บทที่ 5 เอกสารรายงานและคำศัพท์ของแผนกแม่บ้าน

57 บทที่ 5 เอกสารรายงาน สาระสาคัญ เอกสารรายงานตา่ ง ๆ ที่แผนกแมบ่ า้ นโรงแรมจดั ทาขน้ึ มวี ตั ถปุ ระสงค์เพอื่ ให้การทางานเปน็ ตามระบบ มกี ารควบคมุ งานตามสายการบังคับบัญชา และสามารถตรวจสอบได้ ซง่ึ เอกสารรายงานจะมที กุ ส่วนงาน เรื่องที่จะศกึ ษา 1. ใบรายงานการทางานหอ้ งพักแขก 2. ใบรายงงานสถานะห้องพกั 3. ใบรายงานการเบิกของใชป้ ระจาวนั 4. ใบรายงานการเบกิ กุญแจ 5. ใบรายงานส่งิ ทต่ี ้องซ่อมแซม 6. ใบรายงานทรัพยส์ ินทีส่ ญู หายและถกู พบ 7. ใบรายงานการตรวจนับผ้า 8. คาศัพทท์ ีเ่ ก่ียวข้องกบั งานแมบ่ า้ นโรงแรมทค่ี วรรู้ จุดประสงค์เชงิ พฤติกรรม 1. ทาใบใบรายงานการทางานห้องพกั แขกได้ 2. บอกประโยชน์ของใบรายงานสถานะห้องพกั ได้ 3. อธิบายความสาคัญของใบรายงานการเบิกของใช้ประจาวนั ได้ 4. อธิบายความสาคัญของใบรายรายงานการเบิกกุญแจได้ 5. ลงรายการใบรายงานสงิ่ ทต่ี อ้ งซ่อมแซมได้ 6. เขียนใบรายงานทรัพยส์ นิ ท่ีสญู หายและถกู พบได้ 7. จัดประเภทของใบรายงานการตรวจนับผา้ ได้ 8. เลือกใช้คาศพั ท์ท่ีเกี่ยวข้องกับงานแม่บา้ นโรงแรมทค่ี วรรไู้ ด้ สมรรถนะประจาบท ลงรายงานเอกสารของงานแม่บ้านโรงแรม

58 บทที่ 5 เอกสารรายงานและคาศัพท์แผนกแม่บา้ น 1. ใบรายงานการทางานหอ้ งพักแขก (Room Attendant Report) พนกั งานทาความสะอาดห้องพักจะต้องทารายงานการทางานลงในใบรายงานของพนักงานทาความสะอาดห้องทุก ครั้งทีป่ ฏบิ ตั ิงาน การทารายงานการทางานนีเ้ ป็นการลงบันทึกแบบฟอร์มที่ทาให้พนักงานทาความสะอาดทราบจานวนห้องที่ ทาความสะอาดเสร็จแล้ว และจานวนห้องทเ่ี หลือที่ยังไม่ไดท้ าความสะอาดให้เสร็จประจาวัน ใบรายงานน้เี ม่ือทาเสร็จแล้วจะ ถูกส่งไปให้หวั หนา้ (Floor Supervisor) เพ่ือทจ่ี ะไดเ้ ขา้ ไปตรวจความเรียบร้อยอีกครั้งหนง่ึ หลงั จากทพ่ี นักงานทาความสะอาด เสร็จแลว้ เมื่อหัวหน้างานตรวจความเรยี บรอ้ ยของห้องพักแลว้ หัวหน้างานจะแจ้งในระบบซึ่งจะทาให้ทราบว่าห้องใดว่างท่ีจะ พร้อมขาย หรอื ห้องใดทยี่ งั ทาความสะอาด หรือห้องใดทาความสะอาดเสรจ็ แลว้ แตร่ อการตรวจจากหัวหน้าประจาช้ัน เพือ่ ที่จะ เตรียมรายงานสภาพหอ้ งพกั ไปยังแผนกบรกิ ารส่วนหนา้ เพ่ือขายต่อไป หัวหน้างานที่ส่งไปรายงานสถานะของห้องพักวันละ 2-3 ครั้ง คือ เช้า เวลาโดยปรพมาณ 10 : 00 น. เที่ยง เวลา ประมาณ 14 : 00 น. และเยน็ เวลาประมาณ 19 : 00 น. เม่ือหอ้ งว่างทท่ี าความสะอาดเรยี บรอ้ ยแล้ว (Vacant / clean) เกรด็ ความรู้ แบบฟอร์ม หมายถึง เอกสารที่จัดทาขึ้นโดยเว้นชข่องว่างไว้สาหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอก ข้อความลงไปเพอ่ื ใหเ้ ป็นการสะดวกแก่ผูร้ วบรวมในการข้อความนั้นไปใชป้ ระโยชน์ในด้านต่าง ๆ เสร็จ สมบรู ณแ์ ลว้ ก็จะกลายเป็นบันทกึ ทจี่ ะตอ้ งควบคมุ อีกแบบ ความหมายของอกั ษรยอ่ สภาพของหอ้ ง ความหมาย อักษรย่อ Vacant Cleaned หอ้ งวา่ งทาความสะอาดแลว้ VC Vacant Dirty หอ้ งว่างสกปรก VD หอ้ งแขกทาความสะอาดแลว้ OC Occupied Cleaned ห้องแขกสกปรก OD Occupied Dirty หอ้ งชารุด OOO Out of Order ห้องทแี่ ขกแขวนป้ายห้ามรบกวน DND Do not Disturb แขกออกจากโรงแรมโดยไม่ไดช้ าระค่าบรกิ าร SKP Skipper จานวนแขกทเ่ี ขา้ พกั X Pax ห้องท่แี ขกเขา้ พักค้างคืนเพิ่มอกี 1 คืน นับ SOV Stayover จากวนั ที่คาดวา่ จะออกจากโรงแรม ห้องทถ่ี งึ กาหนดเชค็ เอาท์ DO Due Out

