การจัดการองค์การ

การจดั องคก์ าร (Organizing)การส่ังการและการมอบหมายงาน ยุทธนา พรหมณี

ความหมายของการจดั องค์การการจัดองค์การ คือ การจดั ระเบียบกิจกรรมให้เป็ นกลุ่มกอ้ นเขา้ รูป และการมอบหมายงานใหค้ นปฏิบตั ิเพื่อใหบ้ รรลุผลสาเร็จตามวตั ถุประสงคข์ องงานที่ต้งั ไว้ การจดั องคก์ ารจะเป็ นกระบวนการที่เก่ียวกบั การจดั ระเบียบความรับผดิ ชอบต่างๆ ท้งั น้ีเพ่ือใหท้ ุกคนต่างฝ่ ายต่างทราบวา่ ใครตอ้ งทาอะไรบา้ งและใครหรือกิจกรรมใดตอ้ งสมั พนั ธก์ บั ฝ่ ายอ่ืนๆ อยา่ งไรบา้ ง

ความหมายของการจัดองค์การ1) การจดั กลุ่มงานต่างๆ เป็ นตาแหน่งงานในองค์การ2) การกาหนดความสัมพนั ธ์ระหว่างผู้บังคบั บญั ชากบั ผู้ใต้บงั คบั บญั ชา3) การกาหนดความสัมพนั ธ์ขนึ้ ระหว่างตาแหน่งงานต่างๆ ภายในโครงสร้างเพอื่ ให้สามารถประสานงานกนั ได้ตลอดเวลา “การจดั องค์การทดี่ จี ะช่วยให้ การจัดการมปี ระสิทธิภาพได้”

ข้นั ตอนของกระบวนการจดั องค์การ1) การจดั โครงสร้างงาน การจัดกล่มุ งานและ2) การจดั โครงสร้างอานาจหนา้ ที่ โครงสร้างตาแหน่งงาน3) การจดั โครงสร้างองคก์ าร + การมอบหมาย อานาจหน้าที่ = การจัดความสัมพนั ธ์ เป็ นโครงสร้างองค์การ

ลาดบั การจดั องค์การ1) จุดเร่ิมตน้ / ผู้บริหารระดับสูงในส่วนกลาง ทาการจดั งานเป็นกลุ่มๆ ผู้จัดการใหญ่ กิจกรรมทงั้ หมดผู้จดั การฝ่ ายการผลติ ผู้จดั การฝ่ ายการตลาด ผู้จัดการฝ่ ายการเงนิ กิจกรรมด้าน กิจกรรมด้าน กิจกรรมด้าน การผลิตทงั้ หมด การตลาดทงั้ หมด การเงนิ ทงั้ หมด

ลาดบั การจดั องค์การ2) ผู้บริหารระดับกลาง ทาการจดั แบ่งกิจกรรมท่ีรับผดิ ชอบใหก้ ระจาย ออกไป3) จดั แบ่งงานออกเป็นตาแหน่งและมีการมอบหมายผรู้ ับผดิ ชอบงานน้นั ๆ ผู้จัดการฝ่ ายการตลาด กิจกรรมด้านการตลาดหวั หน้าส่วน หวั หน้าส่วน หวั หน้าส่วนงานโฆษณา งานขาย งานจดั ซือ้ พนักงานขาย 12 34

ประเภทของโครงสร้างองค์การ• องคก์ ารที่เป็นทางการ (Formal Organization)• องคก์ ารที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization)Marketing Managing Production Mgr. Director Mgr. Finance Mgr.

หลกั และแนวคดิ ทเี่ กยี่ วกบั การจดั องค์กร1) หลกั การแบ่งงานกนั ทาตามความถนัด (Specialization of Work)2) หลกั การมผี ู้บงั คบั บญั ชาคนเดยี ว (Unit of Command)3) หลกั ขนาดของการควบคุม (Span of Control)4) หลกั อานาจหน้าทแ่ี ละความรับผดิ ชอบ (Authority and Responsibility)

การกาหนดขนาดการควบคุมทแี่ ตกต่างกนัโครงสร้ างแบนราบ Managing Directorโครงสร้ างสูงชัน Managing Director

การมอบหมายงาน (Delegation)• คือการกระจายงานในหนา้ ท่ี ความรบั ผดิ ชอบ และ อานาจการตดั สินใจภายในขอบเขตท่กี าหนด ใหผ้ ูอ้ ่ืนไป ปฎบิ ตั ิ

กระบวนการมอบหมายงานแบ่งออกเป็ น 2 ข้นั ตอน1) การมอบหมายภาระหน้าทแ่ี ละกจิ กรรมท่ีจะให้ทา2) การมอบอานาจหน้าทท่ี จ่ี ะใช้ปฏบิ ตั ิภาระกจิ และกจิ กรรมต่างๆเหล่าน้ัน 2.1 ลกั ษณะของกจิ กรรมทีจ่ ะมอบหมาย 2.2 ความสามรถของผู้ใต้บงั คบั บญั ชา 2.3 ผลงานทคี่ าดว่าจะได้รับ 2.4 ความจาเป็ นของการประสานงาน

ข้อพงึ พจิ ารณาในการมอบหมายงาน• ใครเหมาะสมกบั งานท่ีจะมอบหมายนี้ กล่าวคอื ต้อง ใส่ใจและคานึงว่าควรเลอื กคนที่เหมาะสมมา รับผดิ ชอบงานเพอื่ ประกนั ความสาเร็จ และลดความ เสี่ยง ซึ่งคาทคี่ ุ้นเคยกนั คอื Put the right man to the right job น่ันเอง

