เนื้อหาเอกสารกับงานบัญชี

หน่วยท่ี 2 เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทกึ บญั ชี สาระสาคญั ผูม้ ีหน้าท่ีจดั ทาบัญชีต้องทราบถึงเอกสารท่ีเก่ียวข้องในการบันทึกบญั ชี สามารถแยก วเิ คราะห์ และทาการบนั ทึกบญั ชีจากเอกสารที่นามาเป็ นหลกั ฐานประกอบการบนั ทึกบญั ชีได้ ซ่ึง เอกสารหลกั ฐานน้นั ตอ้ งเป็นท่ีน่าเช่ือถอื อนั ไดแ้ ก่ เอกสารภายในท่ีกิจการไดก้ าหนดข้ึนใชภ้ ายใน กิจการหรือออกให้กับบุคคลภายนอก และเอกสารท่ีไดร้ ับจากบุคคลภายนอก เอกสารท่ี ตอ้ งใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีตอ้ งจดั เก็บรักษาบญั ชีตามระยะเวลาและสถานท่ีที่ระบุไว้ เรื่องท่ีศึกษา 1. ความหมายเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 2. ประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 3. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 4. การจดั เกบ็ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี จุดประสงค์เชิงพฤตกิ รรม 1. บอกความหมายเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีได้ 2. จาแนกประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีได้ 3. อธิบายรูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีได้ 4. อธิบายการจดั เกบ็ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีได้ 5. มคี วามซ่ือสตั ย์ ความละเอยี ดรอบคอบ

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 33 2หน่วยท่ี เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทกึ บัญชี หลกั ฐานที่ใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชี ถือเป็ นสิ่งสาคญั ที่ผมู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชีตอ้ งทาการ ตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสารใหค้ รบถว้ นไม่วา่ จะเป็นเอกสารที่ไดร้ ับจากบุคคลภายนอก หรือ เอกสารที่จดั ทาข้ึนภายในกิจการ เช่น รูปแบบของเอกสาร รายละเอยี ดของเอกสาร เป็ นตน้ เอกสาร ดงั กลา่ วตอ้ งทาการจดั เกบ็ เอกสารตามระยะเวลาและสถานท่ีตามที่กฎหมายกาหนด 2.1 ความหมายเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี หมายถงึ เอกสารท่ีใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการบนั ทึกรายการ เช่น ใบกากับสินคา้ ใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับ ใบสาคญั จ่าย เป็ นตน้ เอกสารท่ีใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีตอ้ งสามารถแสดงความถกู ตอ้ งครบถว้ นของรายการบญั ชีตาม ความเป็นจริง และเช่ือถอื ได้ จึงควรมีการตรวจสอบเกี่ยวกบั รายการคา้ ต่าง ๆก่อนท่ีจะมีการบนั ทึก บญั ชี ซ่ึงขอ้ มูลทางการเงินที่จะปรากฏในเอกสารการคา้ มีไดห้ ลายรูปแบบข้ึนอยู่กบั ลกั ษณะการ ดาเนินงานในแต่ละหน่วยงานและการออกแบบเอกสารของแต่ละกิจการ 2.2 ประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชี ไดแ้ ก่ บนั ทึก หนังสือหรือเอกสารใดที่ใชเ้ ป็ น หลกั ฐานในการลงรายการในบญั ชี ซ่ึงแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ 2.2.1 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบญั ชีที่จัดทาข้ึนโดยบุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกากบั ภาษีใบกากบั สินคา้ ใบหกั หน้ี เป็นตน้ 2.2.2 เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีท่ีจดั ทาข้ึนโดยผมู้ ีหน้าท่ีจดั ทาบญั ชีเพื่อ ออกใหแ้ ก่บุคคลภายนอกเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกากบั ภาษี ใบกากบั สินคา้ ใบส่งของ ใบลดหน้ี ใบสาคญั รับเงิน เป็นตน้ 2.2.3 เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีท่ีจดั ทาข้ึนโดยผมู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชี เพอื่ ใช้ ในกิจการของตนเองเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสาคญั รับ ใบสาคญั จ่าย เป็นตน้ ตวั อย่างในกรณีท่ีกิจการซ้ือสินคา้ มาเพ่ือจาหน่าย มีข้นั ตอนในการดาเนินการท่ี เก่ียวขอ้ งกบั เอกสารหลายชนิด ดงั น้ี 1) ผขู้ ายทราบวา่ ผซู้ ้ือตอ้ งการซ้ือสินคา้ จึงจดั ทาใบเสนอราคา (Quotation) ส่งไปยงั ผซู้ ้ือ รหสั วชิ า 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 34 2) ผซู้ ้ือไดร้ ับใบเสนอราคา หากตกลงซ้ือสินคา้ จึงออกใบสัง่ ซ้ือ (Purchase Order) ส่งไปให้ผขู้ ายผูข้ ายไดร้ ับใบส่ังซ้ือทาการจดั ส่งสินคา้ พร้อมกบั ออกใบกากบั ภาษี หรือใบส่งของ หรือใบกากบั สินคา้ (Tax Invoice/Delivery Invoice/Invoice) 3) ถา้ มีสินคา้ ชารุดเสียหาย ผูซ้ ้ือจะทาใบส่งคืนหรือใบลดหน้ี(Debit Note) ส่วน ผขู้ ายจะออกเอกสารใบรับคืนหรือใบหกั หน้ี (Credit Note) 4) เมื่อครบกาหนดการชาระค่าสินค้า ผขู้ ายจะออกเอกสารใบเสร็จรับเงิน (Cash Receipts) ดงั น้นั การใชเ้ อกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีของกิจการในการดาเนินธุรกิจดงั กลา่ ว พอสรุปลกั ษณะรายการคา้ ได้ ดงั ตารางที่ 2.1 ตารางที่ 2.1 แสดงรายการคา้ และประเภทเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี ลาดบั รายการค้า ประเภทเอกสาร ช่ือเอกสาร รับจาก ออกให้ ออกใช้ใน 1 ซ้ือสินคา้ เป็นเงินเชอ่ื ภายนอก ภายนอก กจิ การ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี  2 ซ้ือสินคา้ เป็นเงินสด  ใบเสร็จรับเงนิ /ใบส่งของ/ ใบกากบั ภาษี 3 การส่งคืนสินคา้ จาก  ใบลดหน้ี (Debit Note)/ การซ้ือเช่ือ ใบกากบั ภาษี 4 การส่งคืนสินคา้ จาก   ใบลดหน้ี (Debit