หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับตารางคำนวณ

หนว่ ยท่ี 1 ความรูพ้ ืน้ ฐานเก่ียวกบั การใชโ้ ปรแกรมตารางคานวณ

บทที่ 1 ความรพู้ ้ืนฐานเกย่ี วกบั ตารางคานวณ ความรู้เบื้องต้นในการใชโ้ ปรแกรม Excel โปรแกรม Excel เปน็ โปรแกรมทีอ่ านวยความสะดวกในการทางานเก่ียวกบั การพมิ พ์ งานตาราง การคานวณข้อมลู และฐานข้อมลู Excel 2007 มีส่วนติดตอ่ ผูใ้ ช้โฉมใหม่ มแี มแ่ บบใหม่ แถบเครื่องมอื ต่าง ๆ และมีคณุ ลักษณะใหม่ ที่สามารถสร้างประสิทธิผลงานไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว Excel 2007 ทาใหเ้ ราสามารถเร่มิ ใช้งานสว่ นติดตอ่ ผู้ใช้โฉมใหม่ แม่แบบใหม่ และ คณุ ลกั ษณะใหม่ทสี่ ามารถสรา้ งประสิทธิผลได้อย่างรวดเร็ว 1. ความรพู้ ้ืนฐานเกี่ยวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel 1.1 ลักษณะทวั่ ไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชตี (Spread Sheet) หรอื ตารางคานวณ อิเลก็ ทรอนิกส์ เปน็ โปรแกรมท่ี อานวยความสะดวกในการทางานเก่ยี วกับการคานวณข้อมูล แสดง ขอ้ มลู ในลกั ษณะเปน็ คอลมั น์ หรอื เปน็ ช่อง ตาราง ซึง่ เราสามารถบันทกึ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเปน็ ตวั เลขลงในตารางส่ีเหลยี่ มทแี่ บ่งออกเปน็ ชอ่ งเล็ก ๆ มากมาย เรยี กวา่ เซลล์ (Cell) พร้อม ทง้ั สามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อใหโ้ ปรแกรมทาการคานวณหา ผลลพั ธ์จากขอ้ มูลที่ โปรแกรม Excel ชว่ ยให้เราคานวณตัวเลขในตารางไดง้ ่าย ๆ ตง้ั แต่คณติ ศาสตรข์ นั้ พืน้ ฐานไปจนถึงสูตรทาง การเงินท่ีซับซ้อน และเรายงั สามารถใช้ Excel ในการจดั กลุ่มข้อมลู วิเคราะหข์ อ้ มลู สร้างรายงาน และสร้าง แผนภูมไิ ดอ้ กี ด้วย โปรแกรม Excel มปี ระโยชนก์ บั ผ้คู นแทบทกุ สาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นบญั ชี ซ่ึง สามารถนา Excel มาชว่ ยคานวณ รายรับรายจา่ ยและงบการเงนิ ได้ นักวเิ คราะหก์ ารตลาด ที่จะนา Excel มาช่วยในการสรปุ ขอ้ มลู แบบสอบถาม จานวนมาก ๆ วศิ วกรท่สี ามารถนาขอ้ มูลจากการ ทดลองมาให้ Excel สร้างเป็นแผนภูมลิ งในรายงานของตนเองได้ ง่าย ๆ นกั วางแผนสามารถทดลอง ได้วา่ จะเกิดเหตุการณ์อะไรถา้ ตัวแปรบางตัวเปล่ยี นไป แม้กระทงั่ ครอู าจารย์ก็ ยังสามารถคานวณ เกรดของนักศึกษาไดด้ ้วย และนอกจากทกี่ ลา่ วแล้ว Excel กย็ งั สามารถประยกุ ตใ์ ชก้ ับงานอน่ื ๆ ได้ อกี มากมาย 1.2 คณุ สมบตั ขิ องโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มคี ุณสมบัติ ดงั ต่อไปนี้ 1.สร้างและแสดงรายงานของขอ้ มูล ตวั อักษร และตัวเลข โดยมคี วามสามารถในการ จดั รปู แบบใหส้ วยงามน่าอา่ น เชน่ การกาหนดสพี ื้น การใสแ่ รเงา การกาหนดลกั ษณะและสขี อง เสน้ ตาราง การจดั วางตาแหน่งของตวั อกั ษร การกาหนดรูปแบบและสตี วั อกั ษร เปน็ ต้น 2.อานวยความสะดวกในด้านการคานวณตา่ ง ๆ เชน่ การบวก ลบ คณู หารตัวเลข

