คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการ

คูม่ ือ การพิมพห์ นงั สอื ราชการ สำนกั งานศึกษาธกิ ารจังหวดั แพร่ สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ กระทรวงศึกษาธิการ

คำนำ เนื่องจากในระยะเวลาที่ผ่านมา ได้ปรากฏข้อผิดพลาดในการจัดทำหนังสือราชการ ทั้งหนังสือที่ส่งไป ภายนอกหน่วยงาน และบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา โดยไม่เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแกไ้ ขเพิ่มเตมิ พ.ศ. 2548 สำนักงานศึกษาธิการจังหวัดแพร่ ได้จัดทำคู่มือปฏิบัติการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อเป็นแนวทาง การปฏิบัติงานของบุคลากรสังกัดสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดแพร่ ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและเป็นไป ในแนวทางเดียวกัน หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงานของ บุคลากรสังกัดสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดแพร่ และบุคคลอื่นที่สนใจ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน สามารถบูรณาการความรู้ที่ได้รับจากการ ปฏิบัติงานจริง ลดข้อผิดพลาด ในกระบวนการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน และเป็นแนวทางในการ พัฒนาระบบการดำเนินงาน ๆ ตอ่ ไป

สารบัญ หนา้ 1 การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรม Microsoft Word 3 ขนาดตราครุฑ 4 หนังสือภายใน 7 8 - รปู แบบการพมิ พห์ นงั สือภายใน 12 หนงั สือภายนอก 13 14 - รปู แบบการพิมพห์ นงั สือภายนอก 15 หนังสอื ประทับตรา 17 18 - รูปแบบหนังสอื ประทบั ตรา 19 หนงั สือส่งั การ 20 21 - รูปแบบหนังสือส่งั การ 22 หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 23 - รปู แบบประกาศ - รูปแบบแถลงการณ์ - รปู แบบข่าว รายงานการประชุม - รปู แบบรายงานการประชุม

การพิมพห์ นงั สอื ราชการด้วยโปรแกรม Microsoft Word การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้ โปรแกรม Microsoft Word ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบ ของ กระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ทา้ ยระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 1. การต้งั ค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร ตามรปู ท่ี 1

-2- 1.2 การตง้ั ระยะบรรทัด ใหใ้ ชค้ ่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single ตามรปู ท่ี 2

-3- 1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0 – 16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ 4 เมื่อตั้ง ระยะ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพื้นที่สำหรับการพิมพ์ มีความกว้าง 16 เซนติเมตร) ตามรูปที่ 3 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ การวางตราครุฑ ให้วางห่างจาก ขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชิดขอบบน) 2.2 ตราครฑุ สงู 1.5 เซนตเิ มตร ใชส้ ำหรบั การจดั ทำกระดาษบันทึกข้อความ การวางตราครุฑ ให้วาง หา่ ง จากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบนดา้ นซ้าย) ตามรปู ท่ี 4

-4– 3. การพมิ พ์หนังสือภายใน 3.1 ใชร้ ปู แบบตวั พิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพมิ พ์สว่ นหวั ของแบบบันทกึ ขอ้ ความ 3.2.1 คำวา่ “บนั ทึกข้อความ” พมิ พด์ ้วยอักษรตวั หนา ขนาด 24 พอยท์ และปรับค่าระยะ บรรทดั จาก 1 เท่า เปน็ คา่ แนน่ อน (Exactly) 35 พอยท์ 3.2.2 คำวา่ “ส่วนราชการ วันท่ี เรือ่ ง” พิมพด์ ว้ ยอกั ษรตวั หน้า ขนาด 20 พอยท์ 3.2.3 การพิมพ์คำวา่ “วันท่”ี ให้พมิ พต์ รงกบั ตัวอักษร “ข” และให้พมิ พต์ ัวอกั ษรตัวแรกของ ชื่อ เดอื น ตรงกบั แนวหลงั ของตวั อกั ษร “ม” ของคำวา่ “บนั ทึกขอ้ ความ” (ดแู บบฟอร์มประกอบ) 3.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำ ส่วนราชการ ที่ วันที่และ เรื่อง 3.3 การพมิ พค์ ำข้ึนต้น ใหม้ ีระยะบรรทดั หา่ งจากเร่อื งเท่ากับระยะบรรทัดปกตแิ ละเพ่ิมค่ากอ่ นหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.4 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 3.5 การพิมพช์ อื่ เต็มในวงเล็บ (ช่อื สกุล) ให้พิมพ์อยใู่ นแนวกง่ึ กลางกระดาษ เวน้ ระยะบรรทัด การพมิ พ์ 3 บรรทดั ปกติ (4 Enter) จากบรรทดั สดุ ทา้ ยของข้อความ และการพมิ พ์ตำแหน่ง ให้พิมพ์อยูก่ ่ึงกลาง ซงึ่ กันและกนั ในกรณีที่ต้องพมิ พต์ ำแหนง่ 2 บรรทดั ระหว่างบรรทัดใหใ้ ช้ระยะ 1 Enter 3.6 จำนวนบรรทัดในแต่ละหนา้ ใหเ้ ปน็ ไปตามความเหมาะสมกบั จำนวนข้อความ โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสำคญั 4 ส่วน หัวหนงั สอื ส่วนราชการ ........................................................................................................................ เหตุท่ีมหี นังสือไป ที่............................................วันที่ จุดประสงค์ ..................................................................................... ท้ายหนงั สือ เรอื่ ง (ขอ้ ความ).......................................................................................................... ........................................................................................................................................ .(.ค..ำ..ข..นึ้...ต..น้...).............................................................................................................................................................. จึง.................................................................. .................................................................... ................................................................................................................. (ลงชื่อ)...................................................... (พมิ พ์ชื่อเต็ม)..................................... (ตำแหนง่ )......................................

