การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ

เอกสารประกอบการเรียนรู้ การพิ มพ์ จดหมายธุรกิจไทย แบบราชการ ครูภิญณภัทร ทัศนะภาค

1 สาระสำคัญ เอกสารต่าง ๆ ที่ใช้ในวงการธุรกิจมีหลายชนิด จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อ ไปมาระหว่างหน่วยงานธุรกจิ กับหนว่ ยงานทางราชการ เพ่ือให้ถือปฏิบัติแนวเดยี วกนั และเป็นแบบสากลนิยม จึงมี การกำหนดแบบฟอรม์ ของจดหมายธรุ กจิ ไทยแบบราชการขนึ้ สมรรถนะประจำหนว่ ย 1. แสดงความรู้เก่ยี วกบั การพิมพ์จดหมายธรุ กิจไทยแบบราชการ 2. พมิ พ์จดหมายธรุ กิจแบบราชการถูกต้องและรวดเร็ว สาระการเรียนรู้ 1. ความหมายของจดหมายธุรกิจ 2. ความสำคญั ของจดหมายธรุ กจิ 3. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ 4. หลกั ปฏบิ ตั ิในการพิมพ์จดหมายธรุ กิจไทยแบบราชการ 5. รปู แบบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ 6. ตวั อย่างจดหมายธรุ กิจไทยแบบราชการ จุดประสงคก์ ารเรยี นรู้ 1. บอกความหมายของของจดหมายธุรกิจได้ 2. บอกความสำคัญของจดหมายธุรกจิ ได้ 3. อธบิ ายสว่ นประกอบของจดหมายธุรกจิ ได้ 4. อธิบายหลกั ปฏิบตั ิในการพมิ พจ์ ดหมายธุรกิจไทยแบบราชการได้ 5. อธบิ ายและสรปุ รปู แบบจดหมายธรุ กจิ ไทยแบบราชการได้ 6. สามารถพิมพจ์ ดหมายธุรกจิ แบบราชการไดถ้ กู ต้อง รวดเร็ว สวยงาม 20216-2101 พิมพ์ไทยขน้ั พฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

2 ความหมายของจดหมายธรุ กจิ จดหมายธรุ กจิ หมายถงึ การเขียนหรือการพมิ พเ์ อกสารหรือจดหมายเพ่ือใชใ้ นการตดิ ต่อสื่อสารระหว่าง บคุ คลหรือองคก์ รต่าง ๆ ในวงธุรกจิ การค้า หรือการเงนิ ของผู้สง่ สารและผรู้ บั สาร เชน่ การเสนอขายสินค้า การส่ง สินค้า การติดตามเพื่อร้องเรียนความผิดพลาดของสินค้า หรือความเสียหายจากการทำธุรกิจ จดหมายธุรกิจ มีความแตกต่างจากการเขียนจดหมายส่วนตัวด้านการใช้ถ้อยคำในการเขียนและรูปแบบที่เป็นทางการ โดย จดหมายธุรกจิ จะตอ้ งใช้ภาษาทีเ่ ปน็ ทางการไมใ่ ช้ภาษาพดู ความสำคญั ของจดหมายธุรกจิ การเขียนหรือการพิมพ์จดหมายธุรกิจมีความสำคัญในการทำธุรกิจทั้งด้านการเงิน การบริการในด้าน ต่าง ๆ การคา้ ขาย ซึง่ มคี วามสำคญั ในการตดิ ต่อทงั้ ภาครฐั และภาคเอกชน ดังนี้ 1. ประหยัดเวลาและคา่ ใชจ้ ่ายในการเดินทางเพื่อตดิ ตอ่ ส่ือสารกนั 2. เป็นเอกสารที่สามารถป้องกันการคลาดเคลื่อนที่สำคัญทางด้านหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจาก เปน็ ลายลกั ษณ์อักษรทช่ี ัดเจน 3. เปน็ การสือ่ สารสมั พันธท์ ่ีดใี นการติดต่อส่ือสารระหว่างผ้รู บั สารและผู้ส่งสารของธรุ กิจซ้ือขาย 4. เป็นการแจง้ ขา่ วสารทางดา้ นธุรกิจใหม่ใหก้ ับผูร้ ว่ มธุรกจิ ส่วนประกอบของจดหมายธรุ กจิ 1. ท่ีอย่ขู องผเู้ ขยี นและผู้ส่งทช่ี ัดเจน โดยนิยมพมิ พ์ไวส้ ว่ นหวั ของจดหมาย 2. เลขทจี่ ดหมาย นยิ มพิมพม์ ุมซา้ ยของจดหมายธรุ กจิ ไทยแบบราชการ 3. วัน เดือน ปี ในการพิมพจ์ ดหมาย 4. เรอ่ื ง โดยระบเุ รอื่ ง หรอื สาระสำคัญในการติดตอ่ ส่อื สารของจดหมายฉบบั น้ัน 5. สิง่ ทแ่ี นบมาดว้ ยหรอื สิ่งที่ส่งมาด้วย เปน็ สว่ นทีร่ ะบเุ อกสารที่ส่งมาพรอ้ มกับจดหมายฉบบั นนั้ 6. คำขึน้ ต้น เพ่ือเปน็ การกลา่ วทกั ทายกอ่ นการเร่ิมเขยี นจดหมาย นยิ มใชค้ ำวา่ “เรียน” 7. เน้ือหา การแบ่งเน้ือหาเปน็ ตอน ๆ เพ่ือให้ผู้รับสารเกดิ ความเขา้ ใจเน้ือหาท่ตี ้องการส่อื 8. คำลงทา้ ย เป็นการกลา่ วคำลาผูท้ ไ่ี ด้อ่าน นยิ มใชค้ ำวา่ “ขอแสดงความนบั ถือ” 9. ลายมอื ช่อื เปน็ การลงลายมอื ชอื่ ของเจา้ ของกิจการ การค้า หรอื บริษทั ห้างร้าน 10. ชื่อเต็ม โดยระบุชื่อเต็มของเจ้าของกิจการ การค้า หรือบริษัทห้างร้าน ได้แก่ ชื่อ นามสกุล และ บอกสถานะของตำแหนง่ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้นั พฒั นาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

