PS-06_AUDIT_DALAMAN

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PS-06 AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : LEE MOI FONG NAMA : CHARIM BIN IBRAHIM Jawatan : Ketua Juru Audit Jawatan @BERAHIM Tarikh : 24 Jun 2019 : Pengarah PMK Tarikh : 24 Jun 2019 MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 1 /14 Tarikh 24-06-2019 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES...................................................................... 2 1.1 Maklumat Umum Proses..................................................................................... 2 1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4................................................................ 3 1.5 Definisi................................................................................................................ 3 1.6 Singkatan............................................................................................................ 5 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5 2.1 Proses Audit Dalaman ........................................................................................ 5 3. SWIMLANE 4.4.1.............................................................................................................. 7 3.1 Audit Dalaman .................................................................................................... 7 4. PROSES KERJA 4.4.1...................................................................................................... 8 4.1 Perancangan Audit ............................................................................................. 8 4.2 Perlaksanaan Audit............................................................................................. 8 4.3 Tindakan Pembetulan ....................................................................................... 10 4.4 Audit Susulan.................................................................................................... 10 4.5 Analisis dan Laporan ........................................................................................ 10 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)...................................................................................... 10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4.......................................................................... 11 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12 9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 13 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 14 MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 2 /14 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Tarikh 24-06-2019 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif 2) Skop (key activities) Memastikan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti melalui proses audit dalaman yang dijalankan 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 secara terancang dan sistematik 4) Pemilik proses a. Perancangan audit 5) Pelanggan proses 5.2 b. Perlaksanaan audit 6) Pihak berkepentingan 4.2 c. Tindakan Pembetulan d. Audit Susulan e. Analisis dan laporan audit a. Audit dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh setahun b. Semua auditor adalah kompeten c. Auditor tidak mengaudit kerja mereka sendiri d. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan audit dalaman daripada Badan Persijilan a. JK Kerja Kualiti b. Ketua juruaudit c. Pasukan juruaudit a. Kakitangan a. Badan Persijilan b. Kementerian Pendidikan Tinggi c. Jabatan Pengurusan Politeknik dan Kolej Komuniti 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 b. ISO 19011:2011 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) c. Pekeliling, peraturan & perundangan a. Semua Proses Kerja b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman) 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN  Manusia 7.1.2  Ketua juruaudit  Ketua Kumpulan Juruaudit  Infrastruktur 7.1.3  Juruaudit  Pemilik proses Bangunan dan utility 7.1.3(a)  JK Kerja Kualiti Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Pengangkutan 7.1.3 (c)  Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)  Komputer dan pencetak -  Email dan laman sesawang MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 3 /14 Tarikh 24-06-2019  Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -  Bahan 7  Persekitaran7.1.4  Alat tulis  Pengetahuan 7.1.6  Selamat & kondusif  Kompetensi kakitangan 7.2  Lain-lain  Teknik audit  Keperluan standard  Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan  Pernah mengikuti kursus juruaudit dalaman  1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Jadual Audit Ketua Juruaudit Memo Ketua Juruaudit 2 minggu Semua 2. Laporan Audit sebelum audit Laporan Verbal kakitangan (verbal) Ketua Juruaudit Semasa Ahli yang mesyuarat Laporan bertulis & hadir 3. Laporan bertulis Penutup slide Mesyuarat serta analisis 1 minggu Ahli MKSP sebelum MKSP 1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN Audit Dalaman Ketua Juruaudit Proses pemeriksaan yang sistematik, bebas dan didokumenkan bagi mendapatkan bukti audit serta menilai bukti tersebut secara Ketua Kumpulan Juruaudit objektif bagi menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi Juruaudit Dalaman Dilantik dari kalangan juruaudit untuk mengetuai pasukan Pihak yang diaudit (auditee): juruaudit. Bertanggungjawab untuk memastikan keseluruhan Senarai semak program audit berjalan dengan lancar, memastikan juruaudit diberikan latihan, membuat perancangan audit, menyelesaikan konflik(jika ada) dan melaporkan penemuan audit kepada wakil pengurusan dan pihak pengurusan atasan melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) dan lain-lain Ketua kumpulan yang dilantik untuk mengetuai kumpulan audit semasa audit dilaksanakan. Ketua kumpulan bertanggungjawab memastikan aktiviti audit kumpulan berjalan dengan lancar berdasarkan jadual yang telah ditetapkan. Ketua kumpulan juga bertanggungjawab terhadap penyelarasan dan laporan kumpulan audit. Ketua Kumpulan Juruaudit dilantik setiap kali program audit dan boleh berubah Juruaudit yang dilantik dan diberikan latihan untuk mengendalikan audit dalaman. Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri Pemilik proses yang diaudit semasa program audit berlangsung. Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk mengambil tindakan pembetulan terhadap ketakakuran audit Instrumen yang disediakan oleh juruaudit sebelum melaksanakan audit. Senarai semak disediakan berdasarkan proses kerja yang disesuaikan dengan keperluan standard MS MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 4 /14 Tarikh 24-06-2019 ISO 9001:2015 Catatan Juruaudit Catatan yang disediakan oleh juruaudit sepanjang menjalankan Ketakakuran (Nonconforming) audit yang mengandungi maklumat berkaitan penemuan audit Ketakakuran Major samada positif atau negative Ketakakuran Minor Percanggahan atau pelanggaran terhadap keperluan MS ISO 9001 : 2015, peraturan, pekeliling dan perundangan serta Pemerhatian / OFI proses kerja yang didokumenkan (Opportunity For Improvement) Laporan Ketakakuran Ketakakuran total / ketiadaan bukti kewujudan dokumen dan (Nonconforming Report pelaksanaan yang boleh memberi impak serta kesan buruk yang (NCR)) besar terhadap pelanggan dan organisasi secara keseluruhan. Laporan Kumpulan Juruaudit Ketakakuran major juga boleh berlaku sekiranya ketidakpatuhan Dalaman SPK (Log Audit) minor yang berulang-ulang Tindakan Pembetulan Ketidakpatuhan yang telah berlaku kerana tidak mematuhi Audit Susulan (Follow up) sepenuhnya prosedur/keperluan standard/pekeliling