59 2 ใบรายงานสถานะห้องพกั (Room Status Report) กอ่ นทพี่ นกั งานทาความสะอาดห้องพกั จะเร่ิมทาความสะอาดหอ้ งพักในแตล่ ะครง้ั พนักงานจะต้องดู รายงานสภาพห้องพัก และตรวจสภาพห้องพักที่ตนเองรับผิดชอบว่าห้องใดท่ีเป็นห้องว่างห้องใดที่มีแขกพัก หรอื ห้องใดมีสภาพชารุด เพือ่ ที่จะได้ทราบว่าตนเองควรทาความสะอาดหอ้ งใดก่อนหลงั เพราะบางห้องอาจมี คนจองใช้ทันทีเมื่อแขกคนเก่าออก จึงต้องทาความสะอาดก่อน ทั้งนี้ให้ตรวจสอบดูข้อมูลจากระบบ คอมพวิ เตอร์ออนไลน์ของแผนกแม่บ้าน เกร็ดความรู้ คาว่า “สถานะ” หมายถงึ ลกั ษณะความเป็นอยู่

60 3 ใบรายการเบิกของใช้ประจาวนั (store Requisition) ในแต่ละวนั จะมีการเบกิ ของมาใช้ในการทางาน การเบิกของใช้ประวันในแต่ละชั้นพนักงานทาความ สะอาดจะกรอกรายการลงในใบรายการเบิกของใช้ประจาวัน โดยการสารวจจานวนในห้องเก็บประจาชั้น ซึง่ หัวหน้าแผนกแม่บ้านจะตั้งจานวนไว้ให้ประจาวันแต่ละชั้นว่ามีจานวนเทา่ ใด สารวจแล้วคงเหลืออีกจานวน เท่าใด เพือ่ ทาการขอเบิกตามจานวนทีต่ อ้ งการ ใบเบิกของนีจ้ ะถูกสง่ ไปใหห้ ัวหน้าประจาช้ันสารวจอีกคร้งั หน่ึง ก่อนทีพ่ นักงานเบกิ ที่หอ้ งเกบ็ ของของแผนกแมบ่ า้ น คาถาม : ใบรายงานการเบกิ คาถาม : ใบรายงานการเบิกของใชป้ ระจาวัน ทาให้ ของใชป้ ระจาวนั มีประโยชน์ ทางโรงแรมทราบปรมิ าณสงิ่ ของท่จี ะใชใ้ นแต่ละวัน อยา่ งไร ทาให้มีของเพยี งพอตอ่ ความตอ้ งการ และไมม่ ีสินคา้ คา้ งหรือเสยี หาย

