องค์ประกอบของการบริหารจัดการองค์กร

1

2 องคป์ ระกอบของการบริหารจดั การองคก์ ร ความหมายของการจดั องค์กร การจัดองค์กร (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรม ต่างๆขององคก์ รเพอ่ื ที่จะก่อให้เกิด การใชท้ รัพยากรขององค์กรให้เกิดประสิทธภิ าพสูงสุด การจัดองคก์ ร (Organizing) คือ การจดั ระเบียบกิจกรรมตา่ ง ๆ ในองค์กร และมอบหมายงานให้คน ปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์กรที่ดี จะช่วยให้การบริหาร การจัดการมีประสิทธิภาพไดเ้ น่ืองจาก 1. ทำใหท้ ราบขอบเขต ความรบั ผดิ ชอบ และอำนาจหน้าทต่ี า่ ง ๆ 2. ชว่ ยป้องกนั การทำงานท่ซี ้ำซ้อน 3. ชว่ ยประสานงานในหน้าทต่ี า่ ง ๆ ไดด้ ี 4. ชว่ ยลดปัญหาความขดั แย้งระหว่างพนกั งานในองค์กรได้ 5. สามารถแสดงใหเ้ หน็ ตัวภาระหน้าท่คี วามรบั ผดิ ชอบไดช้ ดั เจน 6. ทำให้มรี ะบบการสื่อสารตามสายการบังคับบญั ชาที่ดี หลกั ของการจัดองค์กร หลักสำคัญของการจัดองค์กร ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผูบ้ ังคับบัญชา , สายบังคับบญั ชา , ชว่ งการบังคบั บัญชา , การประสานงาน , หลักของ การทำงานเฉพาะอย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชา องค์ประกอบของการจัดองค์กรจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division of work) การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority) และ การประสานงาน (Co-ordination) การจัดองค์กรจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์กรที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็น การแบ่งแยกกลุ่มงาน ผู้รบั ผิดชอบ ตามลำดับลดหลัน่ กนั ไป ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์กรหรือที่เรียกว่า องค์กรที่เป็นทางการ (Formal Organization) แต่อย่างไรก็ตามองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ ดังนั้น สายสัมพันธ์ในองค์กรก็จะมีการ เปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์กรที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) องคก์ รทีไ่ มเ่ ป็นทางการมีอยทู่ ุกแห่ง ซึ่งเปน็ องค์กรทีเ่ กิดจากความสมั พนั ธส์ ว่ นตัว มีทั้งขอ้ ดีและขอ้ เสีย - องค์กรทเี่ ป็นทางการ (Formal Organization) คอื กลุม่ หรอื องค์กรทีถ่ ูกกำหนดขึน้ โดยโครงสร้าง ขององคก์ รซง่ึ มีกฎเกณฑ์ รวมท้ังระบบสายการบงั คบั บัญชาทกี่ ำหนดขึน้ - องค์กรที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์กรที่เกิดจากการ รวมตัว ของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของ ความสัมพนั ธ์ภายในจงึ ไมม่ กี ฎเกณฑข์ ้อบังคับทแ่ี นน่ อน องค์ประกอบของการจัดองคก์ ร ขัน้ ตอนที่สำคัญ 1. กำหนดงานต่างๆ ชนิดที่จำเป็นจะต้องทำการแบ่งงาน (Division of Work) จัดแบ่งงานทุก ชนิดขององค์กรให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่าง ๆ โดยที่กลุ่มงานแต่ละกลุ่มนั้นจะใช้กำลังคนหน่ึง คนในการจัดทำ