Note)/ การซ้ือสด ใบกากบั ภาษี, ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี 5 จ่ายชาระหน้ีค่าสินคา้  ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี 6 ขายสินคา้ เป็นเงนิ เชื่อ  ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี 7 ขายสินคา้ เป็นเงนิ สด  ใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ ใบกากบั ภาษี 8 การรับคนื สินคา้ จาก  ใบหกั หน้ี (Credit Note)/ การขายเชอื่ ใบกากบั ภาษี รหสั วชิ า 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 35 ตารางที่ 2.1แสดงรายการคา้ และประเภทเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี(ต่อ) ลาดบั รายการค้า ประเภทเอกสาร ชื่อเอกสาร รับจาก ออกให้ ออกใช้ใน 9 การรับคืนสินคา้ จาก ภายนอก ภายนอก กจิ การ ใบหกั หน้ี (Credit Note)/ ขายสด ใบกากบั ภาษีใบเสร็จรับเงิน/  ใบกากบั ภาษี 10 รับชาระหน้ีค่าสินคา้  ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี 11 จ่ายเงินเดอื นพนกั งาน  ใบสาคญั จ่าย 12 รับรายไดอ้ ืน่ ๆ  ใบหกั ภาษณี ท่ีจ่าย 13 จ่ายคา่ ใชจ้ ่ายอ่นื ๆ   ใบสาคญั รับ ใบหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย ใบสาคญั จ่าย ใบเสร็จรับเงนิ ส่วนกิจการท่ีใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในการบนั ทึกบญั ชี เมอ่ื ตอ้ งการบนั ทึกเอกสาร ประกอบการบนั ทึกบญั ชี โปรแกรมจะให้เลือกกลุ่มชนิดเอกสาร ผใู้ ชง้ านจะตอ้ งแยกเอกสารการ ลงบญั ชีก่อนว่าเป็ นการรับหรือจ่าย เงินสดหรือเงินเชื่อ ด้านซ้ือหรือดา้ นขาย ฯลฯ และทาการ เลือกใชเ้ อกสารใหถ้ ูกตอ้ งซ่ึงการบนั ทึกเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี แบ่งเป็นกลมุ่ ใหญ่ ๆ ดงั น้ี ตารางท่ี 2.2 กลุม่ เอกสารเงินสดธนาคาร รหัสกลุ่ม ช่ือกล่มุ เอกสาร ประเภทเอกสาร CASH_PAY เงนิ สดจ่าย CHO-รายการเงนิ สดจ่าย CASH_RCV เงินสดรับ CHI-รายการเงนิ สดรับ CHQ_PAY เชค็ จ่าย CW-ถอนโดยเชค็ (เชค็ จ่าย) CHQ_RCV เชค็ รับ HC-ฝากโดยเชค็ (เชค็ รับ) TRANS_PYM รายการธนาคารโอนเงิน และ TRD-ฝากโดยการโอน อ่ืน ๆ TRW-ถอนโดยการโอน CM-ค่าธรรมเนียม ตารางที่ 2.3กล่มุ เอกสารซ้ือ-ขาย-ลดหน้ี-เพมิ่ หน้ี รหสั วชิ า 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 36 รหสั กล่มุ ชื่อกล่มุ เอกสาร ประเภทเอกสาร PINVC_SERV ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-สด BA-ใบลดหน้ี เงนิ สดบริการ (ซ้ือ) (ซ้ือ-ธุรกิจบริการ) BB-ใบเพม่ิ หน้ี เงินสดบริการ (ซ้ือ) BU-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงิน (บิลเงินสดบริการ) (ซ้ือ) PINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-เช่อื BN-ใบลดหน้ี เงินเชอ่ื บริการ (ซ้ือ) (ซ้ือ-ธุรกิจบริการ) BV-ใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี (งานบริการ,VAT ไม่ถงึ กาหนด (ซ้ือ) BY-ใบส่งของ/พิมพใ์ บแจง้ หน้ีแยก (งานบริการ,VATไมถ่ งึ กาหนด (ซ้ือ) BZ-ใบเพม่ิ หน้ี เงินเชื่อบริการ (ซ้ือ) PINV_PROD ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษสี ด-เชื่อ BC-ใบลดหน้ี เงินสด (ซ้ือ) (ซ้ือ-ธุรกจิ ซ้ือมา-ขายไป) BD-ใบเพม่ิ หน้ี เงนิ สด (ซ้ือ) BI-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี(ซ้ือ) BM-ใบลดหน้ี เงนิ เช่ือ (ซ้ือ) BQ-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/พิมพใ์ บแจง้ หน้ีแยก (ซ้ือ) BR-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงิน (บลิ เงินสด)(ซ้ือ) BX-ใบเพ่ิมหน้ี เงินเช่ือ (ซ้ือ) SINVC_SERV ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-สด SA-ใบลดหน้ี เงินสดบริการ (ขาย) (ขาย-ธุรกจิ บริการ) SB-ใบเพ่ิมหน้ี เงินสดบริการ (ขาย) SU-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บลิ เงินสดบริการ) (ขาย) SINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี-เชื่อ SN-ใบลดหน้ี เงนิ เชอ่ื บริการ (ขาย) (ขาย-ธุรกจิ บริการ) SV-ใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี (งานบริการ, VAT ไมถ่ ึงกาหนด) (ขาย) SY-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/พมิ พใ์ บแจง้ หน้ีแยก (ขาย) SZ-ใบเพมิ่ หน้ี เงินเช่ือบริการ (ขาย) ตารางท่ี 2.3กลุม่ เอกสารซ้ือ-ขาย-ลดหน้ี-เพม่ิ หน้ี (ต่อ) รหสั กลุ่ม ช่ือกลุ่มเอกสาร ประเภทเอกสาร SINV_PROD ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษสี ด-เช่อื SC-ใบลดหน้ี เงนิ สด (ขาย) (ขาย-ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป) SD-ใบเพม่ิ หน้ี เงินสด (ขาย) SI-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี (ขาย) SM-ใบลดหน้ี เงนิ เช่ือ (ขาย) รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 37 SQ-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/พมิ พใ์ บแจง้ หน้ีแยก (ขาย) SR-ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงนิ (บลิ เงนิ สด) (ขาย) SX-ใบเพิ่มหน้ี เงนิ เชอื่ (ขาย) ตารางที่ 2.4กลมุ่ เอกสารการรับ-จ่ายชาระหน้ี รหสั กลุ่ม ชื่อกลุ่มเอกสาร ประเภทเอกสาร PBILL ใบเสร็จรับเงนิ PI-ใบเสร็จรับเงนิ (ซ้ือ) (ซ้ือ-ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป) PBILL_VAT ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี PV-ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี (ซ้ือ) (ซ้ือ-ธุรกิจบริการ) (งานบริการ) SBILL ใบเสร็จรับเงิน RI-ใบเสร็จรับเงิน (ขาย) (ขาย-ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป) SBILL_VAT ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี RV-ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี (ขาย) (ขาย-ธุรกจิ บริการ) (งานบริการ) ตารางท่ี 2.5กลมุ่ เอกสารเก่ียวกบั ภาษี รหัสกลุ่ม ช่ือกลุ่มเอกสาร ประเภทเอกสาร PTAX_353 ใบภาษหี กั ณ ทีจ่ ่าย XL-ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย บริษทั หกั (เราหกั เขา) นิติบุคคล ยน่ื ภ.