ilovepdf_merged (1)

เทคโนโลยดี จิ ิทัล ทางรอดขององค์กรยุค COVID-19

แบบบันทึกองค์ความรูร้ ายบุคคล 1. ช่ือองคค์ วามรู้ เทคโนโลยีดิจทิ ลั ทางรอดขององค์กรยคุ COVID-19 2. ช่ือเจ้าของความรู้ นายมะสาฮารี ยะโกะ 3. องค์ความรู้ทบี่ ง่ ช้ี (เลือกไดจ้ านวน 1 หมวด)  หมวดท่ี 1 สร้างสรรคช์ มุ ชนพึง่ ตนเองได้  หมวดท่ี 2 ส่งเสรมิ เศรษฐกิจฐานรากให้ขยายตัวอย่างสมดุล  หมวดท่ี 3 เสรมิ สรา้ งทนุ ชมุ ชนให้มีธรรมาภิบาล  หมวดท่ี 4 เสรมิ สร้างองค์กรใหม้ ขี ีดสมรรถนะสูง 4. ทมี่ าและความสาคัญในการจดั ทาองคค์ วามรู้ (อธิบายโดยละเอียด) สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อ COVID-19 ส่งผลกระทบต่อการดารงชีวิตประจาวันและการ ทางานของเจ้าหน้าที่ในองค์กรหน่วยงานต่างๆ ประกอบกับพฤติกรรมการทางานของคนรุ่นใหม่ที่มองหาการ ทางานแบบอิสระ ให้คุณค่าทั้งการดารงชีวิตประจาวันและการทางาน หลายองค์กร หน่วยงานจึงมีนโยบายที่ สอดรับกับมาตรการภาครัฐในการควบคุมการแพร่ระบาดของเชื้อ COVID-19 โดยการนาเทคโนโลยีดิจิทัลมา ผสมผสานการทางานมากขึ้นเร่ือยๆ ไมว่ ่าจะเป็น การทางานทีบ่ า้ น การศกึ ษาออนไลน์ การซ้ือขายสินค้าอาหาร และของใช้จาเป็นผ่านช่องทางออนไลน์ การใช้ซอฟต์แวร์แอพพลิเคช่ันต่างๆ ผ่านทางอุปกรณ์ส่วนตัวอย่าง แลปท็อป สมาร์ทโฟน เป็นต้น ถึงแม้ว่านโยบายนี้จะช่วยลดผลกระทบจากการแพร่ระบาดของเช้ือ COVID-19 แต่การเปลี่ยนแปลงซ่ึงหากเตรียมตัวไม่ดีก็จะกลายเป็นภาระของคนทางาน พาลให้องค์กรไม่ได้งานท่ีพึง ปราถนาไว้ และก็จะยิ่งทาให้ทุกอย่างแย่ลงไปใหญ่ ทั้งน้ีการเลือกใช้แพลตฟอร์ม และแอปพลิเคชันที่เหมาะสม กับการทางาน เช่น แอปพลิเคชั่นสาหรับการวางแผนงาน การประชุมออนไลน์ การสกรีนแชริ่ง การวางแผน ส่อื สาร การสง่ ไฟล์ การเซ็นเอกสาร และอืน่ ๆ ท่ีเหมาะสมกับรูปแบบของงาน จึงเป็นสิ่งที่มีความสาคัญ อย่างไร ก็ดี ความรับผดิ ชอบและการมีวินัยของผู้ทางานก็เป็นส่ิงท่ีสาคัญไม่แพ้กัน ที่จะทาให้การนาเทคโนโลยีดิจิทัลมา ใชใ้ นการทางาน เกิดประสทิ ธภิ าพและเกิดประสทิ ธิผลเปน็ อย่างดี การนาเทคโนโลยีดิจทิ ัลมาผสมผสานการทางาน จึงเป็นเทรนด์การทางานยุคใหม่ ท่ีทาให้คนทางานไม่ ว่าจะอยู่ท่ีไหนหรือสถานการณ์ภาวะการแพร่ระบาดของเชื้อ COVID-19 จะเป็นอย่างไร ก็สามารถทางาน ตดิ ต่อสอื่ สารกนั ไดอ้ ยา่ งสะดวก รวดเรว็ มีตน้ ทุนทต่ี า่ ประสบผลสาเร็จกบั งานท่ีตง้ั เป้าไวไ้ ด้อย่างแทจ้ รงิ 5. รปู แบบ กระบวนการ หรือลาดับข้นั ตอน (อธิบายโดยละเอียด) (คะแนนเต็ม 15 คะแนน) 5.1 ผู้บริหารหน่วยงาน ประกาศเจตนารมณ์ ให้นโยบาย และแจ้งเจ้าหน้าที่ทุกคนทราบ ถึง วัตถุประสงค์และเจตนารมณ์ในการนาเทคโนโลยีดิจิทัล มาใช้ในการทางานในยุคของการแพร่ระบาดของเช้ือ COVID-19 5.2 กาหนดแพลตฟอร์มหรอื โปรแกรมออนไลน์ท่ีจะนามาใช้ร่วมกันในหน่วยงาน ซ่ึงอาจต้องศึกษาถึง คุณสมบัติที่แตกต่างกันไป สามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทางานของพนักงานเป็น หลัก เช่น - โปรแกรมรบั ส่งเอกสาร เชน่ OA (ระบบสานักงานอัตโนมตั ิ) , E-mail สานักงาน เปน็ ต้น

- โปรแกรมการ Chat หรือคุยงานร่วมกัน เช่น Facebook Messenger Group , Line Group เป็นตน้ - โปรแกรมการประชุมและนาเสนอเอกสารร่วมกัน เช่น โปรแกรม session call , Zoom , google team เป็นต้น - โปรแกรม จดั การเอกสารร่วมกันในแบบ real time เช่น Google Drive เป็นต้น 5.3 อบรมการใช้งานและจดั ทาค่มู ือประกอบการใชง้ านแก่เจ้าหน้าท่ผี ูป้ ฏิบตั ิงาน 5.4 อานวยความสะดวก ตดิ ตาม และประเมนิ ผลการใช้งาน 6. เทคนคิ ในการปฏบิ ัติงาน (อธบิ ายโดยละเอียด) (คะแนนเต็ม 25 คะแนน) 6.1 ตกแต่งทที่ างานให้นา่ “นั่ง” ยาวๆ หากต้องน่ังทางานที่บ้าน วิธีท่ีดีสาหรับการทางานที่บ้านคือการจัดท่ีนั่งทางานให้กลายเป็นที่ นง่ั ทางานอย่างจริงจังและแยกออกจากพ้ืนที่หย่อนใจภายในบ้าน การแยกพ้ืนที่จะช่วยให้เรามีสมาธิอยู่กับสิ่งที่ ทามากข้นึ เราอาจจะทาการเปลีย่ นบรรยากาศได้แบบง่ายๆ เช่น ปรับเก้าอี้ของเราให้สูงกว่าปกติ ย้ายไปน่ังอีก ฝั่งของโต๊ะกินข้าว เอาหนังสือท่ีเก่ียวข้องกับงานวางไว้บนโต๊ะ ก็ช่วยให้เราปรับ Focus ให้อยู่กับงานได้ดีข้ึน แต่หากไม่สามารถมีสมาธิท่ีบ้านได้จริงๆ การไปยังสถานที่สาธารณะที่คนไม่พลุกพล่านมากนักก็อาจจาเป็น สาหรบั บางคน แต่อยา่ ลมื นาหน้ากากอนามยั ตดิ ตัว พร้อมกบั หมั่นลา้ งมือบอ่ ยๆ ด้วย 6.2 กาหนดตารางเวลาของวันให้ชัด และอย่าลืมชว่ งพักเบรก หลายคนคิดว่าการทางานท่ีบ้านหรือที่อื่นๆ ท่ีไม่ใช่ท่ีทางาน อาจทาให้เรามีอิสระที่จะทางาน ตอนไหนของวันก็ได้ แต่อันที่จริงแล้ว เราจาเป็นต้องกาหนดตารางเวลาการทางานให้ชัดกว่า เดิม เพราะ บรรยากาศการทางานท่ีบ้านจะน่ิงกว่าการทางานร่วมกันในสานักงาน ทาให้หลายคนหลงลืมกาหนดเวลาที่ เหมาะสม การกาหนดชว่ งเวลาทางานให้เหมือนกับตอนอยู่สานักงาน อีกท้ังการอยู่ในกรอบเวลา จะช่วยให้เรา มสี มาธิและมีเป้าหมาย ซึ่งชว่ ยให้เราทางานไดด้ ียิง่ ขึน้ อกี เรอ่ื งที่คานึงไว้ด้วยคือ เวลาพัก เนื่องจากเวลาเราจะทางานคนเดียวที่ไม่ใช่ท่ีทางาน แม้จะ เป็นเวลาพักเที่ยงก็มีโอกาสท่ีเผลอจะทางานอย่างไหลล่ืนจนลืมมื้อเที่ยง การกาหนดช่วงเวลาพักในตารางเวลา ของวันจะช่วยให้เราได้หยุดพักท้ังร่างกายและสมองจนสามารถทางานได้เต็มประสิทธิภาพอีกคร้ัง อาจ กาหนดเวลาพกั เป็นช่วงเทยี่ งตรงและบา่ ยสามโมงของวนั 6.3 สอ่ื สารใหม้ ากข้นึ และชดั เจนกว่าปกติ สาเหตหุ นงึ่ ทกี่ ารทางานโดยใชเ้ ทคโนโลยีดิจิทัลของหลายองค์กร หน่วยงานไม่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล คือ การส่ือสารที่น้อยเกินไป เน่ืองจากการทางานท่ีบ้านหรือท่ีอื่นๆ เราไม่มีโอกาสพบปะเห็นหน้า เพ่ือนร่วมงานบางคนทาให้เราไม่อาจถ่ายทอดสารได้เต็มท่ี ดังน้ัน เราต้องตระหนักว่าควรสื่อสารกับทีม “ให้ มากกว่าปกติ” โดยเฉพาะกับคนท่ีควรจะรู้เร่ืองเกี่ยวกับเรา รู้ว่าเราทางานส่วนไหนอยู่ งานของเราติดขัดอะไร งานของเราช้ินใดที่เสร็จแล้ว ชิ้นใดที่ต้องการความคืบหน้าจากคนอ่ืน หรือหากต้องลาพัก เราจะลาพักวันไหน เป็นเวลากีว่ ัน การสือ่ สารท่ดี ไี ม่จาเป็นต้องยืดยาวหรือเป็นทางการมากนัก เพียงแค่ต้องส่ือสารด้วยข้อความ ที่ชัดเจน มุ่งเน้นสิ่งทเ่ี กดิ ขึน้ และสื่อสารให้บ่อยครั้งกว่าปกติ วิธีหน่ึงท่ีได้ผลคือการกาหนดช่วงเวลาเพ่ืออัพเดท

งานและสถานะภายในทีมร่วมกัน การได้เห็นความคืบหน้าและจานวนงานช่วยให้การจัดการงานเป็นไปอย่าง ราบรน่ื ยิง่ ขึ้น 6.4 หากต้องทางานทบี่ ้านให้คุยกบั คนทบ่ี ้านให้เข้าใจวา่ เราต้องทางาน เชื่อว่าหลายคนที่ต้องหันมาทางานท่ีบ้านช่วงนี้ อาจอาศัยอยู่กับครอบครัวท่ีมีลูกหลานหรือ ญาติผูใ้ หญด่ ว้ ย เราจาเปน็ ต้องตกลงกบั คนทบ่ี ้านวา่ เราพร้อมจะทาอะไรให้กับคนท่ีบ้านในช่วงไหนของวัน โดย ให้ยึดตารางการทางานเหมอื นกบั เวลาทีเ่ ราทางานในสานกั งาน เพ่อื ลดการรบกวนซึ่งบั่นทอนประสิทธิภาพของ เรา ทง้ั น้ี หากคนทบ่ี า้ นเขา้ ใจความสาคัญและสภาวะท่ีเราเป็นอยู่ตอนน้ี ก็อาจกลายเป็นผู้สนับสนุนท่ีทาให้การ Work from home