ลกั ษณะชือ่ เรื่องที่ดี บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันท่ี ................................................................. เรอ่ื ง ................ย..่อ..ส..้นั...ท..ี่ส..ดุ...ไ..ม..่ค..ว..ร..ย..า..ว..เ.ก..ิน...๒....บ..ร..ร..ท..ัด...ถ...้า.ย...อ่ ..ใ.ห...้ไ.ด..เ้.พ...ยี ..ง..ค..ร..ึง่ .บ...ร.ร..ท..ดั...ย..ิง่ .ด...ี ........ (คาข้นึ ต้น) .......พเ.ป..อ.็น.ร.ป.ู้ใ.จร..ะค..โว.ย.า..คม..หว..รา่..ือเ.ป.ว..น็ล..เี.ร.เ.อ่ื พ..ง.ร.อ.า.ะ.ะ.ไถ.ร..า้ .เ..ป..็น..เ.พ...ยี ..ง..ค..า..น..า..ม..ห..ร..อื..ก...ร..ิย..า...จ..ะ..ไ.ม..ไ่.ด...้ใจความ เก็บคน้ อา้ งอิงได้ง่าย
หวั เรื่อง (Heading) การต้ังชื่อ ลกั ษณะของชือ่ เรือ่ งทีเ่ ขยี นดี ย่อส้ันทีส่ ดุ ไม่ควรยาวเกิน ๒ บรรทัด ถ้าย่อให้ไดเ้ พียง ครึ่งบรรทดั ยิ่งดี เป็นประโยคหรือวลี เพราะถ้าเปน็ เพียงคานามหรือ กริยา จะไมไ่ ดใ้ จความ พอรู้ใจความวา่ เปน็ เรือ่ งอะไร เก็บค้นอ้างอิงไดง้ ่าย
หวั เรือ่ ง (Heading) คาขึน้ ต้น ใช้ตามหนังสือราชการ ใช้คาว่าเรียน หรือ กราบเรียน แล้วแต่กรณี เรียน ผบ.ทบ.(ผ่าน ผช.เสธ.ทบ.ฝ่าย…) ไม่ตอ้ งเขียน : เจ้าหน้าที่ทีเ่ กี่ยวข้อง ดาเนินงานตาม สายงานเอกสารอยู่แล้ว(หนงั สือ กพ.ทบ. ปี 2537) เรียน ผบ.ทบ. (ผ่าน เสธ.ทบ.) เขียนได้ : ผบ. มอบอานาจให้, ลดเวลาตรวจสอบ อานาจการตกลงใจ
ตวั เรือ่ ง (Body) ปัญหา (Problem) สมมตุ ิฐาน (Assumption) ขอ้ เทจ็ จรงิ (Information) ขอ้ พจิ ารณา (Analyses) ขอ้ สรปุ (Conclusion) ขอ้ เสนอ (Suggestion) เขียนได้ 5 แบบ
ปัญหา อะไรคือปญั หา / จะทาอะไร(ภารกิจ) สรุปประเดน็ ให้มคี วามชดั เจน สรปุ ประเดน็ ให้ส้ัน อาจใชข้ ้อย่อยชว่ ย นาเสนอแนวทางการแก้ปัญหาอย่างไร
ตัวอย่างการเขียนปัญหา เขียนขออนมุ ตั ิ เช่น ... กพ.ทบ. ขออนมุ ตั ิหลกั การ กาหนดคณุ สมบตั ิ น.สัญญาบตั ร เข้ารบั การศึกษา หลักสูตรหลกั ประจา รร.สธ.ทบ. ประจาปีงบประมาณ ๔๙ และ ปีงบประมาณ ๕๐ เปน็ ต้นไป เขียนเปน็ จุดประสงค์ เช่น ... เพือ่ เสนอแนะการย้าย สถานที่ตงั้ รร.สธ.ทบ. แปลงนโยบาย/หาแนวทางไปสู่การปฏิบตั ิ เชน่ ... แนวทางการปรบั ปรงุ โครงสร้างการจดั หน่วยใน ทบ. โดยรวม ศทท. ทบ. ไว้ในการจดั ของ สส. และปรับอตั รา จก.สส. เปน็ พล.ท.