-5– 1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียด พอสมควร ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรม และกองถา้ ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกวา่ กรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองเพียงระดับ กองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้าม)ี ➢ กรณีสว่ นราชการทอ่ี อกหนงั สืออยใู่ นระดบั กรม ( ผปู้ ฏิบัตริ าชการแทน หรือผู้รักษาราชการแทน ลงนาม) กรม............................. สำนกั .... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส.์ ..... ➢ กรณีส่วนราชการที่ออกหนงั สืออยู่ในระดบั กอง (ผอ. ลงนาม) - ถงึ หนว่ ยงานภายนอก (ในสงั กัดกระทรวง........................................) สำนกั .....กรม.............................. โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์.... - ถึงหนว่ ยงานในสงั กัดกรม........................................ สำนกั ........กลุ่ม/ฝ่าย..... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์.......... ➢ กรณีสว่ นราชการทอ่ี อกหนังสอื อย่ใู นระดบั กลุ่มหรือฝ่าย กลมุ่ /ฝ่าย..... สำนกั ....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนกิ ส.์ ......... ➢ กรณีลงนามโดยคณะทำงาน คณะ.......... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนกิ ส.์ ......... 2. ท่ี ให้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจำของเรือ่ ง ตามที่กำหนดไว้ทบั เลขทะเบียนหนงั สือสง่ ตวั อยา่ ง - หนงั สือของสำนักสำนักงานศกึ ษาธิการจังหวดั แพร่ เชน่ ศธ 0295/ - หนังสอื เวียนท่มี ีถงึ ผ้รู ับจำนวนมาก โดยมีขอ้ ความอย่างเดยี วกนั ให้เพม่ิ รหสั ตวั พยญั ชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนงั สือ เช่น ศธ 0401/ว 999 - หนังสอื ของคณะกรรมการ ใหก้ ำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่ิมขน้ึ ได้ตามความจำเปน็ หรือใชท้ ี่ของหนว่ ยงานระดบั กองที่เลขาฯ คณะสังกดั 3. วัน เดอื น ปี ใหล้ งเลขของวนั ที่ ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกหนงั สือ 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเรื่องของ หนงั สอื ฉบบั เดิม 5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย ทก่ี ำหนด แล้วลงตำแหนง่ ของผทู้ ่ีหนงั สอื น้ันมีถึง หรอื ชอื่ บุคคลในกรณที ี่มถี ึงตวั บุคคลไมเ่ กยี่ วกับตำแหนง่ หนา้ ที่ 6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการ ให้แยก เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีท่มี กี ารอ้างถึงหนงั สอื ท่ีเคยมตี ิดต่อกันหรือมสี ง่ิ ทส่ี ง่ มาด้วย ใหร้ ะบุไว้ในข้อน้ี

-6– 7. ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่อื เจา้ ของหนังสือ และให้พมิ พช์ ่อื เต็มของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ต้ลายมือช่อื 8. ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหนง่ ของเจ้าของหนงั สือ ในกรณที ่กี ระทรวงทบวงกรมหรอื จงั หวดั ใดประสงคจ์ ะกำหนด แบบการเขียนโดยเฉพาะ เพอื่ ใชต้ ามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้

-7– การวางครฑุ หา่ งจากขอบกระดาษ ดา้ นบน ครุฑ ประมาณ 1.5 ซม. ชั้นความลบั รปู แบบหนงั สือภายใน สูง 1.5 ซม. ชั้นความเร็ว บันทึกขอ้ ความ อกั ษรตัวหนา้ ขนาด 29 พอยท์ ส่วนราชการ 1 ท่ี 2 วนั ท่ี 3 เร่อื ง 4 (คำขึ้นตน้ ) .................................5................................... ย่อหนา้ 2.5 ซม....………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ……6…………………………………. ...……………………………….…เห…ตทุ…่ีม…หี …นัง…สอื…ไป…………………………………………………………………………………………………….. 3 ซม. …...………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………..2 ซม. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. ...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ………………………………………. ………………….……………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีมีห…น…งั ส…ือ…ไป………………………………………………………………..….. ...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+ …Be…fo…r…e …6…p…t ………………………………………. ………………….…………ส…รุป…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…ี่มีห…น…งั ส…ือ…ไป……………………………………………………………..….. 4 Enter (ลงช่อื )............................... 7 (พมิ พ์ชอ่ื เต็ม)..................... 8 (ตำแหนง่ )..........................

-8– 4. หนังสือภายนอก 4.1 ใช้รปู แบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์ 4.2 การพมิ พ์ “ที่” และ “สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ” ใหพ้ มิ พ์ตรงกบั แนวเทา้ ของตราครุฑ 4.3 การพมิ พ์ชือ่ เดือน ให้ตัวอักษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวเทา้ ขวาของตราครฑุ 4.4 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัด ปกติ และเพิม่ คา่ ก่อนหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 4.5 การย่อหนา้ ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรปุ ใหม้ ีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทัด ระยะการพิมพ์ เทา่ กับ 2.5 เซนติเมตร 4.6 การพิมพ์คำลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจาก บรรทดั สดุ ท้ายของภาคสรุปเทา่ กับระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มค่าก่อนหนา้ อีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt) 4.7 การพมิ พ์ชือ่ เตม็ ของเจ้าของหนงั สือ (ช่ือ สกุล) และตำแหนง่ เวน้ ระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลัก โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter 4.8 ระยะระหวา่ งตำแหน่ง กบั สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง ให้เวน้ บรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทดั (4 Enter) จากตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ที่เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ได้ตามความ เหมาะสม

