เครื่องบันทึกเวลา

วิชา การใช้เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องบันทึกเวลา ครู อรินทยา ใจเอ แผนกวิชาการจั ดการสำนั กงาน วิทยาลั ยอาชีวศึ กษาเชียงใหม่

เครื่องบันทึกเวลา เครื่องบันทึกเวลา เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่มีหน้าที่หลักในการ บันทึกเวลาเข้าออก การใช้งานจึงต้องเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับ ลักษณะงาน เช่น การบันทึกเวลาการเข้าออกของพนักงาน การบันทึก เวลาการเข้าออกของรถยนต์ การบันทึกตรวจสอบการทำงานของ พนักงานรักษาความปลอดภัย เป็นต้น เครื่องบันทึกเวลาพนักงานบางประเภทยังสามารถส่งข้อมูลไปยัง ระบบงานจ่ายเงินเดือน เพื่อคำนวณ เงินเดือน ค่าจ้าง และค่าล่วง เวลาได้อีกด้วย

เครื่องบันทึกเวลาของพนักงาน เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วย อำนวยความสะดวกให้แก่หน่วยงานในการบันทึกข้อมูลการมาทำงาน การมาสาย การขาดงาน การทำงานล่วงเวลา และการเลิกงาน ของบุคลากรในหน่วยงาน เครื่องบันทึกเวลาบางประเภทสามารถนำข้อมูลที่ได้จากเครื่อง บันทึกเวลา ไปคำนวณเวลาการเข้าออกของพนักงาน คำนวณค่าจ้าง คำนวณการทำงานล่วงเวลา โดยใช้ร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ดึงข้อมูล การบันทึกเวลาทำงานของพนักงานจากตัวเครื่องบันทึกเวลามาเก็บไว้ ที่ฐานข้อมูล เพื่อทำการประมวลผลแล้วแสดงผลออกมาเป็นรายงาน การปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พ อ ร์ ทั ล เ ท ค ค อ ร์ ป อ เ ร ชั น จำ กั ด | 2 5 6 3

ในปัจจุบันหน่วยงานส่วนใหญ่จะใช้เครื่องบันทึกเวลาแทนการ ลงชื่อมาทำงาน เพราะสามารถตรวจสอบข้อมูลการมาปฏิบัติงาน ของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา ไม่ต้องมาคำนวณเวลา การทำงาน และคำนวณเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานโดยบุคคล โดยเฉพาะเครื่องบันทึกเวลาแบบสแกนลายนิ้วมือ สามารถป้องกัน ลงเวลาแทนกันได้ร้อยเปอร์เซ็นต์

ประเภทของเครื่องบันทึกเวลา

เครื่องตอกบัตร เป็นเครื่องบันทึกเวลารุ่นแรกที่ใช้ ในการบันทึกเวลาเข้าออกของบุคลากร แทนการเซ็นชื่อ เป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกการมาทำงานลงบนบัตร ที่ทำด้วยกระดาษ ผ่านผ้าหมึก ลักษณะการพิมพ์ของเครื่องตอกบัตรจะคล้ายกับ เครื่องพิมพ์แบบดอตเมตริกซ์ โดยผ้าหมึกที่ใช้จะมี 2 สี คือ สีดำ หมายถึง การมาในเวลาที่กำหนด ส่วนสีแดง หมายถึง การมาไม่ทันเวลาที่กำหนด

เมื่อใส่บัตรลงไปในช่องเสียบบัตร เครื่องจะคืนบัตรให้อัตโนมัติ เมื่อตอกบัตรเสร็จ พร้อมแสดงวัน เวลาไว้บนบัตร ข้อเสียคือ การบันทึก เวลาทำงานแทนกัน หรือที่เรียกว่าตอกบัตรแทนกัน นอกจากนี้เครื่องตอกบัตรเป็นระบบที่ต้องอาศัยคนในการจัดการ ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการนับเวลาทำงานออกมาเป็นชั่วโมง แล้วนำมา คำนวณเป็นเงินที่จะต้องจ่ายให้พนักงาน หรือปัญหาในการใช้กระดาษ ตอกบัตร ที่ต้องมีการเปลี่ยนเมื่อครบเดือน หรือเมื่อมีพนักงานเข้าใหม่

เครื่องแสตมป์เวลา เป็นเครื่องบันทึก เวลาที่ใช้แสตมป์เวลาเข้าออก เช่น รถยนต์ เอกสาร หรือเช็คหมายเลขการ ผลิต จำนวนผู้เข้าใช้บริการ เป็นต้น

นาฬิกายาม เป็นเครื่องบันทึกเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบความซื่อสัตย์ ในการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานรักษาความปลอดภัย

เครื่องบันทึ กเวลาแบบรู ดบั ตรบาร์โค้ ด เป็ นเครื่องบันทึ ก เวลาแบบใช้บัตรที่ มี รหัสแท่ งหรือบาร์โค้ ด (Ba r code) อยู่บนตั วบัตร เพื่ อบันทึ กข้อมู ลการเข้าออก ข อง บุ คลาก ร การใช้บาร์โค้ ดเป็ นการแทนข้อมู ล สั ญลั ก ษ ณ์ มาตร ฐาน ในรู ปแบบแท่ งขนานสี ดำและ ขาว

