Guía del Usuario Creación de Entradas de Diario Compañías GL

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Jackson Suárez Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: 09 de Mayo de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Creación de entrada de diario estándar ------------------------------------------------------------- 3 2

CREACIÓN DE ENTRADA DE DIARIO COMPAÑÍAS GL Proceso Creación de entrada de diario estándar Este proceso Creación de entrada de diario Compañías GL permite la creación los comprobantes de diario para el registro de ajustes o asiento contables diferentes a la operación normal de la compañía. Es la única transacción que permite afectar cualquier cuenta contable sin necesidad de acudir a una configuración especial o utilizar algún dato en particular. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a Entidades partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. 3

Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan * estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Glosario: definiciones o explicaciones de los campos que se encuentran en NetSuite. Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones>Financiero> Realizar Entradas de Diario: 4

2. Aparecerá la pantalla Diario, se debe muy en cuenta que las Compañías GL deben manejar el tipo de formulario DEC- Entradas de Diario GL; en la cabecera diligenciaremos los siguientes campos obligatorios y necesario para el correcto registro de la transacción: - Formulario: Nombre del formulario a utilizar DEC- Entradas de Diario GL - Subsidiaria: Subsidiaria en donde se registrará la Entrada de Diario. - Tipo de Movimiento: Seleccionar el tipo de movimiento correspondiente. - Moneda: Moneda de la transacción; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Fecha: Día de la transacción; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Período Contable: Período de contabilización; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Tipo de Cambio: Relación entre el valor de la moneda de la transacción y la moneda de la subsidiaria; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Nota: Pequeña descripción de la transacción. 5

3. En la parte inferior de la transacción se indicarán: - Cuenta: Cuenta contable a afectar - Débito: Monto al débito - Crédito: Monto al crédito - Nota: Descripción sobre el asiento contable - Deudor/Acreedor: Selección de la Entidad (tercero) del asiento contable - ID Deudor/Acreedor: Número de Identificación de la Entidad seleccionada. Este campo se diligencia automáticamente. - País: País domicilio de la Entidad seleccionada. Este campo se diligencia automáticamente. - Clase: Clasificación Clase del asiento contable. - Ubicación: Clasificación Ubicación del asiento contable - Departamento: Clasificación Departamento del asiento contable - Tipo de Documento: Selección entre la lista de valores: Recibo de Caja Transacción Bancaria Factura Acreedor Pago Acreedor Factura Deudor Pago Deudor Anulaciones Nota Contable Valoración Moneda Extranjera Saldos Iniciales - Número del Documento: Referencia del documento (CXP o CXC) del asiento contable. - Fecha de Documento: Fecha de creación del documento (CXP o CXC) del asiento contable. 6

- Vencimiento de la Factura: Fecha del pago de documento (CXP o CXC) del asiento contable. - Valor de Impuestos: Valor de impuestos del documento del asiento contable. - Moneda Local: Moneda del país domicilio de la subsidiaria. - Moneda del Documento: Moneda del documento del asiento contable. - Tasa de Cambio: Tipo de cambio de la moneda del documento del asiento contable. - Importe en Moneda del Documento: Valor de la compra en la moneda del documento del asiento contable. - Forma de Pago: atributo que precisa la forma en la que se realizará el pago. Seleccionar de la lista de valores: CARTA CHEQUE COMPENSACIÓN EFECTIVO PAGOS ELECTRONICOS- PSE TARJETA DE CREDITO TARJETA DEBITO TRANSFERENCIA Los campos en donde aparezca el nombre LISTA permitirán desplegar la lista de valores en donde se podrá se deberá seleccionar el dato correcto. 7

4. Para agregar la línea contrapartida daremos click en el botón OK, y seguiremos el mismo procedimiento nombrado en el punto 3: 8

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5. La transacción debe quedar saldada (los débitos deben sumar igual que los créditos), esto es verificable en la parte superior de la pantalla: 6. Una vez revisados y validados todos los datos registrados en la transacción, damos click en el botón Guardar: 10

1. Una vez guardado el documento: Aparecerá un aviso de confirmación de guardado. El estado de la transacción será Aprobación Pendiente, siendo necesario realizar el proceso de aprobación de lo contrario no tendrá afectación contable en libros: La contabilización de las Entradas de Diario se puede visualizar desplegando el botón opciones y dando click en la opción Impacto en LM: 11

Todas las transacciones deben diligenciarse en mayúscula. NetSuite cuenta con corrector ortográfico como ayuda para el usuario en el registro de las transacciones. El campo Sin Saldar que aparece en la parte superior permite visualizar los importes totales de los débitos y los créditos que se han introducido en la transacción, si la diferencia entre los campos Débito y Crédito no es igual a 0,00, NetSuite no permitirá realizar esta operación. Es necesario tener en cuenta que cada formulario contiene campos de cabecera, campos columnas, fichas, etc., que corresponden a la operación propia de la transacción. Es importante entender cada uno de los eventos en los cuales se deberá utiliza el formulario correspondiente, y así mismo identificar los campos a diligenciar ya que ellos depende la consulta de la información en los reportes y búsquedas. Subsidiaría: Una compañía subsidiaria es aquella que está controlada por otra compañía llamada matriz a la cual pertenece, en la mayoría de los casos porque esta controla una gran cantidad de acciones de la primera y se posiciona como dominante. Dentro del formulario Entradas de Diario es el nombre de la compañía sobre la cual se está trabajando la transacción. Tipo de Movimiento: Lista de valores para seleccionar la que detalle de mejor manera el registro al cual pertenece la Entrada de Diario. 12

Formulario: es el diseño de una transacción que consta de un conjunto de Campos de datos solicitados por el programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso en los reportes y búsquedas. Cada transacción puede tener más de un formulario de acuerdo a la necesidad para la cual fue creado. Moneda: Este campo es la moneda utilizada para todos los importes en las entradas del diario. Para las entradas del diario regulares, la moneda es, de forma predeterminada, la moneda base de su empresa o de la subsidiaria principal, y se puede cambiar a cualquier otra moneda disponible en su cuenta. Período Contable: El período actual se introduce como el período de contabilización para la entrada en el diario. Fecha: NetSuite inserta la fecha de hoy como la fecha de esta entrada de diario. Puede introducir o seleccionar otra fecha. Estado de Aprobación: Los estados de las entradas de Diario son: Aprobado, Pendiente por Aprobar y Rechazado. Tipo de Cambio: Este campo muestra el tipo de cambio predeterminado de la moneda a la subsidiaria, es decir, la relación entre el valor de la moneda de la transacción y la moneda de la subsidiaria. 13