-9– โครงสรา้ ง ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 สว่ น หวั หนงั สือ ท.ี่ ............ ตราครฑุ (สว่ น ราชการเจา้ ของหนงั สอื ) เหตุท่มี หี นังสอื ไป (วัน เดือน ป)ี จุดประสงค์ เรอ่ื ง............................ ท่มี ีหนังสือไป เรียน.............................. อา้ งถึง (ถา้ มี)............................ สิ่งที่สง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี .............................. (ข้อความ).......................................................................................................... ............................................................................................................................. ........... ................................................................................................. (ขอ้ ความ).......................................................................................................... ........................................................................................................................................ ......................................................................................... จงึ .................................................................... ทา้ ยหนงั สอื (คำลงท้าย)........................ (ลงช่ือ)............................................ (ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง)........... โทร. x xxxx xxxx (พมิ พช์ อ่ื เตม็ )............................ โทรสาร x xxxx xxxx (ตำแหนง่ )............................ ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส.์ .......... สำเนาสง่ (ถ้าม)ี …………………… 1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเรื่องตามที่กำหนดไว้ แล้วทับด้วยเลขทะเบียนหนังสือส่ง (เลขทะเบยี นเรม่ิ ต้นทกุ ปีปฏทิ ิน) ตวั อยา่ ง - หนงั สือของสำนักบริหารกลาง กษ 0401/245 - หนังสือเวียนที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนังสอื เชน่ กษ 0401/ว 771 - หนังสือของคณะกรรมการ ให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็นหรือ ใช้ที่ของหนว่ ยงานระดับกองท่เี ลขาฯ คณะสงั กัด

- 10 – 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของ หนังสอื น้นั และลงทต่ี ้งั ไว้ด้วย ซ่งึ สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ต้องสอดคลอ้ งกับผูล้ งนามหนังสือ 3. วนั เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศักราชท่ีออกหนังสือ (ไม่ต้องแสดง พยญั ชนะพ.ศ.) เชน่ 30 เมษายน 2556 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเรื่องของ หนังสอื ฉบับเดิม 5. คำขนึ้ ต้น ใหใ้ ชค้ ำขนึ้ ตน้ ตามฐานะของผูร้ บั หนังสือตามรายการใชค้ ำขน้ึ ต้น สรรพนาม และคำลงท้าย ที่ กำหนดไว้ในระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงตำแหนง่ ของผู้ท่ีหนังสอื นัน้ มถี ึง หรือช่ือ บคุ คลในกรณที ่ีมถี ึงตวั บคุ คลไม่เกย่ี วกบั ตำแหนง่ หนา้ ท่ี ตัวอย่าง เรียน อธบิ ดีกรมทดี่ ิน เรียน นายสมชาย กลุ กอบ 6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยเรียงลำดับ ดังนี้ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชน้ั ความเรว็ (ถา้ ม)ี เลขท่ีหนงั สอื และวันท่ี เดือน ปี ของหนังสอื นัน้ ตวั อย่าง อา้ งถึง หนงั สอื สำนกั งาน ก.พ. ลบั ดว่ นมาก ท่ี นร 070833/142 ลงวนั ที่ 15 มีนาคม 2556 กรณีเปน็ หนงั สือถึงประชาชนท่ีมีหนังสอื มา โดยไม่มเี ลขท่ีหนังสือ ตัวอย่าง อ้างถึง หนงั สอื ของทา่ น ลงวนั ท.่ี ........................... อา้ งถึง หนงั สอื ของทา่ น เรอ่ื ง............................... (กรณีไม่ได้ลงวันท่)ี 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น หากมีหลายชุด ให้ระบจุ ำนวนชุดไวด้ ว้ ย (กรณมี ีสงิ่ ทส่ี ง่ มาดว้ ยตั้งแต่ 2 หัวข้อขึน้ ไป ในเนอื้ หาของหนังสอื จะต้องบอก สิ่ง ทีส่ ่งมาดว้ ยทั้งหมด เช่น รายละเอียดตามสง่ิ ท่สี ่งมาด้วย 1 และ 2) ในกรณที ีไ่ ม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ใหแ้ จง้ ด้วยว่าสง่ ไปโดยทางใด ตวั อย่าง กรณเี พียงเรื่องเดียว แสดงดังนี้ สิ่งที่สง่ มาด้วย รายงานการประเมนิ ผลการปฏิบตั งิ าน จำนวน 5 ชดุ กรณีมเี อกสารสง่ มากกว่า 1 เร่อื ง แสดงดังนี้ สงิ่ ที่สง่ มาดว้ ย 1. แบบประเมนิ ผลการปฏิบตั ิงาน จำนวน 3 ชดุ 2. รายช่ือขา้ ราชการที่มีคุณสมบตั ิ จำนวน 2 ชดุ

- 11 – 8. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ เหตุที่มีหนังสือไป เป็นข้อความที่ผู้มีหนังสือไป แจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รบั หนังสือ ซึ่งอาจเป็น ขอ้ ความตอนเดยี ว หรือ 2 ตอน หรือหลายตอนก็ได้ จุดประสงคท์ ่มี หี นังสอื ไป เป็นข้อความแสดงความประสงคท์ ม่ี หี นังสอื ไปให้ผรู้ บั หนังสือทำอะไร ตวั อย่าง จงึ เรียนมาเพื่อทราบ (ผู้บังคบั บญั ชา มีถงึ ผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา) จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดทราบ (ผู้ใตบ้ งั คบั บัญชา มีหนงั สอื ถึงผู้บงั คบั บญั ชา หรอื ในกรณที ี่อยใู่ นระดับเดียวกนั หรือในกรณีทใ่ี ห้เกยี รตผิ รู้ บั ถึงแมจ้ ะอยใู่ นระดบั ตา่ งกนั ) จึงขอเรียนหารือมาวา่ .......... จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อโปรดอนเุ คราะห์ จึงขอกำชับมาเพ่ือจักได้ระมดั ระวังมใิ หเ้ กิดกรณเี ช่นนี้ขน้ึ อีก 9. คำลงท้าย ใหใ้ ชค้ ำลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนังสือ ตามตารางการใชค้ ำข้ึนตน้ สรรพนาม และคำลงทา้ ย ที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ 10. ลงช่อื ใหล้ งลายมือช่อื เจา้ ของหนงั สือ และให้พิมพ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชื่อไวใ้ ต้ลายมอื ช่อื 11. ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหน่งของเจา้ ของหนงั สือ (ตำแหน่งของผูล้ งลายมือชือ่ ตอ้ งสอดคล้องกับส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ) 12. สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง ให้ลงช่อื สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนังสือ - สว่ นราชการทอ่ี อกหนงั สืออยูร่ ะดบั กระทรวงหรือทบวง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรื่องท้ังระดับกรม และระดบั กอง - ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือหนว่ ยงานที่รบั ผิดชอบ 13. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนังสอื ตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร 1305/ว 6069 ลว.18 ก.ค. 14. โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง 2544 หรอื หนว่ ยงานที่ออกหนังสอื ตอ่ จากหมายเลขโทรศัพท์ 15. ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ (ถ้ามี) ให้ระบไุ ปรษณีย์ เร่อื งการระบเุ ลขหมายโทรศัพท์ อเิ ล็กทรอนกิ สท์ ี่ใช้ในการรับส่งขอ้ มูลข่าวสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โทรสาร 16. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หแรลือะบไปุครคษลณอื่นยี ท์อิเรลา็กบทแรอลนะปกิ สระ์ สงค์จะให้ ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้วให้พิมพช์ ่ือเต็ม หรือช่ือยอ่ ของส่วนราชการ หรือช่ือบุคคลท่ีส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบ รายชื่อไปดว้ ย

