คู่มือ-eds-2559

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 1คาํ นํา

คมู อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 2 สารบัญ1. แนะนําระบบ 1.1 ระดับผูใชง าน 1.2 ผังการทํางานของระบบ 1.3 การเขา ใชง าน2. การใชงาน 2.1 การตงั้ คาการใชงาน 2.2 การ Log in เขาใชงานดว ย IP Address 2.3 วิธยี กเลกิ การ Log in เขา ใชงานดวย IP Address 2.4 สว นประกอบหลักของระบบ3. เมนคู าํ สัง่ ระบบงานสารบรรณ (สาํ หรบั ผใู ชงานท่ัวไป) 3.1 เอกสารเขา 3.2 เอกสารติดดาว 3.3 หมวดหมูเ อกสาร 3.4 ถังขยะ 3.5 คนหาเอกสาร (สวนบุคคล) 3.6 ปฏิทนิ สวนบคุ คล 3.7 งานที่ไดร ับมอบหมาย4. เมนคู ําสง่ั เจาหนาทปี่ ฏบิ ตั ิงาน (สําหรบั เจา หนา ที่งานสารบรรณ) 4.1 การจดั การเอกสาร 4.2 การสรา งเอกสาร 4.3 การตดิ ตามเอกสาร 4.4 การจัดการ 4.5 ตัวเลอื กเพ่ิมเติม 4.6 จัดการปฏทิ ิน 4.7 รายงาน 4.8 ทําลายเอกสาร5. การใชงานของผูบริหาร 5.1 การแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส 5.2 ผลลัพธการแนบลายเซ็นอิเลก็ ทรอนกิ ส6. เวบ็ บอรด7. อื่น ๆ 7.1 การต้ังคา อเี มล 7.2 เช่อื มตอ กบั Facebook 7.3 EDS-Desktop 7.4 การใชง าน Application EDS บนมือถอืคําสั่งคณะกรรมการพัฒนาระบบประกาศมหาวิทยาลัยมหาสารคาม เรือ่ ง การใชระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 31. แนะนาํ ระบบ การทํางานโดยรวมของระบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส ดงั น้ี 1.1 ระดบั ผูใชงาน แบง ได 4 ระดบั ไดแ ก 1. ผูด ูแลระบบ หมายถึง ผทู ีม่ ีหนา ทดี่ ูแลระบบหลักทีม่ หาวทิ ยาลัยตัง้ ขึ้น ทําหนา ที่อํานวยความสะดวก ปรับปรงุ แกไข ประสานงานเมือ่ เกิดปญ หาการใชงาน 2. ผบู รหิ าร หมายถงึ คณบดี ผอู ํานวยการ หรือหัวหนา สาํ นกั งานผทู ม่ี อี ํานาจในการสงั่ การ 3. เจา หนาทง่ี านสารบรรณ หมายถึง ผทู ที่ าํ หนา ทดี่ แู ลเอกสารรบั เขา/สงออก ตดิ ตามเอกสาร รวมถงึ การอาน เอกสารของบุคลากร และกําหนดการตั้งคาการใชง านระบบในระดบั หนวยงาน (อาจจะถือไดว าเปน ผดู แู ลระบบ ในระดบั หนว ยงาน) 4. ผูใชง านทวั่ ไป หมายถึง บคุ ลากร* ในมหาวิทยาลัย*บคุ ลากร หมายถงึ อาจารย พนักงาน เจาหนา ท่ี ฯลฯ ทส่ี ามารถระบตุ วั ตนในฐานขอ มูล MIS 1.2 ผงั การทาํ งานของระบบ

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 4 ภาพแสดงผงั โดยรวมของระบบ ตน ฉบับของเอกสารทจี่ ะถูกสงมายงั หนว ยงานตาง ๆ นั้นมาจาก 2 แหลง คอื จากหนวยงานภายนอกมหาวิทยาลยัและการสรา งเอกสารจากระบบ 1.2.1 การดําเนินงานกรณมี เี อกสารจากภายนอก หนงั สือจากหนวยงานภายนอกมหาวิทยาลัย -> งานสารบรรณกลางรบั หนังสอื -> นําเสนอผูบ รหิ ารเกษยี ณ ส่ังการ -> สแกนหนงั สือทีส่ ่งั การแลวลงไปในระบบและลงทะเบยี น -> สง ตอ ไปยังหนว ยงานที่เกี่ยวของ 1.2.2 การดําเนินงานกรณีสรา งเอกสารภายในหนว ยงาน งานสารบรรณกลางสรา งหนงั สือจากระบบ (โดยการใชเทมเพลตหรอื สรา งจาก MS Word) -> นาํ เสนอ พจิ ารณาสั่งการ -> สแกนหนงั สือแนบลงในระบบ (กรณสี รา งจาก MS Word) -> สงตอ ยงั หนวยงานทเี่ กยี่ วของ เม่ืองานสารบรรณของหนวยงานทรี่ บั เอกสาร ไดร ับหนงั สือจะดาํ เนินการได 2 ทาง คือ 1. ลงทะเบยี นหนังสอื รบั เขา -> นาํ เสนอผบู รหิ ารเกษยี ณสัง่ การ (ผานระบบ) -> ผูบรหิ ารส่ังการบคุ คลท่ี เก่ยี วของ -> งานสารบรรณตดิ ตามการอา นเอกสารของบคุ ลากร 2. ลงทะเบียนหนงั สือรบั เขา -> ปรนิ้ หนังสือ -> นาํ เสนอผบู รหิ าร (ผา นแฟมนําเสนอ) -> ผบู รหิ าร เกษียณส่งั การ -> งานสารบรรณสแกนหนังสอื ทสี่ ่งั การแลว ลงไปแทนท่ฉี บับเดมิ ->งานสารบรรณสง ถึงบุคคลที่เกย่ี วขอ ง -> งานสารบรรณตดิ ตามการอานเอกสารของบคุ ลากรการดำเนนิ งานของงานสารบรรณกลางกรณหี นงั สอื การดำเนินงานของงานสารบรรณกลางกรณี จากภายนอก สร้างหนังสอื ภายในหน่วยงาน เอกสารท่สี รา้ งขนึ้ เอง เอกสารจากหน่วยงานภายนอก (จาก MS Word / จากเทมเพลต)งานสารบรรณกลางลงทะเบียน นำผ้บู ริหารเสนอพจิ ารณา รบั หนงั สือ สั่งการ นำผ้บู รหิ ารเสนอพิจารณา สแกนหนงั สือแนบลงในระบบ สงั่ การ (กรณสี รา้ งจาก MS Word) งานสารบรรณกลางลงทะเบยี น หนงั สือสง่ ออก งานสารบรรณกลางสง่ หนงั สือ ไปยังหน่วยงานท่ีเกยี่ วข้อง

คูมอื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 5ภาพแสดงการรบั - สง หนังสือของงานสารบรรณกลาง1.3 การเขาใชง าน ระบบงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส มหาวทิ ยาลัยมหาสารคาม (MSU EDS) จะทาํ งานอยูบน Server กลางต้ังอยูส าํ นกั คอมพวิ เตอร ทํางานเปน Web Application จึงไมตอ งทาํ การตดิ ต้งั โปรแกรมแตป ระการใด โดยสามารถเขา ใชงานไดท ่ี www.eds.msu.ac.th โดยใช Username และ Password เดียวกันกบั ระบบ MIS (ตรวจสอบเงินเดือน)ภาพแสดงหนา จอหลกั กอ นเขา ระบบ

