บทที่ 6 กิจกรรมพิเศษเพื่อการประชาสัมพันธ์

บทที่ 6 กิจกรรมพิเศษ เพื่อการประชาสั มพันธ์ วิชา การประชาสัมพันธ์เพื่องานสำนั กงาน ครูอรินทยา ใจเอ แผนกวิชาการจัดการสำนั กงาน วิทยาลัยอาชีวศึกษาเชียงใหม่

กิจกรรมพิเศษเป็นเครื่องมือในการ ประชาสัมพันธ์อีกชนิ ดหนึ่ งที่จัดขึ้นมาเพื่อให้เป็นไป ตามวัตถุประสงค์ที่หน่ วยงานได้วางไว้ หากว่าการ ใช้สื่อประชาสัมพันธ์ชนิ ดอื่น ๆ ยังไม่เพียงพอ กิจกรรมพิเศษที่จัดขึ้นนั้ น ช่วยให้หน่ วยงาน มีช่องทางในการเผยแพร่ข่าวสารที่ต้องการเผยแพร่ เพิ่มมากขึ้น และนำมาซึ่งผลทางด้านความสัมพันธ์ ในการมีส่วนร่วมในกิจกรรมพิเศษของหน่ วยงาน

ความหมายของกิจกรรมพิเศษ ในประเทศไทย คำว่า กิจกรรม พิเศษ (Special Event) มักจะ ถูกใช้ทับศัพท์ภาษาต่างประเทศ ว่า “อีเวนท์” หรือ “อีเวนต์” จนเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ทั้งในแวดวงวิชาการ นั กการ ตลาด นั กสื่อสารการตลาด หรือสื่ อมวลชน

เสรี วงษ์มณฑา กล่าวไว้ว่า การจัดกิจกรรมพิเศษ คือ การกำหนดเหตุการณ์หรือ วาระพิเศษขึ้นมา เพื่อช่วยส่ง เสริมสินค้าและบริการ เพื่อสร้างความน่ าเชื่อถือให้กับ องค์กรเป็นที่ยอมรับ อีกทั้งยังเป็นการสร้างความ เคลื่อนไหว และเป็นการกระจายข่าวสารในกลุ่มผู้บริโภค ลักษณา สตะเวทิน ให้ความหมายว่า การจัดกิจกรรม พิเศษเป็นเครื่องมือเพื่อการ ประชาสัมพันธ์ประเภทหนึ่ ง ที่สามารถใช้สร้างความสั มพันธ์กับชุมชนหรือประชาชน เป้าหมายได้เป็นอย่างดี

Shone & Parry Special Events คือ กิจกรรมทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมเพื่อสันทนาการ กิจกรรมทาง วัฒนธรรม หรือกิจกรรมสำหรับองค์กร ธีรพันธ์ โล่ทองคำ การสื่อสารการตลาดผ่านกิจกรรม (Event Marketing) และการจัดกิจกรรมพิเศษ (Special Event) นั้ นถือได้ว่าเป็นเรื่องเดียวกัน เพราะ ในการจัดกิจกรรมพิเศษ ถูกพัฒนาขึ้นมาจากเครื่องมือ ของการประชาสั มพันธ์ที่ใช้กิจกรรมพิเศษเพื่อการ สื่ อสารองค์กร

ดังนั้ นจึงอาจสรุปได้ว่า อีเวนท์ หมายถึง Special Event จะถูกใช้เพื่อการจัดกิจกรรมพิเศษเพื่อการประชาสั มพันธ์ และ Event Marketing จะถูกใช้เพื่อการสื่อสารการตลาด Special Event และ Event Marketing มีความหมาย ที่อาจคล้ายคลึงกัน หรือสามารถใช้ เรียกแทนกันได้ เพราะ ถือได้ว่าเป็นเรื่องเดียวกัน แตกต่างที่มุมมอง และการหวังผล ของการจัดงานอีเวนท์ว่า จัดขึ้นเพื่อประชาสัมพันธ์ หรือว่า จัดเพื่อการตลาดนั้ นเอง

วัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรมพิเศษ เพื่อกระตุ้นและเรียกร้องความสนใจจากประชาชน เพื่อให้ประชาชนได้รับความรู้ ความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ ที่เราต้องการให้ทราบ เพื่อเพิ่มพูนและส่งเสริมบทบาทของหน่ วยงาน องค์กร และสถาบัน เพื่อสร้างความสั มพันธ์ส่ วนบุคคล เพื่อเผยแพร่เกียรติคุณ และให้เป็นที่ยอมรับของประชาชน

วัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรมพิเศษ (ต่อ) เพื่อตอบสนองความพอใจ และความต้องการของ ประชาชนที่อยากจะมีส่วนร่วมด้วย ในกิจกรรมต่าง ๆ ที่หน่ วยงาน องค์กร และสถาบันจัดขึ้น เพื่อสร้างชื่อเสียง และความนิ ยมในหมู่ประชาชน เพื่อเผยแพร่ บอกกล่าวถึงความเจริญ และการพัฒนาของ หน่ วยงาน องค์กร และสถาบัน ให้สาธารณชนได้ทราบ

ประเภทของกิจกรรมพิเศษ 1) กิจกรรมพิเศษที่สร้างเอง (Created Event หรือ Self-Produced Event) 2) กิจกรรมพิเศษที่ไปร่วมกับ ผู้อื่น (Participating Event หรือ Third-party Event)

กิจกรรมพิเศษที่จัดขึ้นเองนั้ น องค์กรที่จัดงานสามารถ ออกแบบงานอีเวนท์ให้เป็นไปตามที่ต้องการและควบคุม งบประมาณได้เอง และง่ายกว่ากิจกรรมพิเศษที่ไปร่วมกับ ผู้อื่น ซึ่งจะมีรูปแบบของงานและงบประมาณที่ต้องมีการ ตกลงกัน และอาจไม่สามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ งานอีเวนท์ได้ตามที่องค์กรต้องการมากนั ก

รู ปแบบของกิจกรรมพิเศษ งานเปิดตัวสินค้าหรือบริการ (Launching) รวมถึงพิธีเปิด งานต่าง ๆ (Grand Opening/Opening Ceremony) ซึ่งเป็น กิจกรรมที่จัดขึ้นเพื่อการประชาสัมพันธ์ให้คนเห็น และรู้จัก สินค้าและบริการนั้ น ๆ

งานฉลองครบรอบ (Anniversary) สามารถจัดงาน เพื่อหวังผลทางการตลาด การ ประชาสัมพันธ์ หรือ ลูกค้าสัมพันธ์ก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบและแนวทางของ แต่ละองค์กร

งานประชุม (Meeting/Convention/Conference) เป็น กิจกรรมที่สามารถใช้สื่ อสารองค์กรและเพื่อกระตุ้นยอด ขายได้ ในกรณีเป็นองค์กรที่มีตัวแทนจำหน่ าย และยังใช้ เพื่อเป็นการให้ตัวแทนได้พบปะกันเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ และเป็นพื้นที่เพื่อการให้ความรู้

งานมอบรางวัล (Award Presentation) เป็นกิจกรรมที่สำคัญของธุรกิจที่มี ตัวแทนจำหน่ าย ซึ่งจัดขึ้นเพื่อสร้าง กำลังใจให้กับผู้ได้รับรางวัล รวมทั้ง เป็นการจูงใจ และกระตุ้นให้ผู้ที่ยัง ไม่ได้รับรางวัลมีความมุ่งมั่นต่อไป

กิจกรรมลูกค้าสัมพันธ์ (CRM Event) หรือ กิจกรรมกระตุ้นยอดขาย (Incentive) เป็น กิจกรรมที่ตอบแทนฝ่ายขาย หรือตัวแทนจำหน่ าย ที่มียอดขายถึงเป้าหมายที่กำหนด หรือตอบแทน ลูกค้าพิเศษ โดยจัดเป็นกิจกรรมท่องเที่ยว หรือ กิจกรรมพิเศษเฉพาะกลุ่ม