3 2. จัดกลมุ่ งานตา่ ง ๆ ให้เข้าอยูใ่ นหนว่ ยงานที่เก่ียวข้องการจัดแผนกงาน (Departmentalization) รวมกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องและ กลมกลืนกนั 3. กระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องการกระจายอำนาจหน้าท่ี (Distribution of Authority) กำหนดความรับผิดชอบสำหรับงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมอบหมาย หน้าท่ีท่ีต้องใชใ้ นการทำงานดังกลา่ วให้กบั บุคคลท่ีรับผดิ ชอบ 4. เชื่อมหน่วยงานต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้การดำเนนิ การขององคก์ รเป็นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ บรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการการประสานงาน (Co-ordination) เชื่อมบุคลากรและกิจกรรม ต่าง ๆให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมที่จะส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์กรสามารถดำเนินงานบรรลุ ยงั วัตถปุ ระสงค์ทตี่ อ้ งการ การแบง่ งาน (Division of work) นักวิชาการทีม่ ีช่ือเสียงทีใ่ ห้มีการสนับสนนุ ให้คนทำงานเฉพาะ อยา่ งตามความถนดั ของแตล่ ะคน คือ Frederick W. Taylor บดิ าของการบริหารการจัดการเชิงวทิ ยาศาสตร์ กล่าวว่า การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ แล้วให้คนงานแต่ละคนรบั ผิดชอบงานที่ตนเองถนดั จะทำให้เกิดความ ชำนาญในหน้าทงี่ าน ซงึ่ เรียกว่า ความชำนาญเฉพาะอย่าง ( Specialization ) และจะทำใหเ้ กดิ ประสิทธภิ าพ ในการผลิต ( Productivity ) ดังนั้น การแบ่งงานในองค์กรจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์กรให้อยู่ในรูป ของกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงาน ยงั ตอ้ งพจิ ารณาถึงปัจจัยของงานที่เก่ยี วข้องคือ ขอบข่ายของงาน ( Job Scope ) หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้องรับผิดชอบมากน้อย แคไ่ หน ความลึกของงาน ( Job Depth ) เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่หนืองานที่ตน รับผดิ ชอบ ไมว่ ่าจะเปน็ ความอิสระความรวดเรว็ ตลอดจนการประสานงานกบั หน่วยงานอน่ื ท่ีเกี่ยวขอ้ ง ลักษณะงาน (Task Characteristics) การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำให้เกิด ประสิทธภิ าพ และเกดิ ความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก การขาดงานจะต่ำ การจดั แผนกงาน ( Departmentalization) การจดั แผนกงานหมายถึง การจัดรวบรวมงานชนิด ต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน เพ่อื ใหง้ านมีความสัมพนั ธ์กันมากขึน้ การกระจายอำนาจหน้าท่ี ( Distribution of Authority ) อำนาจหน้าที่หมายถึง อำนาจอย่าง ถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์กร ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจ หนา้ ท่ีสว่ นมากมักจะเก่ยี วขอ้ งกับการบังคบั บัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององคก์ ร สว่ นการกระจาย อำนาจขององค์กรก็คือการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และ การตดั สนิ ใจในการบริหาร ประเภทของอำนาจหนา้ ที่ ( Types of Authority ) อำนาจหน้าที่ในองค์กรแต่ละแห่งจะมีหน้าท่ีความรับผดิ ชอบท่ีหลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหนา้ ที่ จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกนั ซึง่ โดยทั่วไปแลว้ อำนาจหน้าทท่ี ่พี บเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดงั น้ี 1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority ) เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการตัดสินใจ การมอบ อำนาจงานให้ผใู้ ต้บังคับบัญชา รวมไปถงึ การควบคุมดูแล เพือ่ ให้งานท่ีปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ ขององค์กร การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า เป็นการมอบหมายงานตามสาย การบังคบั บญั ชา

4 2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff ( Staff Authority ) เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็น Line เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์กร แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line ปฏิบัติ คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้ ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่ เป็น Stafเช่น ฝา่ ยคอมพวิ เตอร์ ฝา่ ยตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น 3. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority ) เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับหน่วยงาน ที่เป็น Line หรือ Staff เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการ ไปได้อย่างมีประสทิ ธิภาพ ผทู้ ี่ไดร้ บั มอบอำนาจหนา้ ที่น้ีจะสามารถบงั คับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่ นอกสายการบังคบั บัญชาของตนได้ การมอบหมายงาน (Delegation Process) เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จได้ จะต้องอาศัย คนหลาย ๆ คนชว่ ยกันทำ ปกตแิ ล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน และอำนาจหน้าที่ใหก้ บั ผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ ในความรับผดิ ชอบของตนรับไปดำเนนิ การ การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนีค้ ือ 1. การกำหนดความรับผิดชอบใหก้ ับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน ( Responsibility ) ความรับผิดชอบ กค็ ือ หนา้ ท่ี งานหรือภาระกิจอย่างหน่งึ อยา่ งใด ทผี่ บู้ รหิ ารหรือสมาชกิ อนื่ ๆ ในองค์กรจะต้อง ทำใหแ้ ลว้ เสร็จ 2. การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานท่ี ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ บังคับบัญชา ตัดสินใจ เพื่อที่จะ ทำให้งานที่อยูภ่ ายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ อนึ่ง อำนาจหน้าทีแ่ ละ ความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้ว งานจะดำเนนิ ไปอย่างล่าช้า 3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่ (Accountability) ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผูใ้ ต้บังคบั บัญชาจะไดป้ ฏิบัติงานทีไ่ ดร้ บั มอบหมายด้วยความเต็มใจ การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ (Centralization and Decentralization) การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง โดยไม่ยอมให้ ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง มีสิทธิในการตัดสินใจหรือ ดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูง อาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ใน เรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ อยา่ งละเอยี ดรัดกมุ และชัดเจน ส่วนการกระจายอำนาจนั้น ผู้บริหารระดับสูงกระจายอำนาจหน้าที่ลงไปให้กับผู้บริหารและ พนักงานในระดับล่าง โดยที่ผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง สามารถที่จะตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้ ค่อนข้างมากขอบเขตและกฎเกณฑ์ที่ใช้เป็นกรอบสำหรับการตัดสนิ ใจเป็นไปอย่างกว้าง ๆการจะกำหนดระดับ การกระจายอำนาจ หรือรวมอำนาจมากน้อยแคไ่ หน ต้องพจิ ารณาปัจจัยที่เก่ียวขอ้ งอืน่ ๆด้วยคือ

