เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสาร วิชา การใช้เครื่องใช้สำนั กงาน ครูอรินทยา ใจเอ แผนกวิชาการจัดการสำนั กงาน วิทยาลัยอาชีวศึ กษาเชียงใหม่

Copy Machine เครื่องถ่ายเอกสารเป็น เครื่องใช้สำนั กงานที่ใช้ สำหรับทำสำเนาเอกสารที่มี ความสำคัญและจำเป็นใน การปฏิบัติงานในสำนั กงาน ทุก ๆ ประเภท เนื่ องจาก ทำสำเนาได้เหมือนต้นฉบับ ทุกประการ มีท้้งชนิ ดที่ทำ สำเนาภาพขาว-ดำ และ สำเนาภาพสี

ประวัติและวิวัฒนาการ เครื่องถ่ายเอกสาร วิวัฒนาการมา จากกล้องถ่ายภาพ ระยะแรกมีลักษณะ เป็นเครื่องทำสำเนาเอกสารขนาดเล็ก เรียกว่า Photocopy หรือ Photostat ถ่ายสำเนาได้ครั้งละ 1 แผ่น เป็นระบบ Dual Spectrum และเป็นชนิ ดเติมน้ำยา วิธีการใช้งานค่อนข้างยุ่งยาก และใช้ เวลาในการถ่ายเอกสารนาน นอกจากนี้ จะต้องใช้กระดาษ 2 ชนิ ด คือ กระดาษ Negative และกระดาษ อัดภาพ (Positive)

ปี ค.ศ. 1959 นั กกฎหมายชาวอเมริกา ชื่อ Chester Carlson ได้คิดค้นและ พัฒนาระบบเครื่องถ่ายเอกสารจน สำเร็จ ถ่ายเอกสารได้หลาย ๆ แผ่น โดยนำระบบ Copy flo ซึ่งใช้งานง่าย และสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ในปัจจุบัน เครื่องถ่ายเอกสารชนิ ดเติมน้ำยานี้ ไม่ได้รับความนิ ยม และไม่มีการผลิต จำหน่ าย ในท้องตลาดแล้ว

ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้อยู่ในสำนั กงาน โดยทั่วไปเป็นเครื่องถ่ายเอกสารระบบอัตโนมัติ (Electrostatic Copying Machine) เป็นชนิดใช้ ผงหมึก (Toner) ชนิดเดียวเท่านั้น สำเนาภาพที่ ได้จากเครื่องถ่ายเอกสารด้วยผงหมึกนี้ ภาพจะคม ชัดและแห้งสนิ ท ต้นทุนการผลิตชิ้นงานค่อนข้าง ต่ำ แต่ประสิทธิภาพในการใช้งานสูง สามารถถ่าย เอกสารได้เป็นจำนวนมาก

ความสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นเครื่องมือใช้สำนั กงานที่ใช้สำหรับทำสำเนาเอกสารที่มี ความสำคัญและจำเป็นในการปฏิบัติงานในสำนั กงานทุก ๆ ประเภท เนื่ องจากสามารถทำสำเนาเอกสารได้เหมือน ต้นฉบับ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารที่เหมือนและ ซ้ำ ๆ กันเป็นจำนวนมากได้อย่างสะดวก รวดเร็ว นอกจากนี้ ยังใช้ถ่ายเอกสารที่เป็นรูปภาพ แผนที่ กราฟ ภาพลายเส้น ได้เหมือนกับต้นฉบับจริงทุกประการ อีกทั้งขั้นตอนและวิธี การใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนหรือฝึกฝนมากนั ก

การพิจารณาคุณสมบัติด้านการใช้งานของเครื่องถ่าย เอกสาร มักพิจารณาในเรื่องของความเร็วในการทำงาน โดยกำหนดมาตรฐานการใช้งานเป็นอัตราความเร็วในการ ถ่ายสำเนาเอกสาร เช่น อัตราความเร็ว 100 แผ่น/นาที นอกจากนี้ ยังพิจารณาคุณสมบัติและขีดความสามารถใน ด้านอื่น ๆ ประกอบ เช่น ความสะดวกในการใส่ผงหมึก ระบบ ควบคุมความเขัมจางอัตโนมัติ การลบเงาดำของขอบสำเนา ระบบสัญญาณไฟแจ้งเตือน การสั่งงานด้วยหน่ วยความจำ ในโปรแกรมการทำงานของเครื่อง การเชื่อมต่อเข้ากับ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ รวมถึงการให้บริการหลังการขาย

ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสาร แบ่งประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารตามลักษณะของงานที่ผลิต ได้ สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. เครื่องถ่ายเอกสารชนิ ดขาว -ดำ เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ สำเนาภาพทุกชนิ ดจะปรากฏเป็นภาพขาว-ดำได้อย่างเดียวเท่านั้ น 2. เครื่องถ่ายเอกสารชนิ ดสี เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถ่าย ต้นฉบับที่เป็นภาพสีได้ โดยสำเนาภาพที่ได้ออกมา จะปรากฏเป็น ภาพสีเหมือนต้นฉบับทุกประการ (ด้วยชุดอุปกรณ์เพิ่ม Paragraph)

