ใบความรู้ เรื่อง ฟ้อนและการตกแต่งเอกสาร

เนาวรัตน์ มหินทวงศ์ แผนกวิชาบริหารธรุ กิจวทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีอดุ รธานี

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word หนวยที่ 3 การกาหนดและจดั แต่งหน้าเอกสาร ในการสร้างสรรค์งานเอกสารเวริ ์ด เพ่ือความสวยงาม ความสะดวกและรวดเร็วในการจดัวางตวั หนงั สอื รูปภาพ หรืออนื่ ๆ ผ้สู ร้างสรรค์งานควรจะเริ่มต้นด้วยการกาหนดและจดั แตง่หน้าเอกสารตามต้องการก่อนเป็นลาดบั แรก ๆ จะได้ไมต่ ้องเสียเวลามาจดั แตง่ ภายหลงั เมื่อพิมพ์ตวั หนงั สอื เสร็จสนิ ้ แล้ว1. การกาหนดค่าหนา้ กระดาษ 21. คลิกเมนู File 32. เลอื กคาสง่ั Page Setup3. เลือกขนาดกระดาษ paper size แล้วกาหนดคา่ตามต้องการ เชน่ เลือกขนาด A4 44. เลือกการวางแนววา่ จะเป็นแบบแนวตงั้ Portraitหรือแนวนอน Landscape5. คลิกป่ มุ O.K 52. การกาหนดค่าขอบกระดาษการกาหนดคา่ ขอบกระดาษ เพ่ือให้เอกสารจดั วางได้อย่างสวยงาม น่าสนใจ หรือเพ่ือความเหมาะสมกบัการใช้งาน สาหรับการกาหนดคา่ ขอบกระดาษสามารถกาหนดได้ทงั้ 4 ด้านคือ ด้านซ้าย (Left) ด้านขวา (Right) ด้านบน (Top)และด้านลา่ ง (Bottom) ซงึ่ มีวิธีการกาหนดคา่ ดงั นี ้1. คลกิ เมนู File2. เลอื กคาสงั่ Page Setup3. คลกิ เลือกขอบกระดาษ Margin4. กาหนดตวั เลขท่ีต้องการในช่องตา่ ง ๆ5. คลิกป่ มุ O.K รายละเอียดการกาหนดขอบกระดาษ Margin  “ด้านบน” (Top) : กาหนดระยะห่างจากขอบบนของกระดาษมาถงึ บรรทดั แรกของหน้ากระดาษ  “ด้านลา่ ง” (Bottom) : กาหนดระยะห่างจากขอบลา่ งของกระดาษมาถงึ บรรทดั สดุ ท้ายของหน้ากระดาษ  “ด้านซ้าย” (Left) : กาหนดระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านซ้ายกบั ตาแหน่งท่ีพิมพ์ตวั อกั ษรด้านซ้าย ของแตล่ ะบรรทดั  “ด้านขวา” (Right) : กาหนดระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านขวากบั ตาแหน่งท่ีพิมพ์ตวั อกั ษรตวั สดุ ท้าย ด้านขวาของแตล่ ะบรรทดั

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word “ชอ่ งไฟ” (Gutter) : เป็นการกาหนดระยะของชอ่ งวา่ งเพื่อนาไปเย็บเลม่ วา่ จะเว้นไว้ทาชอ่ งจานวนเทา่ ใด ปกติมกั กาหนดเป็น 0 “หวั กระดาษ” (Header) : การกาหนดระยะห่างจากหวั เร่ืองมาถงึ เนือ้ ความเอกสารจริงในบรรทดั แรก “ท้ายกระดาษ” (Footer) : การกาหนดระยะหา่ งจากท้ายเร่ืองมาถงึ เนือ้ ความจริงในบรรทดั สดุ ท้าย ของหน้ากระดาษ “ขอบเงากระจก” (Mirror Margins) : เป็นการให้ระบหุ ากวา่ ต้องการพิมพ์แบบหน้าคู่ โดยการกาหนดให้ Left เปลีย่ นเป็น Inside Right เปลีย่ นเป็น Outside หน้าจอการกาหนดคา่ หน้ากระดาษเม่ือเลอื กแบบขอบเงากระจก3. การสร้างหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษเป็นการกาหนดข้อความ สญั ลกั ษณ์ เลขหน้ากระดาษหรือเคร่ืองหมายตา่ ง ๆ ในสว่ นหวั หรือสว่ นท้ายของงานเอกสาร ซงึ่ บางครัง้ ผ้ใู ช้งานอาจใช้สว่ นนีใ้ นการบอกถงึ ท่ีมาของงานเอกสาร ทาให้งา่ ยตอ่ การค้นหาเอกสารที่มอี ยอู่ ย่างมากมายในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซงึ่ มขี นั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี ้1. คลิกเมนู View 12. เลือกหวั กระดาษและท้ายกระดาษ (Header and Footer)3. ใสข่ ้อความ สญั ลกั ษณ์ ข้อความ เลขหน้ากระดาษโดยการคลิกเลอื กจากรูปแบบอตั โนมตั ิท่ีเมนจู ดั ไว้ให้อย่างหลากหลาย4. คลกิ Close เมื่อการกาหนดเสร็จสนิ ้ 234