3 หลกั ปฏบิ ัติในการพมิ พจ์ ดหมายธรุ กจิ แบบราชการ การตั้งคา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1. การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร บน 1.5 เซนติเมตร ขอบล่าง 2 เซนตเิ มตร 2. การตั้งระยะบรรทัด ใหใ้ ชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกติ คอื 1 เทา่ หรือ Single 3. การก้ันค่าไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อย่รู ะหว่าง 0-16 เซนติเมตร วธิ ีพมิ พ์ 1. หวั จดหมาย ใช้ช่อื และท่อี ยูข่ องกจิ การ โดยปกติใชก้ ระดาษหวั จดหมายสำเรจ็ รูป 2. เลขที่หนังสือออก (ถ้ามี) พิมพ์ชิดกั้นระยะซ้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายของที่อยู่ ในหัวจดหมาย เทา่ กับระยะบรรทัดปกติ และเพิม่ คา่ กอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) พิมพ์เลขที่หนังสือออกทับ (/) ปี พ.ศ. เช่น 12/2565 ธุรกิจบางแห่ง กำหนดเลขทหี่ นังสอื ออกโดยใช้อักษรของหน่วยงานตามด้วยเลขรหัสและทบั ด้วยเลขท่ี หนังสือออก เช่น คก 65/12 เปน็ ตน้ 3. วัน เดอื น ปี พิมพ์ห่างจากเลขที่หนังสือออก (ถ้ามี) โดยกด 1 Enter + Before 6 pt ส่วนใหญ่ จะนิยมใช้เลขอารบิก โดยไมใ่ สค่ ำวา่ “วันที”่ และ “พ.ศ.” เรม่ิ พมิ พท์ ่กี งึ่ กลางกระดาษ (ระหวา่ งวนั เดอื น ปี เว้น 2 วรรค) 4. เร่อื ง พิมพ์ห่างจากวัน เดือน ปี โดยกด 1 Enter + Before 6 pt พิมพ์ชิดกั้นระยะซ้าย (เวน้ 2 วรรค แลว้ จงึ พิมพ์ข้อความ) 5. เรยี น (คำขน้ึ ตน้ ) พมิ พห์ า่ งจากเรื่อง โดยกด 1 Enter + Before 6 pt พมิ พช์ ดิ ก้นั ระยะซา้ ย (เว้น 2 วรรค แล้วจึงพิมพ์ชือ่ บคุ คลหรอื ตำแหนง่ ของบุคคลท่ีมจี ดหมายไปถึง) 6. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) พิมพ์ห่างจากคำขึ้นต้น โดยกด 1 Enter + Before 6 pt พิมพ์ชิดกั้นระยะ ซ้าย และเว้นวรรค 2 วรรค ตามด้วยข้อความว่าส่งอะไรมาบ้าง ถ้าสิ่งที่ส่งมาด้วย มมี ากกว่า 1 รายการ ควรแบ่งออกเป็นขอ้ ๆ 7. ขอ้ ความ พิมพ์ห่างจากสิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) โดยกด 1 Enter + Before 6 pt ย่อหน้า 2.5 เซนตเิ มตร ปกติจะมี 2-3 ยอ่ หนา้ ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งข้อความแตล่ ะย่อหน้าห่าง เท่ากบั ระยะบรรทัดปกติ และเพ่ิมค่ากอ่ นหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 8. คำลงทา้ ย พิมพ์ห่างจากข้อความบรรทัดสุดท้าย โดยกด 1 Enter + Before 6 pt เริ่มพิมพ์ตรง กึ่งกลางกระดาษตรงกับวันที่ การใช้คำลงท้ายนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ควรใชใ้ ห้ถูกต้องกับระดบั ชนั้ ของผูร้ ับหนงั สือดว้ ย 9. ชอื่ ผ้ลู งนาม ให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัดจากคำลงท้าย (4 Enter) พิมพ์ชื่อพร้อม คำนำหน้าชอ่ื และนามสกุลในวงเลบ็ โดยพิมพว์ างศูนย์กับคำลงท้าย 10. ตำแหน่ง พิมพ์ใต้ชื่อผู้ลงนาม โดยพิมพว์ างศนู ยก์ ับคำลงท้าย โดยกด 1 Enter 20216-2101 พิมพไ์ ทยขน้ั พฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