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 62. การใชงาน 2.1 การต้ังคาการใชง าน ระบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส มหาวทิ ยาลัยมหาสารคาม จะทําการเช่ือมขอ มลู ผูใชงานกบั ระบบ MIS ของมหาวิทยาลยั เมื่อผูใชงานเขา สรู ะบบจะยงั ไมส ามารถใชง านได จนกวาสารบรรณของหนว ยงานจะทําการจดั การฝา ยใหบคุ ลากร (รายละเอียดอยใู นหวั ขอ “4.4 การจัดการ” ของเจา หนา ทป่ี ฏบิ ัติงาน) ดังนั้น กอนจะใชง านระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส งานสารบรรณหนว ยงานควรทาํ การตงั้ คาโปรแกรม ดงั น้ี ผงั แสดงการต้ังคากอ นเขา ใชง านระบบ 2.2 การ Log in เขา ใชง านดว ย IP Address เพื่อเปนการอํานวยสะดวกแกผ ูใชง าน ระบบไดร องรับการ Log in เขา ใชงานดวย IP Address ทําใหผใู ชง าน ไมตอ งกรอก Username และ Password ทุกครั้งทเี่ ขา ระบบ เพยี งแคคลกิ เดียวก็สามารถเขาระบบไดเลย ตามขนั้ ตอนดังน้ี

คมู อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 7 ภาพแสดงขั้นตอนการตัง้ Log in ดว ย IP Address1. คลกิ ท่ี เพื่อทําการขยายหนา จอขอมูลผูใ ชงาน2. คลกิ คาํ วา “คลิกที่น่เี พอ่ื กําหนดของเครือ่ งน้ี เปน เครื่องสําหรบั ลอ็ กอินอัตโนมัตดิ ว ยไอพี 10.100.35.xxx”3. เม่อื คลกิ แลวจะปรากฏคาํ วา “ขณะน้ี คุณไดตัง้ หมายเลข IP สําหรบั ล็อกอิน เปน 10.100.35.xxx (เครอ่ื งปจจบุ ันท่ี กาํ ลงั ใชงาน)”4. Log out ออกจากระบบ จากน้ัน Log in เขา มาใหม จะปรากฏปุมท่ใี ชใ นการ Log in ใหม ภาพแสดงหนา แรก เมอื่ ตงั้ Log in ดวย IP Address เสร็จแลว2.3 วิธยี กเลกิ การ Log in เขา ใชงานดว ย IP Address 1. คลิกที่ เพ่ือทาํ การขยายหนาจอขอ มูลผใู ชง าน 2. คลิกท่ี “คลิกท่นี ่เี พ่อื ยกเลกิ การลอ็ กอินอตั โนมตั ดิ วยไอพ”ี จากนั้น Log out ออกจากระบบ ปุม Log in ดวย IP Address จะหายไปTIPS >> การ Log in อตั โนมัตดิ วย IP Address ควรใชก ับเคร่ืองคอมพิวเตอรสวนบคุ คล ท่ใี ชงานเฉพาะสวนตัว

คูม อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 82.4 สว นประกอบหลักของระบบ เม่ือ Login เขา มาจะพบกบั หนา หลกั ของโปรแกรมซงึ่ ประกอบไปดว ยสว นตา ง ๆ 4 สว น ไดแ ก ภาพแสดงสวนประกอบหลักของระบบแถบแสดงประเภทของงาน เปนแถบทแี่ สดงสถานะของงาน ซงึ่ จะแตกตางกันตามสิทธิ์ ประกอบไปดว ย 4 แถบ 1 ระบบงานสารบรรณ คือ เมนคู าํ ส่ังสาํ หรบั งานสวนตัว แสดงรายละเอียดเก่ียวกับการจัดการ เอกสารและปฏทิ ินสวนตัว 2 เจาหนา ที่ปฏิบัตงิ าน คอื เมนูคําสง่ั ของเจา หนางานสารบรรณหนว ยงาน / คณะทําหนา ท่ตี ง้ั คา การใชงานระบบ และรับสง เอกสารระหวา งหนว ยงาน 3 เวบ็ บอรด คอื เมนูท่ีไวส าํ หรบั พูดคุย แลกเปล่ียน ความคดิ เหน็ แจง ปญ หา หรอื ใหคาํ แนะนาํ ใน การใชระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส EDS 4 อ่ืน ๆ คือ เมนูสาํ หรับการตัง้ คาตางๆ ทอี่ ํานวยความสะดวกและรวดเรว็ ในการเขาใชระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนกิ ส เชน การเชื่อตอ การใชงานดวย Facebook การตงั้ คา อเี มลเพ่ือรบั ขา วสาร เปนตน

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 93. เมนคู าํ สัง่ ระบบงานสารบรรณ (สาํ หรบั ผูใชงานทัว่ ไป) ผูใชง านทว่ั ไป หมายถงึ อาจารย บคุ ลากร ภายในมหาวทิ ยาลัยท่มี ฐี านขอมูลในระบบ MIS มหี นาที่ในการอานเอกสารที่ถกู สง ตอ มาถึงตนเอง หรอื สงตอ เอกสารไปยังผูที่เกีย่ วขอ ง นอกจากนผี้ ูใชงานท่ัวไปยังสามารถท่จี ะจดั การปฏทิ ินสว นบคุ คลไดอ ีกดว ย และเพื่อใหง า ยตอการใชง าน ผพู ฒั นาไดอ อกแบบหนา ตาของระบบใหใ ชงานงา ยย่ิงข้นึ ในเวอรช ัน่ 3.0 3.1 เอกสารเขา เอกสารเขา หมายถงึ เอกสารท่มี ถี งึ ผรู ับ ซง่ึ เปน เอกสารท่ีถกู สง มาจากงานสารบรรณหรอื ผบู ริหารภายใน คณะ (ขนึ้ อยูกับขัน้ ตอนการสง ของแตละหนวยงาน) วธิ กี ารเรียกดเู อกสารทาํ ไดด ังน้ี ขนั้ ตอน 1.เอกสารเขา -> 2.ชือ่ เอกสารท่ปี รากฏ ภาพแสดงเอกสารเขา ซึง่ ภายในเอกสารกจ็ ะปรากฏรายละเอยี ดของเอกสาร เชน ทะเบยี นหนงั สือ เลขหนงั สือ ลงวันที่ ช้ันความเร็ว ตน เรือ่ ง เรือ่ ง ผลู งนาม เปนตน ภาพแสดงรายละเอียดเอกสารเขา3.2 เอกสารติดดาว เอกสารตดิ ดาว หมายถึง เอกสารท่ีผใู ชตอ งการใหค วามสาํ คญั เพือ่ งายตอการคน หาหรอื เพือ่ ใหสงั เกตไดเดน ชดั ซึง่ สามารถตดิ ดาวไดทกุ เอกสาร

คูมอื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 10ขนั้ ตอน 1. เอกสารเขา/คลิกชอ่ื เอกสาร -> 2.ตดิ ดาว ภาพแสดงขั้นตอนการตดิ ดาวใหเอกสาร เม่อื ตดิ ดาวแลวก็จะปรากฏรูป หนา เอกสารนัน้ ๆ วธิ ีเขาดเู อกสารที่ติดดาว คลกิ ท่ี เอกสารติดดาว หรอื ถา ตอ งการยกเลกิ ทําไดโ ดย คลกิ ที่แถบ เอกสารเขา -> คลิกชอื่ เอกสาร -> เอาดาวออก3.3 หมวดหมูเ อกสาร 3.3.1 การสรา งหมวดหมูใ หเ อกสาร เพื่อเพิ่มความสะดวกในการคนหาเอกสาร และตอ งการจัดหมวดหมู ผใู ชง านสามารถสรางหมวดหมไู ดไ มจํากัด เชน หมวดหมหู นงั สอื ประชุม หมวดหมหู นงั สือท่ัวไป เปนตน ข้ันตอน 1. หมวดหมูเ อกสาร -> 2. ( เพิม่ หวั ขอใหม) ภาพแสดงขน้ั ตอนการตงั้ หมวดหมูใหก ับเอกสาร เม่ือคลกิ แลวจะปรากฏแถบใหต้งั ชอื่ ภาพแสดงกลองตั้งช่ือใหหมวดหมูเอกสาร ผลลพั ธท อ่ี อกมา จะปรากฏหมวดหมเู อกสารใหหวั ขอ หมวดหมูเ อกสาร เมื่อตอ งการเพ่มิ หัวขอดา นในคลิกเคร่ืองหมาย เมือ่ ตองการแกไ ขชอ่ื หมวดหมู คลกิ ทีเ่ ครือ่ งหมาย และถาตอ งการลบคลกิ ท่ีเคร่อื งหมาย

