งานสารบรรณ-02 ชนิดและแบบหนังสือราชการ

๒ ชนิ ดและแบบ หนังสือราชการ

ความหมายของหนังสือราชการ ตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วย ง า น ส า ร บ ร ร ณ พ . ศ . ๒ ๕ ๒ ๖ ไ ด้ ใ ห้ ความหมายของคาว่า“หนังสือ” หมายถึง ห นั ง สื อ ร า ช ก า ร แ ล ะ ร ะ เ บี ย บ ส า นั ก นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๔๘ ได้แก้ไขเพ่ิมเติมระเบียบ ข้อ ๙ ไว้ว่า “หนังสือราชการ” คือ เอกสารท่ี เป็นหลกั ฐานในราชการได้แก่ 2

๑ หนังสือท่ีมีไปมาระหว่างส่วนราชการ ๒ หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถงึ บคุ คลภายนอก ๓ หนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการ ๔ เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขึน้ เพื่อเป็นหลกั ฐานในราชการ ๕ เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ๖ ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสื อที่ ได้รับจากระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนิกส์ 3

ชนิ ดของหนังสือราชการ ๑หนังสือภายนอก ๒ หนังสือภายใน ๓หนังสือประทบั ตรา ๔ หนังสือสงั่ การ ๕หนังสือ ๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึน้ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ ประชาสมั พนั ธ์ 4

หนังสือภายนอก ตามระเบียบข้อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็ น แบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็ นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการ หรอื ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรอื ท่ีมีถึงบุคคลภายนอก โดยจะต้องจัดทาตามแบบท่ี ๑ และกรอก รายละเอียดดงั นี้ 5

๑. ท่ี ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่องตามท่ี กาหนดไว้ทบั เลขทะเบียนหนังสือส่ง ตวั อย่างเช่น ท่ี ศธ ๐๖๐๑/๑๒๕ ๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานท่ี ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็ นเจ้าของหนังสือนัน้ และให้ลง ท่ีตงั้ ไว้ด้วย ตวั อย่างเช่น สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ ถนนราชดาเนินนอก กรงุ เทพฯ ๑๐๓๐๐ 6

๓. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลข ของปี พทุ ธศกั ราชที่ออกหนังสือ ตวั อย่างเช่น ๑๔ เมษายน ๒๕....... ๔. เร่อื ง ให้ลงเรือ่ งย่อท่ีเป็นใจความสนั้ ท่ีสดุ ของหนังสือฉบบั นัน้ ในกรณี ที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือเดิม ตวั อย่างเช่น เร่ือง เลื่อนเงินเดือนข้าราชการ ๕. คาขึน้ ต้น ให้ใช้คาขึน้ ต้นตามฐานะของผรู้ บั หนังสือ ตามตารางการใช้ คาขึน้ ต้น สรรพนามและคาลงท้ายที่กาหนดไว้ แล้วลงตาแหน่งของผทู้ ่ี หนังสือนัน้ มีถึง ตวั อย่างเช่น เรียน ผอู้ านวยการวิทยาลยั พณิชยการธนบรุ ี 7

๖. อ้างถงึ (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกนั เฉพาะหนังสือที่ส่วน ราชการผรู้ บั หนังสือได้รบั มาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดกต็ าม โดย ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือวนั ท่ี เดือน ปี พทุ ธศกั ราชของหนังสือนัน้ อ้างถึง หนังสือกระทรวงศึกษาธิการ ท่ี ศธ ๐๒๐๒/๒๓๒๓ ลงวนั ท่ี ๑๖ พฤษภาคม ๒๕....... ๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไป พร้อมกบั หนังสือนัน้ ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกนั ได้ ให้แจ้ง ด้วยว่าส่งไปโดยทางใด ตวั อย่างเช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย วารสารวิทยาลยั พณิชยการธนบรุ ี จานวน ๑ เล่ม 8

