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Şube Müdürü-- Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel Ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : Sicil- Özlük Birimi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Personelin sicil, terfi, emeklilik ve benzeri özlük işlemlerini yürütmek.6.2. Personel dosyalarının arşivlenmesi işlemlerini yürütmek.6.3. Personele verilen disiplin ve idari cezaların kayıtlarını tutmak ve bununla ilgili iş ve işlemleriyürütmek.6.4 Sendikal faaliyetler ve sendikalarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek.6.5. Personelin Hizmet Değerlendirme ve Hizmet Borçlanması işlemlerini yürütmek.6.6. İntibak (Öğrenim Değerlendirilmesi) işlemlerini yürütmek.6.7. Hususi Damgalı Pasaport iş ve işlemlerini yürütmek.6.8. Diploma Tescil işlemlerini yürütmek.6.9.Aday Personel tespit ve Asalet işlemlerini yürütmek.6.10. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 7.1.Emeklilik, 5434 sayılı Kanun gereği Form No: OM/K-29 7.2.Hususi Damgalı Pasaport, 5682 sayılı Pasaport Kanunu gereği 7.3.Sendika, 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu 7.4. Terfi Yıllık, 657 sayılı DMK 241 sayılı KHK 7.5. Derece, 657 sayılı DMK 67.,68. Ve 161. Maddeleri 631 sayılı KHK 33. Madde ile değişik 9. Madde 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu 8/C Maddesi 7.6. Kadro, 657 sayılı DMK 45.Maddesi. 58

1.BİRİM: Personel Ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Atama ve Personel Planlama3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Şube Müdürü-- Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : İl İçinde Personel Nakil ve Görevlendirme İşlemlerini Yürütmek6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Müdürlük ve bağlı birimlerde insan gücü planlaması ile insan kaynakları sisteminingeliştirilmesi ve performans ölçütlerinin oluşturulmasına yönelik çalışmalar yapmak.6.2. İl düzeyinde personel ihtiyaçlarını belirleyerek personelin adil ve dengeli dağılımını yapmakve bu amaçla il içinde personel nakil ve görevlendirme işlemlerini doğrudan gerçekleştirmek.6.3. Aile hekimliği uygulaması kapsamına geçen personelin atama işlemlerini yürütmek, ailehekimliğine yerleştirmesi yapılan aile hekimleri ve aile sağlığı elemanlarının sözleşmelerinihazırlamak, ücretsiz izin onaylarını almak ve takibini yapmak.6.4. Personel ile ilgili il geneli verilerin sürekli güncellenerek ilgili birimlere ve Bakanlığabildirilmesini sağlamak.6.5. 11/10/2011 tarihli ve 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve GörevleriHakkında Kanun Hükmünde Kararnamede belirlenen personelin sözleşme işlemlerini yürütmek.6.6. Vekil ebe/hemşire, işçi, sözleşmeli ve hizmet alımı personellerine ilişkin iş ve işlemleriyürütmek.6.7. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:7.1- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu7.2- 663 sayılı Sağlık Bakanlığı Ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat Ve Görevleri Hakkında KanunHükmünde Kararname7.3- 694 sayılı Kanun Hükmünde Kararname7.4- Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına DairYönerge7.4- Sağlık Bakanlığı Ve Bağlı Kuruluşları Atama Ve Yer Değiştirme Yönetmeliği 59

7.5- Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmelik7.6- 4924 Sayılı Kanuna Tabi Sözleşmeli Sağlık Personeli Atama Ve Yer Değişikliği Yönetmeliği7.7- Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık Raporları Usul ve Esasları Yönetmelik7.8- Sağlık Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik7.9- 4/B Sözleşmeli Personelin Yeniden Hizmete Alınması ve Kurum İçi Yer Değişikliğine DairYönerge7.10- Sağlık Hizmetleri ve Yardımcı Sağlık Hizmetleri Sınıfı Harici Personelin Atama ve YerDeğiştirme Usul ve Esaslarına İlişkin Yönerge7.11- Sağlık Personelinin İl İçi Yer Değişikliğinin Usul ve Esasları Yönergesi7.12- Sağlık Bakanlığı (1995 Yılı ) İzin Yönergesi 60

1.BİRİM: Personel Ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Disiplin İş ve İşlemlerinin Yürütülmesi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Uzman--Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel Ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı tüm birimlerde görev yapan personellerhakkında talep ve şikayetlerin değerlendirilerek disiplin iş ve işlemlerinin yasal düzenlemelereuygun olarak yürütülmesi,6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1 Sağlık kurum ve kuruluşlarında görevli personelin disiplin işlemlerini yürütmek, mevzuatauygun şekilde zamanında sonuçlandırılmasını ve uygulanmasını sağlamak.6.2 Disiplin ile ilgili işlemlerin mevzuata uygun şekilde, zamanında yapılmasını ve uygulanmasınısağlamak.6.3 İl disiplin kurulunca verilen kararlarla ilgili yazışmaları yapmak.6.4 4483 sayılı Kanun uyarınca ildeki memurlar ve diğer kamu görevliler ile ilgili iş ve işlemleriyürütmek.6.5 İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ MEVZUATLAR:Öncelikle 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4483 sayılı Memurlar Ve Diğer KamuGörevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 7201 Sayılı Tebligat Kanunu, Dilekçe HakkınınKullanılmasına Dair 3071 sayılı Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5237 sayılıTCK, Sağlık Bakanlığı Disiplin Amirleri Yönetmeliği ve diğer yasal mevzuatlar. 61

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Yatırımlar –Lojmanlar ve İdari İşler3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : Yatırımlar –Lojmanlar ve İdari İşler ile ilgili faaliyetleri yürütmek6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Bakanlığın ve bağlı kuruluşların hizmetlerinde kullanılacak binalar için belirlenen ihtiyaçprogramlarına uygun olarak mühendislik hizmetlerini yürütmek, projelerini hazırlamak veyahazırlatmak,6.2 Gerektiğinde Bakanlık ve bağlı kuruluşların inşaatlarının kontrollüğünü yapmak veyayaptırmak,6.3 Bakanlığın ihtiyaç duyduğu taşınmazların kamulaştırma işlemlerini yürütmek,6.4 İlde Bakanlığın ve bağlı kuruluşların hizmetlerinde kullanılacak binaların ön veya tam proje ileinşaat ihalelerini yapmak ve bu hizmetler için müşavirlik hizmeti satın alma işlemlerinde görevalmak,6.5 İlde sağlık yapılarının mimarisini geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,6.6İl Sağlık Müdürlüğüne ait taşınmazlara ilişkin işlemleri yürütmek ve koordinasyonunusağlamak,6.7 İdari işlerle ilgili hizmetlerin yürütülmesi için gereken organizasyonu ve eşgüdümü sağlamak,bu konuda diğer resmi ve özel kuruluşlarla işbirliği yapmak,6.8 Bakanlığa ait tesislerin bakım ve onarımları için gerekli olan keşif özetlerinin temini vezamanında Bakanlığa ulaşmasını sağlamak,6.9 Bakanlığa ait taşınmazların envanter kayıtlarının ve icmal cetvellerinin tutulması, her türlüişlemlerinin yürütülmesi ile imar plan tadilat tekliflerine görüş vermek,6.10 Yatırım programına teklif edilen projeler için arsa temin edilmesi ve söz konusu taşınmazlarlailgili gerekli işlemlerin yaptırılması,6.11 5018 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde, kiralama, onarım, taşıma ve benzeri hizmetler ileilgili yazışmaları yapmak,6.12 Yatırım programında devam eden ,başlama aşamasında olan ,planlanan yatırımlar ile ilgilibilgi belge ve sunumları hazırlamak,6.13 Sağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü, İl Sağlık Müdürlükleri, TOKİ, İÖİ, YİKOB tarafındanyaptırılan sağlık yatırımlarının son kullanıcı kurumlarca teslim alınması süreçlerini koordineetmek, devir teslim işlerini yürütmek,6.14 Sağlık Yatırımları Genel Müdürlüğünce görevlendirildiği durumlarda kontrollük hizmetleriniyürütmek,6.15 Sağlık Yatırımları Genel Müdürlüğünce görevlendirildiği durumlarda geçici ve kesin kabulheyetlerinde bulunmak,6.16 Lojman Komisyon Başkanlığı sekretarya işlerinin yürütülmesi, lojman ile ilgili yazışmalaryapmak,6.17 Lojman tahsis edilenlere olur, onay ve komisyon kararlarını hazırlamak, lojman ödemesi ileilgili kesinti yapılması için birimlerle gerekli yazışmaları ve aylık takibini yapmak, 62