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 11 ภาพแสดงหมวดหมกู บั เอกสารเมอื่ ทาํ การสรา งแลว 3.3.2 การเก็บเอกสารเขา ไปในหมวดหมู เมือ่ มีการสรา งหมวดหมู หรือสรา งกลองใหกับเอกสารแลว วิธีทจ่ี ะนาํ เอกสารเขาไปเก็บในกลองหรือในหมวดหมทู ําไดโ ดย คลิกท่ีเมนเู อกสารเขา จากน้นั คลกิ เลือกเร่อื งท่ตี อ งการเกบ็ เขา ในกลอ ง ดานลา งจะมีชอ งคาํ วา“เลือกหมวดหม”ู ทาํ การคลิกเพอ่ื เลือกหมวดหมู จากน้นั คลิกท่ี จดั หมวดหมู ข้ันตอน 1. คลกิ ทเ่ี อกสารเขา -> 2.คลกิ หนา ชื่อเรอ่ื ง -> 3.คลิกเลือกหมวดหมู -> 4.คลิก “จดั หมวดหม”ู ภาพแสดงขั้นตอนการเกบ็ เอกสารเขาไปในหมวดหมู3.4 ถังขยะ ถังขยะ หมายถงึ เอกสารทไี่ มตอ งการใหป รากฏอยูใ นรายการหนงั สบื รบั เขา ซ่งึ ผใู ชงานสามารถนํา เอกสารไปไวในถังขยะไดโ ดยคลกิ เลือกหนา เอกสารทตี่ อ งการจากน้นั เลือกปุม “ลบรายการทเี่ ลือก” (ในทาง ราชการแลวหนังสือจะไมถกู ทาํ ลายจนกวาผูท่ีเก่ียวขอ งจะดาํ เนินการ) เอกสารทถี่ ูกลบจะไปปรากฏในถังขยะ 3.4.1 การเกบ็ เอกสารไวใ นถงั ขยะ ขั้นตอน 1. คลิกทเ่ี อกสารเขา -> 2.คลิกหนา ชื่อเร่อื ง -> 3.ลบรายการที่เลือก ภาพแสดงข้นั ตอนการเกบ็ เอกสารเขาไปในถังขยะ

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 12 3.4.2 การนําเอกสารกลับคนื มา เมือ่ ตอ งการนําเอกสารที่อยูในถังขยะกลบั คนื มา ใหเ ขาไปทเี่ มนูถังขยะ เลือกเอกสารทต่ี อ งการจากนนั้ คลิกทีป่ มุ “นาํ รายการทเี่ ลอื กกลับมา” เอกสารก็จะไปปรากฏทเี่ อกสารเขาเหมือนเดมิ ดังรปู ข้นั ตอน 1. คลกิ ทถี่ ังขยะ -> 2.คลกิ หนาชอ่ื เรอ่ื ง -> 3.นํารายการทเ่ี ลือกกลับมา ภาพแสดงขนั้ ตอนการนาํ เอกสารกลับมา3.5 คน หาเอกสาร (สว นบคุ คล) ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส ไดเ ปด ชองทางในการคนหาไวหลายชอ งทาง ไดแก คน หาดว ยคําสาํ คญัคน หาจากวันท่ีสรา ง คน หาจากประเภทของเอกสาร คนหาจากวันทล่ี งทะเบยี น เปน ตน เพ่อื อาํ นวยความสะดวกแกการคน หาและใหม ปี ระสทิ ธภิ าพมากท่สี ุด ข้ันตอน 1. พิมพขอ ความทีต่ องการคน หาในชองวาง -> 2. กด Search ภาพแสดงขน้ั ตอนการคน หาเอกสาร3.6 ปฏทิ นิ ปฏทิ นิ หมายถงึ ปฏิทนิ ท่แี สดงกจิ กรรมของผูใชงาน ซึง่ แสดงเปน ตารางคลายกบั ปฏทิ นิ ตงั้ โตะ โดยส่งิ ที่แสดงในปฏิทนิ เชน หนงั สือรับเขา หนงั สือประชาสมั พันธจ ากสว นกลาง หรือปฏิทินกิจกรรมของตวั เอง เปนตน

คมู ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 13 ภาพแสดงปฏทิ นิ3.7 งานทไี่ ดร บั มอบหมาย งานที่ไดรับมอบหมาย หมายถึง งานท่ีผูบริหาร หรอื ผูท่ีมีสทิ ธส์ิ ง่ั การ ส่ังใหทํางานชิ้นนั้น ๆ โดยจะแนบเอกสารมาดวยหรือไมก็ได งานที่มอบหมายมานน้ั อาจเปนงานท่มี ากับตนเร่อื งหนงั สอื หรือมาจากการสง่ั การของผูบริหารโดยตรงก็ได โดยภายในเมนูงานทไี่ ดรับมอบหมาย จะมกี ลอ งตอบโต เพอื่ ตอบกลับการส่งั การของผูบ รหิ ารข้นั ตอน 1.คลกิ งานทไ่ี ดรับมอบหมาย -> 2.รายละเอยี ดงานท่มี อบหมาย ภาพแสดงข้นั ตอนการเรยี กดูงานท่ีไดร ับมอบหมายTIPS >> การมอบหมายงานจะทําไดก ็ตอเม่อื งานสารบรรณกําหนดสทิ ธใ์ิ หเ ทา นนั้

คมู อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 144. เมนคู าํ สงั่ เจา หนาทป่ี ฏิบตั ิงาน (สาํ หรบั เจาหนา ท่ีงานสารบรรณ) เจาหนาทงี่ านสารบรรณ เปนบคุ คลทีม่ ีสว นสาํ คัญในการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส เปรยี บเสมือนผูด ูแลระบบของหนว ยงาน เมื่อเริม่ ตนใชง านนัน้ งานสารบรรณตองทําการตง้ั คาของระบบเสยี กอ น (รายละเอยี ดกลา วไปแลวในหวั ขอ2.1 การตัง้ คา การใชงาน) หลังจากท่ีกําหนดคา เสรจ็ แลวงานสําคญั ทเ่ี จาหนา ท่ีงานสารบรรณตองทาํ คอื การรับสงหนงั สือสามารถสรปุ เปน แผนผังการทํางานไดดงั น้ีภาพแสดงการทํางานรบั สงเอกสารของงานสารบรรณ

คูมอื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 154.1 จดั การเอกสาร การจดั การเอกสารของเจา หนาที่ปฏบิ ตั งิ านนน้ั มีสว นคลายคลึงกับการจดั การเอกสารของผูใ ชทัว่ ไป แตจะแตกตางกันตรงทเ่ี ปน การจัดการเอกสารของหนวยงาน 4.1.1 การลงทะเบยี นเอกสาร สวนท่ีสําคญั ท่ีเจา หนา ท่ปี ฏิบตั ิงานตอ งทําเปนลาํ ดับแรกคือ การเชค็ เอกสารจากตา งหนว ยงาน แลวทาํ การลงทะเบียนรบั จากนัน้ สง ตอ ไปตามระบบ ข้นั ตอน 1. คลิกที่แถบเจาหนา ทป่ี ฏิบตั ิงาน -> 2. เอกสารจากตา งหนว ยงาน/คลกิ เลือกเอกสาร ->3.ลงทะเบียน ภาพแสดงข้นั ตอนการลงทะเบยี นหนังสอื รบั เขา เมอื่ มาถึงขนั้ ตอนการลงทะเบียนจะปรากฏหนาตา งดงั ภาพ กรอกรายละเอยี ด กรอกผรู ับ จากน้ันกด“บนั ทกึ ขอ มูล” หนงั สอื ทีผ่ านการลงทะเบยี นจากหนว ยงานแลวจะถกู สงไปยงั ผรู ับ

