การใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อจัดทำเอกสารในงานสำนักงาน

20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ เอกสารประกอบการเรียนการสอน การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เพื่อจัดทำเอกสารในงานสำนักงาน ครูภิญณภัทร ทัศนะภาค

1 สาระสำคญั โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) คือ โปรแกรมที่ใช้สร้างงานเอกสาร แทนเครื่องพิมพ์ดีด และมีคุณสมบัติพิเศษ เช่น พิมพ์ตัวอักษรได้หลายรูปแบบ แทรกตาราง รูปภาพ รูปร่าง และแผนภูมิลงในเอกสาร ได้ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการตดั คำ ตรวจคำผิด รวมทั้งเคร่ืองมือที่จะช่วยสร้างเอกสารแบบต่าง ๆ จึงทำ ให้เราสามารถสร้างเอกสารได้อย่างมีคุณภาพ สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ในประเทศไทย ไดแ้ ก่ โปรแกรม Microsoft Word สมรรถนะประจำหน่วย แสดงความรเู้ กี่ยวกบั การใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพอื่ จดั ทำเอกสารในงานสำนกั งาน สาระการเรียนรู้ 1. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ 2. ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ 3. ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคำ 4. หน้าตา่ งโปรแกรม Microsoft Word 5. การเรยี กใช้แถบคำสัง่ ตา่ ง ๆ (เครอื่ งมือในริบบอน) 6. การจัดการส่วนตา่ ง ๆ ของหนา้ ตา่ ง Microsoft Word 7. การสร้างเอกสาร การเปดิ ไฟล์ การปิดไฟล์ การบันทึก และการออกจากโปรแกรม 8. การกำหนดคา่ เริม่ ต้นในการสรา้ งเอกสาร 9. การจัดรูปแบบยอ่ หน้าและการก้นั ระยะ 10. การบำรุงรกั ษาเคร่ืองคอมพวิ เตอร์เบื้องตน้ 20216-2101 พิมพ์ไทยขน้ั พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

2 จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. บอกความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำได้ 2. บอกความสำคญั ของโปรแกรมประมวลผลคำได้ 3. บอกประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคำได้ 4. บอกส่วนประกอบหนา้ ตา่ งโปรแกรม Microsoft Word ได้ 5. เรียกใช้แถบคำส่งั ต่าง ๆ (เครื่องมือในรบิ บอน) ได้ 6. จดั การส่วนต่าง ๆ ของหน้าตา่ ง Microsoft Word ได้ 7. สรา้ งเอกสาร เปิดไฟล์ ปิดไฟล์ บันทกึ และออกจากโปรแกรมได้ 8. กำหนดคา่ เรม่ิ ตน้ ในการสรา้ งเอกสารได้ 9. จัดรูปแบบยอ่ หนา้ และการก้นั ระยะได้ 10. บำรงุ รักษาเคร่ืองคอมพิวเตอรเ์ บื้องต้นได้ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขั้นพฒั นาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

3 ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processer) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสชิ่ง (Word Processing) เป็นโปรแกรมทเี่ นน้ การจัดพิมพ์เอกสาร ปจั จุบันนยิ มใชโ้ ปรแกรมไมโครซอต์ฟเวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรม ประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชพี อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงาน ด้านพมิ พเ์ อกสารทุกชนิด สามารถพมิ พ์เอกสารออกมาเป็นชดุ ๆ ซง่ึ เอกสารเป็นจดหมาย บนั ทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ ฯลฯ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้ อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบสะกดคำและหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิกในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมเอกสารได้ตลอดเวลา สร้างโบรชัวร์ (Brochures) สร้างงานด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และ จดหมายขา่ ว (Newsletters) เปน็ ต้น ความสำคญั ของโปรแกรมประมวลผลคำ ปัจจุบันแนวโน้มความสำคัญของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการ เอกสารต่าง ๆ ในทุกสาขาอาชีพให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนาความสามารถของโปรแกรมชุดสำนักงาน ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ชั่นใหม่ที่จะช่วยให้ค้นหาข้อมูล บริการอินเทอร์เน็ต หรือข้อมูลประเภทอื่น ๆ และช่วยให้ ทำงานรว่ มกันไดด้ ีข้ึน ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคำ ปัจจุบันสำนักงานหรือหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ใน การพิมพ์เอกสาร บทความ และรายงานต่าง ๆ เนื่องจากสามารถปรับปรุงแก้ไข เพิ่มเติม จัดข้อความ แทรก ข้อความ รวมขอ้ ความ และรวมไปถงึ การสร้างสีสนั ให้กบั เอกสาร ใหส้ วยงามมากย่งิ ขน้ึ อกี ดว้ ย ซ่ึงมีประโยชน์ดังนี้ 1. ด้านการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบ ของกระดาษ แตจ่ ัดเกบ็ ในรปู แบบของไฟล์ขอ้ มูล ทำให้ขอ้ มูลอยู่ได้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบรู ณ์ 2. การเรียกใช้ข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูลและตำแหน่ง ที่จดั เกบ็ ก็สามารถหาและเปดิ ใช้งานไดอ้ ย่างรวดเร็ว 3. การทำสำเนา เมื่อผู้ใช้ทำเอกสารขึ้นมาแล้ว สามารถพิมพ์ (Print) ทางเครื่องพิมพ์ได้ ตามจำนวน ท่ตี ้องการ สามารถนำไปใชเ้ ป็นสำเนาได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 20216-2101 พิมพไ์ ทยขน้ั พัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

