Final Project - Service Design Package (3022010011)

SERVICE DESIGN PACKAGE LAYANAN SKEM UISI Felix Atmaja | Manajemen Layanan TI SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 1

MENGENAL SKEM UISI Satuan Kredit Ekstrakurikuler Mahasiswa (SKEM) merupakan salah satu upaya Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) dalam mendukung pengembangan mahasiswa secara menyeluruh baik soft skills maupun hard skills. SKEM adalah program dari Bagian Kemahasiswaan dan Kealumnian UISI yang bertujuan untuk memantau, mengevaluasi, dan mendokumentasikan potensi dan prestasi mahasiswa dalam berbagai bidang. Untuk itu, SKEM menjadi salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa UISI. UISI ingin memastikan lulusannya memiliki pengalaman yang berharga yang dapat dijadikan portfolio di bidang karir ke depannya. Dengan itu, mahasiswa tidak hanya lulus dengan nilai IPK saja, namun dengan nilai SKEM, yang dikonversi menjadi SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah). . SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 2

PENGANTAR SISTEM INFORMASI Menurut O’brien (2011:62), Sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun baik dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), maupun database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. GAPURA UISI Merupakan portal sistem informasi layanan terpadu yang memberikan kemudahan akses akan informasi dan layanan penunjang belajar mengajar dan diperuntukkan untuk seluruh Civitas Akademika Universitas Internasional Semen Indonesia. Fitur yang disediakan di Gapura UISI bergantung pada jenis pengguna yang menggunakan, apakah dosen atau mahasiswa. SISTEM INFORMASI SKEM UISI SI SKEM merupakan layanan SKEM berbasis teknologi informasi yang terintegrasi di dalam Gapura UISI, dapat diakses baik oleh pihak akademik, dosen, dan mahasiswa. Tiap jenis pengguna memiliki peran yang berbeda. Pihak akademik bertugas menyusun kebijakan SKEM UISI, dosen bertindak sebagai verifikator SKEM yang diajukan oleh mahasiswa, dan mahasiswa memiliki peran sebagai pengisi SKEM untuk akun pribadi mereka. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 3

SERVICE TOPIK BAHASAN C ATA L O G U E SERVICE CATALOGUE • Business Process (Proses Bisnis) Service Catalogue adalah suatu database atau struktur dokumen yang berisi informasi lengkap tentang berbagai layanan TI yang disediakan. Hal ini • Business Service (Layanan termasuk dalam bagian service portfolio yang mencakup dua tipe layanan TI, Bisnis) yaitu layanan TI yang berhubungan langsung dengan pelanggan dan layanan pendukung. • Technical Service (Layanan Teknis) SERVICE LEVEL REQUIREMENTS (SLR) SERVICE LEVEL REQUIREMENT Merupakan bagian dari proses service level management, Service Level Requirement adalah persyaratan yang ditetapkan untuk mengukur dan • Kemahasiswaan memastikan tingkat kualitas layanan yang diharapkan. Selanjutnya, SLR ini akan • Dosen dievaluasi dan akhirnya akan disepakati secara formal oleh seluruh stakeholder • Mahasiswa dalam dokumen Service Level Agreements (SLA). CAPACITY PLAN CAPACITY PLAN • Business Capacity (Kapasitas Capacity plan merupakan proses yang dilakukan untuk menentukan jumlah Bisnis) sumber daya teknologi informasi (TI) yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam jangka waktu tertentu. Proses ini mencakup penilaian • Service Capacity (Kapasitas dan penggambaran kebutuhan sumber daya TI berdasarkan jumlah data yang Layanan) dihasilkan, jumlah pengguna, beban kerja sistem, atau faktor lainnya. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki sumber daya • Component Capacity TI yang mencukupi gunga menjalankan operasinya dengan efisiensi dan (Kapasitas Komponen) efektivitas, serta mampu mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 4

SERVICE CATALOGUE SI SKEM UISI Business Process, Business Service, Technical Service ~~~ 03 Juli 2023 Date SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 5

