GUIA DE USUARIO LEGALIZACIÓN VIATICOS

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Leglización de Viáticos------------------------------------------------------------------------------------------ 3 2

LEGALIZACIÓN VIATICOS Proceso Solicitud Viáticos Esta transacción de Legalización de Viáticos se utiliza en la legalización de los Anticipos girados a los empleados para Gastos de Viaje ❖ Solicitante del Viático ❖ Tesorería Corporativa ❖ Cuentas por Pagar Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Usuarioes involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. 3

Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los usuarioes con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Empleados, Informes de gastos 4

2. Seleccione el formulario 3. Se despliega la lista de EMPLEADO, se selecciona el nombre del Empleado al que se le giro el Anticipo 4. Dar click en el check box para desplegar los anticipos 5. Se despliega la lista de los números de los Anticipos que tiene el Empleado pendiente por legalizar, se debe elegir uno 6. Se selecciona la categoría de gastos que se esta legalizando 5

7. Se selecciona la moneda de la transacción 8. Se digita el valor de la factura 9. Se realiza la descripción de la factura en el campo nota 10. A nivel de línea se debe adjuntar cada una de las facturas en pdf como soporte de esta legalización 11. Se selecciona el proveedor de la factura 6

12. Dar click en el botón agregar 13. A nivel de línea la fecha es la de la factura 14. Se selecciona la categoría de gastos que se está legalizando 15. Se selecciona la moneda 16. Se digita el valor de la factura 17. Se realiza la descripción de la factura en el campo nota 7

18. selecciona el proveedor de la factura 19. Dar click en el botón agregar 20. Se da click en guardar 21. El sistema puede alertar informando que esta legalización no es el total del anticipo 22. Al estar seguro de que no se van a ingresar más facturas se da click en “aceptar” 8

23. Se selecciona el check box 24. Se genera el consecutivo de la transacción 25. Se debe dar click en “crear depósito” solamente en las legalizaciones que tienen devolución de efectivo. 26. Se abre el registro personalizado 27. 9

28. Hereda los datos del informe 29. El campo Método de Pago, es heredado de los datos del Empleado, si para esta transacción es necesario cambiar el Método de Pago, se despliega el campo y se selecciona 30. Se selecciona la cuenta del banco donde se realizó la consignación 31. El monto lo trae desde el informe de gastos 32. Se da click en el botón Ok 10

33. Se da click en el botón crear depósito 34. Se genera automaticamente el diario registrando la consignación Usuario aprobador del gasto 1. El aprobador de gastos del empleado ingresa a la transacción y le da click en el botón “aprobar” 2. Dar click en el recordatorio 3. Dar click en ver para ingresar a la transacción 11

Usuario de cuentas por pagar 1. Dar click en el botón aprobación contable 2. Para realizar corrección dar click en el botón editar 3. Realizadas las correcciones se da click en el botón “guardar” 4. Dar click en aprobación contable 5. Dar click en aprobación contable 12