บทที่ 2 เรื่อง เงินสด (นารีรัตน์ จิตร์เปรมวณิชย์)

บทท่ี 2 เงินสด วิทยาลยั เทคนิคเทิง

รหสั นกั ศกึ ษา 63302010010

สารบญั 01 ความหมายของเงนิ สด 02 รายการท่ไี ม่นับเป็ นเงนิ สด 03 การควบคุมภายในเก่ียวกับ เงนิ สด 04 งบประมาณเงนิ สด

ความหมายของเงนิ สด เงินสด (Cash) หมายถึง ธนบตั ร และเหรียญกษาปณ์ รวมถึงเงินตราสารท่ีสามารถชาระหนีไ้ ด้ ตามกฎหมาย และเป็นส่ือกลางท่ีใช้ในการแลกเปล่ียนสนิ ค้าหรือบริการ - เงินฝากธนาคาร ประเภทเงนิ ฝากประจา ฝากออมทรัพย์ และเงินฝากกระแสรายวนั - เช็คท่ียงั ไมไ่ ด้นาฝากธนาคาร เชน่ เช็คสว่ นบคุ คล เช็คที่ธนาคารรับรอง เช็คเดินทาง ดร๊าฟท์ของ ธนาคาร - ธนาณตั ิ เชค็ ไปรษณีย์

รายการท่ไี ม่นับเป็ นเงนิ สด 1. เช็คลงวนั ท่ีล่วงหน้า หมายถึง เช็คท่ีกิจการได้รับมาจากบุคคลอ่ืน ซ่ึงนาไปฝาก ธนาคาร แต่ ธนาคารยงั ไม่ขนึ ้ เงนิ สดให้ทนั ที ธนาคารจะขนึ ้ เงินให้เม่ือถึงกาหนด ดงั นนั้ เชค็ ลงวนั ที่ ลว่ งหน้าถือเป็นลกู หนี ้ 2. เชค็ คนื หมายถงึ เชค็ ที่กิจการได้รับจากบคุ คลอ่ืน และเม่ือกิจการไปขอขนึ ้ เงนิ ที่ ธนาคารปรากฏ วา่ เจ้าของบญั ชีมีเงนิ ไม่พอ ธนาคารจะสง่ เชค็ ดงั กลา่ วคืนมาให้กิจการ ดงั นนั้ เช็คคืนถือเป็นลกู หนี ้ 3. อากรแสตมป์ และไปรษณียากร ในสว่ นที่กิจการยงั ไม่ใช้ถือเป็นวสั ดสุ านกั งาน 4. เงนิ ให้ยืมสาหรับพนกั งาน ถือเป็นลกู หนีข้ องกิจการ 5. เงินมดั จาที่กิจการจา่ ยลว่ งหน้าตามสญั ญาตา่ ง ๆ เช่น เงินมดั จาเพื่อซือ้ สินทรัพย์ เงินมดั จาเพ่ือ จ้างทาของ

6. เงินสดท่ีกนั ไวเ้ พื่อใชใ้ นวตั ถุประสงคใ์ ดวตั ถุประสงคห์ น่ึง เช่น เงินสดท่ีกนั เขา้ เป็นเงินกองทุนเพ่ือไถ่ถอนหน้ีสิน หรือกนั ไวเ้ พื่อซ้ือสินทรัพย์ 7. ตว๋ั เงินท่ีใหธ้ นาคารเกบ็ เงินให้ ซ่ึงจะถือเป็นเงินสดกต็ ่อเม่ือธนาคารเรียกเกบ็ เงิน ตามตวั ได้ 8. ใบหุน้ ทุน (ไดแ้ ก่ ใบหุน้ สามญั , ใบหุน้ บุริมสิทธิ) ใบหุ้นกู้ พนั ธบตั รรัฐบาล ท่ีกิจการ ไดไ้ ปลงทุนในบริษทั อื่น ไว้ เมื่อตอ้ งการเงินสดกิจการสามารถขายออกไปไดท้ นั ที ดงั น้นั จึงตอ้ ง ถือเป็นเงินลงทุน ไม่ใช่เงินสด

