ภาษาอังกฤษ

การเขยี นหนังสือราชการภาษาองั กฤษ วนั องั คารท่ี 12 กรกฎาคม 2559 โดย ชนาธิป แก้วทอง หัวหน้างานวเิ ทศสัมพนั ธ์

การเขียนหนังสือราชการภาษาองั กฤษตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ.2548 ภาคผนวก 4 หนังสือราชการภาษาอังกฤษ แบ่งออกได้เป็ น 2ประเภท คือ 1. หนังสือท่ีลงช่ือ 2. หนังสือท่มี ติ ้องลงช่ือ 2

ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 1. หนังสือท่ีลงช่ือมี 3 ชนิด ได้แก่ 1. หนังสือราชการทเี่ ป็ นแบบพธิ ี (First Person Formal Note) 2. หนังสือราชการทไี่ ม่เป็ นแบบพธิ ี (First Person Informal Note) 3. หนังสือกลาง (Third Person Note หรือ Note Verbale) 3

ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 2. หนังสือท่ีมติ ้องลงช่ือมี 2 ชนิด ได้แก่ 1. บนั ทกึ ช่วยจา (Aide-Memoire) 2. บนั ทกึ (Memorandum) 4

ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 1. เลขท่หี นังสือให้ระบุหมายเลขประจาของส่วนงานเจ้าของเร่ืองทับเลขทะเบียนหนังสือออกท่ัวไป เช่น MOE 64…./….. **MOE ย่อมาจาก Ministry of Education 5

ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 2. ส่วนงานเจ้าของหนังสือให้ระบุช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือพร้อมสถานท่ตี งั้หมายเลขโทรศัพท์และหมายเลข โทรสาร (ถ้ามี)เพ่ือประโยชน์ในการตดิ ต่อ 6

ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 3. วันเดือนปีให้ระบุตวั เลขของวันท่ี (โดยไม่ต้องมี st, nd, rd หรือ th)ช่ือเตม็ ของเดอื น ตามด้วยปี คริสตศักราช เช่น 14 July 2016 7

ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 4. ช่ือ ตาแหน่ง สถานท่ผี ู้รับให้พมิ พ์ช่ือ ตาแหน่ง และสถานท่ีของผู้รับไว้ด้านล่างมุมซ้ายของหน้าแรกชดิ แนวกัน้ หน้า โดยไม่ต้องมีจุลภาค (comma) หรือมหัพภาค(period) เม่ือจบบรรทัด และไม่ต้องขดี เส้นใต้ช่ือเมอื งหรือช่ือประเทศหากมีรหสั ไปรษณีย์ (Post Code) กใ็ ห้ใส่ด้วย 8

ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ 5. คาขนึ้ ต้นและคาลงท้ายให้ใช้คาขนึ้ ต้นและคาลงท้ายตามตาแหน่งของผู้รับหนังสือตัวอย่างตามเอกสารหมายเลข 1 9

6. การลงช่ือและตาแหน่ง กรณีท่วั ไป (Assoc. Prof. Dr. Wichai Chumni) President Thaksin University 10

6. การลงช่ือและตาแหน่ง กรณีมอบหมายให้รักษาการแทน (Dr. Natthanan Thongmark)Assistant President for International Affairs Acting President Thaksin University 11

6. การลงช่อื และตาแหน่ง กรณีมอบหมายให้ปฏิบตั กิ ารแทน (Dr. Natthanan Thongmark)Assistant President for International Affairs for President Thaksin University 12

7. การจ่าหน้าซอง 13

รูปแบบหนังสือภาษาองั กฤษFull Block Style เป็นแบบที่มีการจดั วางส่วน ประกอบทกุ ส่วนตงั้ แต่ Heading จนถงึ Signature ไว้ชิดซ้ายทงั้ หมดเป็นแนวเดียวกนั ลงมา ไม่ต้องมีย่อหน้า ส่วนประกอบทกุ ส่วนเขียนแบบ Block ทงั้ หมด (เป็นแบบท่ีให้ความ สะดวกในการจดั พิมพม์ าก) 14

รูปแบบหนังสือภาษาองั กฤษFull Block Style Full Block Style Letter Template Your Organization Name Address Address Phone Today’s Date Recipient’s Name Company Address Address Address Dear (Recipient’s Name), 15

