คู่มือการใช้โปรแกรมประยุกต

การพัฒนาบคุ ลากรภายใตการบรหิ ารงานของ ดร.ผกาภรณ พลายสงั ข ผอู าํ นวยการสํานักงานเขตพน้ื ท่กี ารศึกษาประถมศกึ ษาพิจิตร เขต 1 การใชโปรแกรมประยุกต การใชง าน Google Docs, Google Sheets, Google Slides และ Google Drive จดั โดย กลุม สงเสริมการศกึ ษาทางไกล เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสื่อสาร สํานักงานเขตพนื้ ทก่ี ารศกึ ษาประถมศกึ ษาพิจิตร เขต 1

คาํ นาํ

สารบญั

Google Drive Google Drive เปนบริการจาก Google ท่ีใหเราสามารถเอาไฟลตางๆ ไปฝากไวกับ Google บน พ้ืนท่ีเก็บขอมูลระบบ Cloud เปนการสํารองขอมูลไฟลที่มีความปลอดภัย และสามารถใชไฟลเหลาน้ันที่ไหนก็ได ไมเพียงแคฝากไฟลไดเทานั้น Google Drive ยังใหบริการเปดและแกไขไฟลจากอุปกรณเคร่ืองไหนก็ได สามารถ แบงปนไฟลกับคนที่ตองการ และแกไขรวมกันไดจากอุปกรณหลายประเภทเชน โทรศัพทมือถือ อุปกรณแท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร โดยจะไดรับพ้ืนท่ีเก็บขอมูล 15 GB ฟรีโดยอัตโนมัติและยังซ้อื พื้นท่ีเก็บขอมูลเพิ่มไดด วย และใน โอกาสตอไปเมื่อไดประสานงานกับทางผูใหบริการของ Google บุคลากรในสังกัดก็สามารถใชพ้ืนที่ไดไมจํากัด ตามที่ผคู วบคุมจะกาํ หนดตอไป ขอ ดีของ Google Drive  สามารถเกบ็ ไฟลไดทุกประเภท  ไฟลจ ะถกู เกบ็ ไวท ี่ Server ของ Google ซึ่งมคี วามปลอดภัยที่สงู  สามารถดขู อ มลู แกไขไฟลไดจ ากทุกที่ ทุกเวลา  สามารถแชรไฟล โฟลเ ดอร เพือ่ ทาํ งานรวมกนั ได  สามารถกําหนดสิทธวิ์ าใครสามารถดูหรือแกไ ขเอกสารใดไดบาง สงิ่ ท่ตี อ งมสี ําหรับผใู ช Google Drive  ตอ งมบี ัญชี Google Accounts หากไมมกี ็สมัครผา นทาง gmail.com หรอื บนมือถือก็สมคั รไดเชนกัน  สําหรับผูใชคอมพิวเตอรโนตบุต ระบบปฏิบัติการ Windows, Mac OS X, GNU/Linux ฯลฯ ตองมีเว็บ เบราวเซอรในการรันเว็บไซต Google Drive ดวยเชน Internet Explorer , Microsoft Edge , Opera , Firefox , Safari และแนะนําอยางยิ่งท่ีสุดคือ Chrome เพราะ Chrome จะมีปลั๊กอินบางสวนเขากับการ ทํางานของ Google Drive ได  สําหรับอุปกรณ Mobile Device อื่นๆ ท้ังบน iOS อยางเชน iPhone , iPod Touch , iPad และ โทรศัพทมือถือ แท็บเล็ต ระบบปฏิบัติการ Android ทุกรุน สามารถโหลดแอพท่ีเกี่ยวของกับ Google ได ฟรี เชน Google Drive, Google Docs , Google Sheet, Google Slide ไดทาง App Store และ Play Store

การเขาใชง าน Google Drive 1. เขา ไปท่ี URL : https://drive.google.com 2. ทําการ Log in ดว ยบัญชี Google หรือ gmail.com 3. เม่ือลงช่อื เขาใชแ ลวจะปรากฏหนาตางดงั นี้

