คู่มือการเข้าใช้งาน office365 เบื้องต้นของครู กศน.

ก

ข คำนำ คู่มือการเข้าใช้งาน Office365 เบื้องต้น ของครู กศน. เล่มนี้ เป็นเอกสารคู่มือภายใต้โครงการประชุม ชี้แจงการจัดกิจกรรมพัฒนาเศรษฐกิจดิจิทัล กิจกรรมการพัฒนาเครือข่ายเศรษฐกิจดิจิทัลสู่ชุมชนในระดับตำบล ประจำปีงบมาณ พ.ศ.2564 ของงานเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักงาน กศน.จังหวัดปทุมธานี โดยมีจุดประสงค์ เพื่อส่งเสริมการพัฒนาความสามารถด้านดิจิทัล Digital Literacy ให้กับบุคลากรใน สงั กดั สำนักงาน กศน.จังหวัดปทมุ ธานี และเพ่ือสรา้ งทักษะการเปน็ วทิ ยากรแกนนำครู ข. ครู ค. ดา้ นดจิ ิทลั ในการ นำความรู้สู่ชุมชน ในปีงบประมาณ พ.ศ.2564 ในเรื่องของการใช้โปรแกรมสำนักงานเพื่อการมีงานทำ ซึ่งเนื้อหา ประกอบไปด้วย การเข้าใช้ Office364 การใชง้ าน Outlook การใช้งาน OneDrive และ Teams ผ้จู ัดทำคาดหวัง วา่ คมู่ ือเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์ กับครู กศน.จงั หวดั ปทมุ ธานี และนำไปใช้ในการเผยแพร่ความรู้ทไ่ี ด้รับให้ประชาชน ตอ่ ไป

สารบญั ค คำนำ หน้า สารบญั การเข้าใช้งาน Office365 เบ้ืองตน้ ของครู กศน. ข ค - Office365 คอื อะไร - จะเขา้ ใชง้ าน Office 365 ได้อยา่ งไร 1 - การเข้าใช้งาน Outlook 2 - การเขา้ ใช้งาน OneDrive 7 - การเขา้ ใช้งาน Teams 9 - การตง้ั ค่าและความเป็นส่วนตัว 11 - บรรณานกุ รม 13 16

1 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบ้อื งตน้ ของครู กศน. Office365 คืออะไร? Office365 คือ บรกิ ารโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทส่ี ามารถใช้งานผา่ นเวบ็ บราวเซอร์ ของบรษิ ัท Microsoft ซง่ึ ได้ เปิดตัวครงั้ แรกตงั้ แต่ ตุลาคม ปี 2010 ในรูปแบบ Private Beta และในรูปแบบเปน็ Public Beta ในเดือนเมษายน ปี 2011 ให้บรกิ ารในภาคธุรกจิ และได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จนถึงปัจจุบัน ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้ได้ ทั้งในรูปแบบธุรกิจ, การศึกษา, งานราชการ และอ่ืน ๆ ตามต้องการ ความนา่ สนใจของ Office 365 คือ สามารถใชโ้ ปรแกรม เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, และอ่ืน ๆ ผา่ น Online โดยไมจ่ ำเป็นต้องติดตงั้ โปรแกรมลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ และไม่จำกัดชนิดของอุปกรณ์ท่ี เข้าใช้ จงึ ทำให้สามารถทำงานกบั office 365 ไดท้ ุกที่ ทกุ เวลา โดยไม่จำกัดอุปกรณ์

2 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบื้องตน้ ของครู กศน. จะเข้าใช้งาน Office 365 ไดอ้ ยา่ งไร? การเข้าใช้ Office 365 ไดน้ ้นั จำเป็นตอ้ งมอี ินเทอรเ์ นต็ (internet) และเครอื่ งมอื ที่สามารถเขา้ เวบ็ บราวเซอร์ (Web browser) เชน่ Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox เปน็ ต้น ภาพประกอบที่ 1 เวบ็ บราวเซอร์ (Web browser) ขัน้ ตอนการเข้าใชง้ าน 1. การเข้าใช้งาน Office 365 สามารถทำได้ท่ี URL https://www.office.com ภาพประกอบที่ 2 หน้าต่างเข้าสรู่ ะบบ office365