ของเรามปี ระสทิ ธภิ าพและมีความสขุ มากขึน้ ทีเดยี ว 6.5 เตรียมอินเทอรเ์ น็ตและอุปกรณ์ใหพ้ รอ้ ม อกี ขอ้ หนึ่งทหี่ ลายคนละเลยคือการเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ให้พร้อมใช้งานตามขอบเขตงานของ เรา โดยเฉพาะทีมที่มีโอกาสต้องติดต่องานกับบุคคลภายนอกและมักใช้ห้องประชุมเป็นที่ติดต่อหลัก แล้วต้อง เปลี่ยนมาใช้ Online Communication Platform (เช่น Session Call Zoom, Google ฯลฯ) แทน ก็ต้องมี การทดสอบความพร้อมของอุปกรณ์และเครือข่ายด้วย ท้ังในแง่ความสะดวกและความปลอดภัยของระบบตาม มาตรฐานกอ่ นทีจ่ ะใชง้ านจรงิ 6.6 ทกั ไปทกั ทายพูดคุยกับเพือ่ นร่วมงานบา้ ง เราไม่อาจปฏิเสธความเหงาจากการทางานโดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัลคนเดียวได้ อยู่ๆ บรรยากาศการทางานที่คกึ คักก็เปลยี่ นไปเป็นเสยี งพัดลมหรือเครื่องปรบั อากาศ ที่หอ้ งแซมด้วยเสียงแชทรัวๆ ท่ี มแี ตเ่ รื่องงาน ดังน้ัน เพื่อผ่อนคลายอารมณ์ ก็ไม่ควรพลาดท่ีจะทักทายพูดคุยกับเพ่ือนร่วมเม่ือสะดวกบ้าง เมื่อ มีโอกาสพูดคุยกัน เช่น ตอนประชุม ประสานงาน ปรึกษาหารือเร่ืองต่างๆ ก็อย่าลืมถามไถ่สารทุกข์สุขดิบ ระหวา่ งกนั บา้ ง ก็เป็นวธิ ีคลายเครียดรว่ มกนั ทดี่ ี 6.7 คิดบวกไวด้ กี วา่ หาโอกาสพัฒนาตัวเองจากความเปล่ยี นแปลง การทางานโดยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล อาจเกิดความขลุกขลักจากการเปล่ียนแปลงที่ต้อง เกิดขึ้นอย่างฉับพลัน แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อดีไม่น้อย ท้ังการได้อยู่ในสภาพแวดล้อมการทางานท่ีไม่คุ้นเคย การไม่ต้องเดินทางเองก็ทาให้เรามีเวลามากข้ึน สามารถเอาเวลาไปอ่านหนังสือ ศึกษาหาความรู้เพ่ิมเติม หรือ แม้แตส่ งิ่ ง่ายๆ ที่เราไม่มีโอกาสได้ทาหากต้องเดินทาง เช่น ทาอาหารกินเอง ใช้เวลาพูดคุยกับคนท่ีบ้านมากขึ้น ท้ังหมดน้ี สามารถมองเห็นได้จากการคิดในแง่บวก ไม่แน่ว่าการทางานที่บ้านผ่านการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล อาจจะเปน็ แรงบนั ดาลใจใหมใ่ หช้ ีวิตเราเจอเป้าหมายใหม่ที่สาคญั สาหรับเราก็เป็นได้ 7. ปัญหาที่พบและแนวทางการแก้ไขปัญหา (อธิบายโดยละเอียด) (คะแนนเตม็ 25 คะแนน) 7.1 อุปกรณ์ต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ และโทรศัพท์มือถือบางเคร่ืองยังล้าหลัง