การสราง Folder สําหรับจัดเก็บไฟล วิธีการสรา ง Folder สําหรบั เก็บไฟลเอกสารนั้นสามารถทําไดด งั นี้ 1. คลิกที่ปมุ 2. เลือก โฟลเดอร 3. จะเกดิ หนาตา งใหกรอกช่ือโฟลเดอรท่ีตองการเปน ภาษาไทยก็ได 4. เมอื่ ตอบคาํ วา สรา ง กจ็ ะไดโฟลเดอรท่ีตองการ การ Upload ไฟลไ ปยัง Google Drive 1. ใหด บั เบิ้ลคลกิ เขา ไปในโฟลเดอรท ่ตี องการนําไฟลไปไวใ น Google Drive

2. ในการนาํ ไฟลไ ปไวในโฟลเดอรท ่ีตองการ จะมดี ว ยกัน 2 กรณี คือ กรณที ี่ 1 ลากไฟลจ ากเครอ่ื งโดยตงไปวางในรปู วงกลมทบี่ อกวา วางไฟลต รงน้ี หรือใชป มุ “ใหม” กรณีที่ 2 เลอื กท่ปี ุม จะมีหนาตา งใหเ ลือกท่ี อัปโหลดไฟล จะเกดิ หนา หนา ตางใหเลือกจากเคร่ืองคอมพวิ เตอร ใหเลือกไฟลทีต่ อ งการ Upload โดยสามารถ เลือกไดหลายไฟลพรอมกนั โดยกดคยี  Ctrl ไวแ ลว คลิกเลอื กไฟล เสร็จแลวคลิก Open 3. ท้ัง 2 กรณีเมื่อเลอื กสง ไฟลแลวจะแสดงสถานะไฟลท่ีอพั โหลดปรากฏทมี่ มุ ขวาดานลา ง 4. เม่ืออปั โหลดเสร็จแลว ก็จะปรากฏไฟลที่เราอปั โหลดในโฟลเดอรที่เราเลอื กไว

การ Upload โฟลเดอรไ ปยัง Google Drive 1. เลือกทีป่ ุม จะมหี นา ตางใหเ ลือกท่ีอปั โหลดโฟลเดอร 2. เลือกโฟลเดอรท่ตี องการอัพโหลดจากเครื่องพีซี โดยเลอื กไดคร้ังละโฟลเดอร เมอ่ื เลอื กเสรจ็ ให คลิกอปั โหลด 3. จะมีหนาตางปอบอัพมาถาม หาเราตองการก็คลกิ อปั โหลด 4. เมือ่ เลือกสงโฟลเดอรแลวจะแสดงสถานะโฟลเดอรท ี่อัพโหลดปรากฏท่ีมมุ ขวาดานลา ง 5. เมื่ออัปโหลดเสร็จแลว กจ็ ะปรากฏโฟลเดอรท ี่เราอปั โหลดเกดิ ข้นึ

การแชรไฟลใหกับผูอ่นื ไดใชงานรวมกัน การแชรไฟลบน Google Drive ใหสามารถใชงานรวมกันไดไมวาจะเปนการเพิ่มลบแกไข หรือ แมกระท่ังการกําหนดสิทธิ์ใหผูใชงานอ่ืนๆ สามารถเขาไปดูและดาวนโหลดไดอยางเดียวไมสามารถเพิ่มลบหรือ แกไขได การแชรไฟลจะมีอยู 2 วิธีคือ การแชรไฟลแบบระบุเจาะจงตัวบุคคล โดยการกรอก E-mail ของบุคคล นั้นๆ และการแชรไฟลแบบแชรลิงกโดยไมเจาะจงผูรับหรือแชรแบบเปดเผยซ่ึงมีแยกยอยไดอีกหลายแบบ วิธีการ แชรมดี งั นี้ 1. คลิกเลือกโฟลเดอรหรือไฟล ทีต่ องการจะแชร แลวคลกิ ขวาจะเกิดหนา ตางใหเ ลอื ก แชร 2. ใหก รอก E-Mail ของบุคคลท่ตี อ งการทจี่ ะแชรไ ปให 3. เม่อื กรอก E-Mail ของบุคคลทตี่ อ งการที่จะแชร เรยี บรอยแลวตอ งกําหนดสิทธ์ิการใชง านไฟลที่ถูก แชร ปกติจะอยทู ี่ แกไ ขได o แกไขได : สามารถแกไขไฟล เพม่ิ ลบ และดาวนโ หลดไฟลในโฟลเดอรที่ถูกแชรไ ด o แสดงความเห็นได : สามารถแสดงความคดิ เหน็ ไดแ ละสามารถดาวนโ หลดได o ดูได : สามารถเปดดไู ฟลท่ีถูกแชรใ หแ ละสามารถดาวนโหลดได