๘. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย หากมี ความประสงคห์ ลายประการให้แยกเป็นข้อๆ ๙. คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผ้รู บั หนังสือ ตามตาราง การใช้คาขึน้ ต้น สรรพนามและคาลงท้ายท่ีกาหนดไว้ ตวั อย่างเช่น ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง ๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของ ลายมือชื่อไว้ใต้ลายมอื ชื่อ ตามรายละเอียดท่ีกาหนดไว้ ตวั อย่างเช่น ลายมือช่ือ (นายสทุ ธิพงษ์ จลุ เจริญ) 9

๑๑. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ ตวั อย่างเช่น ลายมือช่ือ (นายสทุ ธิพงษ์ จลุ เจริญ) อธิบดีกรมส่งเสริมการปกครองท้องถ่ิน ๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรอื หน่วยงานที่ออกหนังสือ 10

๑๓. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ โทรสาร ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ และถ้ามีหมายเลขภายในต้สู าขา ไปรษณีย์ อิเลก็ ทรอนิกส์ เวบ็ ไซต์ กใ็ ห้ใส่เพิ่มไว้ด้วย ตวั อย่างเช่น โทรศพั ท์ ๐ ๒๔๖๗ ๕๑๓๘ ต่อ ๗๑๓ โทรสาร ๐ ๒๔๕๗ ๙๗๒๗ Website : http://www.panitthon.ac.th E-mail : [email protected] ๑๔. สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีท่ีผสู้ ่งทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรอื บุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผ้รู บั ทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ ผ้ใู ดบ้าง ให้พิมพช์ ื่อเต็มหรือช่ือย่อของส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลท่ี ส่งสาเนาไปให้ เพ่ือให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผสู้ ่งและผรู้ บั 11

12

หนังสือภายใน ตามระเบียบข้อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติ ดต่อราชการท่ีเป็ นแบบพิธีน้ อย กว่าหนังสือภายนอก เป็ นหนังสือติดต่อ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ โดย จะต้องจัดทาตามแบบท่ี ๒ และกรอก รายละเอียดดงั นี้ 13

๑. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของ เรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ๒. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของ เจ้าของเรื่องตามท่ีกาหนดไว้ ทบั เลขทะเบยี น หนังสือส่ง เช่น ท่ี ศธ ๐๕๘๑.๐๓/๕๐๕ ๓. วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกหนังสือ ตวั อย่างเช่น ๒๐ พฤษภาคม ๒๕......... 14

๓. วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และ ตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกหนังสือ ตวั อย่างเช่น ๒๐ พฤษภาคม ๒๕......... ๔. เร่ือง ให้ลงเรอื่ งย่อท่ีเป็นใจความสนั้ ที่สดุ ของ หนังสือฉบบั นัน้ ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเน่ืองให้ ลงเร่ืองเดิมของหนังสือฉบบั เดิม ตวั อย่างเช่น เรอื่ ง ขอให้สารวจนักเรียน/นักศึกษาพ้นสภาพ ๕. คาขึน้ ต้น ให้ใช้คาขึน้ ต้นตามฐานะของผ้รู บั หนังสือตามตารางการใช้คาขึน้ ต้น สรรพนามและ คาลงท้ายท่ีกาหนดไว้ 15

๖. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย ๗. การลงช่ือและตาแหน่ง ให้ลงลายมือช่ือเจ้าของ หนังสือ และให้พิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ ใต้ลายมือช่ือ ส่วนตาแหน่งให้ลงตาแหน่งของ เจ้าของหนังสือ ตวั อย่างเช่น ลายมือชื่อ (นายณรงค์ แผว้ พลสง) เลขาธิการคณะกรรมการการอาชีวศึกษา 16

