Guia de Usuario Crear Solicitud de Compra

GUÍA DE USUARIO CREAR SOLICITUD DE COMPRA Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha:

Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ................................................................................................. 3 CREAR SOLICITUD DE COMPRAS ........................................................................................................ 4 Crear Solicitud de Compras .................................................................................................... 4

Tipo NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Transacciones Descripción Entidades/Maestros Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

CREAR SOLICITUD DE COMPRAS Cerrar Contrato El Usuario Solicitante puede realizar Solicitudes de Compra de los diferentes artículos requeridos por su área. Una vez procesada la Solicitud de Compra, esta pasa al proceso de Aprobación. Y una vez aprobada, se inicia el proceso de Compras. Pasos a seguir: 1 Para realizar una Solicitud de Compras, ir por : Transacciones>Compras>Introducir Solicitudes. 2 A nivel de Encabezado: el sistema despliega el formulario de ingreso de la Solicitud de Compra, heredando el nombre del Solicitante a partir del usuario loggeado en el sistema y la Subsidiaria a partir de la Subsidiaria que tiene configurado el Empleado. 3 El sistema igualmente hereda la clase que tenga configurada el Empleado en su registro maestro. 4 Seleccionar el Tipo de Compra: este se filtra a partir de la Clase seleccionada. Existen los siguientes tipos de compra:  Generales OH (Generales de Operación Hotelera)  Generales COM (Generales Comercial)  Generales CORP (Generales Corporativo)  Activos Fijos  PMO (Proyectos)  Proyectos Mantenimiento /TI 5 El sistema hereda la Fecha de Hoy en la fecha de la Solicitud de Compras, y es posible incluir una nota. Igualmente se puede incluir un texto con el Lugar de Entrega. 6 La Segmentación y la Clasificación, se heredan igualmente de las que tenga configurado el Empleado en su registro maestro. 7 A nivel del Detalle de la Solicitud de Compra, se deben seleccionar los artículos que se requieren comprar. 8 A nivel de cada Línea/Detalle, el sistema despliega la lista de artículos configurados, para seleccionar el requerido 9 El sistema filtra los artículos que están configurados para el Tipo de Compra seleccionada.

10 Una vez se ha seleccionado el Artículo, el sistema busca la Lista de Precios Preferida para la combinación de: Ubicación/Artículo y que se encuentre vigente de acuerdo con la fecha de la Solicitud de Compra. 11 El sistema hereda el Proveedor de la Lista de Precios Preferida y hereda el resto de información a nivel de cada Línea/Detalle:  Tasa(Precio) de la Lista de Precios  El sistema hereda la Cantidad Mínima de compra desde la Lista de Precios  Si el usuario Solicitante cambia la cantidad, el sistema valida que sea mayor a la Cantidad Mínima de Compra, y que la cantidad seleccionada sea múltiplo de la Cantidad Estándar de Compra.  Otros campos heredados desde la Lista de Precios: número de la Lista de Precios, Monto en la Lista de Precios, Moneda de la Lista de Precios, Grupo de la Lista de Precios  El sistema hereda a nivel de Línea la Segmentación y la Clasificación del Encabezado de la Solicitud de Compra  La Solicitud de Compras se crea siempre en la Moneda de la Subsidiaria. Si la Moneda de la Lista de Precios está en USD; el sistema mostrará la Tasa(Precio) convertida a partir de la TRM de la moneda base (moneda de la Subsidiaria)  El sistema calcula a nivel de Línea (detalle de artículos) la Fecha de Recibo Prevista, a partir del siguiente cálculo: Fecha de la Solicitud de Compras + Tiempo de Entrega de la Lista de Precios + Tiempo de Tránsito de la Lista de Precios + Tiempo Administrativo.  Igualmente se hereda el número de Detalle de la Lista de Precios a nivel de la línea  Una vez esté completa la información de cada artículo, dar click en el botón “Agregar” a nivel de Línea. 12 Se repite el proceso anterior para cada uno de los artículos que se desean incluir en la Solicitud de Compras. 13 Si el usuario desea que la Solicitud de Compra aparezca Pendiente por Aprobar al Usuario Aprobador, debe marcar el Check Box “Liberado para Compras”. Una vez marcado este Check-Box, no se permite editar la Solicitud de Compra. 14 Una vez incluídos todos los artículos en el detalle de la Solicitud de Compras, proceder a guardar la información, dando click en el botón “Guardar” 15 El sistema guarda el registro de la Solicitud de Compra, asignando un consecutivo e indicando el estado como “Aprobación Pendiente”.

