Cierre de periodo contable

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 08 de Mayo de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Cierre de periodo contable ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

Cierre de periodo contable Proceso Cierre de periodo contable Este procedimiento permitirá conocer la funcionalidad del Cierre de periodo contable mensual, que por estándar trae consigo la ejecución de un listado de tareas de cierre. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. 3

Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Configuración, Contabilidad, Administrar Períodos Contables: 2. Una vez ubicados en el período contable a cerrar, nos dirigimos a la opción Lista de Control en donde encontraremos el listado de tareas a ejecutar para el cierre funcional: 4

Se debe hacer una validación de cada una de las tareas de cierre en la lista de verificación. Las tareas están en el orden en que se deben ejecutar. 3. Tareas de Cierre: En la pantalla Lista de control del cierre del período aparecerán las actividades con la opción Ir a la Tarea , al darle click, permitirá realizar la correspondiente ejecución. Los iconos de estado indican si cada tarea se completó , se realizó parcialmente o si no se inició Tarea: Bloquear período contable (cuentas a cobrar): Al enviar esta tarea se evitará el registro de transacciones de cuentas a cobrar en el período. En esta pantalla es posible marcar todas las subsidiarias o solamente en las que se requiera bloquear las transacciones. Una vez ejecutado el Bloqueo el estado de la tarea quedará en estado completo: 5

Tarea: Bloquear período contable (cuentas a pagar): Al enviar esta tarea se evitará el registro de transacciones de cuentas a pagar en el período. En esta pantalla es posible marcar todas las subsidiarias o solamente en las que se requiera bloquear las transacciones. Una vez ejecutado el Bloqueo el estado de la tarea quedará en estado completo: Tarea: Bloquear período contable (todos): Al enviar esta tarea se evitará el registro de transacciones de cuentas a pagar, cuentas por cobrar y otras transacciones que afecten la contabilidad en el período. En esta pantalla es posible marcar todas las subsidiarias o solamente en las que se requiera bloquear las transacciones. 6

Una vez ejecutada la tarea, el estado cambiará a completo: Tarea: Resolver diferencias de fecha/período: Al ejecutar esta tarea NetSuite enseñará un listado de todas las transacciones que tienen una fecha diferente a la del período contable en el que se está efectuando la transacción. Este listado incluye las diferencias encontradas en todas las subsidiarias: 7

Despues de finalizar la revisión de transacciones con diferencias de fecha/período se debe marcar la tarea como completada. En el sistema se encuentra habilitada la búsqueda DEC-Transacciones con diferencias de fecha/periodo que permitirá ir realizando la validación de los documentos antes de finalizar el mes. Tarea: Revisar inventario negativo: Al ejecutar esta tarea NetSuite enseñará un listado por subsidiaria y ubicación con los artículos que hayan quedado con saldo negativo al cierre del Período Contable y comunicárselo al área responsable del control del inventario. 8

Despues de finalizar la revisión del inventario negativo se debe marcar la tarea como completada. 9

Tarea: Revisar contabilidad del costo de inventario: Al ejecutar esta tarea NetSuite enseñará un listado por subsidiaria y ubicación con los artículos que tienen algún inconveniente con el cálculo de costo, se debe tener en cuenta: o Para poder ejecutar los cálculos de costo de los artículos vendidos, no debe haber ningún artículo en la lista de artículos pendientes para corregir, en la página Revisar contabilidad del costo de inventario. Si en la lista se muestra algún artículo, tendrá que esperar a que se resuelva. Si no se puede resolver un artículo de la lista, se le solicitará que se ponga en contacto con el servicio de Soporte al cliente. o Si se están ejecutando actualmente los cálculos de costo de los artículos vendidos o se difirieron, no podrá hacer clic en el botón Revisar contabilidad del costo de inventario. o Si los cálculos de costo de los artículos vendidos están diferidos en este momento, deberá esperar a que el programador ejecute estos cálculos. o Si se deshabilitan los cálculos de costo de los artículos vendidos, se le solicitará que se ponga en contacto con el servicio de Soporte al cliente. Si NetSuite no encuentra ningún artículo con problemas de Contabilidad del Costo de Inventario mostrará la pantalla en blanco y el aviso Se completó el cálculo de costo de inventario dentro de este período. Despues de finalizar la revisión del costo de inventario se debe marcar la tarea como completada. 10

