เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับงานในสำนักงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับงานในสำนักงาน นางสาววรกาญจน์ เจริญดี ชั้นปวส2/1 เลขที่8

เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การนำเอาเทคโนโลยีมาใช้สร้างมูลค่า เพิ่มให้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้ กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศรวมไปถึงการใช้ เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ที่จะรวบรวม จัดเก็บ ใช้งาน ส่งต่อ หรือ สื่อสารระหว่างกัน ในระบบสารสนเทศนั้นประกอบด้วย 5 ส่วน หลักๆ ได้แก่ บุคลากร ขั้นตอนการทำงาน ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล ปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อวิถี ชีวิตของประชาชน ทั้งด้านการติดต่อสื่อสาร การเป็นแหล่ง ข้อมูลความรู้ การดำเนินธุรกิจ และอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วน

ประเภทของ สำน ักงาน 1. งานระเบียบ เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการผลิต เอกสารต่าง ๆ ซึ่งเป็นหลักฐานในการทำงาน และปฏิบัติงานรวมทั้งเป็นบันทึกหรือรายงานที่ ได้จัดทำขึ้นงานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของ สำนักงานซึ่งทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ เอกสารที่ เกี่ยวกับบัญชี การซื้อ การขาย รายชื่อลูกค้า พนักงาน

ประเภทของ สำน ักงาน 2. งานคำนวณ เป็นงานที่สำคัญอีกชนิดหนึ่งของ สำนักงานมีมากมายหลายอย่างหลายประเภทด้วย กันได้แก่งานทางด้านสถิตงานการวิเคราะห์ตัวเลข ต่าง ๆ การเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ การคิดเงินเดือน ค่าจ้าง

ประเภทของ สำน ักงาน 3. งานจัดเก็บเอกสาร เป็นงานที่นำเอา เอกสารต่าง ๆ ที่จัดทำขึ้นในส่วนของงาน ระเบียนและงานอื่น ๆ ที่เป็นลักษณะของ เอกสารที่เก็บรักษาเอาไว้เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ อื่น ๆ ต่อไปในอนาคต

ประเภทของ สำ นักงาน 4. งานติดต่อ เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการ แลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นต่าง ๆ ระหว่างบุคคลในสำนักงานองค์กรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินการ

E – Filing เป็นระบบการจัดเก็บไฟล์เอกสารบนอินเตอร์เน็ต การจัดเก็บเอกสาร สามารถจัดเก็บได้หลายรูปแบบ เช่น เก็บไว้ในแฟ้ม เก็บไว้ในเครื่อง คอมพิวเตอร์ หรือ เก็บไว้ในแผ่นดิสก์ ระบบ e-filing ก็เป็นการจัดเก็บ เอกสารอีกรูปแบบหนึ่งซึ่งอาจจะมีความแตกต่างกันที่ระบบ e-filing จะ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้และอัพโหลดไฟล์เหล่านั้นผ่านอินเตอร์เน็ตได้ กรณีที่ไม่ได้อยู่ที่ทำงานแต่ต้องการใช้เอกสารเหล่านั้นก็สามารเข้าสู่ระบบ E-filing แล้วทำการ download ไฟล์เอกสารไปใช้ได้เช่นกัน เพื่อความ สะดวกในการทำงานและทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น

รูปแบบ e-filing เมื่อเข้าสู่หน้าจอ e-filing ในส่วนของเมนู ด้านบนจะมีรูปแบบการนำเสนอเกี่ยวกับ การทำงานของระบบ e-filing อยู่สอง หัวข้อ ได้แก่ - [ การจัดการไฟล์เอกสาร ] - [ รูปแบบแชร์ไฟล์ ]

ขั้นตอน การทำงาน การทำงานของหัวข้อการจัดการไฟล์เอกสาร 1. คลิกเลือกหน่วยงานทางเมนูด้านซ้าย เมนูทางด้านขวาจะแสดงหน้าต่างที่ให้แต่ละ หน่วยงานเพิ่มไฟล์เอกสารต่างๆ มาเก็บไว้

ขั้นตอน การทำงาน 2. เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์ให้คลิกที่ เพิ่มโฟลเดอร์ แล้วตั้งชื่อโฟลเดอร์

ขั้นตอน การทำงาน 3. เมื่อสร้างโฟลเดอร์แล้วผู้ใช้สามารถ เข้าไปในโฟลเดอร์แล้วทำการเพิ่มไฟล์

ขั้นตอน การทำงาน 4. เมื่อต้องการลบโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น

ขั้นตอน การทำงาน 5. เมื่อผู้ใช้ต้องลบไฟล์เอกสารที่สร้างขึ้นในโฟลเดอร์

ขั้นตอน การทำงาน 6. เมื่อต้องการแชร์ไฟล์เอกสารบางไฟล์ให้กับหน่วย งานอื่นไฟล์เอกสารดังกล่าวก็จะอยู่ในโฟลเดอร์ และใน กรณีที่ไม่ต้องการให้ไฟล์เอกสารดังกล่าว ถูกเปิดเผย อีกก็ให้เข้าไปลบไฟล์เอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์