61 4 ใบรายการเบกิ กุญแจ กญุ แจหอ้ งพักเป็นสง่ิ สาคัญมากสาหรับงานโรงแรม ดงั น้นั งานแผนกแมบ่ า้ นทุก คนโดยเฉพาะอย่างย่งิ พนกั งานทาความสะอาดหอ้ งพักจะตอ้ งให้ความสาคัญ โดยจะต้อง ปฏบิ ัติเกย่ี วกบั กญุ แจดังน้ี 1. ต้องลงลายมือชือ่ เบิกและคนื กญุ แจทกุ ครั้ง 2. เมือ่ เบิกกญุ แจไปแลว้ กุญแจจะต้องอยู่ติดตัวผ้เู บกิ ตลอดเวลา 3. หา้ มพนักงานนากุญแจออกนอกบริเวณโรงแรมอยา่ งเด็ดขาด 4. ในกรณีท่กี ุญแจที่เบกิ มาสูญหาย ควรรีบค้นหาและควรแจง้ ให้หวั หนา้ งานทราบ ทันที 5. เมื่อใช้กญุ แจเสร็จแล้วใหส้ ง่ คนื ทันที ผูเ้ บิกและผู้คืนกญุ แจจะต้องเปน็ คน เดยี วกัน Amarin Hotel ใบเบิกกุญแจ วัน / เดือน / ปี……………………………………………………………………………………………………………… แผนก…………………………………………………………………………………………………………………………… หมายเลขกุญแจ ผู้เบิก เวลาท่ีเบิก ผ้สู ง่ คนื เวลาคืน 5

62 5 ใบรายงานส่ิงท่ตี ้องซอ่ มแซม เมื่อพนักงานทาความสะอาดพบส่ิงของชารดุ หสียหายหรือที่ต้องซ่อมแซม พนักงานต้องรับรายงาน โดยระบขุ ้อมลู ใหช้ ัดเจนในใบรายงานการซ่อมแซม และส่งใบรายงานให้หัวหน้างานตรวจสอบก่อนเซน็ ช่ือลงใน ใบรายงานนน้ั การเขียนใบรายงานการสง่ ซอ่ มมี 3 แผน่ แผ่นที่ 1 เก็บไว้เปน็ หลกั ฐานที่แผนกแมบ่ า้ น แล้วจึง ส่งใบรายงานการซ่อมแซมแผ่นที่ 2 และแผ่นที่ 3 ไปยังแผนกช่าง เมื่อแผนกช่างได้รับใบรายงานนี้จะ ดาเนนิ การซอ่ มแซมทันที โดยเฉพาะห้องพกั แขกท่ีมีแขกพักอยแู่ ละเมื่อซอ่ มแซมเสร็จแลว้ หวั หน้าประจาชัน้ จะ ลงลายมอื ช่ือรับทราบ และตรวจสอบรายการที่ซอ่ มแซมว่าเรียบร้อยและใช้งานได้ดีหรือไม่ (ในปัจจุบันจะใช้ ระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการแจง้ งานช่าง) เกร็ดความรู้ การซ่อมแซม (Repair) หมายถงึ การเปล่ยี นหรอื การแกไ้ ข สว่ นของโครงสร้างที่ถูกทาลายหรือ เสยี หาย

63 6 ใบรายงานทรพั ยส์ ินท่ีสูญหายและถูกพบ (Lost & Found Report) ในกรณีท่ีพนักงานพบทรัพยส์ ินที่แขกอาจทาตกหล่นหรือลืมทิ้งไว้ ให้รับแจ้งและนาส่งแผนกแม่บ้าน ทันทที ่ีพบ เพ่ือตดิ ตอ่ กบั แขกในกรณที ี่แขกยงั ไม่ไดอ้ อกจากโรงแรม หรือในกรณีทีแ่ ขกเขา้ มาแจ้งขอรบั ของเอง ถา้ ยงั สามารถหาเจ้าของได้ หรอื แขกเชค็ เอาท์ออกจากโรงแรมไปแล้ว ให้ลงรายการทรัพยส์ ินท่ีสญู หายและถูก พบ (Lost & Found) เพือ่ ท่ีจะเก็บทรัพย์สินนน้ั ไว้ท่ีแผนกแม่บ้าน ทางโรงแรมจะเก็บทรัพยส์ นิ ทสี่ ญู หายและถกู พบไว้ รอจนกว่าแขกจะมารบั คืน ซึ่งปกตจิ ะเกบ็ ไว้ 3-6 เดอื น หรอื 1 ปี ซ่ึงหากครบกาหนดแล้วยังไมม่ ีการตดิ ต่อขอรบั คนื ทรัพย์สนิ นัน้ จะตกเป็นกรมสิทธขิ์ องผพู้ บ 7 ใบรายงานการตรวจนบั ผา้ (Linen Inventory) ใบรายงานการตรวจนับผ้าเป็นการควบคมุ จานวนผ้าใหค้ งทโี่ ดยวธิ กี ารตรวจนับผา้ บางโรงแรมอาจทา ทกุ 3 เดอื น หรือ 6 เดอื น หะวหน้าแผนกแมบ่ ้านจะเป็นผ้กู าหนดวนั ตรวจนับ พรอ้ มทง้ั แจ้งไปยังแผนกต่าง ๆ การตรวจนับผ้าจะทาพรอ้ ม ๆ กนั ในทุกแผนกให้เสร็จในวันเดียวกัน เพ่ือปอ้ งกันการสบั สน พนกั งานในอผนก แม่บ้านจะรับผดิ ชอบในการจดั จานวนผ้าทุกชนิดที่ใช้อยู่ และสารองแผนกแม่บา้ นจะมใี บรายการตรวจนับลง บันทกึ จานวนทีถ่ กู ตอ้ งลงในใบนายการแล้ว หัวหนแผนกจะต้องลงลายมือชอื่ กากบั ในใบรายงาน และส่งกลับ มายงั แผนกแม่บา้ นอ แผนกแม่บา้ นจะเปน็ ผรู้ วบรวมผา้ ทุกชนดิ จากใบรายงานที่ได้รบั จากแผนกตา่ ง ๆ ทงั้ หมด ลงในใบรายงานของแผนกแม้บ้านอีกคร้ัง

