หน่วยการที่ 1 โปรแกรมสำนักงานขั้นสูง

หน่วยการที่ 1 โปรแกรมชดุ สาํ นกั งาน วชิ า การใชโ้ ปรแกรมสานกั งานขนั้ สูง รหสั วชิ า..3240-2002 ปาตเี มาะ อูเมาะอาลี แผนกคอมพิวเตอรธ์ ุรกจิ

โปรแกรมชดุ สาํ นกั งาน ปั จ จุ บัน น้ี ซ อ ฟ ต์ แ ว ร์ ชุ ด ส ำ นั ก ง ำ น ต่ ำ ง ๆ เ ช่ น โ ป ร แ ก ร ม ส ร้ ำ ง เ อ ก ส ำ ร โ ป ร แ ก ร ม ต ำ ร ำ งค ำ น ว ณ แ ล ะ โ ป ร แ ก ร ม ส ร้ ำ ง ก ำ ร น ำ เ ส น อ ง ำ น เ ป็ น ต้น เ ป็ น ที่ นิ ย ม ใ ช้ง ำ น ท้ัง ใ น อ ง ค์ก ร บ ริ ษัทหน่ วยงำน และสถำบันกำรศึกษำ ต่ำงๆ สำหรั บตัวอย่ำงซอฟต์แวร์ สำนักงำน ได้แก่ ไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ และโอเพน ออฟฟิ ศดอทอ๊อก (ชุ ดโปรแกรมภำษำไทย คือ ปลำดำวออฟฟิ ศ และออฟฟิ ศทะเล) เป็นตน้โปรแกรมชุดสำนกั งำนประเภทฟรีแวร์ โปรแกรม Star Office Office เป็นโปรแกรมชุดสำนกั งำนที่บริษทั Sun Microsystems พฒั นำข้ึนมำ สำมำรถใช้งำนไดก้ บั ระบบปฎิบตั ิกำรที่หลำกหลำย เช่น Windows, Linux และ Solaris (TM) เป็นตน้ โปรแกรม StarOfficeสำมำรถใชง้ ำนไดห้ ลำยภำษำ เช่น ฝร่ังเศส, เยอรมนั , อิตำลี, สเปน,สวเี ดนฯลฯ โปรแกรมปลำดำวออฟฟิ ศ (Pladao Office) เป็นโปรแกรมชดุ สำนกั งำนภำษำไทยท่ีบริษทั ซนั ไมโครซิส เตม็ ส์(ประเทศไทย) และ ศนู ยเ์ ทคโนโลยอี ิเลก็ ทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชำติ(NECTEC) ไดร้ ่วมมือกนั ในโครงกำรพฒั นำโปรแกรมชุดน้ีข้ึน โดยพฒั นำต่อยอดมำจำกโปรแกรม Star Office ของบริษทั SunMicrosystems ซ่ึงเป็นโปรแกรมชุดสำนกั งำน Open Sourceโปรแกรมหลกั ในโปรแกรมปลำดำวออฟฟิ ศ (Pladao Office) ประกอบดว้ ย - Writer โปรแกรมประมวลผลคำ(Word Processor) - Calc โปรแกรมตำรำงคำนวณ (Spreadsheet) - Impress โปรแกรมนำเสนองำน (Presentation) - Draw โปรแกรมวำดภำพแบบเวกเตอร์ (Drawing) - Math โปรแกรมพมิ พส์ มกำรคณิตศำสตร์ (Equation)โปรแกรมชุดสำนักงำนประเภทมีลขิ สิทธ์ิ โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ เป็นโปรแกรมชุดสำนกั งำน ที่พฒั นำโดยบริษทั ไมโครซอฟตเ์ ป็นโปรแกรมท่ีครองส่วน ตลำดมำกที่สุดในขณะน้ีสำหรับชุดโปรแกรมน้ีเป็นชุดโปรแกรมท่ีมีกำรกำหนดค่ำลิขสิทิใิในกำรใชง้ ำน และไดม้ ีกำรพฒั นำต่อเนื่องหลำยเวอร์ชนั โดยในแต่ละเวอร์ชนั กม็ ีหลำยแพคเกจที่เหมำะสมกบั ขนำดองคก์ ร

