บทที่ 1

หนว่ ยการเรยี นรทู้ ี่ 1 เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชี สาระสาคญั พระราชบัญญตั กิ ารบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผ้ทู าบญั ชีต้องจัดทาบญั ชี เพ่อื ใหม้ กี ารแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรอื การเปลีย่ นแปลงฐานะการเงนิ ของผมู้ หี น้าที่จัดทาบัญชี ทีเ่ ป็นอยตู่ ามความเปน็ จรงิ และตามมาตรฐานการบญั ชโี ดยมีเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบญั ชีให้ ถกู ตอ้ งครบถ้วน นอกจากขอ้ กาหนดตามพระราชบญั ญตั กิ ารบัญชี พ.ศ. 2543 แลว้ เอกสารประกอบการ บันทกึ บญั ชยี งั ตอ้ งจัดทาขึ้นให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกาหนดในประมวลรษั ฎากรซงึ่ ได้กาหนดลักษณะ ของใบกากบั ภาษดี ้วย ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชี กรมพฒั นาธุรกจิ การคา้ กระทรวงพาณชิ ย์ ใหค้ วามหมายของเอกสารใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีหมายถงึ บันทกึ หนงั สือ หรือเอกสารใดๆ ท่ใี ช้เปน็ หลกั ฐานในการลงรายการในบญั ชี ซ่งึ แบง่ ไดเ้ ปน็ 3 ประเภท คอื 1. เอกสารทตี่ ้องใชป้ ระกอบการบนั ทกึ บญั ชีทไี่ ดร้ บั จากบคุ คลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ี บุคคลภายนอกจัดทาขึ้น และออกให้เพอ่ื ใช้เป็นหลกั ฐานเนอื่ งจากการซ้อื ขาย แลกเปล่ยี น บริการ และตดิ ต่อ ทางธรุ กจิ 2. เอกสารทต่ี อ้ งใชป้ ระกอบการบันทกึ บญั ชีจดั ทาขน้ึ โดยผมู้ หี นา้ ที่จัดทาบญั ชี เพอื่ ออกให้แก่ บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารทกี่ จิ การตอ้ งออกใหแ้ ก่บคุ คลภายนอกเพอื่ ใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการซอื้ ขาย แลกเปลย่ี น บริการ และติดต่อทางธรุ กจิ 3. เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบันทกึ บญั ชีจัดทาขึน้ โดยผมู้ หี นา้ ทจ่ี ดั ทาบญั ชเี พอื่ ใช้ในกจิ การของ ตนเอง หมายถงึ เอกสารท่ีจัดทาข้ึนเพื่อใช้เองในกจิ การ เพอ่ื เปน็ หลักฐานในการรับเงนิ จา่ ยเงนิ และตดิ ต่อทาง ธุรกจิ ลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชี มี 2 ลักษณะดงั น้ี 1. เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชตี ามพระราชบญั ญตั ิการบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชที ุกประเภทตอ้ งมรี ายการตามท่กี าหนดดงั นี้ 1.1 ชอ่ื ของผู้จัดทาเอกสารซ่งึ อาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผจู้ ดั ทาเอกสารก็ได้