3 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบอื้ งตน้ ของครู กศน. 2. กรอก e-mail address และกดปุ่ม ลงช่อื เข้าใช้ หลังจากนั้นกรอกรหสั ผา่ นตามที่กำหนด ภาพประกอบท่ี 3 การลงชอ่ื เข้าใช้ 3. หลงั จากดำเนินการกรอกรหัสผา่ น ตามทก่ี ำหนดถูกตอ้ งแล้ว office365 จะนำมาในพื้นท่กี ารทำงาน โดย ในพนื้ ทกี่ ารทำงานนัน้ สามารถจัดเก็บขอ้ มูลไดห้ ลายชนดิ เชน่ .docx, .xlsx, pptx, เปน็ ตน้ ซ่งึ สามารถ ปรบั แกไ้ ขไฟล์ไดท้ ันที จากพื้นทก่ี ารทำงาน ภาพประกอบที่ 4 พื้นท่กี ารทำงาน

4 การเข้าใชง้ าน Office365 เบ้ืองตน้ ของครู กศน. 4. เมนูด้านบนซ้ายมอื จากปุม่ สญั ลักษณ์ 9 จุด จะประกอบไปด้วย โปรแกรมสำเรจ็ รปู ที่ช่วยในการทำงาน โดยมคี ณุ ลกั ษณะการใชง้ านท่ีแตกต่างกนั มรี ายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปน้ี 4.1 Outlook โปรแกรมสำหรับจดั การจดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์ 4.2 OneDrive โปรแกรมจดั เก็บ เข้าถงึ และคน้ พบไฟล์งานส่วนบคุ คลและไฟลง์ านทแ่ี ชรไ์ ฟล์ 4.3 Word โปรแกรมสร้างไฟล์เอกสาร จดหมาย ขา่ ว 4.3 Excel โปรแกรมดา้ นการคำนวณ ตาราง กราฟ แผนภูมแิ ละรปู ภาพ 4.4 PowerPoint โปรแกรมแสดงภาพ ประกอบคำบรรยาย 4.5 OneNote โปรแกรมสำหรับจดบันทกึ 4.6 SharePoint ระบบเกบ็ ขอ้ มูลและแบง่ ปันข้อมลู 4.7 Teams โปรแกรมสอ่ื สารทางไกลผ่านระบบภาพ และเสยี งผา่ น 4.8 Sway โปรแกรมสรา้ งเอกสาร ประกอบภาพ นำเสนอ 4.9 Forms โปรแกรมสรา้ งแบบสำรวจ และแบบทดสอบ 4.10 Power Bi โปรแกรมประมวลผลการวเิ คราะหข์ ้อมูลดว้ ย ภาพ และตาราง ภาพประกอบที่ 5 โปรแกรมสำเร็จรูปท่ีชว่ ยในการทำงาน

5 การเข้าใช้งาน Office365 เบอื้ งตน้ ของครู กศน. 5 เมนูสรา้ ง ดา้ นซา้ ยมือ ในเมนูสร้างน้นั สร้างมาเรยี กใชง้ านโปรแกรมสำเรจ็ รปู เช่น Word, Excel, PowerPoint, Forms เปน็ ตน้ ภาพประกอบท่ี 6 เมนูสร้าง ดา้ นซา้ ยมือ 6 การสรา้ งไฟล์เอกสารด้วยโปรแกรม Word สามารถเรยี กใช้โปรแกรมได้ท่ี เมนดู ้านซ้ายมือ ภาพประกอบที่ 7 การสรา้ งไฟลเ์ อกสารดว้ ยโปรแกรม Word