SERVICE CATALOGUE Peran user Service name Sistem Informasi SKEM UISI Layanan berbasis website yang merupakan salah satu sub- SI SKEM Service description layanan dari Gapura UISI. Digunakan oleh Civitas Academica UISI untuk memanajemen Satuan Kredit Ekstrakurikuler • Mahasiswa → Supporting services Mahasiswa. Business owner - Sistem Akademik (SIAKAD) Pelaksana kegiatan Business unit - PUSAKA Service owner Universitas Internasional Semen Indonesia • Dosen wali → Direktorat Kemahasiswaan dan Kealumnian UISI Business impact Direktorat Kemahasiswaan dan Kealumnian UISI Validator kegiatan Pemantauan, evaluasi, dan pendokumentasian potensi dan Service Level prestasi mahasiswa dalam rangka peningkatan citra • Tim Kemahasiswaan → Agreement universitas. Service Hours Manajemen data kegiatan Business contacts Dokumen SLA dan program Escalation contacts 24 jam 7 hari Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Kealumnian Service reports - Layanan keluhan Gapura UISI Service reviews - Email Dirmawa UISI Security rating - ICT UISI Dokumen Service Portfolio Dilakukan setiap akhir semester Medium BUSINESS PROCESS Proses bisnis (Business Process) merupakan rangkaian dari beberapa aktivitas yang memiliki keterkaitan, dan mengarah kepada tujuan tertentu dalam suatu institusi di mana proses bisnis itu berlangsung. Proses bisnis yang terkandung dalam layanan SI SKEM UISI memiliki tujuan pencapaian yang dijabarkan sebagai berikut. Manajemen Manajemen Pengelolaan SKEM SKPI Informasi • Manajemen SKEM merupakan pengelolaan dokumentasi kegiatan mahasiswa yang terkait dengan proses konversi menjadi nilai kredit SKEM. • Manajemen SKPI melibatkan pengelolaan nilai SKEM sebagai portfolio mahasiswa setelah lulus. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 6

• Pengelolaan informasi seputar SKEM bertujuan untuk membekali mahasiswa dan dosen terkait teknis penggunaan website maupun sistem penilaian yang diatur oleh Dirmawa. BUSINESS SERVICES Layanan Bisnis (Business Services) mengacu pada aktivitas atau fungsi spesifik yang dilakukan dalam kerangka sebuah proses bisnis. Kaitannya dengan SI SKEM, layanan bisnis yang dilakukan adalah membahas terkait Manajemen SKEM, SKPI, dan pengelolaan informasi SKEM. Layanan Bisnis untuk masing-masing user terkadang cukup berbeda dikarenakan peran dari user tersebut yang saling melengkapi. Berikut detail dari layanan bisnis SI SKEM. Satuan Kredit Ekstrakurikuler Mahasiswa. Proses Bisnis Aktivitas User Detail Aktivitas Layanan Bisnis Mahasiswa User memasukkan detail Pengajuan Kegiatan Manajemen Input Kegiatan kegiatan yang telah diikuti Laporan Kegiatan Kegiatan Dosen wali untuk dapat dikonversikan Pengajuan Kegiatan & Validasi ke nilai SKEM Laporan Kegiatan Ekstrakurikuler Kegiatan Tim User dapat menerima maupun Mahasiswa Kemahasiswaan menolak kegiatan yang Input SKPI Manajemen diajukan oleh mahasiswa Manajemen Program SKEM Mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang Laporan SKPI Kredit berlaku Pengumuman SKEM Pilih Kegiatan Dosen wali User dapat melakukan update Pengumuman SKEM Pendamping terhadap kelompok kegiatan Ijazah Monitoring Tim yang dapat dikonversi dengan SKPI Kemahasiswaan memperhatikan kebijakan yang Pengelolaan Mahasiswa Tim berlaku Informasi layanan Kemahasiswaan User melakukan pemilihan Update terhadap kegiatan yang telah kredit Kebijakan divalidasi dan diverifikasi dosen ekstrakurikuler Update tata wali untuk dapat dimasukkan cara sebagai nilai pendamping mahasiswa penggunaan ijazah layanan SI User melakukan pengawasan SKEM terhadap pilihan/input yang dilakukan oleh mahasiswa dan dapat memberikan saran atas keputusan yang diambil User melakukan update informasi berupa file kebijakan dan aturan SKEM bilamana ada perubahan User akan melakukan update penggunaan aplikasi sekiranya ada perubahan berkaitan dengan kebijakan yang berlaku TECHNICAL SERVICE Layanan Teknis (Technical Service) berkaitan dengan infrastruktur yang diperlukan agar SI SKEM dapat berjalan sebagaimana mestinya baik dari sisi server maupun client. Dukungan dari sisi server berupa konfigurasi server, sistem penyimpanan data, keamanan, dan hal lain yang berhubungan dengan tetap aktifnya web SKEM. Sedangkan untuk SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 7