6.18 Lojman isteğinde bulunanların unvan ve sıralama şekline göre puanı ve takibini yapmak,6.19 Lojmanda oturanların oturma şekli ve oturduğu yıl takibini yapmak,6.20 Lojmanların bakım, onarım taleplerini ilgili makama sunmak, uygun görüldüğü takdirdetakibini yapmak, satın alma işlemlerinde görev almak,6.21 Lojmanda çıkışlarının, borç durumlarının ve bununla ilgili yazışmaları yapmak,6.22 Lojman Komisyon Kararıyla alınan lojman kararını gerekçesiyle beraber kanuni süreiçerisinde tahliye edilmediği takdirde hukuk müşavirliğine bildirimi ve kanuni işlemin yapılmasınısağlamak,6.23 Müdürünün yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları EBYS’de hazırlamakve takip etmek,6.24 Personele duyurulması gereken yazıları EBYS üzerinden duyurmak,6.25 EBYS üzerinden yazılan bilgi amaçlı yazıların, belgelerin gerekli kişilere havale edilmesisağlamak,6.26 Kurum içi ve kurum dışı yazı ve belgeleri EBYS’de dosyalamak, istenildiğinde birim amirlerive denetim mercilerine sunmak,6.27 Yazışmaları “Standart Dosya Planı” çerçevesinde yürütmek,6.28 Süreli yazıları takip etmek,6.29Çalışma odasında tehlikeli olabilecek ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kullanmamak,mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalıtutulmasını sağlamak ,6.30 Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,6.31 İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek.6.32 İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmak,6.33 Birimle ilgili diğer idari yazışmaları yapmak,6.34Yıl sonlarında arşivlenmesi gereken evrakları kaldırmak, süresi dolanları imha etmek ya dageri kazandırmak için güvenilir kuruluşlara teslim etmek,6.35 İl Sağlık Müdürlüğünün etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek,6.36 İl Sağlık Müdürlüğü varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,6.37 Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,6.38 Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,6.39 Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,6.40 Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 1-Yatırım İzlem Formu 2-Yatırım Projeleri Çalışma ve İş programı ve İcmal Formu 3-Lojman Talep Formu 4- Lojman Giriş Tutanağı 5- Lojman Çıkış Tutanağı 63

1.BİRİM: Destek Ve Personel Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI: Sivil Savunma Uzmanlığı3.AMİR VE ÜST AMİRLER: İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ: Destek Ve Personel Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI: İl Sağlık Müdürlüğünde Sivil Savunma, Afet, Acil Durum, Seferberlik veKoruyucu Güvenlik Hizmetlerinin düzenli ve etkin bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR, YETKİLER:6.1.Sivil Savunma Planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek,6.2.Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek,6.3.Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak6.4.Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenintedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım vekorunmalarının takibini yapmak,6.5.Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerlekoordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak,6.6.Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek,6.7.Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gerekleriniyerine getirmek,6.8.Bu yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve AcilDurum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum vekuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,6.9.Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,6.10.27.11.2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulanBinaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasınıtakip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek,6.11.Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesineilişkin işlemleri yürütmek6.12.Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek,6.13.Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler,koruyucu güvenlik ve ilkyardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özelkuruluş personeline eğitim vermek, 64

6.14.Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adınasekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini veyürütülmesini sağlamak,6.15.Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acildurum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek,6.16.Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasınısağlamak,6.17.Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet veAcil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak6.18.Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarınınüst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak,6.19.İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:7.1. 05.08.2010 tarih ve 27663 Sayılı Yönetmelik; Sivil Savunma Uzmanlarının İdari Statüleri,Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları ile Eğitimleri Hakkında Yönetmelik.7.2. Standart Dosya Planında 950-969 Aralığındaki Güvenlik İşleri, Afet ve Acil Durum Yönetimive Topyekûn Savunma Sivil Hizmetlerinde belirlenen standart kodlar.7.3. 09.09.2009 tarih ve 27344 Sayılı Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik7.4. 20.03.2015 tarih ve 29301 Sayılı Hastane Afet Ve Acil Durum Planları (Hap) UygulamaYönetmeliği7.5. 03.05.2012 tarih ve 28281 Sayılı Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik Ve Nükleer Tehlikelere DairGörev Yönetmeliği 65

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Eğitim3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : Müdürlüğümüz bünyesinde görevli personelin günün değişen ve gelişenbilimsel koşullarına uygun yetiştirilmelerini sağlamak, verimliliklerini arttırmak ve üst görevlerehazırlamak amacıyla hizmet içi eğitim programları yürütmek.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Birimlerden talep edilen ihtiyaca göre yıllık eğitim programını hazırlar.6.2. Bu eğitim planı çerçevesinde eğitim planının gerçekleşmesi için gerekli yazışmalarda bulunur.6.3.Yapılan eğitimlerin sonuçlarını anketlerle değerlendirmek, verilen eğitimlerin sonuçlarını,eğitim formlarına işlemekle yetkilidir.6.4. Eğitim programlarına katkıda bulunacak eğitimciler ile koordinasyonu sağlar.6.5. Eğitim materyali arşivi geliştirir. Eğitim programları ve katılanlara ilişkin kayıtları tutar vesaklar.6.6. Kurumun ve hizmet alanının gereksinimlerine göre hizmet içi eğitim konularını ilgilibirimlerle müştereken belirler.6.7. Personelin aday memurluk sürecini hazırlamak Bakanlığımızın uzaktan eğitim programınabaşlatarak eğitim süreçlerini takip etmek, eğitim materyallerini hazırlamak, eğitim sonunda temelve eğitim sınavlarını yapmak, staj süreçlerini başlatmak, staj bitiminde asil memurluğa geçişişlemlerini başlatmak.6.8. Bakanlık tarafından duyurusu yapılan kurs, eğitim, seminer, konferans, kongre vesempozyumların duyurusunu yapar ve bunun için gerekli koordinasyonu sağlar.6.9. Personelin oryantasyon eğitimi ve toplu, ferdi veya kurumsal hizmet içi eğitimlerinin plan veprogramını yapar, bu plan ve programın gerçekleşmesini sağlar.6.10. Bakanlık ve ilgili birimlerden gelen eğitim ihtiyaçlarının karşılanması, ihtiyaç görülendurumlarda eğitim programlarının planlanması, uygulanmasının koordinasyonu ve takibi ile ilgili işve işlemleri yürütmek.6.11. Sağlık Bakanlığı ve Milli Eğitim Bakanlığınca tespit edilen milli ve özel günlerde(haftalarda) günün anlamı ve önemine uygun programlar düzenlenmesi, yarışmalar açılmasıişlemlerinin yürütülmesinde okul idaresiyle işbirliği yapmak,6.12. Müdürlüğümüze bağlı sağlık tesislerimizde yapılması planlanan bilimsel araştırma, tez, anketvb. başvuruları incelemek, görüş bildirmek ve uygun görülenler hakkında sağlık tesislerinibilgilendirmek.6.13. Mesleki bilgi ve becerilerini geliştirmek amacıyla değişik kamu hastanelerinden veyaüniversite hastanelerinden hizmet içi eğitim alma talebinde bulunan, uzman doktorların hizmet içieğitim başvurularının 03/12/2012 tarihli ve 84845 sayılı (45 no’lu) genelgemizde belirtilen esaslardahilinde eksiksiz hazırlanmasını ve eğitim tarihinden en az iki ay önce Kamu Hastaneleri GenelMüdürlüğüne gönderilmesini sağlar. 66

6.14. Mesleki bilgi ve becerilerini geliştirmek amacıyla hizmet içi eğitim alma talebinde bulunanhekim dışı sağlık personelinin eğitimi alacağı kurumun uygun görüşünü, kurumun görüşü vedilekçeleri ile birlikte eksiksiz olarak eğitim tarihinden en az 1 ay önce Kamu Hastaneleri GenelMüdürlüğüne gönderilmesini sağlar.6.15. Kurumumuzun ilgili olduğu sertifikalı eğitim programlarının, sertifikalı eğitim alanı olarakbelirlenme taleplerini 19.03.2014 tarihli ve 2014.5363.11185 1199 sayılı Sağlık BakanlığıSertifikalı Eğitim Yönetmeliği hakkındaki yazısı ekinde yer alan “Sertifikalı Eğitim Alanı veStandardı Belirleme Başvuru Formu” nun eksiksiz olarak doldurulması ile gerekli diğer bilgi vebelgelerle birlikte Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.6.16. Müdürlüğümüze bağlı sağlık tesislerinin standardı belirlenmiş olan sertifikalı eğitimprogramlarına başvuru yapmaları gerektiği konusunda bilgilendirilmeleri ve başvuru için sözkonusu standartta yer alan belgelerin eksiksiz olarak Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğünegönderilmesini sağlar.6.17. Sertifikalı Eğitim Programı Uygulama Yetki Belgesi almak isteyen sağlık tesislerininhazırlamış olduğu bilgi ve belgelerin yeterli ve yuğun şekilde hazırlanıp hazırlanmadığını kontroleder, uygun olan başvuruların Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.6.19. Sağlık tesislerinde staj yapacak öğrenci sayılarının belirlenmesi ve planlamasına ilişkinfaaliyetleri sürdürür.6.20. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yapar.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:Uyum/Oryantasyon Eğitimi FormlarıSosyal İhtiyaç Analiz Ölçeği Formu (Uyum Eğitimi Formlarının devamı olarak)Araştırma İzin Talepleri Başvuru Belgeleri 67

