typewriter-09

พมิ พไ์ ทยเบอื้ งตน้ 20200-1004 (0-4-2) หน่วยท่ี 9

หนังสือราชการภายนอก ๑. เลขที่หนังสือ คือ เลขที่หนังสือส่งออกของส่วนราชการ โดยพมิ พ์ชิดก้ันระยะซ้าย ระดับเท้าครุฑ พิมพ์คาว่า “ท่ี” เว้น ๑ วรรค แล้วพิมพ์รหัสตัว ๒. ชื่อส่วนราชการ พยัญชนะ และตามด้วยเลขลาดับท่ีประจาส่วนราชการท่ีออกหนังสือ ที่ออกหนังสือ ทับด้วยเลขทะเบียนหนังสือตามลาดับ ในรอบปี ที่ส่งออก เช่ น ที่ ศธ. ๐๙๒๑.๐๑/๑๑๓, ท่ี รส ๐๒๐๑/๒๓๒๘ คือช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือน้ัน หรือราชการน้ันส่งหนังสือ ออกและใหล้ งที่ต้งั ไวด้ ว้ ย โดยพิมพอ์ ยใู่ นระดบั เดียวกบั เลขท่ีหนงั สือ โดยให้ตัวอักษรตัวสุ ดท้ายอยู่ชิดก้ันระยะขวาใช้เป็ นถอยหลัง จากจุดก้นั ระยะขวาเท่าจานวนตวั อกั ษรในช่ือส่วนราชการที่จะพิมพ์ พร้อมท้งั ระบุท่ีต้งั และรหสั ไปรษณียด์ ว้ ย ไม่เกิน ๓ บรรทดั เช่น กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม ถนนมิตรไมตรี ดินแดง กรุงเทพมหานคร ๑๐๔๐๐

หนังสือราชการภายนอก ๓. วนั เดือน ปี คือ วันท่ี เดือน ปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ โดยการพิมพ์วันที่ ๔. เร่ือง เดือน ปี ต่ากว่าบรรทัดสุดท้ายที่ต้ังส่ วนราชการเจ้าของ หนังสือ ๓ ระยะบรรทัด (ปัด ๑ บิด ๓ คร้ัง ระยะบรรทัดคู่) โดยพมิ พ์เลขวันที่ ทีก่ ลางครุฑ (หางครุฑ) เว้น ๓ ระยะ แล้ว พิมพ์ช่ือเต็มของเดือน เว้น ๓ ระยะ พิมพ์ตัวเลขของปี พทุ ธศักราช เช่น ๒๔ มนี าคม ๒๕๖๒ คือ ชื่อเร่ืองท่ีจะใช้ในการติดต่อราชการของหน่ วยงานท่ี ออกหนังสื อ โดยให้พิมพ์ต่ากว่า วัน เดือน ปี ๓ ระยะ บรรทัด (ปัด ๑ บิด ๒ คร้ัง ระยะบรรทัดคู่) ซึ่งพิมพ์คาว่า “เรื่อง” ชิดก้นั ระยะซ้ายเว้น ๒ วรคและให้ลงเร่ืองย่อ

หนังสือราชการภายนอก ๓. วนั เดือน ปี คือ วันท่ี เดือน ปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ โดยการพิมพ์วันที่ ๔. เร่ือง เดือน ปี ต่ากว่าบรรทัดสุดท้ายที่ต้ังส่ วนราชการเจ้าของ หนังสือ ๓ ระยะบรรทัด (ปัด ๑ บิด ๓ คร้ัง ระยะบรรทัดคู่) โดยพมิ พ์เลขวันที่ ทีก่ ลางครุฑ (หางครุฑ) เว้น ๓ ระยะ แล้ว พิมพ์ช่ือเต็มของเดือน เว้น ๓ ระยะ พิมพ์ตัวเลขของปี พทุ ธศักราช เช่น ๒๔ มนี าคม ๒๕๖๒ คือ ชื่อเร่ืองท่ีจะใช้ในการติดต่อราชการของหน่ วยงานท่ี ออกหนังสื อ โดยให้พิมพ์ต่ากว่า วัน เดือน ปี ๓ ระยะ บรรทัด (ปัด ๑ บิด ๒ คร้ัง ระยะบรรทัดคู่) ซึ่งพิมพ์คาว่า “เรื่อง” ชิดก้นั ระยะซ้ายเว้น ๒ วรคและให้ลงเร่ืองย่อ

หนังสือราชการภายนอก ๕. อ้างถงึ (ถ้าม)ี คือ การอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อน โดยพิมพ์ต่ากว่าคาขึ้นต้น ๗. ส่ิงทส่ี ่งมาด้วย ๓ ระยะบรรทัด ชิดก้ันระยะซ้ าย เว้น ๒ ระยะวรรคให้ อ้างถึงหนังสื อ ๘. ข้อความ ทเี่ คยมกี ารตดิ ต่อกนั มาก่อน ระบุส่วนราชการของหนังสือ เลขทหี่ นังสือ พร้อมวนั เดือน ปี ของหนังสือฉบับน้ัน คือ ส่ิงของหรือเอกสารท่ีส่งไปพร้อมกบั หนงั สือ โดยพิมพต์ ่ากว่า “อา้ งถึง” ๓ ร ะ ย ะ บ ร ร ทั ด พิ ม พ์ ค า ว่ า “ สิ่ ง ท่ี ส่ ง ม า ด้ ว ย ” ชิ ด ก้ัน ร ะ ย ะ ซ้ า ย ใ ห้ล งช่ื อ ส่ิ งข องห รื อเ อกส า ร ท่ี ส่ ง ไ ปพ ร้ อม กับห นังสื อฉบับน้ัน ถ้า ห า ก สิ่ ง ข อ ง ที่ ส่ ง ไ ป ด้ว ย มี ห ล า ย ร า ย ก า ร ใ ห้ แ ย ก เ ป็ น ข้อ ๆ ถา้ ส่ิงของที่ส่งไปสามารถใส่ซองเดียวกนั ไดใ้ หร้ ะบุวา่ ส่งไปโดยวธิ ีใด คือ เน้ือหาของหนงั สือราชการน้นั โดยพิมพต์ ่ากวา่ “ส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย” (ถา้ มี) ๓ ระยะบรรทดั หรือต่ากว่า “เรียน” ๓ ระยะบรรทดั หรือ ปัด ๑ บิด ๒ ถา้ ไม่มี อา้ งถึงส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย ใหย้ อ่ หนา้ ๕-๑๕ วรรค แต่นิยมยอ่ หนา้ ๑๐ วรรค

หนังสือราชการภายนอก ๙. คาลงท้าย คือคาท่ีใช้ลงท้ายในหนังสือราชการซึ่งจะใช้ให้เหมาะสมกับคา ขนึ้ ต้นหนังสือ โดยพมิ พ์ตา่ กว่าข้อความบรรทดั สุดท้าย ๓ ระยะ บรรทัดให้อยู่กลางครุฑ การใช้คาลงท้ายจะพิจารณาคาขึน้ ต้น ประกอบ ๑๐. ชื่อและตาแหน่ง คือ ชื่อและตาแหน่งของผูล้ งนามในหนงั สือราชการ โดยพิมพ์ ต่ากว่าคาลงทา้ ย ๕ ระยะบรรทดั (ปัด ๒ บิด ๒ คร้ัง) พิมพช์ ื่อผู้ ลงนามพร้อมคานาหน้านามอยู่ในวงเล็บและวางศูนย์ตาม แนวนอน กบั คาลงทา้ ย ถา้ ผลู้ งนามมียศ หรือบรรดาศกั ด์ิ ให้พิมพ์ ยศ หรือบรรดาศกั ด์ิน้ัน แยกไวค้ นละบรรทดั กบั ช่ือเต็ม โดย พิมพย์ ศไวห้ นา้ ลายมือช่ือที่เป็นลายเซ็น ส่วนชื่อเตม็ พิมพ์ ไวใ้ น วงเลบ็ ส่วนตาแหน่งพิมพ์ ไวใ้ ตช้ ่ือ ๒ ระยะบรรทดั วางศูนยก์ บั คาลงทา้ ยเช่นกนั แต่ไม่ตอ้ งใส่ในวงเลบ็

หนังสือราชการภายนอก ๑๑. ชื่อและส่วน คือราชการเจ้าของเร่ื องผู้ออกหนังสื อ โดยพิมพ์ชิดก้ันระยะซ้ าย ราชการเจ้า ต่ากว่า ตาแหน่ง ๓ ระยะบรรทัด ส่ วนเบอร์ โทรศัพท์ให้ลงหมายเลข ของเร่ืองและ โทรศัพท์ของส่ วนราชการเจ้าของเรื่องหรือ หน่วยงานท่ีออกหนังสือ โทรศัพท์ พมิ พ์ชิดก้นั ระยะซ้ายตา่ กว่า ชื่อส่วนราชการ ๒ ระยะบรรทัด ๑๒. สาเนาส่ง(ถ้ามี) คือหนังสือที่ส่งไปให้หน่วยงานอ่ืนหลายหน่วยงาน ซ่ึงในกรณีที่มีความ ประสงคจ์ ะส่งสาเนาไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลท่ีเก่ียวขอ้ งทราบและ ต้ อ ง ก า ร ใ ห้ ผู้รั บ ห นั ง สื อ ท ร า บ ว่ า ไ ด้ จั ด ส่ ง ส า เ น า ไ ป ใ ห้ ผูใ้ ดบ้าง ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือบุคคลที่ได้จดั ส่งสาเนาไปให้ หากส่วนราชการ หรื อบุคคลมีจานวนมากให้พิมพ์รายช่ือแนบไป อีกแผน่