atau perundangan. Ketakakuran ini tidak menjejaskan produk akhir Laporan Audit secara langsung atau Sistem pengurusan Kualiti secara keseluruhan Ketidakpatuhan yang berlaku disebabkan pelaksanaan proses kerja yang tidak sempurna dan belum menjejaskan sistem samada secara langsung atau tidak langsung Laporan yang disediakan oleh juruaudit untuk melaporkan penemuan audit yang tidak akur Laporan yang disediakan oleh Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman untuk diserahkan kepada Ketua Juruaudit Dalaman setelah audit dalaman selesai dijalankan oleh kumpulan. Log audit perlu disediakan sebelum mesyuarat penutup audit dijalankan Tindakan yang diambil untuk menangani ketakakuran dengan mengenalpasti punca ketakakuran dan mengelakkan ketakakuran daripada berulang Audit yang dijalankan selepas menerima jawapan ketakakuran daripada pihak yang diaudit. Tujuannya adalah untuk memeriksa dan mengesahkan kesahihan serta keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Audit boleh ditutup atau tidak ditutup semasa audit susulan dijalankan. Penemuan audit yang tidak ditutup perlu disusul semula semasa audit yang berikutnya Laporan keseluruhan yang disediakan oleh Ketua Juruaudit Dalaman yang mengandungi analisis audit dan laporan keseluruhan MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 5 /14 Tarikh 24-06-2019 1.6 Singkatan PENERANGAN Pegawai Pengurusan Kualiti SINGKATAN Ketua Pasukan Juruaudit Dalaman PPQ Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman KPJD Juruaudit Dalaman KKJD Pemegang Proses JD Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PP MKSP 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Audit Dalaman SOURCE OF INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF INPUTS OUTPUTS  Takwim PERANCANGAN  Kertas  PPQ SPK DAN AUDIT Cadangan  Ketua juruaudit  Kertas Program Kualiti  Pengarah Cadangan LATIHAN DAN & Audit  Juruaudit  PPQ Kursus Audit LANTIKAN Dalaman  Ketua juruaudit  Warga PMK  Senarai calon SEDIA DAN  Rekod latihan  Juruaudit  Ketua Juruaudit juruaudit EDAR JADUAL  Surat lantikan  Ketua kumpulan  PPQ  Takwim AUDIT juruaudit juruaudit  Ketua Organisasi Kumpulan RANCANG &  Surat  Semua Juruaudit  Senarai KENDALI makluman audit juruaudit juruaudit dan DESKTOP  Semua ketua AUDIT  Jadual audit  Pemilik proses juruaudit kumpulan  Ketua Juruaudit LAKSANA AUDIT  Senarai semak  Juruaudit  Senarai proses  Agihan tugas  Pemilik proses  Ketua dan Jabatan SEDIA LAPORAN  Catatan audit Kumpulan  Jadual audit KETAKAKURAN Juruaudit DAN LOG AUDIT  Laporan  Senarai semak LAPORAN ketakakuran  Ketua juruaudit  Agihan tugas PENUTUP (NCR)  Catatan Audit  Laporan AUDIT  Log Audit Kumpulan  Laporan juruaudit(Log ketidakakuran Audit)  Laporan Ketakakuran MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 6 /14 Tarikh 24-06-2019  Laporan Audit  Rekod Dalaman kehadiran  Pemegang  Laporan TINDAKAN  Laporan  Ketua juruaudit proses ketakakuran PEMBETULAN tindakan pembetulan  Ketua juruaudit  Juruaudit  Laporan  Verifikasi audit  Urusetia Unit tindakan AUDIT SUSULAN susulan Kualiti  Ketua Juruaudit pembetulan  Status audit  Pegawai Pengurusan  Verifikasi audit  Laporan Audit  Urusetia Kualiti LAPORAN DAN Dalaman  Warga PMK susulan ANALISIS AUDIT  Ahli MKSP  Laporan Audit BENTANG  Rekod  Ahli MKSP Dalaman DALAM MKSP pembentangan dalam MKSP MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 7 /14 Tarikh 24-06-2019 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Audit Dalaman PENGARAH PPQ KETUA KETUA KUMP JURUAUDIT PEMEGANG JURUAUDIT JURUAUDIT PROSES LULUS SEDIA KERTAS CADANGAN TAKWIM PROGRAM KUALITI DAN AUDIT TAHUNAN URUS LANTIK KURSUS PASUKAN JURUAUDIT JURUAUDIT SEDIA JADUAL AUDIT EDAR BUAT JADUAL & PERSEDIAAN MEMO TINDAKAN MAKLUMAN PEMBETULAN AUDIT NNN KENDALI DESKTOP AUDIT DAN SEDIA