ขั้นตอน การทำงาน 7. เมื่อต้องการแชร์โฟล์เดอร์

การทำงานของ หัวข้อรูปแบบแชร์ไฟล์ ในส่วนของ e-filing share หน่วยงานทุกหน่วยงานจะ สามารถมองเห็นไฟล์เอกสารทั้งหมดที่อยู่ในหัวข้อรูปแบบแชร์ไฟล์ วัตถุประสงค์ของหัวข้อนี้คือ ในกรณีมีไฟล์เอกสารบางไฟล์ของ หน่วยงานต้องการเผยแพร่หรือเป็นไฟล์ข้อมูลที่ประโยชน์ส่วนรวม หน่วยงานอื่นก็สามารถที่จะเข้ามาเปิดดูข้อมูลหนือดาวโหลดไป ใช้ได้เลย ในส่วนนี้ระบบสามารถแชร์เฉพาะไฟล์ หรือ แชร์ทั้ง โฟล์เดอร์ได้

ข้อดีของเทคโนโลยี 1.ลดเวลาในการทำงานลง สารสนเทศ 2.ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 3.ในความบันเทิงแก่ผู้ใช้งาน 4.ใช้ค้นหาความรู้ได้ 5.ใช้เป็นสื่อในการเรียนการสอน

ข้อเสียของเทคโนโลยี สารสนเทศ 1.ทำให้เกิดขยะของเทคโนโลยีเพิ่มขึ้น 2.ทำให้ไม่เกิดการออกกำลังกาย 3.ทำให้มีการหลอกลวงเพิ่มขึ้น 4.การใช้งานมากๆทำให้ลืมเทคโนโลยีสมัยเก่าลง 5.มีการเปลี่ยนเทคโนโลยีไปมากทำให้ตามไม่ทัน

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ 1. ช่วยให้ติดต่อสื่อสารระหว่างกันอย่างสะดวกรวดเร็ว โดยใช้ โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์หรือในรูปของ สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ 2. ช่วยในการจัดระบบข่าวสารจำนวนมหาศาล ซึ่งผลิตออกมาในแต่ละวัน

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารส นเทศ 3. ช่วยให้เก็บสารนิเทศไว้ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้ครั้งแล้วครั้งเล่า อย่างสะดวก 4. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารนิเทศ เช่น ช่วยนัก วิทยาศาสตร์ วิศวกร ด้วยรช่วยคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยาก ซับซ้อนซึ่ง ไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยมือ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ 5. ช่วยให้สามารถจัดระบบอัตโนมัติเพื่อการเก็บ เรียกใช้และ ประมวลผลสารนิเทศ 6. สามารถจำลองแบบระบบการวางแผนและทำนาย เพื่อทดลอง กับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ 7. อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงสารนิเทศดีกว่าสมัยก่อน ทำให้ผู้ใช้สารนิเทศมี ทางเลือกที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพกว่า และสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ดีกว่า 8. ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทางระหว่างประเทศ

เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม Google Drive เรียกว่าเป็นคลังเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่ใช้งานได้แบบอเนกประสงค์ มีตั้งแต่ Google Doc สำหรับทำงานเอกสาร, Google Sheet ที่เปรียบ เสมือน Excel ในรูปแบบออนไลน์ และ Google Slide สำหรับทำพรีเซนเทชั่นนำเสนองาน ในไดร์ฟยัง สามารถจุข้อมูลต่างๆ ได้ฟรี มากถึง 15 GB

.True VROOM เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 1,500 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ในกลุ่มผู้ร่วม ประชุมได้ - แชร์คอนเทนต์รูปภาพและไฟล์ได้ - สามารถบันทึกการประชุมออนไลน์ - รองรับการใช้งานผ่าน Web Browser (ทุก อุปกรณ์)

เทคกโเทนารโคลปโยนรีทะโี่ลชชุ่ยมวียใน Zoom - รองรับผู้เข้าร่วมประชุม 100 คน - การประชุมแบบกลุ่มจำกัดเวลาที่ 40 นาที แบบ 2 คนคุยกันได้ไม่จำกัดเวลา - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้

เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม Line video call - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 200 คน - Live รองรับผู้ชมได้สูงสุด 500 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้ (เฉพาะ Line บน PC) - แชร์คอนเทนต์รูปภาพและไฟล์ได้

เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม FaceTime - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 32 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้ - รองรับการใช้งานผ่าน iOS, Mac

เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม Facebook Messenger - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 6 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้ (เฉพาะ Line บน PC) - แชร์คอนเทนต์รูปภาพและไฟล์ได้

Microsoft Teams เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 250 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้(เฉพาะ Line บน PC) - แชร์คอนเทนต์รูปภาพและไฟล์ได้ - รองรับการใช้งานผ่าน Android, iOS, PC, Mac - สามารถบันทึกการประชุม และเก็บขึ้น Streams โดยไม่หนักเครื่อง

Skype เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 50 คน - ภาพและเสียงคุณภาพระดับ HD - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้ - แชร์รูปภาพและไฟล์ได้ - แปลภาษา real time ได้ 10 ภาษา ของภาษาไทยแปลได้ เฉพาะการพิมพ์ text

เทคโนโลยีที่ช่วยใน การประชุม Google Hangouts - รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 10 คน - แชร์ภาพหน้าจอโดยตรงจากอุปกรณ์ ในกลุ่มผู้ร่วมประชุมได้ - แชร์รูปภาพและไฟล์ได้



แหล่งที่มา https://sites.google.com /site/mikemild456 https://dct.or.th

จบการนำเสนอ ขอบคุณค่ะ