การควบคุมภายในเก่ียวกบั เงนิ สด ในการประกอบธุรกิจไม่ว่าจะเป็ นกิจการขนาดเล็ก หรือขนาดใหญ่ เจ้าของกิจการมกั จะ ไม่ได้เข้า มาควบคมุ ดแู ลเงนิ สดด้วยตนเอง โดยสว่ นมากจะกาหนดหน้าท่ีให้พนกั งานภายใน องค์กรมีหน้าท่ีดแู ลในการ รับเงนิ และจ่ายเงนิ สด ดงั นนั้ ถ้าหากกิจการไม่มีการควบคมุ ภายในท่ีดีก็ เทา่ กบั ให้โอกาสพนกั งานที่จะทาการ ทุจริตนาเงินสดของกิจการไปใช้ส่วนตวั ได้ ดงั นัน้ กิจการจึงจา เป็ นต้องมีการควบคมุ อย่างใกล้ชิด ซ่ึงการ ควบคมุ ภายในเกี่ยวกบั เงินสดแต่ละกิจการจะแตกต่าง กนั ไปขึน้ อย่กู บั ขนาด และประเภทของการประกอบ ธรุ กิจ

การควบคุมภายในเก่ียวกบั เงนิ สด ได้แก่ 1. ควรแบง่ หน้าท่ีระหวา่ งการรับเงินและการจ่ายเงินออกจากหน้าที่การบนั ทกึ บญั ชี ซง่ึ ไม่ให้บคุ คล ใดบคุ คลหนง่ึ ทาหน้าที่ตงั้ แตก่ ารรับและการจา่ ยเงนิ จนถึงการบนั ทกึ บญั ชี 2. ควรนาเงนิ สดฝากธนาคารทกุ วนั หรือ อย่างช้าภายในวนั รุ่งขนึ ้ ของวนั ถดั ไป 3. กรณีกิจการจา่ ยเงินสดจานวนมากควรจ่ายเป็นเช็ค โดยกาหนดหน้าท่ีผ้อู นมุ ตั ิภาย ในวงเงินที่มี อานาจในการอนมุ ตั ิ สาหรับเงินสดจา่ ยท่ีมีจานวนน้อยควรจะตงั้ วงเงนิ สดย่อยเพื่อเบกิ จา่ ย 4. ในการรับและจา่ ยเงินสดควรจะมีหลกั ฐานทกุ ครัง้ เชน่ ใบเสร็จรับเงนิ บลิ เงนิ สด 5. กรณีท่ีกิจการมีการขายสินค้าเป็ นเงินสด ควรนาเคร่ืองบนั ทกึ เงินสดมาช่วยในการ เก็บเงินและ ควรให้พนกั งานจดั ทารายงานการรับเงนิ ประจาวนั ท่ีเกิดจากการขาย แล้วสง่ ฝ่ ายการเงนิ

6. กรณีเก็บเงินไวใ้ นตูน้ ิรภยั ไม่ควรกาํ หนดให้ผถู้ ือกุญแจ และผเู้ ปิ ดรหัส เป็นบุคคล เดียวกนั 7. ควรมีการตรวจสอบภายในเก่ียวกบั เงินสดอย่างสม่าํ เสมอ โดยไม่แจง้ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ี ผรู้ ับผดิ ชอบ ทราบลว่ งหนา้ 8. ควรมีการสับเปล่ียนตาํ แหน่งหน้าที่ ความรับผิดชอบเกี่ยวกบั เงินสด ตลอดเวลา

เงนิ สดย่อย (Petty cash) เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดท่ีกิจการกาหนดวงเงินไว้เพ่ือใช้สาหรับรายจ่ายต่างๆ ที่ เป็นจานวนเงินไม่ มากและรายจ่ายนนั้ ไม่สะดวกในการสงั่ จ่ายด้วยเชค็ การท่ีกิจการตงั้ วงเงินสด ย่อยถือได้ว่าเป็นการควบคมุ การ จา่ ยเงินสด โดยการกาหนดให้ผ้ทู ี่มีหน้าท่ีรับผิดชอบในการตงั้ เบิกเงนิ สด และดแู ลในการเบกิ จ่าย เชน่ การจ่าย ค่านํ้ามนั รถ ค่าพาหนะ ค่ารับรอง เป็ นต้น ผู้ดแู ลเงินสดย่อยจะจ่ายเงิน เมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินและมีการอนุมัติ อย่างถูกต้องเท่านนั้ เม่ือถึง เวลาตงั้ เบิกเงินสดย่อยผ้ดู แู ลก็จะรวบรวมใบสาคญั จ่าย เพื่อขออนุมตั ิเบิกเงินสด ชดเชยการตงั้ วงเงินสดยอ่ ย สว่ นมากกิจการมกั จะกาหนดวงเงนิ ไว้ตายตวั ซงึ่ เรียกระบบเงนิ สดย่อยวา่ “Imprest system” ตามวธิ ียอดรวมของใบสาคญั จ่าย และเงินสดย่อยคงเหลือในมือผ้ดู แู ลเงินสด ย่อยจะเท่ากบั วงเงินสด ย่อยที่กาหนดไว้