รูปแบบหนังสือภาษาองั กฤษBlock Style เป็นแบบท่ีนิยมใช้กนั มากอีกแบบหน่ึง โดยเขียนให้ทกุ ส่วนแบบ Block แต่ให้ Heading, Complimentary Close และ Signature อยู่ ทางด้านขวาของกระดาษจดหมาย นอกนัน้ อย่ทู างซ้าย และไม่ต้อง ย่อหน้าในการเขียน Body of the Letter 16

รูปแบบหนังสือภาษาองั กฤษBlock Style Block Style Letter Template Your Organization Name Address Address Phone Today’s Date Recipient’s Name Company Name Address Address Address Dear (Recipient’s Name): 17

รูปแบบหนังสือภาษาองั กฤษSemi - block Styleเป็นแบบท่ีแตกต่างจาก Block Style เฉพาะท่ีข้อความตวั จดหมายBody of the Letter โดยจะต้องย่อหน้าทกุ ครงั้ ที่เร่ิมข้อความของแต่ละตอนIndented Styleเป็นแบบที่คล้ายกบั แบบ Semi-block Style แต่เปล่ียนวิธีการเขียน Heading กบั Inside Address จากแบบ Block มาเป็นแบบStep แทน และใส่เครื่องหมายวรรคตอนด้วยOfficial Styleเป็นแบบท่ีเหมือนกบั Semi-block Style เกือบหมด ยกเว้น InsideAddress จะต้องย้ายไปอย่ตู ่อจาก Signature โดยเขียนแบบBlock เช่นเดิม 18

ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษเพอ่ืจุดประสงค์ต่างๆหนังสือประเภทแจ้งเพ่ือทราบได้แก่ หนังสือแจ้งข่าวสารหนังสือแสดงความยนิ ดีหนังสือขอบคุณหนังสือเชญิ 19

ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษเพอ่ื จุดประสงค์ต่างๆหนังสือประเภทร้ องขอได้แก่ หนังสือขอความอนุเคราะห์ต่างๆ เช่น ขอศกึ ษาดงู าน หนังสือขออนุญาติ หนังสือสอบถามข้อมูล 20

ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษเพอ่ื จุดประสงค์ต่างๆหนังสือประเภทตอบกลับได้แก่ หนังสือตอบรับ หนังสือตอบปฏเิ สธ 21

ตวั อย่างข้อความในหนังสือแจ้งเพอื่ ทราบ แจ้ งช่ือผ้ ูท่ีได้ รับมอบหมายให้ ร่ วมประชุมKindly refer to your letter เลขทีจ่ ดหมายทีอ่ า้ งถึง dated วนั เดือนปี ที่ระบไุ วใ้ นจดหมายทีอ่ า้ งถึง, regarding your invitation to attend theabove-mentioned meeting.We are pleased to nominate the officers listed below asthe representatives of our department who willparticipate in this meeting: 1. คานาหนา้ ชือ่ /ชือ่ -สกลุ ชือ่ ตาแหน่งและชือ่ หน่วยงานYour further assistance in arranging this meeting isgreatly appreciated. 22

ตัวอย่างข้อความในหนังสือแจ้งเพอ่ื ทราบ แจ้ งช่ือผ้ ูท่ีได้ รับมอบหมายให้ ร่ วมประชุมPlease refer to ชือ่ หน่วยงานผูร้ บั หนงั สือ’s letter dated วนั เดือนปีทีร่ ะบใุ นหนงั สือ inviting us to participate in ชือ่ การประชมุ which will beheld from กาหนดวนั เดือนปีเร่ิมการประชมุ to กาหนดวนั เดือนปีสิ้นสดุ การประชมุ .We are pleased to inform you that คานาหนา้ ชือ่ /ชือ่ -สกลุ ชือ่ หนว่ ยงาน’sชือ่ ตาแหน่ง, will be our representative at the above-mentionedmeeting.Your transmission of this information to the authoritiesconcerned would be greatly appreciated. 23

ตัวอย่างข้อความในหนังสือแจ้งเพอ่ื ทราบ หนังสือขอบคุณI am writing from Thaksin University to thank you for arranging andcoordinating our visit to Universiti Sains Malaysia.The group of administrators and staff in Higher Education PlanningNetwork in Thailand on May 11th, 2016 found the visit most interestingand would like to express their sincere gratitude for the professionalismand kindness shown by staff of Universiti Sains Malaysia. I also hope bythis visit will enhance the relationship between your university anduniversities in Thailand.Should you wish to visit us here at Thaksin University in the futureplease do not hesitate to contact the International Relations Office whowould be happy to facilitate a visit on your behalf. 24