โปรแกรมMicrosoft Office 2007 มีกำรปรับปรุงอินเทอร์เฟซสำหรับผใู้ ชข้ องMicrosoft Office จำกเวอร์ชน่ั ก่อน ทำให้โปรแกรม Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007,Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007 และOfficeAccess 2007 จะมีพ้ืนท่ีทำงำนท่ีคล่องตวั มำกข้ึนและไม่รกรุงรัง ลดส่ิงท่ีไม่จำ เป็น และช่วยให้ผใู้ ชส้ ำมำรถสร้ำงผลงำนท่ีตอ้ งกำรไดอ้ ยำ่ งรวดเร็วและง่ำยยงิ่ ข้ึน- เป้ ำหมำยในกำรออกแบบมีควำมสำคัญเพิ่มข้ึนสำหรับอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ใหม่ ก็คือกำรทำให้ผู้ใช้สำมำรถหำและใช้คุณลักษณะของโปรแกรมประยุกต์ได้อย่ำงสมบูรณ์แบบ ในโปรแกรมประยกุ ต์Microsoft Office รุ่นก่อนหนำ้ น้ี ผใู้ ชจ้ ะใชร้ ะบบเมนู แถบเครื่องมือ บำนหน้ำต่ำงงำน และกล่องโต้ตอบ เพ่ือ ทำงำนให้เสร็จลุ่ล่วง ระบบน้ีทำงำนได้ผลดี เมื่อโปรแกรมประยกุ ตม์ ีจำนวนคำสง่ั เพียงจำกดั- คุณลกั ษณะสำคญั1) Ribbonเมนูและแถบเคร่ืองมือ แบบเดิมถูกแทนท่ีดว้ ยริบบอน ซ่ึงเป็นอุปกรณ์ใหม่ท่ีจะนำเสนอคำสงั่ ที่จดั เรียงเป็นชุดของแท็บ แท็บบนริบบิอนจะแสดงคำสั่งที่เก่ียวขอ้ งมำกที่สุดกบั พ้ืนท่ีงำนแต่ละพน้ื ที่ ในโปรแกรมประยกุต์ เช่น ใน Office Word 2007 แทบ็ จะจดั กลุ่ มคำสงั่ ต่ำงๆ สำหรับกิจกรรม เช่น กำรแทรกวตั ถุเช่น รูปภำพและตำรำง กำรทำเคำ้ โครงหนำ้ กำรทำงำนกบั ขอ้ มูลอำ้ งอิง กำรส่งจดหมำย และกำรตรวจทำนเอกสำร แทบ็ หนำ้ แรกนำเสนอกำรเขำ้ ถึงคำสง่ั ท่ี ใชบ้ ่อยที่สุดไดโ้ ดยง่ำยใน Office Excel 2007 มีชุดของแทบ็ ที่คลำ้ ยกนั สำหรับกำรใชง้ ำนกระดำษคำนวณรวมถึงแทบ็ สำหรับกำรทำงำนกบั สูตร กำรจดั กำรขอ้ มลู และกำรตรวจทำน แทบ็ เหล่ำน้ีทำใหส้ ำมำรถเขำ้ ถึงคณุ ลกั ษณะโปรแกรมประยกุ ตไ์ ดง้ ่ำยข้ึน เนื่องจำกมีกำรจดั ระเบียบคำสงั่ ในวิิ ีที สอดคลอ้ งโดยตรงกบั งำนท่ีบุคคลจะทำในโปรแกรมประยกุ ตด์ งั กล่ำว