ง.ด.53 XP-ใบภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย บริษทั หกั STAX_353 ใบภาษหี กั ณ ทจี่ ่าย (เราถกู หกั ) บุคคลธรรมดา ยน่ื ภ.ง.ด.3 WL-ใบภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย บริษทั ถูกหกั ไม่นาส่งแต่ไวต้ รวจสอบรายการ WP-ใบภาษีหกั ณ ท่จี า่ ย บุคคลธรรมดา ถูกหกั ไมต่ อ้ งนาส่ง จะเห็นไดว้ ่า เอกสารต่าง ๆ มคี วามสาคญั ไมว่ า่ จะเป็นเอกสารที่ไดร้ ับจากบุคคลภายนอก หรือเอกสารท่ีกิจการเป็นผจู้ ดั ทาข้ึนก็ตามซ่ึงเอกสารที่ไดร้ ับจากบุคคลภายนอกเลขท่ีเอกสารจะไม่ เรียงลาดบั ผทู้ าบญั ชีจึงควรมกี ารกาหนดเลขท่ีเอกสารใหม่ โดยเรียงลาดบั วนั ท่ีเกิดรายการก่อนหลงั เพอ่ื สะดวกในการบนั ทึกบญั ชี การคน้ หา และการควบคุมภายใน ส่วนเอกสารท่ีกิจการออกใหแ้ ก่ บุคคลภายนอกและเอกสารที่กิจการจดั ทาข้ึนเพื่อใชใ้ นกิจการควรแยกประเภทของเอกสาร และ กาหนดเลขที่ เลม่ ที่ไวล้ ่วงหนา้ เพ่อื ป้องกนั การสูญหายและการทุจริต 2.3รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชี รหสั วิชา 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 38 เอกสารที่ใชเ้ ป็นหลกั ฐานประกอบการบนั ทึกบญั ชี ท้งั 3 ประเภท กรณีกิจการจดทะเบียน ภาษีมลู ค่าเพ่ิม มีหนา้ ที่ตอ้ งออกใบกากบั ภาษีจากการขายสินคา้ หรือให้บริการ และส่งมอบให้แก่ผู้ ซ้ือสินคา้ หรือผรู้ ับบริการ ตามมาตรา 86/4 หรือมาตรา 86/6 และมาตรา 86/7 แห่งประมวลรัษฎากร 2.3.1รูปแบบของใบกากบั ภาษี สาหรับกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพม่ิ มี 2 รูปแบบ ไดแ้ ก่ 2.3.1.1ใบกากบั ภาษีเต็มรูป มอี ยู่ 2 ชนิด คือ 1) ใบกากบั ภาษีทว่ั ไปการออกใบกากบั ภาษีใหก้ บั ลูกคา้ หากใบกากบั ภาษี ใน1 ชุดมหี ลายใบ ซ่ึงใบแรกของใบกากบั ภาษีมีคาว่า “ใบกากบั ภาษี” หรือใบกากบั ภาษี/ใบส่งของ หรือใบกากบั ภาษีรวมกบั เอกสารการคา้ อ่นื ถือเป็นใบกากบั ภาษีชนิดทวั่ ไป เช่น ใบกากบั ภาษี/ใบส่ง ของใบกากบั สินคา้ /ใบกากบั ภาษี ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี เป็นตน้ 2) ใบกากบั ภาษีออกเป็นชุดการออกใบกากบั ภาษีใหก้ บั ลูกคา้ หากใบกากบั ภาษีรวมกบั เอกสารการคา้ อ่นื เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจง้ หน้ี ซ่ึงมีหลายฉบบั ในชุดเดียว และใบกากบั ภาษีมิใช่เป็นเอกสารใบแรก เช่น ใบแรกเป็น”ใบกากบั สินคา้ ” ซ่ึงไม่ปรากฏ“ใบกากบั ภาษี” อยใู่ นใบแรกของเอกสารชุดน้ี ถอื เป็น “ใบกากบั ภาษีออกเป็นชุด” กรณี ที่ กิ จการอยู่ในระบบภาษี มูลค่ าเพิ่มจะต้องกาหนดข้อความอ่ืนใน ใบกากบั ภาษีอาศยั อานาจตามความในมาตรา 86/4(8) แห่งประมวลรัษฎากร(ฉบบั ที่39) ซ่ึงแกไ้ ข เพิ่มเติมโดยพระราชบญั ญตั ิแกไ้ ขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบบั ท่ี 30) พ.ศ. 2534 ตามประกาศ อธิบดีกรมสรรพากร กาหนดขอ้ ความอ่ืนในใบกากบั ภาษี ดงั ต่อไปน้ี ข้อ1ในกรณีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนประสงค์จะจดั ทาใบกากบั ภาษีตาม มาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร รวมกบั เอกสารทางการคา้ อื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของใบ แจง้ หน้ี ซ่ึงมีจานวนหลายฉบบั อยใู่ นชุดเดียวกนั และใบกากบั ภาษีมิใช่เอกสารฉบบั แรกของเอกสาร ดงั กลา่ ว ใหป้ ฏิบตั ิดงั ต่อไปน้ี (1) ในใบกากบั ภาษีและสาเนาใบกากบั ภาษีของเอกสารชุดดงั กล่าว จะตอ้ งมีขอ้ ความว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไวด้ ว้ ย (2) ในสาเนาของใบกากบั ภาษี จะตอ้ งมีขอ้ ความว่า “สาเนาใบกากบั ภาษี” ไวด้ ว้ ยขอ้ ความว่า “เอกสารออกเป็ นชุด” และ “สาเนาใบกากบั ภาษี” ตามวรรคหน่ึงจะตอ้ ง ตีพิมพ์ข้ึนหรื อจัดทาข้ึนด้วยระบบคอมพิวเตอร์ในกรณีจัดทาใบกากับภาษีข้ึนด้วยระบบ คอมพิวเตอร์ท้งั ฉบบั จะประทบั ดว้ ยตรายางเขียนดว้ ยหมึกพิมพ์ดีดหรือกระทาใหป้ รากฏข้ึนดว้ ย วิธีการอน่ื ในลกั ษณะทานองเดียวกนั ไม่ได(้ แก้ไขเพม่ิ เตมิ โดยประกาศอธบิ ดีกรมสรรพากรเก่ียวกับ ภาษีมลู ค่าเพมิ่ (ฉบับที่ 182) ใช้บังคบั วนั ท่ี 18 พฤษภาคม พ.ศ. 2554 เป็ นต้นไป) ข้อ2 ในกรณีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนไดจ้ ดั ทาใบกากบั ภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากรรวมกบั เอกสารทางการคา้ อื่นตามขอ้ 1 แต่ไม่มีขอ้ ความว่า “เอกสาร รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 39 ออกเป็นชุด” ก็ใหย้ งั คงใชเ้ ป็นใบกากบั ภาษีไดต้ ่อไปจนกว่าเอกสารทางการคา้ ซ่ึงไดม้ ีอยเู่ ดิมก่อน วนั ท่ีประกาศฉบบั น้ีใชบ้ งั คบั จะหมดไปแต่ท้งั น้ีตอ้ งไมเ่ กินวนั ท่ี 31 ธนั วาคม พ.