คมู อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 16 ภาพแสดงรายละเอยี ดการลงทะเบียนหนงั สือรบั เขา4.2 การสรางเอกสาร การสรางเอกสารสามารถทําได 2 วิธคี ือ 1. สรา งจากไฟล คือการสรา งเอกสารโดยแนบไฟลทพี่ ิมพ หรือไฟลจ ากการสแกนแนบ โดยแบงหนังสอืออกเปน 2 ประเภทคือ หนังสือรบั สง และหนงั สือคาํ สั่ง ซึ่งสามารถสง ใหบ คุ ลากรไดท ้ังมหาวิทยาลยั ขน้ั ตอน 1.คลิกที่แถบเจาหนา ท่ปี ฏบิ ัติงาน -> 2.สรา งเอกสาร -> 3.กรอกรายละเอยี ด 4-> แนบไฟล ภาพแสดงขั้นตอนการสรา งเอกสารโดยการสรา งจากไฟล 2. สรา งจากเทมเพลต คอื การสรา งเอกสารจากแบบฟอรม เสมอื นวา พิมพเอกสารอยใู นโปรแกรมMicrosoft Word นอกจากน้ยี งั สามารถบันทึกเทมเพลตทเี่ ราสรา งได และเรยี กใชใ นภายหลงั

คูม อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 17ข้ันตอน 1.คลิกทแ่ี ถบเจาหนา ทป่ี ฏิบัตงิ าน -> 2.สรางจาก Template -> 3.เขยี นรายละเอียด ภาพแสดงขน้ั ตอนการสรางเอกสารดว ยเทมเพลต เม่อื เขยี นขอ ความเสร็จแลว ใหค ลิกปมุ Create ดานบน จะปรากฏขอความใหเ ลอื กวา จะเก็บในประเภท หนงั สือแบบใด และจะแสดงรายละเอียดใหก รอกอกี ครง้ั กอ นจะทําการสง TIPS >> ทง้ั การลงทะเบยี นและการสรา งเอกสารน้นั จะตอ งกําหนดผูรับเอกสารดวย (รายละเอยี ดจะปรากฏหลงั จากลงทะเบียนแลว ) นอกจากน้ี ยังสามารถกําหนดไดวาตองการใหเ อกสารไปปรากฏในหนาแรกของระบบ EDS หรอืกําหนดไดว า ตอ งการสง SMS ไปยงั บุคลากรทีร่ บั เอกสาร (ในกรณที ม่ี กี ารบนั ทกึ เบอรโ ทรศัพท) โดยการคลิกเลอื กทปี่ ุมดังภาพภาพแสดงการเผยแพรเอกสารไปยงั หนา หลกั EDS และการสง SMS ไปยังผรู ับเอกสาร

คูม อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 18 4.2.1 การต้งั คาสาํ หรับสง SMS ไปยังผูร ับเอกสาร ระบบ sms จะทาํ การสงขอ ความเตอื นไดใน 2 กรณคี ือ 1. มเี อกสารรบั เขา ระหวางหนวยงาน 2. มเี อกสารรบั เขาของบคุ ลากรในหนว ยงาน ซึ่งการเพิ่มเบอรโ ทรศัพทส ําหรับการรับขอ ความเตอื นเอกสารระหวา งหนวยงาน สามารถเพมิ่ ไดห ลายเบอร ขน้ึ อยูกบั จาํ นวนผรู บั ผดิ ชอบ(เจา หนาทีง่ านสารบรรณของหนว ยงานน้ัน ๆ) ในกรณีทจี่ ะเพม่ิ เบอรโ ทรศพั ทข องบุคลากรในหนว ยงาน ใหเจาหนาทง่ี านสารบรรณพิจารณาเพมิ่ เบอรโทรศัพทใ หเ ฉพาะบคุ คลทเี่ หมาะสม 4.2.1.1 การเพมิ่ เบอรโทรศพั ทข องเจาหนา ท่ีงานสารบรรณ (กรณรี ะหวางหนวยงาน) ทําไดด ังน้ี 1) เมนกู ารจัดการ -> เบอรโ ทรศพั ทข องเจา หนา ที่2) คลกิ ที่ เพมิ่ ขอมลู และกรอกขอมูล

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 194.2.1.2 การเพ่ิมเบอรโ ทรศัพทใหบ คุ ลากร เจา หนาท่ีงานสารบรรณสามารถสง หรอื Forward เอกสาร พรอมดว ย SMS ไดไปยังบุคลากรหากเปนเอกสารดวนหรอื มคี วามสาํ คัญ หรอื ตอ งการใหส ง SMS เตือนผูรบั ดวย ทําไดด งั นี้ 1) เมนจู ัด การจดั การ – จัดการสทิ ธ์ิของบคุ ลากร2) คลิกท่ี แกไ ขเบอรโทรศพั ทของบุคลากรทตี่ องการกําหนดเบอรโทรศัพท แลวกรอกขอ มูล4.3 ตดิ ตามเอกสาร เอกสารทสี่ งออกไปนั้น งานสารบรรณหนว ยงานสามารถตดิ ตามเอกสารทีส่ ง ไปได โดยแบงเปน 2 ประเภทคอื 4.3.1 เอกสารสงออก คอื เอกสารสงออกท่ัวไป ตน ทางจะสามารถตรวจสอบไดวาปลายทางที่สง ไปนนั้ไดรับ ไดอ าน และลงทะเบยี นหรอื ยังและหากมีการมอบหมายงานเกดิ ข้นึ กจ็ ะแสดงใหเหน็ ดวย ขนั้ ตอน 1.คลกิ ท่แี ถบเจา หนาทีป่ ฏิบัตงิ าน->2.เอกสารสงออก->3.ชือ่ เร่ือง->4.ชือ่ หนว ยงานและสถานะเอกสารทสี่ ง ไป

คมู ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 20 ภาพแสดงการตดิ ตามเอกสารที่สง ไปยงั ตา งหนว ยงาน 4.3.2 เอกสารถงึ ผบู ริหาร คือ เอกสารทต่ี องการนาํ เสนอแกผ บู ริหารพิจารณา งานสารบรรณกส็ ามารถท่ี จะตดิ ตามไดเชน กัน ขนั้ ตอน 1.คลกิ ท่ีแถบเจา หนา ท่ปี ฏบิ ตั ิงาน->2.เอกสารถึงผูบริหาร->3.ชอ่ื เรอื่ ง->4.ช่อื ผูบริหาร และสถานะเอกสารท่สี ง ไป ภาพแสดงการติดตามเอกสารที่สงไปถงึ ผบู ริหาร TIPS >> สาํ หรบั การตดิ ตามเอกสารทสี่ ง ใหบุคลากรในหนว ยงานนั้น สามารถตรวจสอบไดเ ชนกัน โดยเขาไปท่ีเอกสารจากตา งหนว ยงาน -> คลกิ เรอ่ื งเอกสาร -> คลิกคาํ วา “ลงทะเบยี นแลว”(ดานบน) -> เลือกแถบผูมีสทิ ธอ์ิ า น จะปรากฏรายละเอยี ดการอา นเอกสารนน้ั ๆ