client, mereka perlu menyediakan perangkat yang sesuai untuk dapat mengakses web SKEM. Berikut detail dari layanan teknis SI SKEM. Sisi server Pemilik/ Deskripsi Penanggung Technical Service Pemilihan perangkat keras dan OS jawab Pengaturan dan Pengembang server yang sesuai, serta konfigurasi server SI SKEM dan pihak ketiga konfigurasi hardware berupa penyedia layanan cloud memori, penyimpanan, dan kualitas prosesor. Pemilihan perangkat lunak server yang sesuai dengan Instalasi dan konfigurasi Pengembang pengembangan website. software SI SKEM Mencakup di antaranya web server, database server, dan aplikasi server. Aplikasi yang dikembangkan Aplikasi SI SKEM Pengembang berupa website yang terintegrasi SI SKEM dengan Gapura UISI dan terpasang di web server. Metadata maupun data master mahasiswa, dosen, dan Data aplikasi Pengembang kemahasiswaan; data tipe Keamanan server SI SKEM Pemeliharaan rutin program dan jenis inputan, serta Pihak ketiga penyedia data history CRUD disimpan dalam layanan keamanan database server. server Melibatkan langkah-langkah Pengembang SI SKEM keamanan yang diperlukan untuk melindungi dari serangan DDoS, hacking, maupun pencurian data. Melibatkan pembaruan perangkat lunak, patch keamanan, dan backup SI SKEM data secara teratur. Sisi client Pemilik Deskripsi User User dapat menggunakan gadget Technical Service berupa PC, smartphone, maupun Hardware User, laptop untuk mengakses halaman developer web SKEM Software software Untuk dapat mengakses web Pihak ketiga SKEM, pada perangkat yang Jaringan penyedia dimiliki oleh user harus terinstal jaringan Perangkat yang digunakan oleh internet user setidaknya memiliki jaringan internet bisa dengan sambungan LAN, WI-FI, maupun paket data. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 8

Data pengguna User, User harus memiliki akun yang pengembang terdaftar dalam domain SI SKEM @uisi.ac.id dan memiliki hak akses ke layanan spesifik. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 9

REQUSERIVRICEELMEVEEL NTS SI SKEM UISI Kemahasiswaan, Dosen, Mahasiswa ~~~ 03 Juli 2023 Date SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 10

SERVICE LEVEL REQUIREMENTS Dokumen ini mendefinisikan persyaratan dan target yang harus dipenuhi oleh layanan SI SKEM. Service Level Requirements (SLR) ini akan menjadi dasar/basis dari Service Level Agreement (SLA), sebagai bagian dari framework kontrak. Pengguna layanan SI SKEM terdiri dari pengguna internal. Pengguna internal yang dimaksud adalah Civitas Academica internal UISI yang terdiri dari mahasiswa UISI (yang selanjutnya disebut dengan mahasiswa), dosen wali mahasiswa UISI (yang selanjutnya disebut dengan dosen wali), dan Tim Kemahasiswaan dan Kealumnian UISI (yang selanjutnya disebut dengan Kemahasiswaan). Sesuai dengan pembahasan pada Service Catalogue, user atau pengguna dari SI SKEM terdapat beberapa jenis dan memiliki daftar kebutuhan yang berbeda. Hal ini yang akan coba dijelaskan melalui dokumen SLR dengan memperhatikan hubungan antar peran user. No Penyedia Pengguna Cakupan Layanan 1 Pengembang SI SKEM Kemahasiswaan Web Aplikasi SI SKEM beserta seluruh layanannya 2 Dosen wali Mahasiswa Layanan SKEM dan SKPI 3 Kemahasiswaan Mahasiswa Pengumuman SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 11