และยงั มฟี งั กช์ นั่ ที่ใชใ้ นการคานวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจานวนมาก การหา คา่ ทางสถติ แิ ละการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทยท์ างคณติ ศาสตร์ เปน็ ตน้ 3.สร้างแผนภมู ิ (Chart) ในรปู แบบตา่ ง ๆ เพอื่ ใชใ้ นการแสดงและการเปรยี บเทยี บ ขอ้ มลู ได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลมั น์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมเิ สน้ (Line Chart) แผนภมู ิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ 4.มรี ะบบขอความช่วยเหลือ (Help) ท่ีจะคอยชว่ ยให้คาแนะนา ชว่ ยใหผ้ ูใ้ ช้สามารถ ทางานได้อย่างสะดวกและรวดเรว็ เช่น หากเกดิ ปญั หาเกี่ยวกับการใชง้ านโปรแกรม หรอื สงสัย เก่ียวกบั วิธีการใชง้ าน แทนทีจ่ ะต้องเปดิ หาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม กส็ ามารถขอ ความช่วยเหลือจากโปรแกรมไดท้ นั ที 5.มคี วามสามารถในการค้นหาและแทนทข่ี อ้ มูล โดยโปรแกรมจะต้องมี ความสามารถในการคน้ หาและแทนท่ขี ้อมูล เพอ่ื ทาการแก้ไขหรอื ทาการแทนทข่ี ้อมลู ไดส้ ะดวก และรวดเร็ว 6. มคี วามสามารถในการจดั เรยี งลาดับขอ้ มลู โดยเรียงแบบตามลาดับ จาก A ไป Z หรอื จาก 1 ไป 100 และเรียง ย้อนกลบั จาก Z ไปหา A หรอื จาก 100 ไปหา 1 7. มคี วามสามารถในการจดั การขอ้ มลู และฐานขอ้ มูล ซ่ึงเป็นกลมุ่ ของขอ้ มูลขา่ วสาร ทถ่ี กู รวบรวมเข้าไวด้ ้วยกันใน ตารางทีอ่ ยู่ใน Worksheet ลักษณะของการเก็บขอ้ มลู เพอื่ ใชเ้ ปน็ ฐานขอ้ มลู มนโปรแกรมตารางงานจะเกบ็ ขอ้ มูล ในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะ เปน็ ระเบียนหรอื เรคอรด์ (Record) และคอลัมน์จะเปน็ ฟิลด์ (Field) 2. ส่วนตดิ ต่อผใู้ ชท้ ่ปี รับปรงุ ใหมข่ อง Excel 2007 Excel 2007 ใชส้ ่วนติดตอ่ ผ้ใู ชท้ ่ีออกแบบมาใหม่ เพอ่ื ช่วยใหส้ ามารถทางานไดเ้ ร็วข้นึ มี ประสิทธิผลมากขนึ้ สามารถเรียนรไู้ ด้เรว็ ข้นึ และคน้ หาไดเ้ ร็วขึน้ สว่ นตดิ ต่อใหมน่ ้ี ได้แก่ แม่แบบ ใหม่ ใชเ้ รม่ิ ต้นทางานอย่างรวดเร็ว และการใช้พื้นที่มาตรฐานซึง่ เรยี กว่า Ribbon แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนแู ละแถบเคร่อื งมือท่ีพบในรนุ่ ก่อน หนา้ นี้ ทาใหส้ ามารถหากลุม่ ของคาส่งั ท่ี เกีย่ วขอ้ งกนั ได้เร็วขึ้น เนือ่ งจากแทบ็ ทใี่ ช้ในน้นั จะวางคาสง่ั ต่าง ๆ ไว้ใน สว่ นหนา้ โดยที่ไมไ่ ดเ้ รียง ซอ้ นลงในเมนูเหมอื นก่อน ทาใหไ้ มต่ ้องเสียเวลาคน้ หา และสามารถจดจาตาแหน่งคาสง่ั ได้ ดขี ้ึน องคป์ ระกอบทส่ี าคญั ของสว่ นติดต่อใหม่ใน Excel 2007 ประกอบด้วย 2.1 แมแ่ บบใหม่ แมแ่ บบใหม่จากเมนูเรม่ิ (Start) สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดหน้าตา่ ง แม่แบบใหม่ หรอื ใชแ้ มแ่ บบ Microsoft Office Online จากปมุ่ Office ท่ีรายการสร้าง แลว้ ไปที่ ติดตงั้ แม่แบบของฉัน แม่แบบ Microsoft Office Online ซ่งึ มหี วั ข้อตา่ ง ๆ ได้แก่ เดน่ งบประมาณ ปฏทิ นิ รายงานค่าใช้จา่ ย ใบแจง้ หน้ี รายการ แผน แพ