SENARAI SEMAK dSEMAKSSeMAKSEMAK KENDALI AUDIT SEDIA LAPORAN KETIDAKAKURAN (NCR)/PEMERHATIAN SEDIA LAPORAN AUDIT BENTANG PENEMUAN AUDIT URUS AUDIT SUSULAN BENTANG SEDIA DALAM MKSP LAPORAN UNTUK MKSP SELENGGARA REKOD MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 8 /14 Tarikh 24-06-2019 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Perancangan Audit Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pengarah Sedia Takwim dan perancangan strategik organisasi (jadual dan bajet) 2. PPQ/KPJD Rujuk takwim untuk perancangan audit dalaman 3. PPQ Urus latihan untuk juruaudit. Selenggara rekod latihan 4. Pengarah/ PPQ 5. KPJD Melantik KJD 6. PPQ Rancang dan sedia jadual audit 7. KPJD/KKJD/JD  PS-06(1)(24-06-19): Jadual Audit Dalaman 8. KPJD/KKJD/JD Sedia memo dan edar jadual audit kepada: a. Semua juruaudit b. Pihak yang akan diaudit Kendali Desktop Audit & baca dan fahami: a. Manual Kualiti b. Standard MS ISO 9001:2015 c. Proses Kerja Audit Dalaman d. Proses Kerja Operasi Dan Sokongan yang berkaitan Sedia: a. Senarai semak b. Kertas Catatan Audit c. Borang Laporan Ketakakuran d. Borang Laporan Kumpulan e. Alat tulis f. Agihan tugas pasukan 4.2 Perlaksanaan Audit Bil Tanggung jawab Tindakan 9. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan 10. KPJD Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- 11. Setiausaha a. Nyatakan objektif dan skop audit 12. KPJD/KKJD/JD b. Perkenalkan ahli kumpulan audit c. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit d. Terangkan perjalanan dan prosedur audit e. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang , pengangkutan dan sebagainya f. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup g. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan  PS-06(2)(24-06-19) : Rekod Kehadiran Mesyuarat Laksana dan catat perjalanan audit dalaman berdasarkan borang senarai semak dan catatan juruaudit yang disediakan dengan menggunakan teknik seperti: a. Temubual (interview) MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 9 /14 Tarikh 24-06-2019 Bil Tanggung jawab Tindakan 13. KPJD/KKJD/JD b. Pemerhatian (observe) c. Pemeriksaan rekod/ dokumen/bahan/peralatan (examine) 14. KKJD 15. KPJD  Senarai semak & catatan juruaudit PS-06(3)(24-06-19) 16. Pengarah/wakil 17. KPJD Kenalpasti ketakakuran atau peluang penambahbaikan dan sediakan laporan. Serah kepada KKJD: 18. Ahli Mesyuarat 19. KPJD  PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran  PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian 20. PPQ  PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) Semak dan selaras penemuan audit. Sedia laporan kumpulan juruaudit:  Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) PS-06(7)(24-06-19): Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit Bentang penemuan audit: a. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit b. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan c. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan d. Bentang penemuan audit e. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee f. Nyatakan tindakan yang perlu diambil g. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan Beri maklumbalas verbal (jika perlu) Serah kepada urusetia:  PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran  PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian  PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)  PS-06(7)(24-06-19) : Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) Sedia salinan pendua dan serah laporan kepada pemilik proses yang dikenalpasti:  PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran  PS-06(5)(24-06-19) : Borang Laporan Pemerhatian  PS-06(6)(24-06-19) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 10 /14 Tarikh 24-06-2019 4.3 Tindakan Pembetulan Bil Tanggung jawab Tindakan 