4 4. การคน้ หาและแก้ไขเอกสาร เมื่อพมิ พ์เอกสารแล้วสามารถค้นหาคำที่ต้องการในเอกสารได้ และหาก ต้องการแก้ไขคำในเอกสารก็สมารถแก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เครื่องมือแก้ไขคำที่เมหือนกัน โดยแทนที่คำที่ เหมอื นกนั ด้วยคำใหมท่ ่ีกำหนดขนึ้ มาไดท้ ันที 5. การจัดรูปแบบเอกสาร สามารถจัดรูปแบบของเอกสารได้ดีและมีประสิทธิภาพ เช่น ตั้งระยะ ด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความ หรือตัวเลขที่หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ ของแตล่ ะหน้าอตั โนมตั ิ 6. การใช้รูปแบบที่จัดไว้แล้ว สามารถใช้การจัดรูปแบบของเอกสารที่มีไว้ให้ เพื่อช่วยให้การสร้าง เอกสารเกิดความสะดวกและเป็นมาตรฐาน โดยใช้แม่แบบสำเร็จรูปในการสร้างเอกสาร เช่น หัวกระดาษ ท้าย กระดาษ เป็นต้น ซ่ึงหลังจากใชร้ ปู แบบแล้ว สามารถเปลย่ี นเป็นแบบที่ต้องการก็ได้ ทัง้ นี้ผใู้ ช้กส็ รา้ งเองได้ด้วย เช่น รายงานการประชมุ 7. การตรวจสอบคำผิดลักษณะใหม่ เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความ สอดคล้องกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้มีการแก้ไขและแทนคำที่พิมพ์ผิดด้วยคำที่ใกล้เคียง หรือถูกต้องโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพ และตรวจสอบคำผิดนั้นเป็นพจนานุกรมแยกคำ จึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความ ละเอียดมากขึ้น 8. การใช้เอกสารร่วมกัน Microsoft Office Word จะช่วยรวบรวมและจัดการตรวจทานแก้ไข ข้อคดิ เหน็ ของผู้รว่ มงานได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 9. สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้ ซง่ึ มีประโยชน์ดงั นี้ 9.1 ช่วยให้งานเอกสารสะดวกข้นึ เช่น การเพมิ่ ลบ แทรกข้อความ การทำสำเนา เป็นต้น 9.2 ชว่ ยให้การค้นหาเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสารง่ายข้นึ 9.3 ชว่ ยลดขนั้ ตอนการปฏบิ ัตงิ าน เช่น การทำจดหมายเวยี น 9.4 ด้านการสร้างสีสัน ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงามด้วยกราฟิก รูปวาด รูปภาพ ตามที่ตอ้ งการได้ 9.5 ลดความผิดพลาดของเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่ม โดยตรวจสอบความถูกต้องทางหน้าจอ กอ่ นพิมพ์ หรอื อาจใชร้ ะบบตรวจคำผดิ อัตโนมตั ิ จึงชว่ ยให้เอกสารสมบรู ณ์ 9.6 สามารถคน้ หาและเรยี กใช้ขอ้ มลู ได้งา่ ย 20216-2101 พิมพ์ไทยขนั้ พฒั นาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

5 หนา้ ตา่ งโปรแกรม Microsoft Word โปรแกรม Microsoft Word ปรบั ปรุงความสามารถให้มีประสิทธิภาพดขี ึน้ กวา่ เดิม มหี นา้ ตา่ งสว่ นติดต่อ ผู้ใช้งาน (Interface) ที่มุ่งเน้นผลลัพธ์แบบใหม่จะแสดงเครื่องมือเมื่อผู้ใช้ต้องการในลักษณะที่มีการจัดเรียงและ ชัดเจน การแสดงตวั อย่างเป็นภาพ คลังข้อมูล หรือภาพ (Gallery) รูปแบบตารางอัตโนมัติ เนื้อหาอื่น ๆ จะช่วยให้ ใช้งานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น สามารถเลือกข้อความ ตาราง ลักษณะกราฟิก แบบอักษร หรือแม้แต่องค์ประกอบ ของเนื้อหาที่ใชง้ านบ่อย ๆ ได้อยา่ งง่ายดาย การเรมิ่ ตน้ และรู้จักส่วนประกอบของโปรแกรม หมายเลข 1 แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย เพื่อสะดวก ในการใชง้ านได้รวดเร็วและสามารถเพิม่ เขา้ มาใชง้ านได้ หมายเลข 2 ปุ่มกำหนดแถบเครื่องมือด่วน (Customize Quick Access) เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้กำหนด เครือ่ งมือด่วนมาแสดงทีแ่ ถบเครื่องมือด่วน หมายเลข 3 แถบชื่อเร่อื ง (Title Bar) แสดงชือ่ ไฟลท์ ่ีเปดิ ใช้งานอยใู่ นปจั จบุ ัน หมายเลข 4 ส่วนแสดง/ซ่อน ริบบอน (Ribbon Display) ให้ผู้ใช้สามารถเลือกได้ 3 ตัวเลือก คือ ส่วน Ribbon ท่ีซ่อนโดนอัตโนมตั ิ สว่ นแสดงแท็บ และส่วนแสดงแทบ็ และคำส่งั หมายเลข 5 ป่มุ ควบคมุ หนา้ ต่างเอกสาร (Control Button) ใช้เพอ่ื ย่อหน้าต่างเอกสาร ขยายหน้าต่าง และปดิ หนา้ ตา่ งเอกสาร หมายเลข 6 แถบแฟ้ม (File Tab) แสดงคำสั่งสร้าง เปิด บันทึก แสดงตัวอย่างและพิมพ์ เอกสาร จัดเตรียมเอกสารสำหรับการกระจาย ส่งสำเนาเอกสารให้กับผู้อื่น กระจายเอกสารไปยังบุคคลอื่น สามารถ กำหนดคา่ พน้ื ฐานตา่ ง ๆ ของตัวเลอื กของโปรแกรม และปดิ โปรแกรม หมายเลข 7 แถบเมนู (Menu Tab) เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งเป็นรายการรายละเอียดที่ต้องเปิดใช้งาน ประกอบดว้ ยแทบ็ หนา้ แรก แทรก ออกแบบ เค้าโครง การอา้ งอิง การสง่ จดหมาย รวี ิว และมุมมอง 20216-2101 พมิ พ์ไทยขัน้ พฒั นาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