4 11. ชื่อยอ่ อา้ งอิง พมิ พใ์ ต้ตำแหน่ง โดยกด 1 Enter + Before 6 pt ชิดกั้นระยะซา้ ย โดยใช้อักษรย่อ ตัวแรกของชื่อและนามสกุล เช่น ผู้พิมพ์ชื่อ ภิญณภัทร ทัศนะภาค ใช้ชื่อย่อว่า ภท เป็นต้น 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้ันพัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภัทร ทัศนะภาค

5 รูปแบบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ หัวจดหมาย วัน เดอื น ปี 1 Enter + Before 6 pt เรื่อง 1 Enter + Before 6 pt คำขน้ึ ต้น 1 Enter + Before 6 pt ส่ิงทส่ี ง่ มาดว้ ย 1 Enter + Before 6 pt ย่อหน้า 2.5 ซม. ข้อความ 1 Enter + Before 6 pt ย่อหน้า 2.5 ซม. ข้อความ 1 Enter + Before 6 pt 1 Enter + Before 6 pt คำลงท้าย เรม่ิ พมิ พ์ท่กี ึ่งกลาง 4 Enter (3 บรรทดั ) 1 Enter + Before 6 pt (ชือ่ -นามสกลุ ) วางศูนย์กบั คำลงทา้ ย ตำแหน่ง วางศนู ยก์ บั คำลงท้าย ชือ่ ย่ออ้างอิง 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

6 ตวั อย่างจดหมายธรุ กจิ ไทยแบบราชการ บริษัท เกียรตไิ พศาลขนส่ง จำกัด 302-7 ตรอกวดั จันทร์ (ซอยวาโก)้ ถนนพระราม 3 แขวงบางโคล่ เขตยานนาวา กทม. 10120 โทร. 0 2291 6508-9 แฟกซ์ 0 2291 7623 9 กนั ยายน 2564 เรอื่ ง ขอเสนอราคาคา่ บรรทุกสินคา้ เรียน ผู้จัดการบรษิ ัท สรีภณั ฑ์ จำกดั สง่ิ ท่สี ่งมาด้วย แผนทเี่ ส้นทางขนส่ง จำนวน 1 ชุด ตามที่ท่านได้สอบถามเกี่ยวกับราคาค่าบรรทุกสินค้าไปยังจังหวัดภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ทกุ จงั หวัด นน้ั บริษัทฯ ขอเรียนให้ทราบว่า บริษัทฯ เป็นผู้จัดส่งสินค้าทั่วภาคตะวันออกเฉียงเหนือในทุก จังหวัดและทุกอำเภอ โดยคิดราคาค่าบรรทุกสินค้ากล่องใหญ่ 80 บาท/กล่อง สำหรับเขตอำเภอเมือง 100 บาท/กล่อง สำหรับเขตต่างอำเภอ ส่วนกล่องเล็กคิดราคา 40 บาท/กล่อง ในเขตอำเภอเมือง และสำหรับเขต ต่างอำเภอ 50 บาท/กล่อง บริษัทฯ ขอเรียกเก็บเงินค่าบรรทุกสินค้าหลงั จากวางบลิ 15 วัน หากสินค้าเกิดความเสียหาย หรือสูญหายในระหว่างการขนสง่ ทางบริษัทฯ ยินดีรับผิดชอบตามความเสียหายจรงิ นอกจากนี้ บริษัทฯ ยินดี จัดรถไปรับสินค้าท่โี กดงั ของทา่ น ในกรณสี นิ ค้าเตม็ 1 คนั รถ จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณา บริษทั ฯ หวงั เปน็ อยา่ งยิ่งว่าคงจะไดร้ ับเรียกใชบ้ รกิ ารจากท่าน ขอแสดงความนบั ถอื (นางสาววลัยลักษณ์ ออ่ นน้อม) ผู้จดั การ จร 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขน้ั พัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทัศนะภาค

7 เอกสารอ้างองิ พาณี ล้ออุทัย และสุธรรม วิชชุรังษี. พิมพ์ไทยขั้นพัฒนา. กรุงเทพฯ : บริษัท พัฒนาวิชาการ (2535) จำกัด. 2560. วรรณี ชดิ เช้ือวงศ.์ พมิ พ์ไทยขัน้ พฒั นา. กรุงเทพฯ : สำนกั พมิ พ์ศนู ย์สง่ เสรมิ อาชีวะ. 2557. สดุ าทพิ แดงค้ำคุณ. พมิ พ์ประยกุ ต.์ นนทบุรี : บรษิ ัท สำนกั พิมพ์เอมพันธ์ จำกดั . 2563. 20216-2101 พิมพไ์ ทยข้ันพัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

Notes Date:

การพิ มพ์ จดหมายธุรกิจไทย แบบราชการ