Panel de Experto en Comunicación Corporativa

Universidad de Panamá Facultad Comunicación Social Escuela de Comunicación Corporativa (Evento y Protocolo Corporativo) Magister Juliana V. de Alsola Asignatura: Teoría de la Comunicación II (Nocturno) INFORME: PANEL DE EXPERTOS Segundo Semestre Fecha de Entrega: Panamá, 12 de diciembre de 2018.

2 Contenido 1. Introducción................................................................................................................... 3 2. Objetivos: ......................................................................................................................... 4 3. 1.El Panel de Expertos....................................................................................................... 5 4. - .................................................................................... Definición de Relaciones Públicas 7 5. 1. Concepto de Relaciones Públicas ................................................................................ 7 3.1 ¿Cuál es el alcance de las relaciones públicas?...............................................................7 1.2 Objetivos principales de las relaciones públicas: .....................................................8 1.3 Dimensiones de las relaciones públicas.......................................................................8 1.4 Canales de comunicación de las relaciones públicas:.............................................9 1.5 Escuchar al público, la clave.............................................................................................9 5.1 ¿Qué entendemos por protocolo?......................................................................................10 5.2 ¿Cuál es la función del profesional del Protocolo?.....................................................10 5.3 Funciones principales de un jefe de protocolo.............................................................11 5.4 ¿Qué es el PMI O VIP?............................................................................................................12 6.1 Importancia de la Imagen y Vestuario. ...........................................................................12 6. 7. Imagen Personal.................................................................................................... 13 7.1 Higiene.........................................................................................................................................13 7. 8. Importancia de las Relaciones Interpersonales ........................................ 14 8.1 ¿Qué son las Relaciones Interpersonales?.....................................................................14 8.2 Relaciones Interpersonales en el Trabajo .....................................................................14 8.3 La complejidad de las relaciones interpersonales y la Comunicación. ...................................15 9.1 Organizador del Evento / Shaday Alleyne ......................................................................16 9.2 Comité de Finanzas ................................................................................................................17 9.3 Comité de Programas ............................................................................................................17 9.4 Comité de promoción/ relaciones públicas: .................................................................18 9.5 Comité de Recepción & Protocolo .....................................................................................18 9.6 Comité de alimentos y bebidas ....................................................................................................18 9.7. Comité de Audio y Video .............................................................................................................19 9.8 Maestro de Ceremonia .................................................................................................................19 8. Conclusiones ................................................................................................................ 20 9. ANEXOS ......................................................................................................................... 21

3 Introducción Todas las actividades humanas, aún sean preponderantes y extraordinarias, necesitan ser publicitadas, requieren ser reconocidas públicamente, para poder ser acogidas o rechazadas por la sociedad. Las actividades de los grandes imperios eran dadas a conocer a sus pobladores, así como también hemos observado en el trayecto de la historia, que luego de conflictos bélicos o mal entendidos verbales, los países beligerantes llevan a cabo una serie de reuniones y tareas con el objetivo de fomentar la diplomacia y las buenas relaciones, estar en paz consigo mismo y con los demás, ha sido el lema de innúmeros personajes, naciones e instituciones, que con su filosofía de desempeño, persiguen mantener el “status quo” de cuanto y cuantos le rodean. Hoy en día, es ya conocida la magnánima importancia de las relaciones públicas en empresas e instituciones, su influencia social y su papel en el futuro organizacional, así como sus lazos íntimos con su estructura y formación, para preservar su imagen frente al mercado en el cual interactúan. Este trabajo forma parte del 50% del Examen semestral de la asignatura de Teoría de la Comunicación y el otro 50%, corresponde a la teoría que se desarrolló durante el segundo semestre académico, en el presente trabajo escrito se presenta un informe en donde se define ambos conceptos: - ¿Qué es un Panel de Experto y qué son las Relaciones Públicas? - El rol y alcance de las Relaciones Públicas - ¿Qué es el Protocolo Corporativo? - ¿Dónde se une el Protocolo con las Relaciones Públicas? - La importancia de las relaciones interpersonales en el ámbito profesional. En el mundo empresarial, diariamente se viven situaciones que muestran claramente la imagen que pretende emitir la empresa por medio de sus clientes internos. Sin embargo, esta imagen viene determinada muchas veces no solo por el conocimiento del producto que los trabajadores pretenden ofrecer, sino también por la educación, cultura general, capacitación en aspectos tan importantes de la etiqueta y el protocolo que los colaboradores deben poseer, para emitir una correcta imagen de la empresa para la cual laboran.