การวางครุฑหา่ งจากขอบกระดาษ ช-้นั 12 – ความลับ ด้านบน รปู แบบหนังสือภายนอก 2 (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ) ประมาณ 1.5 ซม. ชัน้ ความเร็วที่ ................. 1 ครุฑ สูง 3 ซม. (วัน เดอื น ปี) 3 1 Enter + Before 6 pt 4 1 Enter + Before 6 pt เร่ือง ………………………………...............……. เรียน ………………ต…ำแ…ห…น…่ง…ห…ร…อื …ช…่อื …บ…ุคค…ล… 5 1 Enter + Before 6 pt อา้ งถึง ………………………………………………. 6 1 Enter + Before 6 pt สิ่งท่สี ่งมาดว้ ย ……………………………………… 7 1 Enter + Before 6 pt ยอ่ หนา้ 2.5 ซม.…..……….………………………………………………....1...E..n..t..e..r..+...B...e..f.o..r.e...6....p..t..........…………………….…… …………………………………………เห…ต…ุท…่ีมีห…น…ังส…อื ไ…ป……………………………………………8……………………….……..………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………2 ซม. …………………………………………………………………1…En…t…er…+…B…e…fo…re…6…p…t………………………………….. ……………………………………จ…ุด…ป…ระ…สง…ค์ท…ี่ม…ีห…นัง…สือ…ไ…ป ……………………………..………………………………………………….……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………....……… …………ส…รุป…จ…ุดป…ร…ะส…งค…์ท…่ีม…ีหน…งั ส…ือ…ไป………………………1…En…t…er…+…B…e…fore 6 pt (คำลงท้าย)...................9............1. Enter + Before 12 pt (ลงลายมือช่ือ).............01..0...........4...E. nter ((พตำิมแพห์ชนอ่ื ง่ เ)ต..็ม..).............................11......1......................... 4 Enter (ส่วนราชการเจ้าของเร่อื ง)..............1...3.... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx 14 ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส.์ ............ 15 สำเนาสง่ (ถ้ามี) 16

- 13 - 5. หนังสอื ประทับตรา คอื หนังสือทใี่ ช้กระดาษตราครฑุ จัดทำ โดยประทับตราแทนการลงช่ือของหวั หน้าส่วนราชการระดับกรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และ ระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เร่ืองสำคญั โครงสรา้ ง ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 สว่ น ที่............. ตราครุฑ ถึง............................ หัวหนงั สือ เหตุและจุดประสงค์ (ข้อความ).......................................................................................................... ทม่ี ีหนังสอื ไป ............................................................................................................................. ........... ...................................... ทา้ ยหนังสอื ............................................................................................................................. ........... ........................................................(.ส...่ว..นราชการเจา้ ของหนังสอื ) ตราชอ่ื สว่ นราชการ (วนั เดือน ป)ี (สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง)........... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์........... 1. ท่ี ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ 2. ถงึ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลท่หี นังสือน้ันมถี ึง เช่น ถงึ กรมพัฒนาท่ดี ิน, นายขจร เพียรทำ 3. ข้อความ ใหล้ งสาระสำคัญของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย 4. ชอ่ื สว่ นราชการที่สง่ หนังสอื ออก ให้ลงช่ือสว่ นราชการท่สี ่งหนงั สือออก 5. ตราชือ่ สว่ นราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดง และใหผ้ ู้รับผดิ ชอบลงลายมือช่ือย่อกำกับตรา 6. วัน เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพุทธศกั ราช ที่ออกหนังสือ 7. ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื ง ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรอื หนว่ ยงานที่ออกหนงั สือ 8. โทร. หรือทตี่ ั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง และหมายเลขภายในตูส้ าขา (ถา้ มี) ดว้ ย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงชื่อที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยให้ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น และ แขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี) 9. ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนกิ ส์ (ถา้ ม)ี ให้ระบุไปรษณยี ์อิเล็กทรอนกิ ส์ท่ีใช้ในการรบั ส่งข้อมลู ข่าวสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์

การวางครฑุ ห่างจากขอบกระดาษ - 14 - ด้านบน ประมาณ 1.5 ซม. รปู แบบหนังสือประทบั ตรา ครฑุ ท่ี .........1........... สูง 3 ซม. ถึง ……...2.............1...E..n..t.e..r…+…B…e…fo…re 6 pt ยอ่ หนา้ 2.5 ซม..1...E..n..t..e..r..+...B..e..f..o..r.e...6....p..t......................................................................................3.... ..................... 3 ซม. …………………………………………………………เ……หต……ุแ……ล……ะ……จดุ……ป……ร……ะส……ง……ค……์ท……่ีมี……………………………………………………………………..….……………………………………………………………………………….…………………………………..2 ซม. ………………………………………หน…ัง…ส…อื …ไป………………………………………………….….…………. ผรู้ ับผิดชอบลงลายมือชือ่ ยอ่ กำกบั ตรา (สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ) 4 Enter (ในบรเิ วณจุดไหนก็ได้) (วัน เดือน ป)ี 4 เส้นผ่าศูนยก์ ลางวงนอก 4.5 5 6 ซ.ม.เสน้ ผา่ ศนู ยก์ ลางวงนอก 4 Enter 3.5 ซ.ม. (สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง)....... 7 โทร. x xxxx xxxx 8 โทรสาร x xxxx xxxx 9 ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส.์ ............