4. ทางดา นผรู ับหรอื ผูท่ีแชรไฟลรว มกนั ไฟลท ่ถี กู แชรน ้นั จะปรากฏอยูในสว นของเมนชู ่อื แชรก ับฉัน 5. ไฟลท่ีแชรมาก็จะปรากฏข้นึ 6. ถา เปด อเี มลของผูรบั การแชรจะปรากฏขอ ความดังนี้ 7. สําหรบั การแชรไ ฟลแบบแชรลงิ้ กใ หค ลิกที่ ช้ันสูง ท่ีมมุ ขวาดานลา ง 8. เมอ่ื เลือกชัน้ สงู จะมหี นา ตา ง หากตอ งการใหเปนสาธารณะใหเ ลือก เปล่ยี น ตรงหัวขอ เขา ถงึ ไดโดย คนทร่ี ะบุ

9. เม่ือเลอื กเปดสาธารณะบนเวบ็ ตองเลือกการเขาถึงทกุ คน (ไมตอ งลงชือ่ เขา ) เพอ่ื  แกไ ขได  แสดงความเหน็ ได  ดไู ด ในการแชรลงิ้ ก มคี วามหมายดงั น้ี เปด - สาธารณะบนเว็บ หมายถงึ ผใู ชง านทกุ คนบนอินเตอรเนต็ สามารถคนหาไฟล และโฟลเดอรท่ี เราแบงปนนี้ไดสามารถคนหาเจอจากระบบคนหาของ Google หรือระบบคนหาจากทางอินเตอรเน็ตได โดย ผูใชงานไมจําเปนตองมี Google Account ก็สามารถใชงานไฟล หรือ โฟลเดอรน้ันได ตัวเลือกน้ีเหมาะสําหรับ เอกสารทีต่ องการเผยแพรส ูสาธารณะ ไมเปน เอกสารปกปด เปด – ทุกคนที่มีลิ้งก หมายถึง ผูใชงานสามารถเขาถึงไฟล หรือโฟลเดอรนี้ไดโดยการไดรับลิงกจาก เจาของไฟล หรือโฟลเดอรสงใหเทาน้ัน สวนคนอื่นท่ีไมมีลิ้งกหรือไมไดรับลิ้งกก็ไมสามารถเขาถึงไดผูเขาใชงานไม จําเปนตองมี Google Account ก็สามารถเขาใชงานได เพียงแคมีล้ิงกท่ีถูกตองก็สามารถเขาใชได ตัวเลือกน้ีจึง เหมาะสําหรับการแชรไฟล หรอื โฟลเดอรใ หเฉพาะบุคคล เชน การสงอเี มลพรอมแนบลิง้ กของไฟล หรือโฟลเดอรนี้ เปน ตน ปด – ผูใชที่ระบุ หมายถึง ผูใชตองมี Google Account และถูกระบุชื่อจากเจาของไฟลเทานั้น ถึง จะเขาใชไดตัวเลือกนเ้ี หมาะสาํ หรับเอกสารทต่ี อ งการแบงปน เฉพาะบุคคลเทานนั้