6 การเข้าใช้งาน Office365 เบอ้ื งตน้ ของครู กศน. 7 การสร้างไฟลด์ า้ นการคำนวณ ตาราง กราฟ แผนภูมแิ ละรูปภาพ ด้วยโปรแกรม Excel สามารถเรียกใช้ โปรแกรมได้ท่ี เมนูด้านซา้ ยมือ ภาพประกอบที่ 8 การสร้างไฟล์ด้านการคำนวณด้วยโปรแกรม Excel 8 การสรา้ งไฟลภ์ าพ ประกอบคำบรรยาย ด้วยโปรแกรม PowerPoint สามารถเรยี กใช้โปรแกรมได้ท่ี เมนดู า้ น ซ้ายมอื ภาพประกอบท่ี 9 การสรา้ งไฟลภ์ าพ ประกอบคำบรรยายดว้ ยโปรแกรม PowerPoint

7 การเขา้ ใชง้ าน Office365 เบ้อื งตน้ ของครู กศน. การเขา้ ใช้งาน Outlook Outlook คอื เป็นโปรแกรมทใ่ี ช้สำหรับการจดั การอีเมลเพือ่ การใชง้ านที่ดียิง่ ขนึ้ สามารถบันทึกรายชื่อผู้ที่ เราติดต่อเพื่อความสะดวกในการส่งเมล์ถึงกัน บริหารจัดการเวลา การจดบันทึกและนัดหมายต่าง ๆ อย่างมี ประสิทธิภาพ และเชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วนบุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา องค์กร หน่วยงานต่าง ๆ ใหญ่นิยมใช้ Outlook ในการรบั สง่ อเี มล์ เพราะมีการจดั เกบ็ ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวกต่อการใช้งาน ไม่ซับซ้อน ทำให้ ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ ถนดั กับการใชง้ าน ความสามารถของต่างๆของ Microsoft Outlook 1. สามารถใช้ Outlook รบั – สง่ จดหมายอเี มล์ เพื่อสอ่ื สารกับบคุ คลภายในองค์กรและบุคคลภายนอก 2. กำหนดเวลานัดหมายท่ีสำคัญลงไวบ้ นปฏทิ นิ และจัดการตารางนัดหมายเพอื่ ใหโ้ ปรแกรมแจ้งเตือนก่อนถึง เวลานัดหมาย 3. มกี ารแจ้งเตอื นเม่ือมอี เี มล์เขา้ มา ทำให้ไม่พลาดตอ่ การ อา่ นและตอบอเี มล์ 4. สามารถจัดเก็บรายละเอยี ดขอ้ มลู ผู้ตดิ ต่อเพมิ่ เติมไดเ้ ชน่ ชือ่ บริษทั ที่อยู่ เบอร์โทรศพั ท์ หรอื ขอ้ มลู ต่างๆ 5. ระบบ Windows สามารถกำจัดไวรัสได้เพราะ ไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook ได้ จงึ ลดความเส่ยี งในคอมพิวเตอร์ลงได้ ภาพประกอบท่ี 10 Microsoft Outlook อ้างองิ จาก https://my.thaidatahosting.com/index.php?rp=/knowledgebase/40/-MICROSOFT- OUTLOOK---.html

8 การเขา้ ใชง้ าน Office365 เบือ้ งตน้ ของครู กศน. การเขา้ ใชง้ าน Outlook ผ่าน Office365 สามารถทำได้ผ่านพนื้ ที่การทำงาน โดยเลอื กเมนดู า้ นบนซา้ ยมือ จากปุ่มสัญลักษณ์ 9 จุด มองหา Outlook และกดเข้าใชง้ าน ภาพประกอบที่ 11 การเขา้ ใช้งาน Outlook ผ่าน Office365 ภายใน Outlook จะมีเมนทู ่ีสำคญั ด้านซ้ายมือโดยเรยี งลำดับจากดา้ นบนสดุ ดังตอ่ ไปน้ี 1. เมนขู อ้ ความใหม่ ใช้สำหรบั เขยี นจดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์ ฉบบั ใหม่ เพอ่ื สง่ ให้กบั ผอู้ ่ืน 2. เมนรู ายการโปรด ใช้สำหรับเพ่ิมรายการโปรด หรอื เมนทู ่ใี ช้บ่อย บคุ คลที่ติดต่อบ่อยเปน็ ตน้ 3. เมนูโฟลเดอร์ ซง่ึ ภายในประกอบไปดว้ ยเมนูท่ีเก่ยี วขอ้ งกับการจัดการจดหมายอเิ ล็กทรอนกิ ส์ไดแ้ ก่ 3.1 กล่องจดหมายเข้า 3.2 แบบรา่ ง 3.3 รายการทส่ี ง่ 3.4 รายการท่ถี กู ลบ 3.5 อเี มลขยะ 3.6 เกบ็ ถาวร 3.7 บันทกึ ย่อ 3.8 ประวัติสนทนา ภาพประกอบท่ี 12 ภายใน Outlook 3.9 โฟลเดอรใ์ หม่ 4. เมนกู ล่มุ ซ่งึ ภายในประกอบไปด้วยเมนูท่เี ก่ียวข้องกบั การจดั การกล่มุ ไดแ้ ก่ 4.1 กลุม่ ใหม่ 4.2 คน้ หากลุม่ 4.3 จัดการกลมุ่

