305 ชุดการสอนฯ (ใบความรู้ตอนที่ 1)

5 ใบความรู้หน่วยการเรียนรทู้ ่ี 3 หลักการวเิ คราะห์และการออกแบบระบบสารสนเทศทางการบญั ชี เค้าโครงเนอ้ื หา ตอนท่ี 1 การวเิ คราะห์ระบบสารสนเทศ เร่อื งท่ี 1.1 แนวคิดเกีย่ วกับวงจรพฒั นาระบบ เรอ่ื งท่ี 1.2 แผนภาพข้อมูลระบบ ตอนท่ี 2 การออกแบบระบบสารสนเทศ เร่อื งที่ 2.1 การออกแบบระบบ เรือ่ งท่ี 2.2 การวางแผนและควบคมุ โครงการ

6 ตอนที่ 1 การวิเคราะหร์ ะบบสารสนเทศ โปรดอ่านหัวเรื่อง วัตถุประสงค์ในตอนที่ 1 แล้ว จึงศึกษาเน้ือหาสาระโดยละเอียด ต่อไป หวั เร่ือง เร่ืองที่ 1.1 แนวคดิ เกย่ี วกบั วงจรพัฒนาระบบ เรอ่ื งท่ี 1.2 แผนภาพขอ้ มลู ระบบ วตั ถุประสงค์ 1. อธบิ ายหลักการวเิ คราะห์ระบบสารเทศทางบัญชีได้ 2. อธบิ ายหลักการออกแบบระบบสารสนเทศทางบัญชีได้ 3. วเิ คราะห์และออกแบบงานระบบสารสนเทศทางบญั ชีได้

7 เรื่องท่ี 1.1 แนวคิดเก่ียวกบั วงจรพัฒนาระบบ (systems development life cycle – SDLC) 1.1.1 ระบบสารสนเทศ ระบบคือกลมุ่ ขององค์ประกอบต่าง ๆ ทที่ างานร่วมกันเพ่ือจุดประสงค์อันเดยี วกัน ระบบอาจจะประกอบด้วย บุคคลากร เคร่ืองมือ เคร่ืองใช้ พัสดุ วิธีการ ซ่ึงทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบ จดั การอันหนึ่ง เพ่ือใหบ้ รรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน เชน่ ระบบการเรียนการสอน มีจุดประสงคเ์ พ่อื ให้ นักเรยี นได้รบั ความรู้ในเนอื้ หาวิชาทส่ี อน การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การ วิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการท่ีใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศข้ึนมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจ หนึ่งหรือ ระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบ ช่วย ในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบก็คือ การหาความ ต้องการ (Requirements) ของระบบสารสนเทศวา่ คืออะไร หรือต้องการเพ่ิมเติมอะไรเข้ามาในระบบ และการออกแบบก็คือ การนาเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่าพิมพ์เขียวใน การสร้างระบบสารสนเทศน้ันให้ใช้งานได้จริง ตัวอย่างระบบสารสนเทศ เช่น ระบบการขาย ความ ตอ้ งการของระบบกค็ ือ สามารถติดตามยอดขายไดเ้ ปน็ ระยะ เพื่อฝ่ายบริหารสามารถปรบั ปรงุ การขาย