4 Por lo tanto, es importante que cualquier tipo de organización e incluso nuestras Instituciones Gubernamentales tenga en cuenta incluir dentro de su plan de capacitación, el tema de la etiqueta y el protocolo, buscando optimizar el comportamiento de sus colaboradores. Agradecemos de antemano la oportunidad brindada para con nosotros al presentar este trabajo, básico e importante en el estudio y formación de nuestra profesión. Objetivos: 1. Afianzar y fortalecer lo aprendido durante el desarrollo de la asignatura de Teoría de la Comunicación sobre la Comunicación No Verbal y su complemento con el Panel de Experto. 2. Conocer y desarrollar el nivel de conocimiento que tenemos sobre el Protocolo y las Relaciones Públicas.

5 1. El Panel de Expertos El Panel de Experto, es una técnica, que consiste en una reunión entre varias personas que hablan sobre un tema específico. Los miembros del panel, que suelen recibir el nombre de «panelistas», exponen su opinión y punto de vista sobre el tema a tratar. En el debate, cada uno de los expositores presenta un punto del mismo, completando o ampliando, si es necesario el punto de vista de los otros. Algunas veces, en la reunión de un panel se admite personas, como observadores, a personas ajenas al panel; este público puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la posición de algún miembro del panel” . El panel tiene el sentido de una consulta a los expertos mundiales en un tema, en el caso que nos ocupa, ambos especialistas son comunicadoras sociales, una periodista y la otra Relacionista Públicas, con vasta experiencia en el campo. 1.1 ¿Cómo se Construye? Un panel suele tener de tres a cinco miembros; en todo caso, siete es el número máximo aceptable en un panel de expertos para que la reunión sea operativa. La duración estimada es de una o dos horas, con 10 ó 15 minutos dedicados a la presentación de cada ilustre. Después de la presentación, un secretario expone las diferentes ponencias en pocos minutos. En este salón un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo. La utilización del Panel de Expertos tiene ventajas e inconvenientes. Entre las ventajas, la posibilidad de acceder al conocimiento que dichas personas pueden transmitir de una forma rápida y económica, además de adaptable a los cambios que el propio método puede deparar. Y entre los posibles inconvenientes, la posibilidad de que se establezcan o reflejen relaciones jerárquicas entre los participantes, el riesgo de que se omitan opiniones minoritarias, de que se produzcan posiciones corporativas que traten de incluir las aportaciones de todos los expertos o de que algunos participantes puedan excederse más allá de los campos de conocimiento por los que fueron seleccionados. Se caracteriza este tipo de técnica grupal en que en el entorno a un tema, cada uno de los expositores presenta un punto de vista o aspecto del mismo, completando o ampliando, si es necesario el punto de vista de los otros. La diferencia, consiste en que en el panel dichos expertos no \"exponen\", no \"hacen uso de la palabra\", no actúan como \"oradores\", sino que dialogan y conversan, debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

