KM การจัดทำรูปแบบการจัดทำรายงานการประชุมฯ

การจดั การความรู้ KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM) ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. 2564 เรอ่ื ง การจดั ทารปู แบบการจัดทารายงานการประชมุ กรรมการสหกรณ/์ กลมุ่ เกษตรกรและรายงานการประชมุ ใหญ่สามญั ประจาปี ของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร สานกั งานสหกรณ์จังหวัดจันทบรุ ี กรมสง่ เสริมสหกรณ์

คานา การจัดการความรู้ (Knowledge Management) เร่อื ง “การจดั ทารปู แบบการจดั ทารายงาน การประชุมกรรมการสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกรและรายงานการประชุมใหญ่สามัญประจาปีของสหกรณ์/ กลุ่มเกษตรกร” คณะผู้จัดทาได้รวบรวมความรู้เก่ียวกับการจัดทารูปแบบรายงานการประชุมคณะกรรมการ ดาเนินการและรายงานประชุมใหญ่สามัญประจาปีของสหกรณ์ โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือเก็บรวบรวมองค์ความรู้ ท่เี กิดจากการปฏิบัตงิ านของเจา้ หนา้ ท่ีจากสานกั งานสหกรณ์จังหวดั จันทบรุ ี และนาความรทู้ ีไ่ ด้จากการรวบรวม มาเผยแพร่ให้กับบุคลากรในหน่วยงาน และสหกรณ์ในจังหวัดจันทบุรี รวมท้ังผู้ท่ีสนใจ เพ่ือใช้เป็นแนวทาง ในการศึกษาเรียนรู้เก่ียวกับการจัดทารูปแบบรายงานการประชุมคณะกรรมการดาเนินการและรายงานประชุมใหญ่ สามญั ประจาปีของสหกรณไ์ ด้อย่างถกู ตอ้ ง คณะผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่าการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เล่มนี้ จะเป็นประโยชน์สาหรับบคุ ลากรในหน่วยงาน เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน แนะนา ส่งเสริมสหกรณ์และ กลุ่มเกษตรกร และผู้ท่ีสนใจในการนาไปใช้ในการปฏิบัติงานให้ได้รับผลสาเร็จต่อไป หากการจัดการความรู้เล่มน้ี มีขอ้ บกพรอ่ งประการใด คณะผ้จู ัดทาขอนอ้ มรับไวแ้ ละขออภัยมา ณ ท่นี ้ีดว้ ย คณะผจู้ ดั ทา สานักงานสหกรณจ์ งั หวดั จันทบรุ ี กรมส่งเสรมิ สหกรณ์

สารบญั หนา้ เรอ่ื ง ก ข คานา 1-2 สารบัญ 1 บทนา 1 1-2 1. หลักการและเหตุผล 2-16 2. วตั ถปุ ระสงค์ 2 3. ความสาคญั ของรายงานการประชุม 2 การจัดทารายงานการประชมุ 3-4 1. จดุ ประสงคข์ องการจดรายงานการประชมุ 4-5 2. ประโยชน์ของการประชมุ 5-6 3. การบันทกึ รายงานการประชุม 6 4. ประเภทของการประชมุ 6-7 5. แบบบันทกึ รายงานการประชุมคณะกรรมการดาเนินการ 7-8 6. แบบบันทกึ รายงานการประชมุ ใหญ่สามัญประจาปี 8-9 7. ลกั ษณะของรายงานการประชมุ ท่ดี ี 9-13 8. ทกั ษะการจบั ประเด็นสรุปความ 13 9. เทคนิคการเขียนรายงานการประชมุ 13 10. การใช้ภาษาในการเขียน 13-14 11. การรับรองรายงานการประชมุ 14 12. การสรุปมติท่ปี ระชุม 14-15 13. ขอ้ บกพร่องในการเขียนรายงานการประชุม 15 14. การคดั สาเนารายงานการประชมุ 15-16 15. การประชุมใหญ่ของสหกรณ์ ตามพระราชบญั ญัตสิ หกรณ์ พ.ศ. 2542 และทแ่ี กไ้ ขเพม่ิ เตมิ 16 16. ปญั หาและข้อสงั เกต 17 17. ข้อเสนอแนะเก่ียวกบั การจดั ทารายงานการประชุม 18-42 บทสรปุ บรรณานุกรม ภาคผนวก

บทนา 1. หลักการและเหตุผล รายงานการประชุม เป็นรายงานประเภทหนึ่งที่มีความสาคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งจะเป็นการ จดบันทึกรายละเอียดหรือสาระของการประชุม รวมถึงการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม ประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน โดยการประชุมคณะกรรมการดาเนินการของสหกรณ์/ กลุ่มเกษตรกร หรือการประชุมใหญ่สามัญประจาปีของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร จะเป็นแหล่งระดมความคิด ในการวางแผน วางนโยบายต่าง ๆ ของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ตลอดจนแนวปฏิบัติ หรือเป้าหมายในการดาเนินงาน ของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกรในปีต่อไป เพื่อให้การปฏิบัติงานของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ประสบผลสาเร็จ ตามเป้าหมาย ฉะนนั้ การเขยี นรายงานการประชุมที่กระชบั และรัดกุม จะสนองใหเ้ กดิ ผลสัมฤทธ์ิในการประชุม ตามความมุง่ หมาย สานักงานสหกรณ์จังหวัดจันทบุรี ได้เห็นถึงความสาคัญของรูปแบบการจัดทารายงาน การประชุมคณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์และกลุม่ เกษตรกร และรปู แบบการจัดทารายงานการประชุมใหญ่ สามัญประจาปีของสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกร เพื่อให้ได้รูปแบบท่ีมีความเหมาะสม ครอบคลุมเน้ือหา สาระสาคัญต่าง ๆ อย่างถูกต้องครบถ้วน และเป็นไปในแนวทางเดียวกัน จึงได้จัดทาคู่มือการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เพื่อให้เกิดประโยชน์สาหรับการดาเนินงานของคณะผู้บริหาร ฝ่ายจัดการ สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร รวมถึงเกิดประโยชน์ต่อสมาชิกของสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกร และเพ่ือให้เป็นประโยชน์ ตอ่ เจา้ หนา้ ทีส่ ง่ เสรมิ สหกรณ์ ท่ีจะนาไปใชใ้ นการสง่ เสรมิ แนะนา กากับและดูแลสหกรณแ์ ละกลมุ่ เกษตรกรต่อไป 2. วตั ถุประสงค์ 2.1 เพื่อให้สหกรณ์และกลุ่มเกษตรกรในจังหวัดจันทบุรีเห็นถึงความสาคัญของรูปแบบ การเขยี นรายงานการประชุม และประโยชน์ของการจัดทารายการงานประชมุ 2.2 เพ่ือเป็นแนวทางและรูปแบบในการเขียนรายงานการประชุมต่าง ๆ ของสหกรณ์และ กลมุ่ เกษตรกรไดอ้ ยา่ งถกู ต้อง เปน็ มาตรฐานเดยี วกัน 2.3 เพื่อให้เจ้าหน้าที่ส่งเสริมสหกรณ์ของสานักงานสหกรณ์จังหวัดจันทบุรี นาไปใช้ เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานแนะนา ส่งเสริมสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกร ให้จัดทารายงานการประชุมได้ อย่างถูกต้อง 3. ความสาคญั ของรายงานการประชุม รายงานการประชมุ มีความสาคัญกับสหกรณ์และกล่มุ เกษตรกรมาก หากรายงานการประชุม มีความหมายผิดไปจากการอภิปรายในท่ีประชุม อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกรได้ โดยมคี วามสาคัญดังน้ี 3.1. เป็นองค์ประกอบของการประชุม โดยการประชุมอย่างเป็นทางการ จะมีองค์ประกอบต่าง ๆ ได้แก่ ประธานองค์ประชุม เลขานุการ ญัตติระเบียบวาระการประชุม มติรายงานการประชุม และหนังสือเชิญประชุม ในการประชุมบางเรื่องอาจมีองค์ประกอบไม่ครบก็ได้ แต่รายงานการประชุมก็ถือเป็น องค์ประกอบท่ีขาดไม่ได้ เพราะการประชุมนั้นมีวัตถุประสงค์เพ่ือให้ผู้มีอานาจหน้าท่ี หรือผู้ท่ีมีความรู้ ความเชี่ยวชาญในเรื่องที่มีการประชุมน้ันมาร่วมแสดงความคิดเห็น เพื่อนาไปสู่การลงมติ คือเสียงข้างมาก และสามารถนาปฏิบัติได้ต่อไป รายงานการประชุมจึงเป็นองค์ประกอบท่ีมีความสาคัญ เพราะจะต้องใช้เป็น หลักฐานในการอ้างอิงยืนยัน หรือตรวจสอบในภายหลัง รายงานการประชุมจะมีผลสมบูรณ์ เม่ือมีการรับรอง รายงานการประชมุ เรียบร้อยแล้ว

~2~ 3.2 เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน หรือยืนยันการปฏิบัติงาน โดยในการประชุมแต่ละครั้ง จะมีการรายงานผลการปฏิบัติงาน การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การกาหนดนโยบาย ข้อเสนอแนะ ฯลฯ ซ่งึ รายงานการประชมุ จะเปน็ หลกั ฐานสาคัญที่แสดงผลการปฏิบัติงาน หรือเรอ่ื งอื่น ๆ ทไี่ ด้มีการนาเขา้ ที่ประชุม และมีมตทิ ีป่ ระชมุ ท่ีได้จากการประชุม เพอื่ ใช้เป็นหลักฐานในองคก์ รต่อไป 3.3 เปน็ เคร่อื งมือการติดตามงาน รายงานการประชุมทมี่ ีการจดมติไว้ จะเป็นหลักฐานสาคัญ ให้เลขานุการหรอื ผู้ที่ได้รบั มอบหมายได้ตดิ ตามงานตามมติทป่ี ระชุม การประชุมจะมรี ะเบียบวาระ เรื่องท่ีเสนอ ให้ที่ประชุมทราบ ซ่ึงผู้ปฏิบัติจะรายงานผลหรือความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานตามมติท่ีประชมุ คร้ังก่อน ท้ังน้ี จะเป็นประโยชน์แก่องคก์ รใหส้ ามารถเร่งรัดและพัฒนางานได้ 3.4. เปน็ หลกั ฐานอา้ งองิ รายงานการประชมุ ทร่ี บั รองรายงานการประชุมแล้ว ถอื เปน็ เอกสาร ที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้ง ในทางปฏิบัติสามารถใช้มติที่ประชุมเพ่ือยุติ ความขัดแย้งนน้ั ได้ 3.5 เป็นข้อมูลข่าวสาร เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบ ข้อมูลหรือทบทวนเร่ืองราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สาหรับผู้ไม่มาประชุม ได้ศึกษาข้อมูลและรับทราบมติท่ีประชุมด้วย รายงานการประชุมเป็นข้อมูลข่าวสารท่ีสามารถเผยแพร่ ให้บุคลากรในหน่วยงานได้ ถือว่าเป็นรูปแบบหน่ึงของการประชาสัมพันธ์ภายใน เพื่อสร้างความเข้าใจอันดี ตอ่ องค์กรดว้ ย การจดั ทารายงานการประชมุ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ ของท่ปี ระชุมไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน ดงั นั้น เมื่อมีการประชุม ฝา่ ยเลขานุการซึ่งมีหน้าทใี่ นการดาเนินการและจดบันทึก รายละเอยี ดการประชุม และจะต้องรบั ผิดชอบในการจดั ทารายงานการประชุม เพือ่ เสนอในทป่ี ระชุมครง้ั ถดั ไป ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อย คือ ไม่รู้วิธีการดาเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจดอย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่องในที่ประชุม ซ่ึงผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลาดบั ความคิด รู้โครงสร้างความคดิ รู้องคป์ ระกอบเน้ือหา จะทาให้เขียนไดเ้ ขา้ ใจงา่ ย ไม่สับสนวกวน 1. จุดประสงค์ของการจดรายงานการประชุม 1. เพอ่ื เกบ็ ไวเ้ ป็นหลักฐานอ้างอิง 2. เพื่อยืนยันการปฏิบัติงานว่าใครทาอะไร มีการอภิปรายอย่างไร มีมติในเร่ืองใดไว้อย่างไร ใครจะต้องปฏิบตั ิตอ่ ไป และแสดงถึงขอ้ เทจ็ จริงและเหตผุ ลในการพิจารณาของท่ปี ระชมุ 3. เพอ่ื แสดงถงึ ผลงานทีไ่ ดด้ าเนินการมาแลว้ วา่ ได้ทาอะไรมาบ้าง 4. เป็นเคร่อื งมือในการติดตามงานทไ่ี ด้รับมอบหมายวา่ ไดด้ าเนนิ การอยา่ งไร 5. เพ่อื แจ้งผลการประชมุ ให้บุคคลทีเ่ กย่ี วขอ้ งทราบและถอื ปฏิบัติต่อไป 2. ประโยชนข์ องการประชุม 1. ชว่ ยให้มีการทางานทางความคดิ ร่วมกัน 2. ช่วยให้เกิดความรับผิดชอบผูกพันระหว่างผู้เข้าประชุม และแบ่งเบาภาระรับผิดชอบได้ดี 3. ช่วยให้มีความรอบคอบในการตัดสินใจ การได้มีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนย่อมจะทาให้ ได้รบั ความคิดเห็นหลากหลาย ทาใหก้ ารตดั สินใจในแตล่ ะเรื่อง แต่ละประเดน็ มคี วามคิดรอบคอบ รัดกมุ มากย่งิ ขนึ้ 4. ช่วยให้การรวบรวมข้อมูล และความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้อง มีความกว้างขวางครอบคลุม เพราะผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ แต่ละคน ตา่ งกม็ ขี อ้ มูลท่ไี มเ่ หมอื นกัน

~3~ 5. ช่วยให้การกระจายข่าวสารเร่ืองราวต่าง ๆ ถ่ายทอดไปถึงผู้เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว สหกรณ์ได้กาหนดในข้อบังคับของสหกรณ์ ข้อ 86 รายงานการประชุมวา่ “ในการประชุมใหญ่ การประชุมกลุ่ม การประชุมคณะกรรมการดาเนินการ หรือการประชุมคณะกรรมการอ่ืน ๆ น้ัน ต้องจัดให้ผู้เข้าประชุมลงลายมือช่ือ พร้อมท้ังบันทึกเรื่องท่ีพิจารณาวินิจฉัยทั้งสิ้นไว้ในรายงานการประชุม และให้ประธานในท่ีประชุม กับกรรมการดาเนินการ หรือกรรมการอื่น ๆ แล้วแต่กรณีอีกคนหน่ึงท่ีเข้าประชุมนั้น ๆ ลงลายมือชื่อไว้เป็นสาคัญ ผู้มีหน้าท่ีในการบันทึกรายงานการประชุมของสหกรณ์ ข้อบังคับหมวด 8 คณะกรรมการดาเนินการ ข้อ 68 อานาจหน้าที่ของคณะกรรมการดาเนินการ (ค) เลขานุการ มีอานาจหน้าที่ ดังนี้ (1) จัดทารายงานการประชุมใหญ่ และรายงานการประชุมคณะกรรมการดาเนินการทุกครั้ง (2) ดูแล รักษาเอกสารและรายงานการประชุม ของสหกรณใ์ ห้เรียบร้อยอยู่เสมอ (3) แจ้งนดั ประชุมไปยังบรรดาสมาชิกหรือกรรมการดาเนินการ แล้วแต่กรณี (4) ดาเนินการอ่ืน ๆ ตามที่คณะกรรมการดาเนินการมอบหมายให้ภายใต้กฎหมาย ข้อบังคับระเบียบ มติ และ คาสง่ั ของสหกรณ์ 3. การบนั ทกึ รายงานการประชมุ 1. อุปกรณ์การบันทึกรายงานการประชุม ต้องจัดให้มีผู้จดบันทึกรายงานการประชุมทุกคร้ัง ปัจจุบันได้มีการพัฒนามากข้ึน โดยใช้เครื่องอัดเสียง หรือเครื่องบันทึกเสียง บันทึกเสียงการประชุมไว้ด้วย แต่สุดท้ายก็ต้องบันทึกลงในกระดาษสมุด แต่จะบันทึกด้วยลายมือ หรอื การพิมพ์ สดุ แล้วแต่ความต้องการของ สหกรณ์น้นั ๆ 2. ลักษณะการจดบันทึกรายงานการประชุม โดยทั่วไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ สามารถทาได้ 3 วธิ ี แล้วแตค่ วามต้องการของทปี่ ระชุมนนั้ (1) จดละเอียดทุกคาพดู ของกรรมการหรือผเู้ ข้าประชุมทกุ คน พร้อมดว้ ยมติของทป่ี ระชุม (2) จดย่อคาพูดท่ีเป็นประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าประชุม อันเป็นเหตุผลนาไปสู่ มตขิ องที่ประชมุ พรอ้ มดว้ ยมติทีป่ ระชมุ (3) จดแต่เหตุผลกับมติท่ีประชุม ซึ่งเรียกว่าบันทึกการประชุม ในกรณีการบันทึกรายงาน การประชุมของสหกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมใหญ่หรือการประชุมคณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์ สามารถนาวธิ กี ารทั้ง 3 วธิ ขี ้างตน้ มาใช้ร่วมกนั ได้ 3. การเลือกใช้ถ้อยคาหรือข้อความ เพ่ือบันทึกรายงานการประชุมให้เหมาะสม การบันทึก รายงานการประชุมท่ีดี จะต้องให้ผู้อ่านหรือผู้เก่ียวข้องสามารถเข้าใจเรื่องได้ง่าย และเข้าใจเป็นอย่างเดียวกัน ไมส่ บั สนและตคี วามแตกตา่ งออกไป ดงั น้ัน ควรเลอื กใช้คาหรอื ขอ้ ความให้เหมาะสม ดังต่อไปนี้ (1) ได้สาระ ในระหว่างการประชุมผู้จดบันทึกรายงานการประชุม ควรจบั ประเด็นที่มีการ ประชุมแล้วนาไปบันทึกให้ครบถ้วน ท้ังในส่วนที่เป็นเหตุ ซึ่งนามาอ้างถึง และส่วนที่เป็นผล ซ่ึงออกมาเป็นมติ ที่ประชุม ความเป็นสาระของเร่ืองจึงควรให้ครอบคลุมถึง “ใคร” “ทาอะไร” “ทาที่ไหน” “ทาอย่างไร” และ “ทาทาไม” เป็นตน้ (2) ชัดเจน ข้อความท่ีนาไปบันทึกในรายงานการประชุม ควรให้มีความชัดเจนเข้าใจง่าย ไม่ควรใช้ข้อความที่กากวม หรือคลุมเครือหรือมีแง่มุมท่ีตีความต่างกัน ในบางเรื่องท่ีประชุมกัน หากนามา บันทึกด้วยข้อความส้ัน ๆ อาจไม่ได้ความชัดเจน ถ้าเขียนยาวแล้ว ผู้อ่านอ่านรู้เรื่อง จึงถือว่าเป็นเร่ืองท่ีดีกว่า การเขียนแบบส้นั ๆ (3) กะทัดรัด นอกเหนือจากการบันทึกรายงานการประชุมให้มีความชัดเจนแล้ว ถา้ สามารถ บันทึกให้กะทดั รดั โดยไมใ่ ชถ้ อ้ ยคาทีฟ่ มุ่ เฟือยจนเกินจาเป็น ก็จะทาใหบ้ ันทกึ นนั้ ดดู ียิ่งขนึ้