- 15 - 6. หนงั สอื สั่งการ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คำส่ัง ระเบียบ และข้อบงั คบั ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทำ ➢ คำส่งั คอื บรรดาขอ้ ความที่ผ้บู ังคบั บัญชาสั่งการให้ปฏบิ ัติโดยชอบดว้ ยกฎหมาย 1. คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำแหน่งของผ้มู อี ำนาจทอ่ี อกคำสงั่ 2. ที่ ให้ลงเลขท่ที ่อี อกคำสง่ั โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข 1 เรยี งเป็นลำดบั ไปจนสนิ้ ปีปฏทิ ินทับเลขปี พทุ ธศกั ราช 3. เรอ่ื ง ใหล้ งชื่อเรื่องท่ีออกคำส่งั ทีอ่ อกคำสั่ง เชน่ 3/2556 4. ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุทีอ่ อกคำสง่ั และอ้างถงึ อำนาจทใ่ี ห้ออกคำสงั่ (ถ้ามี) ไว้ดว้ ย แล้วจงึ ลงข้อความทสี่ งั่ และ วนั ใชบ้ งั คบั 5. สัง่ ณ วนั ที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปพี ุทธศกั ราชทอ่ี อกคำสัง่ 6. ลงชื่อ ใหล้ งลายมือชือ่ ผู้ออกคำส่ัง และพิมพช์ ือ่ เต็มของเจา้ ของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมือชื่อ 7. ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหน่งของผอู้ อกคำส่งั ➢ ระเบียบ คือ บรรดาขอ้ ความทีผ่ ู้มีอำนาจหนา้ ท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้เพ่ือถือ เปน็ หลกั ปฏบิ ัตงิ านเปน็ การประจำ 1. ระเบยี บ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการท่อี อกระเบียบ 2. ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของระเบียบ 3. ฉบบั ท่ี ถ้าเปน็ ระเบียบที่กลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเรอื่ งนั้น ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับทเี่ ท่าใด แตถ่ า้ เปน็ ระเบียบ เร่ืองเดียวกนั ที่มกี ารแกไ้ ขเพมิ่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทีถ่ ัดๆ ไปตามลำดบั 4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบยี บ 5. ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อ เพ่อื แสดงถึงความมงุ่ หมายทีต่ อ้ งออกระเบยี บ และอ้างถงึ กฎหมายท่ีให้ อำนาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี 6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับ กำหนดว่าให้ใชบ้ ังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่อง จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยกอ่ นทีจ่ ะขนึ้ หมวด 1 7. ประกาศ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราชทอ่ี อกระเบยี บ 8. ลงชือ่ ให้ลงลายมอื ช่อื ผอู้ อกระเบียบ และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมือชือ่ 9. ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ ➢ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้ กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทำตามแบบที่ 6 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 1. ขอ้ บังคบั ให้ลงชื่อส่วนราชการทีอ่ อกข้อบงั คับ 2. ว่าด้วย ใหล้ งช่ือของขอ้ บังคับ 3. ฉบับที่ ถา้ เปน็ ขอ้ บงั คับท่กี ลา่ วถงึ เปน็ คร้ังแรกในเร่ืองน้ัน ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเ่ี ทา่ ใด แตถ่ ้าเป็น ขอ้ บงั คบั เรือ่ งเดียวกันท่มี กี ารแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัดๆ ไปตามลำดับ 4. พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่อี อกขอ้ บงั คบั 5. ข้อความ ให้อา้ งเหตุผลโดยยอ่ เพือ่ แสดงถงึ ความม่งุ หมายท่ีตอ้ งออกข้อบังคับและอ้างถงึ กฎหมายที่ให้ อำนาจออกข้อบงั คบั

- 16 - 6. ข้อ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้บังคับเป็นข้อๆ โดยให้ ขอ้ 1 เปน็ ชือ่ ขอ้ บังคบั ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคบั ต้งั แตเ่ มือ่ ใด และข้อสดุ ท้ายเปน็ ข้อผูร้ ักษาการ ข้อบังคบั ใดถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็น หมวดก็ได้ โดยใหย้ ้ายขอ้ ผู้รกั ษาการไปเปน็ ข้อสุดทา้ ยกอ่ นที่จะขึน้ หมวด 1 7. ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราช ทอี่ อกขอ้ บังคับ 8. ลงชือ่ ใหล้ งลายมอื ช่ือผอู้ อกขอ้ บังคบั และพมิ พช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมือชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมือชือ่ 9. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผอู้ อกขอ้ บังคับ

- 17 - การวางครุฑหา่ งจากขอบกระดาษ รูปแบบคำส่ัง ด้านบน ประมาณ 1.5 ซม. ครุฑ สงู 3 ซม. คำสง่ั ………………………………………… 1 ที่ ............../................ 2 เรื่อง ........................................................... 3 --------------------------------- ยอ่ หน้า …..……….…………………………………………2….5...............................4...........……………………...………ซ…ม. 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………..………………………………2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… ………………………………………………………………………………………………..………………………….……………… ย่อหนา้ 2.5 ซม.ท้งั นี้ ตั้งแต.่ ................................................................. 1 Enter + Before 6 pt ส่งั ณ วนั ท.ี่ .............................พ.ศ. ........ 5 1 Enter + Before 12 pt 4 Enter (................................................) 6 ................................................. 7