6 1. Panelistas de Expertos formado por: - Licenciada Arlene Ivonne Delvalle Profesional egresada de la Universidad de Panamá, en la carrera de Licenciatura de Relaciones Publicas. Su experiencia laboral abarca sectores como:  Relaciones Públicas y Protocolo en el Tribunal Electoral  Relaciones Públicas y Atención al Cliente – ACODECO  Jefa de Relaciones Públicas del IPACOOP  Actualmente Jefa de Cooperación Internacional de ésta misma Institución (IPACOOP) Abordó el tema de la Comunicación dentro de todo engranaje de información e imagen, de una Empresa o Institución gubernamental. La conexión directa que debe existir entre los Relacionistas Públicos, Protocolos, Periodistas y todo el que conforme una Dirección de comunicación. También, el tema de la permanente buena presentación, que debe tener todo profesional del Protocolo, la cultura o conocimientos generales de todo tema, prudencia en sus actos y múltiples funciones de un profesional del Protocolo (avanzada, ser rápido, mantenerse informado, buen léxico, capacidad de resolver dificultades, proyección), entre otros temas de relevancia. - Licenciada Jovanna Espino de Alcedo Profesional egresada de la Universidad de Panamá, en la carrera de Licenciatura en Periodismo. Su experiencia laboral se desarrolló en lugares como:  Gerente de ventas corporativas de Grupo Selisma Internacional  Empresa Bern  Film Inc. (Programa Stylos)  Televisora RCM (hoy día NEXTV)  Departamento de Relaciones Públicas del IDIAP  Protagonista de un programa de Radio y Televisión del IDIAP, donde se abordan temas relacionados con los acuerdos que desarrolla el IDIAP. Su exposición trato de igual forma, a cerca de la comunicación en sus diferentes facetas, destacando aún más, la parte investigativa del Periodismo, la cual influye grandemente en el Protocolo.

7 También, abordo los temas de la Comunicación Corporativa, la efectiva utilización de los recursos tecnológicos, la continua capacitación que debe mantener el profesional de la comunicación, la pasión - compromiso con que se debe desarrollar la profesión escogida, el emprendimiento y creatividad dentro de nuestras destrezas, la responsabilidad social institucional, entre muchos otros destacados temas de gran importancia. - Definición de Relaciones Públicas Gestión comunicativa para crear o mantener imágenes positivas Se llama Relaciones Públicas o RRPP, sigla con la cual también se suele denominar a esta disciplina para ganar en abreviación, a la ciencia que se ocupa de gestionar la comunicación entre una organización determinada y la sociedad, con el objetivo de construir, administrar y mantener su imagen positiva entre el público. 1. Concepto de Relaciones Públicas Se trata de la filosofía de organización que se traduce en una serie de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo. Un público objetivo que puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa). Según el instituto de relaciones públicas, se trata del esfuerzo planificado y sostenido para establecer y mantener la buena voluntad y la compresión mutua entre la organización y su público. 3.1 ¿Cuál es el alcance de las relaciones públicas? Las operaciones de las relaciones públicas tienen su alcance en cualquier esfera de la vida de los negocios y las instituciones sociales: 1. Gobierno

8 2. Negocios e industrias en general, pequeñas, medianas o grandes, a nivel local o internacional 3. Asuntos de orden social y comunitario 4. Instituciones educativas, universidades, institutos, etc. 5. Obras de beneficencia 6. Asuntos de orden internacional que afectan a las empresas o a los estados. 1.2 Objetivos principales de las relaciones públicas:  Consolidación y proyección de la imagen de la organización  Generar opinión pública - Comunicación de doble vía con los sectores involucrados - Publicidad institucional de la empresa, afianzamiento del factor humano - Servir de apoyo al área de comercialización - Realización de campañas destinadas a promover y hacer conocer aspectos determinados de la empresa - Difusión a nivel de prensa - Ceremonial y protocolo - Atraer buen personal y reducir el riesgo de los trabajadores - Prevenir conflictos y malas interpretaciones - Fomento de respeto mutuo y la responsabilidad social 1.3 Dimensiones de las relaciones públicas Las relaciones públicas abarcan una serie de actividades que las podemos clasificar en: - Análisis de la imagen organizacional en los medios de difusión - Campañas de imagen corporativa - Comunicación y promoción - Estrategias y programas de manejo de la comunicación en situaciones de crisis - Entrenamiento en relaciones con medios de difusión - Investigación de opinión y de mercados - Organización de eventos, congresos, conferencias de prensa, etc. - Programas integrales de comunicación interna - Programas integrales de relaciones públicas, comunicación corporativa y organizacional