Nota: Si la lista de precios no existe para el artículo seleccionado, se genera una alerta indicando que no tiene lista de precios asignada. Una vez guardada la información de la Solicitud de Compras, se puede editar posteriormente para corregir información, siempre y cuando no se haya marcado el Check-Box de “Liberado para Compras”. Una vez el Usuario Solicitante ha culminado la elaboración completa de la Solicitud de Compra, procede a marcarla como “Liberado para Compras”. Una vez marcada como Liberada para Compras, no es posible editar la Solicitud de Compras. El sistema muestra el Aprobador configurado en la Matriz de Aprobación de Solicitudes de Compra, y el Responsable del Departamento, asignado en la Matriz de Aprobación procede a aprobarla. Por último, se procede a Aprobarla para que continúe con el proceso de Compras. Para las Compras de Tiquetes, no es necesario realizar Solicitud de Compra, en este caso se puede generar directamente la Orden de Compra.

El sistema despliega el formulario de entrada para Solicitudes de Compra El sistema hereda la Clase que tenga asignada el Usuario Solicitante en su registro del Maestro de Empleados

Se debe seleccionar el Tipo de Compra : en este caso Generales Operación Hotelera Se puede incluir una nota

Se puede indicar un lugar de entrega Indicar el Lugar de Entrega

Indicar el Lugar de Entrega El sistema hereda la Segmentación y la Clasificación desde el usuario del Empleado Solicitante

A nivel de Detalle de la Solicitud de Compra, se debe indicar el (los) artículo(s) a incluir El sistema despliega los artículos configurados según el Tipo de Compra

El sistema busca la Lista de Precios configurada para la Ubicación/Artículo seleccionado, y hereda el Proveedor a la línea de la Solicitud de Compras El sistema hereda el Proveedor de la Lista de Precios

Indicar la Cantidad El sistema hereda las tasas (precios) de la Lista de Precios configurada para la combinación de Ubicación/Articulo/Proveedor

El sistema despliega a nivel Como la moneda en la Lista de informativo el Monto en la Lista Precios está en USD, el sistema de Precios y la Moneda de la realiza la conversión con la TRM en Lista de Precios el campo Tasa(Precio) El sistema despliega de manera informativa el número de la Lista de Precios

El sistema hereda la segmentación desde el encabezado al detalle El sistema despliega a nivel informativo la fecha de recibo prevista, a partir de los tiempos de entrega y de tránsito definidos en la lista de Precios

El sistema despliega a nivel informativo la fecha de recibo prevista, a partir de los tiempos de entrega y de tránsito definidos en la lista de Precios Se muestra el número del El sistema hereda el Grupo de consecutivo del Detalle de la Compras que esté configurado en Lista de Precios la Lista de Precios

Revisar que la Información esté completa Dar Click en Agregar para adicionar el registro del artículo

Se realiza la misma acción para los otros artículos que contendrán la Solicitud de Compras Seleccionar el siguiente artículo

Indicar la Cantidad El sistema hereda el Proveedor desde la Lista de Precios

El sistema hereda información de la Lista de Precios: Tasa, Número de Lista de Precios Se hereda la moneda de la lista de Precios, y el sistema hereda la segmentación del encabezado

Se calcula la fecha de recibo prevista a partir del tiempo de tránsito y tiempo de entrega de la Lista de Precios Se hereda la Clasificación del encabezado al detalle

Se hereda el Grupo de Compras y el Nro del Consecutivo del Detalle de la Lista de Precios Adicionar el segundo artículo a la Solicitud de Compra

Una vez la información esté completa y verificada, se da click en Guardar Para que la Solicitud de Compra aparezca pendiente por Aprobar al Usuario Aprobador, debe marcarse el Check-Box de “Liberado para Compras” El sistema asigna un número consecutivo a la Solicitud de Compra

La Solicitud queda en Estado Aprobación Pendiente