ได้ทันท่วงที ตัวอย่างรายงานการขายท่ีกล่าวมาแล้วจะช้ีให้เห็นว่าเราสามารถติดตามการขายได้ อย่างไร นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) นักวิเคราะห์ระบบคือ บุคคลที่มี หน้าท่ีวิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศ ขององค์กรหรือธุรกิจน้ัน ๆ การท่ีมีนักวิเคราะห์ระบบในองค์กรน้ันเป็นการได้เปรียบ เพราะจะรู้โดย ละเอียดว่า การทางานในระบบน้ัน ๆเป็นอย่างไรและอะไรคือความต้องการของระบบ ในกรณีที่ นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในองค์กรน้ัน ก็สามารถวิเคราะห์ระบบได้เช่นกัน โดยการศึกษาสอบถาม ผู้ใช้และวิธีการอ่ืน ๆ ซึ่งจะกล่าวในภายหลัง ผู้ใช้ในที่นี้ก็คือเจ้าของและผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบ สารสนเทศน้ันเอง ผู้ใช้อาจจะเป็นคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ เพอ่ื ให้นกั วิเคราะห์ระบบทางานได้อย่าง คล่องตัวมีลาดับข้ันและเป้าหมายท่ีแน่นอน นักวิเคราะห์ระบบควรทราบถึงว่า ระบบสารสนเทศนั้น พัฒนาขึ้นมาอยา่ งไร มขี ั้นตอนอยา่ งไรบ้าง

8 1.1.2 การจัดการขอ้ มลู วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Lift Cycle-SDLC) ระบบ สารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกัน ต้ังแต่เกดิ จนตาย วงจรนจ้ี ะเป็นขนั้ ตอนท่ีเป็นลาดับต้ังแต่ ต้นจนเสร็จเรียบร้อยเป็นระบบท่ีใช้งานได้ ซ่ึงนักวิเคราะห์ระบบ ต้องทาความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละ ขนั้ ตอนจะตอ้ งทาอะไร และทาอยา่ งไร ขนั้ ตอนการพฒั นาระบบมอี ย่ดู ้วยกัน 7 ขั้นตอนคอื 1) เขา้ ใจปัญหา (Problem Recognition) 2) ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) 3) วเิ คราะห์ (Analysis) 4) ออกแบบ (Design) 5) สรา้ ง หรือพฒั นาระบบ (Construction) 6) การปรับเปลีย่ น (Conversion) 7) บารุงรักษา (Maintenance) โดยสรุป วงจรพัฒนาระบบเป็นกระบวนการของการวเิ คราะห์ออกแบบ และสรา้ งระบบ สารสนเทศตง้ั แต่เรมิ่ ต้นวเิ คราะห์ปัญหาระบบจนกระท่งั นาระบบไปใช้ ซง่ึ แสดงขัน้ ตอนของกิจกรรมท่ี ตอ้ งทาตามลาดับก่อนหลัง ข้ันตอนรายละเอียดต่าง ๆ วงจรพัฒนาระบบถือว่าเป็นวิธีการแบบด้ังเดิม มีประโยชน์สาหรับระบบงานใหญ่ท่ีมีความสลับซับซ้อนมีข้อกาหนดและคุณสมบัติท่ีคงท่ี ข้อเสียคือ ตอ้ งใชร้ ะยะเวลาในการพัฒนาและมคี ่าใช้จา่ ยสงู การวเิ คราะห์ต้องมีความสมบูรณ์ก่อนจึงจะออกแบบ ได้ รวมถึงค่าบารุงรักษาระบบ เร่ืองการปรับแก้ระบบบางส่วนก็มีข้อยุ่งยาก องค์กรสมัยใหม่จึงมักจะ ใช้ทางเลือกอื่น เช่น การพัฒนาระบบแบบรวดเร็ว และใช้เครื่องมือช่วยพัฒนาต่าง ๆ มาใช้สนับสนุน การทางาน เรอ่ื งที่ 1.2 แผนภาพข้อมูลระบบ 1.2.1 แผนภาพกระแสข้อมูล แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) เปน็ เคร่ืองมือที่ใชก้ ันอยา่ งแพร่หลายในการเขยี น แบบระบบใหม่ โดยเฉพาะกับระบบท่ี \"หนา้ ท\"ี่ ของระบบมีความสาคัญและมีความสลบั ซับซอ้ น มากกวา่ ข้อมูลที่ไหลเข้า 1) สว่ นประกอบของ DFD DFD มอี งคป์ ระกอบ 4 อยา่ ง ซึ่งใชส้ ญั ลักษณ์ตา่ ง ๆ แทนดังตอ่ ไปนี้ (1) สัญลกั ษณ์แทนการประมวลผล (Process) เป็นวงกลม

9 (2) สัญลกั ษณ์แทนกระแสขอ้ มูลเป็นลูกศร (3) สญั ลกั ษณ์แทนแหล่งเก็บข้อมลู เปน็ เส้นขนาน 2 เสน้ โดยมชี อ่ื กากับ (4) ส่เี หลย่ี มผนื ผ้าเป็นสญั ลักษณ์แทนสิ่งที่อยู่นอกระบบ การประมวลผลโพรเซส (Process) คอื งานทีจ่ ะตอ้ งทาแทนดว้ ยวงกลมและมีชื่ออยู่ ภายในวงกลม เช่น การประมวลผลจะเปล่ียนข้อมูลขาเข้าเป็นผลลัพธ์ นั่นหมายความว่า จะต้องมีการ กระทาบางอย่างต่อข้อมูลทาให้เกิดผลลัพธ์ข้ึนมา โดยปกติแล้วข้อมูลท่ีนาเข้าสู่โพรเซสจะแตกต่าง จากข้อมลู เมื่อออกจากโพรเซส โพรเซสเป็นตัวอย่างหนึ่งของ \"กล่องดา\" หมายถึงว่า เราทราบว่าข้อมูลเป็นอะไร ผลลัพธ์ อะไรที่เราต้องการ และหน้าท่ีโดยทั่ว ๆ ไปของโพรเซส แต่จะไม่ทราบว่าโพรเซสน้ันทางาน อยา่ งไร หลักการของกลอ่ งดามีประโยชน์ในการเขยี นแผนภาพแสดงการเปล่ียนแปลงของข้อมูล โดยที่ ยงั ไม่ต้องทราบในรายละเอียดว่าโพรเซสน้ันมีรายละเอียดอะไรบ้าง ซึ่งสามารถหารายละเอียดเหล่านี้ ไดใ้ นภายหลังชอื่ โพรเซส เป็นตวั บอกวา่ โพรเซสนนั้ ทาหน้าที่อะไร คาทีใ่ ชค้ วรมคี วามหมายท่ีแนน่ อน ควรจะใช้คากริยา เช่น คานวณ แก้ไข พิมพ์ เป็นต้น ถ้าการทางานใดที่เราไม่สามารถ หาคาแทนได้ อยา่ งเหมาะสม อาจจะหมายความว่า งานน้ัน ๆ ไมใ่ ชโ่ พรเซสก็ได้ กระแสข้อมูล (Data Flow) กระแสข้อมูลแทนดว้ ยลกู ศรโดยท่ีมีช่ือข้อมลู กากบั อยู่บน ลูกศรนัน้