~4~ (4) ตรงประเด็น เป็นการบันทึกรายงานการประชุมให้ได้ข้อความท่ีเน้นจุดตามเรื่องท่ีได้ ประชุมกัน เม่ืออ่านบันทึกแล้วสามารถเข้าใจเรื่องได้ถูกต้องตรงกัน หากบันทึกวกไปวนมา ไม่พยายามเน้นจุด จะทาใหเ้ กิดความไมเ่ ขา้ ใจกับผูอ้ า่ นบันทกึ น้นั 4. ประเภทของการประชมุ 1. การประชุมเพ่ือแจ้งใหท้ ราบ วัตถปุ ระสงค์ – เพ่ือแจง้ คาสั่ง - เพ่ือชีแ้ จงนโยบาย - วัตถุประสงค์ - วธิ ปี ฏิบตั ิ - เพ่ือแถลงผลงาน หรอื ความกา้ วหน้าของงาน (ตัวอย่าง : การปฐมนิเทศ การบรรยายทางวิชาการ) ผ้แู จง้ - ต้องเตรียมเร่อื งทจี่ ะแจ้งใหเ้ ข้าใจอย่างชดั เจน ผ้ฟู งั - ต้องต้งั ใจฟงั สงสัยใหซ้ กั ถาม - ไมม่ หี น้าที่แสดงความคิดเห็น ลกั ษณะสาคญั – ไมม่ ีการลงคะแนนเสียง 2. การประชุมเพอ่ื ขอความคิดเห็น วัตถุประสงค์ - เพื่อฟังความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุม เพ่ือให้ประธานหรือผู้เก่ียวข้อง นาไปประกอบการตัดสนิ ใจ (ตัวอย่าง : การสมั มนา) ลักษณะเฉพาะ - ความเห็นของผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ ไม่มีผลผกู พันต่อการตัดสนิ ใจของประธาน - ผู้เข้าร่วมประชุม มหี น้าท่ีให้ความคิดเห็น ความสามารถที่จาเป็น คือ การพูด การฟัง และ การใหเ้ หตุผล - ไมม่ ีการลงคะแนนเสียง จดุ อ่อน - ผูเ้ ข้าร่วมประชมุ บางคนไมย่ อมพูดในที่ประชมุ แต่กลบั ไปพดู นอกหอ้ งประชมุ 3. การประชุมเพอื่ หาข้อตกลงรว่ มกนั วตั ถปุ ระสงค์ - เพ่ือหาข้อตกลงร่วมกันซ่งึ ผูกพนั การกระทาของผเู้ ข้าร่วมประชุม (ตวั อยา่ ง : การเจรจาตกลง) ลกั ษณะเฉพาะ - ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ มีสว่ นไดส้ ่วนเสยี - มกั มบี รรยายเครง่ เครยี ด ต้องสร้างบรรยากาศเอง - ความรว่ มมอื การสอื่ สารท่มี ีประสทิ ธภิ าพ และการใชเ้ หตุผลอยา่ งมีหลักเกณฑ์ เปน็ เง่อื นไขสาคญั - เมื่อมกี ารโตแ้ ย้งจนเหลือคู่แขง่ 2-3 คน แล้วอาจมผี ู้ขอให้ประธานเปน็ ผูต้ ัดสนิ ใจ ประธาน – ต้องกาหนดประเด็นใหช้ ดั เจน - วางตวั เป็นกลางอยา่ งเครง่ ครัด - อาจกาหนดเกณฑก์ ารตดั สนิ ใจด้วยวา่ ควรจะทาอยา่ งไร ผู้เข้าร่วมประชุม - ถ้าคนมีส่วนได้ส่วนเสียต้องเตรียมเหตุผลท่ีจะสนับสนุนส่ิงท่ีตนเอง ต้องการ และขณะเดียวกนั ตอ้ งใจกวา้ งท่ีจะรบั ฟงั ความคดิ เหน็ ของผู้อน่ื ด้วย 4. การประชุมเพ่อื หาขอ้ ยุติ หรอื เพ่อื แกป้ ัญหา ลักษณะสาคัญ - ผู้เข้าร่วมประชุมมีความทัดเทียมกันในการแสดงข้อคิดเห็นเพ่ือหาข้อยุติ หรอื หาทางแกป้ ญั หา ประธาน - ในการประชุมเพื่อหาข้อยุติ ประธานต้องช้ีประเด็นหลักให้ที่ประชุมหาข้อยุติ โดยนาเสนอขอ้ มูลพนื้ ฐาน รวมท้ังประเดน็ กฎหมายเพ่ือประกอบการพิจารณา และสรปุ ขอ้ ยตุ ิรว่ มจากที่ประชมุ

~5~ - ในการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ประธานต้องช้ีให้ทีป่ ระชมุ เห็นว่าปญั หาคืออะไร ท่ีต้องการให้ เกิดขึ้นคืออะไร ขณะน้ีเบ่ียงเบนอย่างไร ก่อให้เกิดความเสียหายอย่างไร ขอให้ท่ีประชุมพิจารณาสาเหตุของ ปญั หา ขอใหท้ ี่ประชุมพิจารณาหนทางแกป้ ัญหา ซงึ่ มักมีหลายทาง ทปี่ ระชุมควรเลอื กแกป้ ญั หาทางใด 5. แบบบันทกึ รายงานการประชมุ คณะกรรมการดาเนนิ การ 1. รายงานการประชุม ให้ลงช่ือคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น เช่น “รายงาน การประชมุ คณะกรรมการสหกรณ.์ ...............จากดั ” 2. ชุดที่ ใหร้ ะบุชดุ ทข่ี องคณะกรรมการดาเนินการท่ีได้รบั การเลือกตั้งเข้ามา (ถา้ ม)ี 3. คร้งั ท่ี การลงครงั้ ที่ทปี่ ระชุม มี 2 วธิ ี ท่ีสามารถเลือกปฏิบัตไิ ด้ คือ 3.1 ลงครั้งท่ีที่ประชุมเป็นรายปี โดยเร่ิมครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดับไป จนส้ินปีบัญชีสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร เมื่อข้ึนปีบัญชีใหม่ให้เร่ิมคร้ังที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลาดับ เช่น ครง้ั ท่ี 1/2564 เปน็ ต้น 3.2 ลงจานวนครั้งที่ประชุมท้ังหมดของคณะท่ีประชุม หรือการประชุมน้ันประกอบกับ คร้ังทท่ี ี่ประชมุ เป็นรายปี เช่น ครั้งท่ี 12 – 1/2564 , 12 – 2/2564 เป็นต้น 4. เม่อื วนั ท่ี ให้ลงวนั เดอื น ปี ทีป่ ระชุม เช่น วันองั คารที่ 12 กุมภาพันธ์ 2564 เป็นตน้ 5. ณ ให้ลงชอ่ื สถานท่ที ใี่ ช้เป็นทป่ี ระชมุ 6. คณะกรรมการมาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของคณะกรรมการดาเนินการ ทปี่ ระชมุ ซ่งึ มาประชุม 7. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตาแหน่งของคณะกรรมการดาเนินการ ซึ่งมิได้มาประชุม พร้อมทง้ั เหตุผลทไี่ ม่สามารถมาประชมุ 8. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ในกรณีที่เป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบวุ ่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตาแหน่งในคณะท่ีประชุม ในกรณีที่ เป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงช่ือผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตาแหน่งใด หรือแทน ผแู้ ทนหนว่ ยงานใด (ถา้ มี) 9. เริ่มประชมุ ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชุมไว้ดา้ ยซา้ ย 10. ข้อความ ใหบ้ ันทกึ ข้อความท่ีประชมุ โดยปกติจะเร่ิมด้วย ประธานกล่าวเปิดประชมุ และ เรอ่ื งทปี่ ระชมุ กับมตหิ รือข้อสรุปของท่ีประชุมในแตล่ ะเรื่อง ประกอบด้วยหัวขอ้ ดังนี้ 10.1 วาระที่ 1 เรื่อง ประธานแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ วิธีเขียน ได้แก่ หัวข้อเรื่อง บุคคล นาเขา้ เนอ้ื หา บทสรปุ (ทีป่ ระชุมรับทราบ) 10.2 วาระที่ 2 เรื่อง รับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่ การประชุมคร้ังแรก) วิธีเขียน เช่น ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุมคร้ังที่ 1/2564 เมื่อวันที่ 5 พฤษภาคม 2564 ให้ที่ประชมุ พิจารณา ท่ีประชุมพิจารณาแล้ว รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีท่ีแก้ไข หรอื มกี ารแก้ไข ดงั นี.้ ........................ เปน็ ตน้ 10.3 วาระที่ 3 เร่ือง ติดตามผลการประชมุ ครั้งทแ่ี ลว้ 10.4 วาระท่ี 4 เรือ่ ง เสนอให้ทีป่ ระชุมทราบ วธิ ีเขียนเหมือนกบั ระเบยี บวาระที่ 1 10.5 วาระที่ 5 เรื่อง เสนอให้ท่ีประชุมพิจารณา วิธีเขียน หัวข้อเรื่อง ผู้นาเข้า เนื้อหา (ประกอบด้วย ประเด็นปัญหาและผลกระทบ ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ข้อเสนอ) บทสรุปมติท่ีประชุม เช่น ทีป่ ระชุมพิจารณาแล้วให้ส่วนงานหาขอ้ มูลเพมิ่ เตมิ ประกอบการพิจารณาในครง้ั ต่อไป เปน็ ต้น 10.6 วาระที่ 6 เรื่องอ่ืน ๆ (ถ้ามี) เป็นเร่ืองด่วนและสาคัญ ที่เกิดข้ึนหลังจาก ออกหนงั สอื เชิญประชุมไปแลว้

~6~ 11. ประธาน กล่าวการปดิ ประชุม 12. เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเ่ี ลิกประชมุ ไว้ด้านขวา 13. ลงชื่อประธานในท่ีประชุม และลงช่ือเลขานุการ ในกรณีท่ีเลขานุการไม่ได้เป็นผู้บันทึก รายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม 6. แบบบนั ทกึ รายงานการประชุมใหญส่ ามัญประจาปี 1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อการประชุมน้ัน เช่น “รายงานการประชุมใหญ่สามัญประจาปี สหกรณ์.....................จากัด” เปน็ ตน้ 2. ชดุ ที่ ให้ระบชุ ดุ ท่ขี องคณะกรรมการดาเนนิ การท่ีได้รับการเลือกต้ังเขา้ มา (ถ้ามี) 3. คร้งั ที่ ให้ระบคุ ร้ังทปี่ ระชุมใหญส่ ามญั ประจาปี 4. วนั ท่ี ใหร้ ะบุวันทีป่ ระชุมใหญ่สามัญประจาปี 5. ณ ให้ระบสุ ถานทป่ี ระชมุ 6. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ในกรณีท่ีเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตาแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีท่ี เป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตาแหน่งใด หรือแทน ผ้แู ทนหนว่ ยงานใด (ถา้ ม)ี 7. เรมิ่ ประชุม ให้ลงเวลาทเี่ รม่ิ ประชมุ ไวด้ า้ ยซ้าย 8. ข้อความหรือรายละเอียดในการประชุม ให้ระบุข้อความท่ีมีการประชุม โดยปกติจะเร่ิมต้นด้วย ประธานในที่ประชุมกล่าวเปิดการประชุม ต่อจากนั้นจึงเป็นข้อความตามเร่ืองท่ีประชุมใหญ่สามัญประจาปี ในแต่ละเร่อื ง (ตามระเบียบวาระ) กับมติของทป่ี ระชมุ 9. ประธาน กล่าวการปิดประชุม 10. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชมุ ไวด้ า้ นขวา 11. ลงชื่อประธานในท่ีประชุม และลงชื่อเลขานุการ ในกรณีที่เลขานุการไม่ได้เป็นผู้บันทึก รายงานการประชุม ให้ลงช่อื ผจู้ ดรายงานการประชมุ 7. ลักษณะของรายงานการประชุมท่ดี ี รายงานการประชมุ ทดี่ นี นั้ ควรมลี กั ษณะหรอื คุณสมบตั ิที่จาเป็นอย่างน้อย 3 ประการ ดงั นี้ 1. ความถูกต้อง ในการจัดทารายงานการประชุมน้ัน จะต้องมีการเขียนสรุปต้นเร่ือง ที่เป็นวาระการประชุมเสียก่อน โดยเขียนสรุปให้พอเข้าใจว่าเป็นเร่ืองอะไร มีประเดน็ แห่งการพิจารณาอย่างไร ทป่ี ระชุมได้พิจารณาเรอื่ งดังกล่าวแล้วมีความเหน็ อย่างไร ความเหน็ ของท่ีประชุมนั้นอาจเป็นความเห็นสองฝา่ ย หรือสามฝ่ายก็ได้ ซ่ึงหน้าที่ของผู้จดและจัดทารายงานการประชุม ควรจะจดบันทึกความเห็นของแต่ละฝ่ายไว้ ให้ครบถ้วน กอ่ นที่จะสรุปเป็นมตวิ ่าท้ายที่สุดแลว้ ทปี่ ระชมุ เห็นดว้ ยกับความเห็นใด 2. ความเท่ียงตรง ความเที่ยงตรงท่ีว่า หมายถึง ความพยายามที่จะต้องเขียนรายงาน การประชุมอย่างปราศจากอคติเพื่อให้รายงานการประชุมน้ันเป็นไปตามความจริง การบันทึกความเห็นหรือ ข้ออภิปรายของแต่ละฝ่าย จะต้องให้น้าหนักหรือความสาคัญในระดับท่ีเท่าเทียมกัน เพราะมีความเป็นไปได้ ที่ผจู้ ดและจดั ทารายงานการประชุมจะมีความรสู้ ึกคลอ้ ยตามความเห็นของฝา่ ยใดฝ่ายหนึง่ แล้วบนั ทกึ ความเห็น ของฝา่ ยนั้นไว้อย่างละเอียด และบันทึกความเห็นของฝา่ ยท่ีตนไม่เห็นด้วยไวอ้ ยา่ งสรุป รวบรดั ซงึ่ เป็นสิ่งที่ไม่พงึ กระทา เพราะจะทาใหร้ ายงานการประชมุ น้ันขาดความเทยี่ งตรงไปมาก

~7~ 3. ความชัดเจน รายงานการประชุม คือ การบันทึกถึงสิ่งที่ได้มีการแสดงความคิดเห็น ในท่ีประชุม สาหรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง ยืนยัน ตรวจสอบ ติดตามงาน หรือประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งจะต้องบันทึกรายงานการประชุมให้มีความชัดเจน เข้าใจได้ง่าย ไม่ว่าผู้ที่อ่านรายงานการประชุมนั้น จะเป็นผู้ที่อยู่ในที่ประชุมด้วยหรือไม่ก็ตาม รายงานการประชุมที่ดี ต้องสามารถทาให้ผอู้ ่านท้ังท่ีอยู่ในท่ีประชุม และไม่อยู่ในที่ประชุม สามารถรับรู้เร่ืองราวอันเป็นประเด็นสาคัญได้ในระดับท่ีใกล้เคียงกัน จะแตกต่างกัน ในรายละเอยี ดบา้ งก็คงต้องถอื วา่ เปน็ ปกตวิ สิ ยั แตต่ อ้ งไม่ใหเ้ กดิ การรับรู้ท่ีตา่ งกนั ในสาระสาคญั คุณสมบัติของผู้ท่ีจะจดและจดั ทารายงานการประชุมทีด่ ี ควรมีลกั ษณะดงั นี้ 1. เป็นผู้ฟังที่ดี การท่ีจะจดและจัดทารายงานการประชุมได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน ตรงประเด็น และเก็บสาระสาคัญของเรื่องท่ีมีการประชุมได้ต้องเป็นผู้ฟังท่ีดี สามารถจับประเด็น รู้ประเด็น รู้เท่าทันในสิ่งที่กาลังประชุมกันอยู่ได้ ต้องฟังอย่างต่อเนื่องและติดตามไปโดยไม่ขาดตกบกพร่องในประเด็น ของเร่อื ง 2. เป็นผู้ทาการบ้านก่อนเข้าประชุม น่ีเป็นเง่ือนไขที่สาคัญที่สุด การทาการบ้าน ก่อนเข้าประชุม คือ การอ่านเร่ืองในระเบียบวาระการประชุม ศึกษาถึงเรื่องที่จะต้องประชุมนั้นว่า มีประเด็น ในการพิจารณาอย่างไร ข้อเท็จจริงเป็นอย่างไร มีข้อกฎหมาย กาหนดแนวทางปฏิบัติไว้เพียงใดหรือไม่ เคยมี กรณีตัวอย่างท่ีสามารถเทียบเคียงกับเรื่องท่ีนาเสนอครั้งน้ีหรือไม่ การศึกษาหรือการทาการบ้านล่วงหน้า ก่อนเข้าประชุม จะช่วยทาให้เข้าใจเรื่องท่ีกาลังประชุมได้ง่าย และสามารถแยกแยะได้ว่าในขณะน้ีที่ประชุม กาลงั ถกกนั ในประเด็นทจี่ ะต้องให้ความสาคญั หรือไม่ 3. เป็นผู้มีสมาธดิ ตี ลอดการประชมุ สมาธทิ ีด่ ีจะชว่ ยทาให้เกิดความเข้าใจและติดตามเรอ่ื งราว ของการประชุมได้อย่างต่อเนื่องประกอบกับถ้าหากได้ทาการบ้านล่วงหน้ามาด้วย การจดและจัดทาบันทึก รายงานการประชุมกจ็ ะไมใ่ ชป่ ัญหาอกี ต่อไป 4. เป็นผู้มีทักษะในการสรุปความท่ีดี ถึงแม้จะเป็นผู้ฟังท่ีดีมีสมาธิและทาการบ้าน ก่อนเข้าประชุมครบถ้วนตามคุณสมบัติอันพึงประสงค์ทุกประการแล้วก็ตาม แต่คุณสมบัติที่ขาดไม่ได้ด้วย ประการหนึ่งก็คือ การเป็นผู้มีทักษะในการสรุปความที่ดี ใช้ภาษาในการเรียบเรียงที่ดี จึงทาให้รายงาน การประชุมนั้นออกมาเป็นบันทึกรายงานการประชุมที่ดี สามารถสรุปปัญหา ข้อสังเกต และข้อเสนอต่าง ๆ ในทีป่ ระชมุ ไดอ้ ยา่ งครบถว้ น 8. ทักษะการจบั ประเด็นสรุปความ 1. เรอ่ื งแจ้งเพ่ือทราบ ใช้เทคนคิ 5W1H ในการคิดวิเคราะหป์ ัญหาคืออะไร หรอื อะไรคือปญั หา 5W คอื - Who ใคร (ในเรือ่ งน้ันมีใครบ้าง) - What ทาอะไร (แต่ละคนทาอะไรบา้ ง) - Where ท่ีไหน (เหตกุ ารณ์หรอื สง่ิ ท่ีทานั้นอยู่ท่ีไหน) - When เมอื่ ไหร่ (เหตุการณหรือส่ิงท่ีทานนั้ ทาเมื่อวัน เดอื น ปี ใด) - Why ทาไม (เหตุใดจึงได้ทาสิง่ นั้น หรอื เกิดเหตุการณ์นน้ั ๆ) 1H คอื - How อยา่ งไร (เหตุการณห์ รือสง่ิ ที่ทานน้ั ทาเป็นอย่างไรบ้าง) 2. เร่ืองเพื่อพิจารณา ประเด็นปัญหา ผลกระทบ ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ข้อเสนอ มติท่ีประชุม บุคคลอภปิ รายหรือพดู ในทีป่ ระชมุ ผู้จดรายงานการประชมุ ต้อง “จบั เจตนา” ของผพู้ ดู วา่ ต้องการอะไร ดังนี้ 2.1 รายงาน - รายงานการปฏบิ ตั ิงาน ความคืบหนา้ ของผลงาน / รายงานปัญหาอปุ สรรค 2.2 แจง้ – การพดู แจง้ เพอ่ื ทราบ โดยใชเ้ ทคนิค 5W1H

