คู่มือการเงินและบัญชี

46 5.3 สมดุ -ทะเบียน ใชบ้ นั ทึกการควบคมุ การเงิน มีรายละเอียดดงั นี้ 5.3.1 สมุดคฝู่ าก  ใช้สาหรับบนั ทึกรายการฝาก และถอนเงนิ นอกงบประมาณ  ใชใ้ บเบกิ เงนิ ฝาก (คาขอถอน) เพ่อื ขอถอนเงินจากสว่ นราชการผู้เบกิ 5.3.2 ทะเบียนคุมเงนิ นอกงบประมาณ  ใชส้ าหรับบันทึกการรับ และการจา่ ยเงินนอกงบประมาณ  แยกตามประเภทของเงนิ นอกงบประมาณท่ไี ด้รบั 5.3.3 ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก  ใช้สาหรับการรบั หลักฐานขอเบกิ เงินจากเจ้าหนี้ หรอื ผ้มู สี ิทธิรบั เงนิ  สง่ หลักฐานใหส้ ว่ นราชการผู้เบกิ เพ่อื ดาเนนิ การจ่ายเงิน  ใหส้ ว่ นราชการผู้เบกิ จา่ ยเงินใหเ้ จา้ หน้ี หรอื ผู้มสี ิทธิรับเงิน 5.4 อักษรยอ่ ใชอ้ ้างองิ ทเี่ อกสารในการบันทึกบัญชี บร.  สาเนาใบเสร็จรับเงิน บจ.  ใบเสร็จรบั เงินจากบรษิ ัท/ห้าง/ร้านค้า บค.  ใบสาคัญรับเงิน ใบรบั บค.  ใบรบั ใบสาคัญ (ใบสีชมพู) บถ.  ใบเบิกเงินฝาก (คาขอถอนเงนิ ) ใบเบกิ ถอน PAY – IN SLIP  ใบนาฝากธนาคาร # หมายเลขเชค็  ต้นขวั้ เชค็ บกศ.  เงนิ บารุงการศึกษา งปม.  เงนิ งบประมาณ บฝ.  ใบนาฝาก 5.5 การเก็บรักษาเงิน ทุกสิ้นวัน ใหส้ รปุ ยอดเงนิ คงเหลอื ในทะเบียนคมุ เงินนอกงบประมาณแตล่ ะประเภท เพื่อจัดทารายงาน เงนิ คงเหลือประจาวนั เสนอกรรมการเกบ็ รักษาเงินทไี่ ดร้ บั แตง่ ตั้ง ซ่งึ ประกอบด้วย 1. เงินสด = ตัวเงินสดทน่ี ับได้ 2 .เงนิ ฝากธนาคาร ประเภทกระแสรายวัน สิน้ เดือน จัดทางบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร กรณียอดเงินคงเหลือในทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภทเงินรายได้สถานศึกษาไม่ตรงกบั รายงานของธนาคาร 3. เงินฝากสว่ นราชการผู้เบกิ = ยอดเงนิ คงเหลอื ในสมดุ คู่ฝาก 4. วันใดไมม่ ีการรับ-จ่ายเงิน ไม่ต้องจัดทารายงานเงินคงเหลือประจาวัน แต่หมายเหตุในรายงานเงิน คงเหลือประจาวัน ว่า “วันท่ี ... ไมม่ กี ารรบั จ่ายเงนิ ” 5. ทุกสิ้นเดือน ให้สาเนารายงานเงินคงเหลือประจาวนั ณ วนั ทาการ สดุ ท้ายของเดอื น ส่งใหส้ ่วนราชการผเู้ บกิ ทราบ