9 - Producción de piezas de comunicación interna y externa, revistas para empleados, informes anuales, folletos corporativos, etc. - Relaciones con la comunidad - Relaciones con medios de comunicación - Servicios de información (síntesis y análisis) 1.4 Canales de comunicación de las relaciones públicas: Para lograra que el mensaje de relaciones públicas llegue a sus destinatarios, una organización dispone básicamente de tres canales de comunicación:  El primer canal Las notas de prensa o reportaje acerca de la empresa. Estos elementos se utilizan cuando se requiere enviar un mensaje de comunicación masiva al auditorio en cuestión. El encargado de las relaciones públicas de la Estación de Servicios prepara estos documentos a fin de que las cadenas de televisión u otros medios masivos den a conocer la información.  El segundo canal: Las comunicaciones a un auditorio en grupo, estas pueden tomar la forma de conferencias de prensa, recorridos para reporteros en las instalaciones de la Estación de Servicio, folletos impresos de la empresa o pláticas a asociaciones civiles y profesionales.  El tercer canal Las comunicaciones personales, en este caso directivos de la empresa llevan a cabo actividades de cabildeo con funcionarios gubernamentales o el personal del área de relaciones públicas consigue que se logre menciones de la Estación de Servicio en radio o televisión, forjando relaciones estrechas con locutores y directivos de los medios masivos de comunicación. 1.5 Escuchar al público, la clave Saber escuchar al público, para conocer sus inquietudes, saber lo que necesita y así poder corresponder de manera satisfactoria con sus demandas y necesidades.

10 4. Planificación de la Relaciones Públicas Las Relaciones Públicas implicarán una planificación que se deberá desarrollar de un modo estratégico y apela a un tipo de comunicación bidireccional, ya que no solamente se dirigirá a un público externo e interno, sino que además atenderá y escuchará las necesidades que le plantee este, promoviendo la mutua comprensión y permitiendo que se use como una ventaja ampliamente competitiva a la hora de buscar el posicionamiento. Todas las estrategias de las RRPP deben evaluarse, por lo que es necesario establecer sistemas de medición objetivos. Se trata de evaluar lo que se hace para intentar mejorarlo. 5. Definición de Protocolo Definición de protocolo. Un repaso por la etimología del término protocolo nos lleva de manera inmediata a protocollum, un vocablo latino. Lo concreto es que, en nuestro idioma, un protocolo es un reglamento o una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio. También podemos añadir a esta definición que el Protocolo es un concepto con diversas acepciones. A nivel general, puede decirse que se trata del conjunto de instrucciones, normativas o reglas que permiten guiar o regular una determinada acción. 5.1 ¿Qué entendemos por protocolo?  La forma de hacer bien las cosas.  La utilización de recursos propios del ser humano, como el sentido común.  La utilización de conocimientos adquiridos a través de la formación exhaustiva en este campo profesional. 5.2 ¿Cuál es la función del profesional del Protocolo? El jefe de protocolo es el encargado de la producción y organización de actos. Es quien delega ciertas responsabilidades a auxiliares, adjuntos, colaboradores y subordinados,

