GUIA DE USUARIO SOLICITUD VIATICOS

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Solicitud Viáticos--------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

SOLICITUD VIATICOS Proceso Solicitud Viáticos Este proceso de Solicitud de Viáticos se realiza registrando cada uno de los conceptos Autorizados según la Categoría del Cargo, el lugar y los días de viaje, teniendo en cuenta la Política de Gastos de Viaje de Decameron ❖ Solicitante del Viático Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Usuarioes involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. 3

Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los Usuarioes con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario 1. Configurar al empleado, se debe tener en cuenta la política para el diligenciamiento de los campos para solicitud de viáticos. CATEGORIA DEL EMPLEADO: CÓDIGO DEL CARGO 4

CATEGORIA DEL DEL CARGO DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORIA DEL CARGO 2. para realizar la Categorización de anticipos la ruta es >> listas >> empleados >> categorización de anticipos 3. 5

4. Dar click en “crear categorización de anticipos” 5. Seleccionar la categoría del anticipo 6. Seleccionar el tipo de viaje 7. Seleccionar la moneda 8. Seleccionar la categoría del viaje 6

9. Diligenciar el precio máximo por día 10. Dar click en guardar 11. Ir a la siguiente ruta: transacciones, empleados y solicitud viáticos/trásiego 7

Usuario 1. Dar click en el botón “crear solicitud viáticos/trásiego 2. Escribir el nombre del empleado beneficiario de la solicitud o desplegar la lista de empleados y seleccionar al empleado Es importante previamente el Empleados Solicitante de viáticos tener configurado en la hoja de vida, los Niveles Jerárquicos Se debe tener clara la política interna de Decameron (Política Gastos de Viaje) 3. Se despliega la lista TIPO DE SOLICITUD, Se selecciona Viáticos 4. Se diligencia la fecha de Solicitud 8

5. Ingresar la FECHA DE SALIDA del viaje 6. Ingresar la FECHA DE REGRESO del viaje 7. El campo DIAS DE VIAJE, son calculados automáticamente cuando se diligencian los dos campos de fecha anteriores 8. Se diligencia la ciudad o el país de viaje 9. Se diligencia el motivo del viaje 10. Se selecciona la moneda en la cual se realiza el giro 11. Se debe dar click en los campos Operación hotelera o Convenios; y el campo Plan Todo incluido, según aplique para el caso de la Solicitud 9

12. Se selecciona por línea los tipos de gasto para la solicitud 13. El Campo MÉTODO DE PAGO, se hereda de la hoja de vida del Empleado, si es el caso y se debe pagar al Empleado con un método de pago diferente se seleccionará el Método de pago para esta transacción 14. El responsable de Aprobación de Gastos se hereda de la hoja de vida del Empleado 15. Los campos de Monto y días a Nivel de Línea se diligencian automáticamente, tomando los datos ingresados anteriormente 16. Se da click en el botón 17. Cuando se han diligenciado todas las líneas para la solicitud, se da click en el botón 18. Se genera el documento de Solicitud 10

Usuario 1. El responsable autorizador de gastos ingresa a la solicitud para aprobarla. 2. El responsable de Aprobación de Gastos se hereda de la hoja de vida del Empleado 3. La solicitud queda en estado aprobado, y quedara visible para el giro. 4. 11