- 18 – 7. หนงั สอื ประชาสมั พันธ์ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ใชก้ ระดาษตราครฑุ ในการจดั ทำ ➢ ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรือชีแ้ จงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบัติ 1. ประกาศ ใหล้ งช่ือส่วนราชการทอ่ี อกประกาศ 2. เรอื่ ง ใหล้ งชื่อเรือ่ งที่ประกาศ 3. ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลที่ต้องออกประกาศและขอ้ ความท่ีประกาศ 4. ประกาศ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตัวเลขของปี พทุ ธศักราชทอ่ี อกประกาศ 5. ลงชือ่ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ออกประกาศ และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชอ่ื 6. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความให้เปลี่ยนคำว่า ประกาศ เป็น แจง้ ความ ➢ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือ เหตุการณ์หรอื กรณใี ดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน 1. แถลงการณ์ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ 2. เร่ือง ใหล้ งชอ่ื เร่อื งทอ่ี อกแถลงการณ์ 3. ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ ด้วย 4. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแี่ ถลงการณ์ 5. ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ 6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกแถลงการณ์ ➢ ข่าว คือ บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ 1. ข่าว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกข่าว 2. เรอ่ื ง ให้ลงช่อื เร่ืองท่อี อกข่าว 3. ฉบับที่ ใช้ในกรณที ีจ่ ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเร่ืองเดยี วทต่ี ่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบับทีเ่ รยี งตามลำดบั ไวด้ ้วย 4. ข้อความ ใหล้ งรายละเอียดเกย่ี วกับเร่ืองของข่าว 5. สว่ นราชการท่ีออกขา่ ว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอี่ อกข่าว 6. วัน เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อกขา่ ว

- 19 – การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษ รูปแบบประกาศ ดา้ นบน ประมาณ 1.5 ซม. ครุฑ สูง 3 ซม. ประกาศ.…………………………………… 1 เร่ือง ........................................................... 2 --------------------------------- ย่อหน้า 2.5 3 ซม. ...............…..……………………………………………........................................……………………………… 3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 4 1 Enter + Before 12 pt ประกาศ ณ วันที.่ ...............................พ.ศ. ............... 4 Enter (................................................) 5 ................................................. 6

- 20 – รูปแบบแถลงการณ์ ก แถลงการณส์ ำนักงานศึกษาธารจงั หวดั แพร่ 1 เรอ่ื ง ........................................................... 2 ฉบบั ที.่ ...................(ถา้ ม)ี 3 --------------------------------- ย่อหนา้ ...............…..……………………………………2….5…….....................................4...……………………………ซ…ม. 3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 4 Enter ศึกษาธิการจังหวัดแพร่ 5 วัน เดือน ปี 6

- 21 – รปู แบบขา่ ว ก ข่าวสำนักงานศึกษาธิการจังหวดั แพร่ 1 เรื่อง ........................................................... 2 ฉบบั ท.ี่ ...................(ถ้าม)ี 3 --------------------------------- ย่อหน้า ...............…..……………………………………2….5…….....................................4...……………………………ซ…ม. 3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………….2 ……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 4 Enter ศกึ ษาธกิ ารจังหวัดแพร่ 5 วนั เดอื น ปี 6

- 22 – 8. รายงานการประชมุ คอื การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผมู้ าประชุม ผู้เข้าร่วมประชมุ และมตขิ องท่ปี ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน 1. รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะทปี่ ระชุมหรือช่ือการประชุมน้ัน 2. ครงั้ ที่ ให้ลงคร้งั ทป่ี ระชมุ เช่น ครั้งท่ี ๕/๒๕63 3. เม่ือ ใหล้ งวันเดอื นปีท่ปี ระชุม เชน่ วนั จันทรท์ ี่ ๕ พฤษภาคม ๒๕63 4. ณ ใหล้ งสถานทที่ ป่ี ระชุม เช่น หอ้ งประชุม ๑ สำนกั งานศึกษาธิการจังหวัดแพร่ 5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มี ผูม้ าประชมุ แทนให้ลงชอ่ื ผู้มาประชมุ แทน และลงว่ามาประชมุ แทนผู้ใดหรอื ตำแหน่งใด ตวั อย่าง ๑. นาง....................... ศกึ ษาธิการจงั หวัดแพร่ ประธาน ๒. นาย...................... นกั วิชาการศกึ ษา กรรมการ ๓. นาง...................... นกั วิชาการศกึ ษา กรรมการ ๔. นาย………………….. นิตกิ ร กรรมการ ๕. นาง....................... นกั ทรพั ยากรบุคลากร กรรมการและเลขานุการ 6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุม พรอ้ มทั้งเหตุผล ตัวอย่าง นาง................................. นกั วชิ าการศึกษา ไปราชการ 7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วม ประชมุ 8. เรม่ิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาท่เี รม่ิ ประชุม 9. ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกขอ้ ความทปี่ ระชุม โดยปกติเริม่ ต้นดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุมและเร่ืองทีป่ ระชุมกับมติ หรอื ข้อสรุปของทปี่ ระชุมในแตล่ ะเรอ่ื งตามลำดับ 10. เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทีเ่ ลกิ ประชุม 11. ผจู้ ดรายงานการประชุม ให้ลงชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุมครั้งน้ัน ตัวอยา่ ง ………………………………………….. (นางมุกดา แสนงามมาก) ผ้จู ดรายงานการประชมุ หรือ ………………..………………… ผ้จู ดรายงานการประชมุ (นางมุกดา แสนงามมาก) 10 เลกิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเี่ ลกิ ประชุม 11. ผูจ้ ดรายงานการประชุม ใหล้ งชื่อผูจ้ ดรายงานการประชมุ คร้ังนั้น

