หลกั สูตรฝึกอบรมเชิงปฏิบัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอ่ื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 50 วธิ กี ารสรา้ งแผนภมู ิ 1. การกำหนดวัตถปุ ระสงค์ของเผนภูมิ (Set objective) เป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่จะต้องตอบให้ได้ว่าต้องการอยากจะสื่อสารอะไร เช่น เพื่อเปรยี บเทียบข้อมูล เพ่ือ แสดงสัดส่วน เพื่อแจกแจงความถี่ เพื่อแสดงแนวโน้ม เป็นต้น ซึ่งแผนภูมิแต่ละประเภทก็จะมีหน้าที่ท่ี แตกต่างกันออกไปดังที่กล่าวมาแลว้ ขา้ งต้น 2. การเตรยี มข้อมลู (Prepare data) โดยข้อมลู ที่ต้องการนำเสนออาจจะต้องมีการสรุป นับ หรือใช้ฟังก์ชันอื่น ๆ มาแล้ว พร้อมท่ีจะนำเสนอ ข้อมลู เช่น ตัวอยา่ งข้อมูลมดี งั นี้ Workshop 4 Sales Performance Sale Person Target Seles Nancy 300,000 Andrew 250,000 285,750 Janet 150,000 221,400 Margaret 200,000 178,200 Steven 200,000 177,500 Michael 300,000 187,200 Robert 250,000 434,000 Laura 350,000 252,800 Anne 280,000 332,450 263,200 3. การสรา้ ง (Create) เม่อื คลกิ ท่ีตารางข้อมลู สว่ นใดสว่ นหนึง่ แล้ว ให้ไปที่เมนู Insert > Charts Excel มีแผนภมู ใิ ห้เลิอกมากมายและยงั สามารถนำข้อมลู ทเ่ี ราใชม้ าแนะนำกราฟที่จะใชไ้ ด้อีก ท่ีเรียกว่า Recommended Charts ที่มาใน Excel เวอร์ชัน 2013 เป็นต้นมา ป้าย Recommended Charts จะเป็นการนำเอาข้อมูลที่เราเลือก มาสร้างเป็นกราฟ ที่ Excel จะแนะนำว่าสามารถเลือกเป็นกราฟ ประเภทใดได้บ้าง
หลักสตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพื่อการทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 51 4. การปรบั แตง่ แผนภมู ิ (Customize) สว่ นประกอบต่าง ๆ ของกราฟใน Excel ที่มา: https://www.9experttraining.com/articles/การสร้าง-กราฟ-excel-chart
หลักสูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ัติการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพือ่ การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งท่งุ สง 52 • Chart Area : พ้นื ท่ขี องกราฟทัง้ หมด • Plot Area : พ้นื ที่ท่มี กี ารพลอตขอ้ มลู ลงไปจรงิ ๆ • Label ปา้ ยกำกบั • Chart Title : ชอ่ื กราฟ • Axis Title : ช่ือแกน • Horizontal : แกนนอน • Vertical : แกนตงั้ • Legend : เพอื่ บอกวา่ ซรี สี ์อะไรคอื อะไร • Data Label : บอกคา่ ของ Data • Data Table : ตารางขอ้ มลู ตน้ ฉบบั • Axes แกน • Axes • Vertical Axis : แกนต้ัง • Horizontal Axis : แกนนอน • Gridlines : เสน้ กริด ท้งั ทง้ั แกนนอนแกนตง้ั และ Major, minor • Series คอื ตวั ข้อมลู จรงิ ๆ • Series Name : ชอื่ ของข้อมลู • Series Value : คา่ ของขอ้ มลู • Category Label : ชื่อประเภทขอ้ มลู (มกั อยทู่ ่แี กนนอน) วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools (ต้องเลอื กท่กี ราฟก่อน) ในน้ันจะแบง่ ออกเป็นหลายๆ หมวด โดยเมื่อเราคลิกเลือกกราฟ Excel จะมีปุ่ม Chart Element เพ่ือต้องการเพิ่มส่วนประกอบเข้ามาใน กราฟ, Chart Style เพื่อปรับรูปแบบและสีการในการแสดงผล, Fllter เพื่อกรองเฉพาะแสดงข้อมูลที่ ต้องการ ดังนั้นข้อมูลทีเ่ ราเตรียมไว้ให้เตรียมให้ครบ แต่จะใช้ Filter เพื่อแสดงเฉพาะรายการท่ีตอ้ งการ เท่านัน้ หรอื สามารถเลอื ก Quick Layout ไดใ้ นกรณที ่ีไมม่ เี วลาในการตกแต่งเองเพียงแคเ่ ลอื กรูปแบบทีต่ ้องการ
หลกั สตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั กิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 53 Workshop 5 การสรา้ งแผนภมู ิ ใหส้ รา้ ง Chart จากขอ้ มลู Market Share ดังตอ่ ไปน้ี Company Total Sales Company A 205,983,300.00 Company B 10,490,000.00 Company C 353,402,000.00 Company D 67,500,000.00 My Company 125,000,820.00 45,620,000.00 Other
หลกั สูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพ่อื การทำงานอย่างมืออาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 54 การสรา้ ง Pivot Chart2 PivotChart คือ เปน็ วธิ ที ่ยี อดเยีย่ มในการเพม่ิ การแสดงภาพข้อมลู ลงในขอ้ มูลขนาดใหญอ่ ยา่ งรวดเรว็ Workshop 6 การสรา้ ง Pivot Chart 1. เลอื กเซลลใ์ นตารางของคุณ 2. เลอื กแทรก PivotChart > เลอื ก OK 3. จากนั้นเลือก PivotChart Fields ในข้อมลู ทเ่ี ราสนใจ ซ่งึ ในตวั อย่างน้ี ถา้ เราสนใจว่า Segment ไหนมี ยอดขายเป็นอย่างไรในแต่ละประเทศ ให้เลือก Segment, Country และ sale จะเห็นได้ว่าเราจะได้ แผนภมู ดิ งั ภาพ 2 https://support.microsoft.com/th-th/office/
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 55 โดย PivotChart สามารถที่จะเลือกดูเฉพาะข้อมูลทีเ่ ราสนใจได้จากการเลือกคลกิ ที่ปุ่ม Segment หรือ Country ที่ปรากฎอยู่ใน Chart จะทำให้เราสามารถเห็นเฉพาะในสว่ นของข้อมูลที่เราต้องการได้ เช่น หากต้องการดูเฉพาะ Segment ของ Channel Partners ก็เลอื กเฉพาะ Segment น้ันดงั ภาพ จะเห็นได้วา่ PivotChart เป็นตวั ช่วยทด่ี ีมากสำหรบั การทำงานกบั ข้อมลู ขนาดใหญ่และต้องการรายงาน เรง่ ดว่ น อกี ทงั้ ยังสามารถนำมาแสดงเป็น Dashboards เพอื่ นำเสนอขอ้ มูลด้วยภาพไดอ้ ยา่ งมอื อาชพี ได้ อกี ด้วย