บาร์โค้ ด (Barcode) คื ออะไร บาร์โค้ ด(barcode) หรือในภาษาไทยเ รียก ว่า “ รหั สแท่ ง ” ประกอบด้ วยเส้ นมื ด( สี ดำ) และ เส้ นสว่าง( สี ข าว) วาง เ รียงกั น เป็ นแนวดิ่ ง เป็ นรหัสแทนตั วเลขและ ตั วอัก ษ ร ใ ช้เ พื่ ออำน วย ความสะดวกให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามาร ถ อ่าน รหั สข้ อมู ล ได้ ง่ายขึ้ น โดยใช้เ ครื่องอ่านบาร์โค้ ด ( Bar code Sca nner ) ซึ่ งจะทำงานได้ รวด เร็วและ ช่วยลดความผิดพลาดใ น ก าร คี ย์ ข้อมู ลได้ มาก

เครื่องบันทึ กเวลาแบบรู ดบั ตรแถบแม่ เหล็ ก เป็ นเครื่องบันทึ กเวลาแบบใช้บั ตร ที่ มี แถบแม่ เ หล็ กอยู่บนตั วบัตร โดยแถบแม่ เ หล็ กจ ะ เป็ นตั วบันทึ ก ข้อมู ลการเข้าออกของบุ คลากร ลั กษณะของบัตรแถบแม่ เหล็ ก จะมี ลั กษณะเ ดี ยวกั บบัตรเครดิ ต หรือบัตร ATM

เครื่องบันทึ กเวลาแบบ ทาบบั ตร หรือเ ครื่อง อ่า นบัตร RFID (Radio Frequency Identification) เป็ นเครื่องบันทึ กเวลาโดยไม่ ต้ อง สั มผัส แต่ ใช้เ ทคโนโลยี Radio Frequency Identification คลื่ นความถี่ 125 KHz ในการรับข้อมู ล จากบัตร ใช้งานง่าย เพียงนำบัตรเข้าไป ใกล้ เครื่องบันทึ กเวลาเครื่องก็ จ ะ อ่านบัตร และบันทึ กให้โดยอัตโนมั ติ ซึ่ งเป็ น เทคโนโลยีที่ ทั นสมั ย มี ความรวดเร็ว

เครื่องบันทึ กเวลาแบบ สแกนล ายนิ้ วมื อ เป็ นเครื่องบันทึ กเวลาที่ ต้ อง สแกนลายนิ้ วมื อของบุ คคลเพื่ อใ ช้ เป็ นต้ นแบบ ให้เครื่องจ ดจำลาย นิ้ วมื อของบุ คคลแต่ ละ คนก่ อน และเมื่ อจะบันทึ กเวลาเข้าออก ก็ เพียงแต่ วางนิ้ วลง ใ นช่องหัวอ่าน เครื่องก็ จะทำการตรวจ สอบ ลายนิ้ วมื อ ด้ วยการสแกนค้ นหา ลายนิ้ วมื อต้ นแบบที่ ถู กเก็ บไว้ ใ น เ ค รื่ อ ง

การดู แลและบำรุ งรักษา 1. ศึ กษาขั้นตอนการใช้เครื่องบั นทึ กเวลาจ าก คู่ มื อ 2. ไม่ ควรติ ดตั้งเ ครื่องบันทึ กเวลาในที่ ที่ มี แสง แดดส่ องถึ ง ตั วเครื่อง เพราะในที่ ที่ มี แสงแด ดจ้ า รบก วน ก ารทำง าน ของ อุ ปกรณ์ อ่านลายนิ้ วมื อ 3. ไม่ ควรติ ดตั้งเ ครื่องบันทึ กเวลาในที่ ที่ มี ความร้อน หรือในที่ อากาศไม่ ถ่ ายเท หรือมี ความชื้ น สู ง เ กิ น ไป 4. ควรตั้งค่ าเครื่องให้มี การใช้งาน S leep mod e เป็ นการยืดอายุ การใ ช้งาน

การดู แลและบำรุ งรักษา (ต่ อ) 5. ห้ามใช้แอลกอฮอล์ หรือน้ำยาทำความสะ อาดหั วอ่าน เพราะจะทำลายแผ่นฟิ ล์ มบาง ๆ บนอุ ปก ร ณ์ อ่าน ลายนิ้ วมื อ 6. ในการทำความสะอาด ฝุ่นละ อองที่ อาจ ตก หล่ น อยู่ใ น ช่องอ่านลายนิ้ วมื อ ใ ช้เทปกาวชิ้นเล็ ก ๆ ด้ าน ที่ มี ก าวเ หนี ยว ติ ดลงบนช่องอ่านลายนิ้ วมื อ เพื่ อใ ห้สิ่ง สก ปร ก ติ ดขึ้ น มา แล้ วดึ งออก 7. ห้ามใช้กระดาษเช็ด ที่ ช่องอ่านลายนิ้ วมื อ

การดู แลและบำรุ งรักษา (ต่ อ) 8. อย่าเอานิ้ วถู ที่ ช่องวางนิ้ วเพราะ การทำเ ช่น นี้ บ่อย ๆ อาจเป็ นสาเหตุ ให้หัวอ่านเสี ยหายและ ชำรุ ดได้ 9. ก่ อนสแกนลายนิ้ วมื อควรตรวจ สอบใ ห้แน่ ใ จ ว่า นิ้ วมื อ สะอาด และไม่ เปี ยกน้ำ เพราะ ถ้ ามื อสก ปรก หรือเ ปี ยก น้ำ จะทำให้เศษฝุ่น หรือน้ำ ตกลงไปบนอุ ปก รณ์ อ่าน ลายนิ้ วมื อ