ศ.2535 ข้อ 3 ในกรณีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการท่ีมิใช่สานักงานใหญ่ได้นาใบกากับภาษีของสถานประกอบการท่ีเป็ น สานกั งานใหญ่ไปส่งมอบใหแ้ ก่ผซู้ ้ือสินคา้ หรือผรู้ ับบริการทุกคร้ังที่มีการขายสินคา้ หรือให้บริการ จะตอ้ งมีขอ้ ความวา่ “สาขาท่ีออกใบกากบั ภาษี” ไวใ้ นใบกากบั ภาษีดงั กลา่ วโดยขอ้ ความดงั กล่าวจะ ตีพิมพ์ จดั ทาข้ึนดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ประทบั ด้วยตรายาง เขียนดว้ ยหมึก พิมพด์ ีดหรือทาให้ ปรากฏข้ึนดว้ ยวิธีการอืน่ ใดในลกั ษณะทานองเดียวกนั กไ็ ด้ ข้อ 4 ในกรณีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนซ่ึงประกอบกิจการสถานบริการ น้ามนั ไดข้ ายน้ามนั เช้ือเพลิงหรือไดข้ ายสินคา้ หรือใหบ้ ริการที่เกี่ยวขอ้ งโดยตรงกบั รถยนต์ที่ตอ้ งจด ทะเบียนตามกฎหมายว่าดว้ ยรถยนต์ จะตอ้ งระบุเลขทะเบียนรถยนต์ไวใ้ นใบกากบั ภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร โดยขอ้ ความดังกล่าวจะตีพิมพ์จัดทาข้ึนดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ ประทบั ตรายาง เขียนดว้ ยหมึก พิมพด์ ีดหรือทาใหป้ รากฏข้ึนดว้ ยวิธีการอ่ืนใดในลกั ษณะทานอง เดียวกนั กไ็ ด”้ (แก้ไขเพม่ิ เตมิ โดยประกาศอธบิ ดกี รมสรรพากรเก่ยี วกบั ภาษีมูลค่าเพ่ิม (ฉบับท่ี 52) ใช้บังคบั 1 ตุลาคม 2537 เป็ นต้นไป) ข้อ5 ในกรณี ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้รับอนุ มัติจากอธิบดี กรมสรรพากรใหอ้ อกใบกากบั ภาษีเป็ นหน่วยเงินตราต่างประเทศตามมาตรา 86/4 วรรคสองแห่ง ประมวลรัษฎากรผปู้ ระกอบการจดทะเบียนจะตอ้ งระบุอตั ราแลกเปล่ียนเงินตราต่างประเทศเป็ น เงินตราไทยไวใ้ นใบกากบั ภาษีดว้ ยโดยขอ้ ความดงั กลา่ วจะตีพมิ พ์ จดั ทาข้ึนดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ ประทบั ตรายางเขียนด้วยหมึก พิมพด์ ีดหรือทาให้ปรากฏข้ึนดว้ ยวิธีการอ่ืนใดในลกั ษณะทานอง เดียวกนั กไ็ ด้ “อัต ร า แ ล ก เ ป ลี่ ย น เ งิ น ต ร า ต่ า ง ป ร ะ เ ท ศ ต า ม ว ร ร ค ห น่ึ ง ใ ห้ใ ช้อัต ร า แลกเปลี่ยนเงินตราตามหลกั เกณฑต์ ามมาตรา 79/4 แห่งประมวลรัษฎากรในกรณีท่ีไม่สามารถ คานวณอตั ราแลกเปล่ยี นเงินตราต่างประเทศเป็นเงินตราไทยตามหลกั เกณฑด์ งั กล่าวไดใ้ หใ้ ชอ้ ตั รา แลกเปล่ียนเงินตราตามมาตรา 9 แห่งประมวลรัษฎากร” (แก้ไขเพ่ิมเติมโดยประกาศอธิบดี กรมสรรพากรเกย่ี วกบั ภาษีมลู ค่าเพมิ่ (ฉบบั ที่186) ใช้บงั คบั ต้งั แต่วนั ที่ 20 สิงหาคม พ.ศ.2555 เป็ น ต้นไป) ข้อ 6 ในกรณีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนไมต่ อ้ งนามูลค่าของทองรูปพรรณ ท่ีขายเป็ นจานวนเท่ากับราคาทองรูปพรรณที่สมาคมคา้ ทองคาประกาศรับซ้ือคืนในวนั ที่ขาย ทองรู ปพรรณมารวมคานวณมูลค่าของฐานภาษี ตามมาตรา 79(4) แห่งประมวลรัษฎากร ผปู้ ระกอบการจดทะเบียนจะตอ้ ง ระบุขอ้ ความดงั ต่อไปน้ีไวใ้ นใบกากบั ภาษีดว้ ย (1) ราคาขายทองรูปพรรณซ่ึงรวมค่ากาเหน็จแต่ไมร่ วม (2) ภาษีมูลค่าเพ่มิ รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 40 (3) ราคารับซ้ือคืนทองรูปพรรณท่ีสมาคมคา้ ทองคาประกาศ (4) ผลต่างระหว่างราคาขายทองรูปพรรณซ่ึงรวมค่ากาเหน็จแต่ไม่ รวมภาษีมลู ค่าเพม่ิ ตาม (1) กบั ราคาซ้ือคืนทองรูปพรรณท่ีสมาคมคา้ ทองคาประกาศตาม (2) (5) จานวนภาษีมูลค่าเพมิ่ ที่คานวณจาก (3) (6) หมายเลขลาดบั ของใบรับที่ออกโดยเคร่ืองบนั ทึกการเก็บเงิน แต่หากผูป้ ระกอบการจดทะเบียนใชเ้ ครื่องบนั ทึกการเก็บเงินออกใบกากับภาษีดว้ ยไม่ตอ้ งระบุ หมายเลขลาดบั ของใบรับ (7) เลขรหสั ประจาเครื่องบนั ทึกการเกบ็ เงินท่ีอธิบดีกรมสรรพากร กาหนดขอ้ ความตามวรรคหน่ึง จะตีพมิ พจ์ ดั ทาข้ึนดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์ประทบั ตรายาง เขียนดว้ ย หมึก พมิ พด์ ีดหรือทาใหป้ รากฏข้ึนดว้ ยวิธีการอื่นใดในลกั ษณะทานองเดียวกนั ก็ได้ 2.3.1.2ใบกากบั ภาษีอย่างย่อ เนื่องจากธุรกิจบางประเภทมีการขายสินค้า หรือ ใหบ้ ริการแก่ลกู คา้ รายย่อยเป็ นจานวนมากไม่สะดวกต่อการออกใบกากบั ภาษาเต็มรูป จึงให้สิทธิ การออกใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ ซ่ึงตอ้ งมีรายการอยา่ งนอ้ ย ดงั น้ี 1)คาวา่ “ใบกากบั ภาษี” ในที่ท่ีเห็นชดั 2)ช่ือหรือช่ือยอ่ และเลขประจาตวั ผเู้ สียภาษีอากรของผปู้ ระกอบการจด ทะเบียนที่ออกใบกากบั ภาษี 3)หมายเลขลาดบั ของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดบั ของเลม่ (ถา้ ม)ี 4)ช่ือ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินคา้ หรือบริการ 5)ราคาสินคา้ หรือราคาค่าบริการโดยตอ้ งมีขอ้ ความระบุชดั เจนว่าไดร้ วม ภาษีมลู ค่าเพ่มิ ไวแ้ ลว้ 6)วนั เดือน ปี ที่ออกใบกากบั ภาษี 2.3.2ข้อกาหนดเอกสารทางการค้า กรมพฒั นาธุรกิจการคา้ กาหนดใหเ้ อกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีท้งั 3 ประเภท ตอ้ งมีรายการ ดงั ต่อไปน้ี 1. ชื่อของผจู้ ดั ทาเอกสารซ่ึงอาจใชช้ ื่อท่ีใชใ้ นการประกอบธุรกิจของผจู้ ดั ทาเอกสาร ก็ได้ 2. ช่ือของเอกสาร 3. เลขท่ีของเอกสาร และเล่มที่(ถา้ ม)ี 4. วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร 5. จานวนเงินรวม กรณีที่เป็นเอกสารดงั รายการต่อไปน้ี จะตอ้ งมรี ายละเอียดเพ่มิ เติม นอกเหนือจาก 5 ขอ้ ดงั น้ี รหสั วชิ า 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 41 1)เอกสารเพือ่ เป็นหลกั ฐานในการรับเงิน รับฝากเงิน รับชาระเงิน หรือตว๋ั เงิน ตอ้ ง มีรายการต่อไปน้ี (1)เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษีอากรของกิจการที่จดั ทาเอกสาร (2)สถานท่ีต้งั ของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร (3)รายละเอยี ดเกี่ยวกบั การรับเงินหรือตว๋ั เงิน (4)ช่ือ ชนิด จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินคา้ หรือ บริการแต่ละรายการ (5)ลายมือชื่อของผรู้ ับเงินหรือตวั๋ เงิน เวน้ แต่เป็ นเอกสารที่จดั ทาและส่งมอบ ดว้ ยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมอื อน่ื ใดที่ไดผ้ ลในทานองเดียวกนั 2) เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในการจาหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินคา้ หรือบริการโดย ยงั มิไดม้ กี ารชาระเงินหรือตวั๋ เงิน ตอ้ งมรี ายการต่อไปน้ี (1)เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษีอากรของกิจการที่จดั ทาเอกสาร (2)สถานที่ต้งั ของกิจการที่จดั ทาเอกสาร (3)ชื่อ ชนิด จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินคา้ หรือ บริการแต่ละรายการ (4)ช่ือหรือชื่อท่ีใชใ้ นการประกอบธุรกิจและท่ีอยู่ของผูซ้ ้ือหรือผรู้ ับสินคา้ หรือ ผรู้ ับบริการ (5) ลายมือช่ือผจู้ ดั ทาเอกสาร (6) ลายมอื ช่ือผรู้ ับสินคา้ หรือผรู้ ับบริการ 3) เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีท่ีจดั ทาข้ึนโดยผมู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชี เพือ่ ใชใ้ นกิจการของตนเอง ตอ้ งมรี ายการต่อไปน้ี (1) คาอธิบายรายการ (2) วิธีการและการคานวณต่าง ๆ (ถา้ ม)ี (3) ลายมือช่ือของผูม้ ีหน้าที่จัดทาบญั ชี หรือ ผูท้ ่ีได้รับมอบหมายให้เป็ น ผอู้ นุมตั ิรายการ รหสั วิชา 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 42 ตวั อย่างแบบฟอร์มเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชี ใบกำกบั สินค้ำ (Invoice)ผขู้ ายจะเป็นผจู้ ดั ส่งไปใหผ้ ซู้ ้ือพร้อมทาใบกากบั สินคา้ อยา่ งน้อย 2 ฉบบั ตน้ ฉบบั ส่งไปยงั ผซู้ ้ือ ส่วนสาเนาเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานการบนั ทึกบญั ชี ดงั ภาพที่ 2.1 บริษัทชัวร์แอนด์ชัวร์ จำกัด เลขที่ ……... เล่มที่ ……… ทอ่ี ยู่ ...................................................................... เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี : 9999999999999 ใบกำกับสินค้ำ (Invoice) วนั ท่ี …........................... ใบสง่ั ซ้ือเลขท่ี …............ ขา้ พเจา้ ................................................................. เง่ือนไข …...................... ทีอ่ ยู่ ...................................................................... เชค็ หรือตวั๋ เงินเลขที่ ……… ไดร้ ับส่ิงของตามรายการขา้ งลา่ งน้ีไวเ้ ป็นการถกู ตอ้ งแลว้ ที่ รำยกำร ปริมำณ รำคำ จำนวนเงนิ (ตวั อกั ษร) ........................................................... รวม (ลงชื่อ) .........................................ผรู้ ับสินคา้ (ลงชอ่ื ) ......................................... (ลงชอ่ื ) .........................................ผสู้ ่งสินคา้ หวั หนา้ ฝ่ ายขาย/ผจู้ ดั การ ภาพท่ี 2.1 แสดงตวั อยา่ งใบกากบั สินคา้ (Invoice) รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 43 ใบส่ังซื้อ (Purchase Order) เมื่อผซู้ ้ือตอ้ งการสินคา้ ประเภทใดชนิดใด คุณภาพ ปริมาณ เท่าไร ก็จะแจง้ ไปยงั ผขู้ ายโดยจดั ทาใบสง่ั ซ้ือ ดงั ภาพที่ 2.2 บริษทั ชัวร์แอนด์ชัวร์จากัด เลขท่ี …… ที่อยู่ ............................................................................ เล่มท่ี …… เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี : 9999999999999 ใบส่ังซื้อ (Purchase Order) วนั ที่ …............................ ชื่อผซู้ ้ือ ..................................................................... ท่ีอยู่ .......................................................................... บริษทั ฯมคี วามประสงคท์ ีจ่ ะสงั่ ซ้ือสินคา้ ตามรายละเอยี ดขา้ งล่างน้ีโปรดส่งสินคา้ มายงั บริษทั ฯ ภายในวนั ท…ี่ ………………………. เงอ่ื นไขการชาระเงิน ……………………….. วนั ลาดบั รายการสินค้า จานวน ราคาต่อ จานวนเงนิ หน่วย หน่วย ราคารวมท้งั ส้ิน ภาษีมลู ค่าเพมิ่ 7% จานวนเงนิ รวมท้งั ส้ิน จานวนเงนิ รวมท้งั สิ้น (ตวั อกั ษร) (ลงช่ือ) ....................................................... ผอู้ นุมตั ิ (ลงชื่อ) ...................................ผสู้ ง่ั ซ้ือ (………………………………………..) (…………………………………...) ตาแหน่ง ……………………………. ภาพท่ี 2.2 แสดงตวั อยา่ งใบสงั่ ซ้ือ (Purchase Order) รหสั วิชา 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 44 ใบกากบั ภาษี (Tax Invoice)เป็นเอกสารที่ผขู้ ายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิม่ จดั ทาข้ึนใหแ้ ก่ผู้ ซ้ือ เมื่อมีการซ้ือขายสินคา้ จดั ทาอย่างนอ้ ย 2 ฉบบั ตน้ ฉบบั ส่งไปยงั ผูซ้ ้ือพร้อมสินคา้ ส่วน สาเนา เกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐานการบนั ทึกบญั ชี ดงั ภาพที่ 2.3 บริษัทชัวร์แอนด์ชัวร์ จากดั เล่มที่ …... เลขที่ …… ท่ีอยู่ .............................................................................. เลขประจาตวั ผู้เสียภาษีอากร:9999999999999 ใบกากบั สินค้า/ใบกากบั ภาษี (Invoice/Tax Invoice) ช่ือผซู้ ้ือ ........................................................................ วนั ที่ …………………. ท่ีอยู่ .............................................................................. เลขทใ่ี บส่งั ซ้ือ ……………เง่อื นไข ………………….