6 หมายเลข 8 แถบชุดคำสง่ั (Ribbon) แสดงเคร่ืองมือและเมนคู ำสัง่ ต่าง ๆ ให้เลอื กใช้งานไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ หมายเลข 9 ระยะขอบซ้าย (Left Margin) เป็นแท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้าน ซา้ ยมอื กบั พน้ื ท่สี ำหรับพิมพข์ ้อความ หมายเลข 10 ระยะขอบขวา (Right Margin) เป็นแท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้าน ขวามอื กับพืน้ ทสี่ ำหรบั พมิ พข์ ้อความ หมายเลข 11 ระยะขอบบน (Top Margin) เปน็ แท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้านบน กบั พืน้ ทสี่ ำหรบั พมิ พข์ ้อความ หมายเลข 12 ไม้บรรทัด (Ruler) เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเพื่อบอกระยะของข้อความในเอกสาร มีทงั้ แนวนอนและแนวต้ังมีหน่วยเปน็ นิว้ เซนตเิ มตร หรอื มิลลิเมตร เป็นต้น หมายเลข 13 แถบสถานะ (Status Bar) แสดงสถานะการทำงานของโปรแกรม เช่น จำนวนหน้า การนับจำนวนคำ ภาษาทใี่ ชบ้ นแปน้ พมิ พ์ หมายเลข 14 มุมมองเอกสาร (View Bar) มีหน้าที่ในการแสดงมุมมองในรูปแบบต่าง ๆ รูปแบบการ แสดงผลจอภาพ การทำงานด้านเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทำงานหลายลักษณะ โดยควบคุมจาก เมนคู ำสง่ั View รวมทัง้ ป่มุ เคร่ืองมอื View Tools ทปี่ รากฎใน Status bar มรี ายละเอียดดงั น้ี ➢ มุมมองการอ่านแบบเตม็ หน้าจอ (Read Mode) สามารถอา่ นข้อมลู ภายในเอกสารคล้ายกับ หน้าหนังสือ โดยมีการแบ่งออกเป็น 2 หน้าและจัดเอกสารโดยอัตโนมัติ ให้มีข้อความขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถ อ่านได้อย่างสะดวก ➢ มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout) การเปิดเอกสารครั้งแรก จะพบกับมุมมองน้ี ที่แสดงผลลัพธ์เหมือนกับเอกสารที่พิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์จริง ๆ โดยจะแสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หรือหัว กระดาษ ระยะเวน้ ระหวา่ งขอ้ ความกบั ขอบกระดาษที่กำหนดไว้ ➢ มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout) สามารถอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย ซึ่งคล้ายกบั มมุ มอง Page Layout แตม่ ขี นาดขอ้ ความ ความยาวหน้ากระดาษท่ีใชแ้ สดงข้อความจะต่างกัน เพ่ือให้ อา่ นง่ายขน้ึ เหมาะสำหรับการอ่านเอกสารในลกั ษณะเดยี วกนั กบั ทปี่ รากฎอยบู่ นโปรแกรมเบราว์เซอร์ ➢ มุมมองเค้าร่าง (Outline) มุมมองแสดงเฉพาะข้อความในเอกสารเท่านั้น แสดงเป็น โครงสร้างของเอกสารว่าประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง และแต่ละหัวข้อนั้นมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ มุมมองน้ี เหมาะสำหรบั ใช้จดั ลำดับการนำเสนอเน้อื หา ➢ มุมมองแบบร่าง (Draft) แสดงเอกสารแบบร่าง เพื่อแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยซ่อน องค์ประกอบบางส่วน เชน่ หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ หมายเลข 15 แถบการย่อและขยายเอกสาร (Zoom) ใช้โดยการคลิกเมาสเ์ ลื่อนสไลเดอร์ เพื่อย่อหรือ ขยายเอกสาร หรือคลิกท่ปี ุ่มลบหรือบวก หมายเลข 16 หน้ากระดาษ (Document Windows) เป็นพื้นที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความ รูปภาพ วัตถุ ตา่ ง ๆ และเพ่มิ ขอ้ มลู อ่ืน ๆ ท่ีต้องการลงบนเอกสาร 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพฒั นาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

7 การเรียกใชแ้ ถบคำสงั่ ต่าง ๆ (เคร่อื งมอื ในรบิ บอน) ริบบอนเป็นแถบเครื่องมือเก็บคำสั่งที่ใช้งาน จะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ มีหน้าที่การใช้งานที่แตกต่างกัน ช่วยให้การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word ใช้งานได้ง่าย สะดวก โดยในแต่ละริบบอนจะมีเครื่องมือพร้อม รายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้ 1. แถบแฟ้ม (File) รวมคำสงั่ เกี่ยวกับแฟ้มเอกสาร เชน่ คำส่ัง ใหม่ (New) เปิด (Open) บนั ทกึ (Save) บนั ทกึ เป็น (Save as) พิมพ์ (Print) เป็นตน้ 2. แถบหน้าแรก (Home) เป็นแท็บเครื่องมือจัดรูปแบบเนื้อหาข้อความ ตำแหน่ง ย่อหน้า สไตล์ ข้อความ เสน้ ขอบ สีพนื้ และคน้ หาขอ้ ความ เป็นต้น 3. แถบแทรก (Insert) แท็บเครื่องมือกลุ่มแทรกออบเจ๊กต่าง ๆ เช่น หน้า ตาราง รูปภาพรูปร่าง SmartArt แผนภมู ิ รูปภาพ รูปวาด หวั กระดาษ ท้ายกระดาษ หมายเลขหนา้ กล่องขอ้ ความ และสญั ลกั ษณ์ 4. แถบออกแบบ (Design) แท็บเครื่องมือออกแบบ รวมคำสั่งในการออกแบบต่าง ๆ เช่น ชุดธีม เอกสาร ชดุ การจัดรูปแบบเอกสาร ชุดสี ชดุ ฟอนต์ เอฟเฟก็ ต์ ลายน้ำ สีของหนา้ และเสน้ ขอบของหน้า เป็นต้น 20216-2101 พิมพไ์ ทยขน้ั พัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

8 5. แถบเค้าโครง (Layout) รวมคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดแต่งเลย์เอาต์หรือเค้าโครงของหน้ากระดาษ เชน่ กำหนดระยะขอบ การจดั คอลัมน์ ลายน้ำ เป็นต้น 6. แถบการอ้างอิง (References) แท็บเครื่องมือแทรกข้อมูลอ้างอิง เช่น การสร้างสารบัญ เชิงอรรถ ขอ้ มลู อ้างองิ และบรรณานกุ รม คำบรรยายภาพ และดัชนี เปน็ ต้น 7. แถบการส่งจดหมาย (Mailings) แท็บเครื่องมือสำหรับการสร้างและส่งจดหมาย สร้างซองจดหมาย จดหมายเวยี น การจา่ หน้าซองจดหมาย การเขียนและแทรกข้อมูล เปน็ ต้น 8. แถบรีวิว (Review) แท็บรีวิวเอกสาร เช่น การแปลภาษา ตรวจสอบคำสะกด เปรียบเทียบเอกสาร และแสดงข้อคดิ เหน็ เป็นต้น 9. แถบมุมมอง (View) แท็บเครื่องมือกำหนดรูปแบบมุมมองเอกสาร เช่น การแสดงเค้าโครง เหมอื นพิมพ์ การแสดงเสน้ บรรทดั การย่อ/ขยายมุมมอง และการจดั รูปแบบหน้าต่าง เปน็ ตน้ 10. แถบเครื่องมือตามบริบท (Contextual Tab) เป็นแท็บเครื่องมือพิเศษที่สัมพันธ์กับการเลือก ออบเจ็กต์ เชน่ รูปภาพ ชารต์ สมาร์ทอารท์ และตาราง ดงั นี้ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขน้ั พัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