คมู ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 214.4 การจดั การ การจัดการ หมายถึง การต้ังคาการใชง านของโปรแกรม เปนสิง่ ทส่ี ําคัญท่ีสุดกอนลงมอื ใชงานโปรแกรมเชน จดั การฝา ยใหหนว ยงาน จดั การฝายใหบ คุ ลากร การจดั การประเภทหนังสือ เปน ตน 4.4.1 ฝายของหนว ยงาน ในหนวยงานหนึ่ง อาจจะมีหนวยงานยอ ยหลาย ๆ หนวยงาน ดังนั้นตอ งมกี ารกําหนดฝาย หรือหนว ยงานยอ ยใหก ับระบบกอ น ขน้ั ตอน 1.คลกิ ท่ีแถบเจา หนาท่ีปฏิบัติงาน -> 2.ฝา ยของหนวยงาน -> 3.เพิม่ ขอ มูล -> 4.กรอกรายละเอยี ด -> 5.บนั ทึก ภาพแสดงขัน้ ตอนการเพ่มิ หนว ยงานTIPS >> การแกไ ขและการลบฝายของหนวยงานนัน้ ใหค ลกิ ท่คี าํ วา “แกไข” หรอื “ลบ” ดา นหลังของฝา ยท่ีสรา งขนึ้ แลว 4.4.2 การจัดการสทิ ธ์ิใหก ับบคุ ลากร คอื การกําหนดวาบคุ ลากรแตละคนอยใู นกลุมใด ฝายใด และมสี ทิ ธ์ิทําอะไรไดบาง เชน แนบลายเซน็ อเิ ล็กทรอนิกส สทิ ธม์ิ อบหมายงาน เปน ตน ขนั้ ตอน 1.คลิกทแ่ี ถบเจา หนา ท่ีปฏิบตั งิ าน -> 2.จดั การสิทธิ์ของบคุ ลากร ->3.เลือกฝา ยงาน ->4. กําหนดสิทธิ์ -> 5.บันทึก

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 22 ภาพแสดงขัน้ ตอนการกาํ หนดสทิ ธิใ์ หบ ุคลากร TIPS >> กอนท่ีจะแนบลายเซ็นอเิ ล็กทรอนกิ สไ ด งานสารบรรณตอ งทําการอพั โหลดไฟลล ายเซน็ อิเล็กทรอนิกสลงไปเสียกอน ขน้ั ตอน คอื 1.คลกิ ทีแ่ ถบเจาหนา ทีป่ ฏิบตั ิงาน -> 2.จัดการสทิ ธ์ขิ องบคุ ลากร ->3.แกไ ขลายเซน็ ดังภาพภาพแสดงข้นั ตอนการอพั โหลดลายเซน็ อิเล็กทรอนิกส

คูม ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 23 เม่อื คลกิ “แกไขลายเซน็ ” แลว จะปรากฏหนา ตางใหอ พั โหลดไฟลลายเซน็ เม่ืออัพโหลดไฟลเสร็จแลว ใหค ลิกปุม Closeดา นบน ภาพแสดงอัพโหลดลายเซน็ อิเลก็ ทรอนกิ สTIPS >> กอ นทีจ่ ะสง SMS ได งานสารบรรณตอ งทําการแกไ ขเบอรโ ทรศพั ทข องบคุ ลากรกอ น ข้ันตอน คือ 1.คลิกทแ่ี ถบเจา หนาทป่ี ฏบิ ตั งิ าน -> 2.จัดการสทิ ธ์ขิ องบคุ ลากร ->3.แกไขเบอรโทรศัพท ดังภาพเมอื่ คลิก “แกไ ขเบอรโทรศัพทแลว ” จะปรากฏหนา ตางใหแ กเ บอรโ ทรศพั ท เมอื่ อพั โหลดไฟลเสรจ็ แลวใหค ลกิ ปมุ บนั ทึก

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 24 ภาพแสดงการแกไ ขเบอรโ ทรศัพท 4.4.3 ประเภทการสง เอกสาร (ทะเบียนหนังสือ) เปนการจดั ประเภทการสง เอกสาร ซง่ึ จะปรากฏอยูในชอ งทะเบยี นหนงั สอื เม่อื ทาํ การสรางหนังสอื ขั้นตอน 1.คลกิ ท่ีแถบเจา หนา ท่ปี ฏบิ ัตงิ าน -> 2. ประเภทการสงเอกสาร -> 3.เพมิ่ ขอ มลู -> 4.กรอกรายละเอียด -> 5.บันทึก ภาพแสดงขน้ั ตอนการกาํ หนดประเภทการสง เอกสาร4.4.4 ประเภทคําสั่ง เปน การจดั การประเภทของคาํ สั่ง ขั้นตอน 1.คลกิ ทแ่ี ถบเจาหนา ทปี่ ฏบิ ตั งิ าน -> 2.ประเภทคาํ สัง่ -> 3.เพ่มิ ขอมูล -> 4.กรอกรายละเอียด -> 5.บันทึก

คมู อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 25 ภาพแสดงขั้นตอนการกาํ หนดประเภทคาํ สงั่ เอกสารTIPS >> การตั้งคาประเภทการสง เอกสารและประเภทคาํ สง่ั นน้ั จะใหระบุจํานวนวนั ท่ีเก็บเอกสารดวย เจาหนาท่ีงานสารบรรณควรจะกําหนดดวย ถาไมก าํ หนดระบบจะกาํ หนดใหอตั โนมตั เิ ปน 10 ป (3,650 วัน) 4.4.5 ประเภทการตอบรบั คอื ขอความท่ผี สู งตอ งการสอ่ื ถึงผูรบั วามวี ัตถุประสงคใด เชน เพอ่ื ทราบ เพ่อืพจิ ารณา เพ่ืออนุมตั ิ เปน ตน ข้นั ตอน 1.คลิกท่แี ถบเจา หนา ทป่ี ฏบิ ัตงิ าน -> 2. ประเภทการตอบรบั ->3.เพม่ิ ขอ มลู -> 4.กรอกรายละเอียด -> 5.บนั ทึก

คมู อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 26 ภาพแสดงขน้ั ตอนการกาํ หนดประเภทการตอบรับ 4.4.6 ประเภทเอกสาร คือ การกาํ หนดประเภทของเอกสารเพื่องายตอการจดั เกบ็ และการคน หา ขั้นตอน คลกิ ท่แี ถบเจา หนา ที่ปฏิบตั งิ าน -> ประเภทเอกสาร -> เพิม่ ขอ มลู -> กรอกรายละเอยี ด ->บนั ทึก ภาพแสดงขั้นตอนการกาํ หนดประเภทเอกสาร

คูม ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 274.5 ตัวเลือกเพม่ิ เตมิ 4.5.1 ขอความชวย คอื ขอ ความท่ีใชบ อ ย ๆ ไดแก จาก ถึง เลขหนว ยงาน ขอความตอบดว นสาํ หรบัผูบ รหิ าร ขอความตอบดว นสําหรบั การมอบหมายงาน เปนตน เราสามารถเพ่ิมขอความทใ่ี ชบ อ ยลงไปไดโดยไมตองเสียเวลาพมิ พใหมท ุกครั้ง ขน้ั ตอน 1.คลิกทีแ่ ถบเจา หนา ทปี่ ฏิบัติงาน -> 2.ขอ ความชวย/ คลกิ แกไ ข (ในหวั เร่ืองทตี่ อ งการเพม่ิ ) -> 3.เพ่ิมขอมลู -> 4.กรอกรายละเอียด -> 5.บันทึก ภาพแสดงการเพมิ่ ขอ ความชวยTIPS >> การแกไ ขและการลบขอความชว ย ใหคลกิ ที่คาํ วา “แกไ ข” หรือ “ลบ” ดานหลงั ของขอ ความชว ยทีส่ รา งขน้ึ แลว 4.5.2 Running Number Control คอื จาํ นวนหนังสอื ของแตละประเภท ท่หี นวยงานน้นั ๆ สรางขึ้นมา