สมมตุ ิฐาน (Assumption) ต้องเป็นสง่ิ จาเป็นสาหรับการอภิปรายต่อปัญหา ใช้เมื่อ ไม่มขี อ้ มลู ที่แท้จรงิ ใชเ้ พือ่ จากดั ขอบเขตของปัญหา ต้องมีมูลฐาน หรือ รากฐานมาจากขอ้ เท็จจริง
ข้อเท็จจริง (Information) กล่าวถึงข้อเท็จจริงท่มี อี ิทธิพลต่อปญั หา หรือต่อคาแก้ปญั หานั้น อย่านาข้อเท็จจริงที่ไมจ่ าเปน็ มาเขียน ก่อนจะเขียนข้อเทจ็ จริงลงไป จงถามตวั เองเสียก่อน มอี ะไรที่ทาให้คากล่าวนีเ้ ปน็ ความจริง ทป่ี ฏิเสธไม่ได้ มเี อกสาร/หลักฐานยืนยันหรือไม่ เกี่ยวข้องกับปญั หาท้ังหมดอย่างไร ชว่ ยทาให้ปัญหากระจ่างขึ้นได้อย่างไร
ขอ้ เทจ็ จริง (Information) ต้องไมใ่ ช่ ความเหน็ ของท่านเอง กรณีนกึ ฝนั หรือการเดา เรื่องท่นี ่าจะเป็น หรือการทกึ ทักเอา
ข้อพิจารณา (Analyzing) เปน็ ขอ้ ทีม่ ีความสาคญั มากท่สี ดุ เปน็ การพิจารณาวิเคราะห์ปัจจัยทีเ่ กี่ยวขอ้ งในรายละเอียด ไดแ้ ก่ ปญั หาและขอ้ เท็จจริงที่ตั้งข้ึน รวมเขา้ ดว้ ยกับเหตผุ ลต่าง ๆ ตามความคิดเห็นของผู้ทา ขอ้ พิจารณา พยายามตดั สง่ิ ทีไ่ ม่สาคญั ออกไป มีความรัดกมุ พัฒนาไปตามขั้นตอน และข้อมลู ตามลาดบั ทีส่ มเหตผุ ล
ข้อพิจารณา (Analyzing) เป็นขอ้ ที่มีความสาคญั มากท่สี ุด เป็นการพิจารณาวิเคราะห์ปัจจัยทีเ่ กี่ยวขอ้ งในรายละเอียด ไดแ้ ก่ อาจกาหนดเป็นคาแก้ปญั หาไวห้ ลายๆทาง แลว้ นามา วเิ คราะห์พิจารณาถึงผลดแี ละผลเสยี ของคาแก้ปัญหา ต่างๆ การนาเสนอขอ้ มูลทีเ่ ป็นตัวเลข/ตาราง จะทาให้การ อธิบายหรือเสนอคาแก้ปัญหาชดั เจนยิง่ ข้ึน ถ้ามคี วามยาวมาก จะต้องทาเป็นผนวกประกอบต่างหาก
ขอ้ สรุป (Conclusion) เป็นผลจากการวเิ คราะห์ปจั จยั ต่าง ๆ ทีเ่ กีย่ วข้อง หรือ คาแก้ ปญั หาท่นี ่าจะเปน็ ไปได้ทกุ คาแก้ และปจั จยั ท้ังปวงที่กระทบ กระเทือนต่อคาแก้ปญั หาเหล่าน้ัน โดย ต้องมีความสมบูรณ์ สามารถปฏบิ ตั ิตามน้ันได้ และ ขณะเดียวกัน จะตดั คาแก้ปัญหาทีส่ าคญั น้อยกวา่ ออกไป ไมเ่ หลือปญั หาอืน่ มาให้พิจารณาต่อไปอีก
ข้อสรุป (Conclusion) เป็นผลจากการวเิ คราะห์ปจั จยั ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือ คาแก้ ปญั หาทน่ี ่าจะเปน็ ไปได้ทุกคาแก้ และปจั จัยทั้งปวงทีก่ ระทบ กระเทือนต่อคาแก้ปัญหาเหล่านั้น โดย ต้องตอบสนองปญั หาทุกส่วน และรบั กนั กับสมมุติฐาน และ ข้อเท็จจริง เป็นข้อความสั้น ๆ ทีส่ มเหตุผล เป็นทีย่ อมรบั ของคนส่วนมาก ไมค่ วรจะนาเรือ่ งราวใหม่ ๆ มาใส่ไว้ในข้อสรปุ อีก
ขอ้ เสนอ (Suggestion) กล่าวถึงหนทางปฏิบตั ิด้วยขอ้ ความทีช่ ดั เจนกะทัดรดั โดยท่ัวไปมักจะระบวุ ่าให้ใคร (หน่วยใด) ทาอะไร ต้องครอบคลุมทุกขนั้ ตอนของปัญหา ต้องตรงกนั กับข้อสรปุ ของข้อพิจารณาข้างต้น