9 10.1 เมื่อเลือกรูปภาพจะแสดงแท็บรูปแบบ (Format) ที่มีเครื่องมือในการปรับแต่งรูปภาพ เช่น การเอาพน้ื หลังออก ปรับแสง เอฟเฟ็กตแ์ นวศลิ ป์ สไตล์รปู ภาพ การจัดเรียงรูปภาพ การปรับขนาดรูปภาพ เป็นตน้ 10.2 เมื่อเลือกสมาร์ทอาร์ท (SmartArt) จะแสดงแท็บออกแบบ (Design) ที่มีเครื่องมือในการ ออกแบบทีห่ ลากหลายลักษณะ เชน่ การเปล่ียนเคา้ โครง เปลย่ี นสี และรปู แบบของกราฟกิ เป็นต้น 10.3 เมื่อเลือกวัตถุที่สร้างจากเครื่องมือรูปร่าง จะแสดงแท็บรูปแบบ (Format) ที่มีเครื่องมือใน การแทรกรูปรา่ ง สไตลร์ ปู รา่ ง สไตล์อกั ษรศลิ ป์ และขอ้ ความ เปน็ ตน้ 10.4 เมื่อเลือกแผนภูมิจะแสดงแท็บออกแบบ (Design) ที่มีเครื่องมือในการเลือกเค้าโครงแผนภูมิ สไตลแ์ ผนภูมิ และการเปล่ยี นชนดิ แผนภมู ิ เป็นต้น การจดั การสว่ นต่าง ๆ ของหนา้ ตา่ ง Microsoft Word การจัดการส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่าง เพื่อให้การทำงานของ Microsoft Word ทำงานได้รวดเร็วขึ้น สะดวกต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น ประกอบด้วยการซ่อน หรือแสดงแท็บริบบอน (Ribbon) การเพิ่มปุ่มเครื่องมือบน แถบเครื่องมอื ดว่ น (Quick Access) การเปล่ียนหนว่ ยวัดเป็นตน้ 1. การซ่อน หรอื แสดงแถบริบบอน (Ribbon) การซ่อนหรือยุบแท็บริบบอนจะใช้ในกรณีที่ไม่มีความจำเป็นที่ต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในริบบอน หรอื ต้องการใหแ้ สดงพ้นื ท่ขี องงานเอกสารมากขนึ้ ซ่งึ การซ่อนและแสดงแทบ็ รบิ บอน มี 3 วธิ ี ดงั น้ี 20216-2101 พิมพ์ไทยขนั้ พัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

10 วิธีท่ี 1 ซอ่ นและแสดงแท็บริบบอนโดยการคลิกป่มุ ตัวเลือกการแสดงรบิ บอน มขี ้นั ตอนดังน้ี 1. คลกิ ทีป่ มุ่ (ตวั เลอื กการแสดง Ribbon) 2. คลิกเลือก Ribbon ทซี่ ่อนโดยอตั โนมัติ หรือแสดงแท็บ หรอื แสดงแทบ็ และคำส่งั วิธที ่ี 2 ซอ่ นและแสดงแท็บริบบอนโดยการคลกิ ขวาแทบ็ เมนู มขี ั้นตอนดังน้ี 1. คลกิ ขวา ทีแ่ ท็บเมนู 2. คลกิ คำสัง่ (ยุบ Ribbon) เพือ่ ทำการซ่อนแทบ็ รบิ บอน 3. คลกิ คำสงั่ (✓ ยบุ Ribbon) เพ่อื ทำการแสดงแท็บริบบอน วธิ ที ่ี 3 วิธีสุดท้ายนี้เปน็ วิธกี ารซอ่ นหรอื แสดงแทบ็ ริบบอนโดยการกดปุ่มท่แี ป้นพิมพิมพ์ ดงั นี้ 1. กดปุ่ม Ctrl + F1 เพ่อื ซอ่ นริบบอน 2. กดปุ่ม Ctrl + F1 อีกครงั้ เพ่อื แสดงริบบอน 2. การเพมิ่ ปุ่มเครือ่ งมือบนแถบเครือ่ งมือด่วน (Quick Access) แถบเครอื่ งมือด่วนเป็นสว่ นทช่ี ว่ ยใชก้ ารเรยี กใชเ้ ครอ่ื งมือต่าง ๆ สะดวก รวดเรว็ มากย่งิ ข้ึน โดยเฉพาะ เครื่องมือที่เรียกใช้งานบ่อย ๆ แถบเครื่องมือด่วนที่แสดงเบื้องต้น คือ ปุ่มบันทึก ปุ่มเลิกทำ และปุ่มทำซ้ำ แต่ถ้า ต้องการเพิม่ ปุ่มเครื่องมือด่วนอน่ื ๆ สามารถทำไดต้ ามขั้นตอนตอ่ ไปนี้ 1. คลิกเลอื กทปี่ มุ่ (กำหนดแถบเคร่ืองมือด่วนเอง) 2. คลกิ เลือกปุม่ เครื่องมอื ทตี่ ้องการ 3. จะปรากฏปุ่มเครื่องมือที่เลือกปรากฏขึ้นที่แถบเครื่องมือด่วน และปรากฏเครื่องหมาย ✓ หนา้ ข้อความทีเ่ ลือก 20216-2101 พมิ พ์ไทยข้นั พัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภัทร ทัศนะภาค