1. การตงั้ วงเงนิ สดย่อย ตวั อยา่ งที่ 1 กิจการกาหนดวงเงินสดยอ่ ยไว้ 7,000 บาท การบนั ทกึ บญั ชี Dr. เงินสดยอ่ ย 7,000 Cr. ธนาคาร 7,000 กาหนดวงเงินสดยอ่ ย เมื่อกิจการกาหนดเงินสดย่อย วิธีการเหมือนกบั การจ่ายเงินของกิจการ โดยสง่ั จ่ายเป็น เช็ค ผ้ดู แู ลเงินสดย่อยก็จะไปขอเบกิ เงนิ ท่ีธนาคารเพ่ือไว้จา่ ยเมื่อมี ผ้มู าขอเบิก

2. การจ่ายเงนิ สดย่อย ผดู้ ูแลเงินสดยอ่ ยควรจะทาํ สมุดเงินสดยอ่ ย เพื่อช่วยในการทาํ งานสะดวกรวดเร็วข้ึน และยงั ช่วยบนั ทึก ความทรงจาํ ในการเบิกเงินสดเมื่อมีผมู้ าขอเบิกเงินดงั ตวั อยา่ ง

3. การเบิกชดเชยเงนิ สดย่อย ผดู้ ูแลเงินสดยอ่ ยจะทาํ การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยเม่ือเห็นวา่ เงินสดยอ่ ยใกลห้ มด หรือเม่ือสิ้นระยะเวลา ท่ีกาํ หนดไว้ ในการเบิกชดเชยน้ันผูด้ ูแลจะรวบรวมใบสําคญั จ่ายเงินสด และจดั ทาํ ใบขอเบิกชดเชยใหม่ตาม จาํ นวนเงินในใบสาํ คญั ที่จ่ายไป งบพสิ ูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคาร (Bank reconciliation) สาเหตุท่ีกิจการนาํ เงินฝากธนาคาร เพื่อควบคุมภายในเกี่ยวกบั เงินสด และไม่ตอ้ งการ เกบ็ เงินสดไวใ้ น กิจการมากเกินความจําเป็ น อย่างไรก็ตามเมื่อกิจการได้รับใบแจ้งยอดเงินฝาก ธนาคาร (Bank statement) จากธนาคาร อาจจะมีสาเหตุให้ยอดเงินฝากธนาคารจากใบแจง้ ยอดไม่ ตรงกบั ยอดเงินฝาก ธนาคารตามสมุดบญั ชีกิจการ ดงั น้นั กิจการสามารถตรวจสอบความถูกตอ้ ง ของยอดเงินฝากธนาคารดว้ ยการทาํ งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร

วธิ ีการจดั ทาํ งบพสิ ูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคาร มี 2 วธิ ี 1. งบพสิ ูจนย์ อดเงินฝากธนาคารท่ีถูกตอ้ ง 2. งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร 2.1 กระทบยอดคงเหลือจากกิจการไปหายอดคงเหลือธนาคาร 2.2 กระทบยอดคงเหลือจากธนาคารไปหายอดคงเหลือกิจการ สาเหตุทท่ี าํ ให้ยอดเงนิ ฝากธนาคารไม่ตรงกบั ใบแจ้งยอดจากธนาคาร 1. เกิดจากสาเหตุท่ีกิจการเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารและลดยอดเงินฝากธนาคารฝ่ าย เดียว เช่น 1.1 เงนิ ฝากระหว่างทาง (Deposit in transit) เกิดจากกิจการนาํ เงินไปฝาก ธนาคารและไดล้ งบญั ชีแลว้ แต่ธนาคารยงั ไม่ไดบ้ นั ทึกบญั ชีให้ จึงทาํ ใหย้ อดเงิน ฝากธนาคารไม่ปรากฏในใบแจง้ ยอดท่ีธนาคารส่งมาให้

