SME BANK

IMR652 MANAGEMENT OF BUSINESS RECORD SME BANK SMALL MEDIUM ENTERPRISE DEVELOPMENT BANK MALAYSIA BERHAD

TABLE OF CONTENT 1 . 0 I N T R O D U C T I O N T O T H E P R O J E C T .         2 . 0 T Y P E S O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S .         3 . 0 C R E A T I O N / C A P T U R E O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S .   4 . 0 C L A S S I F I C A T I O N O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S .   5 . 0 S T O R A G E F O R T H E B U S I N E S S R E C O R D S .   6 . 0 S E A R C H A N D R E T R I E V A L F O R T H E B U S I N E S S R E C O R D S .               7 . 0 P R E S E R V A T I O N O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S . 8 . 0 A P P R A I S A L O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S . 9 . 0 D I S P O S A L O F T H E B U S I N E S S R E C O R D S .       1 0 . 0 C O N C L U S I O N . 1 1 . 0 R E C O M M E N D A T I O N S . 1 2 . 0 R E F E R E N C E S 1 3 . 0 A P P E N D I C E S    

1.0 INTRODUCTION SME BANK TO THE PROJECT W e a r e s e m e s t e r f i v e ( 5 ) s t u d e n t s f r o m B a c h e l o r o f I n f o r m a t i o n S c i e n c e ( H o n s ) I n f o r m a t i o n S y s t e m s M a n a g e m e n t . I n t h i s s e m e s t e r , w e a r e r e q u i r e d t o t a k e I M R 6 5 2 s u b j e c t , w h i c h g i v e n t i t l e , M a n a g e m e n t o f B u s i n e s s R e c o r d . I n o r d e r t o c o m p l e t e a n d f u l f i l t h e r e q u i r e m e n t f o r t h i s c o u r s e , w e n e e d t o m a k e a c a s e s t u d y p r o j e c t a n d m a k e a r e s e a r c h i n t e r m o f t h e m a n a g e m e n t o f r e c o r d a t a o n e s e l e c t e d c o m p a n y . A f t e r m a k e a d i s c u s s i o n w i t h g r o u p m e m b e r , w e c h o o s e S m a l l M e d i u m E n t e r p r i s e D e v e l o p m e n t B a n k M a l a y s i a B e r h a d ( S M E B a n k ) a t K o t a B h a r u , K e l a n t a n a s o u r m a i n c o m p a n y t o m a k e a r e s e a r c h . B e f o r e w e m a k e a n i n t e r v i e w t h e r e , w e n e e d t o a s k f o r t h e i r p e r m i s s i o n w h e t h e r t h i s k i n d o f r e s e a r c h a r e a l l o w e d i n t h a t c o m p a n y . O u r f i r s t s t e p t o a p p r o a c h t h e m i s b y t e l e p h o n e c a l l a n d f o l l o w e d b y s e n t r e s e a r c h l e t t e r , q u e s t i o n n a i r e f o r t h e i n t e r v i e w s e s s i o n t h r o u g h f a x . A f t e r g e t a n i m p r o v e m e n t z b y S M E B a n k , w e a r e a l l o w e d t o c o m e a n d m a k e a r e s e a r c h a n d a l s o i n t e r v i e w s e s s i o n . S t a f f i n c h a r g e d t o a n s w e r o u r q u e s t i o n i s P u a n S i t i F a r z i a n ( P n Z i z i ) a s a c u s t o m e r c a r e p e r s o n n e l i n S M E B a n k . T h i s i n t e r v i e w h e l d o n 2 1 s t M a y 2 0 1 8 a n d p e o p l e w h o i n v o l v e d i n t h i s i n t e r v i e w a r e N u r S y a f i q a S o f f i y a , M u h a m m a d F i r d a u s , M u h a m m a d S y a f i q , M u h a m m a d I r f a n a n d M u h a m m a d H a z i q F i k r i .

1.1 INTRODUCTION SME BANK TO THE COMPANY S M E B a n k w a s e s t a b l i s h e d i n 2 0 0 5 a s a D e v e l o p m e n t F i n a n c i a l I n s t i t u t i o n ( D F I ) a n d c o m m e n c e d i t s o p e r a t i o n o n 3 O c t o b e r 2 0 0 5 . W h o l l y o w n e d b y M i n i s t r y o f F i n a n c e ( M O F ) , S M E B a n k i s f u l l y c o m m i t t e d i n p r o v i d i n g SME BANK LOGO f i n a n c i n g a s w e l l a s b e y o n d M i s s i o n f i n a n c i n g a s s i s t a n c e a n d T o d e v e l o p S M E s t o b e t h e n a t i o n ’ s e x p e r t i s e t o s m a l l a n d m e d i u m e n g i n e o f g r o w t h , i n l i n e w i t h t h e s c a l e e n t e r p r i s e s . T h e B a n k p l a y s G o v e r n m e n t ’ s e c o n o m i c a g e n d a . a n i m p o r t a n t r o l e i n s u p p o r t i n g t h e M a l a y s i a n G o v e r n m e n t ’ s V i s i o n e c o n o m i c a n d d e v e l o p m e n t A f u l l - f l e d g e d s p e c i a l i z e d f i n a n c i a l i n i t i a t i v e s s u c h a s t h e N a t i o n a l i n s t i t u t i o n ; a n i n t e r n a t i o n a l K e y E c o n o m i c A r e a s ( N K E A s ) b e n c h m a r k f o r n u r t u r i n g S M E ( 2 0 1 0 - 2 0 2 0 ) a n d t h e F i n a n c i a l e x c e l l e n c e . S e c t o r B l u e p r i n t ( 2 0 1 1 - 2 0 2 0 ) . M o v i n g f o r w a r d , t h e B a n k a i m s C o r e V a l u e s t o s t r e n g t h e n i t s p o s i t i o n a s t h e i . P a s s i o n p r e f e r r e d f i n a n c i a l p a r t n e r f o r • P a s s i o n i n a l l a c t i o n s d e r i v e t h e S M E s . T h e B a n k i s f u l f i l m e n t w h i l e e n s u r i n g s u c c e s s . s u p e r v i s e d b y M i n i s t r y o f i i . C o m m i t m e n t I n t e r n a t i o n a l T r a d e a n d I n d u s t r y • C o m m i t m e n t t u r n s a p r o m i s e i n t o ( M I T I ) a n d r e g u l a t e d b y B a n k r e a l i t y . N e g a r a M a l a y s i a . i i i . T r u s t • F a i t h i s m e a n i n g l e s s w i t h o u t u p h o l d i n g t r u s t & i n t e g r i t y