64 คาศัพทท์ ี่เกย่ี วขอ้ งกับงานแม่บ้านโรงแรมที่ควรรู้ คาศพั ท์ หมวดห้อง Room ความหมาย Single Double ห้อง Twin หอ้ งทมี่ ีแขกพัก 1 คน Suite หอ้ งทมี่ แี ขกพกั 2 คน เตียงใหญ่ 1 เตยี ง Connecting room ห้องทม่ี เี ตียงเดีย่ ว 2 เตียง Available room ห้องสวที Living room ห้องพกั 2 หอ้ งทเ่ี ปิดถึงกันจากภายใน Sitting room หอ้ งว่าง Family room ห้องรบั แขก Bedroom ห้องนงั่ เล่น Kitchen ห้องพกั ผ่อน Toliet หอ้ งนอน หอ้ งครวั หอ้ งนา้ (ชักโครก) คาศพั ท์ หมวดเตียง ความหมาย Bed Single Bed เตยี ง Double Bed เตียงเดยี่ ว Twin Bed เตียงคู่ (เตยี งใหญ่ 1 เตยี ง) Extra Bed เตยี ง (2 เตยี ง) Baby Cot เตยี งเสรมิ เตียงเด็ก

65 คาศพั ท์ หมวดเฟอรน์ ิเจอร์ ความหมาย Desk Chair โต๊ะ Sofa เก้าอี้ Dressing-table โซฟา Door-Knob โตะ๊ เครอ่ื งแป้ง Closet ลูกบดิ ประตู Drawer ตเู้ ส้ือผา้ Wardrobe ลน้ิ ชัก Beside Table ตขู้ นาดใหญ่สาหรบั แขวนผ้า โตะ๊ หัวเตยี ง คาศพั ท์ Venetian blind หมวดของใช้ในหอ้ ง Waste-paper basket ความหมาย Clothes hanger Reading lamp มูล่ีแบบรูดขน้ึ ลงได้ Mini – bar ตะกรา้ หรอื ถงั ขยะ Shoehorn ไม้แขวนเสอ้ื Shelf โคมไฟสาหรบั อา่ นหนังสือ Mirror ตู้เยน็ ขนาดเล็ก Curtain ชน้ั รองเทา้ Safety box ชนั้ หรอื หง้ิ วางของ Glass กระจก Jug ผ้ามา่ น Tray ตู้เซฟ Vase แก้วนา้ Can opener เหยือกน้า Bottle opener ถาด แจกันดอกไม้ ที่เปดิ กระป๋อง ท่เี ปดิ ขวด

66 คาศัพท์ หมวดของใช้ในหอ้ ง ความหมาย Knives Peeling Knife มีด Apron มีดปอกผลไม้ Ash-tray ผา้ กันเป้อื น Scale ท่ีเขี่ยบุหรี่ Clothes line เครอื่ งชั่งน้าหนัก Waste basket ราวตากผ้า Rubbish bin ตะกร้าผง Bag ถังขยะ Clock ถังขยะ/ถุง Alarm clock นาฬิกา Slippers นาฬกิ าปลกุ Bathroom coat รองเท้าแตะ Laundry list เสอื้ คลมุ อาบนา้ Laundry bag รายการซักรีด Shoe shine ถงุ ใส่เส้อื ผา้ สง่ ซกั กระดาษขัดรองเท้า Venetian blind Curtain Glass

