งาน InDesign

การใชเ้ ครื่องใชส้ �ำ นกั งาน 1 หนว่ ยท่ี 1 ความรู้เบ้อื งตน้ เก่ยี วกบั เคร่อื งใชส้ ำ�นกั งาน

2 การใชเ้ ครอ่ื งใชส้ ำ�นกั งาน หนว่ ยท่ี 1 ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั เคร่อื งใช้ส�ำ นกั งาน

การใชเ้ คร่ืองใชส้ �ำ นกั งาน 3 หนว่ ยท่ี 1 ความรู้เบอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั เครื่องใช้สำ�นกั งาน สำ�นกั งาน (Office) หมายถึง สถานทที่ ี่ใชเ้ ปน็ ท่ีทำ�งานของพนกั งาน ในหนว่ ยงานทงั้ ทีเ่ ปน็ หนว่ ยงานทางภาครฐั และภาคเอกชนมกี ารปฏบิ ตั ิงาน อยา่ งมีระบบและมปี ระสทิ ธภิ าพ เครื่องใชส้ �ำ นกั งานในปจั จุบนั ได้รบั การ พัฒนาใหม้ ีความทันสมัย ความสามารถ และมปี ระสิทธิภาพในการท�ำ งาน สงู ข้ึน การใชเ้ ครอ่ื งใชส้ �ำ นกั งานจึงชว่ ยอ�ำ นวยความสะดวกในการทำ�งาน ของพนักงานในส�ำ นกั งานได้มาก งานสำ�นกั งาน หมายถงึ การปฏิบัติงานตา่ ง ๆ ภายในส�ำ นกั งาน ซง่ึ มักจะ เป็นงานทีเ่ ก่ียวกบั เอกสาร การวางแผนและการจดั การเพ่อื วตั ถปุ ระสงค ใ์ นการควบคมุ การประมวลเหตุการณ์และดำ�เนนิ งานด้วยประสทิ ธิภาพ ส่วนใหญ่แลว้ ส�ำ นักงานมกั จะถูกจัดให้เปน็ ศนู ย์การปฏบิ ตั งิ านเอกสาร ศนู ยค์ วามจ�ำ แหลง่ อ�ำ นวยความสะดวก พบปะติดตอ่ ประสานงานระหว่าง ผู้มาตดิ ต่อและผู้ทีท่ �ำ งานอยภู่ ายในส�ำ นกั งาน หน่วยท่ี 1 ความรู้เบอื้ งต้นเกยี่ วกบั เครอื่ งใช้ส�ำ นักงาน

4 การใชเ้ คร่ืองใชส้ ำ�นกั งาน เคร่ืองใช้ส�ำ นกั งาน หมายถงึ เคร่อื งมือเครอ่ื งใชท้ ่ชี ่วยในการปฏบิ ัตงิ าน ของพนักงานในส�ำ นักงานใหเ้ กดิ ความสะดวกรวดเร็ว มคี วามเปน็ ระเบียบ เรยี บร้อยและถูกต้องชดั เจน สรา้ งความประทบั ใจแก่ผรู้ บั อนั จะน�ำ ไปสู่ ความสำ�เรจ็ ในการติดต่อเครอ่ื งใชส้ ำ�นักงานในปจั จบุ ันโดยสว่ นใหญจ่ ะเป็น กลไกอิเลก็ ทรอนกิ สห์ รืออาจเรยี กไดว้ า่ เปน็ เครือ่ งใช้ส�ำ นักงานอัตโนมัติ วัตถปุ ระสงคใ์ นการใช้เครอ่ื งใช้สำ�นกั งาน ในหลายศตวรรษทผ่ี ่านมา มนษุ ยไ์ ดพ้ ยายามคิดค้นและนำ�เคร่อื งมอื เครอ่ื งใช้ เขา้ มาช่วยปฏบิ ตั ิงานแทนแรงงานคนในการทำ�งานดา้ นตา่ ง ๆ ในส�ำ นกั งาน เร่ิมตน้ ด้วยการน�ำ เคร่ืองพมิ พ์ดดี และโทรศพั ทเ์ ข้ามาช่วยในการท�ำ งานส�ำ นกั งาน การน�ำ เครอ่ื งมือเครอื่ งใชเ้ ขา้ มาช่วยปฏบิ ัติงานในสำ�นักงานนั้นนบั เปน็ การ เปล่ยี นแปลงทใี่ ช้ระยะเวลายาวนานและค่อยเปน็ คอ่ ยไป อย่างไรกต็ าม การน�ำ เครือ่ งมอื เครอื่ งใชเ้ ข้ามาชว่ ยในการปฏบิ ตั งิ านใน ปจั จบุ ันน้ี ปัญหาท่ีส�ำ คัญในการเลือกเคร่อื งมือเครื่องใชแ้ ทนแรงงานคน จะตอ้ งพิจารณาถงึ ความเป็นไปไดใ้ นการใชง้ านวา่ มผี ลกระทบหรอื ไม่ อย่างไร ซงึ่ ในการใช้เครอ่ื งสำ�นักงานนัน้ เปน็ การปฏบิ ตั ิการ ดังนั้นจึงต้อง มีการเรียนร้แู ละฝึกฝนการใชเ้ ครอ่ื งใช้สำ�นกั งานชนิดตา่ ง ๆ กอ่ นการใช้งาน เพื่อความคลอ่ งตัว สะดวกและรวดเรว็ ทง้ั น้ีโดยมีวัตถปุ ระสงค์เพ่ือใหก้ าร ปฏิบตั ิงานสำ�นักงานมปี ระสทิ ธภิ าพน่ันเอง หนว่ ยท่ี 1 ความรู้เบ้ืองตน้ เกยี่ วกับเคร่ืองใช้ส�ำ นักงาน