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 28 ภาพแสดง Running Number Control 4.6 จดั การปฏิทนิ นอกเหนอื จากการรับสงหนงั สือแลว งานสารบรรณหนวยงานยงั มีหนา ท่ีอกี ประการหนงึ่ กค็ ือการเพมิ่ กจิ กรรมลงไปในปฏทิ ินของหนว ยงาน ซงึ่ จะเปนการประชาสัมพันธขาวสารที่จะเกดิ ข้นึ ภายในคณะใหบคุ ลากรทกุ คนในหนว ยงานไดร ับทราบนอกจากนย้ี ังสามารถเพมิ่ กจิ กรรมในระดบั มหาวิทยาลยั นัน่ คอื ประกาศขา วสารใหร บั รไู ดท งั้ มหาวทิ ยาลัย 4.6.1 ปฏิทนิ กลางมหาวทิ ยาลยั คอื กิจกรรมท่ีหนว ยงานตองการประกาศเผยแพรล งในปฏทิ ินกลาง มหาวทิ ยาลยั เพื่อใหบ ุคลากรทุกคนในมหาวทิ ยาลัยรบั ทราบ ขั้นตอน 1.คลิกที่แถบเจาหนา ทีป่ ฏบิ ัตงิ าน -> 2.ปฏิทินกลางมหาวทิ ยาลัย/เพ่มิ ขอมลู -> 3.กรอกช่ือ กจิ กรรม-> 4.กาํ หนดชวงเวลา-> 5.รายละเอยี ดกจิ กรรม -> 6.บนั ทกึ

คูมอื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 29 ภาพแสดงข้ันตอนการเพ่ิมกจิ กรรมลงในปฏิทินกลางมหาวทิ ยาลัย 4.6.2 ปฏทิ นิ ของหนว ยงาน คือ กจิ กรรมทหี่ นวยงานตอ งการประกาศเผยแพรใ หบคุ ลากรทกุ คนในหนว ยงานรบั ทราบ ซง่ึ จะมองเห็นเฉพาะบุคลากรสังกดั หนวยงานนนั้ เทานั้น ขั้นตอน 1.ปฏิทินของหนว ยงาน -> 2.กรอกหัวขอ -> 3.กาํ หนดวันเวลา -> 4.กรอกรายละเอยี ดกิจกรรม ->5.บนั ทึก

คมู อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 30 ภาพแสดงขั้นตอนการเพิ่มกจิ กรรมลงในปฏิทนิ ของหนว ยงาน4.7 รายงาน ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส ไดเ กบ็ รวบรวมรายงานท่จี ําเปน เพื่อใชประโยชนในการคดิ วเิ คราะหทศิ ทางการใชงานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสของหนว ยงานตา ง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย โดยมรี ายงานตาง ๆไดแก - สรปุ เอกสารของแตล ะหนวยงาน - เอกสารตามทะเบียน (xls) - การรับ-สง เอกสารตา งหนวยงาน - การอา นเอกสารของบคุ ลากร - การสง เอกสารไปตา งหนวยงาน

คูม ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 31 ภาพแสดงรายงานประเภทตาง ๆ TIPS >> ผูใชงาน สามารถสงออกรายงานเอกสารในรปู แบบไฟล Excel ได โดยคลิกท่ี เอกสารตามทะเบียน (xls) -> เลือกประเภทของเอกสาร –> กดปมุ ดาวนโ หลดทง้ั หมด 4.8 ทาํ ลายเอกสาร การทาํ ลายเอกสารนั้น เปน เร่อื งท่ตี องใหค วามสาํ คญั เปนพิเศษ เพราะเกี่ยวของกบั กฎหมายและ กฎระเบยี บของงานสารบรรณ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สไ ดกาํ หนดวิธีดาํ เนินการในการทาํ ลายเอกสารไว ไดแก กําหนดวนั ทาํ ลาย สรา งชุดเอกสาร ชุดเอกสารรอทาํ ลาย และชุดเอกสารทาํ ลายแลว 4.8.1 กาํ หนดวันทาํ ลาย หนงั สอื ท่หี นวยงานรับเขามานั้น จาํ เปน ตองกาํ หนดวนั หมดอายุของเอกสารอาจจะเปน 1 ป 5 ป 10 ป 15 ป หรือจะคงไวตลอดไป (รายละเอียดเพ่ิมเตมิ สอบถามไดท ่ีงานสารบรรณมหาวทิ ยาลัย) ดังนน้ั งานสารบรรณจงึ จําเปนตอ งกําหนดวนั ทําลายเอกสาร ดังน้ี ข้ันตอน 1.กําหนดวันทาํ ลาย -> 2.เลอื กป -> 3.คลิกตกลง

คูมอื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 32 ภาพแสดงการกําหนดวันทําลายเอกสาร4.8.2 สรางชุดเอกสาร เม่อื กําหนดวันทาํ ลายเอกสารแลว ขัน้ ตอนตอ ไปคือการจดั กลมุ ของเอกสารตามปท่กี าํ หนดไวโดยการสรา งชุดอกสารกอน ดงั น้ี ข้ันตอน 1.สรางชดุ เอกสาร -> 2.เพมิ่ ขอ มลู -> 3.พมิ พร ายละเอยี ด คลกิ บนั ทกึ ขอ มูลภาพแสดงการสรา งชุดเอกสาร

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 33 จากน้นั ใหคลิก “เลือกเอกสาร”นาํ เอกสารทเี่ ราต้ังคา ไวใ นขอ 4.8.1 มาไวในชุดเอกสาร4.8.3 ชุดเอกสารรอทําลาย ชดุ เอกสารทร่ี อการทําลายจะเปนเอกสารที่สามารกําหนดไดวา จะใหก ระทาํ การสิ่งใดหลงั จากครบกําหนดแลว ไดแ ก การยกเลกิ การอา น และการยกเลกิ การสืบคน ภาพแสดงการเอกสารรอการทําลาย 4.8.4 ชดุ เอกสารทําลายแลว เมอ่ื ชดุ เอกสารไดก ระทาํ การตามขอ 4.8.3 แลวกจ็ ะสง ผลตอ เอกสารชน้ิ นน้ั ๆ ตามคาํ สัง่ TIPS >> การทําลายเอกสารในระบบ EDS น้ัน กระทาํ ขน้ึ ตามระเบยี บ – ขั้นตอน ของงานสารบรรณ ซง่ึ ผูดูแลระบบสามารถทดสอบการใชง านได แตใ นทางปฏิบตั นิ น้ั เอกสารทกุ ฉบับมีความสาํ คัญ ดงั น้ันระบบจงึ ยงั ไมอ นญุ าตใหท ําลายเอกสารไดจรงิ เปน เพยี งแคแนวทางในการทํางานเทาน้ัน

คมู ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 345. การใชง านของผูบ ริหาร ผูบรหิ าร คอื ผูท่มี ีหนาที่ในการพิจารณาสั่งการ อาจจะเปน ผอู ํานวยการ คณบดี รองคณบดี หวั หนา ภาควิชา ฯลฯข้นึ อยูกบั หนว ยงานน้นั ๆ จะกําหนดให การพจิ ารณาสง่ั การของผูบรหิ ารนนั้ จะมกี ารแนบลายเซ็นอิเลก็ ทรอนิกสป ระกอบหนังสือชน้ิ นน้ั ๆ ดว ย โดยมีการกาํ หนดรหสั ผา นไวหลายชน้ั เพื่อความปลอดภัย ผทู ม่ี หี นา ในการการเพม่ิ /การแกไ ขลายเซน็อิเล็กทรอนิกส คืองานสารบรรณหนว ยงานTIP >> การใชง านระบบในสว นอน่ื ๆ ของผบู ริหาร จะมลี ักษณะเหมอื นกบั ผใู ชงานท่ัวไป (ดงั ทีก่ ลา วในหวั ขอ ท่ี 3 เมนคู าํ ส่งัระบบงานสารบรรณ (สาํ หรับผใู ชง านทั่วไป)) 5.1 การแนบลายเซ็นอเิ ล็กทรอนิกส เมอื่ เขาสูระบบแลว ผบู รหิ ารสามารถสัง่ การและแนบลายเซ็นอเิ ลก็ ทรอนกิ สได ตามขัน้ ตอนดังนี้ ขั้นตอน 1.ระบบงานสารบรรณ -> 2.เอกสารเขา (หรอื คลกิ วนั ทม่ี เี อกสารเขา บนปฏทิ นิ ) จากน้ันใหคลกิ ชื่อเรอ่ื งเอกสารทต่ี อ งการแนบลายเซน็ อิเล็กทรอนิกส ภาพแสดงการเขา อานเอกสารของผบู รหิ ารเม่อื คลิกช่อื เร่ืองเอกสารแลวใหค ลกิ “แนบลายเซ็นอิเลก็ ทรอนกิ ส”