2.0 TYPE OF SME BANK BUSINESS RECORD I n a n o r g a n i z a t i o n , t h e r e i s a m u s t t o h a v e r e c o r d s . R e c o r d s c a n b e d e f i n e d a s a d o c u m e n t r e g a r d l e s s o f f o r m o r m e d i u m c r e a t e d , r e c e i v e d , m a i n t a i n e d a n d u s e d b y a n o r g a n i z a t i o n i n t h e t r a n s a c t i o n o f b u s i n e s s o f w h i c h i t p r o v i d e s e v i d e n c e . S M E k e e p r e c o r d s f o r t h e i r d a i l y b u s i n e s s t r a n s a c t i o n o r p r o c e s s . E x i s t e n c e o f r e c o r d s a l s o w i l l m a k e t h e i r d a i l y o p e r a t i o n b e c o m e s m o o t h a n d e f f e c t i v e . I n S M E B a n k , t h e r e a r e t w o ( 2 ) p h a s e s o f r e c o r d w h i c h a r e C u r r e n t R e c o r d a n d S e m i C u r r e n t R e c o r d . I n t h i s s e c t i o n , w e w i l l s h o w t h e c u r r e n t a n d s e m i c u r r e n t r e c o r d t h a t a v a i l a b l e i n t h i s a g e n c y . . 2 . 1 C u r r e n t R e c o r d s TAB 1 TAB 2 A r e c o r d t h a t f r e q u e n t l y b e u s e d f o r TAB 3 c o n d u c t o f t h e b u s i n e s s t r a n s a c t i o n i n d a i l y o p e r a t i o n s . I t a l s o c a l l e d a s a c t i v e r e c o r d s . T h e s e r e c o r d s w i l l b e T h e s e c o n d t y p e o f c u r r e n t p l a c e d i n t h e r e g i s t r y . r e c o r d s i s a r e c o r d u n d e r t h e T h e f i r s t c u r r e n t r e c o r d t h a t l e g i s l a t i o n . T h i s r e c o r d e x i s t s a v a i l a b l e i n t h i s a g e n c y i s C l i e n t w h e n s o m e o f t h e c o m p a n y a r e P o r t f o l i o . C l i e n t r e e f e r t o t h e u n a b l e t o p a y t h e l o a n o n r e q u i r e d c o m p a n y t h a t m a k e s a l o a n a t S M E d a t e o r u n a b l e t o p a y t h e s p e c i f i c B a n k a n d t h e l o a n w i l l b e u s e d f o r a m o u n t w i t h i n t h e t i m e g i v e n b y c l i e n t b u s i n e s s a c t i v i t y . C l i e n t S M E B a n k . T h i s k i n d o f r e c o r d P o r t f o l i o s t o r e d i n f o r m a t i o n s u c h a s a l s o c a l l e d r e c o r d u n d e r c o m p a n y n a m e , o w n e r n a m e , d a t e o f j u d g m e n t . I t m e a n s S M E B a n k i n l o a n a n d e t c . T h e c o m p a n y t h a t t h e p r o c e s s o f t a k i n g l a w a c t i o n r e c e n t l y m a d e a l o a n a n d t h e i r a n d w i l l s u m m o n e d c l i e n t t h a t d i d i n f o r m a t i o n i s s t o r e d u n d e r o n e f i l e n o t p a y t h e l o a n w i t h i n t h e a r e c h a r a c t e r i z e d a s a c u r r e n t r e c o r d . s p e c i f i c t i m e .

TYPE OF SME BANK BUSINESS RECORD     2 . 2 S e m i C u r r e n t R e c o r d s   2 . 3 E x a m p l e o f R e c o r d s A r e c o r d t h a t i s i n f r e q u e n t l y u s e d i n   2 . 3 . 1 C l i e n t D a t a / P o r t f o l i o t h e c o n d u c t o f b u s i n e s s t r a n s a c t i o n . B a n k s w i l l h a v e t o t a k e a n I t a l s o c a l l e d a s s e m i - a c t i v e r e c o r d s . i n v e n t o r y o f a l l c l i e n t s ’ p e r s o n a l U s u a l l y s t o r e d f o r f u t u r e r e f e r e n c e d a t a t h a t t h e y h o l d a n d e n s u r e w i t h i n a s p e c i f i c t i m e b e f o r e p r i v a c y a n d a c c e s s r i g h t s f o r a p p r a i s a l e v a l u a t i o n t a k i n g p l a c e . c l i e n t s . C l i e n t ’ s a p p l i c a t i o n a l s o w i l l I f t h e c u r r e n t r e c o r d s t o r e d c l i e n t b e k e p t u n d e r c l i e n t d a t a . C l i e n t p o r t f o l i o t h a t d i d n o t y e t c o m p l e t e d a t a i n c l u d e n a m e o f t h e c l i e n t , d a t e t h e p a y m e n t , f o r s e m i - c u r r e n t o f b i r t h , p l a c e o f b i r t h a n d o t h e r r e c o r d , i t s t o r e d c l i e n t p o r t f o l i o t h a t d a t a t h a t r e l a t e t o t h e c l i e n t . T h i s a l r e a d y s u c c e s s f u l c o m p l e t e t h e d a t a w i l l b e u s e d f o r b u s i n e s s p a y m e n t a t S M E B a n k . T h e r e c o r d o p e r a t i o n a n d a l s o k e e p i n g f o r c a n n o t b e d e s t r o y e d b e c a u s e S M E f u t u r e r e f e r e n c e . B a n k f o l l o w s r e c o r d m a n a g e m e n t 2 . 3 . 2 F i n a n c i n g R e p o r t s t a n d a r d i n w h i c h t h e y n e e d t o k e e p F i n a n c i a l r e p o r t i s a f o r m a l r e c o r d t h e p o r t f o l i o a t l e a s t s e v e n ( 7 ) b e f o r e o f t h e f i n a n c i a l a c t i v i t i e s a n d i s s u i n g t h e r e c o r d f o r a p p r a i s a l p o s i t i o n o f a b u s i n e s s , p e r s o n , o r e v a l u a t i o n . A t t h e S M E B a n k , s e m i - o t h e r e n t i t y , a l s o c a l l f i n a n c i a l c u r r e n t r e c o r d a l s o s t o r e d a t s t a t e m e n t s . F i n a n c i a l r e p o r t e x i s t i n R e g i s t r y r o o m b u t i t w i l l b e p l a c e d S M E B a n k b e c a u s e p r o v i d e o n t h e s h e l v e a t t h e b a c k , i t i s m e a n i n f o r m a t i o n a b o u t t h e f i n a n c i a l s e m i - c u r r e n t r e c o r d a r e n o t s t o r e d p o s i t i o n , p e r f o r m a n c e a n d c h a n g e s a t m a i n s h e l v e b u t i t s t o r e d a t i n f i n a n c i a l p o s i t i o n o f a n a n o t h e r s h e l v e i n t h e r e g i s t r y r o o m . e n t e r p r i s e t h a t i s u s e f u l t o a w i d e r a n g e o f u s e r s i n m a k i n g e c o n o m i c d e c i s i o n s . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n t h a t e x i s t i n t h i s r e p o r t i s :