ลนเนอร์ กาหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบ บันทกึ เวลา ฯลฯ หรือจะไปทีเ่ ว็บไซต์ของ Microsoft Office แล้ว ดาวนโ์ หลดมาเก็บไว้ในเครอื่ งก็ได้ แม่แบบแตล่ ะแบบ ได้ถูกออกแบบใหส้ ามารถใช้งานไดท้ ันทีท่ีเลอื ก เพ่อื ให้สามารถ เรม่ิ ต้นและทางานไดอ้ ย่าง รวดเรว็ ถ้าการออกแบบแมแ่ บบนน้ั ตรงกบั ความตอ้ งการของผู้ใช้ หรือจะ นามาปรับปรงุ ประยุกต์ใช้ให้ตรงกบั ความตอ้ งการที่เฉพาะเจาะจงของผใู้ ช้ก็ได้ ปุ่ม Office ปุม่ Office คือ ปุ่มท่ใี ชค้ วบคมุ คาส่ังหลกั เกย่ี วกบั การสร้างแฟ้ม การเปิดแฟม้ การ บันทึก การบนั ทกึ เป็น การพมิ พ์ การสง่ การจัดเตรียม การประกาศ การปิด เอกสารล่าสดุ และ ตวั เลือกของ Excel Ribbon Ribbon คอื แถบเครือ่ งมอื ชดุ คาสัง่ ทีแ่ บง่ เป็นแท็บ ๆ อย่สู ่วนบนของหน้าต่าง รองจากแถบช่อื (Title bar) ซึ่งมา แทนแถบเมนูในโปรแกรมเก่า แท็บคาสัง่ แท็บคาสง่ั คาสง่ั ตา่ ง ๆ จะแสดงและรวมอยู่ด้วยกนั เพ่ือให้สามารถหาปมุ่ คาส่ัง ทีต่ อ้ งการใชไ้ ดต้ ามตอ้ งการ เรมิ่ ต้น มีอยู่ 7 แท็บ คอื หนา้ แรก แทรก เคา้ โครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมมุ มอง ท่ีแทบ็ ชุดคาสงั่ ใด ๆ มี จดุ มมุ ทางดา้ นล่างขวามือ จะเป็นท่เี ปิดกลอ่ ง โต้ตอบของชุดคาสั่งน้ัน ๆ

แทบ็ คาสั่งตามบรบิ ท แทบ็ คาสงั่ ตามบริบท เป็นแทบ็ คาสงั่ ที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คอื วัตถุที่ กาลังทางานด้วยหรืองานท่ีกาลงั ทา อยู่ แทบ็ นีจ้ ะมสี ีสนั และมีคาสง่ั ที่เหมาะสาหรับนาไปใชก้ บั สิง่ ที่ เรากาลังทางานอยมู่ ากท่สี ุด แถบเคร่อื งมือด่วน แถบเครือ่ งมอื ด่วน เป็นแถบเครื่องมอื มาตรฐานเดยี วทป่ี รากฏใน Ribbon เพือ่ ใหเ้ ขา้ ถงึ คาสัง่ ที่จาเป็นมากท่สี ุด อย่างทันใจในคลกิ เดียว เชน่ บันทกึ เลกิ ทา ฯลฯ โดยสามารถ เพ่ิมเตมิ คาส่ังได้ จากรายการคาสั่งเพ่มิ เติม... และ การเพิม่ โดยคลิกขวาที่ปุ่มคาส่งั ของ Ribbon

แกลเลอรี แกลเลอรี เป็นตัวควบคมุ ใหมท่ ีจ่ ะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อให้เรา สามารถเห็นผลลัพธท์ ี่เราจะไดร้ บั แกล เลอรจี ะถูกใชท้ วั่ ไปในส่วนตดิ ต่อของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทาใหเ้ ราสามารถเลอื กผลลัพธไ์ ด้ โดยไมต่ ้องกังวลว่าจะต้องทาอย่างไรถึง จะไดผ้ ลลพั ธน์ ั้น

แถบเครอ่ื งมือขนาดเลก็ แถบเคร่อื งมอื ขนาดเล็ก มีองค์ประกอบคลา้ ยกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เป็นแบบโปร่งใสอยู่เหนือข้อความท่ี เราเลือก เม่ือเลือ่ นเมาสไ์ ปทแี่ ถบเครื่องมอื จะแสดงใหเ้ หน็ ชดั ข้ึน เพื่อให้เราสามารถใชก้ ารจัดรปู แบบไดอ้ ย่าง ง่ายดาย เช่น ตวั หนาหรือตัวเอยี ง หรอื เปล่ียนแบบ อกั ษร