คมู ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 35 ภาพแสดงปุมแนบลายเซ็นอิเลก็ ทรอนกิ ส ในการเขาใชง านครงั้ แรกนนั้ ผูบรหิ ารตอ งทาํ การยนื ยนั รหสั ผา น ดวยรหสั ตัวเลข 4 ตวั กอน เพอ่ื ความปลอดภัยในการแนบลายเซน็ อิเล็กทรอนกิ ส เมื่อกด “แนบลายเซน็ อเิ ล็กทรอนิกส” จะขน้ึ ขอ ความเตอื น ดังภาพ ภาพแสดงขอความเตือนใหตง้ั รหสั ผา น ระบบจะใหท า นกรอกรายละเอยี ดเกีย่ วกับรหสั ผา นกอ นแนบลายเซน็ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส เมื่อทําการกรอกรายละเอยี ดเสร็จใหก ดปมุ บนั ทกึ จะปรากฏผลดังรูปภาพแสดงหนา ตา งการใสรหสั ผานกอ นแนบลายเซน็ อเิ ล็กทรอนกิ ส และแสดงเม่ือใสร หสั ผา นเรยี บรอ ยแลว

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 36จากนั้นทานสามารถสั่งการและแนบลายเซ็นอเิ ล็กทรอนิกสไดโดยใสรหสั ผา นทตี่ ้ังไดต ง้ั ไว ภาพแสดงการสั่งการและแนบลายเซน็ อเิ ล็กทรอนิกส5.2 ผลลพั ธก ารแนบลายเซน็ อเิ ลก็ ทรอนกิ สเมอื่ ผูบรหิ ารไดแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส คาํ สั่งการและลายเซ็นอเิ ลก็ ทรอนกิ สท ่ีแนบจะไปปรากฏยงั ผรู ับภาพแสดงการส่ังการและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกสท ีป่ รากฏบนหนา จอผูที่ถกู สง่ั การ

คูมอื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 376. เวบ็ บอรด เวบ็ บอรด เปนส่อื อีกอยางในการอาํ นวยความสะดวก ในการถาม-ตอบ โดยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สไดน าํ มาใชเพอื่ จะไดร บั ทราบขอเสนอแนะ และปญ หาท่ีเกิดขน้ึ กบั การใชร ะบบเพอ่ื จะไดป รบั ปรงุ ระบบไดอ ยา งตามตองการ ภาพแสดงเวบ็ บอรดของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส มหาวิทยาลยั มหาสารคาม- หวั ขอ ของกระดานสนทนา สนทนาเรื่องการใชโปรแกรม EDS เปนหัวขออกี อยางทีใ่ ชในการพูดคยุ กนั ผา น ระบบเว็บบอรดทส่ี ามารถ แสดงทศั นะในการใชโ ปรแกรมระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส- หอ งสนทนาเรอื่ งทั่วไป การสนทนาในหวั ขอน้ีอาจจะไมเปนเกีย่ วกบั เร่อื งสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สก ไ็ ด หรอื อาจจะเปน เรอ่ื งที่เกิดขนึ้ ภายในมหาวทิ ยาลยั หรือความเคลือ่ นไหวตางๆ- หอ งสนทนาแลกเปลี่ยนความรู เปน หัวขอ เกีย่ วกับการสนทนาแลกเปลยี่ นความรูในเรอื่ งโปรแกรมการใช งานตา งๆ ซ่งึ สามารถท่ีจะแลกเปลยี่ นความรูกันไดโ ดยตรง- แจง ปญ หา/คําแนะนาํ สาํ หรับ EDS เปน หัวขอแจง ปญหาของการใชร ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส ซ่งึ สามารถแจง และใหคําแนะนําแกผ พู ฒั นาหรอื ทีมพฒั นาดว ย

คูมือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 387. อ่นื ๆ 7.1 การตั้งคาอเี มล บุคลากรที่มีอเี มลข องมหาวิทยาลยั สามารถกาํ หนดใหร ะบบงานสารบรรณฯ สง อีเมล เตือนเม่ือมเี อกสาร ใหมท่ยี งั ไมถูกเปด อาน (อีเมลเ ฉพาะ @msu.ac.th เทานั้น) ขน้ั ตอนการต้ังคา ทําไดดังน้ี ขน้ั ตอน 1.คลกิ แถบอืน่ ๆ -> 2.ตง้ั คาอีเมล -> 3.กรอกอเี มลลงไป กดบนั ทกึ ขอ มลู ภาพแสดงการตัง้ คา อเี มล 7.2 เช่ือมตอกบั Facebook หากคณุ เปน สมาชิกของ Facebook อยูแลว คณุ สามารถเชอ่ื มโยงบญั ชีผูใชของ Facebook กบั ลอ็ คอนิ ของระบบงานสารบรรณฯ ได โดยระบบจะแสดงจาํ นวนเอกสารท่ีทานยงั ไมไ ดอา นใน Facebook (เมื่อคณุ add MSU-EDS ไวเปนบุคมารค ) 1. เม่ือเขา ลอ็ กอินเขา ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส แลว เลอื กแถบเมนู อ่นื ๆ จะเหน็ เมนูขา งซายการต้งั คาของสมาชกิ เลอื ก เช่อื มตอกับ Facebook

คูม ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 39 ภาพแสดง การเชือ่ มตอระบบ EDS กับ Facebook (1) 2. หลังจากทค่ี ลิก เชอ่ื มตอ กับ Facebook แลว ระบบจะเขาสูหนา ยินดีตอ นรับ และใหคลกิ ตรงวงกลมหมายเลข 2เพ่อื ที่จะเช่ือมบัญชเี ขา ดวยกนั ภาพแสดง การเชอ่ื มตอระบบ EDS กับ Facebook (2)

คมู อื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 40 3. หลงั จากท่ี คลิก เชอื่ มเขาบัญชเี ขา ดวยกัน แลว ระบบจะถามใหท า นทาํ การเพิม่ ไปยังบุคมารคของ EDS-MSUซง่ึ เปนกลมุ อยใู น Facebook เพื่อระบบจะสามารถแจง เตือนทา น หากมเี อกสารใหม ภาพแสดง การเช่อื มตอ ระบบ EDS กับ Facebook (3) 4. หลงั จากทาํ การเพม่ิ ไปยัง บคุ มารค ของ EDS-MSU ซึ่งเปนกลมุ อยูใน Facebook แลว ระบบจะใหคลิกเพอ่ืยนื ยันในการเช่ือมระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส กบั Facebook ดงั รปู ภาพแสดง การเชอ่ื มตอระบบ EDS กบั Facebook (4) 5. หลงั จากคลกิ เพ่อื ยนื ยันในการเชอื่ มระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส กบั Facebook แลว ระบบจะใหทาํ การเพม่ิเปนท่ี คน่ั หนา โดน คลิกปมุ วงกลมสแี ดง แลวจะข้ึน หนา คน่ั หนา แอพลิเคชั่น โดยใหค ลิกอกี คร้ังเพอื่ เปน การยนื ยนั ภาพแสดง การเชือ่ มตอ ระบบ EDS กบั Facebook (5)