TYPE OF SME BANK BUSINESS RECORD F i n a n c i a l r e p o r t i s a f o r m a l r e c o r d o f t h e f i n a n c i a l a c t i v i t i e s a n d p o s i t i o n o f a b u s i n e s s , p e r s o n , o r o t h e r e n t i t y , a l s o c a l l f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . F i n a n c i a l r e p o r t e x i s t i n S M E B a n k b e c a u s e p r o v i d e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e f i n a n c i a l p o s i t i o n , p e r f o r m a n c e a n d c h a n g e s i n f i n a n c i a l p o s i t i o n o f a n e n t e r p r i s e t h a t i s u s e f u l t o a w i d e r a n g e o f u s e r s i n m a k i n g e c o n o m i c d e c i s i o n s . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n t h a t e x i s t i n t h i s r e p o r t i s :   B a n k S t a t e m e n t . A c c o u n t M a n a g e m e n t . B a l a n c e S h e e t . A s u m m a r y o f f i n a n c i a l A c c o u n t m a n a g e m e n t A s u m m a r y o f t h e t r a n s a c t i o n s w h i c h h a v e i s a c l i e n t - f a c i n g , p o s t - f i n a n c i a l b a l a n c e s . o c c u r r e d o v e r a g i v e n s a l e r o l e . A c c o u n t A s s e t s , l i a b i l i t i e s a n d p e r i o d o n a b a n k m a n a g e m e n t a l s o a o w n e r s h i p e q u i t y a r e a c c o u n t h e l d b y a p e r i o d i c s t a t e m e n t s l i s t e d a s o f a s p e c i f i c p e r s o n o r b u s i n e s s w i t h w h i c h s h o w f i n a n c i a l d a t e , s u c h a s t h e e n d o f a f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n . p o s i t i o n o f a f i r m a t a i t s f i n a n c i a l y e a r . A T y p i c a l l y p r i n t e d o n g i v e n t i m e , o r o v e r a b a l a n c e s h e e t i s o f t e n o n e o r s e v e r a l p i e c e s o f s t a t e d p e r i o d , r e s u l t i n g d e s c r i b e d a s a p a p e r a n d e i t h e r m a i l e d f r o m i t s b u s i n e s s \" s n a p s h o t o f p e r s o n a l d i r e c t l y t o t h e a c c o u n t t r a n s a c t i o n s a n d f i n a n c i a l c o n d i t i o n \" h o l d e r o r k e p t a t t h e o p e r a t i o n s . f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n s .    

TYPE OF SME BANK BUSINESS RECORD 2 . 3 . 4 C e n t r a l C r e d i t R e f e r e n c e I n f o r m a t i o n S y s t e m ( C C R I S ) A d o c u m e n t t h a t c o n t a i n a s y s t e m c r e a t e d b y B a n k N e g a r a M a l a y s i a ( B N M ) w h i c h s y n t h e s i s e s c r e d i t i n f o r m a t i o n a b o u t a b o r r o w e r o r p o t e n t i a l 2 . 3 . 3 C a s h F l o w b o r r o w e r s i n t o s t a n d a r d i s e d c r e d i t r e p o r t s . S t a t e m e n t . C C R I S i s a p r o m i n e n t s o u r c e u s e d b y f i n a n c i a l p r e s e n t s t h e m o v e m e n t i n s t i t u t i o n s t o h e l p t h e m e s t a b l i s h a v i e w o f t h e i n c a s h a n d b a n k c r e d i t h i s t o r y o f p o t e n t i a l o r c u r r e n t b o r r o w e r s b a l a n c e s o v e r a p e r i o d . a n d d e t e r m i n e t h e i r c r e d i t w o r t h i n e s s b e f o r e T h e m o v e m e n t i n c a s h o f f e r i n g t h e m c r e d i t . f l o w s i s c l a s s i f i e d i n t o t h e f o l l o w i n g s e g m e n t s , C r e d i t T i p O f f S e r v i c e s ( C T O S ) w h i c h a r e o p e r a t i n g C T O S c o n t a i n i n f o r m a t i o n a b o u t I n d i v i d u a l s a c t i v i t i e s , r e p r e s e n t s t h e a n d C o m p a n i e s f r o m v a r i o u s s o u r c e s f o u n d i n c a s h f l o w f r o m p r i m a r y t h e p u b l i c d o m a i n . T h e i n f o r m a t i o n i s a c t i v i t i e s o f a b u s i n e s s . f o r m a t t e d i n t o a d o c u m e n t t y p e a n d e l e c t r o n i c N e x t , f i n a n c i n g a c t i v i t i e s d a t a b a s e w h i c h p r o v i d e s f o r a n e a s y , q u i c k r e p r e s e n t s c a s h f l o w a n d e f f i c i e n t c h e c k i n g p r o c e s s f o r l o a n g e n e r a t e d o r s p e n t o n a p p l i c a t i o n s , t r a d e a n d b u s i n e s s c r e d i t s a n d r a i s i n g a n d r e p a y i n g f o r d e c i s i o n m a k i n g b y c r e d i t g r a n t o r s a n d s h a r e c a p i t a l a n d d e b t l e n d e r s . C T O S i s l i k e a n e l e c t r o n i c l i b r a r y o f t o g e t h e r w i t h t h e h i s t o r i c a l i n f o r m a t i o n c a p t u r e d f r o m p u b l i c l y p a y m e n t s o f i n t e r e s t a n d a v a i l a b l e s o u r c e s a n d a r c h i v e a s s u c h . d i v i d e n d s .    