- 23 - รูปแบบรายงานการประชุม ก รายงานการประชุม………………..… ครงั้ ที่………/………… เมอื่ ………………………….………. ณ ……………………………………..… ผู้มาประชมุ ผู้ไมม่ าประชุม (ถา้ ม)ี ผู้เข้าร่วมประชมุ (ถา้ ม)ี เรมิ่ ประชุมเวลา (ขอ้ ความ)…………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….……………………………….… ……………………………………………………….. เลกิ ประชุมเวลา …………………………….…………… ผูจ้ ดรายงานการประชุม การเตรยี มการและจดั ทำรายงานการประชุม การเตรยี มการประชุม เป็นการเตรียมความพร้อมเพอ่ื ใหก้ ารประชมุ ดำเนนิ ไปด้วยความเรยี บร้อย เร่ิมต้งั แต่ ก่อนประชุม ระหว่างประชุม หลังประชุมและเพื่อการประชุมครั้งต่อไป ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียมการ ประชุม หรือเป็นเลขานกุ ารคณะกรรมการฯ จะตอ้ งดแู ลความเรยี บร้อย ดงั นี้ ก่อนประชุม ควรมีข้อมลู ที่ต้องทราบวา่ จะประชุมอะไร มีวาระการประชมุ อะไร (เพ่ือจัดเตรียมข้อมูล และเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมคือใคร และท่านใดติดภารกิจในช่วงไหน (เพื่อเป็น ข้อมูลในการกำหนดการประชุม) เมอื่ ได้ข้อมลู เบื้องต้นแล้ว หากหน่วยงานของตนเองไม่มีสถานทีส่ ำหรับการประชมุ เป็นหน้าที่ของผู้จัด ต้องหาสถานที่เพื่อใช้ประชุม โดยดูว่าสถานที่นั้นอยู่ในความดูแลของใคร ห้องประชุมที่ใช้เพียงพอกับจำนวน ผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ วัสดุอุปกรณ์ที่มีตรงตามความต้องการและมีประสิทธิภาพหรือไม่ มีวันใดที่ห้อง ประชมุ นน้ั วา่ ง เมื่อไดข้ ้อมลู และความพร้อมของห้องประชุมแลว้ ใหแ้ จ้งประธานทป่ี ระชมุ ทราบเพอื่ พิจารณาว่า เห็นควรประการใด และจะกำหนดวันประชมุ เปน็ วนั และเวลาใด

- 24 – เมื่อประธานที่ประชุมเห็นควรและกำหนดวัน เวลา และสถานที่ ที่ประชุมแล้ว ขั้นต่อไป คือ แจ้งให้ ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ โดยจัดทำหนังสือเชิญประชุม (กรณีที่เร่งด่วนไม่สามารถจัดทำหนังสือเชิญได้ทัน ให้ประสานงานแจ้งโดยวาจาเพื่อให้ผู้เข้าประชุมทราบ) แจ้งให้คณะกรรมการฯ หรือผู้เข้าประชุมทราบ พร้อมส่ง เอกสารประกอบการประชุม (หากสามารถจัดเตรียมได้ทัน) กรณีที่ไม่สามารถจัดเอกสารประกอบการประชุม ส่งไปพร้อมกับหนังสือเชิญประชุมได้ ให้จัดส่งภายหลังแต่ควรส่งก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้ศึกษา ข้อมูล และเตรียมการในส่วนทเี่ กี่ยวขอ้ ง วันประชุม ก่อนที่จะมีการประชุมผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียม ต้องไปตรวจสอบความพร้อมของสถานท่ี วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชมุ ว่าเรียบร้อยและพร้อมในการประชุมหรือไม่ หากพบปัญหาจะได้แก้ไขได้ทันก่อน เร่ิมประชุม อย่ารอใหถ้ ึงเวลาเข้าประชุมเพราะถ้าพบปัญหาอาจไม่สามารถแก้ไขได้ทัน ซ่ึงจะถือเป็นความบกพร่อง ของผู้จดั เตรยี มการประชุม ระหว่างการประชุม ให้ตรวจสอบองค์ประชุม ว่าจำนวนผู้มาประชมุ เพียงพอที่จะเปิดการประชมุ หรอื ไม่ โดยทั่วไปจะมีจำนวน ๓ ใน ๔ ของผู้มาประชุม (ไม่นับผู้เข้าร่วมประชุม) จึงจะเปิดการประชุมได้ หลังจากนั้นให้ บันทึกรายชื่อผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมจะต้องเตรียม เจ้าหน้าที่เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมด้วย เช่น เจ้าหน้าที่ที่จะทำการนำเสนอข้อมูลขึ้นหน้าจอ หรือ เขยี นกระดาน เจ้าหน้าท่ีประสานดา้ นอื่นๆ เปน็ ตน้ จดุ มุ่งหมายของการจดรายงานการประชมุ ๑. เพ่ือเกบ็ ไว้เป็นหลักฐานอ้างองิ ๒. เพื่อยืนยันการปฏิบัตงิ าน วา่ ใครทำอะไร มีการอภปิ รายอยา่ งไร มมี ติในเรื่องใดไวอ้ ย่างไร ใครจะต้องปฏิบตั ิต่อไป และแสดงถงึ ข้อเท็จจรงิ และเหตผุ ลในการพิจารณาของท่ปี ระชุม ๓. เพือ่ แสดงถึงผลงานทีไ่ ด้ดำเนนิ การมาแลว้ ว่าไดท้ ำอะไรมาบ้าง ๔. เปน็ เครือ่ งมือในการตดิ ตามงาน ทีไ่ ด้มอบหมายวา่ ได้ดำเนนิ การอย่างไร ๕. เพ่อื แจ้งผลการประชมุ ใหบ้ ุคคลที่เกยี่ วข้องทราบและปฏบิ ัตติ ่อไป วิธีการจดรายงานการประชุม ทำได้ ๓ วิธี 1. จดละเอยี ดทกุ คำพดู พร้อมด้วยมตขิ องทป่ี ระชมุ 2. จดยอ่ เรือ่ งที่พจิ ารณาเฉพาะประเด็นสำคัญท่ีนำไปสู่มติของทีป่ ระชุม พร้อมด้วยมติการประชมุ 3. จดสรุปสาระสำคญั ของเร่ืองท่ีพจิ ารณา ความเหน็ เหตผุ ลในการพจิ ารณาของท่ปี ระชุม และมติของทปี่ ระชุม เรอื่ งทน่ี ำเสนอในการประชมุ จะจัดเปน็ หวั ขอ้ ท่ีเรยี กว่า “วาระ” หรือ “ระเบียบวาระการประชุม” ในแต่ละวาระก็จะมีเรื่องยอ่ ย ๆ ออกไป