47 6. วงเงนิ เกบ็ รกั ษาเงนิ รายได้สถานศึกษา กศน. อาเภอ - เงินสดที่ทาการ 5,000 บาท - เงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนั 45,000 บาท - เงนิ ฝากส่วนราชการผเู้ บกิ ไม่จากัดวงเงิน 5.6 รายงานการเงิน มดี ังน้ี 5.6.1 รายงานคงเหลอื ประจาวนั  ใช้สาหรับแสดงรายละเอียดประเภทเงินคงเหลือท่ีอยู่ในความรับผิดชอบเงินสด, เงินฝาก ธนาคาร, เงนิ ฝากสว่ นราชการผเู้ บิก  จดั เก็บขอ้ มูลจากทะเบยี นคมุ เงินนอกงบประมาณแตล่ ะประเภท  ทกุ ส้นิ วนั ที่มีการรบั – จ่ายเงนิ ต้องจัดทารายงาน  ทุกสน้ิ เดือน ให้สาเนารายงานเงินคงเหลือประจาวัน ณ วันทาการสุดท้ายของเดือนให้ส่วน ราชการผูเ้ บิก ทราบ 5.6.2 รายงานสรปุ การรบั -นาฝาก  ใช้สาหรับแสดงการรับและนาส่งเงิน เข้าบัญชีส่วนราชการผู้เบิก ประเภทเงินนอก งบประมาณแต่ละประเภท, เงินรายได้แผ่นดนิ  เก็บขอ้ มูลจากทะเบยี นคมุ เงนิ นอกงบประมาณ แตล่ ะประเภท 5.6.3 รายงานงบรับ-จ่าย เงินรายได้สถานศกึ ษาประจาเดือน  ใชส้ าหรบั แสดงรายรับและรวบรวมหลักฐานการจา่ ยแต่ละเดือน  จดั ทาหนา้ งบใบสาคัญคู่จา่ ยประกอบใบสาคญั ค่จู า่ ย/หลกั ฐานการจา่ ย  ภายใน 15 วัน นับจากวันส้ินเดือน จัดทารายงานหน้างบรับ-จ่าย ส่งสานักงานตรวจเงิน แผ่นดนิ ภมู ิภาค, สว่ นราชการผเู้ บิก สาเนาเกบ็ ไวท้ ห่ี น่วยงานยอ่ ย 1 ชดุ พร้อมหลกั ฐานการจ่าย 5.6.4 รายงานการรับ-จา่ ยเงินนอกงบประมาณรายเดอื น  ใชส้ าหรบั แสดงรายรับและรายจ่ายแต่ละเดือน  แสดงจานวนเงินยอดยกมาต้นงวด 1 ตุลาคมของปี, ยอดรับ-จ่ายระหว่างเดือนและ ยอดยกไป ณ วันส้ินเดือนนนั้ 5.7 การควบคุมและการตรวจสอบ เพือ่ ให้การดาเนนิ การของหน่วยงานย่อยเป็นไปอยา่ งถูกต้องจาเป็นต้องมีการตรวจสอบการปฏิบัติงาน โดยหวั หนา้ หน่วยงานงานยอ่ ยหรือผทู้ ่ีหวั หนา้ หนว่ ยงานยอ่ ยมอบหมาย ดาเนินการดงั นี้ 1. การส่งเอกสารหลกั ฐาน ตรวจสอบการส่งเอกสารหลักฐาน ในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิกว่าได้มีการส่งให้ส่วนราชการผู้เบิก นาไปเบกิ -จ่ายเงิน เป็นไปตามลาดับ 2. ทุกสน้ิ วนั ทาการ ให้ตรวจสอบการเคล่ือนไหวของเงิน ( การรับ การจ่าย การนาฝาก) ตลอดจนการบันทึกรายการใน ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ แต่ละประเภทในวันน้ันยอดเงินจะเป็นยอดแสดง ในรายงานเงินคงเหลือ ประจาวัน

48 3. ทกุ วนั ท่ี 15 และวันสนิ้ เดอื น ตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการรับ นาฝากกับสาเนาใบเสร็จรับเงินและสาเนาใบนาฝากเงิน ธนาคาร (PAY-IN), สาเนาหนงั สอื นาฝาก (เงนิ สด) กอ่ นส่งใหส้ ่วนราชการผู้เบิกทราบ 5.8 วิธปี ฏิบัตเิ กี่ยวกับการเบกิ -การรับ-การจ่ายเงนิ 5.8.1 เงินงบประมาณ 1. รวบรวมหลักฐานการขอเบิกเงินงบประมาณจากเจา้ หนหี้ รือผมู้ ีสทิ ธริ ับเงนิ ก่อนสง่ เบิก  ตรวจสอบความถกู ตอ้ ง ครบถว้ น ในเอกสารหลกั ฐาน  บันทกึ รายการใน ทะเบียนคุมหลกั ฐานขอเบิก - เพ่ือควบคมุ มิให้เอกสารสญู หาย - เรง่ การเบกิ จา่ ยตามลาดับกอ่ น-หลงั  การสง่ เอกสารหลักฐานใหส้ ่วนราชการผเู้ บกิ (กศน.จงั หวดั /กรุงเทพ) - จัดทาหนังสอื นาสง่ - การใช้บริการไปรษณยี ์ **ใหบ้ ันทกึ เลขทร่ี บั ของไปรษณีย์ลงทะเบยี น **วันเดือนปที สี่ ง่ ในช่องหมายเหตทุ ะเบยี นคมุ  ใหเ้ จา้ หนี้/ผมู้ สี ทิ ธริ ับเงนิ แสดงเจตนาขอรบั เงนิ ผ่านธนาคาร - แจง้ เลขทเี่ งินฝากธนาคารของเจา้ หนี/้ ผมู้ ีสทิ ธริ ับเงิน - ค่าธรรมเนียมการโอนเป็นภาระของเจ้าหน้ี / ผู้มสี ทิ ธริ บั เงนิ 2. ส่วนราชการผเู้ บกิ (กศน.จงั หวดั /กรงุ เทพ)  ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ก่อน เบกิ เงินจากคลัง  จ่ายเงินใหเ้ จ้าหนี้ / ผู้มสี ิทธริ ับเงนิ โดยตรง - โอนเงนิ เขา้ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคารของเจ้าหนี้ / ผูม้ สี ทิ ธริ บั เงิน 5.8.2 เงินนอกงบประมาณ 1. ทะเบียนคุมเงนิ นอกงบประมาณ แตล่ ะประเภท  ใชบ้ ันทกึ รายการรบั เงิน-การจา่ ยเงิน และยกยอดเงนิ คงเหลอื 2. การฝากเงนิ  เงนิ สด ใหห้ ัวหน้าหน่วยงานย่อย จดั ทาหนังสอื นาฝากเงนิ  ธนาคาร ให้โอนเงนิ เขา้ บญั ชีเงินฝากธนาคารของสว่ นราชการผเู้ บิก  ทกุ วันที่ 15 และวันส้ินเดือน - จัดทารายงานการรบั -นาฝากเงนิ ใหส้ ว่ นราชการผ้เู บิกทราบ - ส่งส่วนราชการผู้เบิก 1 ฉบับ พรอ้ มแนบสาเนาใบ PAY-IN - สาเนาเกบ็ ไว้เปน็ หลักฐานท่ีหน่วยงานยอ่ ย 1 ฉบบั 3. การถอนเงนิ  ใหจ้ ดั ทา ใบเบิกเงินฝาก (คาขอถอน)  ให้ส่วนราชการผเู้ บิก