3.0 CREATION OR SME BANK CAPTURE OF THE BUSINESS RECORDS C r e a t i o n a n d c a p t u r i n g r e c o r d s i s p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g t h a t r e c o r d s s h o u l d m a k e a n d k e e p s . T h i s i n c l u d e s b o t h r e c o r d s c r e a t e d a n d r e c e i v e s b y t h e o r g a n i z a t i o n s u c h a s b a n k s t a t e m e n t a n d c l i e n t d a t a . I t i n v o l v e d e c i d i n g o n w h i c h d o c u m e n t s a r e c a p t u r e s w h i c h i n t u r n i m p l i e s d e c i s i o n s a b o u t w h o m a y h a v e a c c e s s t o t h o s e d o c u m e n t s a n d g e n e r a l l y h o w l o n g t h e y a r e t o b e r e t a i n e d . I n S M E B a n k , t h e p r o c e s s c r e a t i o n a n d c a p t u r i n g o c c u r w h e n t h e c l i e n t s t a r t f i l l t h e f o r m a n d s e n t t h e c o m p l e t e f o r m t o t h e S M E B a n k . A f t e r s t a f f s i n S M E B a n k g e t t h e c o m p l e t e f o r m t h e y n e e d c r e a t e t h e r e c o r d s i m m e d i a t e l y a t t h a t t i m e . B a s i c a l l y , f o r c l i e n t r e c o r d s , S M E B a n k s s c a n a n d p u t t h e r e c o r d s t o t h e i r s y s t e m t h a t c a l l F i n a n c i a l O p e r a t i o n S y s t e m ( F O S ) . F i n a n c i a l O p e r a t i o n s y s t e m i s s y s t e m t h a t u s e s t o m a n a g e a l l r e c o r d s i n t h e i r o r g a n i z a t i o n . F o r t h e p h y s i c a l r e c o r d s o r h a r d c o p y r e c o r d s , t h e y s t o r e t h e r e c o r d s a t r e c o r d s r o o m . I n t h i s o r g a n i z a t i o n , t h e y j u s t h a v e o n l y o n e r e c o r d s r o o m a n d t h e r e c o r d s r o o m a r e l o c a t e a t t h e t h i r d l e v e l a t t h e i r o r g a n i z a t i o n . I n r e c o r d s r o o m t h e y s t o r e a l l t y p e s o f r e c o r d s a n d s e p a r a t e d t h e r e c o r d s a c c o r d i n g t h e i r c a t e g o r y i n d i f f e r e n t r a c k .

3.0 CREATION OR SME BANK CAPTURE OF THE BUSINESS RECORDS B a s e d o n t h e i n f o r m a t i o n w e g e t f r o m M a d a m S i t i F a r z i a n t y p e s o f b u s i n e s s r e c o r d s t h e y c r e a t e i n S M E B a n k s u c h a s d a t a c l i e n t , b a n k s t a t e m e n t , f i n a n c i a l l o a n , S S M   ( S u r u h a n j a y a S y a r i k a t M a l a y s i a ) , C C R I S S a n d C T O S r e c o r d s . A s w e a l l k n o w C C R I S S i s C e n t r a l C r e d i t R e f e r e n c e I n f o r m a t i o n S y s t e m ( C C R I S ) i s a s y s t e m c r e a t e d b y B a n k N e g a r a M a l a y s i a ( B N M ) w h i c h s y n t h e s i s e s c r e d i t i n f o r m a t i o n a b o u t a b o r r o w e r o r p o t e n t i a l b o r r o w e r s i n t o s t a n d a r d i s e d c r e d i t r e p o r t s . C T O S i s a p r i v a t e c o m p a n y , w h i c h p r o v i d e s c r e d i t r e p o r t i n g a n d i s a l s o w i d e l y u s e d b y f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n s t o d e t e r m i n e a n a p p l i c a n t ' s c r e d i t w o r t h i n e s s a s i d e f r o m u s i n g C C R I S I n S M E B a n k h a v e s o m e d o c u m e n t s n o t r e q u i r e d t o f o r m a l c a p t u r e a s r e c o r d s a r e t h o s e t h e y d o n o t w h i c h i s c o m m i t a n o r g a n i z a t i o n o r i n d i v i d u a l t o a n a c t i o n , a n d d o c u m e n t a n y o b l i g a t i o n o r r e s p o n s i b i l i t y . A s w e a l l k n o w , i n S M E B a n k h a v e t h r e e d e p a r t m e n t s , w h i c h i s r e l a t i o n s h i p m a n a g e m e n t , m a r k e t i n g a n d f i n a n c e a n d i n t e r v e n t i o n d e p a r t m e n t . T h e e n t i r e d e p a r t m e n t t h e y h a v e t h e i r o w n r e c o r d s a n d t h e p r o c e s s o f c r e a t e , c a p t u r i n g t h e r e c o r d s i s s a m e , a n d t h e y n e e d s t o r e t h e r e c o r d s a t F O S . JURIS ORGINATION SOFTWARE  

4.0 CLASSIFICATION SME BANK OF BUSINESS RECORDS T h e c l a s s i f i c a t i o n s y s t e m t h a t i s r e l a t e d t o b u s i n e s s f u n c t i o n s m a y p r o v i d e a s y s t e m a t i c f r a m e w o r k f o r r e c o r d s m a n a g e m e n t . T h e c l a s s i f i c a t i o n s y s t e m s p r o v i d e a n e x p r e s s i o n o f t h e f u n c t i o n a n d a c t i v i t i e s o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h e y a r e n o t a l w a y s s p e c i f y i n g e v e r y k n o w n v a r i a b l e b u t t h e y c a n i n d i c a t e a p p r o p r i a t e g r o u p i n g s . T h e s y s t e m d e r i v e s f r o m t h e i r o r g a n i z a t i o n t e r m i n o l o g y f r o m t h e b u s i n e s s f u n c t i o n s a n d a c t i v i t i e s . S M E B a n k i s a c t u a l l y c l a s s i f i e d t h e i r f i l e s u s i n g t h e c a t e g o r y l i k e m i c r o , s m a l l o r m e d i u m b e c a u s e t h e S M E i t s e l f s t a n d f o r s m a l l , m e d i u m e n t e r p r i s e b a n k . F o r , t h e a r r a n g e m e n t o f f i l e s i n f i l i n g r o o m t h e S M E B a n k u s i n g t h e a l p h a b e t i c a l f o r t h e n a m e o f t h e s u b j e c t . T h e a l p h a b e t i c a l i s u s i n g t h e f i r s t l e t t e r o f t h e n a m e i s t a k e n i n t o a c c o u n t f o r c l a s s i f i c a t i o n . I t i s s t r i c t l y a d h e r e d t o t h e m a n n e r i n s u c h a w a y t h a t a d i c t i o n a r y i s p r i n t e d . O n t h i s b a s i s , t h e l e t t e r s a n d f o l d e r s c o n t a i n i n g l e t t e r s f r o m v a r i o u s c o m m u n i c a t i o n s a r e a r r a n g e d a c c o r d i n g t o t h e f i r s t l e t t e r o f t h e n a m e w i t h w h i c h c o m m u n i c a t i o n b e g i n s . I f m o r e t h a n o n e c o m m u n i c a t i o n b e g i n s w i t h t h e s a m e n a m e , t h e a r r a n g e m e n t t a k e s i n t o a c c o u n t t h e s u b s e q u e n t l e t t e r s a l s o . M o r e o v e r , f o r t h e S M E s e t u p i n o r d e r t o c l a s s i f y t h e r e c o r d s w e r e f o l l o w i n g b a s e d o n t h e C r e d i t O p e r a t i o n G u i d e l i n e ( C O G ) b e c a u s e i t i s c o m p l e t e a n d g i v e t h e a l l n e e d e d g u i d e l i n e f o r m a n a g i n g t h e r e c o r d s . T h e S M E B a n k n e e d t o f o l l o w t h e g u i d e l i n e b e c a u s e i t i s s t a n d a r d i s e d f o r a l l S M E B a n k a n d n o o t h e r g u i d e l i n e i s n e e d e d . S o , t h e S M E B a n k g o t i t f r o m t h e h e a d q u a r t e r s i n o f S M E B a n k i n K u a l a L u m p u r .    