Service Level Requirements SI SKEM UISI Dosen Wali dan Mahasiswa Dosen wali dan mahasiswa memiliki keterkaitan yang erat dalam layanan TI SI SKEM. Dalam perkuliahan, segala kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa, baik intrakurikuler maupun ekstrakurikuler pada dasarnya harus diketahui dan disetujui oleh dosen walinya. SKEM yang dalam hal ini berkaitan dengan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, mencoba menerapkan kebijakan yang sama, yaitu dosen sebagai pihak pengawas dan validator kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa. Deskripsi Keterangan Layanan yang • Pengajuan Kegiatan (SKEM) berkaitan • Laporan Kegiatan (SKEM) • Input SKPI • Laporan SKPI Waktu layanan Layanan SKEM maupun SKPI dapat diakses 24/7 Sistem website SI SKEM selalu dapat sistem TI tanpa henti diakses Waktu dukungan Layanan secara aktif dapat digunakan oleh Mahasiswa dapat menerima pelayanan penuh layanan mahasiswa pada jam kerja setiap Hari Senin – Jumat, verifikasi dan validasi dari dosen pada pukul 07.00 – 17.00 WIB. jam kerja Periode Layanan Pengajuan Kegiatan (SKEM) paling banyak Pergantian semester adalah waktu di penggunaan diakses pada akhir semester atau awal semester mana dosen wali akan memverifikasi terbanyak (peak baru kegiatan esktrakurikuler mahasiswa time) Layanan Input SKPI paling banyak diakses pada Kelulusan dilaksanakan sekitar bulan bulan September tiap tahunnya September – Oktober tiap tahunnya Pelaporan bisnis Laporan SKEM yang sudah diverifikasi dapat dicek Untuk kegiatan yang tidak disetujui oleh pada layanan “Laporan Kegiatan”, sedangkan SKPI dosen, mahasiswa dapat mengecek Estimasi jumlah pada menu “Laporan SKPI”. kembali di menu “Pengajuan Kegiatan”. pengguna dan Jumlah pengguna (mahasiswa) pertumbuhannya Total pengguna ±3.000 akun diperkirakan sebanyak 3000 akun (+) User ±300 akun baru dengan estimasi penambahan 100 akun Kapasitas (-) User ±200 akun tiap tahunnya. volume dan waktu respon Transaksi Jumlah Waktu respon Jumlah transaksi yang masuk pada hari bisnis Transaksi biasa umumnya lebih sedikit namun (per hari) PT* OPT** tetap ada aliran data mengingat Pengajuan PT* OPT** < 60 < 30 mahasiswa dapat mendaftarkan Kegiatan 150 50 detik detik kegiatannya kapanpun yang dia (SKEM) inginkan. Konfirmasi 150 50 <7 <3 Kegiatan 50 12 hari hari (SKEM) kerja kerja Input SKPI < 40 < 20 detik detik SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 12

Jenis pengguna Laporan SKPI 50 12 < 15 < 10 Perkembangan sistem ini akan menit menit dievaluasi apakah masih relevan dengan Pengembangan peraturan Kemendikbud atau yang sistem *) Peak Time setara **) Off Peak Time Mahasiswa aktif Universitas Internasional Semen Indonesia dari seluruh program studi Setiap 1 tahun sekali SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 13

Service Level Requirements SI SKEM UISI Kemahasiswaan dan Mahasiswa Kemahasiswaan memiliki peran dalam memberikan kebijakan dan informasi kepada mahasiswa terkait penggunaan layanan SI SKEM. Informasi tentang penggunaan maupun aturan dicantumkan pada menu “Pengumuman”. Informasi dari pihak Kemahasiswaan biasa disampaikan dalam bentuk file PDF yang dapat diunduh oleh mahasiswa. Selain panduan penggunaan dan aturan SKEM, hubungan tidak langsung lainnya antara mahasiswa dan kemahasiswaan ada pada bagian “Pengajuan Kegiatan” (SKEM). Kemahasiswaan memiliki akses untuk mengatur kategori jenis kegiatan dan poin yang didapatkan. Deskripsi Keterangan Layanan yang • Pengumuman Pengumuman yang dimaksud adalah berkaitan • Pengajuan Kegiatan (SKEM) layanan informasi di halaman SI SKEM Waktu layanan Layanan SKEM maupun SKPI dapat diakses 24/7 Sistem website SI SKEM selalu dapat diakses oleh pengguna sistem TI tanpa henti Mahasiswa akan cenderung membaca kembali panduan saat akan mengisi Periode Layanan Pengumuman paling banyak diakses pada pengajuan kegiatan penggunaan akhir semester atau awal semester baru Pengajuan Kegiatan dilakukan paling terbanyak (peak banyak saat pergantian semester, time) Layanan Pengajuan Kegiatan (SKEM) paling banyak waktu di mana dosen wali akan menilai diakses pada akhir semester atau awal semester perkembangan mahasiswanya. baru Untuk kegiatan yang tidak disetujui oleh dosen, mahasiswa dapat mengecek Pelaporan bisnis Laporan SKEM yang sudah diverifikasi dapat dicek kembali di menu “Pengajuan Kegiatan”. pada layanan “Laporan Kegiatan”, sedangkan SKPI Jumlah pengguna (mahasiswa) pada menu “Laporan SKPI”. diperkirakan sebanyak 3000 akun dengan estimasi penambahan 100 akun Estimasi jumlah Total pengguna ±3.000 akun tiap tahunnya. pengguna dan (+) User ±300 akun baru pertumbuhannya (-) User ±200 akun Jumlah transaksi yang masuk pada hari biasa umumnya lebih sedikit namun Transaksi Jumlah Waktu respon tetap ada aliran data mengingat mahasiswa dapat mendaftarkan bisnis Transaksi kegiatannya kapanpun yang dia inginkan. (per hari) Perkembangan sistem ini akan PT* OPT** PT* OPT** dievaluasi apakah masih relevan dengan Kapasitas Pengumuman 125 45 < 60 < 30 volume dan waktu respon detik detik Jenis pengguna Pengajuan 150 50 < 60 < 30 Pengembangan sistem Kegiatan detik detik (SKEM) *) Peak Time **) Off Peak Time Mahasiswa aktif Universitas Internasional Semen Indonesia Setiap 1 tahun sekali SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 14