11 pero está al tanto de cómo transcurre el evento; es quien coordina, comprueba que todo funcione y que salga conforme está previsto. 5.3 Funciones principales de un jefe de protocolo Sus responsabilidades específicas deber concretarse en dirección según la naturaleza de cada acto para determinar: honores, espacio, seguridad, símbolos, etc. Si tuviéramos que enumerar sus funciones principales (entre las muchas que tiene que desarrollar) en diez puntos serían:  Elaborar los ordenamientos, las precedencias y los procedimientos protocolares de la institución.  Trabajar en la planificación, organización, coordinación y supervisión todos los actos y ceremonias protocolares, tanto dentro como fuera de la Institución. Por ejemplo: Redactar los guiones de los actos.  Supervisar la correcta aplicación de las normas y disposiciones referentes a las precedencias y los símbolos en todos los niveles (local, autonómico y nacional).  Coordinar las acciones correspondientes a cada una de las áreas involucradas en la actividad protocolar de la institución: auxiliares de protocolo, azafatas, seguridad…  Asesorar al personal en general en temas de ceremonial y protocolo.  Programación y planificación de la agenda protocolar.  Asesoramiento y asistencia en la organización de actos.  Acordar con el área de prensa y difusión con respecto a tarea en forma conjunta y gestionar los recursos de todas las actividades protocolares realizadas (fotos, videos, discursos, entre otros.)  Mantener actualizado tanto el fichero protocolar de las autoridades de todas las demás instituciones relacionadas como los antecedentes, disposiciones y documentos sobre ceremonial y demás referentes a la actividad protocolaria.  Velar por el cumplimiento estricto de las órdenes emanadas para la organización de un acto o ceremonia.

12 5.4 ¿Qué es el PMI O VIP? VIP es un acrónimo que procede de la lengua inglesa y que refiere a Very Important Person (“Persona Muy Importante”). Este concepto forma parte como vip del diccionario de la Real Academia Española (RAE). Una persona VIP o PMI, por lo tanto, es aquella que, por ser considerada como socialmente relevante, recibe un trato especial en ciertos lugares públicos. Esto le permite acceder a diversos privilegios y beneficios que no goza el común de la gente. 6. Importancia de la Imagen del profesional del Protocolo Una persona correctamente vestida es la mejor carta de presentación que puede tener. La primera impresión que se tiene de una persona es su imagen. Y en el caso de la empresa y el ámbito laboral es aún más importante pues representa la imagen de la empresa. Hay que cuidar todos los detalles del vestuario y aquí damos algunas pautas y consejos a tener en cuenta. 6.1 Importancia de la Imagen y Vestuario. La imagen es tan importante, que en muchos casos, sin una buena imagen no podrá llegar a demostrar su buena educación, su saber hacer, sus conocimientos profesionales. Los modales son una parte muy importante de la formación y educación de cualquier persona, pero saber cómo vestirse, qué ponerse en cada momento y dar una buena imagen es muy importante. Sacar provecho de la imagen es socialmente muy importante. Políticos, actores, periodistas que salen en televisión, etc. saben muy bien cómo sacarle provecho a su imagen. Muchos de ellos tienen sus propios asesores de imagen para no cometer errores. Cada persona tiene sus propias características que lo definen físicamente: una altura y peso determinado, una forma particular de la cara, un determinado color de la piel, del pelo, de los ojos... y como no una determinada edad. \"Jugando\" con estos factores y otras