9 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบอ้ื งตน้ ของครู กศน. การเขา้ ใช้งาน OneDrive OneDrive เป็นบริการ cloud ของ Microsoft ที่เชื่อมต่อคุณกับไฟล์ทั้งหมดของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณ สามารถจดั เก็บและปอ้ งกนั ไฟล์ของคณุ แชร์ไฟล์กับผู้อ่นื และเข้าถงึ ไฟล์เหล่านั้นได้จากทุกท่ีบนอุปกรณ์ท้ังหมดของ คุณ เมื่อคุณใช้ OneDrive กับลูกค้าองค์กรที่ได้รับมาจากบริษัทหรือโรงเรียนของคุณแล้วบางครั้งอาจเรียกว่า \"OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน \" ใช้เป็นที่รู้จักกันในชือ่ \"OneDrive for Business\" ดังนั้นคณุ อาจยังคง เหน็ ทเ่ี รยี กวา่ อยู่ในตำแหน่งทตี่ อ้ งการ โดยสามารถหาข้อมูลเพิม่ เตมิ ไดจ้ าก https://support.microsoft.com/th- th/office/onedrive-สำหรบั ทีท่ ำงานหรือโรงเรียนคืออะไร-187f90af-056f-47c0-9656-cc0ddca7fdc2 กลา่ ว คือ OneDrive เปน็ คลังเก็บข้อมูล โดยที่สามารถใช้งานได้จากอุปกรณ์ใดกไ็ ด้ ท่ีสามารถเชอ่ื มต่อกบั อนิ เตอรเ์ นต็ นอกจากน้ียงั สามารถแชรไ์ ฟลท์ เ่ี ก็บไวใ้ น OneDrive ใหก้ บั ผู้ใชง้ านอ่นื ไดต้ ามกำหนด ภาพประกอบท่ี 13 OneDrive

10 การเข้าใชง้ าน Office365 เบือ้ งตน้ ของครู กศน. การอพั โหลดไฟลใ์ น OneDrive การอพั โหลดไฟล์ หรอื ข้อมลู ไว้ใน OneDrive สามารถทำไดโ้ ดยมขี ัน้ ตอนดังนี้ 1. เปิด OneDrive ผ่าน Office365.com 2. ใชง้ านเมนู อพั โหลด ด้านบน 3. หากต้องการอัพโหลดไฟล์ “ให้เลือกเมนไู ฟล์” หากอพั โหลดต้องการอัพโหลดโฟลเดอร์ “ใหเ้ ลอื ก เมนู โฟลเดอร์” 4. เลือกไฟล์ หรอื โฟลเดอร์ ท่ีต้องการและกด Open 5. ตรวจสอบความถกู ต้อง 6. จบการทำงาน