- 25 - ตัวอย่างวาระการประชมุ วาระท่ี ๑ เรอ่ื งทปี่ ระธานแจ้งให้ท่ปี ระชมุ ทราบ เรื่องที่ ๑ …………………………………………….. เรอ่ื งท่ี ๒ …………………………………………….. เรื่องที่ ๓ …………………………………………….. วาระที่ ๒ รบั รองรายงานการประชุม ………………………………………………………. วาระท่ี ๓ เร่ืองเพ่อื ทราบ เรื่องที่ ๑ …………………………………………….. เร่อื งท่ี ๒ …………………………………………….. วาระที่ ๔ เร่ืองเพ่ือพิจารณา เร่อื งที่ ๑ …………………………………………….. เรื่องที่ ๒ …………………………………………….. วาระท่ี ๕ เร่ืองอน่ื ๆ (ถา้ มี) ………………………………………………………… ในบางกรณี จะจดั เป็นเร่ือง ๆ โดยไมแ่ ยกเป็น “วาระ” ก็มี กรณเี ชน่ น้กี ารจดรายงานการประชมุ จะจดเปน็ เรือ่ งๆ ไป ตวั อย่าง เรอ่ื งท่ี ๑ เรื่องท่ปี ระธานแจ้งใหท้ ่ปี ระชุมทราบ เรอ่ื งที่ ๒ รบั รองรายงานการประชุม เรื่องที่ ๓ เร่ืองเพือ่ ทราบ เร่ืองท่ี ๔ เร่ืองเพือ่ พจิ ารณา เรื่องที่ 5 เร่ืองอื่น ๆ (ถ้ามี)

- 26 - ตวั อยา่ ง วาระที่ ๑ เรอ่ื งท่ีประธานแจง้ ให้ที่ประชุมทราบ เรื่องที่ ๑ ………………………………………… ประธานแจ้งใหท้ ่ีประชุมทราบว่า……….. เรื่องที่ ๒ ………………………………………… ฯลฯ มตทิ ี่ประชมุ รับทราบ วาระท่ี ๒ รับรองรายงานการประชมุ ประธานขอให้ท่ีประชมุ พจิ ารณารบั รองรายงานการประชมุ …………………….….…………..………….…… เม่อื ................................................. มติท่ปี ระชุม รับรอง วาระท่ี ๓ เรอ่ื งเพื่อทราบ 3.1 ……………………………………………………………………………………………….………..…………..………….. 3.2 ……………………………………………………………………………………………….……………….……………….. มติทป่ี ระชุม รบั ทราบ วาระที่ ๔ เร่อื งเพ่ือพิจารณา 4.1 …………………………………………………………………………………….………………………………………….. 4.2 …………………………………………………………………………………….………………………………………….. มติท่ีประชมุ รับทราบ วาระที่ ๕ เรือ่ งอนื่ ๆ (ถา้ มี) ………………………………………….…………………………………………………………………………….……………..

- 27 - เทคนคิ การจดรายงานการประชุม จะต้องมีเครือ่ งมอื ชว่ ย ดงั น้ี 1. เครือ่ งบนั ทึกเสียง 2. เจา้ หนา้ ท่ใี นการจดบนั ทกึ เพ่อื จดชื่อผู้พดู สาระสำคญั ในการประชุม ควบคู่ไปกับการบันทึกเสียง (เพราะบางช่วงเครื่องบันทึกเสียงอาจมีปัญหา เช่น เสีย มีเหตุให้ไม่สามารถบันทึกเสียงได้ ซึ่งอาจทำให้ ข้อความขาดหายไป) การจดบันทึกของเจ้าหน้าท่ีจะจดสรุปสาระสำคัญ ความเหน็ เหตุผลในการพิจารณา และประเด็นที่สำคัญ ผูจ้ ดตอ้ งมีความสามารถในการจบั ประเดน็ และใจความได้อย่างถูกต้อง ครบถว้ นและทันการ ปญั หาในการทีจ่ ะเขียนรายงานการประชมุ คือ ขาดความมั่นใจในการเขยี น ขาดประสบการณ์ในการจัดทำ ดังน้ันจึงต้องหมั่นฝึกฝนตนเองในการ จบั ประเด็นของการประชุม การใชส้ ำนวนในการเขียนขอ้ ความ การใชค้ ำเชอื่ มตอ่ ประโยค โดยการอา่ นหนังสอื ที่ผา่ นเรื่องเขา้ มาหรือออกไปให้มากขึ้น ดกู ารเขียนรายงานการประชุมของผู้อ่ืนท่ผี า่ นเร่ืองมาทหี่ นว่ ยงาน แล้ว ใช้ความสังเกตว่าข้อความในหนังสือนั้นใช้สำนวนอะไร จึงทำให้เนื้อหามีความสละสลวย มีวิธีการเรียบเรียง อย่างไรจึงออกมาได้ดี และที่สำคัญท่านต้องลงมือเขียนรายงานการประชุมด้วยตนเอง เมื่อทำแล้วผิดก็แก้ เพราะไมใ่ ช่เรอ่ื งเสยี หายอะไร ถ้าไม่สร้างความมน่ั ใจ เขียนแล้วกลวั ผดิ ไม่สร้างประสบการณ์ อย่างนเี้ มอ่ื ไรจงึ จะทำได้ การจะทำสิ่งใด ไม่อยากเกินกวา่ การเรียนรู้ ถา้ ไม่ทำไม่ลงมือ เมอื่ ไรกท็ ำไม่ได้ หากท่านตงั้ ใจหม่นั ศึกษาสร้างประสบการณ์ รับรองได้เลยว่าทา่ นจะสามารถเขียนรายงานการประชมุ ได้ดีแน่นอน