นอกจากแบ่งประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารตาม ลักษณะของงานที่ผลิตได้แล้ว ยังแบ่งประเภท ของเครื่องถ่ายเอกสารตามขนาดของเครื่องได้ 3 ประเภท คือ 1. เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก 2. เครื่องถ่ายสารขนาดกลาง 3. เครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่

วัสดุที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร ผงหมึก หรือ Toner กระดาษถ่ายเอกสาร

ประโยชน์ ของเครื่องถ่ายเอกสาร 1. ประหยัดเวลา แรงงาน 2. ทำสำเนาได้สะดวกรวดเร็วและไม่จำกัดจำนวน 3. ขั้นตอนและวิธีการใช้งานง่าย 4. ถ่ายเอกสาร ได้เหมือนกับต้นฉบับจริงทุกประการ 5. ย่อ ขยาย และ ซูมภาพได้ ตามความต้องการ

หลักเกณฑ์และข้อปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร 1. ควรติดตั้งเครื่องใกล้กับที่เสียบ ปลั๊กไฟ เพื่อสะดวกในการใช้งาน 2. ใช้สายไฟที่ต่อเข้ากับเครื่องเสียบ ปลั๊กตามขนาดที่กำหนด และควร ต่อสายดินไว้เสมอ ไม่ควรต่อไฟฟ้า พ่วงกับอุปกรณ์เครื่องใช้ไฟฟ้าอื่น ๆ 3. ติดตั้งเครื่องไว้บนพื้นที่เรียบและ แข็งแรง

4. ควรเหลือเนื้ อที่ว่างรอบตัวเครื่อง หรือวางเครื่องให้ห่างจากฝาผนั ง อย่างน้ อย 10 เซนติเมตร เพื่อให้มี อากาศระบายอย่างเหมาะสม 5. อย่าติดตั้งเครื่องในสถานที่อับ หรือเปียกชื้น มีแสงแดดส่องถึง โดยตรง มีฝุ่นละอองมาก มีการ ระบายของอากาศได้น้ อย หรือใกล้ กับบริเวณที่มีอุณหภูมิแปรปรวน มีความชื้นสูง

ข้อระวังในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร 1. อย่าแตะหรือสัมผัสแม่พิมพ์ ภาพ (Photo conduction Drum) โดยตรง เนื่องจาก ริ้วรอย จุดต่าง ๆ ที่ปรากIfฏyoบu hนave plenty of ways แม่พิมพ์ภาพ จะทำให้สำเนtoาmake money, focus on one main method, such เอกสารเกิดรอยสกปรก as subscription, ads, เปรอะเปื้ อนได้ and transactions.

2. ในพื้นที่หลอมละลายผงหมึกให้ติดแน่นบนเอกสาร (Fusing Area) มีความร้อนสูง ให้ระมัดระวัง 3. เมื่อมีการเคลื่อนย้ายเครื่อง ให้หมุนเกลียวจุดล๊อค ถาดใส่กระดาษ หรือตำแหน่งต่าง ๆ เพื่อยึดให้ติดแน่นก่อน 4. กรณีฉุกเฉินควรถอดปลั๊กไฟ การเสียบปลั๊กทิ้งไว้ แม้ไม่ทำงาน ทำให้เครื่องมีความร้อน 5. ขณะถ่ายเอกสาร ไม่ควรเปิดฝาปิดต้นฉบับ หรือปิด สวิตช์ไฟ

6. ห้ามวางสิ่งของที่มีน้ำหนั กมากบนกระจกวางต้นฉบับ 7. ระวังลวดเสียบหรือเศษโลหะเล็ก ๆ ตกลงในตัวเครื่อง 8. ตรวจคุณสมบัติของกระดาษหรือวัสดุอื่นใดที่ใช้กับ เครื่องให้ถูกต้องตรงกัน

9. เพื่อป้องกันปัญหากระดาษซ้อนหรือกระดาษติด ควรคลี่กระดาษก่อนที่จะนำเข้าถ่ายเอกสารทุกครั้ง

10. ไม่ควรหยิบสำเนาเอกสารที่ถ่ายในขณะที่นิ้ วมือ สกปรก เปียกชื้น หรือเปื้ อนน้ำมัน เพราะจะทำให้สำเนา เอกสารเปื้ อนเป็นรอย 11. หากมีควันจากเครื่อง หรือมีเสียงผิดปกติ หรือ นอกตัวเครื่องร้อนเกินไป ให้หยุดเครื่องทันที 12. เมื่อมีข้อความ Ready to Copy Maintenance Required ปรากฏที่หน้ าจอ แสดงว่าถึงเวลาที่จะต้อง ทำความสะอาดและเช็คเครื่องโดยช่างผู้ชำนาญ