5.0 STORAGE OF SME BANK BUSINESS RECORDS A l l o f t h e r e c o r d s w i l l b e k e p t i n S M E B a n k c o n s i d e r e d a l l o f t h e t h e f i l i n g r o o m t h a t l o c a t e d i n t h e r e c o r d s n o m a t t e r c o m e s f r o m c l i e n t s s e c o n d f l o o r . S M E B a n k o n l y h a v e o r f r o m i n t e r n a l a s a l l c o n f i d e n t i a l , o n e r o o m t h a t k e p t a l l o f t h e s o S M E B a n k r e a l l y p r o t e c t a n d r e c o r d s t o g e t h e r . T h e f i l i n g r o o m i s p r e s e r v e a l l o f t h e r e c o r d s w e l l i n t h e q u i t e b i g a n d a b l e t o a c c o m m o d a t e f i l i n g r o o m . M o r e o v e r , t h e l e v e l a n d m a n y r e c o r d s p o s s i b l e . E v e n t h e r e a c c e s s r e c u r i t y f o r f i l i n g r o o m s a r e a r e s o m a n y r e c o r d s i n S M E b a n k r e a l l y r i s t i r c t e d , m e a n s t h a t o n l y s u c h a s c l i e n t d a t a , b a n k s t a t e m e n t a u t h o r i e d a n d d e d i c a t e d s t a f f s c a n o r b a l a n c e s h e e t , a l l o f t h e r e c o r d s e n t e r i n t o t h e f i l i n g r o o m . F o r w i l l b e p l a c e d t o g e t h e r i n o n e i n s t a n c e , i n S M E B a n k , E n . p l a c e , h o w e v e r i t w i l l b e a r r a n g e M o h a m a d i s t h e p e r s o n w h o i s f u l l y s e p a r a t e l y i n s h e l v e s a c c o r d i n g t o i n c h a r g e i n c o n t r o l l i n g a n d f u n c t i o n . I n a d d i t i o n , a c o n f i d e n t i a l m o n i t o r i n g t h e f i l i n g r o o m . E n r e c o r d s s u c h a s f i n a n c i a l M o h a m a d w i l l b e t a k i n g c a r e o f t h e s t a t e m e n t s a l s o w i l l p l a c e d i n t h e k e y s o f t h a t f i l i n g r o o m e v e r y t i m e . I f s a m e f i l i n g r o o m . W h i c h m e a n t h a t t h e o t h e r s t a f f s w a n t t o a c c e s s i n t o S M E B a n k d o n o t h a v e a n y s p e c i a l t h e f i l i n g r o o m , t h e y h a v e m u s t g r a n t r o o m t o k e e p t h e r e c o r d s w h i c h a r e t h e p e r m i s s i o n f r o m E n M o h a m a d c o n f i d e n t i a l b e c a u s e S M E B a n k t h e n i f E n M o h a m a d w i l l g i v e t h e a c k n o w l e d g e t h e f i l i n g r o o m w h i c h k e y s o f t h e f i l i n g r o o m , b u t s t i l l t h e y h a v e n o w i s a c o n f i d e n t i a l u n d e r h i s s u p e r v i s i o n . B u i f E n r o o m . W h i c h m e a n t h a t t h e f i l i n g M o h a m a d i s o n l e a v e , h e w i l l g i v e t h e r o o m i s s t r i c t l y c o n f i d e n t i a l a n d k e y s o f t h e f i l i n g r o o m t o t h e p r o h i b i t e d . d e d i c a t e d s t a f f w h i c h i s E n . W a n I r m i .        

5.0 STORAGE OF SME BANK BUSINESS RECORDS T h e f i l i n g r o o m w i l l b e l o c k e d 2 4 h o u r s a n d t h e e n t r a n c e o f t h e f i l i n g r o o m a r e h i g h l y r e s t r i c t e d . I n a d d i t i o n , M r s Z i z i e i n d i c a t e d t h a t a l l o f t h e r e c o r d s k e p t i n t h e f i l i n g r o o m c a n n o t b e b r i n g o u t s i d e o f t h e f i l i n g r o o m . I f t h e s t a f f s n e e d t o r e f e r t o t h e r e c o r d s , t h e y n e e d t o f i r s t a s k E n M o h a m a d o e r m i s i o n , b r i n g h i m t o t h e f i l i n g r o o m a n d r e f e r t h e r e c o r d s o n l y i n t h e f i l i n g r o o m . B r i n g t h e r e c o r d s o u t s i d e o f t h e f i l i n g r o o m a r e c o n s i d e r e d w r o n g . H o w e v e r , i f t h e s t a f f s n e e d t o m a k e t h e c o p i e s o f t h e r e c o r d s , t h e y s t i l l n e e d t o a s k f o r E n . M o h a m a d p e r m i s s i o n . I n t h e f i l i n g r o o m , a l l o f t h e r e c o r d s a r r a n g e d o n s h e l v e s a n d a r e a r r a n g e d i n z i g z a g m e t h o d s f r o m t o p t o b o t t o m . B e s i d e s t h a t , a s f o r t h e s t o r a g e f o r e l e c t r o n i c r e c o r d s , S M E B a n k d o h a v e s s y t e m t o k e e p a l l o f t h e e l e c t r o n i c r e c o r d s w h i c h c a l l e d F i n a n c i a l O p e r a t i n g S y s t e m ( F O S ) . A s f o r t h e b a c k u p s t o r a g e , S M E B a n k w i l l k e e p t h e h a r d c o p y i n t h e f i l i n g r o o m , a s f o r t h e b a c k u p , t h e r e c o r d s w i l l b e s c a n a n d u p l o a d i n t o t h e e l e c t r o n i c s y s t e m w h i c h i s F O S . B e f o r e t h e s t a f f s o f S M E b a n k u p l o a d t h e r e c o r d s i n t o t h e s y s t e m , t h e y w i l l f i r s t m a k e a b a c k u p i n t h e p u b l i c f o l d e r i n t h e m a i n c o m p u t e r i n t h e o f f i c e . S o , a l l o f t h e r e c o r d s w i l l b e k e p t i n t h e p u b l i c f o l d e r a s a b a c k u p a n d t h e h a r d c o p y o f t h e r e c o r d s w i l l b e k e p t i n t h e f i l i n g r o o m . A l t h o u g h a l l o f t h e r e c o r d s w i l l b e s c a n a n d k e e p i n i n t o t h e s y s t e m , S M E B a n k s t i l l k e p t t h e h a r d c o p y o f r e c o r d s a n d , t h e S M E s t a f f s c a n n o t d e s t r o y t h e h a r d c o p y b e c a u s e t h e r e c o r d s a r e v i t a l r e c o r d s a n d v e r y i m p o r t a n t f o r t h e o r g a n i z a t i o n t o c a r r y t h e i r d a i l y a c i t i v i t i e s . M o r e o v e r , o n c e t h e r e c o r d s a r e u p l o a d e d i n t o t h e s y s t e m , t h e s t a f f i n H Q w h i c h i s s o f t w a r e d o c u m e n a t a t i o n o f f i c e r w i l l p r o v i d e t h e b a c k u p a n d c o p i e s f o r t h a t r e c o r d s . I f s o m e t h i n g h a p p e n e d f o r i n s t a n c e t h e r e c o r d s i s l o s t t h e n t h e y c a n d i r e c t l y a s k f o r t h e r e c o r d s f r o m H Q w i t h p e r m i s s i o n .