13 muchas variables se puede llegar a sacar un buen provecho dando importancia a unas cosas y restándosela a otras. Lo que de forma coloquial podría decirse \"disimulando defectos\" y \"potenciando virtudes\". La imagen es tan importante, que en muchos casos, sin una buena imagen no podrá llegar a demostrar su buena educación, su saber hacer, sus conocimientos profesionales o cualquier otro tipo de bagaje que usted tenga. Una mala imagen le puede cerrar muchas puertas. 7. Imagen Personal La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personas tengamos otros muchos valores la primera impresión es fundamental. La forma de vestir junto con nuestros modales y nuestro comportamiento es el reflejo que damos de la empresa o institución a la que representamos. Según reza un dicho popular: \"Te reciben según te presentas; te despiden según te comportas\". Por ello hay que causar una buena primera impresión, pero eso por sí solo no vale. Si quiere ampliar la información que aquí exponemos puede ir al capítulo Vestir de nuestra web en la que se abordan los temas de vestuario masculino, femenino y trajes de etiqueta, así como el tema de los nudos de corbata. 7.1 Higiene. Tener una buena imagen, no solamente es cuestión de vestuario. Nuestra imagen exterior está muy condicionada por nuestra higiene. Debemos tratar de tener un aspecto agradable y limpio. Esto se consigue con: una buena higiene corporal diaria (ducha o baño, cambio de muda, desodorante, etc.), cabello cuidado y arreglado (aunque se lleve melena se deberá llevar cortado y arreglado), uñas, manos, maquillaje moderado (hay veces que una persona no se maquilla, sino que se \"restaura\" decía mi abuela), barba, etc. Tenemos que dar una imagen exterior correcta, sin perder nuestra propia personalidad. Lo mismo con los complementos que deben ir acordes al tipo de vestuario utilizado.

14 8. Importancia de las Relaciones Interpersonales 8.1 ¿Qué son las Relaciones Interpersonales? Una relación interpersonal es una interacción recíproca entre dos o más personas. ... En toda relación interpersonal interviene la comunicación, que es la capacidad de las personas para obtener información respecto a su entorno y compartirla con el resto de la gente. 8.2 Relaciones Interpersonales en el Trabajo Las relaciones interpersonales ocupan un lugar especial en la sociedad, debido a que se convive cotidianamente con diversas personas, mismas que conservan puntos de vista, ideas, metas, percepciones o formación diferentes, debido a ello se requiere de una convivencia sana para hablar de calidad de vida. Denominadas también como relaciones humanas, interrelaciones personales o relaciones interpersonales, son aquellas relaciones que se establecen entre al menos dos personas y son parte esencial de la vida en sociedad, característica del ser humano, en donde en el desarrollo integral de las personas las relaciones interpersonales tienen un papel fundamental, dado que en todo acto en el que intervengan dos o más personas se considera una relación humana. Esto significa que en todo espacio sociocultural, un individuo convive con otros individuos, lo que le permite conocer a los demás y conocerse a sí mismo. La socialización se adquiere a través de experiencias obtenidas en el rol social, así como diversos aprendizajes que se encuentran basados en la creencia de la acción propia contra la reacción del otro. En el trabajo se requiere establecer comunicación constante con las personas, generando así relaciones interpersonales sanas, aprovechando los medios que se encuentran actualmente, no dejando a un lado la comunicación cara a cara, ya que hoy en día se utiliza la comunicación virtual en mayor medida, en donde el lenguaje no verbal no se percibe, como son los gestos corporales o las emociones, y por lo tanto la interpretación del mensaje puede variar. Las relaciones interpersonales constituyen un papel crítico en una empresa. Aunque la calidad de las relaciones interpersonales en sí no basta para incrementar la productividad, sí se pueden contribuir significativamente a ella, para bien o para mal.

15 A través de ellas, el individuo obtiene importantes refuerzos sociales del entorno más inmediato que favorecen su adaptación al mismo. En contrapartida, la carencia de estas habilidades puede provocar rechazo, aislamiento y, en definitiva, limitar la calidad de vida. En los tiempos actuales muchas personas hablan de la calidad de productos, de servicios y de procesos, pero muy pocas personas hablan de calidad humana. Hablar de calidad humana es hablar de la relación directa que guarda la calidad de las relaciones interpersonales, del resultado de aquellos vínculos que se generan a través del proceso de interacción y comunicación con los demás. 8.3 La complejidad de las relaciones interpersonales y la Comunicación. En el marco de lo esperado se desea mantener relaciones personales satisfactorias, sin embargo, se sabe que es complejo mantener una comunicación en las relaciones humanas. Un elemento clave para la generación de relaciones personales satisfactorias es mantener un ambiente de confianza y comunicación, en donde se destaquen tanto los elementos comunes como las diferencias para lograr acuerdos que permitan mantener armonía en dicha relación. Resulta fundamental reconocer los mensajes que se están emitiendo y la percepción de quien los reciba para saber si se está logrando el objetivo planteado, ya que en diversas ocasiones la mala interpretación de los mensajes comunicados genera un desgaste en las relaciones humanas, esto es, cuidar que la comunicación sea adecuada y eficaz. El comunicador adecuado toma decisiones acerca de:  Qué comunicar.  Cuánto comunicar.  Dónde comunicar.  Cuando comunicarse.  Con quién comunicar o compartir información.