~8~ 2.3 ช้ีแจง - การพดู เพอ่ื ชีแ้ จงสาเหตุ เรอ่ื งราว หรือชี้แจงระเบยี บการปฏิบัติ 2.4 แสดงความคิดเห็น – การแสดงความคิดเห็นเก่ียวกับประเด็นที่พจิ ารณาอยู่ ว่าทาแล้ว เกดิ ประโยชน์ผลดี - ผลเสีย หรือไม่อย่างไร 2.5 ใหข้ อ้ เสนอ – การใหข้ ้อเสนอวา่ ควรทาอะไร หรือไม่อยา่ งไร 9. เทคนิคการเขียนรายงานการประชมุ ในการเขยี นรายงานการประชุม ผู้เขยี นตอ้ งเข้าใจหลักการเขยี นเพื่อสอื่ ความหมาย ดงั นี้ 1. การใช้ถ้อยคาภาษาเชิงบวก การเขียนรายงานการประชุม ผู้เขียนต้องมีพ้ืนฐานในการ ใช้ถ้อยคาภาษาเชิงบวก (positive) เช่น หากมีการขอความร่วมมือในการดาเนินการใด ๆ ซ่ึงไม่สามารถ ให้ความร่วมมือได้ ในการเขียนตอบปฏิเสธ จะไม่ตอบว่า “ตามท่ีขอความร่วมมือมานั้นไม่อาจให้ความร่วมมือได้” แต่จะต้องปรุงแต่งถ้อยคาภาษาให้มีความนุ่มนวล ในลักษณะเต็มใจ หรือ ยินดีจะให้ความร่วมมือ เช่น “แต่เนื่องจากมีข้อจากัดบางประการ (ตามท่ีได้ให้เหตุผลมาน้ี) ทาให้ไม่สามารถตอบสนองต่อคาขอดังกล่าวได้ อย่างไรก็ตาม หวังว่าจะมีโอกาสได้ให้บริการหรือร่วมมือกันในโอกาสต่อไป” เป็นต้น ซึ่งภาษาในการเขียน เชิงบวกดังกลา่ วนี้กค็ อื การตอบปฏิเสธนนั่ เอง แตเ่ ป็นการปฏิเสธแบบนุ่มนวล ไม่ตดั รอน แบบค้างไมตรรี ะหวา่ ง กันไว้ ซ่ึงเป็นเร่ืองที่จะต้องปรุงแต่งถ้อยคาภาษาในการเขียนรายงานการประชุม แม้บางคร้ังท่ีประชุมจะมี การใช้ถ้อยคาที่ไม่เหมาะสม แต่ผู้จดรายงานการประชุมต้องใช้วิจารณญาณว่า ควรนามาบันทึกหรือไม่ หากจาเป็นต้องบันทึก เน่ืองจากการเสนอความเห็นนั้นเกี่ยวเนื่องกับมติท่ีประชุม ผู้จดรายงานการประชุมควร เลือกใชถ้ ้อยคาภาษาเชิงบวก เพราะนอกจากจะมีความเหมาะสมแลว้ ยังเป็นการเสริมสรา้ งพลงั ให้กบั ผทู้ ี่ได้อา่ น รายงานการประชุมนั้นด้วย 2. การเขียนให้เข้าใจความหมาย การเขียนรายงานการประชุม ต้องเขียนให้เกิดความเข้าใจ ที่ถกู ต้อง ตรงกัน ระหว่างผู้เขียนกบั ผอู้ า่ น โดยใชภ้ าษาทส่ี อ่ื ความหมายได้ง่าย ไมย่ ุ่งยาก ซับซ้อน 3. การฟังเพื่อจับประเด็น การฟังเพื่อจับประเด็น หรือสาระสาคัญของเรื่อง หากผู้ฟังทราบ และเข้าใจบริบทของเร่ืองที่ผู้เสนอความเห็นเสนอต่อที่ประชุม ว่าพูดเรื่องอะไร มีจุดมุ่งหมายอย่างไร จะเป็น ประโยชน์เพราะจะทาให้ทราบว่าข้อความใดเป็นแก่นของเร่ือง หรือใจความสาคัญของเรื่อง และตอนใดเป็น ตัวอย่างประกอบ ซึ่งจะช่วยให้ผู้เขียนรายงานการประชุมไม่สับสน สามารถเชื่อมโยงเรื่องราว รวมท้ังเก็บ สาระสาคญั ของเร่อื งและสรปุ ประเดน็ ไดง้ า่ ยและรวดเรว็ ย่งิ ขึน้ 4. การสอบทานเรื่องท่ีเขียน เมื่อเขียนแล้วควรย้อนกลับมาอ่านเพ่ือสอบทานอีกครั้งหน่ึง เพ่ือประเมนิ ว่าผอู้ ่านจะเขา้ ใจในสง่ิ ท่สี ื่อความหมายไปหรือไม่ มีส่วนใดท่ีอาจจะตคี วามไดเ้ ป็นอย่างอ่ืนเพียงใด 5. การอ่านเพื่อจับประเด็น ในการเขียนรายงานการประชุม ต้องศึกษาเอกสารประกอบ การประชุม เพอ่ื ให้เข้าใจเร่ืองท่ีจะนาเสนอในทป่ี ระชุม ซงึ่ จะทาให้เข้าใจเรื่องราวในเบื้องตน้ และสามารถทาให้ ผู้เขียนรายงานการประชุมเชื่อมโยงเร่ืองราว จับประเด็นสาคัญ และสรุปประเด็นได้ดียิ่งขึ้น สาหรับการอ่าน ย่อหน้าเป็นหลัก เป็นการอ่านเพื่อความเข้าใจในระดับต้น โดยในย่อหน้าหน่ึงจะมีข้อความที่มีลักษณะแตกต่างกัน แบง่ เป็น 2 สว่ น ดังนี้ 5.1 ใจความหลัก คือ ข้อความท่ีเป็นแก่นของเน้ือหาท้ังหมดในแต่ละย่อหน้าหรือ เร่อื งน้นั ๆ มี 2 ลกั ษณะ คอื 5.1.1 ใจความหลักท่ีปรากฏเป็นรูปประโยค จะปรากฏอยู่อย่างชัดเจน ในแต่ละย่อหน้า มักเป็นประโยคที่มีขนาดไม่ยาวนัก แต่ครอบคลุมเน้ือหาทั้งหมดที่กล่าวถึงในย่อหน้านั้น ๆ ได้ และมกั ปรากฏที่ตน้ ยอ่ หนา้ หรอื อาจปรากฏในสว่ นอื่น ๆ ของย่อหนา้

~9~ 5.1.2 ใจความหลักที่ไม่ปรากฏเป็นรูปประโยค ในบางคร้ังผู้เขียนไม่ได้เขียน ประโยคใจความสาคัญให้ปรากฏเป็นประโยคในย่อหน้า ผู้อ่านต้องใช้วิธีการค้นหาและสรุปใจความหลัก จากเร่ืองท่ีอ่านด้วยตนเอง นาประเด็นที่ผู้เขียนต้องการส่ือมาเรียบเรียงเป็นประโยคใจความหลักด้วยสานวน ภาษาของตนเอง 5.2 ใจความรอง คือ ข้อความท่ีเป็นส่วนขยายหรือสนับสนุนใจความหลักให้ชัดเจนขึ้น โดยในหนึ่งย่อหน้าอาจมีใจความรองมากกว่า 1 ประเด็น แต่ทุกประเด็นต่างสนับสนุนใจความหลักเดียวกัน เช่น ใจความรองที่เป็นสาเหตุ ผลที่ตามมา รายละเอียด ลักษณะ อาการ วิธีการ ประโยชน์ เป็นต้น ทั้งน้ี เพื่อขยายใจความหลักน้นั ๆ ให้ชดั เจนหรอื หนกั แน่นยง่ิ ขนึ้ 10. การใช้ภาษาในการเขียน 1. การใชค้ า ควรคานงึ ถึงการใช้คา ดังน้ี 1.1 การสะกดคา ควรตรวจสอบให้ถูกต้องทุกคา โดยเฉพาะช่ือบุคคลหรือช่ือเฉพาะ ท้ังหลาย ซึ่งไม่สามารถตรวจสอบได้ในโปรแกรมดิกชันนารีหรือพจนานุกรมในคอมพิวเตอร์ การถอดคา ภาษาไทย-ต่างประเทศ จะต้องใช้ให้ถูกต้องตามท่ีราชบัณฑิตยสถานกาหนด นอกจากน้ี ควรระวังเรื่องคาพ้อง เสียง เช่น การ การณ์ กาล กานต์ กานท์ กาญจน์ เป็นต้น ต้องเลือกใช้ให้ตรงความหมายที่ต้องการ เนื่องจาก คาเหลา่ น้เี ขียนถูกตอ้ งทุกคา ไม่ว่าจะเลอื กใชค้ าใด คอมพวิ เตอร์กไ็ มแ่ ก้ไขให้ 1.2 การใช้คาเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ เพราะ ฉะนั้น จึง เป็นต้น ควรเลือกใช้ ให้ถูกต้อง และไม่ใช้มากเกินความจาเป็น เพราะจะทาให้ประโยคยาว ซับซ้อน เข้าใจยาก อีกท้ังไม่ควรใช้ คาเช่ือมเดียวกันซ้า ๆ ในประโยคเดียวกัน ตวั อยา่ ง ประโยคยาวท่ีใช้คาเช่ือมมาก และต่อเน่ืองกันจนกลายเป็น ประโยคเดียวกัน โดยที่ผู้เขียนเองก็มิได้สังเกตหรือตรวจสอบ ซ่ึงมักปรากฏให้เห็นเสมอ เช่น การตรวจสอบ เอกสารท่ีส่งมา ซึ่งมีจานวนมากและซับซ้อนแต่มีเวลาตรวจสอบน้อย จึงไม่สามารถดาเนินการได้ตามกาหนด เป็นต้น คาเชื่อมบางคาใช้ขึ้นต้นข้อความได้ เช่น ท้ังนี้ ในการนี้ อน่ึง อย่างไรก็ตาม เป็นต้น ซึ่งมักพบปัญหาว่า คาเหล่าน้ีหมายความอย่างไร และใช้อย่างไร จึงได้รวบรวมความหมายจากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน พ.ศ. 2554 พรอ้ มตวั อย่าง ดังน้ี - ท้ังน้ี หมายความว่า “ตามที่กล่าวมาน้ี” ใช้กล่าวเพิ่มเติมเรื่องท่ีกล่าวมาแล้ว บางครั้งมีลักษณะเป็นเง่ือนไข เช่น “....จึงขอความอนุเคราะห์ให้ใช้สถานท่ีดังกล่าว สานักงานสหกรณ์จังหวัด จันทบรุ ี ยินดปี ฏบิ ตั ติ ามระเบียบว่าดว้ ยการใช้สถานที่ของศาลากลางจังหวดั จนั ทบุรี” เปน็ ต้น - ในการน้ี หมายความว่า “ในการดาเนินการดังท่ีกล่าวข้างต้นนี้” ใช้กล่าวแทน ข้อความท่ีกล่าวไปแล้ว เพื่อเพิ่มเติมว่าจะมีการดาเนินการอย่างไรต่อไป เช่น “ด้วยกรมส่งเสริมสหกรณ์ ได้กาหนดจัดงานวันคล้ายวันสถาปนากรมส่งเสริมสหกรณ์ครบ 49 ปี ในวันท่ี 1 ตุลาคม 2564 เวลา 08.09 น. ณ กรมส่งเสริมสหกรณ์ เทเวศร์ กรุงเทพมหานคร ในการน้ีจะจัดให้มีกิจกรรมทาบุญตักบาตร และกิจกรรมต่าง ๆ จึงขอเรียนเชญิ ผู้บริหารและผู้สนใจเข้าร่วมงานในวัน เวลา และสถานทด่ี ังกล่าว” จะเห็นได้วา่ ในการน้ีใช้แทน ข้อความในย่อหน้าที่ 1 เพ่ือจะกล่าวเพิ่มเติมต่อไปว่า จะมีการดาเนินการอย่างไร คาน้ีมักใช้ในกรณีพิเศษ และมิใชใ่ ชข้ ึ้นตน้ ยอ่ หนา้ ใหม่ทกุ ครงั้ หากไม่จาเปน็ ก็ไมค่ วรใช้ - อน่ึง หมายความว่า “อีกอย่างหน่ึง/อีกประการหนึ่ง” คาน้ีใช้ในกรณีที่จะกล่าว เพิ่มเติม แต่ไม่สามารถใช้คาว่า “และ” ได้เพราะมีประเด็นที่แตกต่างจากที่กล่าวไปแล้วอยู่บ้าง มิใช่แตกต่าง โดยสิ้นเชิง (ถ้าแตกต่างมากใช้คาว่า “แต่”) เช่น “ผู้เข้ารับการอบรมเป็นข้าราชการระดับปฏิบัติการ จานวน 30 คน อนึ่ง ผู้บริหารจานวนหน่ึงจะเข้าร่วมฟังการบรรยายในบางช่วงด้วย” จากตัวอย่างแสดงให้เห็นว่า ผู้บริหารก็เป็นข้าราชการเหมือนกัน เพียงแต่มิใช่ระดับปฏิบัติการ คือ มีความแตกต่างอยู่บ้างเท่าน้ัน จึงไมส่ ามารถใชค้ าว่า “และ” ได้

~ 10 ~ - อย่างไรก็ตาม/อย่างไรก็ดี สองคาน้ีใช้แทนกันได้ หมายความว่า “ถึงเช่นน้ัน/ แม้กระนั้น/แต่” ใช้กล่าวเพ่ิมเติมในกรณีท่ีขัดแย้งกับข้อความที่กล่าวมาแล้ว แต่มีลักษณะผ่อนปรน นุ่มนวล เห็นอกเห็นใจ เช่น “....มหาวิทยาลัยขอเรียนว่า ในช่วงเวลาดังกล่าวจะมีการจัดงานวันคล้ายวันสถาปนา มหาวิทยาลัยครบ 73 ปี จึงไม่สามารถให้บริษัทเข้าศึกษาดูงานได้ อย่างไรก็ตามหากบริษัทประสงค์เข้าศึกษา ดงู านระหวา่ งวนั ท่ี 20-30 ตลุ าคม 2559 มหาวทิ ยาลัยมคี วามยนิ ดที จี่ ะให้ความสะดวกทกุ ประการ” เปน็ ตน้ 1.3 การใช้คาให้เหมาะสม 1) คาสรรพนาม ควรใช้ “ผม กระผม หรือ ดฉิ ัน ไม่ใช้ขา้ พเจ้า” ซงึ่ เป็นคาที่พระราชวงศ์ ช้ันสูงทรงใช้ในกรณีท่ีมิใช่เร่ืองเฉพาะบุคคล ควรใช้ชื่อหน่วยงาน ไม่ควรใช้คาว่า ท่าน หรือหน่วยงานของท่าน เพราะบุคคลย่อมมิใช่เจ้าของหน่วยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงานเท่าน้ัน เช่น “ตามหนังสือที่ อ้างถึง กระทรวง เกษตรและสหกรณ์ได้หารือว่า..........” หรือ “หวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากสหกรณ์ และขอขอบคุณ มา ณ โอกาสน้ี” เป็นตน้ 2) คาบุพบท “กับ แก่ แด่ ตอ่ ” มกั ใช้ผิดเสมอ - กับ/แก่ เช่น “สง่ เอกสารให้กบั กระทรวง...” ควรใช้คาว่า “ให้แก่” เป็นต้น - แด่ ใช้สาหรับผู้ทสี่ ูงกวา่ เชน่ ถวายแด่ อุทศิ แด่ เปน็ ต้น 3) การยกตัวอย่างโดยใช้คาว่า “เช่น ได้แก่ อาทิ” ในการยกตัวอย่างมักใช้กันสับสน ทีถ่ กู ต้อง คอื - เชน่ ใชย้ กตัวอย่างคาต่าง ๆ ทมี่ ีความสาคัญใกล้เคยี งกนั แล้วลงท้ายดว้ ย ฯลฯ หรือ เปน็ ตน้ - ไดแ้ ก่ ไม่ใชก่ ารยกตวั อย่าง ตอ้ งยกมาทัง้ หมด - อาทิ ยกมาเฉพาะที่สาคัญหรือลาดับต้น ๆ ไม่ต้องใช้ไปยาลใหญ่เพราะท่ีสาคัญ มีเพียงเทา่ นั้น 4) คาที่มกั ใชผ้ ดิ ไดแ้ กค่ าว่า “จะ จกั ใคร่ ไป-มา” - จะ ใชไ้ ด้ทั่วไป เปน็ ภาษาราชการทใี่ ชไ้ ด้เสมอ - จัก บางคนนิยมใช้ จักขอบคุณย่ิง ความหมายของคาค่อนข้างหนัก มีความหมาย คล้ายคาว่า ตอ้ ง ซ่ึงไม่นุ่มนวล สละสลวย มกั ใชใ้ นคาส่ัง คากากบั - ใคร่ เสียงไม่ไพเราะ และมีความหมายว่า อยาก ต้องการ เช่น ใคร่ขอเชิญท่าน ไปเป็นวิทยากร ไม่ชัดเจนว่าต้องการเชิญแล้วจะเชิญจริง ๆ หรือไม่ หากตัดคาว่า ใคร่ออก ก็ส่ือความหมายได้ ชัดเจนอยแู่ ลว้ คาน้ีมกั ใชก้ นั ท่วั ไป โดยเขา้ ใจผิดวา่ เป็นคาสุภาพ - ไป-มา มักใช้สลับกนั ในการใช้คานค้ี วรคานึงถึงผู้รบั หนังสือเป็นสาคญั ควรใช้จงึ ขอ เชญิ ทา่ น ไปเปน็ วิทยากร เพราะผรู้ บั หนังสือย่อมคดิ วา่ ตนเดนิ ทางไป หรอื กรม....ขอส่งผู้แทนมารว่ มประชมุ ..... เพราะผ้รู ับหนังสอื ซง่ึ เปน็ ผู้จัดประชมุ ยอ่ มคิดวา่ จะมผี ู้มา รว่ มประชมุ 2. การใช้เครื่องหมาย ในภาษาไทยจะไม่ใช้เครื่องหมายตามแบบต่างประเทศ เช่น ปรัศนี หรือเครอื่ งหมายคาถาม (?) , มหัพภาค (.) เปน็ ต้น แต่ยังคงใชเ้ คร่อื งหมายบางชนิดที่จาเปน็ เพอ่ื สอ่ื ความหมาย ให้ชัดเจน เช่น ไปยาลน้อย (ฯ) อัญประกาศ (“…”) สัญประกาศ (__) ยัติภังค์ (-) และจุลภาค (,) เป็นต้น โดยมีวิธใี ชใ้ นหนงั สือโต้ตอบ ดังนี้ 2.1 ไปยาลน้อย (ฯ) ปัจจุบันมีการใช้ไปยาลน้อยผิดกันมาก เช่น นายวินัยฯ มหาวิทยาลัยฯ กระทรวงฯ กรมฯ บริษัทฯ การสัมมนาฯ โครงการฯ เป็นต้น คาเหล่าน้ีเป็นการใช้ที่รู้เท่าไม่ถึงการณ์ โดยปกติ การกล่าวคร้ังแรกจะใช้คาเต็ม หากกลา่ วครั้งต่อไป สามารถใช้คายอ่ หรอื คาแทนได้เพ่ือให้กระชับและไม่ซ้าซาก การใช้คาแทนคาทกี่ ล่าวมาแลว้ มี 5 วธิ ี คือ