17

หนังสือประทบั ตรา หนังสือประทบั ตรา คือ หนังสือที่ ใช้ประทบั ตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้ าส่วนราชการระดับกรม ขึ้ น ไ ป โ ด ย ใ ห้ หั ว ห น้ า ส่ ว น ราชการระดบั กอง หรือผ้ทู ี่ได้รบั ม อ บ ห ม า ย จ า ก หัว ห น้ า ส่ ว น ราชการระดับกรมขึ้นไป เป็ น ผรู้ บั ผิดชอบลงช่ือย่อกากบั ตรา 18

๑. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรอ่ื งตามที่ กาหนดไว้ และทบั เลขทะเบียนหนังสือส่ง ตวั อย่างเช่น ท่ี ศธ ๐๖๐๑/๑๒๓ ๒. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรอื บคุ คลท่ีหนังสือนัน้ มี ถึง ตวั อย่างเช่น ถึง กรมที่ดิน ๓. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย 19

๔. ช่ือส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่สง่ หนังสือออก ตวั อย่างเช่น กระทรวงมหาดไทย ๕. ตราช่ือส่วนราชการ ใช้ตามระเบียบหมวด ๔ ข้อ ๗๒ ตามแบบท่ี ๒๗ โดยให้ประทบั ตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกสีแดง และให้ผรู้ บั ผิดชอบลง ลายมือชื่อย่อกากบั ตราดงั ภาพ 20

สาหรบั ส่วนราชการใดท่ีมีการติดต่อกบั ต่างประเทศ จะให้มีช่ือภาษาต่างประเทศ เพิ่มขึน้ ด้วยกไ็ ด้โดยให้อกั ษรไทยอยขู่ อบบน และอกั ษรโรมนั อยขู่ อบล่างของตรา ดงั ภาพ 21

๖. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ออกหนังสือ ตวั อย่างเช่น สานักนายกรฐั มนตรี ๒๐ พฤษภาคม ๒๕....... ๗. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือ หน่วยงานที่ออกหนังสือ ๘. โทรศพั ท์ โทรสาร หรือท่ีตัง้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วน ราชการเจ้าของเรอื่ งและหมายเลขภายในต้สู าขาด้วย 22

23

หนังสือสงั่ การ ตามระเบียบข้อ ๑๕ หนังสือสงั่ การมี ๓ ชนิด ได้แก่ ๑ คาสงั่ คือ บรรดาข้อความท่ีผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ การให้ . ปฏิบตั ิโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ ๒ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผ้มู ีอานาจหน้าท่ีได้วาง ไว้โดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ ๓ ข้อบงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผมู้ ีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายท่ีบญั ญตั ิให้กระทาได้ 24

หนังสือประชาสมั พนั ธ์ ตามระเบียบข้อ ๑๙ หนังสือประชาสมั พนั ธ์ มี ๓ ชนิด ได้แก่ ๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศ . หรอื ชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ๒ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการ แถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ ๓ ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเหน็ สมควร . เผยแพรใ่ ห้ทราบให้ 25

หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาขึน้ หรือรบั ไว้ เป็นหลกั ฐานในราชการ หนังสือท่ีเจ้าหน้ าท่ีทาขึ้นหรือรับไว้เป็ นหลักฐานใน ราชการ คือ หนังสือท่ีทางราชการทาขึน้ นอกจากหนังสือที่ กล่าวมาแล้วทงั้ ๕ ชนิ ด หรือหนังสือท่ีหน่วยงานอื่นใดซึ่ง มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรบั ไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ 26

๑. หนังสือรบั รอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรบั รอง แก่บุคคล นิ ติบุคคล หรือหน่วยงาน เพ่ือวตั ถปุ ระสงคอ์ ย่างหน่ึง อย่างใดให้ปรากฏแก่บคุ คลโดยทวั่ ไปไม่จาเพาะเจาะจง ๒. รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความคิดเห็นของผู้มา ประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ และมติของท่ีประชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน ๓. บนั ทึก ๔. หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดขึ้นเน่ืองจาก การปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้าท่ี เพ่ือเป็นหลกั ฐานในราชการ 27