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri2.GÖREV ADI : Fatura Tahakkuk Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri5.GÖREV AMACI : Abonelik ve Fatura ödemesi işlemlerini yürütmek.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı hizmet tesislerinin elektrik, su, doğalgaz, telefon, internetabonelik işlerini yürütmek,6.2. İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı hizmet tesislerinin düzenli fatura takibini ve ödeme işlemlerini(ihale yoluyla yapılan dahil ) yapmak,6.3. İl Sağlık Müdürlüğü ve bağlı hizmet binalarının geçmiş dönem fatura arşiv çalışmasınıyapmak,6.4. Müdürünün yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları EBYS’dehazırlamak ve takip etmek,6.5. Yazışmaları “Standart Dosya Planı” çerçevesinde yürütmek,6.6. Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,6.7. İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek.6.8. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmak,6.9.Yıl sonlarında arşivlenmesi gereken evrakları kaldırmak, süresi dolanları imha etmek ya da gerikazandırmak için güvenilir kuruluşlara teslim etmek,6.10. Çalışma odasında tehlikeli olabilecek ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kullanmamak,mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalıtutulmasını sağlamak,6.11. İl Sağlık Müdürlüğünün etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek,6.12. İl Sağlık Müdürlüğü varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,6.13. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,6.14. Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,6.15. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,6.16. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 68

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Maaş Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : İl Sağlık Müdürü tarafından belirlenen amaç ilke ve talimatlara uygunolarak; personelin maaş ve özlük hakları, yolluklar, doğum ve cenaze giderleri, derece-kademeilerlemesi, SGK primleri, diğer ödemelere (ek ödeme, fazla nöbet ödemesi vb.) ilişkin faaliyetlerikoordine etmek, evrakları düzenlemek, yazışmaları yapmak.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. İl Sağlık Müdürlüğü kadrolarındaki 657’li personelin maaş ödemesi, özlük hakları eğitimödemeleri yapmak, sözleşmeli, kadro karşılığı sözleşmeli personelin maaş ödemesi,6245 sayılıHarcırah Kanunu kapsamında her türlü ödemeleri yapmak, Aile Hekimliği personel maaş ödemelerve takip ederek harcama belgelerini hazırlamak,6.2. Kendisine bağlı harcama birimlerinin Sosyal güvenlik prim ödemeleri ile ilgili işlemleriniyaparak yasal süresi içerisinde SGK sistemine bildirilmesini sağlamak,6.3. Özlük işlemlerini yaptığı birimlerin icra işlemleri ile ilgili gerekli kesintilerin yapılarak icraMüdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,6.4. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının talimatı doğrultusunda görevi ile ilgilikonularda kurum içi veya kurum dışı kişilerle iletişim kurmak,6.5. Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısına düzenli olarakbilgi vermek., Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin talep ve sorunlarını hiyerarşik düzen içerisinde BaşkanYardımcısına iletmek ,6.6. Kendisine bağlı birimlerde sendika üyesi olan personelin gerekli giriş ve kesinti işlemleriniyapmak,6.7. Kurumumuzdan geçmiş dönemlerde ve ilgili mali yılda emekliye ayrılan personelin emekliikramiyelerini, makam, temsil ve görev tazminatlarını tahakkuk ettirmek ve emekli sandığınaaktarmak,6.8. İl Sağlık Müdürlüğünde yapılacak harcamaların ödeme emri belgelerini hazırlamak,6.9. Harcamalarla ilgili gerekli dosyaları tutmak,6.10. Her türlü ödemenin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak zamanında yapılmasını sağlamak,6.11. Tahakkuk evraklarını incelemek, hatalı ödeme yapılmaması konusunda dikkatli olmak,6.12. Personelin maaş ödemeleri ile ilgili istediği yazıları hazırlamak,6.13. Ödemelerle ilgili disket, cd, liste gibi belgeleri ilgili bankaya göndermek,6.14. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin takipedilerek kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek,6.15.Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini ve saklanmasını sağlamak,6.16.Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak,6.17.Her yıl yapılan Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlardoğrultusunda ödemeleri yürütmek,6.18.Amirlerin bilgisi olmadan ilgisiz kişilere bilgi ve belge verilmesini önlemek, 69

6.19. Bütçe çalışmalarına destek vermek,6.20. Personele ait bilgileri sürekli güncel tutarak Sosyal Güvenli Kurumu’na aktarmak,6.21. İl Sağlık Müdürlüğünün etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek6.22. İl Sağlık Müdürlüğü varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,6.23. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,6.24. Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,6.25. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,6.26. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:1-657 Devlet Memurları Kanunu Kapsamında Hazırlanması Gereken Tüm Belgeler2-6245 Sayılı Harcırah Kanunu Kapsamında Hazırlanması Gereken Tüm Belgeler3-5258 Sayılı Aile Hekimliği Kanunu Kapsamında Hazırlanması Gereken Tüm Belgeler 70

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Döner Sermaye ve Ek Ödeme Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : İl Sağlık Müdürü tarafından belirlenen amaç ilke ve talimatlara uygunolarak; personelin maaş ve özlük hakları, yolluklar, doğum ve cenaze giderleri, derece-kademeilerlemesi, SGK primleri, diğer ödemelere (ek ödeme, fazla nöbet ödemesi vb.) ilişkin faaliyetlerikoordine etmek, evrakları düzenlemek, yazışmaları yapmak.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. İl Sağlık Müdürlüğü kadrolarındaki döner sermaye bütçesinden ödeme yapılan tüm personelödemeleri, döner sermaye, ek ödeme, fazla nöbet ödemesi, stajyer maaşı vb. diğer ödemeişlemlerini, veri girişlerini yapmak ve takip ederek harcama belgelerini hazırlamak,6.2. Kendisine bağlı harcama birimlerinin Sosyal güvenlik prim ödemeleri ile ilgili işlemleriniyaparak yasal süresi içerisinde SGK sistemine bildirilmesini sağlamak,6.3. Özlük işlemlerini yaptığı birimlerin icra işlemleri ile ilgili gerekli kesintilerin yapılarak icraMüdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,6.4. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının talimatı doğrultusunda görevi ile ilgilikonularda kurum içi veya kurum dışı kişilerle iletişim kurmak,6.5. Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısına düzenli olarakbilgi vermek, Yürüttüğü faaliyetlere ilişkin talep ve sorunlarını hiyerarşik düzen içerisinde BaşkanYardımcısına iletmek ,6.6. Kendisine bağlı birimlerde sendika üyesi olan personelin gerekli giriş ve kesinti işlemleriniyapmak,6.7. İl Sağlık Müdürlüğünde yapılacak harcamaların ödeme emri belgelerini hazırlamak,6.8. Harcamalarla ilgili gerekli dosyaları tutmak,6.9. Her türlü ödemenin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak zamanında yapılmasını sağlamak,6.10. Tahakkuk evraklarını incelemek, hatalı ödeme yapılmaması konusunda dikkatli olmak,6.11. Personelin döner sermaye, ek ödemeleri, fazla nöbet, stajyer maaşı vb.diğer ödemeler ile ilgiliistediği yazıları hazırlamak,6.12. Ödemelerle ilgili disket, cd, liste gibi belgeleri ilgili bankaya göndermek,6.13. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin takipedilerek kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek,6.14. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini ve saklanmasını sağlamak,6.15. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak,6.16. Her yıl yapılan Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlardoğrultusunda ödemeleri yürütmek,6.17. Amirlerin bilgisi olmadan ilgisiz kişilere bilgi ve belge verilmesini önlemek,6.18. Bütçe çalışmalarına destek vermek,6.19. Personele ait bilgileri sürekli güncel tutarak Sosyal Güvenli Kurumu’na aktarmak,6.20. İl Sağlık Müdürlüğünün etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek 71

6.21. İl Sağlık Müdürlüğü varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,6.22. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,6.23. Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,6.24. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,6.25. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR:1-28.11.2014 tarihli 29189 sayılı Döner Sermaye Yönetmeliği gereği yapılan ödeme ile ilgiliişlemler2-657 Sayılı Kanunun Ek-33 Maddesi gereği icap nöbeti ödemesi ile ilgili işlemleri3-21.11.2016 tarih ve 1340 sayılı Strateji Geliştirme Başkanlığın yazısı gereği yapılan tayin bedeliödemesi ile ilgili işlemler 72

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı2.GÖREV ADI : Ayniyat Ambar Birimi3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı5.GÖREV AMACI : Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda taşınır malların kaydı, muhafazasıve kullanımı ile ilgili faaliyetleri yürütmek.6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Harcama biriminde edinilen taşınırlardan muayene ve kabul yapılanları cins ve niteliklerinegöre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyentaşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,6.2. Girişi yapılan malzemelerin demirbaş kaydını yapmak,6.3. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,6.4. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunmasıiçin gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,6.5. Ambarda çalınma ve olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcamayetkilisine bildirmek,6.6. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,6.7. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,6.8. Harcama birimlerince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins veniteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırlarısorumluğundaki ambarda muhafaza etmek,6.9. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılmayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunlarınkesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesine engel olmak,6.10. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleridüzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,6.11. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,6.12. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunmasıiçin gerekli gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,6.13. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcamayetkilisine bildirmek,6.14. Ambar sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stokseviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,6.15. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerlerde kontrol etmek, sayımlarınıyapmak ve yaptırmak,6.16. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak6.17. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,6.18. Sorumlu oldukları depolarda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydanagelebilecek kayıp ve zararları önleyici tedbirleri almak ve harcama yetkilisine bildirmek, 73