49 - โอนเงนิ ผ่านธนาคารเข้าบญั ชีเงนิ ฝากธนาคารของหนว่ ยงานยอ่ ย 4. สมุดคฝู่ าก  ใชบ้ นั ทึกการฝากเงนิ -การถอนเงินกบั ส่วนราชการผู้เบิก (กศน.จงั หวดั /กรงุ เทพ) 5.8.3 การจา่ ยเงนิ ให้ยมื ตามสัญญายืมเงิน การจา่ ยเงินนอกงบประมาณใหย้ มื ให้กระทาได้เฉพาะ เพ่ือใช้จ่ายในการดาเนินงานตามวัตถุประสงค์ ของเงนิ นอกงบประมาณน้ันๆ หรือกรณีอ่นื ซึ่งจาเปน็ เร่งด่วนแก่ราชการ 1) การจ่ายเงินยมื  นาสญั ญายมื เงนิ และใบประมาณการคา่ ใชจ้ า่ ยท่ไี ด้รบั อนมุ ัติจากผูม้ อี านาจ  บันทกึ รายการในทะเบยี นคมุ เงนิ นอกงบประมาณ ประเภทเงินรายไดส้ ถานศึกษา ชอ่ ง “จ่ายลูกหนี้” และคานวณผลบนั ทึกในชอ่ ง “ยอดคงเหลอื ” ตามรปู แบบของเงนิ  จัดทารายงานเงินคงเหลือประจาวนั 2) การชดใช้ตามสญั ญายืมเงนิ  เม่อื ลกู หนี้ชดใช้เงินยืมเป็นใบสาคัญ ให้ออกใบรับใบสาคัญเป็นหลักฐานเท่ากับจานวนเงิน ตามใบสาคัญ  เมื่อลกู หนชี้ ดใช้ เงินยมื เป็นเงินสดเหลอื จา่ ย (ถา้ มี) ให้ออกใบเสร็จรับเงินเท่ากับจานวนเงิน ได้รบั  บนั ทกึ รายการในทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภทเงิน เงินรายได้สถานศึกษาช่อง “จ่ายลกู หนใี้ นวงเลบ็ ” เพอื่ ลดยอดลูกหน้ี - ถา้ หลักฐานใบสาคญั ต้องนาไปเบิกเงินงบประมาณชดใช้ ให้บันทึกชอ่ ง “จา่ ยใบสาคญั ” - ถา้ หลกั ฐานใบสาคญั เปน็ รายจา่ ย เงนิ รายได้สถานศึกษา ให้บันทึกช่อง “จ่ายตามลักษณะ รายจา่ ยท่ีเกิดขึ้นว่าเป็นคา่ .....................................” 3) การเบกิ เงินงบประมาณชดใช้ใบสาคัญรองจา่ ย  บันทกึ ทะเบียนคุมหลกั ฐานขอเบิก  เมือ่ ได้รบั เงนิ งบประมาณโอนเข้าบญั ชเี งินฝากธนาคารกระแสรายวัน - บันทึกรายการใบทะเบยี นคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภท เงนิ รายไดส้ ถานศกึ ษา - ชอ่ ง “จา่ ยใบสาคัญรองจ่ายในวงเลบ็ ” และคานวณผลเพม่ิ บนั ทึกในช่อง “ยอดคงเหลือ เงนิ ฝากธนาคาร”  จัดทารายงานเงินคงเหลอื ประจาวัน 4) การฝากเงนิ  เงนิ สด ใหห้ วั หนา้ หนว่ ยงานย่อยจัดทาหนงั สอื นาฝากเงนิ  ธนาคาร ใหโ้ อนเงนิ เข้าบญั ชเี งนิ ฝากธนาคารของส่วนราชการผเู้ บกิ  ทุกวนั ที่ 15 และวนั ส้นิ เดือน - จดั ทารายงานการรบั – นาฝากเงนิ ให้ส่วนราชการผูเ้ บกิ ทราบ - ส่งสว่ นราชการผูเ้ บิก 1 ฉบับ พรอ้ มแนบสาเนาใบ PAY-IN - สาเนาเกบ็ ไวเ้ ป็นหลักฐานทหี่ น่วยงานย่อย 1 ฉบับ