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอื่ การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 56 สารบัญ Part 1 องคป์ ระกอบสำคญั ของ Excel รู้จักสว่ นต่าง ๆ ในเวริ ค์ ชีท................................................ 1 ส่วนประกอบของเมนู บนแถบ Ribbon ............................................................................................ 3 การจดั รูปแบบ Format Cell ปรบั แตง่ ตัวเลข ข้อความ ตวั อักษร ตามต้องการ ................................ 5 การจัดรูปแบบ Format Cell โดยใช้ Styles สำเรจ็ รปู ..................................................................... 8 Part 2 การใช้ Function เกีย่ วกบั การคำนวณ........................................................................... 11 การคำนวณด้วย Operator ของ Excel ..........................................................................................12 การใชใ้ สฟ่ ังกช์ นั ..............................................................................................................................13 ฟังกช์ ัน MAX ..................................................................................................................................14 ฟังก์ชัน MIN....................................................................................................................................15 ฟังกช์ ัน COUNT และ COUNTA ....................................................................................................16 ฟงั กช์ ัน BAHTEXT..........................................................................................................................18 การกรองข้อมลู (filter)....................................................................................................................19 Part 3 การทำงานกับข้อมลู ท่มี เี ง่อื นไข เพือ่ ช่วยในการจดั การกบั ข้อมลู จำนวนมาก ๆ ให้ง่ายขึ้น .. 21 ฟงั กช์ นั Count().............................................................................................................................24 ฟังกช์ ัน Counta()...........................................................................................................................25 ฟังก์ชนั COUNTIF()........................................................................................................................26 ฟังก์ชนั STDEV().............................................................................................................................27 ฟงั ก์ชนั SUMIF().............................................................................................................................28 ฟงั กช์ นั IF() .....................................................................................................................................29 ฟงั ก์ชนั VLOOKUP() ......................................................................................................................30 ฟงั กช์ นั ROUND()...........................................................................................................................31 ฟังกช์ ัน BATHTEXT() .....................................................................................................................32 Workshop 3 การสร้างใบเสรจ็ รบั เงนิ .......................................................................................33
หลักสูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ัติการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 57 Part 4 การสรา้ งแผนภูมิ หรือ Chart ใน MS Excel................................................................... 