Tarea: Revisar actividad de inventario: Al ejecutar esta tarea NetSuite enseñará el reporte detallado de actividad de inventario con todos los movimientos de inventarios por artículo durante el mes, teniendo como filtros la subsidiaria, el período y la ubicación: Una vez revisado el reporte regresaremos a la pantalla inicial y daremos click en el botón Marcar tarea completa: 11

Tarea: Revisar ejecuciones de complementos GL personalizados: Al realizar esta tarea NetSuite ejecuta la funcionalidad si la misma se encuentra activa. Nota: Esta opción no aplica para Decameron de manera que al revisar no deberá aparecer ningún dato pendiente por validar; por lo anterior, lo correcto es una vez se visualizan los resultados volver a la pantalla de ejecución y dar click en el botón Marcar tarea completa: 12

Una vez ejecutada la tarea, el estado cambiará a completo: Tarea: Revaluación de saldos pendientes en moneda extranjera: El proceso de revaluación de moneda es una tarea de cierre de período mensual que a partir de la configuración de la cuenta contable identifica las transacciones o cuentas monetarias con saldos contables en moneda extranjera, y sobre ella aplicará el tipo de cambio del último día del mes para expresarlos a la tasa de cierre al final de período. Ver: Instructivo Proceso de revaluación de moneda Nota: El proceso de revaluación se ejecuta de manera preliminar por parte del Contador de cada una de las subsidiarias después de realizar el bloqueo de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bloqueo total, por esta razón dentro de la lista de tareas de cierre, se debe volver a la pantalla de ejecución y dar click en el botón Marcar tarea completa. Tarea: Calcular tipos de cambio consolidados: Al realizar esta tarea NetSuite calcula los diferentes tipos de cambio entre las subsidiarias que hacen parte del árbol de jerarquía de subsidiarias, lo anterior para la creación de información financiera consolidada. Nota: Esta opción no aplica para Decameron de manera que al revisar no se deberá ejecutar los cálculos presentados por NetSuite; por lo anterior, lo correcto es una vez se visualizan los resultados volver a la pantalla de ejecución y dar click en el botón Marcar tarea completa: 13

Una vez ejecutada la tarea, el estado cambiará a completo: 14

Tarea: Eliminar transacciones entre empresas: Al realizar esta tarea NetSuite realiza el proceso de eliminación de partidas recíprocas cuando está activa la funcionalidad de Consolidación de Información Financiera. Nota: Esta opción no aplica para Decameron de manera que al revisar no deberá aparecer ningún dato pendiente por validar; por lo anterior, lo correcto es una vez se visualizan los resultados volver a la pantalla de ejecución y dar click en el botón Marcar tarea completa: 15

Una vez ejecutada la tarea, el estado cambiará a completo: Tarea: Cerrar período contable: Si se completaron todas las tareas del listado de cierre, ya estaría todo listo para cerrar el período, se debe dar click en el botón Cerrar período: Una vez ejecutada la tarea, el estado cambiará a completo: 4. Una vez cerrado el período, éste nuevamente se puede abrir con la opción “Reabrir de la periodo”, yendo a la lista de tareas del cierre del mes, dando click sobre el icono columna Cierre del mes correspondiente: 16

Se debe diligenciar el campo Justificación y posteriormente dar click en el botón Reabrir Período: NetSuite solicitará confirmación de la reapertura del período: El período quedara nuevamente abierto para poder transaccionar, y deberá ser cerrado nuevamente. 17

Luego de reabrir el período es necesario ejecutar nuevamente el bloqueo de transacciones: Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Bloqueo Completo en todas las subsidiarias. Posteriormente se deben ejecutar nuevamente la totalidad de tareas y validar que queden en estado completado. 18