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word รายละเอยี ดในทูลบาร์ของหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ 9 11 13 35 71 24 68 10 121. การเลือกกาหนดรายการหรือเคร่ืองมือในการทางาน ซงึ่ สามารถเลือกข้อความจากตวั เลือกใสไ่ ปได้เลย โดยอตั โนมตั ิ2. แสดงเลขท่ีหน้าเอกสาร3. ใสจ่ านวนหน้าทงั้ หมดของเอกสาร4. รูปแบบการเรียงหมายเลขทหี่ น้าเอกสาร (สามารถเลือกได้)5. ใสว่ นั ที่สร้างเอกสาร6. ใสเ่ วลาท่ีจดั ทาเอกสาร7. การตงั้ คา่ หน้ากระดาษ (เหมือนในเมนกู ารตงั้ คา่ หน้ากระดาษ (Page Setup)8. การแสดง / ซอ่ มแฟ้ มเอกสารเหมือนกบั กอ่ นหน้านี ้9. การใสข่ ้อความเหมอื นหน้ากอ่ นหน้านี ้10. การสลบั ไปมาระหวา่ งสว่ นหวั กระดาษกบั ท้ายกระดาษ11. ให้แสดงก่อนหน้านี ้12. ให้แสดงตอ่ ไป13. การปิ ดไออะล๊อกบ๊อกของการสร้างหวั กระดาษและท้ายกระดาษ4. การกาหนดคอลมั นข์ องหนา้ กระดาษในบางครัง้ การสร้างสรรค์งาน ผ้สู ร้างสรรค์งานอาจต้องการจดั แบ่งหน้ากระดาษเป็นคอลมั น์เพ่ือความนา่ สนใจของชิน้ งาน หรือเพื่อความเหมาะสมในการนาเสนอผลงาน ดงั นนั้ ก่อนพิมพ์ข้อความลงในหน้าเอกสารจงึ ควรกาหนดการแบ่งหน้ากระดาษให้เรียบร้อยก่อนเพื่อการทางานท่ีไมซ่ า้ ซ้อน ซง่ึ มีวธิ ีการดงั นี ้1. คลิกเมนู Format 13 62. ดบั เบิลคลกิ Column3. เลือกรูปแบบท่ีต้องการ4. กาหนดคา่ ตวั เลขเพื่อกาหนด 24 คา่ ของคอลมั น์ เชน่ 5 ความกว้าง , ระยะหา่ ง5. คลกิ เลอื กในช่องท่ีต้องการเชน่ เส้นคน่ั ระหวา่ งคอลมั น์