จดุ ประสงค์ (Objective) ทกุ เรือ่ งที่เขยี นจะต้องมีจุดประสงค์ (ขมวดท้าย) ควรระบใุ ห้ถูกต้องชดั เจนวา่ ต้องการให้ผู้บงั คับบญั ชาทาอะไร เช่น จึงเรียนมาเพื่อกรุณาทราบ จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมตั ิตามที่ ... เสนอในขอ้ ... จึงเรียนมาเพือ่ กรณุ าดาริ (เรือ่ งใดต้องระบใุ ห้ชดั เจน)
จุดประสงค์ (Objective) อย่าเขยี นว่า “จึงเรียนมาเพื่อกรณุ าพิจารณาและดาเนินการ ต่อไป” สาหรบั การนาเรยี นผู้บังคบั บญั ชาโดยหน่วยทีท่ า หนา้ ท่ฝี ่ายอานวยการ เพราะผบู้ งั คับบัญชาจะไม่ พิจารณาเรือ่ งทว่ั ๆ ไป หรือเรือ่ งท้ังหมด
จดุ ประสงค์ (Objective) ตัวอย่าง จึงเรียนมาเพือ่ กรุณาพิจารณา หากเห็นเปน็ การสมควร กรุณาอนุมตั ิตามเสนอในข้อ…. ทั้งนี้อยู่ในอานาจของ….ซึ่ง มอบให้ …. อนมุ ัติตามคาส่งั ….ที่ กห…. ลง…. และกรุณาลง นามในหนงั สือที่แนบ
ทา้ ยเรือ่ ง (Ending) ลงนามผู้จัดทา รายการของผนวกต่างๆ ความคิดเหน็ ของผู้รบั เรือ่ งผ่าน ขอ้ ตกลงใจของผู้มีอานาจอนมุ ตั ิ
โจทย์ ๑ หนังสือเข้า
แก้โจทย์ ๑ หนงั สือเข้า หวั เรือ่ ง เนื้อเรื่อง
จดุ ประสงคข์ องเรือ่ ง ทา้ ยเรือ่ ง
การเขียนข้อพิจารณา ฝอ. ๑.ปัญหา
๒.ขอ้ เท็จจริง ๓.ข้อพิจารณา
๔.ข้อเสนอ
ขน้ั ตอนของการจดั ทาขอ้ พิจารณาฯ การชีเ้ ฉพาะ และ กาหนดปัญหา การค้นควา้ และ รวบรวมข้อมูล การสอบถามทางโทรศพั ท์ การเยี่ยมเยียนหนว่ ย หนังสือร้องขอข้อมลู โดยเฉพาะ การออกแบบสอบถามไปยังบคุ คลทีเ่ กีย่ วขอ้ ง
ข้ันตอนของการจดั ทาข้อพิจารณาฯ การชีเ้ ฉพาะ และ กาหนดปญั หา การค้นควา้ และ รวบรวมข้อมลู การตีความข้อมูล โดยการกลัน่ กรอง ตดั คาแก้ปญั หาทีไ่ ม่นา่ พอใจ ออกไป โดยการชี้เฉพาะต่อคาแก้ปัญหาต่างๆ โดยการพิจารณาข้อเท็จจรงิ ที่จาเปน็ ต่อการประเมนิ คา่
ขนั้ ตอนของการจัดทาขอ้ พิจารณาฯ การชีเ้ ฉพาะ และ กาหนดปญั หา การค้นคว้า และ รวบรวมข้อมูล การตีความข้อมูล การประเมนิ ค่า คาแกป้ ัญหา การเตรยี มการจดั ทา (รา่ ง - จัดทา) การแกไ้ ข ปรับปรุง
ตวั อยา่ งการเขียน ตย.1 ตย.2 ตย.3
เอกสารอ้างอิง ระเบียบกองทัพบก ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๕ แนวสอน วิชา ขอ้ พจิ ารณาของฝ่ายอานวยการ และ การเขยี นหนงั สอื ราชการ รร.สธ.ทบ. (อา้ งองิ เฉพาะเรอ่ื ง) รส.๑๐๑ - ๕ การจัดและการดาเนินงานของฝ่ายอานวยการ เอกสารการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอานวยการ ของ พ.อ.เอนก แสงสกุ (ยศขณะนั้น)
Search