11 การเข้าใชง้ าน Office365 เบื้องตน้ ของครู กศน. แชร์ไฟลใ์ น OneDrive การแชร์ไฟลใ์ น OneDrive เพอื่ สง่ ให้ผ้อู นื่ เข้าใช้งาน หรือ ปรับปรงุ แกไ้ ข สามารถทำได้โดยมีขั้นตอนดงั นี้ 1. เปดิ OneDrive ผ่าน Office365.com 2. เลือกไฟล์ หรอื โฟลเดอร์ ท่ีต้องการแชร์ 3. เลือกเมนู “แชร์รายการที่เลอื กกบั บคุ คลอน่ื ” หรือ คลิ๊กขวาแลว้ เลอื ก “แชร์” 4. พบกับหน้าต่าง “สง่ ลิงก์” 5. กดป่มุ ทกุ คนทม่ี ีลงิ กส์ ามารถแก้ไขได้ 6. พบกับ “การตัง้ คา่ ลงิ ก์” ซงึ่ สามารถ กำหนดการส่งได้ 7. เม่อื ตรวจสอบการตง้ั ค่าเรียบร้อยแลว้ ให้ กดปุ่ม “นำไปใช้” 8. กบั มาทีห่ นา้ ตา่ ง “สง่ ลิงก์” 9. เลือกคัดลอกลิงก์ และนำไปใชง้ าน โดย การสง่ ต่อผา่ นชอ่ งทางอื่น ๆ 10. จบการทำงาน

12 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบอ้ื งตน้ ของครู กศน. การเขา้ ใช้งาน Teams Microsoft Teams (ตอ่ ไปนีจ้ ะขอเรยี กสนั้ ๆว่า Teams) คอื เคร่ืองมือท่ีถูกออกแบบมาเพ่ือเป็น สอ่ื กลางใน การทำงานในด้านต่าง ๆ เช่น การติดต่อสื่อสาร การนัดหมาย การประชุม การประกาศและตดิ ตาม ข่าวสาร การ ติดตามงาน หรือโครงการต่าง ๆ เป็นต้น โดยเป็นเหมือนศูนย์กลางในการเข้าถึงบริการต่าง ๆ ที่มีอยู่ในตัวระบบ Office 365 เช่น จัดการการสนทนา ไฟลแ์ ละเคร่อื งมอื ของคุณทง้ั หมดในพ้นื ท่ที ำงานของทีมที่เดยี ว รวมทัง้ สามารถ เข้าถึง SharePoint, OneNote, PowerBI และ Planner ได้ในทนั ทีสร้างและแก้ไข เอกสารได้โดยตรงจากในแอป ทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมอยู่เสมอดว้ ยการรวมอีเมล ค้นหาทั่วบุคคล ไฟล์และ การสนทนาได้อย่างอัจฉริยะจาก Microsoft Graph อีกทั้งมีจุดเด่นในด้านความสะดวกสบาย ความปลอดภัย รูปร่างหนา้ ตาที่ modern ใช้งานได้ง่าย รวมถงึ ยังมีการจัดการแบง่ พ้นื ท่หี รือกลุ่มในการทำงานกันอย่างชัดเจน ใชเ้ ปน็ พน้ื ทีท่ ำงานระหว่างผเู้ รียนและ ผู้สอน หรือ ใช้ทำงานร่วมกันสำหรับบุคลากร เจ้าหน้าที่และคณาจารย์ จากข้อความของ Computer Service Center and Supreme Distribution (Thailand) Co., Ltd. MICROSOFT TEAMS | Document Guide2019 อ ้างอ ิงจาก https://csc.kmitl.ac.th/cscweb-1/wp-content/uploads/2018/11/Teams-Guide2019.pdf นน้ั สามารถสรปุ ได้วา่ Teams เปน็ โปรแกรมทใ่ี ช้ผา่ นอนิ เตอร์เนต็ มคี วามสามารถในการเป็นส่ือกลางในการตดิ ต่อส่อื สาร ทัง้ ด้วย ภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว และตัวอักษร รวมถึงสามารถตั้งค่าความละเอียดในการทำงานได้อย่างชาญฉลาด ทันสมัย และใชง้ านไดง้ า่ ย