16 La comunicación es adecuada cuando se cumplen las expectativas de los comunicadores y las normas de la situación o cultura, por ello se requiere que al comunicar alguna situación o mensaje en el trabajo se tengan presente tanto el qué, cuánto, dónde, cuándo y con quién dar a conocer el mensaje ya que dependiendo de ello se logrará mejorar las relaciones interpersonales. 9. Perfil de los Organizadores Del Evento El perfil laboral o profesional es la descripción clara del conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para encarar responsablemente las funciones y tareas de una determinada profesión o trabajo. 9.1 Organizador del Evento / Shaday Alleyne El desempeño de múltiples tareas simultáneamente genera la necesidad de tener varias capacidades. No es fácil reunirlas todas, así que veamos cuáles son las imprescindibles: El Organizador del evento lo podemos comparar con un director de orquesta. Para ser un buen planificador hay que tener capacidad de planificar, programar y organizar. Además debe estar atento a varias tareas simultáneas. Desde la idea del evento hasta la logística, la decoración o la gastronomía. También debe dirigir a varios equipos de personas que tienen funciones muy diferentes entre ellas. Pueden ser staff, anfitriones, colaboradores, proveedores, ponentes, etc. Es muy importante que un organizador de eventos tenga habilidades de dirección para poder transmitir la información precisa a la persona precisa. Coordinar a todo el personal de manera eficaz tendrá como resultado un acontecimiento fluido y fiel a su programación. Dentro de sus funciones:  Coordinar el evento.  Establecer la fecha del evento.  Contactar a los ponentes.  Plantear los objetivos  Crear las comisiones para el desarrollo del evento:  Concretar todos los detalles con los participantes  Desarrollar plan de comunicación  Revisar los perfiles de los ponentes.

17  Solicitar las cartas al comité encargado de realizar esta función.  Solicitar los permisos pertinentes.  Supervisión de la previa y ejecución del evento  Evaluar el resultado del evento 9.2 Comité de Finanzas Coordinadora del Comité / Valery de León Con la participación de: 1. Nairobi Jiménez 2. Nicolás Alguero El Comité de Finanzas realiza la gestión de los fondos y define el presupuesto anual de la Asociación. Para ello estudia la viabilidad financiera de las diferentes actividades, proponiendo las acciones más apropiadas para garantizar una gestión efectiva y eficiente de los fondos. Función  Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios.  Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador. 9.3 Comité de Programas Coordinador del Comité / Saidys Agrazal Con la participación de: 1. Daneyra Ruiz 2. Xochil Quiroz 3. Adrián Gamboa Funciones:  Prepara el cronograma de las actividades con fechas.