peraturan Kemendikbud atau yang setara. SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 15

PLANCAPACITY SI SKEM UISI Business Capacity, Service Capacity, Component Capacity ~~~ 03 Juli 2023 Date SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 16

CAPACITY PLAN Capacity Plan merupakan dokumen yang menyatakan perencanaan dan estimasi kapasitas yang dibutuhkan dalam menjalankan sistem SI SKEM dengan efisien. Tujuan dari Capacity Plan adalah untuk memastikan sumber daya yang ada memenuhi permintaan dan kebutuhan yang ada. Di dokumen ini juga dijelaskan strategi respon ketika kapasitas yang dimiliki hampir tercapai. Business Capacity Kapasitas saat ini Estimasi Kebutuhan Rencana tindakan Kapasitas Mendatang Area Cakupan Layanan Mahasiswa dan dosen dari seluruh program studi di UISI, Kemahasiswaan UISI Jumlah Mahasiswa ± 5.000 orang ± 10.000 orang Analisis kapasitas kelas dan fasilitas Jumlah Dosen Wali ± 120 orang ± 300 orang Rekrutmen dosen Jumlah Program Studi 10 program studi 12 program studi Evaluasi kebijakan dan penambahan staff admin Service Capacity Kapasitas saat ini Estimasi Kebutuhan Rencana tindakan Kapasitas Mendatang Pengajuan Kegiatan (SKEM) ± 150 kasus / hari Peningkatan ± 500 kasus / hari skalabilitas Konfirmasi Kegiatan (SKEM) ± 150 kasus / hari (scalability) server ± 300 kasus / hari secara horizontal Input SKPI ± 100 kasus / hari (penambahan ± 500 kasus / hari instance, dsb.) atau Laporan SKPI ± 1000 akses / hari vertikal ± 2000 akses / hari (meningkatkan Pengumuman ± 1000 kunjungan / hari kapasitas instance) ± 500 unduhan / hari ± 2000 kunjungan / hari sesuai dengan ± 1000 unduhan / hari kebutuhan Service Desk 2 orang 1 orang tiap program Rekrutmen staff studi SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 17

Component Capacity Kebutuhan Kapasitas Rencana tindakan dan alasan 8 instance di cloud AWS Tipe kapasitas Menambah instance di Jumlah server lingkungan AWS untuk mengakomodasi lonjakan Server Kapasitas penyimpanan 1 TB penggunaan sistem saat peak time atau kenaikan pengguna Sistem Operasi Windows Server 2016 Prosesor Intel Core i7 Menambah kapasitas untuk PC Administrator RAM 16 GB DDR4 mengakomodasi volume data Sistem Operasi Windows 10 Pro kegiatan mahasiswa beserta Staff Operasional 2 orang, 1 service desk lampirannya (attachment). Peningkatan spesifikasi PC Hampir sebagian besar komponen menggunakan layanan cloud di AWS. Hal ini mengingat komputasi awan menawarkan kemudahan dan fleksibilitas yang tinggi dibanding dengan harus membangun infrastuktur sistem pribadi dari awal. . SERVICE DESIGN – SI SKEM UISI | 18