5 1. ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม องค์กรที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก จำเป็นต้องมี การมอบหมายอำนาจ เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้ อยา่ งท่ัวถึง เช่น สถาบันการเงนิ หรือธนาคารพาณชิ ยเ์ ป็นตน้ 2. ขนาดขององค์กร ถ้าองค์กรที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ เพราะงานที่ปฏิบัติอยู่ จะลา่ ช้าและไมส่ ามารถสู้กับคู่แขง่ ขนั ได้ 3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาองค์กรควรจะต้องใช้ ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่ เพื่อให้การปฏิบัติขององค์กรมีความยืดหยุ่น จึงจะสามารถ ปรบั ตัวตอ่ การเปลย่ี นแปลงตามสภาวะแวดล้อมได้ 4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี องค์กรที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูง มีความสลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร เพื่อรับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละ ระดับ การประสานงาน (Co-ordination) หมายถึง การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ ของคน ในหน่วยงานหรือองค์กร ให้นำมารวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิด ประโยชน์สูงสุด และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร ก็ขึ้นอยู่กับ ปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ สายการบังคับบัญชา เอกภาพในการบังคบั บญั ชา และขนาดของการควบคุม การจัดโครงสร้างขององค์กร หมายถึง การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้า ด้วยกัน โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตาม ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละระดับเพอื่ ให้เกดิ ประสทิ ธภิ าพ การออกแบบโครงสรา้ งองคก์ รตามหน้าที่ (Functional Organization) เป็นวิธีการจัดองค์กร โดยแบ่งตามหน้าท่ี หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแตล่ ะ บคุ คล เพอ่ื ประโยชนส์ ูงสดุ ขององค์กร การออกแบบโครงสร้างองค์กรโดยพิจารณาถึงพื้นท่ี (Territorial or Geographic departmentation) เปน็ การจดั รูปแบบองค์กรโดยอาศัยออกเปน็ กลุ่ม ๆ โดยคำนึงถงึ สภาพทางภมู ิศาสตร์หรือแบ่งตาม พื้นที่ ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกในการขยายธุรกิจ หรือการกระจายสินค้าหรือบริหารได้ครอบคลุมทั่ว ทกุ พื้นท่ี การออกแบบโครงสร้างองค์กรแบบตามผลิตภัณ ฑ์ (Departmentation by product) คือ การจัดองค์กรโดยยึดหลัก ตามผลิตภัณฑข์ ององคก์ รทผี่ ลิตได้ หรอื แยกตามบรกิ ารขององค์กร การออกแบบโครงสร้างองค์กรแบบแมททริกซ์ (Matrix organization) เป็นการจัดองค์กร ในลักษณะแผนก แต่ขึ้นกับหน้าท่ี องค์กร โดยมีสายการบังคับบัญชา 2 สายพร้อมกันคือ สายบังคับบัญชา ที่เป็นงานประจำ และสายบังคับบัญชาที่เป็นงานโครงการ ทั้งที่เป็น แนวดงิ่ และแนวนอน ซ่งึ มอี ำนาจหนา้ ทเ่ี ท่ากัน