1.2 ชอ่ื ของเอกสาร 1.3 เลขท่ขี องเอกสาร และเล่มที่ (ถ้าม)ี 1.4 วัน เดือน ปี ทีอ่ อกเอกสาร 1.5 จานวนเงนิ รวม 2. เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชตี ามประมวลรัษฎากร 2.1 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเกี่ยวกบั การขายสนิ คา้ ซึ่งออกโดยผปู้ ระกอบการ ไดแ้ ก่ เอกสารท่ใี ชบ้ นั ทกึ รายการขายสินคา้ เปน็ เงินสด บนั ทึกในสมุดรายวนั ขาย และเอกสารท่ใี ช้บันทึกรายการขาย สนิ คา้ เปน็ เงนิ เช่ือ บันทึกในสมุดรายวันขาย 2.2 ใบกากบั ภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลกั ฐานสาคัญทผี่ ู้ประกอบการจดทะเบยี น ภาษีมูลคา่ เพ่ิมตอ้ งจัดทา และออกให้กบั ผซู้ ้ือสินคา้ และบรกิ ารทกุ ครงั้ ทม่ี ีการขายสนิ คา้ หรอื บริการ เพื่อแสดง มูลค่าของสินค้าหรือบรกิ าร และจานวนภาษีมูลค่าเพมิ่ ทผ่ี ปู้ ระกอบการเรียกเกบ็ หรือพงึ เรียกเก็บจากผู้ซ้ือ สินค้าหรอื รบั บรกิ ารในแตล่ ะครงั้ ซง่ึ อัตราภาษมี ลู คา่ เพมิ่ ในปัจจุบันเก็บร้อยละ 7 แต่อาจเปลีย่ นแปลงได้ตาม นโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึ้นอยู่กบั เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากับภาษีแบง่ ไดแ้ ก่ ใบกากบั ภาษี เตม็ รปู แบบ ใบกากับภาษีอยา่ งยอ่ และเอกสารที่ถือเป็นใบกากบั ภาษี 2.3 รายงานภาษขี าย (Output Tax) เปน็ เอกสารทกี่ ฎหมายกาหนดให้ผปู้ ระกอบการจด ทะเบียน จดั ทาข้ึนเพอื่ ใช้ในการบันทกึ ภาษขี ายที่เรยี กเกบ็ กบั ลกู คา้ เม่ือขายสนิ ค้าหรอื ใหบ้ ริการในแตล่ ะเดือน รวมทั้งใช้บันทึกภาษขี ายตามใบเพมิ่ หนี้ ซง่ึ มผี ลทาให้ภาษขี ายเพิ่มขน้ึ และบันทึกภาษขี ายตามใบลดหนซ้ี งึ่ มผี ล ทาใหภ้ าษขี ายลดลง ภาษขี ายทเี่ กิดข้นึ ในเดอื นใดถือเปน็ ภาษีขายของเดอื นนั้นโดยจะตอ้ งบันทึกภาษีขายใน รายงานภาษีขายให้แลว้ เสรจ็ ภายใน 3 วัน นับแต่วนั ท่มี กี ารออกใบกากบั ภาษีใบเพม่ิ หนห้ี รอื ใบลดหนี้ 2.4 รายงานภาษซี อื้ (Input Tax) เปน็ เอกสารทก่ี ฎหมายกาหนดใหผ้ ู้ประกอบการจดทะเบยี น จัดทาขึ้น เพ่อื ใช้ในการบันทึกภาษีซื้อท่เี กิดจากการซอื้ สนิ ค้าหรอื บรกิ ารจากผปู้ ระกอบการจดทะเบยี น เมอ่ื ซ้ือ สนิ คา้ หรอื รบั บรกิ ารในแตล่ ะเดือนทง้ั ใช้บันทกึ ภาษีซ้ือตามใบเพม่ิ หนี้ ซง่ึ มผี ลทาใหภ้ าษซี ือ้ เพมิ่ ขน้ึ และบนั ทกึ ภาษซี อื้ ตามใบลดหน้ีซึ่งมผี ลทาให้ภาษซี อ้ื ลดลง ภาษีซื้อทเ่ี กดิ ข้ึนในเดือนใดถอื เป็นภาษีซ้ือของเดอื นน้นั โดยจะ พจิ ารณาจากวนั ที่ปรากฏในใบกากบั ภาษี หากผปู้ ระกอบการจดทะเบยี นไม่ไดบ้ ันทึกภาษีซือ้ ในรายงานภาษซี ้อื ของเดือนนนั้ ด้วยเหตจุ าเป็น หรือเหตสุ ดุ วสิ ัยสามารถนาภาษีซ้ือไปบนั ทกึ ในรายงานภาษีซื้อของเดือนหลังจาก นน้ั ได้ แตต่ อ้ งไม่เกิน 3 ปี นบั จากวันทรี่ ะบไุ ว้ในใบกากบั ภาษี ใบเพิม่ หนี้ หรือใบลดหน้ี 2.5 รายงานสนิ ค้าและวตั ถดุ บิ เป็นเอกสารที่กฎหมายกาหนดใหผ้ ูป้ ระกอบการจดทะเบยี นจัดทา ขึน้ เพอ่ื ใชใ้ นการบนั ทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถดุ ิบ ท่ผี ู้ประกอบการจดทะเบียนมีอย่ไู ด้มาและ จ่ายไปในแต่ละเดอื น เนอ่ื งจากการซอื้ ขาย สินค้าและวตั ถดุ บิ โดยมใี บสาคญั รบั สนิ ค้าและใบสาคัญจ่ายสินค้า