35 1. ชนิดของขอ้ มลู (เชงิ คุณภาพและเชงิ ปรมิ าณ) ...........................................................................36 1. ตารางความถ่ี.......................................................................................................................36 2. แผนภูมิวงกลม.....................................................................................................................37 3. แผนภูมิคอลัมน์ (Column chart).......................................................................................37 2. ตอ้ งการแสดงความสมั พันธ์ระหวา่ งข้อมลู ................................................................................37 3. เมื่อต้องการเปรียบเทียบขอ้ มูล.................................................................................................38 แผนภมู ิคอลัมน์........................................................................................................................38 แผนภูมิแทง่ .............................................................................................................................41 แผนภูมเิ ส้น..............................................................................................................................42 แผนภูมผิ สม.............................................................................................................................42 แผนภมู วิ งกลม.........................................................................................................................43 แผนภูมิคอลมั น์แบบวางซอ้ นกัน...............................................................................................44 แผนภูมิพ้นื ทแ่ี บบวางซ้อนกนั ...................................................................................................45 6. การซอ้ นกนั ของขอ้ มลู ..............................................................................................................47 ตัวอย่างการเลือกแผนภูมิที่ไม่ถูกตอ้ ง...............................................................................................49 วธิ กี ารสร้างแผนภูมิ.........................................................................................................................50 1. การกำหนดวตั ถปุ ระสงคข์ องเผนภูมิ (Set objective)......................................................50 2. การเตรียมขอ้ มลู (Prepare data)....................................................................................50 Workshop 4 Sales Performance .......................................................................................50 3. การสร้าง (Create)...........................................................................................................50 4. การปรับแตง่ แผนภมู ิ (Customize)..................................................................................51 Workshop 5 การสร้างแผนภูมิ ให้สร้าง Chart จากขอ้ มลู Market Share ดงั ต่อไปน.ี้ ...........53 การสรา้ ง Pivot Chart....................................................................................................................54 Workshop 6 การสรา้ ง Pivot Chart......................................................................................54
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง การสรา้ ง Pivot Chart PivotChart คือ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มการแสดงภาพข้อมูลลงในข้อมูลขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว และใหค้ วาม Dynamics คือหากมีขอ้ มูลเพิม่ เติมเขา้ มาก็สามารถทำการ Refresh เพื่อสรปุ ผลท่ี Update ไดท้ ันที Workshop 9 การสรา้ ง Pivot Chart 1. เลอื กเซลลใ์ นตารางของคุณ 2. เลอื กแทรก PivotChart > เลอื ก OK 3. จากนั้นเลอื ก PivotChart Fields ในขอ้ มูลทเ่ี ราสนใจ ซง่ึ ในตัวอยา่ งน้ี ถ้าเราสนใจว่า Segment ไหนมี ยอดขายเป็นอย่างไรในแต่ละประเทศ ให้เลือก Segment, Country และ sale จะเห็นได้ว่าเราจะได้ แผนภูมิดงั ภาพ 55
หลักสูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง โดย PivotChart สามารถที่จะเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจไดจ้ ากการเลือกคลกิ ที่ปุ่ม Segment หรอื Country ที่ปรากฎอยู่ใน Chart จะทำให้เราสามารถเห็นเฉพาะในสว่ นของข้อมูลที่เราต้องการได้ เช่น หากตอ้ งการดูเฉพาะ Segment ของ Channel Partners กเ็ ลือกเฉพาะ Segment น้ันดงั ภาพ 56
หลักสูตรฝึกอบรมเชิงปฏบิ ัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่ือการทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง จากข้อมลู ชุดเดมิ หากลองทำการแสดงกำไร (Profit) ของ แตล่ ะผลติ ภณั ฑ์ (Product) ในแตล่ ะปี (Year) เรากจ็ ะได้แผนภูมดิ งั ภาพดา้ นล่าง Total 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 Total 1000000 500000 0 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Amarilla Carretera Montana Paseo Velo VTT จะเหน็ ได้วา่ PivotChart เปน็ ตวั ช่วยทีด่ มี ากสำหรบั การทำงานกับขอ้ มลู ขนาดใหญ่และตอ้ งการรายงาน เร่งดว่ น อีกทง้ั ยังสามารถนำมาแสดงเปน็ Dashboards เพอ่ื นำเสนอขอ้ มูลด้วยภาพไดอ้ ย่างมอื อาชพี ได้ อีกดว้ ย 57
Search