2) ป่ มุ OfficeUI ใหม่รวมควำมสำมำรถต่ำงๆ ของระบบMicrosoft Office ไวใ้ นจุดป้ อนขอ้ มูลเดียวในUI นนั่ คือ ป่ มุ Microsoft Office ลกั ษณะเช่นน้ีมีขอ้ ดีท่ีสำคญั สองขอ้ คือ ขอ้ แรกช่วยผใู้ ชใ้ นกำรคน้ หำคุณลกั ษณะที่มีคุณคำ่ ดงั กล่ำว ขอ้ สอง ทำใหส้ ถำนกำรณ์จำลองกำรสร้ำงเอกสำรท่ีสำคญั ง่ำยข้ึน3) แทบ็ บริบทคำสั่งบำงกล่มุ จะมีประโยชน์เฉพำะเม่ือกำลงั แกไ้ ขวตั ถุบำงชนิด อยเู่ ท่ำน้นั ตวั อยำ่ งเช่นคำสั่งสำหรับกำรแกไ้ ขแผนภูมิ จะไมม่ ีประโยชน์ จนกวำ่ จะมีแผนภูมิ ปรำกฏในกระดำษคำนวณและผใู้ ช้ กำลงั ปรับเปลี่ยนแผนภูมิในอยู่ ในOffice Excel 2007 กำรคลิกท่ี แผนภูมิ จะทำให้แทบ็ บริบทปรำกฏข้ึนพร้อมกบั คำสั่งท่ีใชใ้ นกำรแกไ้ ขแผนภูมิ แท็บบริบทจะปรำกฏเฉพำะเมื่อจำเป็ นและทำให้สำมำรถคน้ หำและใชค้ ำสงั่ ที่ตอ้ งกำรไดโ้ ดยสะดวก แกลเลอรีคือหวั ใจของโปรแกรมประยกุ ตท์ ่ี ออกแบบใหม่ แกลเลอรี่ช่วยใหผ้ ู้ ใชไ้ ดร้ ับชุดของผลลพั ิท์ ี่ชดั เจนซ่ึงสำมำรถเลือกไดเ้ มื่อทำงำนกบั เอกสำร กระดำษคำนวณ งำนนำเสนอ หรือฐำนขอ้ มลูAccess

กำรแสดงตัวอย่ำงแบบทันทีเป็ นเทคโนโลยีใหม่ท่ีจะแสดงผลลัพิ์ของกำรใช้กำรแก้ไขหรือกำรเปล่ียนแปลงกำรจดั รูปแบบ ขณะที่ผใู้ ชย้ ำ้ ยตวั ช้ี ไปเหนือผลลพั ิท์ ี่นำเสนออยใู่ นแกลเลอรีควำมหมำยของกำรประมวลผลคำกำร ประมวลผลคำ(Word Processing) เป็นกำรนำคำหลำยๆ คำมำเรียงกนั ใหใ้ นรูปแบบที่กำหนด สำมำรถกำหนดไดว้ ำ่ จะใหม้ ีกี่ตวั อกั ษรต่อหน่ึงบรรทดั หรือหนำ้ ละก่ีบรรทดั ก้นั ระยะหนำ้ ระยะหลงั เท่ำใด และสำมำรถแกไ้ ขเพิ่มเติมไดอ้ ยำ่ งสะดวกจนกวำ่ จะพอใจแลว้ จึงสงั่ พมิ พเ์ อกสำรน้นั ๆ ออกมำกชี่ ดุ กไ็ ด้ โดยทุกชุดท่ีออกมำจำกเครื่องพมิ พจ์ ะเหมือนกนั ทุกประกำรเสมือนกบั กำรถ่ำยเอกสำรหรือกำรทำสำเนำ (copy)โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสงั่ ท่ีทำใหเ้ รำสำมำรถทำงำนกบัเอกสำรและสงั่ งำนตำ่ งๆน้ีได้ มีช่อื เรยี กวำ่ โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word processor)หรือโปรแกรมประมวลผลคำดงั น้นั สำมำรถกล่ำวไดว้ ำ่ กำรประมวลผลคำ(word rocessing)หมำยถึง กำรพิมพเ์ อกสำรโดยใชโ้ ปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อวำ่ เวริ ์ดโพรเซสเซอร์ (wordprocessor) ท่ีควำมสำมำรถในกำรสร้ำง แกไ้ ข เพิ่มเติม คดั ลอก จดั รูปแบบเอกสำร ตลอดจนกำรเกบ็ บนั ทึกเอกสำรน้นั ลงในส่ือ บนั ทึกขอ้ มลู ต่ำงๆ เพื่อสำมำรถเรียกใชง้ ำนในภำยหลงั ได้ ซ่ึงกำรกระทำดงั กล่ำวจะตอ้ งใชเ้ คร่ืองคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลกั ในกำรทำงำน