1.2 เช็คค้างจ่าย (Outstanding Check) เกิดจากเช็คท่ีกิจการได้ สั่งจ่ายให้บุคคลภาย นอก และฝ่ ายกิจการได้บนั ทึกบญั ชีลดยอดเงินฝากธนาคารแลว้ แต่ ธนาคารยงั ไม่ได้ลดยอดเงินฝาก ธนาคารให้ เน่ืองจากผูร้ ับเช็คยงั ไม่ได้ไปขอเบิกเงินจาก ธนาคาร 2. เกิดจากสาเหตุท่ีธนาคารเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารและลดยอดเงินฝากธนาคารฝ่ าย เดียว และธนาคารยงั ไม่ไดแ้ จง้ ใหก้ ิจการทราบ 2.1 การเพิม่ ยอดเงินฝากธนาคารให้ เช่น - เกบ็ เงินตามตว๋ั เงินที่กิจการใหธ้ นาคารเรียกเกบ็ ให้ - ดอกเบ้ียเงินฝากธนาคาร (ดอกเบ้ียรับ) 2.2 การลดยอดเงินฝากธนาคาร เช่น - ค่าธรรมเนียมธนาคาร - เชค็ คืน - ค่าสมุดเช็ค 3. รายการที่กิจการหรือธนาคารลงรายการผดิ พลาด

ข้ันตอนในการค้นหาข้อแตกต่าง ที่เป็ นสาเหตุทาํ ให้ยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือ ตามสมุดบญั ชี กิจการและตามใบแจง้ ยอดธนาคารไม่ตรงกนั มีดงั น้ี 1. เปรียบเทียบระหวา่ งรายการฝากเงินตามสมุดบญั ชีกิจการและช่องเงินฝากธนาคาร ตามใบแจง้ ยอดธนาคาร รายการใดท่ีตรงกนั ใหท้ าํ เคร่ืองหมายหนา้ รายการน้นั สาํ หรับรายการใด ไม่ตรงกนั ให้จดบนั ทึก เป็นขอ้ แตกตา่ ง 2. เปรียบเทียบระหวา่ งรายการสั่งจ่ายเช็ค (ถอนเงินฝากธนาคาร) ตามสมุดบญั ชีกิจการ และช่อง ถอนเงินฝากตามใบแจง้ ยอดธนาคาร รายการใดที่ตรงกนั ใหท้ าํ เคร่ืองหมายหนา้ รายการ น้นั สาํ หรับรายการใด ไม่ตรงกนั ใหจ้ ดบนั ทึกเป็นขอ้ แตกต่าง 3. คน้ หารายการท่ีธนาคารบนั ทึกบญั ชีฝ่ ายเดียว ซ่ึงเป็นสาเหตุทาํ ใหย้ อดเงินฝากธนาคาร ไม่ตรงกนั โดยที่กิจการยงั ไม่ไดบ้ นั ทึกบญั ชี เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบ้ียรับ เชค็ ขาด ความเชื่อถือ(เช็คคืน) หรือ รายการที่ธนาคารบนั ทึกผดิ พลาดเป็นตน้ เมื่อพบรายการเหล่าน้ีใหจ้ ด บนั ทึกเป็นขอ้ แตกต่าง 4. คน้ หารายการที่กิจการบนั ทึกบญั ชีฝ่ ายเดียว เช่น เงินฝากระหว่างทาง หรือ รายการ ที่กิจการ บนั ทึกบญั ชีผดิ พลาด เม่ือพบรายการเหลา่ น้ีใหจ้ ดบนั ทึกเป็นขอ้ แตกต่าง