11 3. การเปล่ยี นหนว่ ยวัด การแสดงหน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด สามารถกำหนดหน่วยการวัดหนว่ ยเซนติเมตร หรือนิ้ว ได้ตาม ความตอ้ งการ โดยปฏบิ ตั ดิ ังนี้ 1. คลกิ ปมุ่ (กำหนดแถบเครอ่ื งมือด่วนเอง) 2. คลิกแถบคำสง่ั เพ่มิ เติม 3. ปรากฏหนา้ ตา่ ง ตวั เลือกของ Word แลว้ คลกิ แถบขัน้ สงู 4. เลือ่ นคำสงั่ ลงมาทีแ่ ถบการแสดงผล แลว้ คลิกเลือกที่หนว่ ยวัด น้วิ หรือเซนตเิ มตร เป็นต้น 5. คลิกปุ่ม ตกลง การสร้างเอกสาร การเปดิ ไฟล์ การปิดไฟล์ การบนั ทกึ และการออกจากโปรแกรม ในแทบ็ เมนูไฟล์ (File) จะเป็นคำส่ังท่ีใช้จัดการเกย่ี วกับแฟ้มเอกสาร เช่น การสรา้ งเอกสารใหม่ การเปิด ไฟลง์ าน การปดิ ไฟลง์ าน การบนั ทกึ เอกสาร และการออกจากโปรแกรม เปน็ ตน้ 1. การสรา้ งเอกสารใหม่ โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา จะมีหน้าเอกสารเปล่ามาให้ใช้งาน 1 หน้ากระดาษ ซึ่งโปรแกรม Microsoft Word จะตั้งชื่อในเบื้องต้นให้คือ “Document 1” ในขณะที่กำลังพิมพ์ เอกสารอ่ืน ๆ อยูแ่ ล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ สามารถสรา้ งได้ 2 แบบ 20216-2101 พมิ พ์ไทยขน้ั พัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

12 แบบท่ี 1 การสรา้ งเอกสารเปล่า (Blank document) 1. คลกิ แทบ็ (ไฟล)์ 2. จะปรากฏกล่องโตต้ อบเอกสาร คลิกเลือกคำสัง่ (ใหม่) 3. คลิกเลือก เอกสารเปลา่ จะปรากฏหนา้ เอกสารเปลา่ ข้ึนมา แบบท่ี 2 การสรา้ งเอกสารจากแม่แบบ (Templates) Microsoft Word ยังมีหน้าเอกสารทีต่ กแตง่ ไว้ให้เรียบร้อยแล้ว สามารถเลือกใช้งานตามสถานการณ์ ตา่ ง ๆ ได้ เชน่ ทำจดหมาย หรอื เอกสารสมคั รงาน เป็นตน้ มขี น้ั ตอนเหมือนการสรา้ งเอกสารเปล่า แตใ่ หค้ ลิกเลือก ที่แม่แบบท่ตี ้องการทโี่ ปรแกรมเตรยี มมาให้ หรือสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลนไ์ ด้ 1. คลกิ แทบ็ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกลอ่ งโต้ตอบเอกสาร คลกิ เลอื กคำส่ัง (ใหม)่ 3. คลิกเลือกแม่แบบตามต้องการ หรืออาจจะค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมได้ที่กลุ่มเทมเพลตต่าง ๆ หรือ คน้ หาในเทมเพลตออนไลน์ 20216-2101 พิมพไ์ ทยข้ันพัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

13 2. การเปิดไฟล์งาน การเปิดไฟล์งานที่บันทึกไว้แล้วขึ้นมาแก้ไขหรือพิมพ์เพิ่มเติมของโปรแกรม Microsoft Word มีหลายแหล่งตามที่จัดเก็บเอาไว้ เช่น ในเครื่องคอมพิวเตอร์ จาก OneDrive จากตำแหน่งอื่น ๆ บน Cloud จาก โฟลเดอร์ลา่ สดุ หรอื ไฟลง์ านทีเ่ ปดิ ใช้ล่าสดุ มขี น้ั ตอนดังน้ี 1. คลกิ แทบ็ (ไฟล)์ 2. เลือกคำสั่ง (เปิด) 3. เลือกคำสง่ั เรียกดู 4. ปรากฏหนา้ ต่าง เปดิ แล้วเลือกไฟลเ์ อกสารตามท่ตี อ้ งการ 5. คลิกปุ่ม เปดิ 20216-2101 พิมพ์ไทยขน้ั พฒั นาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทัศนะภาค

14 3. การปดิ ไฟล์งาน เมอ่ื ตอ้ งการปดิ แฟม้ งานที่ทำเสรจ็ หรอื แก้ไขเรียบร้อยแล้ว มีขัน้ ตอนดังน้ี 1. คลิกแทบ็ (ไฟล)์ 2. จะปรากฏกล่องโตต้ อบเอกสาร คลกิ เลอื กคำสงั่ (ปดิ ) 3. หากแฟ้มงานยงั ไม่มีการบันทึก โปรแกรมจะถามว่าจะบันทึกขอ้ มูลหรือไม่ 4. การบันทกึ เอกสาร เม่ือตอ้ งการปิดแฟม้ งานทที่ ำเสรจ็ หรอื แกไ้ ขเรยี บร้อยแล้ว มี 3 วธิ ดี ังน้ี วิธีที่ 1 คลกิ ปุ่ม (บนั ทกึ ) บนแถบเครอ่ื งมอื ด่วน วิธที ่ี 2 1. คลกิ แทบ็ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (บันทึก) หรือ (บันทึกเป็น : เปลี่ยนช่ือ เอกสาร) วิธีที่ 3 กดป่มุ ทีค่ ยี บ์ อร์ด Ctrl + S (บนั ทึกเอกสารปกติ) หรอื กดปุ่มท่ีคีย์บอร์ด F12 (บันทึกเอกสาร ทตี่ อ้ งการเปลี่ยนชือ่ ) 5. การออกจากโปรแกรม การออกจากโปรแกรม Microsoft Word มี 2 วิธดี งั น้ี วิธที ี่ 1 1. คลิกแท็บ (ไฟล)์ 2. จะปรากฏกลอ่ งโต้ตอบเอกสาร คลกิ เลือกคำสัง่ (ปดิ ) วิธที ่ี 2 1. คลกิ ปุ่มปดิ หรอื Exit มมุ บนดา้ นขวามือ 2. กรณไี มไ่ ดบ้ ันทึกเอกสารจะปรากฎข้อความเตือนบนั ทึกเอกสารกอ่ น Save ถา้ ต้องการบนั ทกึ เอกสารนี้ Don’t save ถา้ ไม่ต้องการบนั ทกึ เอกสาร Cancel เพอ่ื ยกเลกิ คำสัง่ ปิดเอกสาร 20216-2101 พิมพ์ไทยข้ันพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