การดูแลและบำรุ งรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร 1. ศึกษาขั้นตอนและวิธีการใช้จากคู่มือ 2. ตั้งเครื่องให้อยู่ในที่ที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก ห่างไกลจากความชื้นและแสงแดด 3. หมั่นเช็ดและทําความสะอาดตัวเครื่องด้านนอก ทุกวัน 4. ทําความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิด ต้นฉบับด้านในเป็นประจําสม่ำเสมอด้วยผ้านุ่ มแห้ง ห้ามใช้ทินเนอร์ น้ำมันเบนซิน หรือสารละลายอื่น ๆ

5. ทําความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบับ อัตโนมัติ ด้วยผ้านุ่ มสะอาด 6. หมั่นตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอ 7. ใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลังจากเลิกการใช้งาน 8. ขณะเครื่องกำลังทำงาน ห้ามปรับปุ่มคำสั่งใด ๆ บนแผงหน้ าปัด 9. ตรวจตราสายไฟ ปลั๊กไฟ ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน ถอดสวิตช์เมื่อเลิกใช้ทุกครั้ง

10. ไม่ควรเปิด-ปิดเครื่องถ่ายเอกสารบ่อย ๆ 11. ควรจัดทําประวัติการใช้งาน การซ่อมแซมและ บํารุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอียด 12. ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ ควร เรียกช่างผู้ชํานาญมาทําการตรวจซ่อม

13. เมื่อมีข้อความ Ready to copy Maintenance required ปรากฏ แสดงว่าถึงเวลาจะต้องทำความสะอาด และตรวจเช็ค หรือให้ติดต่อช่างผู้ชำนาญ

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสาร 1. ก๊าซโอโซน เป็นก๊าซหลักที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการหมุนไปและ หมุนกลับของแกนหมุนและกระดาษ นอกจากนี้ ยังเกิดจาก แสงอัลตร้า ไวโอเลตที่ออกจากหลอดไฟในเครื่องถ่ายเอกสาร ด้วย ทำให้เกิดอาการระคายเคืองตา ระคายเคืองระบบทางเดิน หายใจส่วนบน ได้แก่ โพรงจมูก ทรวงอก และปอด อาการอื่น ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นอันมีสาเหตุจากก๊าซโอโซน ได้แก่ อาการปวด ศีรษะ หายใจถี่ วิงเวียน ปวดเมื่อย สูญเสียการได้กลิ่นชั่วคราว

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสาร 2. ผงหมึก มีส่วนผสมของผงคาร์บอนดำประมาณ 10% และมีส่วน ผสมของ polystyrene acrylic และ polyester resin สามารถหลุดออกมาได้ในระหว่างการถ่ายเอกสาร หรือ ระหว่างการเปลี่ยนแกนตลับหมึก ทำให้เกิดอาการไอ หรือจาม แพ้ เป็นผื่นคัน หมึกบางรุ่น มีสารประกอบที่เป็นสารก่อมะเร็งได้ จึงควรหลีกเลี่ยงการ สัมผัสกับผิวหนั งหรือการหายใจเข้าไป

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสาร 3. เสียงดัง เสียงดังของการถ่ายเอกสารที่ถ่ายต่อเนื่ องติดต่อกัน ทำให้รบกวนผู้ทำงานอื่น ๆ ที่อยู่ข้างเคียง ก่อให้เกิด บรรยากาศการทำงานที่ไม่น่ าทำงาน ในอุตสาหกรรม ประเภทโรงพิมพ์ เสียงดังนั บเป็นปัญหาสุขภาพที่สำคัญยิ่ง ก่อให้เกิดปัญหาเสื่อมสมรรถภาพการได้ยิน หูหนวก หรือ อาการมีเสี ยงอื้ออึงในหูของผู้ปฏิบัติงาน

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสาร 4. แสงอัลตร้าไวโอเลต แสงที่ออกมาจากเครื่องถ่ายเอกสารเป็นแสงอัลตร้า ไวโอเลต ซึ่งหากสัมผัสกับดวงตาโดยตรงจะทำให้ระคาย เคืองตา ปวดตา และมีอาการปวดศีรษะได้ นอกจากนี้ แสงจากเครื่องถ่ายเอกสารยังรบกวนเพื่อน ร่วมงานให้เกิดความรำคาญ ดังนั้ น ทุกครั้งที่ถ่ายเอกสาร จะต้องปิดแผ่นปิด cover ทุกครั้ง

อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสาร 5. อันตรายอื่น ๆ 5.1 ระดับอุณหภูมิที่สูงขึ้น 5.2 กล้ามเนื้ อล้า 5.3 สารฟอร์มัลดิไฮด์ที่เคลือบกระดาษถ่ายเอกสาร