…อตั ราภาษี อตั ราร้อยละ 7 อตั ราศนู ย์ ลาดบั รายการสินค้า จานวน ราคาต่อ จานวนเงิน หน่วย หน่วย ราคารวมท้งั ส้ิน ภาษมี ลู คา่ เพ่มิ 7% จานวนเงนิ รวมท้งั สิ้น จานวนเงินรวมท้งั สิ้น (ตวั อกั ษร) (ลงชื่อ) ....................................................... ผสู้ ่งของ (ลงชื่อ) .......................................ผขู้ าย (…………………………………...) (ลงชื่อ) ....................................................... ผรู้ ับของ ตาแหน่ง ……………………………. ภาพที่ 2.3 แสดงตวั อยา่ งใบกากบั สินคา้ /ใบกากบั ภาษี (Invoice/Tax Invoice) รหสั วิชา 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 45 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี (Receipt/Tax Invoice)เป็นเอกสารที่ผขู้ ายจดั ทาเพื่อออกใหแ้ ก่ ผซู้ ้ือสินคา้ หรือบริการเป็นเงินสด หรือเมื่อไดร้ ับชาระเสร็จจากลูกหน้ี จดั ทาอยา่ งน้อย 2 ฉบบั ดงั ภาพท่ี 2.4 บริษทั ชัวร์แอนด์ชัวร์ จากดั เลม่ ที่ …... เลขท่ี …… ที่อยู่ .......................................................................... เลขประจาตวั ผ้เู สียภาษีอากร:9999999999999 ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี (Receipt/Tax Invoice) ชื่อผซู้ ้ือ .................................................................... วนั ที่ …………………. ท่ีอยู่ .......................................................................... เลขทใี่ บสั่งซ้ือ …………………. เงอ่ื นไข ………………อตั ราภาษีอตั ราร้อยละ 7อตั ราศนู ย์ การชาระเงนิ เงนิ สด เลขที่ใบสงั่ ของ ………………. เชค็ เลขท่ี …………………. ลาดบั รายการสินค้า จานวน ราคา จานวนเงิน หน่วย ต่อหน่วย จานวนเงนิ รวมท้งั สิ้น (ตวั อกั ษร) ราคารวมท้งั ส้ิน ใบเสร็จจะสมบูรณ์เม่อื เชค็ ข้ึนเงินได้ ภาษีมูลค่าเพ่ิม 7% จานวนเงนิ รวมท้งั ส้ิน …………………. ……………………… ผอู้ นุมตั ิฝ่ ายตรวจสอบฝ่ ายบญั ชีการเงินผรู้ ับเงนิ …………………….. …………………. ภาพที่ 2.4 แสดงตวั อยา่ งใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี (Receipt/Tax Invoice) ใบลดหนี้ หรือใบส่งคืน (Debit Memorandum or Debit Note)ผซู้ ้ือจะทาส่งไปยงั ผขู้ าย เพ่ือใหท้ ราบว่าไดบ้ นั ทึกการลดหน้ี สาหรับสินคา้ ที่ส่งคืนหรือจานวนที่ไดล้ ดใหด้ งั ภาพท่ี 2.5 รหสั วชิ า 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 46 เลม่ ที่ ….. บริษทั ชัวร์แอนด์ชัวร์จากัด เลขที่ ….. ท่ีอยู่ .................................................................... เลขประจาตวั ผู้เสียภาษอี ากร:9999999999 ใบลดหนี/้ ใบกากบั ภาษี (Debit Note/Tax Invoice) ชื่อผซู้ ้ือ ............................................................. วนั ท่ี …………….… ที่อยู่ ................................................................... อา้ งถึงใบกากบั ภาษีเลขที่ …………………. ลงวนั ที่ ……………… บริษทั ไดเ้ ดบติ บญั ชที ่านตามรายการสินคา้ ท่สี ่งคืน ดงั น้ี ลาดับ รายการสินค้า เล่มท่/ี เลขที่ จานวน จานวนเงินที่ ผลแตกต่าง ใบกากับภาษี เงนิ เตม็ ถกู ต้อง เหตุผลท่ีส่งคืน :……………………………………………………… ราคารวมแตกตา่ ง จานวนเงนิ รวมท้งั ส้ิน (ตวั อกั ษร) ภาษีมลู ค่าเพมิ่ 7% จานวนเงนิ รวมท้งั สิ้น ลงช่อื ………………………………... (………………………………...) ตาแหน่ง ……………………….…… ภาพที่ 2.5 แสดงตวั อยา่ งใบลดหน้ี/ใบกากบั ภาษี (Debit Note/Tax Invoice) รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 47 ใบหักหนี้ หรือใบรับคืน (Credit Memorandum or Credit Note)เม่ือผูซ้ ้ือส่งสินคา้ ที่คืน และผขู้ ายบนั ทึกการลดหน้ีโดยออกใบรับคืนส่งไปใหผ้ ซู้ ้ือดงั ภาพท่ี 2.6 บริษัทชัวร์แอนด์ชัวร์จากดั เลม่ ท่ี ….. ที่อยู่ .................................................................... เลขท่ี ….. เลขประจาตวั ผ้เู สียภาษอี ากร:9999999999999 ใบลดหนี้/ใบกากบั ภาษี (Credit Note/Tax Invoice) ชื่อผซู้ ้ือ ............................................................. วนั ท่ี …………….… ท่ีอยู่ ................................................................... อา้ งถึงใบกากบั ภาษเี ลขที่ …………………. ลงวนั ท่ี ……………… บริษทั ไดเ้ ดบิตบญั ชที ่านตามรายการสินคา้ ท่ีส่งคืน ดงั น้ี ลาดบั รายการสินค้า เล่มท่ี/เลขท่ี จานวน จานวนเงินท่ี ผลแตกต่าง ใบกากับภาษี เงนิ เตม็ ถกู ต้อง เหตุผลท่ีส่งคืน :……………………………………………………… ราคารวมแตกตา่ ง จานวนเงนิ รวมท้งั ส้ิน (ตวั อกั ษร) ภาษมี ูลค่าเพมิ่ 7% จานวนเงนิ รวมท้งั สิ้น ลงชอ่ื ……………………………. (………………………………...) ตาแหน่ง ………………………… ภาพท่ี 2.6 แสดงตวั อยา่ งใบหกั หน้ี/ใบกากบั ภาษี (Credit Note/Tax Invoice) รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 48 ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษ/ี ใบส่งของ ภาพท่ี 2.7 ตวั อยา่ งสาเนาเอกสารออกเป็นชุด (1) ใบกากบั ภาษี/ใบส่งของ ภาพที่ 2.8 ตวั อยา่ งสาเนาเอกสารออกเป็นชุด (2) รหสั วิชา 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 49 ภาพที่ 2.9 แสดงตวั อยา่ งสาเนาเอกสารใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ 2.4การจดั เก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี 2.4.1การจดั เกบ็ เอกสารประกอบการบันทึกบญั ชี มเี อกสาร 3 ลกั ษณะ ไดแ้ ก่ 1)เอกสารทางบญั ชีท่ียงั ไม่ไดใ้ ชเ้ อกสารท่ีมคี วามสาคญั มากสามารถนาไปใชเ้ พือ่ การ ทุจริต ยกั ยอกเงินของหน่วยงานไปใชไ้ ด้ เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ค