~ 11 ~ (1) ใชส้ รรพนาม เชน่ เขา กระผม เปน็ ตน้ (2) ใช้คานาม เชน่ มหาวทิ ยาลัย นายวนิ ัย เป็นตน้ (3) ใชค้ าย่อ เช่น ครม. พ.ร.บ. เปน็ ตน้ กรณีนี้ในการกลา่ วครง้ั แรก ควรวงเล็บคาย่อ ไว้ดว้ ย (4) ใช้คาตัด เช่น สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ (นามสกุล) อิศรางกูรฯ ธนาคาร เพ่อื การเกษตรฯ เป็นตน้ กรณนี ้ีจาเปน็ ต้องใชไ้ ปยาลน้อย (ฯ) เสมอ (5) ใช้คาบ่งช้ี เช่น หน่วยงานดังกล่าว บุคคลข้างต้น เป็นต้น กรณีท่ีใช้ผิดกันมาก คือ การใช้ไปยาลน้อย บางคนเข้าใจผิดว่าหากกล่าวช่ือไม่เต็มจะต้องใช้ไปยาลน้อยทุกครั้ง เช่น กระทรวงการคลัง คาว่า กระทรวง เป็นคานามทั่วไป (สามานยนาม) การคลัง เป็นนามเฉพาะ (วิสามานยนาม) คา 2 คาน้ีนามา รวมกันเป็นคาผสม เมื่อได้กล่าวถึงช่ือเต็มไปแล้ว ครั้งต่อ ๆ ไปสามารถใช้คานามแรกแทนชื่อเต็มได้ อนึ่ง คาว่า กระทรวง มหาวิทยาลัย ฯลฯ ล้วนเป็นคานามท่ีสมบูรณ์แล้ว มีปรากฏในพจนานุกรม จึงไม่ต้องมีไปยาลน้อย การใช้ไปยาลนอ้ ยพร่าเพรือ่ ทาให้ประโยครงุ รังโดยไร้ประโยชน์ การใช้ไปยาลน้อยต้องใช้กับสิ่งเดียวกันท่ีเขียนไม่จบ เช่น พระนาม นามสกุล ช่ือเฉพาะของ หน่วยงานท่ียาว ๆ เป็นต้น โดยจะเขียนชื่อแล้วไปยาลน้อยนามสกุลไม่ได้ เพราะช่ือกับนามสกุลเป็นคนละส่ิง หรือคนละคากัน จะไปยาลน้อยนามสกุลได้ก็ต่อเม่ือเขียนนามสกุลไม่จบ เช่น เสนีวงศ์ ณ อยุธยา อาจเขียนว่า เสนีวงศ์ฯ ได้ (แตเ่ ม่อื อา่ นออกเสยี งต้องอา่ นใหเ้ ตม็ ) เป็นต้น 2.2 อัญประกาศ (เครื่องหมายคาพูด “....”) ใช้เม่ือตอ้ งการคดั ลอกข้อความมากล่าว หรือ เน้นช่ือเฉพาะ ข้อความสาคัญ เช่น ตามมาตรา..... ระบุว่า “.........” โดยในปัจจุบันคอมพิวเตอร์สามารถ ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ ตวั หนา หรือตัวเอน ได้ตามความเหมาะสมสาหรบั เน้นคาหรอื ข้อความสาคญั 2.3 สัญประกาศ (ขีดเส้นใต้ __) ใช้เม่ือต้องการเน้นข้อความสาคัญ เช่น ขอเชิญประชุม ในวันที่ 17 กุมภาพันธ์ 2560 ปัจจุบันคอมพิวเตอร์สามารถใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ ตัวหนา หรือตัวเอน แทนการขดี เสน้ ใตแ้ ต่ไม่ควรใชท้ ั้งตัวหนาและขดี เสน้ ใต้พร้อมกันเพราะเปน็ การเนน้ ที่ซ้าซอ้ น 2.4 ยัติภงั ค์ (ขีดส้ัน -) ใช้ในกรณีตดั คาระหวา่ งบรรทดั และคา 2 คา ที่เกี่ยวข้องกัน เช่น รายรับ-รายจา่ ย และไมค่ วรใช้ - เป็นหวั ข้อย่อย ควรใช้หัวขอ้ ยอ่ ยเป็นตวั เลข เช่น (1) วัน เวลา สถานที่ (2) หนว่ ยงานทีเ่ กีย่ วขอ้ ง (3) ผู้รบั ผดิ ชอบ หากไม่มีคาอธิบายขยายความต่อไป อาจเขียนต่อเนื่องไปโดยไม่ต้องขึ้นบรรทัดใหม่ ก็ได้ การเขียนยัติภังค์มาก ๆ ทาให้เปลืองเน้ือท่ี และจัดลาดับข้อไม่ได้ ไม่ควรใช้ในหนังสือราชการหรือหนังสือ โตต้ อบ 2.5 จุลภาค (จุดลูกน้า ,) ในภาษาไทยไม่ควรใช้ เพราะมีวรรคตอนเป็นการแบ่งข้อความ อยู่แล้ว จุลภาคควรใช้เฉพาะท่ีจาเป็น ซ่ึงหากไม่ใช้อาจเข้าใจผิดพลาดได้ เช่น ตัวเลขหลายหลัก ช่ือนามสกุล ทีอ่ าจปะปนกนั เชน่ กฤษณา อโศกสนิ , ทมยันต,ี มาลัย ชูพนิ จิ , เรยี มเอง เปน็ ต้น 3. การใชป้ ระโยค ปัญหาสาคญั ประการหน่งึ ในการเขียนรายงานการประชมุ คอื ประโยคยาว ซับซ้อน อันเกิดจากการใช้คาเชื่อมมากเกินไป ส่งผลให้อ่านเข้าใจยาก ผู้เขียนท่ีมีความเช่ียวชาญ เช่น นกั กฎหมาย ผู้เขยี นตารา อาจใช้ประโยคยาวแต่ชดั เจน เข้าใจงา่ ย สว่ นผู้ท่ียังไมช่ านาญจาเป็นต้องรู้จกั ประโยค แต่ละประเภท เพื่อเป็นพ้ืนฐานในการเขียนที่ดีต่อไป ประเภทของประโยค การแบ่งประเภทของประโยค อาจแบ่งได้หลายแบบตามเกณฑ์ท่ีกาหนด หากแบ่งโดยอาศัยเจตนาของผู้ส่งสารเป็นเกณฑ์อาจแบ่งเป็น

~ 12 ~ ประโยคบอกเล่า ประโยคคาถาม ประโยคคาส่ัง รวมท้ังประโยคขอร้อง ในที่น้ีจะแบ่งโดยอาศัยความซับซ้อน ของขอ้ ความเปน็ เกณฑ์ ได้แก่ ประโยคความเดยี ว ประโยคความรวม และประโยคความซ้อน ดังน้ี 3.1 ประโยคความเดียว (เอกรรถประโยค) คือ ประโยคที่มีกริยาสาคัญเพียงตัวเดียว ประโยคความเดียวอาจมที ้งั สว่ นขยายประธาน กริยา หรอื กรรม ก็ได้ แตส่ ่วนขยายน้นั ไมม่ ีลักษณะของประโยค ประโยคความเดียวมักจะส้ัน ไม่ซับซ้อน เช่น “สานักงานสหกรณ์จังหวัดจันทบุรีขอขอบคุณท่านมา ณ โอกาสน้ี” “ผมู้ ีสทิ ธิ์ยน่ื ฟอ้ งคดีจะต้องเปน็ ผู้ไดร้ บั ความเดือดร้อนเสยี หาย” 3.2 ประโยคความรวม (อเนกรรถประโยค) คอื ประโยคทปี่ ระกอบด้วยประโยคความเดยี ว อย่างน้อย 2 ประโยค มีคาเช่ือมหรือสันธานท่ีเชือ่ มระหวา่ งประโยคส้ัน ๆ คาเชือ่ ม เชน่ และ แต่ หรือ ถึงแม้ว่า เพราะ จึง นอกจาก ...แล้ว...ยัง ฯลฯ ดังตัวอย่างเช่น “ขอเชิญท่านเป็นประธานในพิธีและมอบถ้วยรางวัล แก่ผู้ได้รับรางวัลด้วย” , “ด้วยสานักงานสหกรณ์จังหวัดจันทบุรี จะจัดการฝึกอบรมโครงการประชุมชี้แจง ทาความเข้าใจเก่ียวกับกฎกระทรวงการดาเนินงานและการกากับดูแลสหกรณ์ออมทรัพย์และสหกรณ์เครดิต ยูเนี่ยน พ.ศ. 2564 แต่มีข้อจากัดด้านห้องประชุม และเห็นว่าชุมนุมสหกรณ์เครดิตยูเน่ียนแห่งประเทศไทย จากดั สาขาภาคตะวนั ออก มหี ้องประชมุ เหมาะสม จึงขอความอนเุ คราะหใ์ หใ้ ช้ห้องประชุม ในวันที่ .....” 3.3 ประโยคความซ้อน (สังกรประโยค) คือ ประโยคที่ประกอบด้วย ประโยคหลัก และ ประโยคย่อยท่ีซ้อนอย่เู พื่อขยายประโยคหลัก ประโยคความซอ้ นจะใชค้ าเช่ือม เช่น ท่ซี ึ่ง อัน ว่า โดย เพ่ือ ตาม เมื่อ จน(กระท่ัง) ฯลฯ ประโยคความซ้อนอาจเป็นประโยคสั้น ๆ เช่น “รายละเอียดปรากฏ ตามสิง่ ที่ส่งมาดว้ ย” หรือประโยคยาว เช่น “ด้วยสานักงานสหกรณ์จังหวัดจันทบุรี ได้ตระหนักถึงความสาคัญของตาแหน่ง ในสายธุรการ ซึ่งมีหน้าที่สาคัญประการหน่ึง คือ การเขียนหนังสือราชการ” บางคร้ังอาจมีการใช้ประโยค ความซ้อนรวม คือ มีทั้งประโยคความซ้อนและความรวมอยู่ในประโยคเดียวกัน หากไม่ชานาญก็อาจทาให้ ประโยคยาวและซับซ้อน จับใจความยาก ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นประโยคความซ้อนรวม แต่ผู้เขียนใช้ภาษา ท่ีชัดเจน เข้าใจง่าย“หน่วยงานทรงไว้ซง่ึ สิทธทิ์ ่ีจะไมร่ ับราคาตา่ สุด หรือราคาหน่ึงราคาใด หรือราคาท้ังหมดก็ได้ และอาจพิจารณาเลือกจ้างในจานวน หรือขนาด หรือเฉพาะรายการหนึ่งรายการใด หรืออาจจะยกเลิก การประมูลจ้างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่พิจารณาจัดจ้างเลยก็ได้” อย่างไรก็ตาม ในการเขียนรายงาน การประชุม ควรใช้ประโยคท่ีส้ัน กระชับเข้าใจง่าย ควรหลีกเลี่ยงประโยคยาวที่มีคาเชื่อมมาก หรือหาก จาเปน็ ต้องใช้ประโยคยาว ก็ตอ้ งพจิ ารณาอย่างรอบคอบ 4. การเขียนย่อหน้า ย่อหน้า หมายถึง ข้อความตั้งแต่ 1 บรรทัดขึ้นไป ที่มีใจความสมบูรณ์ ย่อหนา้ มี 4 ประเภท ดังนี้ 4.1 ย่อหน้ารูปตัว T (ตัวที) มีประโยคใจความสาคัญอยู่ตอนต้นย่อหน้า ซ่ึงย่อหน้า ประเภทน้ีเขียนง่ายและจับใจความง่าย เหมาะสาหรับงานเขียนทุกประเภทท่ีต้องการประหยัดเวลาอ่าน หรือต้องการสื่อความอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น “ด้วยดิฉันมีความประสงค์จะขอลาศึกษาต่อระดับปริญญาโท ในประเทศ (เขยี นรายละเอียดการลา) .............................................................................................................. ” “กรมสรรพสามติ ขอเรียนวา่ สนิ คา้ ดังกลา่ วทีบ่ รษิ ัทผลิตขน้ึ จะตอ้ งเสียภาษสี รรพสามิตเนอ่ื งจาก ...................... (อ้างเหตผุ ล หรือ พ.ร.บ.) ........................................................................... ” 4.2 ย่อหน้ารูปตัว ⊥ (ตัวทีกลับหัว) มีประโยคใจความสาคัญอยู่ตอนท้ายย่อหน้า เหมาะสาหรับเรือ่ งทีต่ ้องยกเหตผุ ลมาอ้างก่อน แล้วสรุปในตอนท้าย ตัวอย่างเชน่ “............................ (กล่าวถึง ความสาคัญของการเขียน 2-3 บรรทัด) ดังนั้น กรมส่งเสริมสหกรณ์จึงจะจัดการฝึกอบรมเร่ือง การเขียน รายงาน ในวันที่ ........................” , “กรมบัญชีกลางขอเรียนว่า............................................... (อ้างเหตุผล หรอื ระเบยี บ)..................... ดังนัน้ ขา้ ราชการดังกล่าวจึงไมส่ ามารถเบิกค่าเบยี้ เลี้ยงและทพ่ี กั ได้”

~ 13 ~ 4.3 ย่อหน้ารูปตัว I (ตัวไอ) มีประโยคใจความสาคัญอยู่ตอนต้นและตอนท้าย ย่อหน้า เหมาะสาหรบั เรอ่ื งท่ยี าก ซบั ซ้อนหรอื ยดื ยาว ตอ้ งการยา้ ความอีกครั้งหน่ึง 4.4 ย่อหน้าท่ีมีประโยคใจความสาคัญอยู่กลางย่อหน้า ไม่เหมาะสมสาหรับย่อหน้าท่ียาว เพราะจับใจความยาก อาจใช้ได้ในย่อหน้าสั้นๆ (ประมาณ 3-5 บรรทัด) สาหรับลักษณะของการย่อหน้าที่ดี จะต้องมีใจความสาคัญเพียงเร่ืองเดียวและมีการเช่ือมโยงกัน เป็นเหตุเป็นผลกัน รวมท้ังต้องมีการเน้นย้า สาระสาคญั ใหเ้ ด่นชดั 5 หลกั การย่อหน้า เว้นวรรค 5.1 หลักการย่อหน้า ควรย่อหน้าในกรณีที่ส้ินสุดเนื้อความ ถ้ายังไม่ส้ินสุดเนื้อความ แต่ย่อหน้ายาวมาก ควรย่อหน้าเม่ือสิ้นสุดประโยค ย่อหน้าหนึ่งในหนังสือราชการไม่ควรเกิน 8 บรรทัด แต่ข้อความท่ัวไปอาจยาวถงึ 12 บรรทดั กไ็ ด้ 5.2 หลักการเว้นวรรค ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีฯ กาหนดวรรคไว้ 2 ชนิด คือ วรรค 1 ตัวอักษร และวรรค 2 ตัวอักษร แต่ในการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์การวรรค 1 เคาะจะเล็กเกินไป แทบสังเกตไม่เห็น ฉะน้ัน วรรคเล็กอาจใช้ 2 เคาะ ส่วนวรรคใหญ่อาจใช้ 3-4 เคาะก็ได้ ส่วนวรรคเคาะเดียว ควรใชร้ ะหวา่ งเครอ่ื งหมาย เชน่ ไมย้ มก (ๆ) ยัติภงั ค์ (-) ไปยาลใหญ่ (ฯลฯ) เป็นตน้ (1) วรรคเลก็ ใช้วรรคระหว่างคา ใช้ก่อนและหลงั คาบางคา เช่น คอื ไดแ้ ก่ อาทิ และ วรรคกอ่ นหลงั เครอื่ งหมายตา่ งๆ เช่น ฯลฯ “......” หากไมว่ รรคจะทาใหเ้ ครอ่ื งหมายเหล่าน้มี องเหน็ ไม่ชดั (2) วรรคใหญ่ ใช้วรรคระหว่างข้อความที่ยังไม่จบแต่ยาวมาก หรือประโยค ท่ีจบสมบูรณ์แล้ว ผู้พิมพ์และผู้ตรวจร่าง ควรพิถีพิถันในการจัดวรรคตอนให้ถูกต้อง เพราะภาษาไทยไม่มีการ เว้นวรรคระหว่างคา ถ้าใชว้ รรคตอนไม่ถูกต้องกท็ าใหเ้ ข้าใจความหมายคลาดเคล่ือนได้ 11. การรบั รองรายงานการประชุม 1. รับรองในการประชุมครั้งน้ัน ใช้สาหรับกรณีเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการ ของท่ีประชุม อา่ นสรปุ มตใิ หท้ ่ปี ระชมุ พิจารณารับรอง 2. รับรองในการประชุมคร้ังต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุม คร้งั ทแี่ ลว้ มาใหท้ ี่ประชมุ พจิ ารณารบั รอง 3. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมคร้ังต่อไป หรือมีแต่ยังกาหนดเวลา ประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งน้ันมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุม ไปให้บคุ คลในคณะกรรมการพิจารณารบั รอง ภายในระยะเวลาทก่ี าหนด 12. การสรุปมตทิ ่ปี ระชุม 1. ระเบียบวาระเรื่องประธานแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ และระเบียบวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบ สรปุ ข้างทา้ ยว่า “ทีป่ ระชุมรับทราบ” หรือ “ทป่ี ระชุมรบั ทราบ โดยมีข้อสงั เกตวา่ ................................” 2. ระเบียบวาระเร่ืองเสนอเพื่อพิจารณา (และระเบียบวาระอ่ืน ๆ ถ้ามี) มติของท่ีประชุม ต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเอกฉันท์หรือเกินกว่าสองในสาม กรณีมีมติเกินกว่าสองในสามต้องระบุจานวนเสียง ของสมาชิกว่าเหน็ ด้วยกีเ่ สียง ไม่เหน็ ด้วยก่เี สียง ไม่ออกเสียงกเ่ี สียง (ถ้าม)ี 13. ข้อบกพร่องในการเขียนรายงานการประชมุ 1. ช่ือรายงานและผู้จด มีการใช้คาต่าง ๆ ไม่ตรงกัน ควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน คือ รายงาน การประชุมและผจู้ ดรายงานการประชุม 2. ช่ือการประชุม บางแห่งตั้งชื่อการประชุมไม่เหมาะสม เช่น “การประชุมแผน.........” พมิ พแ์ ล้วตามด้วยช่ือคณะกรรมการตามที่แต่งตง้ั เชน่ “การประชมุ คณะกรรมการวางแผน” เป็นตน้