5.0 STORAGE OF SME BANK BUSINESS RECORDS Basically, if the staffs are not be able to go into the filing room or maybe the connection to access into the FOS system is lost, so the staffs can refer or search for the records that they need by using the public folder. But still, not all of the records that available in filing room are also available in the public folder. In addition, Puan Zizie said, if the want to fully access for the full records, they need to log into the system or sit in the filing room. AN EXAMPLE OF FILING CLASSIFICATION

6.0 SEARCH AND SME BANK RETRIEVAL FOR THE BUSINESS RECORDS F o r t h e s e a r c h i n g a n d r e t r i e v i n g t h e b u s i n e s s r e c o r d i n t h e f i l i n g r o o m , S M E B a n k d o e s n o t h a v e a n y o n l i n e s y s t e m f o r s e a r c h a n d r e t r i e v a l p u r p o s e s . S M E B a n k o n l y u s e d a m a n u a l s y s t e m i n o r d e r t o s e a r c h a n d r e t r i e v e t h e r e c o r d s i n t h e f i l i n g r o o m . A c c o r d i n g t o M a d a m Z i z i e , s h e m e n t i o n e d t h a t e v e n t h o u g h t h e p r o c e s s o f s e a r c h i n g a n d r e t r i e v a l o n l y c a r r y b y u s i n g m a n u a l m e t h o d s , h o w e v e r , i t w a s e a s y t o c o n d u c t a n d t h e r e c o r d s i n t h e f i l i n g r o o m a r e r e a l l y e a s y t o f i n d b e c a u s e t h e b u s i n e s s r e c o r d s w e r e a r r a n g e d s y s t e m a t i c a l l y i n t h e f i l i n g r o o m a c c o r d i n g t o a l p h a b e t f r o m A t o Z a n d i t c a n j u s t e a s i l y b e f o u n d i n t i m e . S o f a r , e v e n t h o u g h S M E B a n k j u s t u s e a m a n u a l r e t r i e v a l s y s t e m , n o n e o f t h e p r o b l e m s a r e f a c e d b y t h e S M E B a n k i n o r d e r t o r e t r i e v e a n d s e a r c h f o r t h e r e c o r d s . H o w e v e r , f o r t h e o n l i n e s y s t e m w h i c h i s F i n a n c i a l O p e r a t i n g S y s t e m ( F O S ) , t h e b u s i n e s s r e c o r d s t h a t a r e k e p t i n o n l i n e c a n b e s e a r c h e d a n d r e t r i e v e d b y u s i n g s p e c i f i c k e y w o r d s . B e c a u s e t h e F O S s y s t e m c o m e s f r o m t h e h e a d q u a r t e r s i n K u a l a L u m p u r t h e n t h e I T d e p a r t m e n t o f H Q w i l l f u l l y r e s p o n s i b l e f o r m a n a g i n g t h e s y s t e m a n d t h e I T t e a m w i l l b e s t a n d b y 2 4 h o u r s r e g a r d l e s s p u b l i c h o l i d a y i n o r d e r t o m a k e s u r e t h e s y s t e m i s i n g o o d c o n d i t i o n a n d a b l e t o f u n c t i o n w e l l .    

7.0 PRESERVATION SME BANK OF THE BUSINESS RECORDS P r e s e r v a t i o n r e f e r s t o t h e T h e S M E B a n k u s i n g b o t h o f s y s t e m i m p l e m e n t a t i o n o f s t r a t e g i e s w h i c h e l e c t r o n i c a n d p h y s i c a l r e c o r d t o t h a t e n h a n c e a n d p r o l o n g t h e m a i n t a i n t h e a l l r e c o r d s o f t h e i r u s e a b l e l i f e o f r e c o r d s . T h e s e o r g a n i z a t i o n . T h e f i n a n c i a l l o a n f o r m g u i d e l i n e s o v e r w h e l m i n g l y r e f e r i s c r e a t e d w h e n t h e c l i e n t w a n t t o d o a t o r e c o r d s , a s r e s p o n s i b i l i t y f o r l o a n f r o m t h e S M E B a n k . S o t h e f o r m t h e c a r e o f r e c o r d s . S t a n d a r d s w i l l b e s t o r e d i n t h e f i l i n g r o o m a n d a r e n e c e s s a r y t o e n s u r e t h a t a l s o a c o n v e r s i o n i n v o l v e s m i g r a t i o n o f f r a g i l e r e c o r d s m a i n t a i n t h e t y p e o f r e c o r d i n t o d i g i t a l m a t e r i a l . i n t e g r i t y a n d a u t h e n t i c i t y o f t h e T h e d o c u m e n t b e i n g s c a n n e d a n d t h e r e c o r d s o v e r t i m e a n d c o n t i n u e b a c k u p c o p i e s i n e l e c t r o n i c m e d i u m . t o b e a c c e s s i b l e f o r a s l o n g a s F o r t h e e l e c t r o n i c r e c o r d s i t i s s t o r e d t h e y a r e r e q u i r e d . P r e s e r v a t i o n i n f i n a n c i a l o p e r a t i o n s y s t e m o r k n o w n s t r a t e g i e s c a n i n c l u d e c o p y i n g , a s F O S . T o p r e s e r v e t h e r e c o r d t h e c o n v e r s i o n a n d m i g r a t i o n o f a d m i n i s t r a t i o n n e e d t o u p d a t e t h e r e c o r d s . s y s t e m r e g u l a r l y b y t h e I T d e p a r t m e n t .         T h e e q u i p m e n t n e e d e d i n o r d e r t o p r e s e r v e t h e r e c o r d s f r o m d a m a g e i s t h a t f o r t h e f i l i n g r o o m t h e y h a v e p e s t c o n t r o l o n c e a m o n t h . T h e r o o m a l s o f i t w i t h a i r c o n d i t i o n e r t o c o n t r o l t h e t e m p e r a t u r e o f r o o m f r o m b e i n g t o o h o t o r c o l d . T h e c l e a n i n g w e r e d o e s b y e v e r y w e e k t o k e e p t h e c l e a n l i n e s s o f t h a t r o o m . F o r , t h e f i r e p r e v e n t i o n t h e r o o m a l s o e q u i p w i t h t h e f i r e e x t i n g u i s h e r i f a n y t h i n g h a p p e n s . A l l t h e p h y s i c a l     f a c t o r s , b i o l o g i c a l f a c t o r s , c h e m i c a l f a c t o r s a n d a l s o h u m a n f a c t o r s h a v e b e e n t a k e n c a r e a s s t a t e d b e f o r e . T h e m a n a g i n g o f r e c o r d s i s a c r u c i a l t h i n g a n d t h e S M E B a n k h a d f o l l o w e d t h e g u i d e l i n e s a n d p r a c t i c e s t h e g u i d e l i n e s w i t h o u t a n y c o m p r o m i s e s .