กิจกรรมเพื่อการประชาสั มพันธ์และกิจกรรมเพื่อ ความรับผิดชอบต่อสังคม (PR and CSR Event) การจัดกิจกรรมนี้ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีที่มีต่อ สังคมกับแบรนด์ หรือองค์กรนั้ น โดยการจัด กิจกรรมนั้ นจะต้องแสดงให้เห็นว่า องค์กรหรือ แบรนด์นั้ น ๆ ใส่ใจและคำนึ งถึงสิ่งแวดล้อม และ สั งคม

การจัดประกวด (Contest) เป็นกิจกรรม ที่เหมาะกับการสร้างการมีส่ วนร่วมกับ แบรนด์ (Brand Participation)

การแข่งขัน (Competition) เป็นกิจกรรมที่ให้กลุ่มเป้าหมายมาร่วมแข่งขัน หรือ ร่วมชม

งานสัมมนา (Seminar/Symposium) เป็นการจัดงาน ด้านวิชาการ ซึ่งกิจกรรมนี้ เจ้าของแบรนด์จะได้ภาพ ลักษณ์ที่ดี เพราะมีการนำบุคคลที่เป็นที่รู้จักมีชื่อเสียง ในสาขานั้ น ๆ หรือผู้เชี่ยวชาญมาพูด เป็นการสนั บสนุน และสร้างความน่ าเชื่อถือให้กับแบรนด์

กิจกรรมสร้างความบันเทิงและกีฬา (Entertainment/Sport Event) คือ กิจกรรมที่ใช้ความบันเทิง มาเป็นจุด ดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมาย ให้เข้าร่วมกิจกรรม

การเปิดให้เยี่ยมชมหน่ วยงาน องค์กร และสถาบัน (open home) คือ การที่ หน่ วยงาน องค์กร และสถาบันเปิด หน่ วยงานให้บุคคลภายนอกเข้าเยี่ยมชม กิจการ

การจัดขบวนแห่ (parades and pageants) นั บว่า เป็นกิจกรรมพิเศษที่มีบทบาทสำคัญสำหรับงาน ชุมชนสัมพันธ์ของบริษัท ส่วนมากมักจะเป็นขบวนแห่ เนื่ องในวันสำคัญหรือโอกาสสำคัญต่าง ๆ

คัดเลือกบุคคลที่มีเสน่ ห์และฉลาดปราดเปรียว คล่องแคล่วไว้เป็นสั ญลักษณ์ หรือผู้แทน หน่ วยงาน เพื่อทำหน้ าที่เป็นทูตแห่งความ สัมพันธ์ของหน่ วยงาน และเพื่อสร้างภาพลักษณ์ ที่ดี รวมทั้งสร้างความประทับใจให้แก่ประชาชน

นิ ทรรศการ (Exhibition/Exposition) เป็นกิจกรรมที่องค์กรที่เข้าร่วมงานต้องการ แสดงภาพลักษณ์หรือแสดงผลงานต่าง ๆ มากกว่าการส่ งเสริมการขาย

งานแสดงสินค้า (Trade Show) เป็นกิจกรรม เพื่อดึงผู้ผลิตกับผู้ซื้อมาพบกัน โดยมี วัตถุประสงค์เพื่อการเจรจาทางการค้า

งานออกร้านขายสินค้า (Trade Fair) เป็นงานที่ รวบรวมสินค้าประเภทต่าง ๆ ไว้ในงานเดียว เพื่อให้ ผู้บริโภคจับจ่ายได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนการบริหารจัดการกิจกรรมพิเศษ 1. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Objective) เป็นตัวกำหนด ทิศทาง ในการทำงานว่า อีเวนท์จัดขึ้นเพื่อต้องการอะไร ช่วงเวลาในการจัดงาน จำนวนผู้เข้าร่วมงาน งบประมาณ สิ่ งที่ต้องการจะสื่ อสาร การรายงานข่าวในสื่ อมวลชน

2. การสร้างกิจกรรมพิเศษให้เกิดขึ้นจริง หมายถึง ขั้นตอนของการคิดสร้างสรรค์งานภายใต้ กรอบของกลยุทธ์การสื่อสาร เป็นการผสมผสานจินตนาการ เข้ากับศาสตร์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการสื่อสาร การตลาด ความรู้ด้านการออกแบบ ศิลปะการแสดง ดนตรี เพื่อให้ เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย

3. การบริหารจัดการกิจกรรมพิเศษ หมายถึง การควบคุมและดูแลการผลิตทั้งหมด ให้เป็นไป ตามแผนงานที่วางเอาไว้อย่างละเอียด เป็นขั้นตอนการทำให้ กิจกรรมพิเศษเกิดขึ้นจริง ควรทำ Master Plan และ Script Rundown เพื่อกำหนดองค์ประกอบในการทำกิจกรรมพิเศษ ให้สมบูรณ์ ทั้งงานด้านเทคนิ ค เช่น ระบบแสง เสียง เอฟเฟ็กต์ และต้องมีการประชุมทีมงานเพื่อให้มีความเข้าใจตรงกัน และ เตรียมความพร้อมให้ดีที่สุด เพื่อลดปัญหาหน้ างานที่อาจจะเกิด จากสิ่ งที่ไม่คาดการณ์ ได้

4. การประเมินผล หมายถึง การติดตาม และประเมินในทุกขั้นตอน เพื่อนำผลที่ได้มาเป็นข้อมูลในการวัดผลสำเร็จของ กิจกรรมและเพื่อนำไปปรับใช้ในการจัดกิจกรรมพิเศษ ครั้งต่อไป

การจัดเตรียมงานกิจกรรมพิเศษ 1. การเตรียมการด้านสถานที่/ที่จอดรถ 2. วันและเวลาในการจัดงาน 3. การประชาสัมพันธ์และการลงทะเบียน 4. เอกสารประกอบ 5. การแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงวันงาน 6. การประเมินและการติดต่อกลับ 7. การเตรียมอาหารรับรอง 8. การเตรียมของที่ระลึก

การเตรียมการด้านสถานที่/ที่จอดรถ

วันและเวลาในการจัดงาน

การประชาสั มพันธ์และการลงทะเบียน

เอกสารประกอบ

การแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงวันงาน

การประเมินและช่องทางการติดต่อกลับ

การเตรียมอาหารรับรอง

การเตรียมของที่ระลึก

ปัจจัยที่ทำให้อีเวนท์ประสบความสำเร็จ คือ อีเวนท์ที่สามารถสร้างภาพจำในใจของผู้คน คนพูดถึง สนใจ และอยากที่จะมาร่วมงาน และต้องสร้างการรับรู้ได้เป็นอย่างดี โดยที่ไม่ลืมที่จะสะท้อนภาพลักษณ์ ของแบรนด์ออกมาได้อย่าง ลงตัว สร้างอีเวนท์ให้เป็นคอนเทนท์ ที่คนอยากแชร์ เข้าใจความต้องการของผู้บริโภคจนตอบโจทย์ตรงใจ นำเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นมาปรับเข้ากับการออกแบบอีเวนท์

สื่ อมวลชนสั มพันธ์ คือ งานสร้างความสัมพันธ์กับบุคคลในวงการสื่อมวลชน นั บตั้งแต่บรรณาธิการ นั กวิจารณ์ นั กข่าว นั กเขียน นั กจัด รายการ ตลอดจนช่างภาพ เพราะงานประชาสัมพันธ์ต้อง อาศัยสื่อมวลชน ช่วยเน้ นสื่อเผยแพร่ข่าวสารข้อเท็จจริงไปสู่ ประชาชนผู้รับข่าวสาร เมื่อสื่อมวลชนติดต่อขอรายละเอียด และข่าวสารก็ควรให้ความสะดวกต่าง ๆ

วิธีการสร้างความสั มพันธ์กับสื่ อมวลชน ศึ กษาและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสื่ อมวลชน ให้ข่าวสารด้านต่าง ๆ แก่สื่อมวลชน อาทิ โครงการ และความเคลื่อนไหวของหน่ วยงาน องค์กร และสถาบัน อำนวยความสะดวกแก่สื่ อมวลชนที่มาติดต่อ ควรจะจัดหน่ วยติดต่อสอบถามสำหรับตอบ ข้อซักถามของสื่อมวลชน ตลอด 24 ชั่วโมง สร้างความสัมพันธ์และความสนิ ทสนมกับ สื่อมวลชน โดยการจัดเลี้ยงพบปะสังสรรค์