การส่ังการ (Directing)ความหมายของการส่ังการ• การสั่งให้บคุ คลท่ี อยู่ใต้บงั คับบญั ชา ปฏิบตั ิงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดวู ่าเขาเหล่าน้ันได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สดุ เท่าที่สามารถทาได้หรือไม่

การส่ังการจะเก่ียวข้องกับ “การเปล่ียนสภาพให้ วัตถุประสงค์ เป็ นจรงิข้นึ มา”จดุ มงุ่ หมาย1 การม่งุ กากับให้พนักงานผูป้ ฏิบัติงานทางานไปในทิศทางที่ถกู ต้องบรรลตุ ามวัตถปุ ระสงค์ที่ต้องการ2 การมงุ่ ชักจงู ให้ผูท้ างานท่มุ เทกาลังใจและกาลังความคิด เพอื่ ให้งานสาเร็จตามวัตถปุ ระสงค์

องค์ประกอบที่สาคัญของการสั่งการ• ผูบ้ รหิ าร หรอื ผูน้ าองค์การ Leadership• การจงู ใจ Motivation• การติดต่อสื่อสาร Communication

การสั่งงาน (Ordering)ประเภทของการส่ังงานก. แบบออกคาส่ัง (Command)ข. ส่ังงานแบบขอร้อง (Request)ค. ส่ังงานแบบให้คาแนะนา (Suggest)ง. ส่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer)

แบบออกคาสั่ง ( Command ) การส่ังงานในลักษณะน้ีใช้ในกรณี เร่งด่วนหรอื มเี หตฉุ ุกเฉิน ต้องลงมอื ปฏิบตั ิทันทีหรอื ต้องการให้มกี ารควบคมุ อย่างเคร่งครัด

ส่ังงานแบบขอร้อง ( Request ) การสั่งงานในลักษณะน้ีเป็ นไปในทางขอรอ้ งหรือเป็ นการจงู ใจให้ปฏิบตั ิงาน ปกติใช้เพอ่ื ให้ผู้ ปฏิบตั ิใช้ดุลยพนิ ิจ หรอื ใช้กับพนักงานใหม่

ส่ังงานแบบให้คาแนะนา ( Suggestion ) การส่ังในลักษณะน้ีเป็ นไปในทาง ส่งเสรมิให้ผูป้ ฏิบตั ิงานมคี วามคิดริเริ่ม ในการปฏิบตั ิงานใช้กับผู้ ที่มคี วามร้คู วามเข้าใจอยู่แล้ว

ส่ังงานแบบอาสาสมคั ร (Volunteer ) การสั่งงานในลักษณะน้ีนิยมใช้กับการปฏิบตั ิงานนอกเหนือจากงานประจาอยู่แล้วเช่น การปฏิบตั ิ งานนอกเวลา ( O.T. )

วิธีการสั่งงาน ก. ส่ังเป็ นลายลักษณ์อักษร•1. เมื่อต้องการส่งคาสั่งไปอีกแห่งหนึ่ง ทราบโดยแน่ชัด•2. เมอ่ื ผูร้ ับคาสั่ง เข้าใจช้าหรอื ข้ีลืม•3. คาส่ังน้ัน มรี ายละเอียดปลีกย่อยมาก ยากแก่การจา

•4. เมื่อต้องการให้ ผูร้ ับคาส่ังเป็ นผูร้ ับผดิ ชอบ โดยตรง•5. เมื่อคาสั่งนั้นเป็ น คาสั่งสาคัญและต้องปฏิบัติ ตามอย่างถกู ต้อง•6. คาส่ังท่ีเป็ น ตัวเลข หรอื กาหนดระยะเวลา จานวน ที่แน่นอน

ข. การสั่งด้วยวาจา•1. เมื่อต้องการ อธิบาย คาสั่งท่ีเป็ นลายลักษณ์ อักษรให้เข้าใจย่ิงข้ึน•2. คาส่ังที่ ไม่ค่อยมคี วามสาคัญมาก•3. เป็ นการ ย้าคาส่ังเดิม ที่สั่งไว้เป็ นลายลักษณ์ อักษรไว้แล้ว

• 4. เป็ นคาสั่งที่ ไมม่ รี ายละเอียด• 5. เป็ นคาส่ังในกรณีท่ีไมเ่ หมาะสมจะเป็ นคาส่ัง เป็ นลายลักษณ์อักษรไว้ เป็ นหลักฐาน

ลักษณะของการส่ังงานที่ดี1. เป็ นการสั่งที่ผูร้ ับคาส่ัง สามารถท่ีจะปฏิบตั ิได้2. ต้อง ให้อานาจ เวลา และอุปกรณ์ต่างๆเพยี ง พอที่จะปฏิบัติ3. ต้อง ชอบด้วย กม. ขนบธรรมเนียมประเพณี4. ต้อง ชัดเจน ไมใ่ ช้ภาษาคลมุ เครือ

5. คาส่ังควรสมบรู ณ์ถกู ต้อง ไมข่ ัดแย้งกับคาสั่งเดิม6. ต้องเป็ นสิ่งท่ีผูร้ ับคาส่ัง สนใจ ท้าทาย เชิญชวน ให้ปฏิบัติตาม7. ออกคาส่ังด้วยเหตผุ ลที่เพยี งพอ ไมใ่ ช้อารมณ์8. ต้อง รับผดิ ชอบต่อคาสั่งท่ีได้ออกไปแล้ว

THE ENDhttp://www.pncc.ac.th/pncc/wrod/s3.ppthttp://www.pncc.ac.th/pncc/wrod/s3.ppt