ื่สื่อการสอนเงินสดย่อย

ระบบเงินสดยอ่ ย (Petty Cash) เงนิ สดยอ่ ย หมายถึง เงนิ สดจานวนหนึง่ ท่กี จิ การเบิกธนาคารมาเกบ็ ไว้กับแคชเชียร์ (หรอื ผู้รกั ษาเงินสดย่อย) เพ่ือกจิ การจะได้มไี ว้ใชจ้ า่ ย สาหรบั รายการท่ีมจี านวนไมส่ งู มากนัก ระบบควบคมุ ภายในทดี่ ี กจิ การไม่ค่อยนาเงินสดมาใชจ้ า่ ย แตก่ ารจา่ ยเงินผา่ นบญั ชเี งนิ ฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสง่ั จ่ายในนามผ้รู บั และขีดครอ่ มเชค็ ฉบบั นนั้ และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถอื เงนิสดย่อยไว้ในมือจานวนมากๆ เหตผุ ลเพราะ 1. กิจการไม่ต้องกงั วลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจานวนมากๆ 2. การควบคุมเงนิ สดเปน็ ไปได้ง่ายข้นึ 3. กจิ การจดั เก็บเอกสารและการบันทกึ บัญชีจะมรี ะบบมากขนึ้ 4. สามารถตรวจสอบได้ และใช้เปน็ หลักฐานได้ โดยทว่ั ไปการใช้ระบบเงนิ สดย่อยและกาหนดไว้แนน่ อน ระบบนจี้ ะกาหนดจานวนเงนิ สดไว้จานวนหน่ึง เม่ือใชเ้ งินไปเทา่ ใด กจ็ ะมีการเบิกเงนิ มาเพิ่มเติมตามจานวนที่จา่ ยไปน้ัน เพอ่ื ให้มจี านวนเงินสดย่อยเทา่ กับวงเงนิ ที่กาหนดไว้ ดงั นน้ั การตรวจสอบเงนิ สดย่อยทีใ่ ชร้ ะบบน้ีทาไดอ้ ย่างรวดเร็ว โดยการรวมจานวนเงินที่จ่ายไป และยงั ไม่ได้เบิกเงนิ มาชดเชย ซง่ึ สามารถทราบไดจ้ ากใบเบิกเงนิ สดย่อยท่มี ีอยู่ และเอกสารประกอบการเบิก (ใบเสรจ็ รบั เงิน,ใบกากบั ภาษี,บิลเงนิ สด,บตั รประชาชนผู้ขาย(กรณีไม่มบี ิล) กบั เงนิ สดทีเ่ หลอื อยู่ในมือจะต้องเท่ากบั ยอดหรือวงเงินสดย่อยนนั้ หากไม่เทา่ กนั ก็แสดงวา่ อาจมีข้อผิดพลาด

การจดั ระบบเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้1. กาหนดตัวบุคคลที่มีหนา้ ที่รักษาเงนิ สดย่อย (ผถู้ ือเงินสดยอ่ ย) และกาหนดวงเงินสดย่อยทีม่ จี านวนเหมาะสมไวอ้ ยา่ งแน่นอน2. การเบกิ เงินสดย่อยทุกครง้ั ผู้เบิกเงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบกิ เงนิ (ใบขอเบิกเงนิ สดย่อย)3. ทกุ คร้งั ทจ่ี า่ ยเงนิ สดย่อยต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในใบเบิกเงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบบั เพือ่ปอ้ งกนั การนาเอกสารเหลา่ นั้นกลับมาขอเบกิ อีก และใหผ้ ู้เบกิ เงินเซน็ ช่ือไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยดว้ ย4. ต้องเกบ็ เงนิ สดย่อยแยกจากเงนิ อื่น โดยเฉพาะเงนิ สดส่วนตวั ของผู้รักษาเงินสดย่อยและต้องกาหนดวิธีปฏิบัติให้ทราบท่ัวกนั5. ทุกคร้ังท่ีมีการเบิกเงนิ ชดเชย ตอ้ งจดั ทาใบสรปุ การจา่ ยเงินสดยอ่ ยโดยแนบใบเบิกเงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง6. ต้องจดั ใหม้ ีการติดตามทวงถาม “เงนิ ทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกจิ ที่ไดร้ ับมอบหมายแล้ว ผูเ้ บกิ เงินทดรองจา่ ยได้นาใบเสร็จหรอื เอกสารการจา่ ยเงนิ มาคืนหรอื ไม่ และเงนิ ทจ่ี ่ายออกไปถูกต้องตรงกับวัตถปุ ระสงค์ท่ีมอบหมายไปเพียงใด7. ตรวจสอบและยืนยนั ยอดการบนั ทึกบัญชีคา่ ใช้จ่ายทเี่ กดิ จากเงนิ สดยอ่ ยอย่างสม่าเสมอตวั อย่างใบขอเบิกเงินสดย่อย