การใช้เคร่ืองใชส้ ำ�นกั งาน 5 ประโยชนข์ องเครือ่ งใช้สำ�นกั งาน 1. ช่วยลดต้นทนุ การทำ�งาน เน่อื งจากท�ำ งานได้รวดเรว็ มีประสิทธิภาพ และถูกตอ้ ง 2. ชว่ ยลดความเบอื่ หน่าย 3. ช่วยลดความเมือ่ ยล้า 4. ท�ำ ใหด้ ูสวยงามและเป็นระเบียบถกู ต้อง 5. เพิ่มประสิทธิภาพและความถกู ต้อง 6. ควบคุมได้ดี ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสารไดเ้ ป็นอย่างดี 7. ช่วยปลดเปลอื้ งงานที่คัง่ คา้ ง หน่วยที่ 1 ความร้เู บื้องต้นเก่ียวกบั เคร่อื งใช้ส�ำ นกั งาน

6 การใช้เครื่องใช้สำ�นักงาน หลกั การพิจารณาเลอื กเคร่ืองใช้ส�ำ นักงาน 1. ความจำ�เป็นในการใชง้ าน เปน็ ส่งิ ที่สำ�คัญท่ีสดุ และเปน็ ส่งิ ที่ควรค�ำ นงึ ถงึ ในอนั ดบั แรก ควรพจิ ารณาวา่ บรษิ ทั มคี วามจ�ำ เป็นต้องใชม้ ากนอ้ ยเพียงใด 2. ลักษณะงาน พิจารณาความเหมาะสมกับลกั ษณะการท�ำ งานท่นี �ำ เคร่อื งใช้สำ�นักงานมาใช้ วา่ มีประสทิ ธภิ าพต่อการท�ำ งานมากน้อยเพยี งใด 3. ความเช่อื ถอื ได้ เนือ่ งจากมหี ลายย่หี อ้ และอาจมีหลายร่นุ ทม่ี ลี ักษณะใกลเ้ คยี งกัน จนไม่ สามารถตดั สินใจ เลอื กจึงควรน�ำ เรือ่ งของความน่าเชอ่ื ถือมาพจิ ารณา ยห่ี อ้ ชือ่ เสียง การ รับรองมาตรฐาน การรับประกนั สนิ ค้า 4. ความต้องการของบคุ ลากร การลดจ�ำ นวนพนกั งานลงท�ำ ให้เกดิ การว่างงานซง่ึ กระทบตอ่ ความร้สู ึกของบุคลากร เพ่ือให้ปญั หาความสมั พันธร์ ะหวา่ งจำ�นวนพนกั งานและการใชเ้ ครื่อง ใช้สำ�นักงานหมดไป ตอ้ งไมเ่ กิดความขัดแย้ง 5. ค่าใช้จา่ ย ต้องพจิ ารณาว่าเหมาะสมกับคา่ ใชจ้ ่ายหรอื ไม่กับผลผลิตจากการใช้เครอ่ื งใช้ สำ�นกั งานเหลา่ นน้ั และอันตรายท่ีอาจจะเกดิ จากการใช้งานเคร่อื งใช้ส�ำ นักงานนั้นดว้ ย 6. ความปลอดภัยในการใชง้ าน เครอื่ งใช้ส�ำ นักงานท่ีดีจะต้องมีความปลอดภยั ตอ่ ผู้ใช้ และผู้ ใชเ้ องกจ็ ะต้องมคี วามระมัดระวัง 7. บริการหลงั การขาย คอื บรกิ ารในการใหค้ �ำ แนะน�ำ บรกิ ารซอ่ มแซม และบรกิ ารอืน่ ๆ ไ ดร้ บั จากผขู้ าย หลังจากทีล่ ูกคา้ ซ้อื สินค้ามาแลว้ หนว่ ยท่ี 1 ความรเู้ บอื้ งต้นเกยี่ วกบั เครอ่ื งใชส้ ำ�นกั งาน

การใชเ้ ครื่องใชส้ �ำ นกั งาน 7 หนว่ ยท่ี 1 ความรู้เบ้อื งตน้ เก่ยี วกบั เคร่อื งใชส้ ำ�นกั งาน

8 การใชเ้ ครอ่ื งใชส้ ำ�นกั งาน หนว่ ยท่ี 1 ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั เคร่อื งใช้ส�ำ นกั งาน