6 ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์กร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มี ประสิทธภิ าพ เน่อื งจากเหตุผล 4 ประการคอื 1. เพื่อให้องค์กรมีความคล่องตัว เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์กรจึงต้องปรับเปลี่ยน ไปทำใหม้ ีการกระจายอำนาจไปสู่ผบู้ รหิ ารระดับลา่ งมากขน้ึ 2. รูปแบบขององค์กรจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์กรเลือกใช้ เมื่อองค์กร มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์กร เพื่อให้การ ดำเนินการตามแผนกลยทุ ธม์ ปี ระสิทธิภาพ 3. รูปแบบขององค์กรจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีการเปลี่ยนแปลงขอบข่ายของ งานหรือลักษณะงานที่ทำ องค์กรจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์กร เพื่อให้ สอดคลอ้ งกับขอบข่ายหรอื ลักษณะของงานทท่ี ำเช่นกนั 4. เมื่อองค์กรมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ หรือเปลี่ยนลักษณะงาน ใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์กรใหม่ ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการ ทางดา้ นเทคโนโลยี การจดั บคุ คลเขา้ ทำงาน (STAFFING) นักบริหารทราบดีว่าทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งขององค์กร และทรัพยากรมนุษย์ยังเป็น หัวใจสำคัญขององค์กรอีกด้วย ไม่ว่าองค์กรขนาดใดก็ตาม จะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม งานขององค์กร เหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เปน็ พื้นฐาน เพราะฉะนั้นนักบริหารขององค์กรจึงจำเป็นต้องเอาใจใส่ และรับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร จึงมีคำกล่าวที่ว่า องค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับ การบรหิ ารการจัดการทรัพยากรมนุษยน์ ่ันเอง ดังนั้นการจัดการบุคคลเข้าทำงาน ( Staffing )ในองค์กร และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหาร การจัดการองค์กร ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องจากบทที่แล้ว ๆ มาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง นักบริหาร จะต้องจัดหาคนให้อย่างเหมาะสมกับตำแหน่งงาน พร้อมทั้งฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้ ความสามารถ และ ทกั ษะอ่นื ๆ อีกดว้ ย การจดั หาบุคคล การจัดหาบุคคล( Staffing) หมายถึง การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุตำแหน่ งงานต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับ โครงสร้างขององค์กร การจัดหาบุคคล ( Staffing ) หมายถึง การจัดหา บุคคลเข้าทำงาน ตามกระบวนการที่เป็นทางการหรือไม่เป็น ทางการ แต่ให้ความมั่นใจว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถใหก้ ับองค์กร ระบบการจดั หาบุคคลในองคก์ ร ระบบการจัดบุคคลในองค์กร จำต้องพิจารณาไตร่ตรองอย่างรอบคอบ โดยมีการจัดทำแผนของ องค์กร และพิจารณาจำนวนผู้บริหารในแต่ละแผนกขององค์กร และยังต้องวิเคราะห์ถึง ความต้องการ บุคลากรขององค์กร ทั้งในปัจจุบันและอนาคตนอกจากนี้ องค์กรยังต้องพิจารณาแหล่งที่มาของบุคลากรว่า ควรจะเป็นแหล่งภายในหรือจากแหล่งภายนอก ตลอดจนการสมัคร การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การ ประเมิน การฝึกอบรมและการพัฒนา รวมถึงการพิจารณาสภาวะความเป็นผู้นำ และการควบคุม ซึ่งปัจจัย

7 ต่าง ๆ ที่กล่าวมานี้ล้วนเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนนโยบายการบริหารงาน บคุ คล และการจูงใจขององค์กรอีกดว้ ย ระบบของการสรรหาบุคคล ( Recruitment System ) ระบบของการสรรหาบุคคลในองค์กร สามารถทจ่ี ะสรรหาได้ 2 ระบบ คือ 1. ระบบคุณธรรม ( Merit System ) สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้เป็นการพิจารณาถึง ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ ประกอบการพิจารณารับคนเข้าทำงาน ซึ่งแนวคิดของระบบคุณธรรมคือ หลักความสามารถ หลักความเสมอภาค หลักความมั่นคง หลักความเปน็ กลางทางการเมอื ง 2. ระบบอปุ ถมั ภ์ ( Patronage System ) สำหรบั การสรรหาบุคคลในระบบน้ี ไมไ่ ด้ให้ความสำคัญ ต่อ ความรู้ ความสามารถของผู้สมัคร ว่าจะเหมาะสมกับงานหรือไม่เพียงแต่การตัดสินใจรับ คนเข้าทำงานเป็นการชกั ชวน แนะนำ หรือการฝากจากพรรคพวก ซง่ึ ระบบนจ้ี ะตรงกันข้ามกับ ระบบคุณธรรม กระบวนการวางแผนทรพั ยากรมนษุ ย์ ( Human Resource Planning ) กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ ควาต้องการ ทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์กร โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร ตลอดจน การกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกบั งานแต่ละอย่างและเพียงพอ ที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลา ใดอยา่ งเหมาะสม ไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธิภาพ การวางแผนทรัพยากรมนษุ ย์ หมายถงึ การคาดคะเนอย่างเปน็ ระบบในเร่ืองของอุปสงค์ อปุ ทานของ พนักงานขององค์กรหรือกระบวนการตัดสินใจ โดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถหาคนที่มีความรู้ ความสามารถ เขา้ มาทำงานตามระยะเวลาท่ีองค์กรต้องการ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรบุคคลของ องค์กรเป็นการล่วงหน้าว่า ต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใดความจำเป็น ในการวางแผนทรพั ยากรมนษุ ย์ สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนษุ ย์ มดี งั นคี้ อื 1. สภาวะต่าง ๆ ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็วหากองค์กรไม่มีการ วางแผนกำลังคน เพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้ เช่นการขาด อตั รากำลังคนในองค์กร เป็นตน้ 2. ปัจจุบันนี้องค์กรมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์กรจำเป็นต้องใช้บุคลากร ที่มีความรู้ ความสามารถ จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามรารถ ต้องพัฒนาฝกึ อบรม ซึง่ ใชเ้ วลาค่อนข้างมาก 3. ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น กฎหมาย แรงงานสัมพันธ์ กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงาน จึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้ เหมาะสม 4. ต้องการให้เกิดความสมดุล ระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ กับปริมาณงานท่ี จะต้องทำในอนาคต 5. ใช้ขอ้ มลู ทไ่ี ด้จาก การวางแผนทรัพยากรมนษุ ย์ เปน็ ประโยชนใ์ นการบรหิ าร การจัดการบุคคล ในด้านอ่ืน ๆ เช่น การวา่ จ้าง การบรรจุแตง่ ตงั้ การฝึกอบรม การเล่อื นตำแหนง่ และการจ่าย คา่ ตอบแทน เป็นตน้