13 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบือ้ งตน้ ของครู กศน. วิธีการเขา้ ใชง้ าน Teams สามารถทำไดด้ ังน้ี 1. เปดิ Teams ผา่ น office365 2. กดเขา้ ร่วมหรือสรา้ งทมี 3. หากเป็นผ้สู ร้างทมี จะสามารถกำหนดเชญิ สมาชิก คนอ่นื ๆ ท่ีอย่ใู นทีมเข้าร่วมประชมุ ได้ 4. หากเป็นสมาชกิ ในทมี สามารถกดขอเขา้ รว่ ม ประชมุ ได้ เช่นกัน 5. สามารถแชรไ์ ฟล์ แนบไฟล์ตา่ ง ๆ ไดภ้ ายในทมี ตามตอ้ งการ

14 การเข้าใชง้ าน Office365 เบอ้ื งตน้ ของครู กศน. การตงั้ ค่าและความเปน็ ส่วนตัว การต้งั คา่ และความเป็นสว่ นตวั ของ Office365 สามารถเขา้ ได้ผ่าน หน้าต่างการทำงานของ Office365 ที่ มมุ ขวา ดา้ นบน และ กดคำวา่ “ดูบญั ช”ี และจะพบกบั หนา้ ตา่ งเมนู ดงั น้ี 1. เมนู ช่ือบญั ชี 2. เมนู ขอ้ มูลความปลอดภยั ทำใหว้ ธิ ีการ ตรวจสอบความและข้อมูลความปลอดภัย ของคณุ ทนั สมัยอยู่เสมอ 3. เมนู รหสั ผา่ น ทำใหร้ หัสผ่านของคณุ คาด เดายากขึ้น หรอื เปล่ยี นรหสั ผ่านหากมผี อู้ ่นื รรู้ หัสผ่านของคุณ 4. เมนู ตง้ั คา่ และความเปน็ สว่ นตวั ปรบั แต่ง การต้ังค่าบญั ชีของคุณและดูวธิ กี ารใช้ ข้อมลู ของคณุ 5. เมนู อปุ กรณ์ ปดิ ใชง้ านอปุ กรณท์ ี่สูญหาย และตรวจสอบอปุ กรณ์ที่เช่ือมต่อของคณุ 6. เมนู องคก์ ร ดูองคก์ รทั้งหมดท่คี ณุ มีส่วน ร่วม 7. เมนู การลงช่ือเข้าใชข้ องฉัน ดวู า่ คุณลง ช่ือเข้าใช้เม่ือไหร่และทีไ่ หน และ ตรวจสอบวา่ มีส่งิ ที่ผดิ ปกตหิ รอื ไม่ 8. เมนู แอป Office ติดต้ังและจดั การแอป พลเิ คชนั Office 9. เมนู การสมัครใช้งาน สิทธิการใช้งานทีม่ อบหมายให้กับคุณ

15 การเข้าใชง้ าน Office365 เบื้องตน้ ของครู กศน. และการตัง้ คา่ บญั ชี นัน้ สามารถทำไดจ้ ากเมนู ดา้ นขวา ตามภาพประกอบ

16 การเขา้ ใช้งาน Office365 เบ้อื งตน้ ของครู กศน. บรรณาณุกรม Computer Service Center and Supreme Distribution (Thailand) Co., Ltd. M. MICROSOFT TEAMS Document Guide2019. สืบค้นเมื่อ 1 มีนาคม 2564.จาก https://csc.kmitl.ac.th/cscweb-1/wp-content/uploads/2018/11/Teams-Guide2019.pdf Microsoft. คู่มือการใชง้ านOffice365# ฉบับผ้ใู ชง้ าน. สืบค้นเม่ือ 24 กุมภาพันธ์ 2564.จาก https://business.ais.co.th/assets/revamp/img/solution-detail/office- 365/Manual%20Office365-1.pdf THAIDATA. โปรแกรม MICROSOFT OUTLOOK คอื โปรแกรมอะไร ?. สบื คน้ เมือ่ 24 กุมภาพันธ์ 2564.จาก https://my.thaidatahosting.com/index.php?rp=/knowledgebase/40/-MICROSOFT- OUTLOOK---.html