7.0 PRESERVATION SME BANK OF THE BUSINESS RECORDS O t h e r t h a n t h a t , f o r t h e e l e c t r o n i c r e c o r d s t h a t u s i n g t h e s y s t e m F O S w e r e p r o t e c t e d b y t h e a n t i v i r u s t o p r e v e n t a n y h a c k e r s g e t i n t o t h e d a t a b a s e o r r e c o r d s b e e n c o r r u p t e d . T h i s i s t o e n s u r e t h e c o n t i n u i t y o f t h e r e c o r d s i n e l e c t r o n i c f o r m w i t h o u t a f f e c t e d i t a u t h e n t i c . T h e s y s t e m w a s m o n i t o r e d b y t h e I T d e p a r t m e n t s o t h a t t h e s t a f f c a n u s e t h e s y s t e m e f f e c t i v e l y . T h e s t a f f a l s o d o i n g s c a n t h e r e c o r d s a n d c o n v e r t i t i n t o d i g i t a l b e c a u s e t h e r e a r e s o m e o f t h e f o r m i s s t i l l i n p h y s i c a l f o r m w h e r e t h e c l i e n t n e e d t o f i l l i n b e f o r e a n y p r o c e s s o f t r a n s a c t i o n o c c u r . T h e n , t h e c l i e n t d o c u m e n t s c o n v e r t t o d i g i t a l f o r m a f t e r t h e p r o c e s s i s d o n e . T h e h a r d c o p y w i l l b e k e p t i n f i l i n g r o o m w h i l e t h e d i g i t a l w i l l b e k e p t i n s y s t e m . B o t h o f t h e r e c o r d s i s i m p o r t a n t t o b e s a f e k e e p i n t h e AN EXAMPLE OF STORAGE, o r g a n i z a t i o n . CLEANING SERVICES AND FIRE     EXTINGUISHER

8.0 APPRAISAL OF SME BANK BUSINESS RECORDS A n a p p r a i s a l i s a p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g t h e v a l u e o f r e c o r d s f o r f u r t h e r u s e , f o r w h a t e v e r p u r p o s e , a n d t h e l e n g t h o f t i m e f o r w h i c h t h a t v a l u e w i l l c o n t i n u e .   A l s o k n o w n a s e v a l u a t i o n , r e v i e w o r s e l e c t i o n . A l l r e c o r d s t r a n s f e r r e d i n t o t h e r e c o r d s c e n t e r m u s t b e t r a n s f e r r e d o u t o f i t a t t h e a p p r o p r i a t e d a t e . I n t h i s s e c t i o n , w e w i l l d i s c u s s w h a t k i n d o f m e t h o d t h a t u s e d i n S M E B a n k i n t e r m o f d e t e r m i n i n g t h e v a l u e b e f o r e t h e r e c o r d e i t h e r d e s t r o y e d o r t o b e k e p t f o r a c e r t a i n p e r i o d . D u r i n g o u r i n t e r v i e w e d s e s s i o n , o u r i n t e r v i e w e e m e n t i o n e d t h a t S M E B a n k u s e d I S 0 1 5 4 8 9 g u i d e l i n e i n d o i n g a p p r a i s a l p r o c e s s . I n S M E B a n k , t h e p e r s o n i n c h a r g e o f d o i n g a p p r a i s a l p r o c e s s w i t h i n t h e b r a n c h i s S i r M o h a m a d . A l l t h e r e c o r d s i n S M E B a n k w i l l b e r e t a i n e d 7 y e a r s a f t e r b e e n i s s u e d b y t h e a g e n c y . A f t e r 7 y e a r s , S i r M o h a m a d w i l l n o t i f y a n d s t a r t m a k i n g a n a p p r a i s a l p r o c e s s . A s w e w e r e t o l d b y P n Z i z i , s h e m e n t i o n e d t h a t a p p r a i s a l p r o c e s s i s q u i t e c o m p l i c a t e d a n d n e e d t o f o l l o w t h e g u i d e l i n e ( I S 0 1 5 4 8 9 ) . I f t h e y d i d n o t i m p l e m e n t t h e g u i d e l i n e , t h e a g e n c y i t s e l f w i l l l o s e v a l u a b l e r e c o r d h e n c e w i l l m a k e t h e i r b u s i n e s s p r o c e s s b e c o m e s l o w a n d l a c k o f p r o d u c t i v i t y . F r o m t h i s , w e c a n f i n d t h a t S M E B a n k t a k e s r e c o r d m a n a g e m e n t s t a n d a r d a s t h e i r p r i o r i t y a n d m a k i n g s u r e t h e y p r o v i d e t h e b e s t s e r v i c e t o t h e i r c u s t o m e r .      