~ 14 ~ 3. วันท่แี ละสถานที่ประชมุ - บางคร้งั วนั และวันทไ่ี มตรงกนั เช่น วนั พธุ ที่ 5 แตค่ วามจรงิ คือ วนั พฤหสั บดี ท่ี 5 เปน็ ตน้ - สถานท่ีประชมุ บางแห่งระบเุ ฉพาะชอ่ื หรอื หมายเลขหอ้ งประชุม ควรระบุหนว่ ยงานดว้ ย เช่น หอ้ งประชุม 1 ช้ัน 2 ศาลากลางจงั หวัดจนั ทบรุ ี เป็นตน้ 4. วัน - เวลาประชมุ - การใช้คาว่า เปิด-ปิดประชุม ที่ถูกควรใช้คาว่า เริ่มประชุม และ เลิกประชุม ส่วนคาว่า เปิด-ปดิ ควรใช้ในกรณีของประธาน คือ ประธานกล่าวเปดิ การประชมุ – ปิดการประชมุ - การเขียนตัวเลขเวลา ต้องเขียน 09.00 น. ไมใช่ 9.00 น. และเขียนตามจริงไม่ใช่ ตามเวลาทน่ี ัดหมาย เศษของนาทีอนโุ ลมเป็นเลข 0 หรอื 5 นาที เช่น 15.45 น. 5. ผู้มาประชุม บางแห่งใช้ผู้เข้าประชุม รายช่ือผู้เข้าประชุม ฯลฯ ควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน เดียวกัน คือ ผู้มาประชุม และ ผู้ไม่มาประชุม ส่วนผู้เกี่ยวข้องที่เข้าประชุม แต่ไมใช่กรรมการหรือคณะบุคคล ที่ไดร้ บั การแตง่ ตงั้ ให้เรียกว่า ผู้เข้าร่วมประชมุ 14. การคดั สาเนารายงานการประชุม 1. ให้ใส่ข้อความ “(สาเนา)” ข้างบนกลางหน้ากระดาษ บนข้อความ “รายงานการประชุม คณะกรรมการดาเนินการ” 2. การคัดสาเนาเฉพาะระเบียบวาระท่ีต้องการให้ใช้เคร่ืองหมายไปยาลใหญ่ (ฯลฯ) หลังข้อความ “...ประธานในที่ประชุมได้กล่าวเปิดประชุมและดาเนินการประชุมตามระเบียบวาระดังต่อไปนี้” หรือหน้า ระเบียบวาระที่ต้องการคัดสาเนา และให้ตัดระเบียบวาระก่อนและหลังระเบียบวาระที่ต้องการ คัดสาเนาออก 3. การรับรองสาเนารายงานการประชุมฯ ให้มีความว่าสาเนาถูกต้อง พร้อมท้ังให้ประธาน ในที่ประชุม หรือ ประธานกรรมการ หรือ เลขานุการ (ประธานกรรมการ หรือ เลขานุการ ชุดปัจจุบัน) เปน็ ผ้ลู งลายมือช่อื รับรองสาเนารายงานการประชมุ ฯ 15. การประชุมใหญ่ของสหกรณ์ ตามพระราชบัญญตั ิสหกรณ์ พ.ศ. 2542 และท่ีแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ 1. มาตรา 54 ให้คณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์เรียกประชุมใหญ่สามัญปีละหนึ่งคร้ัง ภายในหนึ่งร้อยห้าสิบวัน นับแต่วนั สิ้นปที างบญั ชีของสหกรณน์ นั้ 2. มาตรา 55 เมื่อมีเหตุอันสมควร คณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์จะเรียกประชุมใหญ่ วิสามัญเมื่อใดก็ได้ แต่ถ้านายทะเบียนสหกรณ์มีหนังสือแจ้งให้เรียกประชุมใหญ่วิสามัญ หรือในกรณีที่สหกรณ์ ขาดทุนเกินกึ่งของทุนเรือนหุ้นที่ชาระแล้ว ต้องเรียกประชุมใหญ่วิสามัญโดยมิชักช้าแต่ไม่เกินสามสิบวัน นับแต่วันที่สหกรณ์ทราบ สมาชิกซ่ึงมีจานวนไมน่ ้อยกวา่ หน่ึงในหา้ ของจานวนสมาชกิ ท้งั หมด หรือไม่นอ้ ยกว่าหนงึ่ ร้อยคน หรือผู้แทนสมาชิกในกรณีที่มีผู้แทนสมาชิก ตามมาตรา 56 ซ่ึงมีจานวนไม่น้อยกว่าหน่ึงในห้าของจานวน ผู้แทนสมาชิกท้ังหมด หรือไม่น้อยกว่าห้าสิบคน ลงลายมือช่ือทาหนังสือร้องขอต่อคณะกรรมการดาเนินการ ของสหกรณ์ ให้เรียกประชุมใหญ่วิสามัญก็ได้ ในกรณีท่ีสมาชิกหรือผู้แทนสมาชิกของสหกรณ์เป็นผู้ร้องขอให้เรียก ประชุมใหญ่วสิ ามัญ ให้คณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์เรียกประชุมใหญ่วิสามัญภายในสามสิบวนั นับแต่วนั ท่ี รบั คาร้องขอ ถ้าคณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์ไมเ่ รยี กประชุมใหญ่วิสามญั ภายในกาหนดระยะเวลาดังกล่าว ให้นายทะเบยี นสหกรณม์ ีอานาจเรียกประชมุ ใหญ่วสิ ามัญภายในระยะเวลาตามท่เี หน็ สมควรก็ได้ 3. มาตรา 57 การประชุมใหญ่ของสหกรณ์ต้องมีสมาชิกมาประชุมไม่น้อยกว่าก่ึงหนึ่ง ของจานวนสมาชิกท้ังหมดหรือไม่น้อยกว่าหน่ึงร้อยคน ในกรณีการประชุมใหญ่โดยผู้แทนสมาชิก ต้องมีผู้แทน สมาชกิ มาประชุมไมน่ อ้ ยกว่ากึ่งหนงึ่ ของผู้แทนสมาชกิ ทงั้ หมดหรือไมน้อยกว่าหน่ึงร้อยคน จึงจะเปน็ องคป์ ระชุม ในการประชุมใหญ่ สมาชกิ หรือผู้แทนสมาชกิ จะมอบอานาจใหผ้ อู้ น่ื มาประชมุ แทนตนไม่ได้

~ 15 ~ 4. มาตรา 58 ในการประชุมใหญ่ของสหกรณ์ถ้าสมาชิกหรือผู้แทนสมาชิก แล้วแต่กรณี มาประชุมไม่ครบองค์ประชุม ให้นัดประชุมใหญ่อีกคร้ังหน่ึงภายในสิบส่ีวัน นับแต่วันที่นัดประชุมใหญ่ครั้งแรก ในการประชุมคร้ังหลังนี้ ถ้ามิใช่การประชุมใหญ่สามัญที่สมาชิกหรือผู้แทนสมาชิกร้องขอให้เรียกประชุมใหญ่แล้ว เม่ือมีสมาชิกหรือผู้แทนสมาชิก แล้วแต่กรณี มาประชุมไม่น้อยกว่าหนึ่งในสิบของจานวนสมาชิกหรือผู้แทน สมาชกิ ทั้งหมด หรือไม่น้อยกว่าสามสบิ คน กใ็ ห้ถือว่าเป็นองคป์ ระชมุ 16. ปญั หาและข้อสังเกต 1. ผู้จดรายงานการประชุมขาดความเข้าใจ ขาดประสบการณ์และไม่มีความรู้ในรูปแบบ การจดรายงานการประชมุ ทถ่ี กู ตอ้ ง 2. ขาดทักษะในการใช้สานวนภาษา ในการส่ือความหมาย ขาดความรู้ในการใช้ถ้อยคา ทเ่ี หมาะสม รวมทง้ั ไมม่ คี วามแม่นยาในการใช้ภาษาไทยที่ถกู ต้อง 3. ขาดทักษะและสมาธิในการฟัง ทาให้จับใจความสาคัญไมไ่ ดแ้ ละการยอ่ ใจความยงั ไมด่ ีพอ 4. ผู้จดรายงานการประชุมส่วนใหญ่ มกั ใช้แนวการจดตามเคย ไม่พยายามฝกึ ฝนหรือปรับปรุง ข้อบกพร่องของตนเองให้เหมาะสมดขี น้ึ 5. ไม่มีความเข้าใจเกี่ยวกับช่ือ ตาแหน่งของบุคคล ชื่อหน่วยงานและสถานท่ีราชการ รวมท้ัง ใชร้ หสั และอกั ษรย่อต่าง ๆ 6. ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่มักให้ความสาคัญต่อรายงานการประชุมน้อยไป จึงทาให้ไม่ทราบ ขอ้ บกพรงในการจดรายงานการประชุม 7. สถานท่ีประชมุ ไม่เหมาะสม มีเสยี งรบกวนมาก ทาให้ฟงั การพดู ไมช่ ัดเจน 8. ระยะเวลาในการประชุมไม่เหมาะสมกับเนื้อหา บางครั้งรีบด่วนเกินไป บางครั้งยาวนาน เกินไป 9. การประชุมที่ไมม่ ีระเบียบวาระการประชมุ ทาให้ยากต่อการจดรายงานประชมุ 10. รูปแบบการจดรายงานการประชุมและการ จัดทาระเบียบวาระการประชุม แตล่ ะหนว่ ยงานไม่เหมือนกนั ทาให้เกิดความสบั สน ไมม่ ั่นใจ 11. ปญั หาจากประธานการประชุม - ไมด่ าเนินการประชุมให้ตรงตามระเบียบวาระการประชมุ - ไม่สามารถควบคมุ การประชมุ ใหด้ าเนนิ ไปอยา่ งเรยี บรอ้ ยเหมาะสม - พูดวกวน พูดเร็วและพดู มากเกินไป ทาใหล้ าดบั เนื้อหาไมถ่ ูกต้อง - ขาดทักษะในการสรปุ ประเด็นของการประชมุ อยา่ งกะทดั รดั เหมาะสม 17. ข้อเสนอแนะเก่ียวกับการจัดทารายงานการประชุม ผู้ตรวจรายงานการประชุม ควรเป็นเลขานุการในการประชุมหรือผู้เข้าประชุมในคร้ังน้ัน ท่ีมีความรู้ ความสามารถเหมาะสม หากพิจารณาเห็นว่ายังไม่แน่ใจผลการตรวจ ควรนาเสนอประธานการประชุม เพอื่ ตรวจสอบความถกู ตอ้ งเหมาะสมอีกคร้งั หนึ่ง ผู้ตรวจรายงานการประชุมควรมีหลกั ยดึ ถือปฏบิ ตั ิ ดงั น้ี 1. ผู้จดรายงานการประชุมต้องศึกษาระเบียบงานสารบรรณให้เข้าใจอย่างลึกซึ้งและควรมี ความรู้ในเร่ืองการจดรายงานการประชุมเป็นอย่างดี พยายามศึกษาค้นคว้าความรู้เพ่ิมเติม รวมท้ังความรู้ เกีย่ วกบั ตาแหน่งของบุคคลที่เกย่ี วขอ้ ง ชือ่ สถานท่ีราชการ การใช้รหัสและอกั ษรยอ่ ตา่ ง ๆ 2. มคี วามละเอียดรอบคอบ 3. ผู้จดรายงานการประชุม ควรเป็นนักสงั เกตท่ีดีมสี มาธิในการจดและไมน่ ั่งห่างจากประธาน มากเกินไป

~ 16 ~ 4. เลขานุการประชุมต้องเตรียมแฟ้มการประชุม และเอกสารข้อมูลต่าง ๆ ไว้ให้ประธาน และตอ้ งจดั หอ้ งประชุม อุปกรณเ์ ครอ่ื งใชต้ ่าง ๆ ให้พร้อม และเหมาะสม 5. ควรจัดใหม้ ีสมุดประชุมเป็นหลักฐานและใช้ให้เป็นปจั จุบนั เสมอ 6. ในกรณที ่ีมคี วามจาเป็นควรใชว้ ธิ ีบนั ทึกเสยี งประกอบ และจัดใหม้ ีเอกสารแจกในทปี่ ระชมุ ด้วย 7. ประธานการประชุมควรสร้างบรรยากาศที่ดี ใช้ภาษาให้กระชับรัดกุม รักษาเวลาและควร เปิดโอกาสให้สมาชิกไดเ้ สนอความคดิ เหน็ โดยเสรีในขอบเขต 8. ไม่ควรมีการประชุมบ่อยเกินไป และระยะเวลาในการประชุมแต่ละครั้ง โดยปกติ ไมค่ วรเกินกวา่ 2 ชม. 9. สถานที่ประชมุ ต้องเหมาะสม ไม่มเี สยี งรบกวนและระบบเสียงในห้องประชุมต้องชดั เจน 10. ควรจัดให้มีการฝึกอบรมผู้ท่ีมีหน้าที่ในการจดรายงานการประชุมว่าด้วยเรื่อง การจด รายงานการประชมุ เพอ่ื ให้มีความรู้ความเข้าใจทถี่ ูกต้องและเป็นไปในแนวเดียวกัน 11. มีความรู้เร่ืองการใช้ภาษาอย่างถูกต้องเหมาะสม รวมทั้งในเร่ืองการเขียนย่อหน้า วรรคตอน การใชเ้ ลขข้อใหญข่ อ้ ย่อย 12. รู้จกั ย่อความและเขา้ ใจเปา้ หมายหรอื ประเด็นของการประชมุ แตล่ ะระเบียบวาระ 13. รู้จักเขียนข้อความที่ได้เนื้อหาสาระ สามารถถอดความคิดเห็นของที่ประชุมออกมา ไดถ้ ูกต้อง เมอื่ ตรวจแกแ้ ล้วผอู้ ่านรายงานการประชมุ จะเขา้ ใจโดยง่ายและทราบความหมายตรงกนั 14. เขียนข้อความที่แก้ไขและทาเคร่ืองหมายการแก้ไขแต่ละจุดให้เรียบร้อยชัดเจน สะดวก ตอ่ การอ่านและการนาไปพมิ พ์ 15. เม่ือผู้ตรวจแก้เติมรอบแรกแลว ควรอ่านทานการตรวจท้ังหมด แล้วพิจารณาปรับปรุง แกไขอีกครั้งหน่งึ เพ่ือใหม้ ขี ้อบกพร่องนอ้ ยท่ีสดุ 16. ผู้ตรวจรายงานการประชุม ควรรับผิดชอบผลการตรวจของตนโดยร่วมลงชื่อในรายงาน การประชุมในฐานะ “ผู้ตรวจรายงานการประชมุ ” ด้วย บทสรุป รายงานการประชุมนั้น เป็นการบันทึกเร่ืองราวที่เกิดขึ้นในการประชุม ซึ่งมีทั้งส่วนท่ีเป็น สาระสาคัญ และส่วนพลความ ทเี่ ป็นรายละเอียดปลีกย่อยท่ีอาจไม่จาเปน็ ตอ้ งบันทึกไว้ในรายงานการประชมุ ได้ ผู้ท่ีทาหน้าที่จดรายงานการประชุม เพื่อมาทาเป็นบันทึกรายงานการประชุมในภายหลัง จึงต้องมีคุณสมบัติ และมที กั ษะความสามารถ ดงั ท่ไี ด้นาเสนอมาแล้วข้างตน้ รายงานการประชมุ เป็นเอกสารที่ต้องบันทึกช่ือผู้เขา้ ประชุม ผ้จู ดรายงานการประชุม ผู้ตรวจ รายงานการประชุม ตลอดจนผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมทุกคน จึงต้องเขียนโดยราลึกอยู่สมอว่า จะต้องตรวจสอบรายช่ือ นามสกุล ยศและตาแหน่ง ของผู้ปรากฏช่ือในรายงานการประชุมอย่างรอบคอบ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาด อย่างไรก็ตาม หากผู้ท่ีมีหนา้ ที่รบั ผิดชอบในเรื่องของการจด หรอื การจดั ทา รายงานการประชุมควรเตรียมตัวให้พร้อมอยู่เสมอ เพื่อจะได้ทาหน้าท่ีดังกล่าวได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง ประสบความสาเร็จ ได้รับการยอมรับ และมีข้อผิดพลาดน้อยท่ีสุด เพ่ือให้ได้รายงานการประชุมท่ีสมบูรณ์ และถูกตอ้ ง

~ 17 ~ บรรณานกุ รม คณะทางานจัดการความรู้ ส่วนสารบรรณและนิติการ. เทคนิคการเขียนรายงานการประชมุ สืบคน้ จาก http://web.sut.ac.th/dcdl/modules/multiMenu/writing_report_book.pdf มหาวทิ ยาลัยหัวเฉยี วเฉลิมพระเกียรติ. คู่มือการเขยี นรายงานการประชุม. สืบคน้ จาก https://general.hcu.ac.th/ สานกั งานสหกรณจ์ งั หวดั สมุทรสงคราม ฝ่ายบริหารทัว่ ไป. (2563). การจดรายงานการประชมุ . ในกรมสง่ เสริมสหกรณ์. สบื ค้นจาก http://km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_9292805070.pdf สานกั งานสหกรณ์จังหวัดระยอง. (2563). แนวทางปฏบิ ัติเกีย่ วกบั การบนั ทกึ รายงานการประชุม คณะกรรมการดาเนนิ การสหกรณแ์ ละการประชมุ ใหญ่สามัญประจาปี. ในกรมส่งเสริมสหกรณ.์ สบื คน้ จาก http://km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_0959009795.pdf เทคนิคการจดรายงานการประชุม. สืบคน้ จาก https://hq.prd.go.th/plan/download/article/article_20140418100048.pdf

~ 18 ~ ภาคผนวก

~ 19 ~ รูปแบบรายงานการประชุม รายงานการประชมุ ........................................... คร้ังท่ี........./๒๕...... ณ................................................................. คณะกรรมการมาประชุม ที่ ชอ่ื – สกลุ ตาแหนง่ ลายมือช่อื 1. ประธานกรรมการ 2. รองประธานกรรมการคนท่ี 1 3. รองประธานกรรมการคนที่ 2 4. เลขานุการ 5. เหรัญญิก 6. กรรมการ 7. กรรมการ 8. กรรมการ 9. กรรมการ ผไู้ มม่ าประชมุ ท่ี ช่อื – สกลุ ตาแหน่ง สาเหตุทไี่ ม่มา 1. กรรมการ ………………….. 2. กรรมการ ....................... 3. กรรมการ ....................... ผเู้ ข้าร่วมประชุม ท่ี ชอื่ - สกุล ตาแหน่ง ลายมือชื่อ 1. ผู้ตรวจสอบกิจการ 2. ผู้จัดการ เร่มิ ประชุมเวลา.............................น. ระเบยี บวาระที่ ๑ เรอ่ื งทีป่ ระธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ๑.๑ ................................................................... ๑.๒ ................................................................... ระเบียบวาระท่ี ๒ เรอ่ื งรบั รองรายงานการประชุมคร้ังที่แล้ว 2.1 ................................................................... ระเบียบวาระที่ ๓ เร่อื งติดตามผลการประชุมคร้ังที่แล้ว ๓.๑ ................................................................... ๓.๒ ................................................................... ระเบยี บวาระที่ 4 เรือ่ งแจ้งเพ่ือทราบ 4.๑ ................................................................... 4.๒ ................................................................... ระเบยี บวาระท่ี 5 เรื่องเสนอเพอ่ื พจิ ารณา 5.๑ ................................................................... 5.๒ ...................................................................

ระเบียบวาระที่ 6 เร่อื งอ่นื ๆ (ถ้ามี) ~ 20 ~ เลิกประชุมเวลา.............................น. (ลงชอื่ )……………………………………………..ประธานในทีป่ ระชุม (…………………………………….………) (ลงชื่อ)…………………………………………….เลขานกุ าร (……………………………………………) (ลงช่อื )……………………………………………ผจู้ ดรายงานการประชุม (…………………………………………..)