การจดั เก็บเอกสารดงั กลา่ วจะตอ้ ง มกี ารควบคุมโดยการจดั ทาบญั ชีแสดงการรับ-จ่าย และคุมยอดคงเหลือไวเ้ พ่ือใหม้ ีการเบิกใชอ้ ย่าง ถูกตอ้ งโดยเรียงลาดบั เล่มที่ เลขที่ และเกบ็ รักษาไวใ้ นท่ีปลอดภยั มีการกาหนดผรู้ ับผดิ ชอบไวอ้ ยา่ ง ชดั เจน 2)เอกสารทางบญั ชีท่ีใชแ้ ลว้ โดยปกติการจดั เกบ็ เอกสารทางบญั ชีจะทาการเขา้ แฟ้ม เรียงตามลาดบั ก่อนหลงั หรือตามท่ีลงบญั ชี หากเป็ นเอกสารท่ีไดร้ ับจากบุคคลภายนอกเจา้ หนา้ ที่ บญั ชีและการเงินของหน่วยงานก็จะใหเ้ ลขกากบั ใหม่เรียงตามลาดบั ก่อนหลงั ใชใ้ นการอา้ งอิงและ สะดวกในการคน้ หาและจะต้องทาการเก็บรักษาไวใ้ นที่ปลอดภยั จนกว่าจะหมดอายุความตาม กฎหมาย รหสั วิชา 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 50 3)เอกสารท่ีเก่ียวเน่ืองทางบญั ชี ความสาคญั ข้ึนอยกู่ บั ชนิดของเอกสาร เช่น สญั ญา เช่าทรัพยส์ ิน สญั ญาการค้าประกนั จะตอ้ งแยกเก็บไวใ้ นตูน้ ิรภยั หรือรายงานการประชุมผถู้ อื หุน้ จะ เก็บไวเ้ ท่าท่ีบริษทั ยงั ดาเนินการอยู่ 2.4.2ระยะเวลาการเกบ็ เอกสาร ระยะเวลาการเก็บเอกสาร โดยปกติจะตอ้ งเก็บเอกสารทางบัญชีไวจ้ นกว่าจะ หมดอายคุ วามตามกฎหมาย ซ่ึงมีกฎหมายบญั ญตั ิไว้ 2 ฉบบั คือ 1) พระราชบญั ญตั ิการบญั ชี พ.ศ. 2543 มาตรา 13 มาตรา 14 (1) ใหผ้ มู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีเก็บรักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการลงบญั ชีไว้ ณสถานท่ีประกอบกิจการน้นั แต่ถา้ จะเก็บรักษาไว้ ณ สถานที่อ่ืนก็จะตอ้ งขออนุญาตต่อสารวตั ร ใหญ่ (ปัจจุบนั คือ อธิบดีกรมพฒั นาธุรกิจการคา้ ไดร้ ับแต่งต้งั ใหด้ ารงตาแหน่งน้ี) หรือสารวตั รบญั ชี (เจ้าพนักงานในกรมพฒั นาธุรกิจการคา้ บางตาแหน่งและพาณิชยจ์ ังหวดั ไดร้ ับแต่งต้งั ให้ดารง ตาแหน่งน้ี) (2) การจดั ทาบญั ชีดว้ ยคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อ่ืนท่ีมิใช่ สถานท่ีประกอบกิจการหรือสถานท่ีอื่นท่ีได้รับอนุญาต แต่มีการเช่ือมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มายงั สถานท่ีประกอบกิจการใหถ้ อื ว่าไดเ้ กบ็ รักษาบญั ชีไว้ ณ สถานท่ีประกอบกิจการหรือสถานที่ อ่นื ท่ีไดร้ ับอนุญาต (3) ใหผ้ มู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชีเกบ็ รักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการลงบญั ชีไว้ เป็นเวลาไมน่ อ้ ยกว่า 5 ปี นบั แต่ปิ ดบญั ชี หรือจนกว่าจะมกี ารส่งมอบบญั ชี (4) เมื่อไดเ้ กบ็ รักษาไวเ้ ป็นเวลาไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี แลว้ ยกเวน้ เอกสารดงั กลา่ วมผี ล ต่อคดีความท่ียงั ไม่เสร็จสิ้นก็ใหถ้ อื ต่อไดอ้ ีก 2 ปี แต่รวมแลว้ ตอ้ งไมเ่ กิน 7 ปี ผมู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชีจะ ขออนุญาตต่อสารวตั รใหญ่บัญชีหรือสารวตั รบญั ชีไม่เก็บรักษาต่อไปก็ไดต้ ามหลกั เกณฑ์และ วิธีการท่ีกระทรวงพาณิชยก์ าหนด 2) ประมวลรัษฎากร ไดบ้ ญั ญตั ิไวใ้ นมาตรา 105 ทวิ หรือเก่ียวกบั เรื่องใบรับหรือ ใบเสร็จรับเงิน และมาตรา 105 จตั วา เก่ียวกบั เร่ืองใบส่งของ ดงั น้ี (1)ใหผ้ มู้ ีหนา้ ท่ีออกใบรับ เก็บตน้ ข้วั หรือสาเนาใบรับไวเ้ ป็ นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นบั แต่วนั ท่ีออกใบรับ (2)ใหผ้ ผู้ ลิต ผนู้ าเขา้ ผสู้ ่งออก หรือผขู้ ายส่งเก็บสาเนาใบส่งของไวเ้ ป็ นเวลาไม่ นอ้ ยกวา่ 5 ปี นบั แต่วนั ที่ออกใบส่งของ สรุป ชญาดา ธนาบุญยรัตน์ รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 51 เอกสารเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีถือเป็ นหลกั ฐานในการลงรายการบันทึกบัญชีหรื อ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีของกิจการ ไดแ้ ก่ เอกสารท่ีบุคคลภายนอกจดั ทาข้ึน เอกสารที่กิจการเป็ น ผจู้ ดั ทาใชภ้ ายในกิจการหรือส่งใหก้ บั บุคคลภายนอก ซ่ึงในเอกสารดงั กลา่ วตอ้ งมรี ายละเอยี ดต่าง ๆ ตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากาหนด รวมท้ังการจัดเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชี ผมู้ ีหนา้ ที่จดั ทาบญั ชีตอ้ งเก็บรักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการบนั ทึก บญั ชีไวเ้ ป็นเวลาไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี นบั แต่ปิ ดบญั ชีหรือจนกวา่ จะมกี ารส่งมอบบญั ชีแต่ตอ้ งไมเ่ กิน 7 ปี ศัพท์ทางบัญชี คาศัพท์ ความหมาย Invoice ใบกากบั สินคา้ Delivery Invoice ใบส่งของ Tax Invoice ใบกากบั ภาษี Purchase Order ใบสง่ั ซ้ือ Quotation ใบเสนอราคา Receipt ใบเสร็จรับเงิน Credit Memorandum ใบหกั หน้ี Debit Memorandum ใบลดหน้ี Receipt Voucher ใบสาคญั รับ Payment Voucher ใบสาคญั จ่าย Voucher ใบสาคญั รหสั วิชา 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 52 แบบฝึ กหัด หน่วยท่ี 2 ตอนท่ี 1จงตอบคาถามต่อไปนีใ้ ห้ถูกต้องสมบูรณ์ 1.เอกสารที่ใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีมี................ประเภทไดแ้ ก่ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2.กรณีท่ีกิจการตอ้ งการสั่งซ้ือสินคา้ เป็ นเงินเชื่อจาก บริษทั เอเอ จากดั ต่อมาไดส้ ่งคืนสินคา้ บาง รายการ และกิจการไดจ้ ่ายชาระหน้ีท่ีคา้ งชาระท้งั หมด กิจการตอ้ งจัดทาเอกสารใดและจะ ไดร้ ับเอกสารใดจากบริษทั เอ เอ จากดั รายการ เอกสารทกี่ จิ การเป็ นผ้จู ดั ทา เอกสารที่ได้รับจาก บริษัท เอ เอ จากดั สงั่ ซ้ือสินคา้ ชื่อเอกสาร ชื่อเอกสาร ซ้ือสินคา้ เป็นเงินเชื่อ ส่งคืนสินคา้ จ่ายชาระหน้ี รหสั วิชา 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 53 ตอนท่ี 2จงจบั คู่ขอ้ ความที่มีความหมายสมั พนั ธก์ นั _______1.