8 6. ชว่ ยให้การจา้ งอตั รากำลงั คนใหมเ่ ปน็ ไปอย่างมปี ระสิทธภิ าพ 7. เปน็ แนวทางในการสร้างกำลังคน ให้สอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการขององคก์ ร 8. ชว่ ยใหก้ จิ กรรมตา่ งในดา้ นอัตรากำลังคนเปน็ ไปอยา่ งมีระบบ กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอน ต่าง ๆ ไวด้ ังน้ี ขั้นที่ 1 การพจิ ารณาเป้าหมายและแผนขององค์กร คอื การศกึ ษาและพิจารณา แผนงานที่องค์กร ได้กำหนดไว้ เพือ่ จะนำผลของการศึกษามาจดั วางข้อมลู ด้านบคุ ลากรในอนาคต ขั้นที่ 2 การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตาม ประเภทตา่ ง ๆ เช่น ตามลกั ษณะงาน เพศ อายุ และการศึกษา เป็นตน้ ขั้นที่ 3 การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของ พนักงานท่ีองค์กรต้องการ ซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น การโยกย้าย การลาออก การเล่อื น ตำแหนง่ การเกษยี ณอายุ เป็นต้น ขั้นที่ 4 การกำหนดแผนการปฏิบัติ เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็น แผนงานเพอ่ื ปฏบิ ัตเิ ช่นแผนการสรรหา แผนการคดั เลอื ก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น ข้นั ท่ี 5 การตรวจสอบและการปรบั ปรุง ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทยี บและปรับปรุงแก้ไข เพ่อื ให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนษุ ยเ์ ปน็ ไปอย่างมีประสิทธภิ าพ การสรรหาบุคลากร Recruitment การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์กรนั่นเอง เพราะความสำเร็จของ องค์กรก็ข้นึ อยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังน้นั การสรรหาคัดเลือกยอ่ มต้องรอบคอบ เช่นเดยี วกนั การสรรหา คือ กระบวนการในการแสวงหา เสาะหาและจูงใจผสู้ มัครงานท่ีมีความรู้ความสามารถให้ มาทำงานในองค์กร การสรรหา คอื กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจ ใหบ้ ุคคลท่มี คี ุณสมบัติท่ีเหมาะสม ตามทอ่ี งคก์ รกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมคั รงานในองค์กร การบวนการในการสรรหา ( Recruitment Process ) คือ 1. การวางแผนทรัพยากรมนษุ ย์ 2. ความตอ้ งการหรือการร้องของผ้จู ัดการฝ่ายต่าง ๆ 3. การระบตุ ำแหน่งงานทจี่ ะรับบคุ คลใหม่ 4. การรวบรวมสารสนเทศท่ไี ดจ้ ากการวิเคราะห์งาน 5. ขอ้ คิดเห็นของผู้จัดการฝา่ ยต่าง ๆ 6. กำหนดคุณสมบัติบคุ ลากรทต่ี รงกบั งาน 7. กำหนดวธิ กี ารสรรหา 8. ความพึงพอใจท่ไี ดผ้ ู้สมัคร

9