~ 21 ~ (ตัวอยา่ งท่ี 1) รายงานการประชุมคณะกรรมการดาเนนิ การ สหกรณ์.............................................................จากดั ชดุ ท.่ี ..............คร้ังท.่ี .............วนั ที่................................................. ณ................................................................. คณะกรรมการมาประชุม……………คน (คณะกรรมการท้ังสนิ้ จานวน............คน) ท่ี ชอื่ – สกลุ ตาแหน่ง ลายมือชอื่ 1. ประธานกรรมการ 2. รองประธานกรรมการคนท่ี 1 3. รองประธานกรรมการคนที่ 2 4. เลขานกุ าร 5. เหรัญญิก 6. กรรมการ 7. กรรมการ 8. กรรมการ 9. กรรมการ ผู้ไม่มาประชุม ที่ ช่ือ – สกลุ ตาแหนง่ สาเหตทุ ีไ่ ม่มาประชุม 1. กรรมการ ………………..………….. 2. กรรมการ .................................. ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม ท่ี ชื่อ - สกุล ตาแหนง่ ลายมือชอื่ 1. ผตู้ รวจสอบกจิ การ 2. ผู้จัดการ เรม่ิ ประชุมเวลา 13.15 น. เม่ือคณะกรรมการดาเนินการมาครบองค์ประชุมแล้ว นาย/นาง.......................ตาแหน่ง ประธานกรรมการ ทาหน้าที่ประธานในที่ประชุม ได้กล่าวเปิดประชุมและดาเนินการประชุมตามระเบียบวาระ ดงั ต่อไปนี้ ระเบยี บวาระท่ี ๑ เรอื่ งทป่ี ระธานแจง้ ให้ท่ีประชุมทราบ ๑.๑ พระราชบัญญัติสหกรณ์ พ.ศ. 2562 (ฉบบั ที่ 3) นาย/นาง………………………………ตาแหน่งประธานกรรมการแจ้งว่า พระราชบัญญัติ สหกรณ์ พ.ศ. 2562 (ฉบับท่ี 3) จะมผี ลบังคบั ใชต้ ้ังแต่วนั ท่ี 19 พฤษภาคม 2562 เปน็ ตน้ ไป ท่ีประชุมรบั ทราบโดยมีข้อคดิ เหน็ และขอ้ เสนอแนะ ดังน้ี 1. คณะกรรมการและฝ่ายจัดการควรศึกษาพระราชบัญญัติสหกรณ์ พ.ศ. 2562 (ฉบับที่ 3) และถอื ปฏิบตั โิ ดยเคร่งครัด

~ 22 ~ ระเบยี บวาระท่ี ๒ เรอ่ื งรับรองรายงานการประชุมครัง้ ที่แล้ว 2.1 เรอื่ งรับรองรายงานการประชุมครงั้ ที.่ ................... ท่ปี ระชมุ พิจารณารายงานการประชมุ คณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์............จากดั ชดุ ท.ี่ ............คร้ังท่.ี ...................วนั ที.่ ..............................แลว้ มมี ติใหแ้ กไ้ ขรายงานประชมุ ดังน้ี หน้าท่ี 3 วาระท่ี 4 ขอ้ ที่ 1 “……ข้อความเดมิ ......” แกไ้ ขเปน็ “..…ขอ้ ความใหม่....” มติ/มติท่ีประชุม ที่ประชมุ รับรองรายงานการประชุมครั้งท.ี่ ...... โดยใหแ้ ก้ไขดงั กลา่ ว ระเบียบวาระท่ี ๓ เรอ่ื งติดตามผลการประชุมครงั้ ทีแ่ ล้ว ๓.๑ ติดตามสมาชิกท่ผี ิดนัดชาระหน้ีและค้างสง่ ค่างวด ประจาเดอื น............. สบื เนื่องจากการประชมุ คณะกรรมการ ครั้งท.ี่ ............ เม่ือวันที่.........................ได้มอบ ใหน้ าย/นาง.......................................ติดตามทวงหน้ี บัดนี้ ฝา่ ยตดิ ตามหนไี้ ด้ตดิ ตามทวงหน้แี ลว้ รายละเอียดดงั น้.ี ........................................ ท่ีประชุมรบั ทราบ โดยมขี ้อเสนอ ดังน.้ี .................................................................... ระเบยี บวาระที่ ๔ เรือ่ งเพื่อทราบ 4.1 ผลการดาเนนิ งานประจาเดือน...................ของสหกรณ์ ผูจ้ ัดการ ได้แจง้ ผลการดาเนนิ งานประจาเดอื น...............ของสหกรณ์ ใหท้ ปี่ ระชมุ ทราบและชแ้ี จงรายละเอียดต่าง ๆ ที่ประชุมรับทราบ ระเบยี บวาระท่ี ๕ เรอ่ื งเพ่ือพจิ ารณา 5.1 เรอ่ื งพจิ ารณาปรับปรุงระเบียบว่าด้วย……………………พ.ศ............ นาย/นาง…………………………….ตาแหน่งประธานกรรมการ เสนอต่อท่ีประชุม ใหพ้ จิ ารณาปรบั ปรุงระเบียบวา่ ดว้ ย......................พ.ศ.............. ซ่ึงมรี ายละเอียดดงั นี้ ............................................................................................................................ มติ/มติท่ปี ระชุม ท่ีประชมุ พจิ ารณาแล้ว มีมตเิ ปน็ เอกฉันทป์ รับปรงุ ระเบยี บ.......... ระเบียบวาระท่ี 6 เรอ่ื งอ่นื ๆ (ถ้ามี) เม่ือไม่มีผู้ใดเสนอนาย/นาง......................................ตาแหน่งประธาน ทาหน้าที่ประธาน ในท่ีประชมุ ได้กลา่ วปดิ การประชุม เลกิ ประชุมเวลา 16.25 น. (ลงชื่อ)……………………………………………..ประธานในท่ปี ระชุม (…………………………………….………) (ลงชือ่ )…………………………………………….เลขานกุ าร (……………………………………………) (ลงช่ือ)……………………………………………ผู้จดรายงานการประชุม (…………………………………………..)

~ 23 ~ (ตวั อยา่ งท่ี 2) รายงานการประชมุ ใหญส่ ามัญประจาป.ี ..................... สหกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร..............................................................จากัด ครัง้ ท่.ี ...........วันท่.ี .........เดือน.........................พ.ศ............. ณ........................................................................ สมาชกิ มาประชุม สมาชิกหรือผแู้ ทน มาประชุม................. คน (สมาชิกหรอื ผูแ้ ทน ท้งั หมด...........คน) ตามลายมือชือ่ ใน (สมุด/แฟ้ม) ผเู้ ขา้ ประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ท่ี ช่อื – สกลุ ตาแหน่ง ลายมือชอ่ื 1. 2. 3. 4. เร่มิ ประชมุ เวลา..................น. เม่ือสมาชกิ มาครบองค์ประชมุ แล้ว นาย........................................ตาแหนง่ ........................... ทาหน้าทเี่ ป็นประธานในท่ีประชมุ กล่าวเปดิ ประชุม และดาเนนิ การประชุมตามระเบยี บวาระ ดังต่อไปน้ี ระเบยี บวาระที่ 1 เรื่องท่ีประธานฯ แจ้งให้ที่ประชุมทราบ 1. ……………………………………………………………… 2. ……………………………………………………………… 3. ....................................................................... ทป่ี ระชุมรบั ทราบ ระเบียบวาระท่ี 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชุมใหญ่สามัญ ประจาปคี ร้งั ที่แล้ว ประธาน/ผู้ท่ีประธานมอบหมาย ได้เสนอให้ท่ีประชุมพิจารณา รายงานการประชุมใหญ่ สามญั ประจาปี.................ครัง้ ท่ี................... เม่อื วนั ที.่ ................เดอื น................ ................พ.ศ......... ................ ทีป่ ระชุมไดร้ ่วมกันพจิ ารณาแลว้ ไม่มผี ใู้ ดเสนอขอแก้ไขจึงมีมติ มต/ิ มติท่ปี ระชมุ ท่ีประชุมรับรองรายงานการประชุมคร้งั ที.่ ............. (ในกรณีทม่ี ีการเสนอขอแกไ้ ขรายงานการประชุม) ท่ีประชุมได้ร่วมกันพิจารณาแล้วนาย/นาง/นางสาว..........................เสนอขอแก้ไขรายงาน การประชมุ ดงั น้ี 1. ............................................................... 2................................................................ 3................................................................ มต/ิ มตทิ ปี่ ระชุม ท่ีประชมุ รบั รองรายงานการประชุมครั้งท.่ี ............. ตามท่ีมผี เู้ สนอขอแกไ้ ข

~ 24 ~ ระเบยี บวาระที่ 3 เรอ่ื งเพือ่ ทราบ 3.1 สมาชิกเข้าใหม่และลาออกจากสหกรณ์/กลุม่ เกษตรกร สมาชิกตน้ ปี เขา้ ใหม่ระหว่างปี ขาดจากสมาชิกภาพ (คน) คงเหลือ (คน) (คน) (คน) ถงึ แก่กรรม ลาออก ให้ออก อืน่ ๆ ...................... ...................... .............. ........... ........... ............ .............. ที่ประชมุ รบั ทราบ 3.2 รายงานผลการดาเนินงานประจาปที างบัญชีสิ้นสดุ วนั ท.ี่ .......เดอื น..........พ.ศ........ 3.2.1 เปรยี บเทยี บผลการดาเนินงานกับปีที่ผ่านมา รายการ ปี 2563 ปี 2564 เพมิ่ (ลด) 1. สมาชิก 1.1 จานวนสมาชิก (คน) ................................... .................................. ............................. - ชาย (คน) ................................... .................................. ............................. - หญงิ (คน) ................................... .................................. ............................. 1.2 จานวนกลุ่ม (กลุม่ ) ................................... .................................. ............................. 2. ทุนเรือนหุ้น ................................... .................................. ............................. - จานวนหนุ้ (หุ้น) ................................... .................................. ............................ - จานวนเงนิ (บาท) ................................... .................................. ............................ 3. ทนุ สารอง ................................... .................................. ............................ 4. ทนุ สะสมตามข้อบังคับ ................................... .................................. ............................ 5. เงินรบั ฝากจากสมาชิก ................................... .................................. ............................ 6. เงินให้สมาชิกก้รู ะหวา่ งปี ................................... .................................. ............................ 7. เงนิ รบั ชาระคืนระหว่าปี ................................... .................................. ............................ 8. เงินใหก้ ู้คงเหลอื ในมือสมาชกิ ................................... .................................. ............................ 9. เงินกูย้ ืม ................................... .................................. ............................ 10. ทุนดาเนินงานทัง้ ส้ิน ................................... ................................... ............................ 11. กาไรสุทธิ ................................... ................................... ............................ 3.2.2 การถือหุ้น (บาท) คงเหลอื ต้นปี เพ่มิ ข้ึนระหวา่ งปี ลดลงระหวา่ งปี คงเหลอื สนิ้ ปี

~ 25 ~ 3.2.3 ทนุ สารอง (บาท) คงเหลอื ตน้ ปี เพ่ิมขึน้ ลดลง คงเหลือส้ินปี 3.2.4 ทนุ สะสมตามข้อบังคบั และอน่ื ๆ ประเภท คงเหลอื ตน้ ปี เพ่มิ ข้ึน ลดลง คงเหลอื สิน้ ปี ทนุ สาธารณประโยชน์ ทุนเพื่อให้การศกึ ษาอบรม ทนุ รักษาระดับอัตราเงนิ ปนั ผล รวม 3.2.5 เจ้าหนี้เงินกู้ของสหกรณ/์ กล่มุ เกษตรกร ประเภท คงเหลอื กู้ระหว่างปี ชาระหนี้ คงเหลือ ต้นปี ระหว่างปี สิ้นปี เงนิ กู้ ธ.ก.ส. - ดอกเบ้ียจ่ายเงินกู้ ธ.ก.ส. เงนิ กู้กองทุนพฒั นาสหกรณ์ - ดอกเบีย้ จ่ายเงนิ กู้กองทุน พัฒนาสหกรณ์ เงนิ กอู้ ื่น ๆ.....(ระบุ)..... - ดอกเบย้ี จา่ ยเงินกู้อ่ืน ๆ รวม 3.2.6 การใหเ้ งินกแู้ ก่สมาชกิ ประเภท คงเหลอื ต้นปี กรู้ ะหวา่ งปี ชาระหน้รี ะหวา่ งปี คงเหลือสิ้นปี เงนิ กู้ระยะส้ัน........ ..................บาท ..............บาท .................บาท .................บาท .................สญั ญา .................สญั ญา ...............สญั ญา ..........สญั ญา .................ราย .................ราย ..................ราย ..........ราย .................บาท .................บาท .................สัญญา .................สัญญา เงินกรู้ ะยะสน้ั ........ .................บาท ..............บาท .................ราย .................ราย ...............สัญญา ..........สญั ญา .................บาท .................บาท .................สัญญา .................สัญญา ..................ราย ..........ราย .................ราย .................ราย เงินก้รู ะยะสัน้ ........ .................บาท ..............บาท ...............สัญญา ..........สญั ญา ..................ราย ..............ราย

~ 26 ~ ประเภท คงเหลอื ตน้ ปี กู้ระหวา่ งปี ชาระหนี้ระหว่างปี คงเหลือสิ้นปี เงินกู้ระยะปานกลาง ..................บาท ..............บาท .................บาท .................บาท รวม ...............สญั ญา ..........สญั ญา .................สญั ญา .................สญั ญา ..................ราย ..........ราย .................ราย .................ราย .................บาท ..............บาท .................บาท .................บาท ...............สัญญา ..........สัญญา .................สัญญา .................สัญญา ..................ราย ..........ราย .................ราย .................ราย 3.2.7 การรบั ชาระดอกเบ้ียเงินให้กูป้ ระจาปี ประเภท ดอกเบี้ยพึงชาระ รบั ชาระดอกเบย้ี ดอกเบยี้ พึงชาระ ระหว่างปี ระหว่างปี ค้างสิ้นปี........ เงินก้รู ะยะส้นั ดอกเบ้ียค้างสิ้นปี เงนิ ก้รู ะยะปานกลาง รวม 3.2.8 การรับชาระดอกเบ้ยี ค้างรบั จากเงนิ ให้กู้ ประเภท ดอกเบย้ี ค้าง รับชาระดอกเบยี้ คา้ ง ยกมาต้นปี ระหว่างปี เงินกู้ระยะสน้ั เงินกรู้ ะยะปานกลาง รวม 3.2.9 การรบั ชาระค่าปรับเงนิ ให้กู้ประจาปี ประเภท ค่าปรับ รบั ชาระคา่ ปรบั คา่ ปรับคงเหลือ ประจาปี ระหวา่ งปี สิ้นปี เงนิ กู้ระยะสั้น เงินกูร้ ะยะปานกลาง รวม 3.2.10 การรับชาระค่าปรบั ค้างรับจากเงินใหก้ ู้ ประเภท ค่าปรับคา้ ง รับชาระคา่ ปรับค้าง ค่าปรบั คา้ งคงเหลอื ยกมาตน้ ปี ระหวา่ งปี ส้ินปี เงินกรู้ ะยะสั้น เงินกู้ระยะปานกลาง รวม

~ 27 ~ ประเภท 3.2.11 เงินรบั ฝาก (บาท) ถอนระหว่างปี คงเหลอื ส้ินปี ออมทรพั ย์........ ................ บาท ................ บาท คงเหลือตน้ ปี ฝากระหวา่ งปี ………….บญั ชี ออมทรัพย.์ ........ ................ บาท ................ บาท ................ บาท ................ บาท ………….บัญชี ออมทรพั ย์พิเศษ ………….บัญชี ................ บาท ................ บาท ………….บญั ชี ประจา ................ บาท ................ บาท ................ บาท ................ บาท ………….บญั ชี ………….บญั ชี รวม ................ บาท ................ บาท ................ บาท ................ บาท ………….บัญชี ………….บัญชี คงเหลือ ................ บาท ................ บาท ………….บัญชี …........... บาท ................ ตนั ................ บาท ................ บาท ................ราย ………….บญั ชี 3.2.12 การรวบรวมผลผลติ ประเภท ผลผลติ คงเหลือ รวบรวมเพม่ิ จาหน่าย แปรรปู ตน้ ปี ระหวา่ งปี ขา้ วเปลือก …............. บาท …............. บาท …............. บาท …............. บาท - หอมมะลิ ................... ตนั .................. ตนั ................. ตนั ................. ตนั - กข.6 ..................ราย ..................ราย ........ .........ราย ........ .........ราย ถว่ั เหลอื ง …........... บาท …............ บาท …............. บาท …............. บาท …........... บาท .................. ตนั ................. ตนั ................. ตัน ................. ตนั ................ ตัน ..................ราย .................ราย ........ .........ราย ........ .........ราย ................ราย ขา้ วโพด ….............. บาท …............. บาท …............. บาท …............. บาท …........... บาท .................. ตัน .................. ตัน ................. ตัน ................. ตนั ................ ตัน ...................ราย ..................ราย ........ .........ราย ........ .........ราย .................ราย อืน่ ๆ ระบุ …............. บาท …............. บาท …............. บาท …............. บาท …........... บาท ................... ตัน .................. ตัน ................. ตัน ................. ตนั ................. ตนั ..................ราย ..................ราย ........ .........ราย ........ .........ราย .................ราย รวม …............. บาท …............. บาท …............. บาท …............. บาท …........... บาท .................. ตัน .................. ตัน ................. ตนั ................. ตัน ................ ตัน ...................ราย ..................ราย ........ .........ราย ........ .........ราย ................ราย จานวนสมาชกิ และบุคคลภายนอกท่รี ว่ มทาธรุ กิจรวบรวมกบั สหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร ประเภท สมาชกิ (คน) บคุ คลภายนอก (คน) รวม

~ 28 ~ ประเภท 3.2.13 การจัดหาสนิ ค้ามาจาหนา่ ย ขายระหว่างปี คงเหลอื สน้ิ ปี ปุ๋ย คงเหลือยกมาต้นปี ซ้อื ระหว่างปี - สตู ร......... ................บาท ....................บาท - สูตร......... .....................บาท ....................บาท ................ตัน ....................ตนั เมลด็ พันธ์ุ .....................ตัน ....................ตัน - ขา้ ว ................บาท ....................บาท .....................บาท .....................บาท .................ตนั .....................ตัน น้ามนั เชอื้ เพลิง .....................ตนั .....................ตัน - เบนซนิ ................บาท ....................บาท - ดเี ซล .....................บาท .....................บาท ................บาท ....................บาท - อ่ืน ๆ .....................บาท .....................บาท ................บาท ....................บาท .....................บาท .....................บาท จานวนสมาชิก และบุคคลภายนอกท่รี ่วมทาธุรกจิ จัดหาสนิ ค้ามาจาหนา่ ยกบั สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ประเภท สมาชกิ (คน) บคุ คลภายนอก (คน) รวม ประเภท 3.2.14 ธรุ กจิ แปรรปู จาหนา่ ย คงเหลอื สนิ้ ปี ข้าวสาร ยกมาตน้ ปี แปรรูปเพิม่ ข้ึน - จา้ ว 5% .....................บาท .....................บาท .................บาท ....................บาท - เหนยี ว 5% .....................ตนั .....................ตนั .................ตัน ....................ตัน .....................บาท .....................บาท .................บาท ....................บาท อนื่ ๆ ระบุ .....................ตนั .....................ตัน .................ตัน ....................ตนั รวม .....................บาท .....................บาท .................บาท ....................บาท ......................ตัน .....................ตัน .................ตัน .....................ตัน ......................บาท .....................บาท .................บาท .....................บาท ......................ตัน ......................ตนั .................ตัน ......................ตนั 3.2.15 การให้ความชว่ ยเหลือสมาชิกและสงั คม ในปี................สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกรได้ใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ เพื่อชว่ ยเหลือสมาชกิ สหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร และสังคม เป็นเงนิ ..................บาท โดยมรี ายละเอียดดงั นี้ 1. บรจิ าค จานวน..................บาท 2. บรจิ าค จานวน..................บาท 3. บัตรการกุศล จานวน..................บาท 4. ชว่ ยเหลอื สมาชกิ ประสบอัคคีภยั จานวน..................บาท