งบประมาณเงนิ สด (Cash budget) งบประมาณเงินสด หมายถึง งบประมาณท่ีแสดงถึงการรับและจ่ายเงินสดที่กิจการจดั ทาขึน้ เพ่ือ การวางแผนการใช้จา่ ยลว่ งหน้า ทงั้ นีง้ บประมาณเงินสดช่วยให้กิจการทราบถึงผลการ ใช้เงินสดในอนาคตวา่ จะมีเงินสดคงเหลือ และเงนิ สดขาดเท่าไหร่ เพื่อที่ผ้บู ริหารจะได้ดาเนินการ ตอ่ ไป ในกรณีที่เงินสดขาดก็จะได้ ทราบว่าจะต้องจดั หาเงินได้จากแหล่งใดบ้าง เช่น การก้ยู ืม การออกห้นุ กู้ ออกห้นุ ทนุ หรือการนาสินทรัพย์ที่ กิจการไม่ได้ใช้ประโยชน์ออกขาย และถ้าในกรณีท่ี กิจการมีเงนิ สดคงเหลือมากเกินความจาเป็น ก็จะได้ทราบ ว่าควรจะนาเงินท่ีมีไปลงทนุ แหล่งใด เชน่ ลงทนุ ซือ้ เงินลงทนุ ขยายกิจการหรือนาไปลงทนุ ในรูปแบบอื่น เพื่อ หวงั ผลตอบแทนจาก การลงทนุ ดงั กล่าว งบประมาณเงินสด จดั ทาหลงั จากที่งบประมาณดาเนินงาน และ งบประมาณ ลงทนุ ได้ผา่ นการอนมุ ตั ิแล้ว ในการทางบประมาณแผนระยะสนั้ 1 ปี สามารถจดั ทาเป็น รายไตร มาส รายเดือนและ 6 เดือน และวิธีการจดั ทาจะต้องทราบถงึ เงนิ สดรับและเงินสด จา่ ยของกิจการวา่ สามารถ รับและจา่ ย

เงนิ สดรับ เป็นแหลง่ ทาํ ใหเ้ งินสดกิจการเพิม่ ข้ึน กิจการซ้ือขายสินคา้ และกิจการอุตสาหกรรม 1. รายได้จากการดาํ เนินงาน การขายสินค้า ขายสินคา้ ขายสินคา้ เงินสด ขายเงินเช่ือ ลูกหน้ี เรียกเกบ็ ชาํ ระเงิน เงินสด (เพิ่มข้ึน)

2. รายได้อน่ื ๆ เช่น - ดอกเบ้ียรับ - เงินปันผลรับ - รายไดเ้ บด็ เตลด็ 3. แหล่งอน่ื ๆ เช่น - ขายสินทรัพยอ์ ื่น ไดแ้ ก่ขายเงินลงทุน ขายที่ดิน เป็นตน้ - การจดั หาเงิน เช่น เงินกู้ ออกจาํ หน่ายหุน้ กู้ รายไดเ้ บด็ เตลด็

เงนิ สดจ่าย เป็นแหลง่ ท่ีทาให้เงนิ สดกิจการลดลง กิจการซ้ือขายสินคา้ และกิจการอุตสาหกรรม 1. ค่าใช้จ่ายในการดาเนินงานปกติ 1.1 ซอื ้ สนิ ค้า/ซอื ้ วตั ถดุ ิบ ซ้ือสินคา้ /ซ้ือวตั ถุดิบ ซ้ือเงินสด ซ้ือเงินเชื่อ จ่ายเงินชาํ ระหน้ี เงินสด (ลดลง) เจา้ หน้ี

1.2 ค่าใชจ้ ่ายในการขายและบริหารต่างๆ (ยกเวน้ ค่าใชจ้ ่ายท่ีไม่มี ผลกระทบตอ่ เงินสดลดลง เช่น คา่ เสื่อมราคา หน้ีสูญ) - เงินเดือน - ค่าโฆษณา - ค่าน้าํ ค่าไฟ - ค่าเบ้ียประกบั ภยั เป็นตน้ สําหรับกิจการอุตสาหกรรมนอกจากมีค่าใชจ้ ่ายในการขายและบริหาร แลว้ กิจการดงั กล่าวยงั มีค่าใชจ้ ่าย ดงั น้ี - คา่ แรง - คา่ ใชจ้ ่ายในการผลิต 2. แหล่งอนื่ ๆ เช่น - ดอกเบ้ียจ่าย - ภาษีเงินได้ - ซ้ือสินทรัพย์ (งบประมาณลงทุน) - เงินปันผลจ่าย

สรุป เงินสดเป็นสนิ ทรัพย์ที่มีความสาคญั และมีสภาพคลอ่ ง A D มากเป็นอนั ดบั แรกของกิจการ และเป็นสงิ่ ท่ีทจุ ริตได้ งา่ ย จงึ ต้องมีการควบคมุ ภายในอย่างรัดกมุ ในการ C จา่ ยคา่ ใช้จา่ ยจานวน เลก็ น้อย กิจการจะตงั้ วงเงนิ สด B ยอ่ ยไว้ และในกรณีท่ีจะมีการประมาณการรับจา่ ยเงนิ สดไว้ลว่ ง หน้า กิจการจะจดั ทางบประมาณเงนิ สด (Cash budget)

THANK YOU