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 41 6. หลงั จากที่ ทาํ การเพมิ่ ที่คัน่ หนา แลว ระบบจะกลับมาหนา หนาแรกของหนา Facebook แลวจะเหน็ วาตรงเมนูดานซาย วงกลมสแี ดงหมายเลข 6 จะเหน็ วา มชี ่อื MSU-EDS ทีไ่ ดทาํ การเพ่ิมขน้ึ อยูใน Facebook ของทาน ภาพแสดง การเชือ่ มตอ ระบบ EDS กับ Facebook (6) 7. และเม่อื ไดค ลิก เมนู MSU-EDS แลว จะสามารถไปสหู นา ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส และสามารถคลิกลอ็ กอนิ ดว ยบัญชี Facebook ไดเลย โดยไมต อ งกรอก Username Password ซ่ึงเปน การลดชัน้ ตอนการลอ็ กอิน ภาพแสดง การเชือ่ มตอ ระบบ EDS กบั Facebook (7) 7.3 EDS-Desktop เปนโปรแกรมการเชื่อมตอ การใชงานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส เพือ่ แสดงตวั เลขและตัวเอกสารทไ่ี ดท าํ การอา นโดยโปรแกรมจะทําการ Run อยู Taskbar ดานลา งขวา ซง่ึ ลกั ษณะจะคลาย Message Box ซง่ึ มี มวี ธิ ีการตดิ ตัง้ โปรแกรมดงั ตอ ไปน้ี

คูม ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 42 1. เมอื่ เลือก เมนูการตง้ั คาสมาชิก ที่ EDS-Desktop แลว ใหท าํ การติดตัง้ โปรแกรม Adobe AIR ตามวงกลมสีแดงหมายเลข 1 ภาพแสดง การติดตั้งโปรแกรม Adobe AIR (1) 2. หลงั จากทที่ ําคลกิ ตามวงกลมหมายเลข 1 แลวจะเห็นปมุ Download now โปรแกรม โดยคลิ๊กทปี่ ุมDownload now หมายเลข 2 ภาพแสดง การติดตง้ั โปรแกรม Adobe AIR (2) 3. หลังจากทท่ี าํ คลิก Download Now แลว ระบบจะทําการขอบคณุ ท่สี นับสนุนการใชโ ปรแกรม โดยการ Clickhere to download ตามวงกลมหมายเลข 3 ภาพแสดง การติดต้ังโปรแกรม Adobe AIR (3) 4. หลงั จากทท่ี ํา คล๊ิก ที่ Click here to download แลว จะขน้ึ หนา ตาของไฟลท ่จี ะ Download โดยช่อืAdobeAIRInstaller.exe ใหกด Run เพอ่ื ทีจ่ ะรนั โปรแกรมโดยไมต อง Save โปรแกรม AdobeAIR ลงเครือ่ ง ดังภาพประกอบวงกลมที่ 4 และ 5

คูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 43 ภาพแสดง การติดต้งั โปรแกรม Adobe AIR (4 - 5) 6. เม่ือโปรแกรมโหลดจากอนิ เตอรเน็ต เสร็จสน้ิ แลว โปรแกรมจะใหท ําการ Run เพ่อื ทาํ การ Install ลงในเคร่ือง ดงัภาพวงกลมที่ 6 ภาพแสดง การติดตัง้ โปรแกรม Adobe AIR (6) 7. เม่ือทําการ Run เพื่อท่ีจะตอง Install แลว โปรแกรมจะถามถึงการยินยอมในเงือ่ นไขการใชลขิ สิทธข์ิ องโปรแกรมAdobe AIR ซึ่งตองคลกิ ปุม I Agree เพอื่ ยอมในเง่อื นไขของโปรแกรม ดงั ภาพวงกลมท่ี 7 ภาพแสดง การติดตง้ั โปรแกรม Adobe AIR (7) 8. เม่ือทาํ การ Run เพ่ือท่จี ะตอง Install แลว โปรแกรมจะถามถึงการยนิ ยอมในเงอ่ื นไขการใชล ขิ สทิ ธข์ิ องโปรแกรมAdobe AIR ซง่ึ ตองคลิกปุม I Agree เพ่อื ยอมในเง่ือนไขของโปรแกรม

คมู อื การใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส 44 ภาพแสดง การติดตง้ั โปรแกรม Adobe AIR (8) 9. เม่อื ทาํ การ Install โปรแกรม Adobe AIR เสรจ็ แลว ข้นั ตอนตอไป การตดิ ต้ังโปรแกรม EDS-Desktop ตามวงกลมหมายเลข 9 คลกิ เพ่อื ท่จี ะตดิ ตั้ง ภาพแสดง การติดตง้ั โปรแกรม EDS-Desktop (9) 10. เมื่อทาํ การคลิกเพอ่ื ตดิ ตั้งโปรแกรมจะถามให Save แตใ นท่นี ้จี ะทาํ การ Open เพอ่ื ท่จี ะ Run โปรแกรม EDS-Desktop ตามภาพประกอบวงกลมสีแดงหมายเลขท1่ี 0 ภาพแสดง การตดิ ต้งั โปรแกรม EDS-Desktop (10)

คูม ือการใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 4511. เมื่อทาํ การคลกิ Open โปรแกรม จะทาํ การ Install ตามภาพประกอบวงกลมสแี ดงหมายเลขที1่ 0 ภาพแสดง การตดิ ตั้งโปรแกรม EDS-Desktop (11) 12. เมือ่ ทาํ การคลกิ Install โปรแกรมแลว โปรแกรมใหเ ลอื ก Drivesทจี่ ะลงและใหกด Continue ตามภาพประกอบวงกลมสแี ดงหมายเลขท1่ี 2 ภาพแสดง การติดตั้งโปรแกรม EDS-Desktop (12)13. เมื่อทาํ การคลิก กด Continue แลวโปรแกรมจะทาํ การ Install ตามภาพประกอบวงกลมสแี ดงหมายเลข 13 ภาพแสดง การตดิ ตง้ั โปรแกรม EDS-Desktop (12)

คูมอื การใชงานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 46 14. เมอ่ื ระบบทาํ การ Install โปรแกรม EDS-Desktop เสรจ็ สิ้นแลว จะขน้ึ หนาตาของโปรแกรม ดังภาพประกอบวงกลมสแี ดงหมายเลขที่ 14 ภาพแสดง การตดิ ตง้ั โปรแกรม EDS-Desktop (12) - เวบ็ ไซต อื่นๆ - เช็ค อเี มล มมส. คือเขา สูห นาล็อกอินระบบอเี มลข องมหาวทิ ยาลยั - มหาวิทยาลัยมหาสารคาม คอื เขาสหู นา แรกของเวบ็ มหาวิทยาลยั มหาสารคาม - ระบบตรวจสอบเงนิ เดอื นบคุ ลากร คอื เขา MIS ของมหาวิทยาลัยเพื่อตรวจสอบเงนิ เดือน หรอื สลิป เงนิ เดอื นของบคุ ลากรมหาวิทยาลัยมหาสารคาม - ลิงคต า งๆ สําหรับบุคลากร คอื หนา ลิงคตางๆ สาํ หรบั บุคลากรมหาวทิ ยาลัย 7.4 การใชงาน Application EDS บนมอื ถือ ทมี พฒั นาระบบไดทาํ การพัฒนา Application EDS เพอื่ ใหใ ชง านไดสะดวกผา นโทรศพั ทม อื ถอื โดยสามารถดาวนโหลดผา น App Store (iOS) และ Google Play (Android)ภาพแสดง Application EDS บนระบบปฏิบตั กิ าร iOS

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 47

คมู ือการใชง านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส 48