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word 6. คลิกป่ มุ O.K 4.1 การจดั คอลมั น์หลายแบบในเอกสารเดยี วกนั เอกสารเวริ ์ดได้สร้างสรรค์รูปแบบของคอลมั น์ไว้เพ่ืออานวยความสะดวกแก่ผ้ใู ช้งานอยา่ ง หลากหลาย สามารถตอบสนองความต้องการของผ้ใู ช้เป็นอย่างดี เช่น การสร้างเอกสารท่ีมี รูปแบบคอลมั น์ที่หลากหลายในงานเอกสารเดียวกนั ซงึ่ มขี นั้ ตอนการกาหนดคา่ ดงั นี ้1. เลอื กยอ่ หน้าหรือสว่ นของเอกสาร ท่ีต้องการจะจดั คอลมั น์2. จากเมนรู ูปแบบ Format เลอื กคาสง่ั Columns3. เลอื กรูปแบบคอลมั น์ท่ีต้องการ4. คลกิ เลอื กการใช้งานในช่อง Apply to - คลิกเลือก Whole document หากนาไปใช้กบั ทงั้ เอกสาร - คลกิ เลอื ก This point forward หากต้องการใช้จากจดุ ที่กาหนดเป็นต้นไป5. คลกิ ป่ มุ O.K6. หากต้องการเปล่ยี นรูปแบบคอลมั น์ใหมใ่ ห้กาหนดใหมจ่ ากขนั้ ตอนที่ 1 - 54.2 การกาหนดรูปแบบคอลมั น์โดยใชท้ ูลบาร์ในการกาหนดรูปแบบของคอลมั น์ นอกจากจะกาหนดในเมนบู าร์แล้ว เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว ทางโปรแกรมได้จดั รูปแบบของคอลมั น์ไว้บนทลู บาร์ให้เลือกใช้ ซง่ึ มวี ิธีการดงั นี ้1. คลกิ เลอื กป่ มุ Columnบนทลู บาร์ จะปรากฏรูปแบบของสดมภ์หรือคอลมั น์ให้เลือก2. ลากเมาส์พอยน์เตอร์ไปทางขวา 1จะเหน็ สญั ลกั ษณ์แสดงแถบสดี าบอกจานวนคอลมั น์3. คลกิ เลอื กรูปแบบหรือจานวนคอลมั น์ท่ีต้องการ 2การเลือกสร้างคอลมั น์ดว้ ยวิธีการนีท้ างโปรแกรมจะกาหนดค่าต่าง ๆ โดยอตั โนมตั ิ เช่น ช่องวา่ งระหว่างคอลมั น์การพิมพ์ข้อความลงในคอลมั น์ จะสามารถพิมพ์ข้อความลงไปได้ทีละคอลมั น์เท่านนั้

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word เม่ือเตม็ หน้ากระดาษในแตค่ อลมั น์แล้ว โปรแกรมจงึ จะขนึ ้ คอลมั น์ใหมใ่ ห้5. การสร้างเสน้ ขอบและแรเงา เป็นการกาหนดขอบเขตกรอบให้กบั พารากราฟหรือตาราง รวมทงั้ รูปภาพกราฟฟิ กตา่ ง ๆ ด้วย รูปแบบหลากหลายท่ไี มโครซอฟต์มไี ว้บริการด้วยวธิ ีการงา่ ย ๆ เพียงแคผ่ ้ใู ช้คลกิ เลอื กหรือวางเคอร์เซอร์ ไว้ในตาแหน่งท่ีต้องการ แล้วดาเนินการตามขนั้ ตอนในการสร้างสรรค์งานแตล่ ะรูปแบบ ดงั เช่น 1. คลิกเมนู Format บนทลู บาร์ 2. คลิกเลอื กคาสงั่ Border and Shading 3. คลกิ Border และคลกิ เลอื กรายการจากไดอะล๊อกบ๊อก  Setting : เป็นการกาหนดรูปแบบของกรอบ - None : ไมท่ ากรอบ - Box : ทากรอบแบบกลอ่ งสเ่ี หลี่ยม - Shadow : ทากรอบให้มเี งา - 3 – D : ทากรอบแบบ 3 มิติ - Custom : กาหนดกรอบเอง  Style : เลอื กลกั ษณะของเส้นกรอบ จากรายการที่กาหนดให้  Color : เลอื กสีให้กบั เส้นกรอบ  Width : กาหนดความกว้างให้กบั เส้นกรอบ  Preview : ตวั อย่างท่ีเลอื กกอ่ นนาไปใช้งานจริง  Apply to : การกาหนดการใช้วา่ จะใช้เฉพาะพารากราฟหรือทงั้ เอกสาร 4. กดป่ มุ O.K 5. คลกิ ป่ มุ Page Border หากต้องการทากรอบให้กบั หน้ากระดาษ 6. เลือกกาหนดรายละเอยี ดจากไดอะล๊อกบ๊อก ซงึ่ เหมอื นกบั การเลอื ก Border แตเ่ พ่ิมเติม รายการในชดุ Art ดงั นี ้  Art : การกาหนดรูปศลิ ปะให้กบั กรอบของหน้ากระดาษจากรายการที่กาหนดให้  Apply to : การกาหนดให้การเลือกมีผลตอ่ เอกสารทงั้ หมด