50 5) การถอนเงิน  ใหจ้ ัดทา ใบเบิกเงนิ ฝาก (คาขอถอน)  ให้ส่วนราชการผเู้ บกิ โอนเงินผ่านธนาคารเขา้ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคารของหน่วยงานยอ่ ย 6) สมดุ คู่ฝาก  สาหรับบันทึกการฝากเงิน-การถอนเงนิ กบั ส่วนราชการผเู้ บกิ (กศน.จงั หวัด/กรงุ เทพ) 5.8.4 เงินรายได้แผน่ ดนิ  การรบั เงนิ รายไดแ้ ผน่ ดิน - ออกใบเสร็จรบั เงิน - นาเงินฝากเข้าบัญชี เงนิ ฝากธนาคารของสว่ นราชการผเู้ บกิ  ทุกวันที่ 15 และวันส้ินเดอื น - จดั ทารายงานการรบั -นาฝากเงนิ ใหส้ ว่ นราชการผเู้ บิกทราบ - ส่งสว่ นราชการผเู้ บกิ 1 ฉบบั พรอ้ มแนบสาเนาใบ PAY-IN - สาเนาเก็บไว้เปน็ หลักฐานท่ีหน่วยงานย่อย 1 ฉบบั 5.8.5 เงนิ มัดจาประกันสญั ญา  การรบั เงนิ ประกันสญั ญา - ออกใบเสร็จรับเงนิ - นาเงนิ ฝากเข้าบัญชี เงินฝากธนาคารของสว่ นราชการผู้เบิก  ทุกวันที่ 15 และวันสนิ้ เดอื น - จดั ทารายงานการรบั -นาฝากเงินใหส้ ว่ นราชการผู้เบิกทราบ - ส่งสว่ นราชการผเู้ บกิ 1 ฉบับ พรอ้ มแนบสาเนาใบ PAY-IN - สาเนาเก็บไว้เป็นหลกั ฐานทหี่ นว่ ยงานยอ่ ย 1 ฉบบั

รบั สาเนา ใบเสร็จรบั เงนิ บร. เอกสารแ ใบเสร็จรบั เงนิ ร้านคา้ / ทะเบ บุคคลภายนอก บจ. รา จ่าย ใบสาคญั รบั เงนิ / หลกั ฐานการจ่าย บค.

เริม่ 51 แสดงรายการ บียน/สมดุ สมุดคูฝ่ าก ายงาน ฝาก/ถอน กับ ศนจ. ทะเบยี นคุมหลักฐานขอเบิก ทะเบียนคุมเงินรายไดส้ ถานศึกษา รายงาน 1. รายงานเงนิ คงเหลอื ประจาวนั 2. รายงานภายในวันท่ี 15 ของเดือนถดั ไป 3. รายงานประจาเดือน 4. รายงาน (แบบ 102) จบ 51

52 ภาคผนวก

53

54 คณะผู้จัดทา ท่ปี รึกษา ดร. ยพุ นิ บวั คอม ผ้อู านวยการสานักงาน กศน.จังหวดั ลาพูน นางสาวเรณู ลีสวุ รรณ์ รองผอู้ านวยการสานกั งาน กศน.จังหวดั ลาพนู ผอู้ านวยการ กศน.อาเภอทุกอาเภอในสงั กัดสานกั งาน กศน.จังหวดั ลาพูน ผ้จู ดั ทา นักวชิ าการศึกษาปฏิบตั ิการ กลมุ่ งานการเงนิ และบญั ชี กลมุ่ อานวยการ สานกั งาน กศน.จังหวัดลาพูน ออกแบบปก นายจักรพนั ธ์ มหาไม้