~ 29 ~ 3.2.16 การใหก้ ารศึกษาอบรมแกส่ มาชิก ในปี..................สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกรได้จัดให้มี การอบรมสมาชิกรวม ทั้งสิ้น........รุ่น จานวน.................ราย โดยใช้เงินรวม จานวน.........................บาท ได้แก่หลักสูตรต่าง ๆ ดงั น้ี 1...................................................................... 2...................................................................... 3..................................................................... 3.2.17 การดาเนนิ งานทวั่ ไป ก. ฝ่ายบรหิ าร สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร มีคณะกรรมการดาเนินการ ชุดท่ี...............จานวน...................คน ประกอบด้วย ที่ ชือ่ – สกุล ตาแหน่ง วาระการดารงตาแหนง่ 1. 2. 3. 15. ข. ฝา่ ยจัดการ สหกรณ/์ กลมุ่ เกษตรกร มีเจา้ หนา้ ท่แี ละลูกจ้าง จานวน.......................คน ประกอบดว้ ย ท่ี ชอื่ – สกลุ ตาแหน่ง 1. 2. 3. สุดท้ายน้ีสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ขอขอบคุณสมาชิกทุกท่านในฐานะที่เป็นเจ้าของและ ใช้บริการและที่สาคัญเป็นผู้ท่ีแสดงบทบาทหน้าท่ีด้วยความเข้าใจในหลักการ อุดมการณ์สหกรณ์ อันจะเป็น แนวทางของสมาชิกสหกรณ์อื่น ๆ ได้ปฏิบัติตาม ขอขอบคุณหน่วยงานต่าง ๆ ท่ีได้ช่วยเหลือสนับสนุนกิจการ ของสหกรณ์ดว้ ยดตี ลอดมาจนทาใหส้ หกรณ์/กลุ่มเกษตรกร..........................................จากัด ดาเนนิ การไปด้วย ความสาเรจ็ เรียบร้อย และยืนหยดั มาไดจ้ นถึงปจั จบุ ัน ทป่ี ระชมุ รับทราบ 3.3 รายงานของผู้ตรวจสอบกิจการ นาย............................................และคณะซ่ึงได้รับเลือกตั้งจากท่ีประชุมใหญ่ให้เป็น ผูต้ รวจสอบกิจการไดเ้ สนอผลการตรวจสอบกจิ การต่อที่ประชมุ ใหญ่ มีรายละเอยี ดดังต่อไปน้ี

~ 30 ~ รายงานการตรวจสอบกิจการ สหกรณ์/กล่มุ เกษตรกร...................................................จากัด สาหรบั ปีทางบัญชสี น้ิ สดุ วันท่ี.............เดอื น..............พ.ศ................ เรยี น ทป่ี ระชุมใหญส่ ามัญฯ สหกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร.............................................................จากดั ตามทปี่ ระชุมใหญ่สามญั ประจาปี..................(คร้ังที่.......) เมือ่ วนั ที.่ ..............เดือน........................พ.ศ. 2559 ได้เลอื กตัง้ คณะผู้ตรวจสอบกจิ การ ประกอบดว้ ย นาย...............................................................นาย........................................................ ................. เป็นผู้ตรวจสอบกิจการของสหกรณ์.............................................................................................จากัด สาหรบั ปที างบัญชีสิน้ สดุ วนั ท่.ี ..............เดือน...............................พ.ศ. .....................ซึง่ คณะผู้ตรวจสอบกิ จการ ได้ทาการตรวจสอบและรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการดาเนินการ เป็นประจาทุกเดือน ท่เี ข้าตรวจสอบน้นั จึงขอเสนอผลการตรวจสอบกิจการประจาปี โดยสรุป ดังน้ี ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะทีส่ หกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร ควรแก้ไข 1. ผลการดาเนินงาน สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร มีสมาชิกเม่ือต้นปี จานวน ............. คน ระหว่างปีมีสมาชิก เพ่มิ ขึ้นจานวน..............คน ออกจากสหกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร..............คน สมาชิกคงเหลอื วนั สนิ้ ปี ...............คน ในวันส้ินปี สหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร มีต้นทุนดาเนนิ งานทง้ั สน้ิ ...................................- บาท และในรอบปีสหกรณ์/กลุม่ เกษตรกร มรี ายได้ทงั้ ส้นิ .................- บาท (เพมิ่ ข้ึน/ลดลง จากปีก่อน...........- บาท) มีค่าใช้จ่าย..............-บาท(เพมิ่ ข้นึ /ลดลง จากปีกอ่ น...............- บาท) มีกาไรสทุ ธิ/ขาดทุนสทุ ธ.ิ ................- บาท (เพ่ิมข้นึ /ลดลง จากปีก่อน.....................- บาท) หรือร้อยละ.................. และสงู /ตา่ กวา่ .............................-บาท หรือร้อยละ.................................. ทั้งนี้ เพราะ...................................................................................................... 2. ด้านบริหารทัว่ ไป ดา้ นการเงิน เงินสดคงเหลือวนั สิน้ ปี จานวน ..................................................................- บาท เงนิ ฝากธนาคาร คงเหลอื จานวน..................................................................- บาท การรับจ่าย และการเก็บรักษาเงินสด ได้ปฏิบัติตามระเบียบท่ีสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร กาหนดไว้ (ไม่ปฏิบัติตามระเบียบ) สาหรับเงินสดได้ทาการตรวจนับ ปรากฏว่า ถูกต้องตรงกัน (ไม่ถูกต้อง เกนิ /ขาด จานวน........... บาท และอยูใ่ นความรับผิดชอบ.......................................................................... ดา้ นการบัญชี พบ / ไม่พบ ความผดิ ปกตใิ นดา้ นการเงินและการบัญชี 1. เอกสาร หลกั ฐานประกอบการบันทกึ บัญชี มอี ยู่ ครบ/ไม่ครบ เชื่อถอื ได้ / ไมไ่ ด้ 2. การบนั ทึกบัญชขี องสหกรณ/์ กลมุ่ เกษตรกร เรยี บรอ้ ยเป็นปัจจุบัน / ไมเ่ ปน็ ปจั จบุ นั 3. การจัดหน้าบัญชีย่อยลูกหนี้ เงินรับฝาก ทะเบียนทุนเรือนหุ้น จัดทาได้เรียบร้อย หรอื ไม่ 4. ไดแ้ นะนาให้สหกรณ์/กล่มุ เกษตรกร ปฏิบัติอย่างไรบา้ ง 3. ดา้ นการบรหิ ารงานบคุ คล 1. การบริหารคน ของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร เป็นไปตามนโยบาย หรือแผนงาน กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ มติที่ประชุมใหญ่ และเป้าหมายที่กาหนดไว้ ที่จะดาเนินการในปีการเงิน ........................ตามที่เสนอหรือไม่

~ 31 ~ 2. การดาเนินการของฝ่ายจัดการ ได้ดาเนินการอยู่ภายใต้แผนงานท่ีได้รับอนุมัติจาก ผ้มู อี านาจตามทกี่ าหนดไว้ มเี อกสารหลกั ฐานประกอบ การจ่ายเงินครบถว้ นเหมาะสม หรอื ไม่ 4. ด้านการดาเนนิ ธุรกจิ ของสหกรณ์/กลมุ่ เกษตรกร 1. การดาเนินธุรกิจสินเชื่อ ได้ปฏิบัติเป็นไปตามข้อบังคับ ระเบียบ และมติของท่ีประชุม คณะกรรมการดาเนินการ คือการจัดทาหนังสือสัญญาเงินกู้ หนังสือค้าประกันและหลักประกันเงินกู้ก่อนจ่าย เงนิ กูท้ ุกครั้งหรือไม่ เพ่ือปอ้ งกนั ปญั หาดา้ นกฎหมาย หากมกี ารฟ้องร้อง บงั คับชาระหนคี้ นื ในภายหน้า 2. การดาเนินธุรกิจรวบรวมผลผลิต ได้ปฏิบัติเป็นไปตามข้อบังคับ ระเบียบ และมติของ ที่ประชุมคณะกรรมการดาเนินการ มีการจัดทาเอกสารประกอบการรวบรวมถูกต้องท้ังปริมาณและน้าหนัก หรือไม่ มีการทาทะเบียนคุมสนิ คา้ ถูกตอ้ งเป็นปัจจบุ นั หรือไม่ 3. การดาเนินธุรกจิ จัดหาสินคา้ มาจาหนา่ ย ได้ปฏบิ ัติให้เปน็ ไปตามขอ้ บังคบั ระเบียบและ มติของที่ประชุมคณะกรรมการดาเนินการ มีการตรวจนับสินค้าในทุกข้ันตอนหรือไม่ มีการทาทะเบียนคุม สินค้าหรือไม่ ตรวจสอบสินค้าเสื่อมชารุดหรือไม่ ได้ปฏิบัติให้เป็นไปตามข้อบังคับ ระเบียบ และมติของ ทปี่ ระชมุ คณะกรรมการดาเนินการหรือไม่ 4. การรับฝากเงิน การรับฝากเงินและการถอนเงินฝากเป็นไปตามระเบียบท่ีกาหนดไว้ ยอดคงเหลอื ในวนั สิ้นปีของบญั ชียอ่ ยรายตวั ตรงกบั บญั ชคี ุมยอดหรอื ไม่ 5. ด้านทนุ การสะสมทนุ ต่าง ๆ เพม่ิ ข้นึ /ลดลง จานวน.....................- บาท หรือเพิ่มข้ึน/ ลดลง ร้อยละ............... สหกรณ์/กลมุ่ เกษตรกร ควรจัดใหม้ ีการระดมทนุ หรือไม่ 6. การติดตามผลการแก้ไขปรบั ปรุง 7. ความเหน็ อน่ื ๆ ทป่ี ระชุมรับทราบ ระเบียบวาระท่ี 4. เรอื่ งเพื่อพจิ ารณา 4.1 พจิ ารณาอนุมัตงิ บแสดงฐานะการเงนิ งบกาไรขาดทนุ ของสหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร ประจาปบี ญั ชีส้นิ สดุ ...... นาย/นาง...............................................................ตาแหน่ง........................................... ไดช้ ้แี จงงบแสดงฐานะการเงนิ งบกาไรขาดทนุ ของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ประจาปีบัญชีสิ้นสุด .................... ตามรายงานของผูส้ อบบญั ชี ดังน้ี แนบเอกสารประกอบ รายงานผสู้ อบบัญชี - งบแสดงฐานะการเงนิ - งบกาไรขาดทุน - รายละเอียดกาไร (ขาดทนุ ) เฉพาะธุรกิจ - รายละเอียดรายได้อืน่ - รายละเอียดคา่ ใชจ้ ่ายดาเนนิ งาน - งบตน้ ทนุ ขาย / บรกิ าร - งบดา้ นการผลิต มติ/มติท่ีประชุม ที่ประชมุ มีมตอิ นมุ ตั ิงบแสดงฐานะการเงิน งบกาไรขาดทนุ ตามเสนอ

~ 32 ~ 4.2 การพจิ ารณาจดั สรรกาไรสุทธปิ ระจาปี............... นาย / นาง ...................................................ตาแหนง่ ................................................ ได้ชี้แจงในเรื่องนี้ว่า การดาเนินงานของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร ในปี.............มี กาไรสุทธิทั้งสิ้น ..........................- บาท ขอ้ เสนอของคณะกรรมการดาเนินการในการจัดสรรกาไรสุทธิประจาปี...................... ตามขอ้ บงั คบั ของ สหกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร ขอ้ ....... ดงั นี้ รายการ ปี …........... ปี …........... จานวนเงิน ร้อยละ จานวนเงิน ร้อยละ กาไรสุทธิ 1. ทุนสารอง 100 100 2. คา่ บารุงสันนบิ าต 3. เงนิ ปนั ผล................ % 4. เงินเฉลยี่ คนื ................ % 5. โบนัส(ดูระเบียบนทส.) 6. ทุนสาธารณประโยชน์ 7. ทนุ รักษาระดบั อตั ราเงินปันผล 8. ทุนเพือ่ ให้การศึกษาอบรม มติ/มติท่ีประชุม ท่ปี ระชมุ มีมติอนุมัติการจดั สรรกาไรสทุ ธิตามท่เี สนอ 4.3 เรื่องพิจารณาขอความเห็นชอบวงเงินการกู้ยืมเงินหรือการค้าประกันของสหกรณ์/ กาหนดวงเงินการดาเนินกิจการกล่มุ เกษตรกร นาย / นาง ................................................................ตาแหน่ง.............................................. แจ้งว่าปีการดาเนินงานที่แล้วนายทะเบียนสหกรณ์เห็นชอบวงเงินการกู้ยืมหรือการค้าประกันของสหกรณ์/ กลมุ่ เกษตรกร จานวน ........................บาท สาหรบั ปีนีข้ อเสนอใหท้ ป่ี ระชุมพิจารณากาหนดวงเงินการกู้ยืมหรือ การค้าประกันประจาปีบัญชีสิ้นสุด................................. จานวน ....................... - บาท เน่ืองจากเห็นว่า .................................................................................................................................................................... .......... มติ/มตทิ ่ีประชุม ท่ีประชมุ มีมตใิ ห้กาหนดวงเงินการกู้ยืมเงนิ หรือการค้าประกนั ของสหกรณ์/ กล่มุ เกษตรกร ประจาปีบัญชสี ิน้ สดุ ................................ไว้เป็นจานวน.................................- บาท 4.4 เรื่องพิจารณาเลือกตง้ั คณะกรรมการดาเนนิ การ นาย/นาง..................................................................ตาแหน่ง........................................... ได้แจง้ ให้ทีป่ ระชมุ ทราบวา่ ตามขอ้ บงั คับสหกรณ์ข้อ .................ไดก้ าหนดให้สหกรณ์มีคณะกรรมการดาเนนิ การ สหกรณ์ ประกอบดว้ ยประธานกรรมการสหกรณ์ และกรรมการอืน่ อีก..............คน ซึ่งคณะกรรมการดาเนินการ สหกรณ์มีวาระอยู่ในตาแหน่งคราวละ 2 ปี นับแต่วันเลือกตั้งในวาระเร่ิมแรก เม่ือครบ 1 ปีนับแต่วันเลือกตั้ง ให้คณะกรรมการดาเนนิ การสหกรณ์ออกจากตาแหน่งจานวนหนง่ึ ในสองของคณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์ ทง้ั หมด แลว้ ให้ถือวา่ เป็นการพ้นจากตาแหน่งตามวาระนี้ ผลปรากฏว่าในป.ี ............ มคี ณะกรรมการดาเนินการ อยู่ครบวาระ (2 ปี) ตอ้ งพน้ จากตาแหน่ง จานวน................คน ดังมีรายช่อื ดังนี้

~ 33 ~ 1. 2. 3. มต/ิ มตทิ ่ีประชุม ท่ปี ระชุมมีมตเิ ลือกกรรมการจานวน.....................คน ตามรายชือ่ ดังต่อไปน้ี 1. 2. ต่อจากนนั้ ประธานฯ ไดแ้ จง้ ตอ่ ที่ประชุมว่า “ ในปี...............สหกรณ์............................จากัด มีกรรมการดาเนินการทงั้ สิ้น...........คน คือ 1. ประธานกรรมการ 2. รองประธาน 3. เหรัญญกิ 4. เลขานุการ 5. กรรมการ 6. กรรมการ 4.5 เรอื่ งพิจารณาเลอื กตั้งผู้ตรวจสอบกจิ การประจาป.ี .............. นาย...................................................................ประธานกรรมการ แจ้งว่า เน่ืองจาก ขอ้ บังคับสหกรณ/์ กลุม่ เกษตรกร ข้อ ........ ไดก้ าหนดให้ที่ประชุมเลือกต้ังสมาชิกหรือบคุ คลภายนอกผ้มู ีคุณวุฒิ ความรู้ความสามารถในด้านธุรกิจ การเงิน การบัญชี การเศรษฐกิจ หรือการสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร เป็นผู้ตรวจสอบกิจการของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร เป็นการประจาปี จานวน ............... คน จึงขอให้สมาชิก ทกุ ท่านทอ่ี ย่ใู นท่ีประชุมเสนอบคุ คลเพื่อเลอื กตัง้ เปน็ ผู้ตรวจสอบกจิ การประจาป.ี ...................... สมาชิกได้เสนอบุคคลเพ่ือเลือกต้ังเป็นผู้ตรวจสอบกิจการ จานวน ............... คน แล้วจึงได้ ลงมติเลือกตง้ั ผตู้ รวจสอบกจิ การ มติ/มติท่ีประชุม ทป่ี ระชุมมมี ติเลอื กตงั้ ผ้ตู รวจสอบกจิ การของสหกรณ/์ กลมุ่ เกษตรกร ดังน้ี 1. 2. 3. 4. 5. หรอื (นติ บิ คุ คล) ชือ่ ..................................................... ............................. เปน็ ผตู้ รวจสอบกจิ การ 4.6 เรอ่ื งพิจารณากาหนดแผนงานและประมาณการรายรบั - จา่ ย ประจาปี .............. นาย / นาง..............................................................ตาแหนง่ ....................................... เสนอแผนงานและประมาณการรายรับ- จ่าย ประจาปี ............................... ซึ่งท่ีประชุมคณะกรรมการ ไดเ้ ห็นชอบเพอื่ ใหน้ าเสนอทป่ี ระชุมใหญ่พิจารณา ดังน้ี