15 การกำหนดคา่ เริม่ ต้นในการสรา้ งเอกสาร ก่อนเริ่มต้นพิมพ์งานเอกสารในโปรแกรมประมวลผลคำ ควรมีการกำหนดรปู แบบของเอกสารให้ตรงกบั งานที่ต้องการ ได้แก่ กำหนดขนาดของเอกสาร การกำหนดระยะขอบกระดาษ การปรับกระดาษแนวตั้ง หรือ แนวนอน และการต้ังคา่ ตัวอกั ษรเรม่ิ ตน้ เป็นตน้ 1. การกำหนดขนาดเอกสาร โดยปกติแล้ว ส่วนใหญ่มักจะใช้กระดาษขนาด A4 ในการทำงาน โปรแกรม Microsoft Word ทุกเวอร์ชันจึงได้ตั้งค่ากระดาษมาตรฐานในเบื้องต้นมาเป็นขนาด A4 แต่ก็สามารถที่จะปรับเปลี่ยนขนาด ของกระดาษให้เหมาะสมกับงานเอกสารที่ต้องการได้ โดยการกำหนดขนาดเอกสาร (Page Setup) สามารถทำได้ ดังขั้นตอนตอ่ ไปนี้ 1. คลกิ แท็บ เคา้ โครง (Layout) 2. คลิกท่ปี ุ่ม ขนาด (Size) 3. คลิกเลือกขนาดกระดาษท่ีต้องการ หลงั จากนน้ั จะได้หน้าเอกสารตามขนาดทก่ี ำหนด 2. การกำหนดระยะขอบกระดาษ การกำหนดระยะขอบ (Margins) ของกระดาษที่ใช้ มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการพิมพ์เอกสาร เนื่องจากเอกสารมีอยูห่ ลายรปู แบบ จงึ ต้องกำหนดให้เหมาะสม มีขัน้ ตอนดงั น้ี 1. คลกิ แทบ็ เคา้ โครง (Layout) 2. แลว้ คลกิ ปุม่ ระยะขอบ (Margins) 3. เลือกรูปแบบของระยะขอบท่ีต้องการ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขัน้ พฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

16 หรอื กำหนดระยะขอบแบบกำหนดเอง โดย 1. เลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง 2. กำหนดขอบกระดาษท่ีต้องการทแ่ี ถบต้ังคา่ หน้ากระดาษ > ระยะขอบ 3. คลิกตกลง 3. การปรับกระดาษแนวต้งั หรือแนวนอน เอกสารที่เปิดขึ้นมาครั้งแรกส่วนใหญ่โปรแกรมจะกำหนดในเบื้องต้นให้เป็นแนวตั้ง แต่สามารถ ปรับเปลี่ยนหน้าเอกสารให้เป็นแนวนอนได้เช่นกัน โดยการปรับกระดาษแนวตั้งและแนวนอน (Portrait/Landscape) สามารถทำไดด้ งั ขัน้ ตอนตอ่ ไปน้ี 1. คลกิ แท็บ เค้าโครง (Layout) 2. คลิกป่มุ การวางแนว (Orientation) 3. เลือกรูปแบบของกระดาษแนวตั้งหรอื แนวนอนตามต้องการ 4. การต้ังค่าแบบอกั ษรเริม่ ตน้ การตั้งค่าแบบอักษรเริ่มต้นนั้น คือทุกครั้งที่เปิดใช้งานโปรแกรม ผู้ใช้ต้องกำหนดรูปแบบ ขนาด ฟอนต์ที่ต้องการทุกครั้งที่ใช้ ซึ่งสามารถแก้ปัญหานี้โดยให้โปรแกรม Microsoft Word จำค่าฟอนต์ที่คุณต้องการ เปน็ คา่ เรม่ิ ต้น ทุกครั้งที่เปิดใช้งาน Word ก็สามารถทำได้ดงั นี้ 1. คลกิ แท็บ หน้าแรก (Home) 2. คลิกปมุ่ ฟอนต์ (Font) 20216-2101 พิมพไ์ ทยขนั้ พัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

17 3. เลอื กรายละเอียดคำสั่ง ประกอบดว้ ย รูปแบบฟอนต์ ลกั ษณะฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สีฟอนต์ เส้นใต้ สีเสน้ ใต้ และเอฟเฟ็กต์ เปน็ ตน้ 4. คลิกป่มุ ต้ังเป็นค่าเริ่มตน้ 5. คลกิ ปุม่ ตกลง 5. การจดั ระยะหา่ งระหวา่ งบรรทดั การจัดรูปแบบเอกสาร ควรศึกษาการเลือกตัวอักษร ข้อความ หรือเอกสารก่อนแล้วจึงศึกษาวิธีการ จดั รูปแบบเอกสาร เพื่อกำหนดรูปแบบใหถ้ กู ต้อง 1. การปรับระยะห่างกลุม่ คำสั่ง “ย่อหน้า” (Paragraph) การปรบั ค่ากลมุ่ คำสง่ั พารากราฟ โดยเลือกระยะห่างท่ตี ้องการ 1. ลากเมาส์ (Drag Mouse) คลมุ พนื้ ท่ขี ้อความทต่ี อ้ งการจดั ระยะห่างระหวา่ งบรรทัด 2. เลอื กรบิ บอนหนา้ แรก (Home) 3. คลกิ ปุม่ คำสัง่ ระยะหว่างระหวา่ งบรรทัด 4. เลอื กระยะบรรทดั ทต่ี อ้ งการ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้นั พัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

18 2. การกำหนดคา่ ตัวเลือกระยะห่างบรรทดั จากไดอะลอ็ กบ็อกซ์ Paragraph สามารถกำหนด การกำหนดระยะห่างบรรทัด หรอื คลกิ ระยะหา่ งบรรทัด โดยมีตวั เลอื กดังน้ี ระยะห่าง  เวน้ ระยะหา่ งกอ่ น (Before) คอื กำหนดระยะหา่ งของข้อความกบั บรรทัดด้านบน  เว้นระยะห่างหลงั (After) คือ กำหนดระยะหา่ งของขอ้ ความกบั บรรทัดดา้ นล่าง การจดั รูปแบบยอ่ หน้าและการก้นั ระยะ ในการจัดพิมพ์เอกสารบางครั้งต้องการกำหนดย่อหน้าให้ตรงกันและให้อักษรหรือข้อความ หรือตัวเลข อยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการในหน้ากระดาษ เช่น ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง หรือทศนิยมตรงกัน เป็นต้น โดยการ กำหนดบนเส้นไมบ้ รรทดั ดังนี้ 1. การจดั ยอ่ หน้า การกำหนดย่อหน้าให้ตรงกนั แบง่ ออกเปน็ 3 สว่ น คือ กำหนดตำแหน่งยอ่ หน้าบรรทดั แรก กำหนด ตำแหนง่ ยอ่ หนา้ บรรทัดอนื่ ๆ และกำหนดตำแหนง่ ยอ่ หน้าจากขอบด้านขวา ทำได้ 2 วธิ ี ดงั น้ี 20216-2101 พิมพไ์ ทยขน้ั พัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