21. Pemilik Proses Ambil tindakan pembetulan 22. Pemilik Proses Rujuk : 23. Pemilik Proses 24. Pemilik Proses  PS-05 : Proses Kerja Tindakan Pembetulan Lengkapkan ruang Tindakan Pembetulan  PS-06(4)(24-06-19) : Borang Laporan Ketakakuran Kembalikan borang kepada KPJD seperti tarikh yang telah ditetapkan Selenggara semua rekod dan maklumat berkaitan Tindakan Pembetulan 4.4 Audit Susulan Bil Tanggung jawab Tindakan 25. KPJD 26. JD Uruskan audit susulan Laksanakan audit susulan dan verifikasi audit. Tentukan status tindakan pembetulan samaada audit: a. Ditutup b. Tidak ditutup PS-06(9)(24-06-19) : Analisis Ketakakuran 4.5 Analisis dan Laporan Bil Tanggung jawab Tindakan 27. KPJD Rujuk semua maklumat berkaitan penemuan audit. Sedia analisis penemuan audit dan laporan audit. 28. Pengarah/WP PS-06(8)(24-06-19) : Laporan Audit Dalaman 29. KPJD Semak dan sahkan Laporan Audit Dalaman 30. Urussetia Kualiti Bentang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Selenggara rekod 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P)  Kertas cadangan (jika perlu)  Output perancangan  Jadual Audit  Senarai semak  Kelulusan perancangan  Pengarah, PPK, Ketua juruaudit Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)  Kaedah kawalan 8.5  Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders  Rujuk dan akur kepada proses kerja  Penggunaan borang-borang seperti di lampiran  Pemantauan ketua MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 11 /14 Tarikh 24-06-2019  Kawalan Proses yang  Juruaudit luar (2nd Party) disumber luar 8.4  Semakan dan pengesahan kompetensi  Identifikasi dan  No rujukan bilangan audit kemudahkesanan 8.5.2  Harta hak milik pelanggan 8.5.3  FRP  Prosedur Kualiti (PPP & PS)  Rekod Kualiti  Pemuliharaan 8.5.4  Rekod rekod kualiti  Fail Audit Dalaman  Khidmat selepas  Kursus/latihan (jika perlu) perkhidmatan 8.5.5  Kawalan Perubahan 8.5.6  Kawalan Dokumen Tindakan 10(ACTION) Penilaian pencapaian objektif kualiti  Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian piagam pelanggan  Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan  Penambahbaikan 10.3 Audit susulan untuk Tindakan Pembetulan 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN TIDAK AKUR PENCEGAHAN PEMBETULAN 1.  Kertas Cadangan (sebelum berlaku) Program Kualiti &  Kertas cadangan tidak  Semakan oleh (jika berlaku) Audit Dalaman selari dengan tarikh ketua  Pinda dan buat dan bajet yang 2.  Rekod latihan ditetapkan  Kawalan pembetulan  Surat lantikan kehadiran hingga selari juruaudit  Juruaudit tidak hadir semasa kursus dengan takwim kursus dan tidak dan bajet 3.  Surat makluman kompeten  Sijil tidak organisasi audit dikeluarkan  Latihan semula  Susunan jadual yang kepada peserta  Tambah  Jadual audit bertindih dan juruaudit yang tidak hadir bilangan mengaudit kerja hari/jam audit 4.  Senarai semak mereka sendiri  Semakan oleh  Agihan tugas rakan dan ketua  Tidak  Senarai semak yang mengambil kira tidak lengkap dan tidak  Pastikan juruaudit hasil audit menyeluruh tidak audit kerja mereka sendiri  Pembetulan  Sentiasa membuat kajian semula senarai semak MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 12 /14  Catatan audit tidak menyeluruh Tarikh 24-06-2019 5.  Catatan audit  Kesilapan klausa ,  Sediakan  Pinda maklumat tiada bukti objektif template contoh:  Pembetulan 6.  Laporan turtle diagram ketakakuran  Laporan kumpulan  Pinda maklumat (NCR) tidak menyeluruh  Latihan lanjutan  Membuat untuk juruaudit  Log Audit  Rekod tidak tindakan 7.  Rekod kehadiran dikemaskini  Semak oleh Pembetulan Ketua Auditor  Pinda dan 8.  Laporan tindakan  Tatacara tindakan dan Setiausaha membuat pembetulan pembetulan tidak pembetulan mematuhi Proses kerja  Memberi taklimat  Pinda dan 9.  