สื่อมวลชนสัมพันธ์เป็นวิธีการหนึ่ งของงานประชาสัมพันธ์ ที่มุ่งหวังจะอาศั ยสื่ อมวลชนเป็นสื่ อกลางในการเผยแพร่หรือ กระจายข่าวสารขององค์การไปสู่ประชาชน โดยที่องค์การนั้ น ไม่ต้องจ่ายเงินค่าเวลาหรือซื้อเนื้ อที่โฆษณาในหนั งสือพิมพ์ หรือว่าจ้างให้ลงให้ ดังนั้ น จะต้องคอยให้บริการข้อมูลข่าวสาร อำนวยความ สะดวกให้แก่สื่อมวลชนทุกแขนง ในการจัดส่งข่าวสารนั้ น ๆ ไปให้ เป็นการถ้อยทีถ้อยอาศัยกันอยู่ในตัว หรือในบางกรณี ก็อาจจะต้องเชิญสื่ อมวลชนมาทำข่าว

1. จัดทำเอกสารข่าวแจก 2. จัดทำภาพข่าวแจก 3. จัดทำบทความและสารคดี 4. จัดทำแฟ้มคู่มือสำหรับแจกให้แก่หนั งสือพิมพ์ 5. จัดให้สัมภาษณ์และแถลงข่าวแก่สื่อมวลชน 6. จัดให้มีรายการปฐมทัศน์ แก่หนั งสือพิมพ์ 7. จัดให้มีการร่วมรับประทานอาหารกับสื่อมวลชน 8. จัดพาสื่อมวลชนชมกิจการ

สื่ อมวลชนมักจะยินดีที่จะกระจาย ข่าวเพื่อการประชาสั มพันธ์ให้ องค์การสถาบันต่าง ๆ เสมอ ถ้าหากว่าเป็นข่าวที่น่ าสนใจ และ ทรงคุณค่าของความเป็นข่าว มีความสำคัญเพียงพอหรือมีสาระ ประโยชน์ ต่อประชาชนส่วนรวม

ฉะนั้ น องค์กรที่จะส่งข่าวไปให้สื่อมวลชน จึงต้องรู้จักวิธีการเขียนข่าวที่ถูกต้องตาม แบบแผน เพื่อให้ข่าวที่ส่งไปมีคุณค่าพอ ที่จะถูกตีพิมพ์ และเพื่อความสะดวก รวดเร็ว ของสื่อมวลชนในการพิจารณา คัดเลือกข่าวเพื่อนำลงตีพิมพ์เผยแพร่ นั่ นเอง

ข้อควรคำนึ งในการเขียนข่าวแจก ข่าวแจกที่ส่งไปให้นั้ นจะต้องเป็นความจริง เขียนข่าวแบบตรงไปตรงมาตามเนื้ อผ้า ไม่ปิดบัง ซ่อนเร้น หรือมีเงื่อนงำ เคลือบแคลงชวนสงสัย ระบุแหล่งที่มา ได้แก่ ชื่อผู้ส่ง สถานที่ทำงาน เบอร์โทรศัพท์ สามารถติดต่อได้ทันทีในกรณีที่มีข้อสงสัย หรือต้องการ ตรวจเช็คข่าวนั้ นหรือต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม

นั กประชาสัมพันธ์หรือผู้ที่ทำงานทางด้าน ประชาสัมพันธ์ จะต้องพยายามศึกษาเรียนรู้ ให้เข้าใจถึงงานด้านสื่ อมวลชนสั มพันธ์ในรู ป แบบต่าง ๆ การจำแนกประเภทข่าว และต้องรู้ จิตใจสื่อมวลชนว่า เขาต้องการหรือไม่ต้องการ ข่าวไหนอย่างไร อีกทั้งยังต้องทราบด้วยว่า ทำอย่างไร จึงจะทำให้ข่าวนั้ นเป็นที่น่ าสนใจ สำหรับสื่ อมวลชนตลอดจนรวมทั้งการคบหา สมาคมและสร้างสั มพันธ์ที่ดีกับสื่ อมวลชนด้วย

create by Arintaya Jaiaye