8.0 APPRAISAL OF SME BANK BUSINESS RECORDS B e l o w s h o w s t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l ( p a p e r - b a s e d ) i n S M E B a n k K o t a B h a r u :      

8.0 APPRAISAL OF SME BANK BUSINESS RECORDS B e l o w s h o w s t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l ( e l e c t r o n i c b a s e d ) i n S M E B a n k K o t a B h a r u :      

9.0 DISPOSAL OF SME BANK BUSINESS RECORDS   I n S M E B a n k , t h e y h a v e t h e i r o w n B a s e d o n e x p l a n a t i o n M a d a m S i t i p o l i c y a n d p r o c e d u r e t o d i s p o s e t h e i r F a r z i a n , b u s i n e s s r e c o r d s i n S M E r e c o r d s . A s w e a l l k n o w , a l l r e c o r d s B a n k , e s p e c i a l l y c l i e n t r e c o r d s n e e d i n S M E B a n k i s v e r y i m p o r t a n t a n d w a i t u n t i l 6 t o 7 y e a r s b e f o r e a s k q u i t e c o n f i d e n t i a l . S o t h e y c a n n o t t h e p e r m i s s i o n f r o m a p p r a i s a l d i s p o s e t h e r e c o r d s w i t h i n a n y p e r s o n t o e i t h e r o n e d i s p o s e o r p e r m i s s i o n f r o m t h e a u t h o r i z e p e r s o n k e e p t h e r e c o r d s . F o r I E P F r e c o r d s i n S M E B a n k . B e f o r e t h e y w a n t t o n e e d t o w a i t u n t i l 2 0 t o 2 5 y e a r s d i s p o s e t h e r e c o r d s i n S M E B a n k , t h e a f t e r 2 5 y e a r s t h e y d i s c h a r g e t h a t s t a f f r e s p o n s i b i l i t y h a n d l e t h e r e c o r d s t h e y n e e d t o w a i t t o d i s p o s a l a c t i v i t y n e e d c h e c k f i r s t t h e a n o t h e r 6 t o 7 y e a r s   a n d n e e d g e t r e t e n t i o n s c h e d u l e o f r e c o r d s . A t h e p e r m i s s i o n f o r m a p p r a i s a l r e t e n t i o n s c h e d u l e i s a d o c u m e n t d e p a r t m e n t b e f o r e d i s p o s e t h a t l i s t i n g a l l t h e t i t l e s o f t h e r e c o r d s r e c o r d s f r o m S M E B a n k . I E P F i s s e r i e s , l e n g t h o f t i m e e a c h d o c u m e n t I n v e s t o r E d u c a t i o n a n d P r o t e c t i o n o r r e c o r d w i l l b e r e t a i n e d a s a n F u n d ( I E P F ) i s f o r p r o m o t i o n o f a c t i v e r e c o r d , t h e r e a s o n f o r i t s i n v e s t o r s ’ a w a r e n e s s a n d r e t e n t i o n ( a d m i n i s t r a t i v e , l e g a l , p r o t e c t i o n o f t h e i n t e r e s t s o f f i s c a l , a n d h i s t o r i c a l ) a n d d i s p o s i t i o n i n v e s t o r s . B a s e d o n e x p l a n a t i o n a g r e e d b y t h e u s e r , r e c e i v e r , a n d M a d a m S i t i F a r z i a n I E P F i s R e c o r d s D i r e c t o r a n d R e c o r d s b u i l d i n g f i n a n c i a l . R e t e n t i o n c o m m i t t e e .   A c l e a r l y d e f i n e d p l a n f o r a r e c o r d r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l i s a v i t a l c o m p o n e n t o f a r e c o r d s p r o g r a m .     AN EXAMPLE OF SHREDDING MACHINES

10.0 SME BANK CONCLUSION B y c o m p l e t i n g t h i s a s s i g n m e n t w e a l s o a r e a b l e t o l e a r n s o m a n y t h i n g s r e g a r d i n g t h e b u s i n e s s r e c o r d s a v a i l a b l e i n S M E B a n k a n d w e a r e a w a r e o f t h e i m p o r t a n t a l l o f t h o s e r e c o r d s t o t h e o r g a n i z a t i o n t h a t t h e r e c o r d n e e d s t o b e c a r e f u l l y m a n a g e a n d m a i n t a i n i n t h e b e s t w a y . T h u s , w e a r e a w a r e o f t h e i m p o r t a n c e o f h a v i n g t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f r e c o r d s i n a c e r t a i n o r g a n i z a t i o n a n d h o w a r e c o r d c a n a c t u a l l y a f f e c t t o t h e w h o l e b u s i n e s s p r o c e s s .     1 1 . 0 R E C O M M E N D A T I O N P r o v i d e t r a i n i n g f o r t h e s t a f f s B y h a v i n g t r a i n i n g f r e q u e n t l y t h e s t a f f w i l l b e k n o w l e d g e a b l e i n m a n a g e t h e r e c o r d o f o r g a n i z a t i o n a n d w i t h t h e p r o p e r w a y t o h a n d l e t h e r e c o r d . P r o v i d e s e p a r a t e d s t o r a g e r o o m S M E s h o u l d p r o v i d e s e p a r a t e d S e p a r a t e c u r r e n t r e c o r d s a n d s e m i - s t o r a g e r o o m f o r d i f f e r e n t t y p e s c u r r e n t r e c o r d s o f r e c o r d s . T h i s m e t h o d w i l l b e e a s y f o r t h e s t a f f t o d i f f e r e n t i a t e b e t w e e n c u r r e n t a n d s e m i I n s t a l l e d g o o d s e c u r i t y s y s t e m c u r r e n t r e c o r d a n d c a n s a t i s f y t h e t o p f o r s t o r a g e r o o m . m a n a g e m e n t i n t e r m o f s e c u r i t y b y u p g r a d i n g t o b i o m e t r i c a c c e s s c o n c e r n . w h i c h m o r e a d v a n c e d i n t e c h n o l o g y a n d m o r e d u r a b l e H i r e e x p e r t p e r s o n a l s o s a f e t y i n o r d e r t o k e e p a l l I W i t h h a v e a n e x p e r t p e r s o n t h e y c a n t h e v a l u a b l e r e c o r d i n a g o o d m a n a g e t h e i r r e c o r d s i n a p r o p e r w a y s h a p e s . A s w e l l a s t o e n s u r e o n l y a n d t h e i r r e c o r d s c a n h a n d l e s m o r e a u t h o r i z e d p e o p l e c a n e n t e r t h e e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t s t o r a g e r o o m .

12.0 SME BANK REFERENCES

12.0 SME BANK REFERENCES

13.0 SME BANK APPENDICES

13.0 SME BANK APPENDICES

13.0 SME BANK APPENDICES

13.0 SME BANK APPENDICES

13.0 SME BANK APPENDICES PHOTOGRAPH SESSION WITH MRS ZIZI FROM LEFT MOHD IRFAN, MOHD HAZIQ, MRS ZIZIE, NUR SYAFIQA SOFFIA, SYAFIQ ZUL HADIM, MOHD FIRDAUS