ใบลดหน้ี ก.Receipt _______2.ใบส่งของ ข.Tax Invoice _______3.ใบกากบั สินคา้ ค.Receipt Voucher _______4.ใบเสร็จรับเงิน ง.Payment Voucher _______5.ใบสาคญั จ่าย จ.Credit Memorandum _______6.ใบหกั หน้ี ฉ.Invoice _______7.ใบสาคญั รับ ช.Delivery Invoice _______8.ใบสาคญั ซ.Quotation _______9.ใบกากบั ภาษี ฌ.Voucher _______10.ใบเสนอราคา ด.Debit Memorandum ตอนที่ 3 จงใส่เครื่องหมาย  หนา้ ขอ้ ที่ถกู และเคร่ืองหมาย  หนา้ ขอ้ ที่ผดิ _______1.ใบสาคญั จ่ายเป็นเอกสารท่ีจดั ทาข้ึนโดยบุคคลภายนอก _______2.เมื่อตอ้ งการส่งคืนสินคา้ ผซู้ ้ือตอ้ งออก Credit Note ใหแ้ ก่ผขู้ ายเพอ่ื ใชใ้ นการลดหน้ี _______3.กิจการอยใู่ นระบบภาษีมูลค่าเพิม่ กรณีขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ เอกสารออกเป็นชุด หาก เป็นสาเนาตอ้ งมขี อ้ ความระบุ“สาเนาใบกากบั ภาษี” _______4.ผมู้ หี นา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีตอ้ งเก็บรักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการลงบญั ชีไว้ ณ สถานท่ี ประกอบกิจการเท่าน้นั _______5.เอกสารทางบญั ชีที่ใชแ้ ลว้ หากเป็นเอกสารที่ไดร้ ับจากบุคคลภายนอก ผทู้ าบญั ชีตอ้ ง เรียงลาดบั ก่อนหลงั และออกเลขกากบั ใหม่ เพอื่ สะดวกในการอา้ งอิง _______6.สารวตั รใหญ่บญั ชี ปัจจุบนั คือ อธิบดีกรมพฒั นาธุรกิจการคา้ _______7.ตน้ ฉบบั ใบกากบั สินคา้ ผขู้ ายจะส่งไปใหผ้ ซู้ ้ือพร้อมสินคา้ _______8.ผมู้ หี นา้ ท่ีทาบญั ชีสามารถขออนุญาตต่อสารวตั รใหญ่เกบ็ เอกสารไวน้ อ้ ยกวา่ 5 ปี กไ็ ด้ _______9.กลุ่มเอกสาร PINV_PROD ใชส้ าหรับบนั ทึกเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีการซ้ือ สินคา้ เป็นเงินสดและเงินเช่ือของธุรกิจซ้ือมาขายไป ______10.ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ ไมจ่ าเป็นตอ้ งระบุชื่อผขู้ ายแต่อยา่ งใด รหสั วิชา 2201-2007 วิชา การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชี 54 แบบประเมินผลหลังเรียนหน่วยท่ี 2 วตั ถุประสงค์เพือ่ ประเมินความรู้หลงั จบบทเรียนเกี่ยวกบั “เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี” คาชี้แจงจงทาเครื่องหมาย  ที่คาตอบที่ถกู ตอ้ งที่สุดเพียงคาตอบเดียว 1. ขอ้ ใดไม่ใช่เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี ก.ใบกากบั ภาษี ข.ใบกากบั สินคา้ ค. ใบเสร็จรับเงิน ง. ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ 2.เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีที่น่าเชื่อถอื นอ้ ยที่สุด เป็นเอกสารท่ีจดั ทาข้ึนโดยบุคคลใด ก. เจา้ ของกิจการ ข. บุคคลภายนอก ค. ผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีออกเพื่อใชใ้ นกิจการ ง. ผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีออกใหบ้ ุคคลภายนอก 3. ใบสง่ั ซ้ือ ตรงกบั คาศพั ทภ์ าษาองั กฤษในขอ้ ใด ก. Invoice ข. Quotation ค. Purchase Order ง. Delivery Invoice 4. ขอ้ ใดคือ เอกสารท่ีผขู้ ายจดั ทาเอกสารและส่งเอกสารไปยงั ผซู้ ้ือเมื่อทราบว่าผซู้ ้ือตอ้ งการซ้ือ สินคา้ ก. ใบสง่ั ซ้ือ ข. ใบเสนอราคา ค. ใบกากบั สินคา้ ง. ใบเสร็จรับเงิน 5. เอกสารท่ีใชใ้ นการรับคืนสินคา้ จากการขายสด คือขอ้ ใด ก. ใบลดหน้ี ข. ใบสาคญั รับ ค. ใบกากบั สินคา้ ง. ใบเสร็จรับเงิน 6.ขอ้ ใดไม่ปรากฏใน “ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ ” ก. ช่ือ ท่ีอยขู่ องผขู้ าย ข. เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษีของผูซ้ ้ือ รหสั วชิ า 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์

เอกสารเกยี่ วกบั การบนั ทึกบญั ชี 55 ค. วนั เดือน ปี ท่ีออกใบกากบั ภาษี ง. เลขท่ี เล่มที่ (ถา้ ม)ี ของใบกากบั ภาษี 7.เอกสารท่ีควรมกี ารจดั ทาบญั ชีแสดงการรับ-จ่าย และคุมยอดคงเหลอื เป็นเอกสารประเภทใด ก. เอกสารทางบญั ชีที่ยงั ไม่ไดใ้ ช้ ข. เอกสารทางบญั ชีที่ใชแ้ ลว้ ค. เอกสารที่เกี่ยวเน่ืองทางบญั ชี ง. เอกสารทุกประเภท 8.เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในการรับเงิน รับฝากเงิน รับชาระเงินหรือตว๋ั เงินจะตอ้ งมรี ายการต่าง ๆ ครบถว้ นตามท่ีกรมพฒั นาธุรกิจการคา้ กาหนด ยกเว้นขอ้ ใด ก.สถานที่ต้งั ของกิจการที่จดั ทาเอกสาร ข. วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร ค. จานวนเงินรวม ง. วิธีการและการคานวณต่าง ๆ 9. เอกสารประกอบการลงบญั ชีท่ียงั มคี ดีความตอ้ งเก็บรักษาไวไ้ ม่เกินกี่ปี จึงอนุญาตทาลายได้ ก.3 ปี ข. 5 ปี ค. 7 ปี ง.10 ปี 10. พระราชบญั ญตั ิการบญั ชี พ.ศ. 2543 กาหนดใหม้ ีการเก็บรักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการ บนั ทึกบญั ชีไว้ณ สถานท่ีประกอบกิจการน้นั กรณีกิจการจดั ทาบญั ชีดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์ใน สถานท่ีอื่นที่ ไม่ใช่สถานที่ประกอบกิจการ ขอ้ ใดกล่าวถกู ตอ้ ง ก. ขออนุญาตต่อสารวตั รใหญ่บญั ชี ข. ควรแจง้ ผมู้ อี านาจท่ีไดร้ ับการแต่งต้งั ค. เชื่อมโยงเครือข่ายไปยงั สถานท่ีประกอบกิจการ ง. ไมถ่ ือวา่ ไดเ้ ก็บรักษาบญั ชีไวต้ ามท่ีกฎหมายกาหนด รหสั วิชา 2201-2007 วชิ า การใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี ชญาดา ธนาบุญยรัตน์