10 ข้อมูลที่ไหลระหว่างโพรเซสต่าง ๆ และอาจเคลื่อนท่ีมาจากสิ่งที่อยู่นอกระบบก็ได้ ข้อมูลท่ีเคลื่อนที่ อาจจะเป็นเพียงขอ้ มูลเดย่ี ว ๆ เขน่ เลขทส่ี ินค้า หรือกลมุ่ ของข้อมูล เชน่ ข้อมูล พนกั งาน ข้อมูลลูกค้า เป็นต้น กลุ่มของข้อมูลควรจะเป็นเรื่องเดียวกัน หรือสัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลลูกค้าอาจจะมี รายละเอียดเป็นช่ือลูกค้า เลขที่ ที่อยู่ แต่ไม่ควรรวมจานวน สินค้าในคลังอยู่ในข้อมูลเดียวกัน ถ้า ตอ้ งการอ้างองิ ขอ้ มูลทัง้ สองท่ไี มเ่ กยี่ วข้องกนั ใหเ้ ขียนแยกเปน็ ลกู ศร 2 อนั ข้อมูล 2 อันไม่เหมอื นกนั จะต้องแยกลกู ศรออก ข้อมูลแต่ละอันหรือกลุ่มข้อมูล ควรจะมีช่ือของตัวเองที่ไม่เหมือนกัน ควรหลีกเล่ียงใช้ ชื่อที่กว้างเกินไป เช่น \"ข้อผิดพลาด\" เพราะว่าในระบบหนึ่งๆ อาจจะมี \"ข้อผิดพลาด\" เกิดข้ึนหลายๆ แห่ง เราควรใช้ชอื่ เฉพาะเจาะจงมากกวา่ น้ี เชน่ \"เลขท่ีลูกค้าไม่ถกู ต้อง\" \"ไมม่ ีสินค้านี้ในคลงั \" หรือ \"ไม่ มีสนิ ค้าในคลัง\" เป็นต้น ในระบบใหญ่ๆ ตอ้ งแยก รายละเอยี ดเหลา่ น้ีออกใหช้ ัดเจน แหล่งเก็บข้อมูล(Data Store) แทนด้วยเส้นขนานสองเส้นและมีช่ือกากับ ข้อมูลจะถูก เก็บในไฟล์และถูกเรียกใช้เมื่อต้องการ โดยปกติแล้วไฟล์อาจจะอยู่ในจานแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก ถ้าหัวลูกศรวิ่งเข้าสู่ไฟล์แสดงว่า มีการเขียนข้อมูลหรือการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ดังในรูปข้างล่างน้ี ถ้า ลกู ศรวง่ิ ออกจากไฟลแ์ สดงวา่ มกี ารอ่านขอ้ มลู การตงั้ ช่อื ไฟล์ควรเปน็ คานาม 2) การแกไ้ ขขอ้ มูล สิ่งที่อยู่นอกระบบ(Terminator) ส่ิงที่อยู่นอกระบบแทนด้วยส่ีเหล่ียมผืนผ้า ซึ่งมี ชอื่ กากบั อยู่ด้วย ส่วนใหญจ่ ะเป็นตัวบุคคล หรือองคก์ รต่าง ๆ สิ่งท่ีอยูน่ อกระบบอาจจะเป็นที่สง่ ข้อมูล เข้าสู่ระบบ หรืออาจจะเป็นที่รับข้อมูลจากระบบก็ได้ เราไม่สนใจการทางานภายในของส่ิงที่อยู่นอก ระบบ ถึงแมว้ ่าจะมีการตดิ ต่อผ่านทางข้อมูล เราจะสนใจเฉพาะข้อมูลทเ่ี ข้าสู่ระบบหรอื ออกจากระบบ สู่ภายนอกเท่านนั้

11 3) โพรเซสกับภาพรวมของ DFD ภาพรวมของ DFD โดยทั่วไปมักจะมโี พรเซสทั้งหมดด้วยกนั 5 โพรเซส โดยมีเลขท่ี กากับด้วย แต่ละโพรเซสทางานของตัวเองแยกกัน ปัญหาของการเขียนโพรเซสคือ ทาอย่างไร จึงจะ \"แบ่ง\" งานออกจากกันได้ ในตัวอย่างอาจจะลบโพรเซสที่ 3 ออกแล้วรวมเอาไว้ในโพรเซสท่ี 4 ก็ได้ หรือจะดึงงานบางสว่ นในโพรเซสท่ี 1ไปรวมกับโพรเซสที่ 