ตัวอย่างข้อความในหนังสือแจ้งเพอ่ื ทราบ หนังสือเชญิFaculty of Education, Thaksin University (TSU), Thailand, isorganizing a seminar and national conference for “45th YearAnniversary of the Faculty” during 20th – 22nd of February2014, at Thaksin University, Songkhla, Thailand. One of theactivities in this occasion is academic forum entitled“Faculty of Education and Preparation for the ASEANCommunity” on February 21, 2014.Thaksin University would like to cordially invite you to bethe speaker for the academic forum entitled “Faculty ofEducation and Preparation for the ASEAN Community” onFebruary 21, 2014, 09.00 – 12.00 hrs. at Parichart Hall,Thaksin University, Songkhla Campus. 25

ตัวอย่างข้อความในหนังสือแจ้งเพอ่ื ทราบ หนังสือเชญิต่อWe look forward to your kind acceptance of our invitation.For your requirement of information, please do not hesitateto contact us. 26

ตัวอย่างข้อความในหนังสือร้องขอ หนังสือขอศกึ ษาดูงานI am writing to request your kind permission to visit your esteemed school foracademics and graduate students from Educational Administration Program,Faculty of Education, Thaksin University, Thailand on 22nd January 2016 and wishto propose the following itinerary:On January 22nd, 2016, a group of 32 graduate students and 3 academics wouldlike to visit Tokyo Soka Elementary School from 09.00 hrs. to 12.00 hrs. Thegroups objective is to share ideas and knowledge regarding schoolmanagement.We would like to ask if you could kindly arrange for the relevant experts to meetwith our group to discuss the above mentioned areas. 27

ตัวอย่างข้อความในหนังสือร้องขอ หนังสือขอศกึ ษาดงู านI would be grateful if you could confirm at your earliest convenience that theabove time, date and planned areas for discussion meet with your approval andyou are kindly able to accommodate our request. I thank you in advance foryour kind cooperation and I am sure the visit will be a great success for ouracademics and students.Should you require further information concerning the purpose of the visit,delegation members or any other matter please do not hesitate to contact us. 28

ตวั อย่างข้อความในหนังสือร้องขอ หนังสือขออนุญาตเิ ข้าพบI am writing to request your kind permission to visit Universiti Sains Malaysia onApril 19th, 2016 at 13.30 hrs. to discuss the collaboration between Faculty of FineArts, Thaksin University and School of the Arts, Universiti Sains Malaysia.As MOU between Faculty of Fine Arts, Thaksin University and School of the Arts,Universiti Sains Malaysia expired in February 2016, and we would like tocontinue our collaboration. We would like to ask if you could kindly meet withour group to discuss about this. I would be grateful if you could confirm that theabove time, date for discussion meet with your approval and you are kindly ableto accommodate our request. I thank you in advance for your kind cooperationand am sure the visit will be a great success for our two universities. 29

ตัวอย่างข้อความในหนังสือร้องขอ หนังสือขออนุญาตเิ ข้าพบตอ่Should you require further information concerning thepurpose of the visit, delegation members or any othermatter please do not hesitate to contact us. 30

ตัวอย่างข้อความในหนังสือตอบกลบั หนังสือตอบรับPlease refer to your letter dated 1st of December 2014, regardingrequest for visit Thaksin University on 16th January 2015 at ThaksinUniversity. We would like to inform you that we are pleased towelcome the delegations from Harbin Engineering University toThaksin University on 16th January 2015, 10.00 a.m., at ThaksinUniversity, Songkhla Campus.If any further information please do not hesitate to contact Ms.Chanathip Kaewthong at 66-84-30xxxxx or [email protected] you need further assistance, please do not hesitate tocontact us. 31

ตวั อย่างข้อความในหนังสือตอบกลบั หนังสือตอบปฏเิ สธPlease refer to your letter dated 15th of October 2015, regardingthe 83rd UiTM Convocation Ceremony at UiTM Perlis, which willbe held in Malaysia from 24th – 25th November 2015 at DewanSeri Semarak, UiTM Perlis.It is with regret that I am writing to inform you that due tounforeseen circumstances I am unable to attend the 83rd UiTMPerlis Convocation Ceremony which will be held from 24th - 25thNovember, 2015 at Universiti Teknologi MARA Perlis.I. I once again thank you very much for your invitation. would liketo take this opportunity to wish all at UiTM Perlis a memorable83rd Convocation. 32