ABS - Solicitud de Almacén

GUÍA DE USUARIO SOLICITUD DE ALMACEN Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: 13/08/2018 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ............................................................................................. 3 SOLICITUD DEALMACEN - CONFIGURACIÓN ................................................................................ 5 Configuración Cuentas de Salida de Inventario .............................................................................. 5 Configuración Ubicación de Entrada ............................................................................................... 6 SOLICITUD DEALMACEN - PROCESO ............................................................................................ 8 Creación de la Solicitud de Almacen .............................................................................................. 8

Aprobación de la Solicitud de Almacén ......................................................................................... 11 Creación de Solicitud de Compra.................................................................................................. 18 Creación de Ajuste de Inventario .................................................................................................. 20 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos * campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista.

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

SOLICITUD DE ALMACEN - CONFIGURACIÓN Configuración Cuentas de Salida de Inventario A través de esta opción del sistema, quedan parametrizadas las cuentas contables que serán afectadas al momento de dar la salida de inventario provenientes de la Salida de Almacén. Las cuentas contables parametrizadas deben ser congruentes con las que existen en las partidas del presupuesto financiero, para poder tener los análisis correspondientes de Comprometido y Ejecutado Pasos a seguir: 1 Ir a Configuración > Configuración Solicitud de Almacén > Salida de Inventario > Crear 2 Completar los campos: Clase Departamento Tipo de Cuenta La cuenta contable se lee desde el artículo según la tipología definida. 3 Dar clic en el botón 4 Para visualizar las cuentas ya creadas ir a Configuración > Configuración de solicitud de consumo > Salida de Inventario A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito Diligencie todos los campos en pantalla

Validar la información ingresada y dar clic en guardar Dar clic en el link Lista para visualizar las cuentas ya Configuración Ubicación de Entrada Para las salidas de inventario y la entrada automática en el Almacén de Bines, se debe configurar por esta opción la equivalencia entre almacén de salida y su almacén de entrada Pasos a seguir: 1 Ir a Configuración > Configuración solicitud de almacén > Configuración Ubicación de Entrada > Crear

2 Completar / Seleccionar los campos: Ubicación Salida Ubicación Entrada 3 Dar clic en el botón A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito Ubicación de Salida: es el Almacén de donde salen los artículos Ubicación Entrada: es el almacén de Bins que va tomar el sistema al momento de dar la salida y de inmediato la nueva entrada SOLICITUD DE ALMACEN - PROCESO Creación de la Solicitud de Almacén Transacción mediante la cual se harán las solicitudes para sacar inventarios desde los almacenes general, mantenimiento y/o proyectos Por este medio sólo se pueden sacar artículos de tipo Inventariable Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud de Almacén > Solicitud de Almacén > Crear 2 Completar / Seleccionar los campos: Fecha de Entrega

Ubicación Operativa Marcar la casilla Hacer ajuste de entrada cuando la salida de almacén deba enviar los artículos al almacén de Bines 3 Ir a la pestaña Artículos y seleccionar los artículos que desea sacar del almacén, así como También indicar la cantidad que se requiere 4 Dar clic en Agregar, para continuar insertando artículos en la lista. 5 Al finalizar la selección de artículos, dar clic en el botón Todas las solicitudes de almacén nacen en estatus “Aprobación Pendiente”, y al momento de pasar al proceso de aprobación el Sistema valida disponibilidad de presupuesto para poder hacer la aprobación respectiva A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito

Completar campo con la Fecha de Salida de Inventario

Teclee o seleccione Indicar la cantidad el código de artículo requerida del artículo que va a solicitar Dar clic en agregar para continuar solicitando artículos

Al completar la solicitud Dar clic en Guardar Aprobación/Rechazo de la Solicitud de Almacén Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud de Almacén > Solicitud de Almacén Se puede ingresar de forma rápida, dando clic en el recordatorio: 2 Dar clic en VER en la solicitud que va a diligenciar 3 Dar clic en el botón APROBAR o RECHAZAR, según lo requiera Con el botón de aprobar se hace la validación automática de presupuesto y en caso de no tener presupuesto alguna partida asociada a los artículos seleccionados la solicitud de almacén se queda “Aprobación Pendiente”; caso contrario pasa a estatus Aprobada. Si la Solicitud de Almacén se rechaza, el estatus en la Solicitud de Almacén aparece como “Rechazado”.

Solo cuando la solicitud está aprobada se puede realizar la salida de inventario y las solicitudes de compra para los artículos que no tengan existencia A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito: Para aprobar una solicitud de Almacén valide sus recordatorios de solicitudes Pendientes

Dar clic en Ver en la solicitud que desea revisar para aprobar o Rechazar

El sistema muestra el Estado de la transacción de Solicitud de Almacén. En este caso, se encuentra Pendiente (por Aprobar) Una vez validada la información, dar click en Aprobar

El sistema cambia el Estado de la transacción de Solicitud de Almacén a Aprobado. Si se rechaza la solicitud

Dar clic en rechazar en caso de que lo requiera La Solicitud se muestra en estado Rechazado

La Solicitud de Almacen una vez rechazada, no puede ser usada.

Creación de Solicitud de Compra Cuando las cantidades requeridas no son cubiertas por la existencia disponible en el almacén, se puede generar una Solicitud de Compra en automático El botón de creación de solicitud de compra solo es visible cuando la Solicitud de Almacén está en estatus “Aprobada” Pasos a seguir: 1 Ir a Transacciones > Solicitud de Almacén > Solicitud de Almacén 2 En la vista dar clic en VER a la solicitud que desea diligenciar 3 Al cargar la solicitud dar clic en el botón 4 El sistema en una nueva pestaña abre la solicitud de compra y se crea el link dentro de la solicitud de almacén Dentro de la solicitud de compra también se incluye un link de referencia a la solicitud de almacén relacionada: . A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito:

Debe estar en estatus; Aprobada para tener visibles los botones de Ajuste y Solicitud de Compra Dar clic en el botón para generar la solicitud de compra Creación de Ajuste de Inventario

Botón que permite generar la salida de inventario de las existencias solicitadas Aparece solo cuando la solicitud se encuentra en Estatus “Aprobada” Pasos a seguir: 5 Ir a Transacciones > Solicitud de Almacén > Solicitud de Almacén 6 En la vista dar clic en EDITAR a la solicitud que desea diligenciar 7 Indicar las cantidades a entregar en el campo cantidad entregada, en cada una de las líneas de los artículos requeridos 8 Al cargar la solicitud dar clic en el botón 9 El sistema en una nueva pestaña abre el ajuste de inventario y se crea el link dentro de la solicitud de almacén Dentro del ajuste de inventario también se incluye un link de referencia a la solicitud de almacén relacionada: . , el botón de Cuando la solicitud de almacén tiene marcada la casilla ajuste hace ambos registros al mismo tiempo: El sistema indica la Cantidad Entregada, la Cantidad Ajustada, y la Cantidad Pendiente de Entrega a nivel de línea en la Solicitud de Almacén. A continuación, se detallan las pantallas del proceso descrito:

Para dar la salida de los artículos que tienen existencia, dar clic en el botón El mensaje indica que no se han completado las cantidades a entregar, Edite la transacción para completarlas

Indicar las cantidades a Entregar Dar clic de nuevo al botón de Crear Ajuste

El sistema despliega en una nueva pestaña el ajuste de inventario generado El sistema indica la cantidad entregada de acuerdo con la salida del inventario realizada. También indica la cantidad ajustada y la cantidad pendiente de entrega