19 วธิ ที ่ี 1 จัดทำยอ่ หน้าโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทดั (Ruler) ทำได้ดังน้ี 1. เลอื กชว่ งข้อมูลท่ีต้องการจดั รูปแบบ 2. นำเมาส์ไปช้ีทส่ี ญั ลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้วลาก (Drag) ไปวางตำแหน่งท่ตี ้องการ ตวั อยา่ ง การจดั รปู แบบยอ่ หนา้ (First Line Indent) ตวั อย่าง การจัดรูปแบบแบบก้ันหน้าลอย (Hanging Indent) 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้ันพัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

20 วธิ ที ่ี 2 การจดั ย่อหน้าโดยใช้เมนู คำสงั่ ทำได้ดังน้ี 1. เลือกช่วงขอ้ มูลทีต่ ้องการจดั รูปแบบ 2. เลอื กแท็บ เคา้ โครง 3. คลิกปมุ่ การตั้งค่าย่อหน้า 4. ปรากฏกลอ่ งโตต้ อบการย่อหน้า แล้วกำหนดค่าการยอ่ หนา้ ตามตอ้ งการ 5. กำหนดคา่ ตา่ ง ๆ ในการย่อหน้า จากนั้นคลิกตกลง 2. การก้ันระยะด้วย Tab การกำหนดย่อหน้าหรอื ตำแหนง่ แท็บหยุด เพ่ือเลอื่ นเคอร์เซอร์ไปยงั ตำแหน่งทตี่ ้ังไว้ การกำหนดแท็บ เป็นการเพิ่มความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกัน การกดแท็บ (Tab) 1 ครั้ง จะทำให้ เลื่อนเคอร์เซอรไ์ ปตามระยะของแท็บทกี่ ำหนด สามารถทำได้ 2 วธิ ี ดังต่อไปนี้ วธิ ที ี่ 1 กำหนดแท็บโดยใช้ไม้บรรทดั ทำได้ดังนี้ 1. การวางแท็บ ใหค้ ลิกที่ไมบ้ รรทดั ตามตำแหนง่ ทตี่ ้องการ 2. การยา้ ยตำแหนง่ หลังจากท่วี างแล้ว ให้ลากแท็บท่ีวางไปแล้วย้ายไปตำแหนง่ ท่ีต้องการ 3. การลบแทบ็ ใหค้ ลกิ แล้วลากแทบ็ น้ันมาวางบนหนา้ กระดาษ แทบ็ นน้ั ก็จะหายไป 4. การปรับแตง่ แท็บท้ังงาน ให้คลมุ ข้อความทั้งหมดกอ่ น (โดยกดปุม่ แป้นพมิ พ์ Ctrl + A) แลว้ ทำการลาก หรอื ย้ายแท็บ 5. การใชแ้ ท็บ ให้กดปุ่มแท็บ (Tab) เคอร์เซอร์จะยา้ ยไปตำแหน่งแท็บท่ีกำหนดไว้ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้ันพัฒนาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

21 วธิ ที ี่ 2 กำหนดแท็บด้วยการ พิมพค์ ่าแทบ็ ทำได้ดงั นี้ 1. ดบั เบิลคลิกท่ีไม้บรรทดั 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบของแท็บขน้ึ มา 3. ความหมายของชนิด Tab (แท็บ) บนไม้บรรทดั ชอื่ แท็บ สญั ลักษณ์ ความหมาย แท็บซา้ ย (Left Tab) กำหนดให้แนวซา้ ยของขอ้ ความตรงกัน แท็บก่งึ กลาง (Center Tab) กำหนดให้แนวกึ่งกลางของข้อความตรงกัน แทบ็ ขวา (Right Tab) กำหนดให้แนวขวาของขอ้ ความตรงกัน แท็บทศนิยม (Decimal Tab) กำหนดให้แนวของจุดทศนิยมของตวั เลขตรงกนั แท็บแถบ (Bar Tab) กำหนดให้แนวดังกลา่ วมีเสน้ ค่ัน กรณีต้องการทราบว่ามีการกดแป้น Tab หรือกดแป้น Enter ขึ้นย่อหน้าใหม่ที่ใดบ้างในเอกสาร ให้คลิกปุ่ม ที่แถบหน้าแรก กลุ่มคำสั่งย่อหน้า จะแสดงสัญลักษณ์ เมื่อต้องการกลับสู่การแสดงข้อความแบบ ปกติ ให้คลกิ ปุ่ม อกี คร้ัง ความหมาย สัญลกั ษณ์ แทนการกดคยี ์ Enter ข้ึนยอ่ หน้าใหม่ . แทนการกดคีย์ Tab เคาะย่อหนา้ แทนการเว้นวรรคในข้อความ 20216-2101 พิมพไ์ ทยขนั้ พฒั นาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