6.19. Sorumluğunda bulunan depoları devir teslim yapmadan görevinden ayrılmamak,6.20. Depoların temiz ve düzenli olmasını sağlamak,6.21. Birimlerin malzeme taleplerini depo mevcudu oranında karşılamak,6.22. Birimler ve çalışma odalarında bulunan demirbaşların kayıtlarını tutarak, demirbaş listesiniodalara asmak,6.23.Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanlarınkayıtlardan silinmesi, hurdaya ayrılan malzemenin imha edilmesi ya da gösterilen yere tutanaklateslim edilmesini sağlamak,6.24. Hibe yoluyla verilen malzemeleri kayıt altına almak,6.25. Giyim Yardımı Yönetmeliği’ne uygun olarak giyim istihkakı bulunan personelin listelerinihazırlamak ve kayıtlarını tutmak,6.26. Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesinhesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,6.27. İhtiyaç taleplerinin planlı ve bir takvime bağlı olarak verilmesini sağlamak,6.28. Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,6.29. Başkan Yardımcısının onayı olmadan kişilere malzeme, bilgi ve belge verilmesini önlemek,6.30. Birimi ile ilgili bilgilerin yedeklerini almak,6.31. Etik kurallar ve ahlaki değerlere bağlı yasa, yönetmelikler ve yazılı prosedürler çerçevesindeiş ve işlemleri yürütmek,6.32. Faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin mal ve hizmet alımlarında hazırlanacak belgelerin doğru,eksiksiz ve güvenilir olmasını sağlamak,6.33. Gerektiğinde diğer faaliyetlere idare tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcıolmak,6.34. Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,6.35. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işinkalitesini kontrol etmek,6.36. Sorumluluğunda bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniylemeydana gelen kayıp ve noksanlardan sorumludurlar,6.37. Sorumlu olduğu ambarları devir ve teslim etmeden görevden ayrılamazlar,6.38. Faaliyetlerin yürütülmesinde saydamlık, hesap verilebilirlik ve doğruluk ilkelerine bağlıolmak,6.39. Müdürünün yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları EBYS’de hazırlamakve takip etmek,6.40. Yazışmaları “Standart Dosya Planı” çerçevesinde yürütmek,6.41. Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,6.42. İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek.6.43. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmak,6.44. Yıl sonlarında arşivlenmesi gereken evrakları kaldırmak, süresi dolanları imha etmek ya dageri kazandırmak için güvenilir kuruluşlara teslim etmek,6.45. Çalışma odasında tehlikeli olabilecek ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kullanmamak,mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalıtutulmasını sağlamak,6.46. İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,6.47. İl Sağlık Müdürlüğü varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 74

6.48. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,6.49. Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,6.50. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,6.51. Hiyerarşik düzen içerisinde Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 1-Taşınır Mal Yönetmeliği Kapsamında Hazırlanması Gereken Tüm Belgeler 75

1.BİRİM: Personel ve Destek Hizmetleri2.GÖREV ADI : Bilgi İşlem3.AMİR VE ÜST AMİRLER : Başkan Yardımcısı –Başkan- İl Sağlık Müdürü4.GÖREV DEVRİ :5.GÖREV AMACI : Bilgi İşlem Hizmetlerinin Yürütülmesi6.TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR,YETKİLER :6.1. Sağlık alanında kullanılan bilişim sistemleri ve iletişim teknolojileri ile ilgili il düzeyindeuygulamaları belirlemek, koordinasyonunu sağlamak,2. Kullanılan tüm bilişim sistemleri ve iletişim teknolojilerinin Bakanlık standartlarınauygunluğunu denetlemek,3. İldeki mevcut ve/veya yeni kurulacak sistemlerin Bakanlık ve bağlı kuruluşlarınca işletilenprojelere entegrasyonunda rehberlik etmek, izlemek, denetlemek ve raporlamak,4. İl düzeyinde sağlık durumu ve sağlık hizmetlerine ilişkin veri ve bilgi akışını içeren her türdenbilgi sistemleri projelerini yapmak ve yaptırmak,5. Bakanlık tarafından kurulan sistemlere gönderilecek verilerin, zamanında, doğru ve eksiksizkaydedilmesi için gerekli, takip, denetim, bildirim ve uyarı işlemlerini yürütmek, veri gönderimsüreçlerinde yaşanan teknik problemleri Bakanlığa raporlamak,6. Bilgi güvenli politikalarını takip, kontrol ve koordine etmek, gerekli eğitimleri düzenlemek, bilgigüvenliği konularında denetleme yapmak,7. İlde çalışan tüm sağlık personelinin sağlık bilgi sistemleri ve iletişim teknolojileri alanındakibilgi ve tecrübelerini artırmaya yönelik eğitim faaliyetlerini organize etmek,8. Bakanlık ve bağlı kuruluşlarının bilgi ve iletişim teknolojileri alanında yayımladığı mevzuathükümlerinin yerine getirilmesini sağlamak ve denetlemek, denetim raporlarını Bakanlığagöndermek,9. Bakanlıkça bilişim projeleri hakkında verilecek görev, düzenlenecek eğitim, uzaktan eğitim,toplantı, telekonferans, seminer, çalıştay, sempozyum, kongre vb. etkinliklerde görev alacakpersonelin il bazında organizasyonunu sağlamak,10. E-İmza ve mobil imza tedarik, idame ve kullanım süreçlerini organize etmek,11. Görev alanına giren konulara ilişkin denetimlerde sağlık hizmetleri denetim şubesi/sağlıkhizmetleri denetim birimi ile koordineli çalışmak,12. Toplumun ve bireyin sağlığı ile ilgili bilgi, farkındalık ve kontrol yeteneklerini artırmak ve bukonuda sorumluluk almalarını ve karar süreçlerine katılımlarını teşvik etmek,13. Sağlığı doğrudan ve dolaylı olarak etkileyen faktörlerin ve sosyal belirleyicileriniyileştirilmesine yardım edecek düzenlemeler yaparak birey sağlığının korunması ve sağlıkdüzeyinin yükseltilmesine yönelik davranış değişikliği oluşturmak ve sürdürmek,14. Sağlığın teşviki ve geliştirilmesine yönelik bilimsel çalışmalar yapmak veya yaptırmak, eğitimkurumları ve basın yayın organları aracılığı ile toplumu bilgilendirmek, kampanyalar yapmak veyayaptırmak,15. Halk sağlığının korunması, geliştirilmesi, hastalık risklerinin azaltılması, önlenmesi, teşhis,tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetlerinin daha verimli kullanılabilmesi için uyarıcı,bilgilendirici ve eğitici mahiyette programlar hazırlamak veya hazırlatmak, 76

16. İl Müdürlüğünün bilgi edinme hizmetlerini yürütmek,17. Koruyucu, rehabilite edici hizmetler, teşhis ve tedavi metotlarının etkililiği, verimliliği, klinik,etik, sosyal, hukukî, organizasyonel ve ekonomik etkileri konularında değerlendirmeler yapmakveya yaptırmak, kanıta dayalı tıp uygulamaları ve klinik rehberlerin yaygınlaştırılması faaliyetleriniyürütmek,18. Sağlık hizmetlerinde kalite ve akreditasyon takibini yapmak ve kurallara uygun yürütülmesinisağlamak,19. Görev alanına giren konulara ilişkin denetimlerde sağlık hizmetleri denetim şubesi/sağlıkhizmetleri denetim birimi ile koordineli çalışmak,20. Sağlık hizmetlerinin Bakanlık politikaları ve düzenlemelerine, programlarına stratejik plan vehedeflerine uygunluğunu izlemek,21. Bakanlık ve bağlı kuruluşlarının il teşkilatlarınca sunulan sağlık hizmetlerinin etkinlik,verimlilik ve işlevselliğini izlemek,22. İl düzeyinde sağlık hizmeti sunan kurum ve kuruluşların sağlık hizmetlerinin sunumu izlemek,değerlendirmek, raporlamak ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını takip etmek,23. İlin sağlık düzeyinin yükseltilmesi ve sağlık hizmetlerinin geliştirilmesine yönelik ihtiyaçduyulan alanlarda araştırmalar yapmak veya yaptırmak,24. Sağlık hizmetlerinde kalite ve akreditasyon takibini yapmak ve kurallara uygun yürütülmesinisağlamak,25. İl Sağlık Müdürlüğü, Kamu Hastane Birliği ile Halk Sağlığı Müdürlüğü arasında ortak görev vehizmetler bakımından gerekli koordinasyonu sağlamak,26. İl Sağlık Müdürü tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.7.İLGİLİ DOKÜMANLAR: 1. Web Sitesi Yayın Formu 2. Bakım Onarım İstek Formu 3. Kimlik Paylaşım Sistemi ve Taahhütname Formu 77