เปน็ หลักฐานในการบนั ทึกรายการในรายงานสินคา้ และวตั ถดุ ิบ สาหรับผู้ประกอบการที่เป็นผผู้ ลิตสนิ คา้ หรอื ผู้ประกอบการทซ่ี ้อื มาขายไปตอ้ งจดั ทารายงานสินคา้ และวัตถุดบิ แต่ถา้ เป็นผู้ประกอบการใหบ้ รกิ ารไม่ต้อง จัดทารายงานสินค้าและวัตถดุ ิบ ตวั อยา่ งเอกสารท่ใี ช้ในการทาบญั ชี ไดแ้ ก่ 1. เอกสารทเี่ กี่ยวกบั การขายสนิ คา้ เอกสารทีน่ ามาใช้เป็นหลักฐานในการบนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั การขาย สนิ ค้า จะเป็นเอกสารสาเนาเนื่องจากต้นฉบบั จะต้องมอบใหก้ บั ผซู้ อ้ื สนิ ค้า 1.1 เอกสารทใ่ี ชบ้ นั ทึกเกยี่ วกบั รายการขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื ได้แก่ สาเนาใบกากบั สินค้าใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี เอกสารทใี่ ชบ้ นั ทกึ รายการขายสนิ คา้ เปน็ เงนิ เชื่อกรณี เอกสารไมไ่ ดอ้ อกเป็นชุดเม่อื มกี ารขายสนิ ค้า ความรบั ผดิ ในภาษีจะเกิดขึน้ เมอื่ มกี ารขาย หรือส่งมอบสนิ ค้าไม่ วา่ จะมีการชาระเงนิ โดยทนั ทหี รือไม่กต็ าม ดงั น้ัน ใบสง่ ของหรือใบกากบั สนิ คา้ จะตอ้ งแสดงเปน็ ใบกากบั ภาษี ด้วย เพื่อเป็นหลกั ฐานในการชาระภาษีในเดือนทม่ี ีการขาย หรอื ส่งมอบสนิ ค้า 1.2 เอกสารท่ีใชบ้ นั ทึกรายการรบั ชาระหนจ้ี ากการขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เชือ่ กรณเี อกสารไม่ได้ ออกเปน็ ชดุ เมือ่ มกี ารชาระเงนิ ไดแ้ ก่ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน ซึง่ จะไม่มีข้อความแสดงเป็นใบกากบั ภาษอี กี เนอ่ื งจากใบกากับภาษแี สดงอยูใ่ นเอกสารใบสง่ ของหรอื ใบกากับสินคา้ เมอื่ มกี ารขายหรือสง่ มอบสินค้าแล้ว ใน กรณนี ใ้ี บเสรจ็ รับเงนิ ใช้เป็นหลกั ฐานในการเรยี กเก็บเงนิ และบันทึกบญั ชเี ท่าน้นั ไม่ได้ใช้เปน็ หลักฐานในการ ชาระภาษี 1.3 เอกสารทีบ่ ันทึกเกีย่ วกบั รายการขายสนิ คา้ เป็นเงนิ สด ได้แก่ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน สาเนา ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากับภาษี เอกสารทเี่ กีย่ วกับการซื้อสนิ ค้า เปน็ เอกสารทีน่ ามาใช้เป็นหลกั ฐานในการบันทึกบัญชีเก่ยี วกบั การซ้อื สินค้า จะเป็นเอกสารตน้ ฉบับทไี่ ด้รับมาจากผู้ขาย ได้แก่ 1 เอกสารที่ใชบ้ นั ทกึ เกีย่ วกบั การซอื้ สนิ ค้าเปน็ เงนิ เชอ่ื ไดแ้ ก่ ใบกากบั สินค้า ใบกากับสินคา้ /ใบกากบั ภาษี หรอื ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี ใบส่งคนื สนิ คา้ 2. เอกสารทใ่ี ช้บนั ทึกรายการจา่ ยชาระหนจี้ ากการซอ้ื สนิ ค้าเปน็ เงนิ เชอ่ื กรณเี อกสารไมไ่ ด้ออกเป็นชดุ เมอ่ื มกี ารชาระเงนิ ไดแ้ ก่ ใบเสรจ็ รบั เงิน 3. เอกสารที่ใช้บนั ทกึ เกี่ยวกับการซอื้ สินค้าเป็นเงินสด ไดแ้ ก่ ใบเสรจ็ รับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับ ภาษี ใบสง่ คืนสินคา้