22 การบำรุงรักษาเครื่องคอมพวิ เตอร์เบ้อื งตน้ 1. วธิ กี ารดแู ลรกั ษาตัวเครือ่ งคอมพิวเตอร์ (Case) 1.1 เครื่องจ่ายสำรองไฟ (UPS) ควรติดตัง้ ร่วมกบั ตวั เครือ่ งคอมพิวเตอรด์ ้วย เพราะเครื่องสำรองไฟ จะช่วยป้องกันและแก้ปัญหาทางไฟฟ้า ไม่ว่าจะเป็นไฟตก ไฟเกิน หรือไฟกระชาก ซึ่งเป็นสาเหตุที่จะทำให้เกิด ความเสียหายของขอ้ มลู และชน้ิ สว่ นอื่น ๆ 1.2 การติดตั้งตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรติดตั้งในห้องที่มีเครื่องปรับอากาศหรือถ้าไม่มี เครื่องปรับอากาศ ควรเลือกห้องที่ปลอดฝุ่นมากที่สุดและการติดตั้งตัวเครื่องควรห่างจากผนังพอสมควร เพื่อการ ระบายความร้อนทีด่ ี 1.3 การต่อสาย Cable ระหว่างเครอื่ งคอมพวิ เตอร์กบั อุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องพมิ พ์ เครื่องสำรอง ไฟ หรือสว่ นอ่นื ๆ จะตอ้ งกระทำเมอื่ Power off (ปดิ เคร่อื ง) เทา่ นน้ั 1.4 อย่าปิด - เปิดเครื่องบ่อย ๆ เกินความจำเป็น เพราะจะทำให้เกิดความเสียหายแก่โปรแกรม ท่ีกำลงั ทำงานอยู่ 1.5 ไม่เคลื่อนย้ายเครื่องคอมพิวเตอร์ขณะที่เครื่องทำงานอยู่ เพราะจะทำให้อุปกรณ์เกิดความ เสยี หายได้ 1.6 อยา่ เปดิ ฝาเครอ่ื งขณะใช้งานอยู่ ถ้าตอ้ งการเปดิ ต้อง Power off (ปดิ เครอื่ ง) และถอดปลั๊กไฟกอ่ น 1.7 ควรศกึ ษาจากคูม่ อื ก่อน หรอื การอบรมการใชง้ าน Software ก่อนการใชง้ าน 1.8 ไม่ควรทำนำ้ หรอื อาหารหกใสเ่ ครื่อง 1.9 จัดการไฟล์ที่ไม่ได้ใช้แล้วหรือไม่สำคัญ ไฟล์ต่าง ๆ ที่ดาวน์โหลดมาหรือเก็บไว้ในเครื่อง คอมพิวเตอร์ หากไมไ่ ด้ใช้งานแลว้ หรอื ไม่สำคัญก็ควรลบทิ้งจากเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เพราะจะทำใหเ้ สียเนื้อท่ีในการ จดั เกบ็ และมีเนื้อที่ว่างจดั เก็บข้อมลู ใหม่ เปิดไฟล์หรอื ค้นหาไฟลจ์ ะได้รวดเรว็ 1.10 จัดระเบียบโฟลเดอร์ต่าง ๆ ช่วยประหยัดเวลาและช่วยในเรื่องการทำงาน เพราะหาก ไม่จัดการไฟล์และโฟลเดอรต์ า่ ง ๆ ให้เปน็ ระเบยี บเรยี บรอ้ ย เวลาท่ีค้นหาไฟลต์ า่ ง ๆ ก็จะสะดวกมากขึ้น เครื่องก็จะ ทำงานไม่ชา้ 1.11 การจัดการสแกนไวรัสในคอมพิวเตอร์อาจต้องใช้เวลา เพราะสำหรับคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ มานาน ข้อมูลต่าง ๆ รูปภาพ ไฟล์เพลง ฯลฯ ข้อมูลมากอาจใช้เวลาสแกนนานมากขึ้น การสแกนไวรัส ในคอมพวิ เตอร์ เพอื่ ใหก้ ารใช้งานคอมพิวเตอร์ไม่มปี ัญหา 2. วิธกี ารดูแลรกั ษาจอภาพ (Monitor) ในส่วนของจอภาพนั้นอาจเสยี หายได้ เช่น อาการเลอื่ นไหล ภาพลม้ ภาพเตน้ หรอื ไม่มภี าพเลย โดย ปฏบิ ัตดิ ังน้ี 2.1 อยา่ ให้วตั ถหุ รอื น้ำไปกระทบหน้าจอคอมพวิ เตอร์ 2.2 ควรเปิดไฟท่ีจอกอ่ นเปิด CPU เพ่ือ Boot เครื่อง 2.3 ไมค่ วรปิด ๆ เปดิ ๆ เครื่องติด ๆ กนั เมือ่ ปดิ เครอื่ งแลว้ ทิ้งระยะไวเ้ ล็กนอ้ ยก่อนเปิดใหม่ 20216-2101 พิมพ์ไทยข้ันพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทัศนะภาค

23 2.4 ควรปรบั ความสวา่ งของจอภาพใหเ้ หมาะสมกับสภาพของห้องทำงาน เพราะถา้ สว่างมากเกินไป ย่อมทำให้จอภาพอายุสนั้ ลง 2.5 อย่าเปิดฝาหลงั Monitor ซ่อมเอง เพราะจะเป็นอันตรายจากกระแสไฟฟ้าแรงสูง 2.6 เมื่อมีการเปิดจอภาพทิ้งไว้นาน ๆ ควรจะมีการเรียกโปรแกรมถนอมจอภาพ (Screen Sever) ขึ้นมาทำงานเพอ่ื ยดื อายุการใชง้ านของจอภาพ 2.7 ไม่ควรเอานวิ้ หรอื ส่งิ ของอน่ื ๆ ไปจ้มิ หรอื สมั ผัสกับส่วนจอแสดงผล 2.8 เช็ดอย่างเบามือโดยเช็ดไปทิศทางเดียวกัน คือ จากซ้ายไปขวา หรือบนลงล่าง กดน้ำหนักมือ เล็กน้อย อยา่ วนไปวนมา และอย่าหนักมอื เกนิ ไป อาจทำให้จอเสียหายได้ 3. วิธีการดแู ลรกั ษาซอฟต์แวร์ (Software) 3.1 ลบไฟลท์ ี่ไมจ่ ำเป็นด้วย Disk Cleanup 3.2 ลบไฟล์จาก Recycle Bin 3.3 ซ่อมแซมดิสก์ด้วย Scan Disk 3.4 จัดเรยี งขอ้ มลู ในดสิ ก์ดว้ ย Disk Defragment 3.5 ทำการ Backup ข้อมูลอย่เู สมอ อย่างนอ้ ยเดือนละ 1 ครั้ง ไมว่ า่ จะ Backup ไวใ้ นแผ่น CD หรอื ถา่ ยขอ้ มูลไปไว้ในแหลง่ เก็บข้อมูลอ่นื 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภัทร ทศั นะภาค

24 เอกสารอา้ งองิ เพียงภรณ์ หิรัญวงศ์. พิมพไ์ ทยเบอื้ งต้น. กรงุ เทพฯ : บริษัท สำนักพิมพเ์ อมพนั ธ์ จำกัด, 2562. มนสั ชยั กีรตผิ จญ. โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor). นนทบุรี : สำนกั พิมพ์เอมพันธ์ จำกดั , 2563. อำภา กุลธรรมโยธนิ . โปรแกรมประมวลผลคำ. กรุงเทพฯ : ศนู ย์สง่ เสรมิ วิชาการ, 2562. อัญชลีพร ลาบุญ. โปรแกรมประมวลผลคำ. กรุงเทพฯ : สำนกั พิมพ์ศูนย์สง่ เสรมิ อาชีวะ, 2562. 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขน้ั พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เพื่อจัดทำเอกสารในงานสำนักงาน