TEKİRDAĞ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İMZA YETKİLERİ İÇ YÖNERGESİ I. BÖLÜM GENEL HÜKÜMLERI. AMAÇ Bu iç yönergenin amacı; 02/11/2011 tarihli ve 28103 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 663 sayılı “Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname”, Bakanlığımızın ilgili diğer mevzuatları ile 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu gereğince Tekirdağ İl Sağlık Müdürlüğü’ne verilen görevlerin yerine getirilmesinde, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak; alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme, politika belirleme ve önemli konularda daha sağlıklı karar almak için zaman kazandırmak, bürokratik işlemleri kısaltarak sunulan hizmetlerde sürat ve verimliliği arttırmaktır.II. KAPSAM Bu iç yönerge; 663 sayılı “Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname”, Bakanlığımızın ilgili mevzuatı ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu çerçevesinde, İl Sağlık Müdürlüğü makamı, İl Sağlık Müdürlüğü Başkanlıkları, Başkan Yardımcıları ,Şube Müdürü ve Uzman ile İl Ambulans Servisi Başhekimliğinin yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerdeki yetkilerini tam ve etkili olarak kullanmalarına ilişkin ilke ve usulleri kapsar.III. DAYANAK Bu iç yönerge; Tekirdağ Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi (……………..yürürlük tarihli)’nin XI. maddesi uyarınca çıkarılmıştır.IV. TANIMLAR: Bu iç yönergede yer alan;663 Sayılı KHK : Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde 78

Yönerge Kararnameyi, : Tekirdağ Valiliği İmza Yetkileri Yönergesini,İç Yönerge : Tekirdağ İl Sağlık Müdürlüğü İmza Yetkileri İç Yönergesini,Bakanlık : Sağlık Bakanlığını,Bakanlık Merkez Teşkilatı : 663 sayılı Kanun Hükmünde Kararname eki (I) sayılı cetvelde belirtilen Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatını,Başkanlıklar : Destek ve Personel Hizmetleri Başkanlığı , Sağlık,Hizmetleri Başkanlığı, Kamu Hastaneleri Başkanlığı, Halk Sağlığı Hizmetleri BaşkanlığıMüdürlük/İdare : İl Sağlık Müdürlüğünü, İfade eder.V. İMZAYA YETKİLİLER: Bu iç yönerge ile tespit edilen imzaya yetkili makamlar aşağıdadır: a) Sağlık Müdürü b) Başkan c) Başkan Yardımcısı d) Şube Müdürü ve Birim sorumlusu (Uzman)* e) İl Ambulans Servisi BaşhekimiVI. İLKE VE USULLER: Bu iç yönerge ile devredilen imza yetkisinin kullanılmasında aşağıdaki hususlara uyulacaktır. a) İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. 79

b) Mevzuatın bizzat belli bir makam tarafından imzalanmasını emrettiği yazı ve onaylarda yetki devri yapılamaz. c) İmza yetkisinin devrinde, İl Sağlık Müdürünün her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. d) Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi İl Sağlık Müdürünün onayı olmadıkça başkasına devredemez. e) İmza yetkisi verilenler, yetki alanlarına giren konularla ilgili İl Sağlık Müdürünün bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler. f) Yetki devri değişiklikleri Müdürlük Makamının kabulü ve Valilik Makamının onayı ile “İç Yönerge Değişikliği Onayı” ile yapılır. g) İl Sağlık Müdürü tarafından kendilerine yetki devredilen makamlar, imza yetkilerini kullanırken yazışmalarda “Sağlık Müdürü a.” ibaresini kullanırlar. h) İl Sağlık Müdürlüğü birimleri içinde yapılacak yazışmalarda kendilerine yetki devredilenler bizzat kendi yetkileriyle imza atacak, Müdürlük içi yazışmalarda “Sağlık Müdürü a.” ibaresi kullanılmayacaktır. i) İl Sağlık Müdürü adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak “Sağlık Müdürü a.” ibareli yazılar, yalnızca yetki devri yapılmış makamlar tarafından imzalanacaktır. İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevinin başında bulunmadığı durumlarda bu yetki vekili tarafından kullanılır. j) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen birim amirlerinin de parafı mutlaka bulunacaktır. k) Yazışmalarda karşılıklılık ilkesi esas olup, imza yetkisinin kullanımı sırasında makamların astlık-üstlük durumları gözetilecektir. l) Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapılacaktır.VII. SORUMLULUK a) Bu iç yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve iç yönerge hükümlerine uyulup uyulmadığını kontrolden ilgili Başkanlar sorumludurlar. b) Başkanlar, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ilgili ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar. c) Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan, görev ve yetkileri çerçevesinde müştereken ve müteselsilen sorumludurlar. d) İmza atmaya yetkili makamlar, izin, hastalık, görevlendirme vb. durumlarda görevlerinin başında olmayacakları dönemler için en kısa sürede yerine vekâlet edecek kişinin görevlendirilmesi için İdareye bildirimde bulunmaktan sorumludurlar.VIII. UYGULAMA ESASLARI 80

a) Vatandaşlarımız, Anayasa’nın 74. maddesi, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca kendileri ya da Sağlık Müdürlüğü ve bağlı kuruluşlar taşra teşkilatı ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında başvuru yapma hakkına sahiptirler. Bu nedenle vatandaşlarımızın tüm istek ve şikâyetlerine İl Sağlık Müdürlüğümüz tüm yapılanması ile açıktır. b) Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak vatandaşların bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenleyen 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve 3071 sayılı Dilekçe Kanunu’na göre yapılacak başvurular, Müdürlüğümüz Evrak Kayıt Birimi tarafından kabul edilecek ve konu incelenerek cevaplar İl Sağlık Müdürü veya ilgili Başkanın imzası ile verilecektir. c) İl Sağlık Müdürlüğü adına gelen bütün yazılar, ilgili Başkan tarafından görüldükten sonra, İl Sağlık Müdürünün görmesi gerekenler bizzat İl Sağlık Müdürüne takdim edilecek ve alınan talimata göre hareket edilecek, sonucundan Müdürlük makamına bilgi verilecektir. Diğer yazılar ilgili birimlere havale edilecektir. d) Yazılı ve görsel basında yer alan şikayet, yazı, açıklamalar, haber ve programlar, ilgili Başkan tarafından herhangi bir talimat beklenmeksizin doğrudan incelenecek ve sonucu en kısa zamanda değerlendirmesiyle birlikte İl Sağlık Müdürüne sunulacaktır. Sonrasında alınacak talimata göre işlem yapılacaktır. e) Basına bilgi verme Valinin yetkisinde olup, yetki vermesi halinde İl Sağlık Müdürü tarafından basına bilgi verilebilecektir. II.BÖLÜM YETKİ DEVRİNE ESAS İŞ VE İŞLEMLER İmza ve Onay YetkileriIX. İL SAĞLIK MÜDÜRÜ TARAFINDAN BİZZAT ONAYLANACAK YAZILAR a- Valinin takdir yetkisi dışında kalan Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinde görev yapan personel hakkındaki inceleme, disiplin soruşturması onayları ve ilgili yazışmaları, b- İl içi günü birlik taşıt ve personel görevlendirmeleri, c- Doktor raporuyla ambulans, güvenlik ve sağlık personeli eşliğinde sevki gerekli görülen hastaların sevkleriyle ilgili il içi ve il dışı ambulans ve personel görevlendirme onayları, d- Başkan, Başkan Yardımcısı , şube müdürleri ve uzman dışında kalan personelin mazeret izinleri, aylıksız izin onayları, yurt dışı izin onayları, hastalık ve refakat izni onayları, e- Mevzuatı gereğince Valilik Makamından alınmasını gerektirmeyen belirli bir işe, hizmete yönelik olarak alınan komisyon kurma onayları, f- İl Ambulans Servisi Başhekimliğine bağlı olarak hizmet veren Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonu sorumlularının belirlenmesine yönelik görevlendirme onayları, 81