เอกสารอ่นื ๆ 1. เอกสารทบี่ ันทึกในสมดุ รายวันรับเงิน ได้แก่ ใบสาคญั รับ ใบรบั รองภาษเี งนิ ไดห้ กั ณ ทีจ่ ่าย กรณีท่ี กจิ การมีเงินได้จากการใหบ้ รกิ าร ซงึ่ ผจู้ า่ ยเงินมหี นา้ ท่ีหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือ รบั รองการหกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย ในกรณนี ี้เปรียบเสมอื นกจิ การถกู หกั ภาษไี ว้ล่วงหนา้ กจิ การจะตอ้ งนาภาษีนี้ไป หกั ยอดภาษเี งนิ ไดใ้ นตอนปลายปี ภาษีเงนิ ไดห้ กั ณ ทจี่ า่ ย จะมียอดอยทู่ างดา้ น เดบิต ถือเป็นสินทรพั ย์ 2 เอกสารทบี่ นั ทกึ ในสมุดรายวันจ่ายเงิน ไดแ้ ก่ ใบสาคญั จ่าย ใบรบั รองภาษีเงนิ ไดห้ กั ณ ท่จี ่าย กรณี ทีก่ ิจการจา่ ยเงินจากการรบั บริการ ซ่ึงกจิ การมีหนา้ ทหี่ กั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย และนาสง่ สรรพากรภายใน 7 วัน นับ แตว่ นั ส้ินเดอื น ดังนั้น กิจการจงึ มีภาระทีจ่ ะต้องนาส่งภาษี บญั ชภี าษเี งนิ ไดห้ ัก ณ ท่ีจา่ ย จะมยี อดอยทู่ างดา้ น เครดติ ถือเป็นหนีส้ ิน การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีโดยท่วั ไปจะทาการแยกเอกสาร แตล่ ะชนดิ เพอื่ ความสะดวกในการบันทกึ บญั ชี เนือ่ งจากในทางปฏิบัติกจิ การมกั จะแบง่ หนา้ ท่ีการทางานของพนกั งานบัญชอี อกเป็นหลายฝ่าย เอกสารการรบั เงนิ เปน็ เอกสารทบ่ี ันทึกรายการเก่ียวกบั การไดร้ บั เงินทกุ ประเภท ซงึ่ ผปู้ ระกอบการ จะออกให้กบั บุคคลภายนอกในกรณีท่ไี ดร้ บั เงินจากการขายสนิ ค้าเป็นเงินสด การรับชาระหนี้ หรอื ได้รบั รายได้ อนื่ ๆ เปน็ เงินสดจะบันทึกในสมดุ รายวนั รบั เงนิ โดยเรียงเลขทีต่ ามเอกสารท่ีออก เอกสารทน่ี ามาบันทึกบญั ชี ได้แก่ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน สาเนาใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากับภาษี ใบสาคญั รับเงนิ สาเนาใบส่งคืนสนิ คา้ เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารท่ีบันทกึ รายการเก่ียวกับการจ่ายเงนิ ทุกประเภท ซงึ่ ผปู้ ระกอบการ จะไดร้ ับจากบุคคลภายนอกกจิ การได้ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเหลา่ นม้ี าเน่ืองจากการซอ้ื สินค้าเปน็ เงนิ สด การซอื้ สนิ ทรพั ยเ์ ปน็ เงินสด การจา่ ยชาระหนี้ รวมทง้ั การจา่ ยค่าใช้จ่ายต่างๆ เปน็ เงนิ สด จะบนั ทกึ ในสมดุ รายวันจ่ายเงินโดยจะเรยี งลาดบั เลขทขี่ ้นึ มาใหม่ ซ่งึ การใหเ้ ลขรหสั ขึ้นอยกู่ บั ผูบ้ นั ทึกบญั ชีวา่ จะกาหนดอย่างไร ทง้ั นีจ้ ะตอ้ งสอื่ ความหมายถงึ เอกสารทเ่ี ก่ยี วขอ้ งได้เป็นอย่างดี เอกสารที่นามาบนั ทกึ บญั ชี ได้แก่ ตน้ ฉบับ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกากับภาษี ใบสาคญั จ่ายเงนิ เอกสารเงนิ เช่ือ เปน็ เอกสารทบ่ี นั ทกึ รายการเก่ียวกบั การซือ้ และขายเปน็ เงินเชอ่ื ทุกประเภท ซ่ึง ผู้ประกอบการจะไดร้ บั ทงั้ จากบุคคลภายนอกและเปน็ ผอู้ อกใหแ้ ก่บคุ คลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารท่ี ได้รับจากบคุ คลภายนอก และเอกสารท่ีออกให้แกบ่ ุคคลภายนอก เอกสารอ่นื ๆ เปน็ เอกสารทีก่ จิ การไดร้ บั หรอื ออกให้แกบ่ ุคคลภายนอกทน่ี อกเหนือจากท่กี ลา่ วมา ขา้ งต้น และใช้เป็นหลกั ฐานในการบนั ทึกบัญชีได้ เอกสารทนี่ าไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงนิ

การวิเคราะหร์ ายการคา้ จากเอกสาร การจัดทาบัญชตี ามวงจรบญั ชผี ู้ทาบญั ชตี อ้ งพจิ ารณาตรวจสอบและวิเคราะห์เอกสารประกอบการ บนั ทึกบญั ชี ดงั นี้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการทก่ี ฎหมายกาหนดไว้ในเอกสารประเภทต่างๆ ทต่ี ้องมปี รากฏให้ ถกู ตอ้ งครบถว้ นสมบรู ณ์ เพราะเอกสารทีไ่ มถ่ กู ต้องครบถว้ นสมบรู ณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้ เป็นหลกั ฐานในประกอบการบันทึกบัญชีได้ 2. วิเคราะหป์ ระเภทของเอกสาร ตามลักษณะรายการทเี่ กดิ ขน้ึ ทางการบัญชี ได้แก่ เอกสารด้าน รายรับ เอกสารดา้ นรายจา่ ย เอกสารด้านเงินเช่ือ 3. วิเคราะหแ์ หลง่ ทีไ่ ด้มาของเอกสาร มี 3 แหลง่ ตามการจดั ประเภทของเอกสาร กลา่ วคอื เอกสารท่ี ได้รับจากบคุ คลภายนอก เอกสารทอ่ี อกใหแ้ กบ่ ุคคลภายนอก และเอกสารท่ีกจิ การจดั ทาขน้ึ เพ่อื ใชใ้ นกิจการ เองการวเิ คราะห์แหล่งทมี่ าใหใ้ ห้สงั เกตเบอื้ งต้นคือ ถ้าเปน็ เอกสารทไี่ ดร้ ับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเปน็ ตน้ ฉบับ (ตวั จรงิ ) แต่ถ้าเป็นเอกสารทอ่ี อกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสาเนาตดิ เล่ม หรือวิเคราะหจ์ าก รายการคา้ รายการคา้ ท่ีปรากฏเป็นรายการคา้ อะไรใหพ้ จิ ารณาจากช่อื เอกสาร 4. วเิ คราะหร์ ายการค้าจากเอกสารตามหลักสมการบัญชี เมอื่ ทราบรายการคา้ ท่ีเกดิ ขน้ึ จากเอกสาร แล้วข้นั ตอนตอ่ ไปจะนารายการคา้ มาวเิ คราะหเ์ พ่อื พิจารณาว่า รายการคา้ นั้นมผี ลกระทบตอ่ ฐานะทางการเงนิ ตามหลกั สมการบัญชอี ยา่ งไร การปฏบิ ัตเิ ก่ยี วกับการออกหนงั สือรบั รองการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ผู้ประกอบการทเี่ ปน็ นติ บิ ุคคล เมือ่ ตอ้ งจ่ายเงินค่าบริการบางประเภททกี่ ฎหมายกาหนดไวม้ ีหน้าที่ตอ้ ง หักภาษี ณ ท่จี ่าย และออกหนังสือรบั รองการหักภาษี ณ ทจี่ ่าย ให้กับผู้ใหบ้ รกิ าร โดยผมู้ หี นา้ ท่หี กั ภาษี ณ ที่ จ่าย ต้องนาสง่ ภาษีทีต่ ้องหกั ด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรบั กรณผี ู้ถูกหักทมี่ หี นา้ ท่เี สียภาษีเงนิ ไดบ้ ุคคลธรรมดา หรอื แบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณที ผ่ี ถู้ กู หกั มหี นา้ ท่ีเสยี ภาษเี งนิ ได้นิตบิ คุ คลณ ทวี่ า่ การอาเภอหรอื เขตทอ้ งท่ี ภายใน 7 วนั นับแต่วันส้นิ เดือนทจ่ี ่าย ไม่ว่าจะไดห้ ักภาษีดังกลา่ วไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจา่ ยเงินใหแ้ ก่ผรู้ ับ รายหนึ่งๆ ตั้งแต่ 500 บาทข้นึ ไป และเมือ่ ได้หกั ภาษีไวแ้ ลว้ ผหู้ กั ภาษีจะตอ้ งออกหนังสอื รับรองการหกั ภาษี ณ ที่จา่ ยจานวน 2 ฉบับ มขี อ้ ความถูกต้องตรงกันใหแ้ ก่ผู้ถกู หักภาษดี ว้ ย