ตวั อย่างใบสรุปการเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย

ตัวอย่างใบสาคัญจ่ายเอกสารประกอบเมื่อขออนมุ ัตทิ าเชค็ จา่ ย1. ใบสาคัญจา่ ย2. ใบเบกิ เงนิ สดยอ่ ย3. ใบสรปุ เบกิ เงินสดยอ่ ย4. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสรจ็ รบั เงนิ สาเนาใบกากบั ภาษี บลิ เงินสด บตั รประชาชน เปน็ ตน้5. นาเอกสาร ข้อ 1-4 ไปบันทกึ บัญชี ทาเช็ค ลงนามอนุมัติ จ่ายเชค็ แลว้ เกบ็ เขา้ แฟ้ม

วธิ กี ารบนั ทึกบัญชี สอบถามเพมิ่ เตมิ หรือขอแบบฟอร์มอื่นๆ Comments มาไดน้ ะคะ

วิธีการบญั ชีเกยี่ วกับเงินสดย่อยจากการควบคุมภายในเก่ียวกับเงินสดมหี ลกั การทีส่ าคญั คอื รายจ่ายทุกรายการควรจา่ ยดว้ ยวิธกี ารใชเ้ ชค็ เว้นแตจ่ ะมีรายการที่จา่ ยเป็นจานวนเพียงเลก็ น้อยกิจการควรจา่ ยจากระบบใบสาคัญจ่าย(Voucher System) มาใช้ เพอ่ื ให้ม่นั ใจว่ารายจา่ ยทุกรายการได้มกี ารอนุมตั ิอยา่ งเหมาะสมมีการตรวจสอบกอ่ นออกเช็คส่งั จา่ ย และยังชว่ ยวางแผนการจ่ายเงนิ ได้ทันเวลา จากการกาหนดวิธีอนมุ ัติจา่ ยซึ่งรายการท่ีจานวนเงนิ ไมม่ ากควรใหจ้ ่ายจากเงนิ สดยอ่ ย ซึ่งระบบเงนิ สดยอ่ ยมีวิธีปฏิบตั ิทางบญั ชี และมคี วามหมายดังจะกลา่ วตอ่ ไปนี้เงนิ สดยอ่ ย (Petty Cash) หมายถงึ เงนิ สดทีจ่ านวนหนง่ึ ท่ีมีพนกั งานได้รับมอบหมายใหเ้ ปน็ ผู้ดแู ลซึง่ เรียกว่าผรู้ กั ษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) มีหนา้ ท่รี ับผิดชอบในการจา่ ยเงินจานวนนเ้ี ปน็ ค่าใชจ้ า่ ยที่เปน็จานวนไม่มาก นอกเหนือจากการจา่ ยเงินตามปกติของกิจการจ่ายชาระด้วยเช็คตามนโยบายควบคมุ เงนิ สดกจิ การกาหนดวงเงนิ ไวเ้ พอ่ื ใชส้ าหรบั รายจ่ายต่าง ๆ ของกจิ การ ที่เปน็ จานวนเงินไม่มากและรายจ่ายน้นั ไม่สะดวกในการส่งั จ่ายด้วยเช็ค การทีก่ ิจการต้ังวงเงินสดย่อยถอื ไดว้ ่าเปน็ การควบคมุ การจ่ายเงินสด โดยการกาหนดใหผ้ ู้ที่มีหนา้ ท่ีรับผดิ ชอบในการตง้ั เบิกเงินสด และการดแู ลในการเบิกจ่าย เช่น การจ่ายคา่ นา้ มันรถ คา่พาหนะ ค่ารับรอง เป็นตน้ระบบเงนิ สดยอ่ ย วธิ ีการเงินสดยอ่ ยแบ่งเป็น 2 ระบบ คือระบบวิธีการปฏบิ ัติแบบระบบจากัดวงเงนิ (ImprestCash System) และวธิ กี ารปฏิบัตแิ บบระบบไมจ่ ากัดวงเงนิ (Unimprest Cash System) วิธที น่ี ยิ มใช้มากท่สี ุดคือ ระบบจากดั วงเงนิ เพราะสามารถควบคุมได้งา่ ย เม่ือมีการจ่ายชดเชยเงินสดย่อยจานวนเงินจะต้องเท่ากับวงเงินทต่ี ง้ั ไวใ้ นครง้ั แรกทุกครัง้ ในที่นี้จะยกตัวอยา่ งเพียงวธิ ีจากดั วงเงนิ เท่านนั้ วธิ ีปฏบิ ัติแบบระบบจากัดวงเงนิ มีวิธีการดังน้ีวิธกี ารปฏบิ ัตแิ บบระบบจากัดวงเงิน คือ เม่ือเริม่ ตง้ั วงเงินสดย่อย เจา้ หน้าที่การเงิน (Cashier) จะจ่ายเชค็ ให้พนักงานรักษาเงินสดยอ่ ย เป็นจานวนเท่ากบั วงเงนิ ที่ต้ังไว้ เมอื่ ได้รับเช็คพนักงานรักษาเงินสดยอ่ ยจะรับเชค็ ไปเบิกเงนิ สดจากธนาคารนามาเกบ็ รักษาไว้เมื่อมีการขอเบิกเงินรายย่อยพนักงานผรู้ ักษาเงนิ สดย่อย รวบรวมใบสาคัญหลักฐานการเบกิ จา่ ย และบันทึกรายการไว้ในสมดุ เงินสดยอ่ ย เมื่อครบกาหนดระยะเวลา หรือเม่ือเงินใกลห้ มดพนกั งานรักษาเงนิ สดยอ่ ย สรปุ รวบรวมหลกั ฐานมาขอเบิกเงนิ ตามจานวนท่ไี ด้จ่ายไป เรยี กวา่ การเบิกชดเชยเงินสดย่อย สมดุ เงินสดยอ่ ย มีลกั ษณะเป็นบันทกึ ความทรงจาของผ้รู กั ษาเงนิ สดย่อย

ขั้นตอนการบนั ทึกบญั ชเี งนิ สดย่อยวธิ ีระบบจากดั วงเงนิ (Imprest System)1. การตัง้ วงเงนิ สดยอ่ ย เมื่อกิจการกาหนดวงเงนิ สดย่อย วิธกี ารเหมอื นกบั การจ่ายเงนิ ของกจิ การ โดยกจิ การสง่ั จ่ายเป็นเชค็ และผู้ดแู ล เงนิ สดย่อยจะนาเชค็ น้ัน ไปเบกิ เงินที่ธนาคารเพื่อไวจ้ า่ ยเมื่อมผี ้มู าขอเบิกเงนิ สดย่อย2 การจา่ ยเงินสดย่อย ผู้ดแู ลเงนิ สดยอ่ ย จะบันทึกบญั ชใี นสมุดเงินสดยอ่ ย เพอ่ื ช่วยในการทางานสะดวกรวดเร็วข้นึ และยงั ชว่ ยบันทกึ ความทรงจา (Memo) ในการเบิกเงินสดเม่ือมผี ูม้ าขอเบกิ เงิน3 การเบกิ ชดเชยเงินสดย่อย ผูด้ แู ลเงนิ สดย่อยทาการเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยเม่ือเห็นว่าเงินสดย่อยใกล้หมด หรอืเมือ่ สิ้นระยะเวลาท่กี าหนดไวใ้ นการเบิกชดเชยนัน้ ผู้ดแู ลรวบรวมใบสาคัญจา่ ยเงนิ สด และจดั ทาใบขอเบิกชดเชยใหมต่ ามเงินในใบสาคัญท่ีจ่ายไป