g- Sağlık tedbiri içerikli onaylar, h- Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinde görev yapan her derece ve unvandaki personele hizmet sunumuna olumlu katkıları nedeniyle teşekkür belgesi verilmesi, i- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin onaylanması, j- İhtiyaç/stok fazlası ilaç, tıbbi sarf, demirbaş malzeme alımı protokollerinin onaylanması, k- Kayıttan düşme teklifi ve tutanağının onaylanması, l- Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesinin imzalanması/onaylanması, m- Muayenehane Uygunluk Belgesinin imzalanması/onaylanması, n- İşitme Cihazı Satış ve Uygulama Merkezi Açılış İzin Belgesinin imzalanması/onaylanması, o- Optisyenlik Müessesesi Ruhsatnamesinin imzalanması/onaylanması, p- Diyaliz Merkezi Ruhsatnamesinin imzalanması/onaylanması, q- Tıbbi Laboratuvar Çalışma Ruhsatnamesinin imzalanması/onaylanması, r- Transfüzyon Merkezi Ruhsatnamesinin imzalanması/onaylanması, s- Diş Hekimliği Muayenehane Ruhsatnamesinin imzalanması/onaylanması, t- İl İzleme Komisyonu kararlarının onaylanması, u- İl Koordinasyon Kurulu kararlarının onaylanması,X. İL SAĞLIK MÜDÜRÜ TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR a- İl Valisi, Vali Yardımcısı, Kaymakam imzasıyla gelen yazılara verilecek cevaplar ve bu makamlara yazılan görüş ve teklifleri içeren yazılar, b- Bakanlığımız merkez teşkilatı tarafından gönderilen ve Koordinatör sıfatıyla ildeki diğer taşra teşkilatına iletilmesi gereken her türlü yazılar, c- Bakanlığımız ve bağlı kuruluşlarının taşra yapılanmasında Koordinatör kurum olarak yürütülmesi gereken işlemlere ilişkin her türlü yazılar, d- İldeki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına ve il dışındaki kamu kurum ve kuruluşlarına yazılacak yazılar ile ilgili kurumların en üst makamı imzasından çıkmış yazılara karşılıklılık ilkesi gereği verilecek cevaplar, e- Müdürlük Makamına gelen “Şifreli”, “Gizli”, “Çok Gizli” işaretli yazılar ile İl Sağlık Müdürü adına gelen önemli yazılara verilen cevap yazıları, f- Birinci tekit yazıları ve verilen cevaplarla ilgili yazılar, g- Adli ve idari yargı tarafından (icra daireleri dâhil) Valilik aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazılar, h- Kurumlardan, mahkemelerden ve Savcılıktan bilgi, belge isteme ve gönderme yazıları, i- Kurumla ilgili savunmalar, mahkemelere verilen cevapların imzalanması, j- İstinabe yoluyla ifade alınması gereken durumlarda, istinabe yoluyla ifade talebi ve istinabe yoluyla ifade taleplerine cevap yazıları, k- Vali ve Vali Yardımcıları imza yetkisi dışında kalan Bakanlığımız merkez teşkilatına yazılan her türlü yazılar, l- Bakanlığımız ve bağlı birimlerinden gelen yazılara verilecek cevap yazıları, m- Acil Sağlık Koordinasyon Komisyonu (ASKOM) kararlarının ilgili birimlere dağıtımına yönelik yazılar, n- Belli bir konuda yeni bir direktifi içeren, yeni bir uygulamayı başlatan içerikteki yazılar, 82

XI. BAŞKANLARIN ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI YAZILAR a- Başkan ve Başkan yardımcısı dışında kalan personelin yıllık izin onayları ve bu onayların üst yazıları, b- Bir direktif ve görüş saptanmasını gerektirmeyen, doğrudan İl Sağlık Müdürü tarafından yürütülecek iş ve işlemler ile imzalanacak yazılar dışında kalan iş ve işlemlere ait yazışmalar, c- Bir takdir, bir direktif, bir görüş özelliği taşımayan, herhangi bir hak doğurmayan bir işlemin veya dosyanın tamamlanmasına yönelik olarak bilgi isteme, bilgi vermeye ilişkin yazılar, d- İl Sağlık Müdürünün onayından geçen, alt birimlere ve ilçelere gönderilecek onayların gönderilmesine ilişkin yazılar, e- İl içi ve il dışına atanan personelin özlük dosyasının gönderilmesi ve Müdürlüğümüz emrine atanan personelin özlük dosyalarının istenmesine ilişkin yazılar, f- Personel hizmet cetveli/görev belgelerinin onaylanması, g- Hususi Damgalı Pasaport Talep Formu’nun onaylanması, h- Valiliğimiz genel emirlerinin bağlı birimlere ve gerektiğinde Bakanlığımız bağlı kuruluşları taşra teşkilatına duyurulmasına ilişkin yazılar, i- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve 3071 sayılı Dilekçe Kanunu’na göre yapılacak başvurulara verilecek cevap yazıları, j- Yeni bir hak, görev ve yükümlülük doğurmayan bir direktifi veya icra talimatını kapsamayan İl Sağlık Müdürünün imzalaması gerekenler dışında kalan tıbbi ve teknik hususlara ait yazılar, k- Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin bildirilmesine ilişkin yazılar, l- Yanlış gelen bir yazının ilgili makamlara gönderilmesine ilişkin yazılar, m- İl Müdürlüğümüzün hizmet alanına giren taleplere ilişkin başvuru ve dilekleri kabul etmek, gereğini yerine getirmek ve sonucundan ilgiliye bilgi vermek mahiyetindeki yazılar, n- Karşılıklılık ilkesi gereği diğer Sağlık Müdürlüklerinden “Başkan” imzalı gelen yazılar, o- Sağlık meslek liseleri ve sağlık meslek yüksekokullarından mezun öğrencilerin diplomalarının onaylanması, p- Sağlık tedbiri alınmış ve gizlilik kararı alınmış yazıların il içindeki dağıtım yazıları q-XII. BAŞKAN YARDIMCILARININ ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI YAZILAR a-Şube müdürü ve uzman dışında kalan personellerin yıllık izin onayları ve bu onayların üst yazıları b-Başkanlıklar arası bilgilendirme ve cevabi yazışmalar 83

c-İl Sağlık müdürlüğüne bağlı kuruluşlara Başkanın imzalaması gerektirmeyecek izin alınan onay ve olur yazılarının dağıtım ve cevabi yazıları. d-Kademe ilerleme onayları e- Birimin görev alanı ile ilgili konularda üst makamlara planlama teklifinde bulunma içerikli yazışmalar, f- Birim içi bilgilendirme yazılarıXIII. ŞUBE MÜDÜRÜ VE BİRİM SORUMLUSU(UZMAN) ‘IN ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI YAZILAR a- Kademe ilerleme onayları(ilgili Başkan yard. veya şube müdürü) b- Birim içi bilgilendirme yazıları, c- Birimin görev alanı dâhilinde olan tüketim malzemeleri, hizmet alımı, demirbaş vb. isteklere dair yazışmalar, d- Birimin görev alanı ile ilgili konularda üst makamlara planlama teklifinde bulunma içerikli yazışmalar, e- Müdürlük içi birimlerin bilgi talebi içerikli yazılarına verilecek cevabi yazışmalar, f- İmzaya yetkili makamın imzasından çıkmış ve/veya işlem görmüş evrakları “Aslı Gibidir”, “Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır”, “Aslı İdare Tarafından Görülmüştür” vb. şeklinde imzalayarak onaylamak, (İmzadan çıkmış ve/veya işlem görmüş evraklar acele ve gerekli hallerde birim sorumlusu/şefi tarafından ve gerektiğinde yazıyı yazan personel tarafından da onaylanabilir.)XIV. İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMİNİN ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI YAZILAR a- Başhekimliğe bağlı Başhekimlik, İl Ambulans Servisi Komuta Kontrol Merkezi ve Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonlarında görevli personelin çalışma ve nöbet çizelgelerini planlayıp onaylamak, gerekli hallerde görevlendirme tekliflerinde bulunmak ve bu iş ve işlemlerin Müdürlüğe bildirimi ile ilgili yazışmaları imzalamak, b- Başhekimliğe bağlı Başhekimlik, İl Ambulans Servisi Komuta Kontrol Merkezi ve Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonlarında görevli personelin özlük haklarına ve disiplin işlemlerine yönelik yazışmaları imzalamak, c- Başhekimliğe bağlı İl Ambulans Servisi Komuta Kontrol Merkezi ve Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonlarında görevli personelin eğitim, malzeme, demirbaş, giyim vb. taleplerine ilişkin yazışmalarını imzalamak, d- Acil sağlık hizmetlerinin sunulduğu binaların bakım, onarım vb. ihtiyaçlarına ilişkin yazışmaları imzalamak, e- Acil sağlık hizmetlerine ilişkin eğitim planlamalarını Başhekimlik düzeyinde takip etmek ve eğitimlere ilişkin yazışmaları imzalamak, f- Yılda en az iki kez il genelindeki özel ve kamu kurum/kuruluşlarına ait acil sağlık araçları ile hasta nakil araçlarının denetimini yapmak, denetim raporlarını hazırlayarak bu denetimlere ilişkin hazırlanan formların Müdürlüğe sunulmasına ilişkin yazışmaları imzalamak, g- Özel Ambulans Servislerinin denetlenmesine ilişkin yazışmaları imzalamak, 84

h- Ambulans Uygunluk Belgelerinin düzenlenmesi ve iptal edilmesine yönelik yazışmaları imzalamak, III. BÖLÜM SON HÜKÜMLERXV.İMZA YETKİLERİ İÇ YÖNERGESİNDEKİ BOŞLUKLAR Bu iç yönergede tarif edilmeyen, düzenlenmeyen hususlarda emsali uygulamalar dikkate alınır. Tereddüt edilen durumlarda İl Sağlık Müdürünün talimatına göre hareket edilir.XVI. YÜRÜRLÜK Bu iç yönerge …………………..tarihinde yürürlüğe girer.XVII. YÜRÜTME Bu iç yönerge hükümlerini İl Sağlık Müdürü yürütür. 85

RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKİNDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsamMADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenlielektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kurallarıbelirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesinisağlamaktır.(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.DayanakMADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı HakkındaKanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncümaddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.TanımlarMADDE 3- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci,b) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerinegetirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğufonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya dagüvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıtaltına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,c) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından yürütülen ElektronikKamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)'nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışıteşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı altsistemi,ç) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya datoplanan her türlü bilgiyi,ç) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirkenoluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecekbelgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerinait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetiminielektronik ortamda sağlayan sistemi,d) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksalbağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecekkaydın elektronik ortamda alınmasını,f) Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veyadokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarım, 86