หนังสือราชการภายนอก ๑๓. ช้ันความเร็ว คือความเร็วของหนังสือแบ่งเป็ น ๓ ช้ัน ได้แก่ ด่วนท่ีสุด ด่วนมาก ด่วน (ถ้ามี) การระบุช้ันความเร็ว ให้ระบุด้วยตัวอกั ษรสีแดง ขนาดไม่เลก็ กว่าตัวพมิ พ์ ใ ห้ เ ห็ น ชั ด บ น ห นั ง สื อ แ ล ะ บ น ซ อ ง ใ น ท า ง ป ฏิ บั ติ ๑๔. ช้ันความลบั ใช้ตรายางประทับท้ังหนังสือราชการและที่ซอง ในการพมิ พ์แบบฝึ กหัดให้ (ถ้ามี) พมิ พ์และขดี เส้นใต้ คือความลับของหนังสือราชการน้ัน แบ่งเป็ น ๔ ช้ัน ได้แก่ ลับที่สุด ลบั มาก ลบั ปกปิ ด การระบุช้ันความลบั ให้ระบุก่ึงกลางหนังสือราชการ ท้งั ตอนบนและตอนล่างด้วยตัวอักษรสีแดง ในทางปฏิบตั ิใช้ตรายาง ประทับท่ีตัวเอกสารและท่ีซอง ในการพิมพ์แบบฝึ กหัดให้พิมพ์ และขีดเสน้ ใต้

หลกั เกณฑก์ ารพิมพห์ นังสือ ราชการภายนอกด้วยคอมพิวเตอร์ 1. การกนั้ ระยะในการพมิ พ์ 1.1 กนั้ ระยะหา่ งจากขอบกระดาษดา้ นซา้ ยมอื ประมาณ 3 เซนตเิ มตรเพอ่ื สะดวกในการเขา้ เล่ม 1.2 กนั้ ระยะหา่ งขอบกระดาษดา้ นขวาประมาณ 2 เซนตเิ มตร 2. การพมิ พห์ นงั สอื ราชการทต่ี อ้ งใชต้ ราครฑุ ขนาด 3 เซนตเิ มตร วางอยกู่ ง่ึ กลางของ หน้ากระดาษ ถา้ มขี อ้ ความมากกวา่ 1 หน้า หน้าตอ่ ไปตอ้ งไมม่ ตี ราครฑุ 3. การพมิ พ์ 1 หน้ากระดาษ A4 ปกตใิ หพ้ มิ พ์ 25 บรรทดั บรรทดั แรกของหนงั สอื ราชการ ภายนอกควรอยหู่ า่ งจากขอบกระดาษดา้ นบนประมาณ 5 เซนตเิ มตร 4.การพมิ พ์ “ท”่ี และ “สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ” ใหพ้ มิ พบ์ รเิ วณตนี ครฑุ 5. การพมิ พ์ “วนั เดอื น ปี” ใหเ้ รม่ิ พมิ พต์ รงกง่ึ กลางหน้ากระดาษแนวเดยี วกบั ครฑุ

หลกั เกณฑก์ ารพิมพห์ นังสือ ราชการภายนอกด้วยคอมพิวเตอร์ 6. การเรม่ิ พมิ พข์ อ้ ความสว่ นของเน้ือเรอ่ื ง ขอ้ ความเรม่ิ ตน้ ขอ้ ความสบื เน่อื ง และ ขอ้ ความ จดุ ประสงคข์ องเรอ่ื ง หรอื ยอ่ ใหม่ ใหเ้ วน้ หา่ งจากแนวเสน้ กนั้ หน้า 20 จงั หวะเคาะ 7. การพมิ พ์ คาลงทา้ ย ใหเ้ รม่ิ พมิ พต์ รงกง่ึ กลางหน้ากระดาษตรงแนวเดยี วกบั วนั ท่ี การพมิ พ์ ชอ่ื เตม็ ในวงเลบ็ ใหถ้ อื คาลงทา้ ย เป็นหลกั โดยใหอ้ ยกู่ ง่ึ กลางซง่ึ กนั และกนั 8.การพมิ พ์ “สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง” ใหพ้ มิ พแ์ นวกนั หน้าถดั จากบรรทดั “ตาแหน่ง” เป็นระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 และพมิ พ์ “หมายเลขโทรศพั ท”์ “โทรสาร” ถดั จาก “สว่ นราชการ เจา้ ของเรอ่ื ง” ระยะบรรทดั ปกติ 1 Enter