Verifikasi audit tindakan pembetulan kepada pemilik membuat susulan dan keperluan standard proses berkaitan Pembetulan tatacara tindakan  Status audit  Auditor tidak membuat pembetlan  Semakan dan verifikasi audit dan pembetulan 10.  Analisis dan hanya lihat sampel  Latihan juruaudit Laporan Audit yang ditemui sahaja  Semakan Ketua Dalaman  Laporan dan analisis juruaudit yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh  Sediakan  Tindakan template pembetulan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH TEMPAT SIMPANAN KATEGORI SIMPANAN 1. Rekod latihan juruaudit Fail Audit Dalaman Terhad 2. Surat lantikan juruaudit Kekal Unit Kualiti Terhad 3. Surat/memo makluman audit Terhad 4. Jadual audit 3 tahun Fail Audit Dalaman Terhad 5. Senarai semak dan catatan audit Unit Kualiti Terhad 6. Laporan ketakakuran 3 tahun Terhad 7. Laporan audit dan analisis audit Fail Audit Dalaman Terhad 3 tahun Unit Kualiti Berubah & Fail Audit Dalaman dikemaskini Unit Kualiti 3 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti Fail Audit Dalaman Unit Kualiti MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 13 /14 Tarikh 24-06-2019 9. LAMPIRAN 8.5 NAMA LAMPIRAN Jadual Audit Dalaman RUJUKAN Rekod Kehadiran Mesyuarat 1) PS-06(1)(24-06-19) Senarai Semak dan Catatan Juruaudit 2) PS-06(2)(24-06-19) Borang Laporan Ketakakuran 3) PS-06(3)(24-06-19) Borang Laporan Pemerhatian 4) PS-06(4)(24-06-19) Peluang-Peluang Penambahbaikan (OFI) 5) PS-06(5)(24-06-19) Laporan Kumpulan Juruaudit (Log Audit) 6) PS-06(6)(24-06-19) Laporan Audit Dalaman 7) PS-06(7)(24-06-19) Analisis Ketakakuran 8) PS-06(8)(24-06-19) 9) PS-06(9)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA AUDIT DALAMAN Keluaran 03 PS-06 Mukasurat 14 /14 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 Tarikh 24-06-2019 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-17 02 25-06-18 03 24-06-19 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. Menggugurkan Lampiran 1 – Senarai 14 5.6.2018 Tugas Juruaudit KSP BIL 1/2018 P02. Kriteria Kecemerlangan Proses, 2,3,5-8,10- 14.6.2019 TP SIPOC, Swimlane, Proses Kerja, P-D- 12 C-A,Kawalan Output Tidak Akur dan Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) P03. P04. MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 1 JADUAL AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN SKOP SPK PASUKAN AUDIT MESYUARAT TARIKH: MASA: PEMBUKAAN MESYUARAT PENUTUP TARIKH: MASA JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI TARIKH MASA PROSES KERJA JAB/UNIT KUMPULAN LOKASI AUDIT AUDITEE JURUAUDIT Disediakan oleh, Disahkah oleh, ----------------------------------------------- ------------------------------------------------ (NAMA) (NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman Wakil Pengurusan Tarikh Tarikh PS-06(1)(24-06-19)

LAMPIRAN 2 REKOD KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TARIKH MESY. PEMBUKAAN TARIKH MESY. PENUTUP PENGERUSI MESY. NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN KETUA JURUAUDIT PEMBUKAAN PENUTUP BIL PS-06(2)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 3 SENARAI SEMAK DAN CATATAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 PROSES Jejak Audit Catatan / Klausa LOKASI TARIKH JURUAUDIT Bil  Pinda borang mengikut kesesuaian  Bebas mengikut kreativiti juruaudit  Contoh: Boleh gunakan Turtle Diagram PS-06(3)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 4 BORANG LAPORAN KETAKAKURAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT Nama Auditor Tarikh Nama Auditi Rujukan Audit Lokasi Audit Rujukan NCR Proses Kerja B-KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Diisi Oleh Auditor MAJOR MINOR OFI Guna borang OFI C-MAKLUMAT KETAKAKURAN : Diisi Oleh Auditor Butir ketakakuran bukti penemuan dan klausa : Juruaudit: ----------------------------------------------- Pemilik proses: ------------------------------------------------ Nama : Tarikh: Nama: Tarikh: D-TINDAKAN PEMBETULAN Diisi Oleh Pemilik Proses Nota Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Guna kaedah 5 Why atau Ishikawa dll untuk mengenalpasti punca Juruaudit perlu membuat verifikasi semasa audit susulan Punca ketidakakuran Tindakan Pembetulan Risiko baharu Pengesahan Pemegang Tandatangan:.................................................................... proses Nama: Tarikh: E-AUDIT SUSULAN (FOLLOW UP) Diisi Oleh Juruaudit Catatan verifikasi DITUTUP TIDAK DITUTUP Pengesahan Tandatangan: …………………………. Pengesahan Tandatangan………………………… Juruaudit Nama: Pemegang Nama: proses Tarikh Tarikh Nota: Audit yang tidak ditutup akan disusul semula dalam audit yang berikutnya Pemegang proses perlu berusaha sedaya upaya untuk mengambil tindakan PS-06(4)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 5 A-MAKLUMAT AUDIT BORANG LAPORAN PEMERHATIAN Nama Auditor SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Nama Auditi Tarikh Bil. Rujukan Audit Butir Pemerhatian Proses: 1. 2. Pengesahan juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: PS-06(5)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 6 PELUANG-PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 A-MAKLUMAT AUDIT Nama Auditor Tarikh Nama Auditi Rujukan Audit B-SENARAI PELUANG PENAMBAHBAIKAN NOTA Peluang penambahbaikan samada:  Ketidakakuran yang berlaku tetapi tidak menjejaskan proses kerja (tahap sangat kecil)  Memerluan Penambahbaikan  Memerlukan Peningkatan keberkesanan  Perlu membuat pembetulan mengikut keperluan Pengesahan juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: PS-06(6)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 7 A-MAKLUMAT AUDIT LAPORAN KUMPULAN JURUAUDIT (LOG AUDIT) Ketua Pasukan Audit SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Ketua Kumpulan Audit Rujukan Audit Ahli Kumpulan Juruaudit B-LAPORAN RINGKAS 1. Proses yang diaudit 2. Kekuatan dan inovasi 3. Penemuan audit Major: Minor: Pemerhatian: OFI: 4. Proses yang tidak sempat diaudit 5. Kekangan/permasalahan yang dihadapi 6. Penemuan serius yang perlu diambil tindakan segera 7. Peluang-peluang Rujuk lampiran penambahbaikan Rujuk lampiran 8. Laporan Ketakakuran Ketua Kumpulan Juruaudit ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: PS-06(7)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 8 LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Rujukan Audit: Tarikh Audit: 1. Tujuan laporan a. Memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit 2. Latarbelakang audit dalam yang telah dijalankan 3. Skop audit b. Maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula Pengurusan 4. Objektif audit Rujukan audit 5. Pendekatan audit Tarikh juruaudit 6. Proses yang diaudit 7. Kekuatan dan inovasi Bilangan juruaudit 8. Penemuan 9. Proses tidak sempat Standard dirujuk MS ISO 9001:2015 MS ISO 19011 diaudit MS 1900:2014 10. Kekangan & masalah MS 2300:2009 11. Penemuan kritikal 12. Peluang Skop persijilan penambahbaikan Skop lokasi 13. Butir ketakakuran 14. Analisis data Pengecualian 15. Kesimpulan 16. Pengesahan a. Menyemak status pematuhan kepada standard b. Menyemak status pematuhan kepada SPK, peraturan dan perundangan dan PS-06(8)(24-06-19) keperluan pelanggan a. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah:  Temubual  Pemeriksaan dokumen dan peralatan  Pemerhatian. b. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan Rujuk lampiran Rujuk lampiran Rujuk lampiran Rujuk lampiran Tandatangan Nama Ketua Juruaudit Tarikh MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 9 Rujukan Audit: ANALISIS KETAKAKURAN Bil Butir Ketakakuran SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Audit: Klausa Pemegang Proses Ditutup Tidak ditutup PS-06(9)(24-06-19) MAKLUMAT TERKAWAL