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word7. คลิกป่ มุ Shading เพื่อกาหนดการแรเงาให้กบั กรอบของพารากราฟ ตารางหรือกรอบเอกสาร8. คลกิ เลอื กรายการจากไดอะล๊อกบ๊อกท่ีกาหนดให้  Fill : เลอื กกาหนดสใี ห้กบั กรอบที่เลอื กไว้  Preview : แสดงตวั อย่างของเงากอ่ นนาไปใช้จริง  Pattern Style : เลอื กรูปแบบหรือลวดลายของเงาให้กบั กรอบ           6. การสร้างเอกสารตามต้นแบบ (Style)เพ่ือการสร้ างสรรค์งานเอกสารให้ สวยงามตามรูปแบบท่ีไมโครซอฟต์เวิร์ ดออกแบบไว้ ให้ อย่างหลากหลายจากสไตล์ต้นแบบ (Style) 1 6.1 การสร้างเอกสารตามต้นแบบ (Style) 1. คลกิ เมนู Format บนทลู บาร์2. คลกิ รายการคาสง่ั Style3. คลกิ เลอื กรายการท่ีต้องการในไดอะล๊อกบ๊อก4. คลกิ Apply เพื่อการใช้งาน3 2 4 มีป่ มุ และรายการ ให้ทดลองเลอื กใช้มากมาย ลงคลกิ เลอื กเลน่ ดนู ะ.

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word6.2 การสร้างต้นแบบ (Style) เอกสารใหม่ 11. คลิกป่ มุ Format และ Style บนทลู บาร์2. คลกิ ป่ มุ New ในเมนู Style ที่ให้เลอื ก3. เลอื กคลกิ รายการตามต้องการ ซง่ึ ผลท่ีได้จะปรากฏให้เหน็ ในช่อง Preview เพื่อการตดั สินใจเลอื กใช้4. คลกิ ป่ มุ O.K และป่ มุ Apply เพ่ือยืนยนั การเลือกใช้งาน 3 1 2 46.3 การสร้างแบบจากคลงั ต้นแบบ (Style Gallery)เป็นการใช้ต้นแบบที่โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ดมีให้เลอื กใช้จาก “คลงั ต้นแบบ” ซง่ึ มรี ูปแบบตา่ ง ๆที่ใช้กนั บอ่ ย ๆ ให้ไว้ใน Template1. คลิกเมนู Format บนทลู บาร์ 12. คลกิ เลือกรายการ Style Gallery3. คลิกเลือกรายการในไดอะล๊อกบ๊อกตามต้องการ4. คลกิ O.K 3 2 4

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word7. การกาหนดรปู แบบของกรอบ (Frame)เอกสารท่ีสร้างขนึ ้ มา ควรจะมีโครงร่างท่ีสวยงาม อา่ นง่ายและใช้สะดวก ซง่ึ การทากรอบเป็นวธิ ีการหนง่ึ ที่ช่วยให้เอกสารดสู วยงาม ซงึ่ ผ้ใู ช้สามารถกาหนดรูปแบบของกรอบได้ตามต้องการ1. คลิกเมนู Format บนทลู บาร์2. คลกิ รายการ Style 13. คลิกป่ มุ New บนไดอะล๊อกบ๊อก Style4. คลกิ ป่ มุ Format บนไดอะล๊อกบ๊อก New Style5. เลอื กคลกิ รายการคาสง่ั Frame6. คลิกเลือกรายการวางตาแหนง่ กรอบกบั ข้อความจากรายการที่กาหนดให้เลือก7. คลิก O.K6 2 3 5 7 4 ไมโครซอฟต์เวริ ์ด มอี ะไรใหค้ ุณเลอื กใชม้ ากกว่าทค่ี ุณคดิ แค่คลกิ ..คลกิ .. ………………………… ผลงานสวยงาม นา่ สนใจมากมาย กจ็ ะเป็นของคุณ

เรียนรู้โปรแกรม Microsoft Word