Creación e inactivación del Libro contable Secundario

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 08 de Abril de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Proceso Creación e Inactivación de Libro Contables Secundario------------------------------------------3 2

Creación e Inactivación de Libros Contables Secundarios Proceso Creación del Libro Secundario Libros Contables Secundarios: Cualquier libro de contabilidad que no sea el libro principal es un libro secundario. Los libros contables secundarios pueden tener una o más de estas diferencias del libro principal: diferente moneda, subsidiaria, contabilización en diferentes cuentas para la misma transacción y diferentes reglas contables. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la 3

selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. En la pantalla Libros Contables NetSuite mostrará los libros contables creados, y también aparecerá el botón Crear Libro Contable. Ruta: Configuración, Contabilidad, Libros Contables, Crear: 2. En la pantalla de creación se deberán diligenciar los campos de: - Nombre: Nombre del libro contable - Subsidiaría: El libro puede ser asignado a una o varias subsidiarias, y en el caso de que requiera asignar a todas las subsidiarias entonces se marcará la Empresa Principal, y se activará el campo Incluir Secundarios para que el libro secundario pueda utilizarse en todas las subsidiarias sin excepción. - Período de Vigencia: período contable desde donde quedará activo el libro secundario. - Pestaña Subsidiarías: NetSuite mostrará la Moneda Base del libro primario por cada subsidiaria, y permitirá asignar la moneda funcional en la que quedarán registrados los movimientos contables en el libro secundario. 4

3. NetSuite mostrará el aviso de confirmación de creación del Libro Contable, el estado seguirá siendo Pendiente: 5

Inicialmente el estado del libro será Pendiente, para activarlo puede hacerse de forma automática marcando el botón Configurar todo como activo, o ir al campo estado de cada una de las subsidiarias para activarlo: NetSuite mostrará un aviso de solicitud de confirmación: Luego un aviso informativo de las subsidiarias a las cuales el libro será activado: 6

NetSuite mostrará el estado Activo para todas las subsidiarias: 7

INACTIVACIÓN DE LIBROS CONTABLES SECUNDARIOS 1. En la pantalla Libro Contable es posible inactivar libro secundario, esto puede hacerse de forma automática marcando el botón Configurar todo como inactivo, o ir al campo estado de cada una de las subsidiarias para activarlo. Luego NetSuite mostrará un aviso informativo de las subsidiarias a las cuales el libro será Inactivado: 8

Al consultar la lista de Libros Contables se podrá ver el libro en estado Inactivo: Los libros secundarios pueden tener tres estados: - Activo: El registro contable es automático e inmediato una vez se guarda la transacción. - Pendiente: El registro contable no es automático ni inmediato una vez se guarda la transacción, sin embargo es posible de registrar por medio de la funcionalidad Procesamiento de Transacciones Históricas. - Inactivo: No es posible realizar ninguna clase de registro contable, este estado no es posible de reversar una vez es asignado al período. El cambio estado Inactivo es irreversible. El libro contable primario es único transaccional. Lo anterior quiere decir que los libros secundarios se basan únicamente en registros contables con origen en el libro primario. Para afectar el libro fiscal se requieren crear entradas de diario específicas de libro, donde se señala que solo se afecte el libro fiscal, por lo tanto, no habrá ningún impacto en el libro primario, la ruta de acceso es: Transacciones>>Financiero>>Realice entradas de diario específicas de libro. 9