Otras obligaciones

OTRASOBLIGACIONES

ESTRUCTURASINTERNAS

De acuerdo con las diversas disposiciones decarácter general, las Entidades Financierasdeberán contar con las siguientes estructurasinternas para poder operar:1. Comité de Comunicación y Control (CCC)Su objetivo es dictar y vigilar el cumplimiento de las medidas yprocedimientos de la Entidad para prevenir el Lavado de dinero y elFinanciamiento al terrorismo.Revisa y aprueba lo realizado por el Oficial de Cumplimiento(Manual PLD, Metodología de riesgos, Programas de Capacitación…),y dictamina las operaciones que sean inusuales o internaspreocupantes.

2. Oficial de CumplimientoEn la Guía para una Adecuada Gestión de los RiesgosRelacionados con el BC/FT de Comité de Basilea en2014, se hace menciona las características de estafigura:“El Consejo de Administración y la alta direccióndeberán nombrar un responsable ejecutivo deprevención de Blanqueo de Capitales y FT con lapreparación adecuada para asumir las competenciasgenerales de esa función y con la categoría yautoridad necesarias dentro del banco para que lascuestiones planteadas por este directivo reciban lanecesaria atención del Consejo, la alta dirección y laslíneas de negocio”.

CAPACITACIÓNY DIFUSIÓN

LAS ENTIDADES DESARROLLARÁNPROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN QUE DEBERÁN CONTEMPLAR LO SIGUIENTE:  La impartición de cursos, al menos una vez al año que contemplen, entre otros aspectos, los relativos al contenido de sus documentos de políticas, criterios, medidas y procedimientos.  La difusión de las Disposiciones y de sus modificaciones.

 La Entidad deberá fomentar la impartición de cursos referentes al Manual de PLD/FT o relacionados con el tema. También deberá difundir la legislación aplicable. Se deberán expedir constancias que acrediten la participación del personal en los cursos. Para quienes laboren en el área de Atención al Público o Administración, se les deberá capacitar en la materia previo a su ingreso.

SISTEMAAUTOMATIZADO

Cada Entidad deberá contar con un sistema automatizado que ayudea dar seguimiento a las operaciones realizadas por cada uno de losclientes. Entre las funciones que el Sistema Automatizado deberealizar, se encuentran las siguientes: Conservar y actualizar datos relativos a registros de información que obre en el expediente de identificación de cada cliente. Generar, codificar, encriptar y transmitir de forma segura a la SHCP por conducto de la CNBV, la información relativa a reportes de Operaciones Relevantes, Inusuales e Internas. Clasificar los tipos de Operaciones o productos financieros que ofrezcan las Entidades a sus Clientes o Usuarios, a fin de detectar posibles operaciones Inusuales. Ejecutar el sistema de alertas contemplado y contribuir a la detección, seguimiento y análisis de Posibles Operaciones Inusuales e Internas Preocupantes, que haya sido proporcionada por el Cliente.

RESERVA YCONFIDENCIALIDADDE LA INFORMACIÓN

Los miembros del consejo de administración, los del Comité, elOficial de Cumplimiento, así como los directivos, funcionarios,empleados y apoderados de las Entidades, deberán mantenerabsoluta confidencialidad sobre la información relativa a losreportes previstos en las Disposiciones, salvo cuando algunaAutoridad solicitase información.

Además de lo anterior, las personas mencionadastendrán estrictamente prohibido:Alertar o dar aviso a sus Clientes o Usuarios respecto de: Cualquier referencia que sobre ellos se haga en los reportes. Cualquiera de los requerimientos de información o documentación. Sobre la existencia o presentación de órdenes de aseguramiento antes de que sean ejecutadas.

CONSERVACIÓNDE DOCUMENTOS

¡Las Entidades Financieras, están obligadas a conservar lasiguiente documentación por el periodo establecido!• REPORTES: POR UN PERIODO NO MENOR A 10 AÑOS Copia de los mismos. Acuse de CNBV. Registro contable que avale dichos reportes.• INFORME DE AUDITORÍA: PERIODO NO MENOR A 5 AÑOS• EXPEDIENTES DEL CLIENTE: PERIODO NO MENOR A 10 AÑOS Se deben conservar durante toda la vigencia del contrato. No se especifica si de forma física o digital.