2 ก็ได้อีก เช่นกัน การแบ่งจานวนงานนั้นไม่ มีคาตอบว่า \"ถูกหรือผิด\" ท่ีแน่นอนตายตัว แต่คาตอบหนึ่งอาจจะดีกว่าคาตอบหน่ึงก็ได้ เราอาจจะ แบง่ การทางานใหม่ซง่ึ จะทาใหร้ ะบบน้นั ดขี ้ึนหรือเลวลง การแบ่งจานวนโพเซสใน DFD ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว การแบ่งจานวนนี้ข้ึนอยู่ กับ \"ความชานาญหลังจากท่ีมี ประสบการณ์มาพอสมควร\" ถ้าเปรียบเทียบการเขียนโปรแกรมก็ เหมือนกับการแยกเขียนโปรแกรมย่อยน่ันเอง ซ่ึงจะต้องอาศัยประสบการณ์ในการเขียนโปรแกรมมา ช่วยมากทเี ดียว ปัญหาการแบง่ งานกค็ ือ ขอบเขตของงานนัน่ เอง 1.2.2 วิธกี ารสร้าง DFD ทง้ั หมดน้ีเปน็ ข้นั ตอนในการสร้าง DFD ท่มี ีระบบมากข้ึน 1) กาหนดสิ่งท่ีอยู่ภายนอกระบบท้ังหมด และหาว่าข้อมูลอะไรบ้างที่เข้าสู่ระบบ หรือออกจากระบบท่ีเราสนใจสู่ระบบท่ีอยู่ภายนอก ข้ันตอนน้ีสาคัญมากทั้งนี้เพราะจะทาให้ทราบว่า ขอบเขตของระบบน้ันมอี ะไรบ้าง 2) ใช้ขอ้ มูลท่ีไดจ้ ากขัน้ ตอนที่ 1 นามาสร้าง DFD ตา่ งระดบั 3) ขั้นตอนถัดมาอีก 4 ข้ันตอนโดยให้ทาท้ัง 4 ขั้นตอนน้ีซ้า ๆ หลายๆ ครั้ง จนกระท่ังได้ DFD ระดบั ตา่ สดุ (1) เขียน DFD ฉบับแรก กาหนดโพรเซสและข้อมูลท่ีไหลออกจากโพรเซส (2) เขียน DFD อืน่ ๆ ท่เี ป็นไปได้จนกระทั่งได้ DFD ทีถ่ ูกท่ีสุด ถ้ามีสว่ นหนึ่ง ส่วนใด ท่ีรู้สึกว่าไม่ง่ายนักก็ให้พยายามเขียนใหม่อีกคร้ังหนึ่ง แต่ไม่ควรเสียเวลาเขียนจนกระท่ัง ได้ DFD ท่ีสมบรู ณ์แบบ เลอื ก DFD ทีเ่ ห็นว่าดที ีส่ ุดในสายตาของเรา (3) พยายามหาว่ามีข้อผิดพลาดอะไรหรือไม่ ซึ่งมีรายละเอียดใน หวั ข้อ \"ข้อผิดพลาดใน DFD\" (4) เขียนแผนภาพแต่ละภาพอย่างดี ซึ่ง DFD ฉบับนี้จะใช้ต่อไปในการ ออกแบบ และใช้ดว้ ยกนั กับบุคคล อ่ืน ๆ ทเ่ี กีย่ วขอ้ งในโครงการดว้ ย 4) นาแผนภาพทั้งหมดที่เขียนแล้วมาเรียงลาดับ ทาสาเนา และพร้อมท่ีจะนาไป ตรวจสอบข้อผิดพลาดจากผู้รว่ มทีมงาน ถ้ามีแผนภาพใดท่มี ีจุดอ่อนให้กลับไปเร่ิมต้นที่ข้ันตอนท่ี 3 อีก ครงั้ หนง่ึ 5) นา DFD ที่ได้ไปตรวจสอบข้อผิดพลาดกับผู้ใช้ระบบเพื่อหาว่ามีแผนภาพใดไม่ ถูกต้องหรือไม่ 6) ผลติ แผนภาพฉบบั สดุ ทา้ ยทัง้ หมด 1.2.3 ข้อผิดพลาดใน DFD

