Guia de Usuario Editar Actualizar Solicitud de Compra

GUÍA DE USUARIO EDITAR SOLICITUD DE COMPRA Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha:

Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ................................................................................................. 3 EDITAR SOLICITUD DE COMPRAS....................................................................................................... 4 Actualizar y Marcar la Solicitud como Liberada para Compras .................................... 4

Tipo NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Transacciones Descripción Entidades/Maestros Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

EDITAR SOLICITUD DE COMPRAS Cerrar Contrato El Usuario Solicitante puede Editar la Solicitud de Compra una vez creada, para cambiar o adicionar información. Puede cambiar información tanto del encabezado como del detalle de la Solicitud de Compra. Una vez el Usuario Solicitante ha culminado la edición de la solicitud de compra, procede a marcarla como “Liberada para Compras”. Cuando se ha marcado como Liberada para Compras, no es posible volver a editarla. El sistema muestra el Aprobador configurado en la Matriz de Aprobación de Solicitudes de Compra, que es el Responsable del Departamento, asignado en la Matriz de Aprobación y quien procede a aprobarla. Pasos a seguir: 1 Para actualizar la Solicitud de Compras y/o marcarla como “Liberada para Compras, proceder a Editarla. Ir por : Transacciones>Compras>Introducir Solicitudes> Listas 2 El Sistema despliega la lista de las Solicitudes de Compra registradas 3 Seleccionar la Solicitud de Compra que se desea Editar y/o marcar para aprobación. Otra forma de ubicar la Solicitud de Compra a Editar, es buscarla de acuerdo con el Consecutivo, en el Buscador Global. 4 Al seleccionar la Solicitud de Compra, dar Click en el Botón Editar. 5 Actualizar la información que sea necesaria tanto en el Encabezado como en el Detalle de la Solicitud de Compra y Marcar el Check de “Liberada para Compras” 6 Dar Click en el Botón “Guardar” de la Solicitud de Compras, para guardar el registro actualizado y marcado como Liberado para Compras. 7 El sistema despliega el nombre del Aprobador en el campo “Próximo Aprobador”. 8 El sistema muestra la Solicitud de Compras en estado “Aprobación Pendiente”

Para Editar una Solicitud de Compra, puede buscarla en el Buscador Global, o puede ir por : Transacciones > Coompras > Introducir Solicitudes > Lista Se da Click en el Check de LIberado para Compras. De esta forma la Solicitud de Compra entra en el flujo de aprobación

Se puede revisar la información de la Solicitud de Compra antes de marcarla como Lista para Aprobar Revisar la Información del Encabezado de la Solicitud de Compra

Revisar la información del Detalle de la Solicitud de Compra Dar Click en el check de Liberado para Compras

Una vez se ha marcado el check de Liberado para Compras, la Solicitud de Compra despliega el Aprobador asignado al Departamento de la Subsidiaria Se guarda el registro de la Solicitud de Compra con las modificaciones realizadas