ğ) Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmzaKanununa uygun şekilde elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgilihizmetleri sağlayan idareler ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerini,g) Elektronik şifreleme sertifikası: Elektronik belgelerin şifrelenmesi amacıyla yetkili elektroniksertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilen elektronik sertifikayı,ı) Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşman veya saklanan kayıtları,i) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalar kapsamındaoluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususlarıtanımlayan ve Başbakanlığın uygun görüşü alınarak Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlananrehberi,j) Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri, k) Form: Biçimli belgeyi, 1) Format:Elektronik dosya türlerini,m) Günlük rapor (log): EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, göndermeve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ileişlemin gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları,n) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinintasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektroniksertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangibir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, o) İdare: Kamu kurum vekuruluşlarını,ö) İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullananyazılım veya donanım aracını,p) İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturmaamacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografık gizli anahtarlar gibi verileri,r) İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmakamacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,s) Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişimsağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamdayürüttükleri süreci,ş) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya almanbelgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göredosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflamaşemasını,t) Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,u) Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dahil, ek hariç kısmım, ü) Yetkili makam:Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahipgörevlileri,v) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veyakaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafındangüvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını, ifade eder. 87

İKİNCİ BÖLÜM Belge ÖzellikleriNüsha sayısıMADDE 4- (1) Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshasıhazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.Belgenin şekli özellikleriMADDE 5- (1) Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kağıda çıktı alınacak şekildehazırlanması esastır.(2) Belge ekleri farklı form. format veya ebatlarda hazırlanabilir.(3) Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü dekullanılabilir.Yazı tipi ve harf büyüklüğüMADDE 6- (1) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde \"Times New Roman\" veya \"Arial\" yazıtipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times Nevv Roman için 12 punto. Arialiçin 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişimbilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form. format veya ebatlardahazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.(2) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belgenin BölümleriYazı alanıMADDE 7- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşlukbırakılarak düzenlenir.(2) Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.BaşlıkMADDE 8- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra \"T.C.\" kısaltması, ikincisatıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçükharflerle ortalanarak yazılır. Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra \"T.C.\" kısaltması, ikincisatıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleribüyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçükharflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek 1).(3) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl İdaresiKanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir (Örnek 1).(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 1).(5) Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezi teşkilat ve taşra teşkilatıadlarına yer verilir (Örnek 1).(6) Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır.SayıMADDE 9- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. \"Sayı:\" sırasıyla; DETSİS'te belirtilenTürkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıtnumarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur (Örnek 2). 88

(2) \"Sayı:\" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanınınsolundan başlanarak yazılır (Örnek 2). Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrakbölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması halinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bubelgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarasıdikkate alınır.(3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına\"E.\" ibaresi konularak yazılır (Örnek: 69471265-902-E.4752). Bu belgelerde sayı bilgisine belgeüstverisinde veya belge üzerinde yer verilir.TarihMADDE 10- (1) Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir.(2) Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının ensağında yer alır (Örnek 2). Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih,metnin bitiminde yer alabilir.(3) Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarakdüzenlenir (Örnek: 01.09.2014, 04/09/2014). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ayve yıl araşma herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014).(4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belgeüstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde bulunan güvenli elektronik imzalarınuzun vadeli doğrulamaya imkan verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgasıbulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığızamanı gösteren zaman damgasmdaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.KonuMADDE 11- (1) \"Konu:\" yan başlığı, \"Sayı:\" yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgeninkonusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarakve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızm yazılır (Örnek 2). Konu bir satırı geçerseikinci satır \"Konu:\" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.MuhatapMADDE 12- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konununson satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfaortalanarak yazılır.(2) Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır.Muhatap idarenin adınm yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulmasıhalinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçükharflerle bir alt satıra yazılır. Başbakan yardımcısını muhatap belgelerde önce \"BAŞBAKANYARDIMCILIĞINA\" ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde \"Sayın\" ibaresinden sonrabaşbakan yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır(Örnek 3).(3) İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatapsatırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi,uzun olması halinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne\"Sayın\" kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı isebüyük harflerle yazılır (Örnek 4). 89

(4) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir(Örnek 5). Ancak, ilgili başbakan yardımcısının ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasımn gerekligörüldüğü durumlarda belge, söz konusu başbakan yardımcısı ya da bakanlık aracılığıylagönderilir.(5) İdare tarafından gerekli görüldüp hallerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne \"DAĞITIMYERLERİNE\" ibaresi yazılabilir (Örnek 14).İlgiMADDE 13- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.(2) \"İlgi\" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak veyazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 6).(3) \"Sayı\", \"Konu\" ve \"İlgi\" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta \":\" işareti aynı hizadayazılır (Örnek 6).(4) İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı \"İlgi\" yan başlığının ve sıralamayı gösterenharflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır (Örnek 6).(5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasınagöre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alaıı bütün küçük harfler, kendilerinden sonrakapama parantez işareti\")\" konularak kullanılır (Örnek 6).(6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancakilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye dahaönce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez (Örnek 6).(7) İlgide, \"... tarihli ve ... sayılı ...\" ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur (Örnek6).(8) İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü \".............. 'm ......... tarihlibaşvurusu.\" biçiminde yazılır (Örnek 6).MetinMADDE 14- (1) Metin, \"İlgi\" ile \"İmza\" arasındaki kısımdır.(2) İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcıarasında iki satır boşluk bulunur (Örnek 7).(3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır.Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.(4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satırboşluğu bırakılmaz (Örnek 7). İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ilesıralanabilir.(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilksayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 8).(6) Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılarrakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır vearaya nokta işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır(Örnek: 45,72).(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarakdil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancıkelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı 90

yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmi yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Budurumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dilleyazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da güvenli elektronik imzalı Türkçe karşılığı daoluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.(9) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra paranteziçinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)].(10) Metnin son bölümü:a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara \"Rica ederim.\", üst veaynı düzeydeki makamlara \"Arz ederim.\" ibaresiyle bitirilir.b) Üst, aym düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda \"Arz ve ricaederim.\" ibaresiyle bitirilir.c) Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda \"Saygılarımla.\", \"İyi dileklerimle.\" veya \"Bilgilerinizesunulur.\" ibareleriyle bitirilebilir.İmzaMADDE 15- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyiimzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağmaortalanarak yazılır (Örnek 8). İmza, ad ve soyadm üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıylaatılan imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamdayapılacak resmi yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ileimzalar.Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan,ad ve soyadm altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veyarütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya dakısaltılarak yazılabilir.Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veyayetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir.Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra,yetki devreden makamı gösteren \"Başbakan a.\", \"Bakan a\", \"Müsteşar a.\", \"Vali a.\", \"BelediyeBaşkam a.\" veya \"Rektör a.\" biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncüsatıra yazılır (Örnek 9). İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanıkullanılmaz.Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam\"Müsteşar V.\", \"Vali V.\", \"Belediye Başkanı V.\" veya \"Rektör V.\" biçiminde ikinci satıra yazılır(Örnek 9).Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı veimzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvansahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldansağa doğru sıralanır (Örnek 10).Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde belgenin son sayfası imzasahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi ya daimza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde sayfalar ayrıca en azbir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümününokunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır. 91

Üst yazıya ilişkin olarak idare tarafından hazırlanan ve yedinci fıkrada belirtilenler haricindekiekler, imza sahibi ya da imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır veyahutparaf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi halinde ekler ayrıcaidare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecekşekilde sayfada yer alır.(9) Fiziksel ortamda hazırlanan dağıtımlı belgelerde nüshalann her biri ilgili makam tarafındanimzalanabileceği gibi, imzalanan bir nüsha 26 ncı maddedeki usule göre çoğaltılarak damuhataplara gönderilebilir.EkMADDE 16- (1) Belgede ek olması halinde \"Ek:\" başlığı imza bölümünden sonra uygun satırboşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olmasıdurumunda \"Ek:\" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa\"Ek:\" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerinsayfa sayısı parantez içinde belirtilir (Örnek 11). Birden fazla ek olması durumunda eklerinüzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-l,EK-2).(2) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada \"EK LİSTESİ\" başlığı altındagösterilir ve üst yazıya eklenir (Örnek 12).(3) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda \"Ek konulmadı\" ya da \"Ek-....konulmadı\" ifadesi yazılır (Örnek 13).(4) Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veyaalınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilirveya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üstyazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.DağıtımMADDE 17- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yerverilir. \"Dağıtım:\" başlığı, ek varsa \"Ek:\" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonrauygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 13).(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar \"Gereği:\" kısmına, belgenin içeriğihakkında bilgi sahibi olması istenenler ise \"Bilgi:\" kısmına yazılır. \"Gereği:\" kısmı \"Dağıtım:\"başlığının altına, \"Bilgi:\" kısmı ise \"Gereği:\" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğruyazılır. \"Bilgi:\" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan \"Dağıtım:\" başlığının altına yazılır (Örnek13).(3) Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazıalanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada \"DAĞITIM LİSTESİ\" başlığı altında gösterilirve üst yazıya eklenir (Örnek 14).OlurMADDE 18- (1) Makam oluru alman belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınanmakam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır.(2) Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazıalanının ortasına büyük harflerle \"OLUR\" yazılır. \"OLUR\" ibaresinden sonra tarih ve imza içinuygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir altsatıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır (Örnek 15). 92