ไม่อัพเดท มี จานวนไมเ่ พยี งพอและเสีย่ งต่อการถูกเจาะระบบหรือถูกไวรสั โจมตี แนวทางแกไ้ ข ควรอัพเกรดซอฟตแ์ วร์ ทั้งระบบปฏิบัติการ และแอนต้ีไวรัสเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด เพื่อ ปิดจุดอ่อนไม่ให้มีช่องโหว่ หรือโดนโจมตีจากแฮกเกอร์ได้ และถ้าเป็นไปได้ แยกใช้เครื่องสาหรับการทางาน และเคร่ืองส่วนตัว เช่น เครื่องท่ีใช้สาหรับประชุมออนไลน์ ไม่ควรมีข้อมูลส่วนตัวอยู่ เพ่ือป้องกันหากถูกเจาะ ระบบเข้ามาในเครอื่ ง ข้อมูลส่วนตัวจะได้ไมร่ ั่วไหล

7.2 เจา้ หนา้ ทห่ี ลายคนไมส่ ันทัดและไม่ถนัดกับการใช้เครอื่ งมืออุปกรณเ์ ทคโนโลยดี ิจทิ ัล แนวทางแก้ไข ถ้าเพ่ิงเร่ิมทางานท่ีบ้าน และยังไม่เคยมีประสบการณ์การใช้เคร่ืองมือ อุปกรณ์ แอปพลิเคชันในการช่วยทางานท่ีบ้าน อย่างการประชุมทางออนไลน์ ให้สอบถามผู้ท่ีรู้เพื่อขอคาแนะนา หรือ อา่ นคูม่ อื การใช้งานเพือ่ มาใชไ้ ด้ถกู ต้อง 7.3 การประชุมทางออนไลน์ ต้องรู้เร่ืองการใช้งานท่ีปลอดภัย ไม่ให้ความเป็นส่วนตัวถูกแชร์ออกไป เชน่ ไฟลส์ าคญั ๆ แนวทางแกไ้ ข เม่ือประชุมเสร็จแล้วต้องปิดระบบทั้งหมด เพราะหากไม่ปิดระบบ คนอื่นอาจได้ยิน เสยี งทเี่ ราคยุ เลน่ หรือกลา่ วถึงบคุ คลอ่นื ได้ 8. ประโยชน์ขององคค์ วามรู้ (อธบิ ายโดยละเอยี ด) (คะแนนเต็ม 25 คะแนน) เพ่ือเป็นแนวทางการในการทางานรูปแบบใหม่ขององค์กร หน่วยงาน ในยุค COVID-19 โดยการนา เทคโนโลยดี จิ ทิ ลั มาปรับใช้ สามารถสอดรับกับมาตรการภาครัฐในการควบคุมการแพร่ระบาดของเช้ือ COVID- 19 ขณะเดียวกัน ก็อาจกลายเป็นจุดเร่ิมต้นที่ทาให้หลายๆ องค์กรประสบความสาเร็จในการนาเทคโนโลยี ดิจิทัลมาปรับใช้ในการทางาน นอกจากช่วยรับมือกับผลกระทบจาก COVID-19 แล้ว ยังถือเป็น Future Trend Work หรือ แนวคิด การทางาน การเรียนรู้ และการปรับตัวเข้ากับโลกยุคใหม่ ท่ีสถานการณ์ต่างๆ มักจะเกิดข้ึนในเวลาท่ีไม่คาดคิด ดังน้ันทุกๆ องค์กรและเจ้าหน้าท่ีในหน่วยงานจึงควรเรียนรู้ เพื่อนาไปสู่การ ปฏิรปู ระบบซอฟต์แวร์องค์กรและเพมิ่ ประสทิ ธิภาพการทางานของเจ้าหน้าที่ต่อไป หมายเหตุ เกณฑก์ ารพจิ ารณาคะแนนองคค์ วามรตู้ ามเอกสารที่แนบ

ขอขอบคุณ นายมะสาฮารี ยะโกะ นกั วิชาการพฒั นาชุมชนชานาญการ กลุม่ งานสารสนเทศการพฒั นาชมุ ชน สานักงานพัฒนาชุมชนจงั หวดั นราธิวาส โทรศพั ท์ 099-3591001, 073-642647