12 การเขียน DFD อาจะเขียนได้หลายแบบ ผลลัพธ์ฉบับสุดท้ายอาจจะไม่ เหมือนกันถ้าเขียนโดยนักวิเคราะห์ระบบคนละคน ถึงอย่างไรแนวทางการเขียน DFD ซ่ึงจะช่วยให้ เราเขียน DFD ไดถ้ ูกต้องมากขนึ้ กม็ อี ย่บู า้ ง ซ่ึงพอสรุปได้ดังน้ี 1) ถา้ DFD ซับซ้อนมาก ทุก ๆ นวิ้ ในกระดาษถูกใชง้ านทั้งหมด แสดงว่า DFD น้ัน ควรจะแตกยอ่ ยไปอกี ระดับหนงึ่ หรอื มากกว่าหนึง่ 2) ข้อมูลที่ออกจากโพรเซส หรือผลลัพธ์มีข้อมูลขาเข้าไม่เพียงพอ เราจะต้อง พิจารณาแผนภาพต่อไปอีก แต่ที่สาคัญไม่ควรใส่ข้อมูลที่ไม่เคยใช้เข้ามาในโพรเซสเป็นอันขาด 3) การตั้งชื่อโพรเซส น้ันไม่ง่ายนัก อาจจะมีปัญหา 2 อย่างคือ โพรเซส น้ันควรจะ แยกออกเป็น 2 ส่วน หรือเรา ไม่ทราบว่ามีอะไรเกิดข้ึนบ้างในโพรเซสน้ัน ๆ ในกรณีน้ีเราต้องศึกษา ระบบใหล้ ะเอยี ดย่งิ ขนึ้ 4) จานวนระดับในแตล่ ะแผนภาพแตกต่างกันมาก เช่นโพรเซสท่ี 1 มีลกู 2 ช้ัน แต่ โพรเซสท่ี 2 มีลูก 10 ช้ันแสดงว่าการแบ่งจานวนโพรเซสไม่ดีนัก จานวนลูกของโพรเซสไม่จาเป็นต้อง เท่ากัน แต่ไม่ควรจะแตกต่างกันมากนัก 5) มีการแตกแยกยอ่ ยขอ้ มลู รวมตัวของขอ้ มูล หรือมีการตดั สินใจในโพรเซส แสดง ว่าโพรเซสน้ันไม่ถูกต้องการแยกข้อมูล หรือรวมตัวของข้อมูลเป็นหน้าที่ของพจนานุกรมข้อมูล การ ตดั สนิ ใจเป็นรายละเอยี ดอยใู่ น คาอธบิ ายโพรเซส การสร้าง DFD ท่ีดีเปน็ งานท่ียากทสี่ ดุ สาหรบั นักวิเคราะห์ระบบมือใหม่ หรือ แมแ้ ต่ผทู้ ม่ี ีประสบการณ์มาแลว้ กต็ าม DFD ทไ่ี มด่ ีจะทาให้ผลลัพธ์สุดทา้ ยของระบบออกมาไม่ดีเชน่ เดยี ว กันทง้ั น้ีเนอ่ื งจาก DFD เป็นรากฐานสาหรับการออกแบบและพฒั นาโปรแกรม โดยสรุป คุณลักษณะของสารสนเทศท่ีดีและมีประสิทธิภาพ จะต้องประกอบด้วย 7 ลักษณะ ได้แก่ มีสาระสาคัญ (relevant) เช่ือถือได้ (reliable) ครบถ้วน (complete) ทันเวลาต่อ การตัดสินใจ (timely) เข้าใจง่าย (simple format) ตรวจทานได้ (verifiable) คุ้มทุน (cost effective) สาหรับหน้าท่หี ลักของระบบสารสนเทศ ประกอบไปด้วย การเก็บรวบรวมและการจัดเก็บ (gathering and storing) การแปรสภาพ (manipulating) การควบคุมระบบ (system control) ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์ ประกอบไปด้วย อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (computer hardware) โ ป ร แ ก ร ม ห รื อ ชุ ด ค า ส่ั ง (software) อุ ป ก ร ณ์ โ ท ร ค ม น า ค ม (telecommunication) บคุ ลากร (people) และข้นั ตอนงาน (procedure) โปรดศกึ ษาเน้ือหาสาระตอนที่ 2 ตอ่ ไป

13