เงนิ สดย่อยมี 2 ระบบ คือ 1. ระบบเงินสดย่อยแบบจากัดวงเงิน (Impress System) เป็นระบบท่ีนิยมใชม้ ากโดยกิจการจะกาหนด วงเงินสดย่อยขึน้ มาจานวนหนึ่งตามความเหมาะสม และมอบใหผ้ ู้รักษาเงนิ สดย่อยรับผิดชอบในการ จ่ายค่าใช้จา่ ยเล็กๆ น้อยๆ ซ่งึ วงเงนิ สดย่อยจะไมเ่ ปลีย่ นแปลงเม่ือมีการจ่ายค่าใชจ้ ่ายต่างๆ แตจ่ ะ เปล่ียนแปลงเฉพาะเมื่อมีการเพ่ิมหรือลดวงเงินสดย่อย เท่านน้ั 2. ระบบเงนิ สดย่อยแบบไม่จากัดวงเงนิ (Fluctuating System) เป็นวิธีการเกีย่ วกับเงินสดย่อย ทีไ่ มไ่ ด้ กาหนดวงเงนิ สดยอ่ ยไว้เปน็ จานวนแนน่ อนผูร้ ักษาเงนิ สดย่อยอาจขอเบิกเงินชดเชยเปน็ จานวนเทา่ กบั , มากกว่าหรือน้อยกวา่ เงินสดยอ่ ยทจ่ี ่ายไปไดต้ ลอดเวลาประโยชนข์ องเงินสดยอ่ ย 1. เป็นการแบ่งหนา้ ท่ีความรบั ผิดชอบ เกยี่ วกับรายจา่ ยเล็กๆ นอ้ ยๆ ให้ผ้รู กั ษาเงนิ สดย่อยเป็น ผูร้ บั ผิดชอบช่วยใหก้ ิจการเกิดระบบการควบคุมภายในท่ีรัดกมุ ยิ่งข้นึ เกี่ยวกบั การใชจ้ า่ ยเงินสดย่อย เพราะการใช้ระบบเงินสดยอ่ ย จะทาให้เกิดการใช้เชค็ เพ่ือจ่ายค่าใชจ้ ่ายจานวนมาก และใช้ระบบเงนิ สดยอ่ ยจ่ายคา่ ใช้จ่ายจานวนเล็กนอ้ ยที่ไมม่ ีความสาคัญตอ่ การทจ่ี ะก่อให้เกิดการทุจริตได้ 2. ทาใหเ้ กดิ การประหยัดเวลาในการบันทกึ บัญชเี กยี่ วกับคา่ ใช้จ่ายทีม่ จี านวนเลก็ นอ้ ยและเกิดขึน้ อยู่ เสมอ เพราะจะรวบรวมบนั ทึกคร้ังเดยี วคือเมื่อผ้รู ักษาเงนิ สดยอ่ ยเบิกชดเชย 3. ชว่ ยให้กจิ การสามารถหลีกเล่ียงการเกบ็ เงินสดไวใ้ นมือมากเกินไป อาจทาให้เกิดการสญู เสยี ผลประโยชนจ์ ากการหาดอกผลจากเงินสด