ฃ 67 Bottle opener Shoehorn Alarm clock vase Tray Apron Mirror Ash-tray Slippers Clothes hanger

68 คาศัพท์ หมวดเคร่ืองใช้ไฟฟา้ Lamp ความหมาย Electricity outlet Switch โคมไฟ Bed light ปลกั๊ ไฟ Dim light สวติ ซไ์ ฟ Smoke detector ไฟหัวเตยี ง Television ไฟหร่ี Refrigerator เครอื่ งตรวจจบั ควัน Telephone โทรทศั น์ Fan ตู้เย็น Air-conditioner โทรศัพท์ Thermostat พัดลม Radio เครอื่ งปรบั อากาศ Video ท่ีปรบั อุณหภมู ิ Microwave วทิ ยุ วีดทิ ศั น์ วดิ ีโอ ไมโครเวฟ คาศพั ท์ หมวดเครือ่ งนอน ความหมาย Bed Blanket ที่นอน Bed sheet ผ้าหม่ Pillow ผ้าปทู ่นี อน Pillowcase หมอน Bedspread ปอกหมอน pad ผ้าคลุเตียง ผา้ รองกันเปือ้ นท่นี อน

69 คาศัพท์ หมวดอุปกรณ์เครื่องใช้ในหอ้ งน้า ความหมาย Sink Tap / faucet อ่างลา้ งมอื Tup / bathtub กอ๊ กนา้ Toilet อ่างอาบน้า Toilet flush ส้วม Shower ชกั โครก Shower curtain ฝักบัว Bath mat ม่านก้ันอาบน้า Wash basin แผน่ ยางหรอื ผ้า รองเทา้ ในหอ้ งนา้ Vanity unit อา่ งล้างมอื Soap ตู่ท่ีตงั้ อา่ งลา้ งมอื ในห้องน้า Shampoo สบู่ Conditioner แชมพู Body lotion ครมี นวดผม Toothpaste ครีมทาตัว Toothbrush ยาสฟี ัน Sunblock แปรงสีฟัน Shower cap ครมี กนั แดด Q-tips, Cotton bod หมวกอาบน้า Towel ไมพ้ นั สาลี Hand towel ผา้ เชด็ ตัว Face towel ผา้ เช็ดมือ Towel rack ผา้ เชด็ หนา้ Comb ราวแขวนผ้าเชด็ ตวั Hair dryer หวี Electric razor ท่ีเป่าผม Bathroom tissue / toilet paper ทีโ่ กนหนวดไฟฟา้ Toilet paper holder กระดาษชาระ Safety pin ทีใ่ สก่ ระดาษชาระ Sanitary napkin เขม็ กลัดซ่อนปลาย Sanitary napkin bag ผ้าอนามยั Thread ถุงใส่ผา้ อนามัย needle ดา้ ย เขม็ เยบ็ ผา้

70 คาศพั ท์ หมวดเคร่อื งเขียน Stationary ความหมาย Pens Pencils เครื่องเขยี น Envelop ปากกา Writing paper ดนิ สอ Notepad ซองจดหมาย Postcard กระดาษเขยี นจดหมาย Brochure สมดุ โน้ต Telephone directory ไปรษณียบตั ร แผน่ พบั สมุดรายนามผู้ใชโ้ ทรศัพท์ คาศพั ท์ หมวดเครอ่ื งด่มื ความหมาย Drinking water Mineral water นา้ ด่มื Bottled water นา้ แร่ Canned juice น้าดมื่ (ขวด) Orange juice นา้ ผลไม้กระป๋อง Grape juice น้าส้ม Guave juice นา้ องุ่น Pepsi น้าฝรั่ง Cola, Coke เปป๊ ซี่ Beer โคลา่ โค้ก Draft beer เบยี ร์ Canned beer เบียรส์ ด เบยี รก์ ระปอ๋ ง

71 คาศพั ท์ หมวดยา ความหมาย Medicine Paracetamol ยา Pain killer ยาแก้ปวด Aspirin ยาแก้ปวด Laxative ยาแกป้ วด Tablet ยาถ่าย Liquid medicine ยาเม็ด Take the medicine ยาน้า กนิ ยา Aspirin Paracetamol Liquid medicine