(3) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar \"Uygungörüşle arz ederim.\" ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imzabölümü ile \"OLUR\" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanınınsolunda yer alacak şekilde yazılır (Örnek 16,17).ParafMADDE 19- (1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesinisağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fizikselortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafıalınacak personelin güvenli elektronik imzasımn bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenlielektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi halinde ilgilinin parafı yerine elektronikonayı alınır. Bu onaylar EBYS'nin günlük raporlarında (log) kayıt altma alınır. Günlük raporlar,günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planlarıçerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerinsaklama süresinden daha kısa olamaz.KoordinasyonMADDE 20- (1) İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulanbelgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak\"Koordinasyon:\" yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları parafbölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek 19).İletişim bilgileriMADDE 21- (1) İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faksnumarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefonnumarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 20).Gizlilik dereceli belgelerMADDE 22- (1) Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi,alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanır.Süreli yazışmalarMADDE 23- (1) Süreli resmi yazışmalarda \"ACELE\" veya \"GÜNLÜDÜR\" ibaresine yer verilir.\"GÜNLÜDÜR\" ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içindebelirtilir.(2) \"ACELE\" ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle, \"GÜNLÜDÜR\" ibaresi taşıyan belgeyebelgede belirtilen süre içinde cevap verilir.(3) Süreli belgelerde \"ACELE\" veya \"GÜNLÜDÜR\" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesindekırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde \"ACELE\" veya\"GÜNLÜDÜR\" ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde\"ACELE\" veya \"GÜNLÜDÜR\" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 8).Sayfa numarasıMADDE 24- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişimbilgilerinin altında ve sayfamn ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecekşekilde belirtilir (Örnek 8).Üstveri elemanları . . 93

MADDE 25- (1) Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan belgeler ıçm ilgili mevzuattabelirtilen standartlara uygun üstveri elemanları kullanılır.(2) Birinci fıkra kapsamında hazırlanan elektronik belgelerin idareler arasında resmi yazışmakapsamında iletilmesi halinde e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan ustverı elemanlarıkullanılır. .(3) İlgili mevzuatta belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak ustverı elemanı kullanılabilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade EdilmesiBelgenin çoğaltılmasıMADDE 26- (1) Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnekçıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine \"ASLİ GİBİDİR\" ibaresi konulur ve idareceyetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretivle imzalanır. Buşekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaçduyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir.Çıktının uygun bir yerine \"BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR ibaresi konulur. Tarihve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerme yazdırılır(3) Bu Yönetmeliğin Üçüncü Bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesidurumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Hem belgeçıktısında hem de üstveri çıktısında tarih ve sayı bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyleilişkilendirilmesi sağlanır. Söz konusu iliklendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerineherhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme idarece yetkilendirilmişgörevli tarafından paraflanır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanıbelirtilmek suretiyle imzalanır.(4) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamdakaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkçaayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınmasıMADDE 27- (1) Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi,ihtiyaç duyulması halinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üstköşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması halinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsasüre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmaküzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 21).(2) Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesiesastır. Ancak bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ileimzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.(3) İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeyeait üstveriler kaydedilir. Gerekli görülmesi halinde güvenli elektronik imza ile gelenbelge çıktı alınarak da işleme konulur.(4) İdareler, fiziksel ortamda alman belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede en azÖrnek 22'de belirtilen unsurlara yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzünebasılır. 94

(5) Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının önveya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimlertarafından belirlenir.(6) \"KİŞİYE ÖZEL\" ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzerealınır. \"KİŞİYE ÖZEL\" ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptirve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz.(7) Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin: \"... arz ederim.\" şeklinde bitirilmemesi veya \"...rica ederim.\" ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engeldeğildir.Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıMADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplarailetilir. Güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge 26 ncımaddede düzenlenen usule göre çıktı alınarak gönderilir.(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler veya dokümanlar veri depolama araçlarıyla dailetilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.(3) İdareler arasında resmi yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması zorunludur. İdare, resmi yazışmakapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuşbelgeleri işleme koymakla yükümlüdür.(4) İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma TeknikRehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkınasahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumusebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadarbildirir.(5) Resmi yazışma kapsamında idare dışına gönderilen gizlilik derecesi taşımayan güvenlielektronik imza ile imzalanmış belgeler de gerekli hallerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronikbelgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır.Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.(6) e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde kendilerineşifreli belge iletilcbilmcsini isteyen idareler kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temineder. İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları DETSIS üzerinden paylaşılır.İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmi yazışmakapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde şifrelenmişbelgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifrelememekanizmaları kullanabilir.(7) İdare. e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine gönderilenresmi yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini açmaklabirlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberinde şifreleme mekanizması için tanımlananözellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığıgünü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar, kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayanbilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilenşifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde bulunmaması halinde, gönderilen şifreli belge 95

açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekildeoluşturulduğu kabul edilmiş sayılır.(8) Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili mevzuatlayetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, idarelerarasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarcayapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletimmekanizmasıyla da yapılabilir.(9) EBYS kurulmamış olan idarelere gönderilen güvenli elektronik imzalı belgelerin alınmasındasekizinci fıkra hükmü esas alınır. Bu belgeler, muhatap idare tarafından imza doğrulamasıyapıldıktan sonra 26 ncı maddede düzenlenen usule göre çıktısı alınarak işleme konulur. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son HükümlerBelgenin iade edilmesiMADDE 29- (1) idareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabıanlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda,gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgiverilir.(2) İdareye muhatabı olmadığı halde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamdabir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkintanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyasıelektronik ortamda muhafaza edilir.Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süreMADDE 30- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler,ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebinkendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş talepleriniise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir. Talebinulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiğizamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının Bey’se giriş kaydının yapıldığızamanı ifade eder.(2) İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla on beş işgününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.Tekit yazısıMADDE 31- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısıyazılabilir (Örnek 23).Uygun yazılmayan belgelerMADDE 32- (1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda,bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumundevam etmesi halinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.Düzenleme yetkisiMADDE 33- (1) İdareler resmi yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırıOlmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir. . 96

(2) Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye vegerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemeye Başbakanlık (idareyi Geliştirme Başkanlığı)yetkilidir.Yürürlükten kaldırılan mevzuat ve atıflarMADDE 34- (1) 18.10.2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğekonulan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikyürürlükten kaldırılmıştır.(2) Diğer mevzuatta mülga Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller HakkındaYönetmeliğe yapılan atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.Elektronik altyapının kurulmasıGEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten once kurulan EBYS'leridarelerce bir yıl içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilir. Bu Yönetmeliğinyürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS'ler bu Yönetmelik hükümlerine uyumluşekilde kurulur.(2) İdareler, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olarak güvenli elektronik imzalı belgeleringönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla 28 inci maddenin sekizinci ve dokuzuncufıkralarında belirtilen yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarım buYönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde alır.Sayı sisteminin uyumlaştırılmasıGEÇİCİ MADDE 2- (1) Bu Yönetmelikte belirtilen sayı sisteminin yanı sıra kendi sayısistemlerini de kullanan idareler gerekli uyumlaştırma çalışmalarını bu Yönetmeliğin yürürlüğegirdiği tarihten itibaren bir yıl içinde tamamlar.YürürlükMADDE 35- (1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe girer.YürütmeMADDE 36- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür. 97

ÖRNEK 1 BAŞLIK ÖRNEKLERİMerkez Teşkilat Örneği: T.C.Bağlı İdare Örneği: BAŞBAKANLIK Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü T.C. HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğüİlgili İdare Örneği: T.C. Hazine Müsteşarlığı Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü T.C. ETİ MADEN İŞLETMELRİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı T.C. ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığıİlişkili İdare Örneği: T.C. REKABET KURUMU Kararlar Dairesi BaşkanlığıYerinden Yönetim İdaresi Örneği: T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi BaşkanlığıTaşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği: T.C. ERZURUM VALİLİĞİ İl Gıda Tarım Ve Hayvancılık MüdürlüğüTaşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği: T.C. FATSA KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim MüdürlüğüBölge Teşkilatı İdaresi Örneği: T.C. KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4.Bölge MüdürlüğüDoğrudan Merkezi Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı İdaresi Örneği: T.C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI Diyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı 98

ÖRNEK 2 SAYI ÖRNEĞİ T.C. BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü 2 satır boşlukSayı : 69471265-902-00536/3678Konu: Personel AlımıTürkiye Cumhuriyeti Standart Dosya Belge Kayıt NumarasıDevlet Teşkilat Numarası Planı Kodu69471265 – 902 - 00536/3678 Birim Evrak Bölümü Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası Kayıt Numarası 99

ÖRNEK 3 MUHATAP ÖRNEKLERİİdare Biriminin Belirtilmemesi Durumu: BAŞKANLIĞINA ADALET BAKANLIĞINA BAŞBAKAN YARDIMCILINA (Sayın Adı SOYADI)İdare Biriminin Belirtilmesi Durumu: BAŞBAKANLIĞA (Dış İlişkiler Başkanlığı) İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) 100