~ 34 ~ แผนดาเนนิ การของสหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร......................................................จากัด ประจาปีทางบัญชีส้นิ สดุ วนั ท่ี ....................... 1. รับสมาชิกใหม.่ ..................... คน 2. จดั ประชุมกลุ่มสมาชิก 2.1 ประชมุ สอบทานหน้ีสิน/แจง้ ผลการดาเนินงาน/สารวจความตอ้ งการ/ปรับปรงุ โครงสร้างหน.ี้ ........ ครัง้ 2.2 ประชุมให้การศึกษาอบรม / แจ้งผลการดาเนินงาน / สารวจความต้องการ / เร่งรัดหน้ีสิน ปรบั ปรุงโครงสรา้ งหน้อี นื่ ๆ........... ครั้ง 2.3 ประชุมเร่งรัดหนี้สิน / แจ้งผลการดาเนินงาน / สารวจความต้องการ / เร่งรัดหน้ีสิน / ประชุม ปรบั ปรงุ โครงสร้างหน้อี นื่ ๆ ..........ครัง้ 2.4 ประชุมสมาชิกใหม่ / แจ้งผลการดาเนินงาน / สารวจความต้องการ / เร่งรัดหน้ีสิน / ประชุม ปรบั ปรุงโครงสรา้ งหน้ีอื่น ๆ ..........ครัง้ 3. ระดมทุนในสหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร 3.1 ให้สมาชิกถือหนุ้ แรกเขา้ ................. หุน้ เปน็ เงนิ ....................... บาท 3.2 ให้สมาชกิ ถือหุ้นตามสว่ นแหง่ เงนิ กู้ ................ หุ้น เป็นเงนิ ........................ บาท 3.3 ถือหนุ้ ตามความสมัครใจ/โครงการพิเศษ ............. หนุ้ เปน็ เงิน..........................บาท 3.4 ส่งเสรมิ ให้สมาชิกฝากเงินในสหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร ดังนี้ 3.4.1 เงินฝากออมทรัพย.์ .....................................................บาท 3.4.2 เงินฝากประจา............................................................บาท 3.4.3 เงินฝากสัจจะออมทรัพย์.............................................บาท 3.4.4 เงินฝากอ่นื ๆ (ระบุ) .................................................บาท 4. จา่ ยเงินก้ใู หก้ ับสมาชิก.........................................................บาท 4.1 เงินกรู้ ะยะส้นั .......................................................บาท 4.1.1 เงนิ สด..................................................บาท 4.1.2 วัสดุอุปกรณ์.........................................บาท 4.2 เงินกรู้ ะยะปานกลาง............................................บาท 4.2.1 เงินสด..................................................บาท 4.2.2 วสั ดอุ ุปกรณ์ (เครื่องจักรกล)...............บาท 5. การตดิ ตามเร่งรัดหนี้สิน....................................................บาท 5.1 เงนิ กูร้ ะยะสั้น............................................................บาท 5.1.1 หนถ้ี งึ กาหนดชาระ..................................บาท 5.1.2 หนคี้ า้ งชาระ............................................บาท 5.2 เงินกูร้ ะยะปานกลาง..................................................บาท 5.2.1 หน้ีถึงกาหนดชาระ...................................บาท 5.2.2 หนี้คา้ งชาระ..............................................บาท 6. การเบกิ และการชาระหนี้ตอ่ แหลง่ เงินกู้ 6.1 การเบกิ เงินจากแหลง่ เงินกู้ รวม...........................บาท - ธ.ก.ส. ....................................................... บาท - กรมส่งเสรมิ สหกรณ.์ .................................บาท - สถาบนั การเงินอืน่ (ระบุ)...........................บาท

~ 35 ~ 6.2 การชาระหนตี้ ่อแหล่งเงินกู้ รวม.....................บาท - ธ.ก.ส. ....................................................... บาท - กรมสง่ เสรมิ สหกรณ.์ ................................บาท - สถาบนั การเงนิ อื่น (ระบ)ุ ..........................บาท 7. จัดหาสนิ ค้าทส่ี มาชิกต้องการมาจาหน่าย........................... บาท 7.1 วสั ดอุ ปุ กรณก์ ารเกษตร....................................... บาท - ปุ๋ย ............................................................. บาท - ยาปราบศตั รพู ชื ..........................................บาท - เมล็ดพันธุ์...................................................บาท - อืน่ ๆ (ระบ)ุ ...............................................บาท 7.2 นา้ มนั เชอ้ื เพลงิ และหล่อล่ืน .............................. บาท - ดีเซล..........................................................บาท - เบนซิน.......................................................บาท - อ่ืน ๆ (ระบุ)...............................................บาท 7.3 อน่ื ๆ ระบุ ...........................................................บาท 8. รวบรวมผลผลติ ...............................................................บาท - ขา้ วเปลือก ................................................ตัน ................................................บาท - อ่นื ๆ (ระบุ)................................................ตนั .................................................บาท 9. การลงทนุ ในทรัพย์สนิ ........................................................บาท 9.1 อาคาร/สานกั งาน.................................................บาท 9.2 ยานพาหนะ (ระบุ) .............................................บาท 9.3 คอมพวิ เตอร์ (ระบุ).............................................บาท 9.4 อื่น ๆ (ระบุ).......................................................บาท ประมาณการรายรบั -รายจ่ายประจาปี.................เสนอท่ปี ระชมุ ใหญส่ ามญั ท่ี หมวดรายรับ ประมาณการรายได้ ขอตง้ั ปี หมาย 25....... เหตุ 1 รายได้ธุรกิจสินเชื่อ ต้งั ไวป้ ี รับจรงิ ปี 2 รายได้ธรุ กจิ การซ้ือ 25..... 25........ 3 รายได้ธรุ กจิ การขาย 4 รายไดธ้ รุ กจิ บริการ 5 รายได้อ่นื ๆ (ระบ)ุ รวมรายรับ

~ 36 ~ ประมาณการรายจา่ ย ท่ี หมวดรายจา่ ย ตั้งไวป้ ี จา่ ยจรงิ ปี ขอต้ัง ปี หมายเหตุ 25....... 25...... 25......... 1 หมวดดอกเบี้ยจ่าย 1.1 ดอกเบย้ี จ่ายเงินรับฝาก 1.2 ดอกเบีย้ จ่ายเงินกยู้ ืม 2 หมวดคา่ ใช้จา่ ยเกีย่ วกับเจา้ หน้าท่ี 2.1 เงนิ เดอื น 2.2 ค่าลว่ งเวลา 2.3 เงนิ ประกันสังคม 2.4 เงนิ สมทบกองทุนเงนิ ทดแทน 2.5 สารองจ่ายบาเหน็จ 2.6 ดอกเบย้ี จา่ ยเงินสะสมเจ้าหนา้ ที่ 2.7 สมทบกองทนุ สารองเล้ียงชพี ฯ 2.8 อ่นื (ระบุ)................................... หมวดค่าใชจ้ า่ ยเกี่ยวกบั สถานที่และอุปกรณ์ 3 3.1 ค่าเส่อื มราคาทรัพยส์ ิน 3.2 คา่ ซ่อมแซม ระบุ.............. 3.3 ค่าวสั ดคุ อมพิวเตอร์ 3.4 คา่ เบี้ยประกนั ภยั ทรพั ย์สิน 3.5 อ่นื ๆ ระบุ .................................. 4 หมวดค่าใชจ้ า่ ยเกย่ี วกับสมาชกิ 4.1 สมทบกองทุนช่วยเหลือสมาชกิ 4.2 จดั อบรมสมาชกิ 4.3 โครงการส่งเสรมิ อาชพี สมาชกิ 4.4 โครงการสง่ เสริมกลุ่มอาชพี 4.5 อืน่ ๆ ระบุ ............................... 5 หมวดคา่ ใชจ้ ่ายดาเนินงานอื่น ๆ 5.1 คา่ ใช้จา่ ยวันประชุมใหญ่ 5.2 ค่าเบยี้ ประชุม 5.3 ค่าเบยี้ เลีย้ งพาหนะและท่พี ัก 5.4 ค่าตอบแทนผตู้ รวจสอบกจิ การ 5.5 คา่ รบั รอง 5.6 คา่ ไฟฟ้า น้าประปา ไปรษณีย์ 5.7 คา่ โทรศัพท์ 5.8 ค่าน้ามันเชื้อเพลิงและหล่อลน่ื 5.9 คา่ เครอ่ื งเขยี นแบบพิมพ์ 5.10 คา่ วัสดสุ านกั งาน 5.11 อืน่ ๆ ระบุ ...............................

~ 37 ~ ที่ หมวดรายจา่ ย ตัง้ ไวป้ ี จ่ายจรงิ ปี ขอต้ัง ปี หมายเหตุ 25....... 25....... 25........ 6. หมวดครุภณั ฑท์ ดี่ ินและสิ่งก่อสร้าง 6.1 ค่าคอมพวิ เตอร์ 6.2 ค่าทด่ี ินและสิ่งก่อสร้าง 6.3 ................................................. 6.4 ................................................. รวมรายการจา่ ย มติ/มตทิ ี่ประชุม ที่ประชมุ มีมตอิ นมุ ตั แิ ผนดาเนนิ การของสหกรณ์ 4.7 เรื่องพจิ ารณากาหนดคา่ เบ้ียเลีย้ ง คา่ พาหนะ และคา่ เช่าท่ีพกั สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร พิจารณากาหนดอัตราค่าเบ้ียเล้ียง ค่าพาหนะ และค่าเช่าท่ีพักของ คณะกรรมการดาเนนิ งาน สาหรบั ปีบญั ชีสิน้ สุด.................................ถึง...............................ทีป่ ระชุมใหญส่ ามญั ประจาปี ไดพ้ ิจารณากาหนด คา่ เบ้ยี เล้ยี ง คา่ พาหนะ และค่าเชา่ ท่พี ัก ดังต่อไปนี้ รายการ เดมิ กาหนดใหม่ 1. คา่ เบ้ยี เล้ียงเดนิ ทาง 1.1 ปฏิบตั งิ านภายในอาเภอ.............. วันละ............ .- บาท ...............- บาท 1.2 ปฏบิ ตั ิงานตา่ งอาเภอ และในจังหวัด วนั ละ............ .- บาท ...............- บาท 1.3 ปฏบิ ตั งิ านตา่ งจงั หวัด วนั ละ............ .- บาท ...............- บาท 1.4 ปฏิบตั ิงานในเขต กทม.และปริมณฑล วันละ............ .- บาท ..............- บาท 2. คา่ เชา่ ท่ีพกั 2.1 ในจงั หวัด คืนละ............ .- บาท ..............- บาท .............- บาท 2.2 ต่างจังหวดั คืนละ............ .- บาท .............- บาท 2.3 ในเขต กทม.และปริมณฑล คนื ละ............ .- บาท 3. ค่าพาหนะ 3.1 รถโดยสารประจาทาง และรถโดยสารปรับอากาศ 3.2 รถไฟไมเ่ กนิ ชัน้ 2 หมายเหตุ ให้จ่ายตามความเปน็ จริงโดยประหยัด มติ/มตทิ ่ีประชุม ทป่ี ระชมุ มมี ตอิ นมุ ตั ิค่าเบย้ี เลี้ยง ค่าพาหนะ และค่าเชา่ ที่พัก 4.8 เรือ่ งพจิ ารณาแก้ไขข้อบังคับสหกรณ/์ กลุ่มเกษตรกร ข้อ............................ (ถ้าม)ี ข้อความเดิม ขอ้ ความใหม่ เหตุผล ขอ้ .............................

~ 38 ~ มติ/มติท่ีประชุม ที่ประชุมได้พิจารณาแล้วมีมติ (ไม่น้อยกว่า 2 ใน 3 เสียง หรือเป็น เอกฉันท์) ให้แก้ไขขอ้ บงั คับ ขอ้ ..............โดยให้ใชข้ ้อความดังตอ่ ไปนี้ “ ขอ้ ........................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................” ระเบียบวาระท่ี 5 เร่อื งข้อเสนอแนะของหน่วยงานทีเ่ กยี่ วข้อง 5.1 ขอ้ สงั เกตและขอ้ เสนอแนะของเจา้ หน้าท่สี ง่ เสรมิ สหกรณ/์ ผู้ตรวจการสหกรณ์ 5.2 ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะของผ้สู อบบญั ชสี หกรณ์ 5.3 ข้อสังเกตและขอ้ เสนอแนะ ของผู้แทนจาก ธ.ก.ส. /หนว่ ยงานทีเ่ ก่ยี วข้อง ระเบยี บวาระท่ี 6 เรื่องอื่น ๆ 6.1 ……………………………………………………………………. 6.2 ……………………………………………………………………. เม่ือไม่มีผู้ใดเสนอนาย/นาง.......................................ตาแหน่งประธาน ทาหน้าท่ีประธาน ในที่ประชุม ได้กล่าวปดิ ประชมุ เลกิ ประชุมเวลา...........................น. ลงชื่อ..............................................ประธานทีป่ ระชมุ (.............................................) ลงชื่อ..............................................เลขานุการ (.............................................) ลงช่อื .............................................ผู้จดรายงานการประชุม (............................................)

~ 39 ~ ตวั อยา่ งการคัดสาเนารายงานการประชมุ คณะกรรมการดาเนนิ การ (สาเนา) รายงานการประชมุ คณะกรรมการดาเนนิ การ สหกรณ์.............................................................จากดั ชุดที.่ ..............คร้ังท่.ี .............วนั ท่ี................................................. ณ................................................................. คณะกรรมการมาประชุม……………คน (คณะกรรมการท้ังสน้ิ จานวน............คน) ท่ี ชอ่ื – สกลุ ตาแหน่ง 1. ประธานกรรมการ 2. รองประธานกรรมการคนที่ 1 3. รองประธานกรรมการคนที่ 2 4. เลขานกุ าร 5. เหรญั ญกิ 6. กรรมการ 7. กรรมการ 8. กรรมการ 9. กรรมการ 10. กรรมการ 11. กรรมการ 12. กรรมการ 13. กรรมการ 14. กรรมการ 15. กรรมการ ผู้เข้ารว่ มประชมุ ช่ือ - สกลุ ตาแหนง่ ที่ ผู้ตรวจสอบกจิ การ 1. ผูจ้ ัดการ 2. เร่ิมประชมุ เวลา 13.15 น. เมื่อคณะกรรมการดาเนินการมาครบองค์ประชุมแล้ว นาย/นาง.......................ตาแหน่ง ประธานกรรมการ ทาหน้าท่ีประธานในท่ีประชุม ได้กล่าวเปิดประชุมและดาเนินการประชุมตามระเบียบวาระ ดงั ตอ่ ไปน้ี ฯลฯ ฯลฯ

~ 40 ~ ระเบยี บวาระท่ี 5 เรอ่ื งเพื่อพจิ ารณา 5.1 เรอื่ งพิจารณาแก้ไขเพิม่ เตมิ ระเบยี บวา่ ดว้ ย...................................พ.ศ.................. นาย/นาง…………………………….ตาแหน่งประธานกรรมการ เสนอต่อที่ประชุม ใหพ้ จิ ารณาปรับปรงุ ระเบยี บว่าด้วย......................พ.ศ.............. ซง่ึ มีรายละเอียดดังน้.ี ......................................... มต/ิ มตทิ ่ีประชุม ที่ประชุมพิจารณาแล้ว มีมติเป็นเอกฉันท์แก้ไขเพิม่ เติมระเบยี บว่าดว้ ย ..................................พ.ศ......................... ฯลฯ ฯลฯ เลกิ ประชุมเวลา 16.00 น. (ลงชื่อ)……………………………………………..ประธานในทีป่ ระชุม (…………………………………….………) (ลงชอ่ื )…………………………………………….เลขานกุ าร (……………………………………………) (ลงชอ่ื )……………………………………………ผจู้ ดรายงานการประชุม (…………………………………………..) สาเนาถกู ตอ้ ง (นาย............................................) ประธานกรรมการ สหกรณ.์ ..............................จากัด

~ 41 ~ ตัวอย่างการคัดสาเนารายงานการประชุมใหญส่ ามัญประจาปี (สาเนา) รายงานการประชุมใหญส่ ามัญประจาปี...................... สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกร..............................................................จากดั คร้ังท.ี่ ...........วันท.ี่ .........เดือน.........................พ.ศ............. ณ........................................................................ สมาชิกมาประชุม สมาชกิ หรอื ผู้แทน มาประชมุ ................. คน (สมาชิกหรอื ผู้แทน ทง้ั หมด...........คน) ตามลายมือชอ่ื ใน (สมุด/แฟ้ม) ผเู้ ขา้ ประชุม ผเู้ ข้าร่วมประชมุ ท่ี ช่ือ – สกลุ ตาแหนง่ 1. 2. 3. เริ่มประชมุ เวลา..................น. เม่ือสมาชิกมาครบองคป์ ระชุมแลว้ นาย........................................ตาแหนง่ ........................... ทาหน้าท่ีเป็นประธานในที่ประชุมกลา่ วเปิดประชุม และดาเนินการประชมุ ตามระเบียบวาระ ดังตอ่ ไปน้ี ฯลฯ ฯลฯ ระเบียบวาระที่ 4 เรอ่ื งเพอื่ พิจารณา ฯลฯ ฯลฯ 4.3 เร่ืองพิจารณาขอความเห็นชอบวงเงินการกู้ยืมเงินหรือการค้าประกันของสหกรณ์/ กาหนดวงเงินการดาเนินกิจการกล่มุ เกษตรกร นาย / นาง ...............................................ตาแหนง่ ................................................แจ้งว่า ปี ก า ร ด า เ นิ น ง า น ท่ี แ ล้ ว น า ย ท ะ เ บี ย น ส ห ก ร ณ์ เ ห็ น ช อ บ ว ง เ งิ น ก า ร กู้ ยื ม ห รื อ ก า ร ค้ า ป ร ะ กั น ข อ ง ส ห ก ร ณ์ / กลุ่มเกษตรกร จานวน ........................บาท สาหรับปีนข้ี อเสนอใหท้ ีป่ ระชมุ พิจารณากาหนดวงเงนิ การกู้ยืมหรือ การค้าประกัน ประจาปีบัญชีสิ้นสุด................................. จานวน ............... .... ....- บาท เนื่องจากเห็นว่า .............................................................................................................................................................................. มติ ท่ีประชุมมีมติให้กาหนดวงเงินการกู้ยืมเงินหรือการค้าประกันของสหกรณ์/ กล่มุ เกษตรกร ประจาปีบัญชีสน้ิ สดุ ................................ไว้เปน็ จานวน................................. - บาท 4.4 เรื่องพจิ ารณาเลือกต้งั คณะกรรมการดาเนินการ นาย/นาง.....................................................ตาแหน่ง................................................ ได้แจง้ ใหท้ ่ีประชุมทราบว่าตามข้อบงั คับสหกรณ์ขอ้ .................ไดก้ าหนดใหส้ หกรณม์ คี ณะกรรมการดาเนินการ สหกรณ์ ประกอบดว้ ยประธานกรรมการสหกรณ์ และกรรมการอน่ื อีก..............คน ซ่ึงคณะกรรมการดาเนินการ สหกรณ์มีวาระอยู่ในตาแหน่งคราวละ 2 ปี นับแต่วันเลือกตั้งในวาระเร่ิมแรก เม่ือครบ 1 ปีนับแต่วันเลือกตั้ง ให้คณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์ออกจากตาแหน่งจานวนหนึง่ ในสองของคณะกรรมการดาเนินการสหกรณ์ ท้ังหมด แล้วใหถ้ ือว่าเปน็ การพ้นจากตาแหน่งตามวาระนี้ ผลปรากฏว่าในปี.............มีคณะกรรมการดาเนินการ อยคู่ รบวาระ (2 ปี) ตอ้ งพน้ จากตาแหน่ง จานวน................คน ดังมีรายชือ่ ดังน้ี

~ 42 ~ 1. 2. 3. มต/ิ มติที่ประชุม ทปี่ ระชุมมีมตเิ ลอื กกรรมการจานวน.....................คน ตามรายช่ือดังต่อไปน้ี 1. 2. ตอ่ จากน้นั ประธานฯ ไดแ้ จง้ ต่อที่ประชมุ ว่า ในปี...............สหกรณ์................................จากัด มีกรรมการดาเนินการท้งั สิ้น...........คน คือ 1. ประธานกรรมการ 2. รองประธาน 3. เหรัญญกิ 4. เลขานกุ าร 5. กรรมการ 6. กรรมการ ฯลฯ ฯลฯ เลิกประชุมเวลา................................น. (ลงชอ่ื )……………………………………………..ประธานในทีป่ ระชมุ (…………………………………….………) (ลงชอ่ื )…………………………………………….เลขานุการ (……………………………………………) (ลงชื่อ)……………………………………………ผ้จู ดรายงานการประชมุ (…………………………………………..) สาเนาถกู ตอ้ ง (นาย............................................) ประธานกรรมการ สหกรณ.์ ..............................จากดั