18  Escoge la temática a desarrollar en el evento  Estructura el programa  Establece los mecanismos para la preselección.  Selecciona los ponentes.  Elabora el programa 9.4 Comité de promoción/ relaciones públicas: Coordinadora del Comité / Lorena Barria Con la participación de: 1. Carla García 2. Julio Valdés 3. Raquel Torrento Funciones:  Diseño de las Invitaciones  Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.  Coordina la llegada y salida de los invitados. 9.5 Comité de Recepción & Protocolo Coordinadora del Comité / Argelis Ayarza Con la participación de: 1. José Alderete Funciones:  Da la bienvenida a todos los participantes  Recibe a los invitados especiales.  Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole 9.6 Comité de alimentos y bebidas Coordinador del Comité / Nicolas de Gracia Con la participación de: 1. Nairobi Jiménez 2. Valery de León Funciones:

19  Selecciona los menús del evento  Organiza los horarios para la alimentación. 9.7. Comité de Audio y Video Coordinadora del Comité / Denaise Guillén Con la participación de: Funciones:  Encargada de filmar el evento.  Coordinar el escenario el día del evento 9.8 Maestro de Ceremonia Coordinadora del Comité / Edna González Con la participación de: 1. Shaday Alleyne Funciones:  Encargada de llevar a cabo el desarrollo del programa.  Coordinar los temas con el organizador del evento.  Coordinar con los ponentes el desarrollo de los temas.

20 Conclusiones Este conversatorio que formó parte de una asignación estudiantil fue de gran complacencia pues, superó las expectativas porque se reafirmó la importancia de la comunicación en las actividades académicas y profesionales dela profesión de Protocolo y la organización de Eventos. Cada una de las ponentes demostró sus sabios conocimientos y crearon una atmósfera de interés e incentivaron aún más, el deseo de cada estudiante, en desarrollarse dentro del sector laboral del Ceremonial y Protocolo. Interesante fue el hecho de que no solo tocaron el tema de las costumbres comunicativas y lo normal dentro del sector de las Comunicaciones, sino que nos actualizaron y brindaron estratégicas herramientas que nos ayudarán a desarrollar nuestras capacidades. La comunicación es la base de todo, por ello es de relevante importancia comunicarnos bien, estar actualizados, buscar culturizarnos, mantenernos pendiente de los cambios y modernos sistemas que nos permitan ser profesionales capaces y eficientes. Con cada asignación, de cada clase, es más evidente el compromiso, la pasión, el gusto con el que cada miembro que pertenece a las comisiones designadas se esmera y se siente orgullosos de la carrera escogida. También, nos damos cuenta de lo que realmente representa el ceremonial, la buena comunicación y todo lo concerniente a la imagen, la cual siempre recaerá bajo la responsabilidad del profesional de Evento y Protocolo, por ello es de suma importancia el manejo de la Comunicación en las instituciones públicas o privadas.

21 ANEXOS

22 Informe de Finanzas Esta comisión se encargó de recoger la cuota de 5 balboas por estudiante. Con un total de 80.00 dólares en total el cual se distribuyó de la siguiente manera: 15.00 Regalo para las panelistas 36.18 Brindis 15.10 Utensilios 2.50 Botella de agua para panelistas 2.00 Impresión de certificados 4.00 Transporte para el brindis 74.78 Total

23 Cartas de Invitación

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26 Fotografías del Panel Estudiantes de la asignatura de Teoría de la Comunicación de la Carrea de Eventos y Protocolo, junto a la profesora Juliana V. de Alsola. La moderadora del panel de experto, la estudiante Edna González (centro) junto a las especialistas, Jovanna Espino de Alcedo, Licenciada en Periodismo (derecha) y la Arlene Ivonne Delvalle, Licenciada en Relaciones Públicas. (Izquierda)

27 2. Obsequio de agradecimiento por su participación al Panel de Experto, por el estudiante Shaday Alleyne. 3. Obsequio de agradecimiento por su participación al Panel de Experto, por el estudiante Nicolás Alguero.

28 Estudiantes disfrutando del brindis. Facilitadora de la asignatura de Teoría de la Comunicación II, segundo semestre, Mgtr Juliana V. de Alsola, especialista en Periodismo y Relaciones Públicas.

29 Entrega de certificados de participación a las panelistas por la Mgtr Juliana V. de Alsola, facilitadora de la asignatura de Teoría de la Comunicación II. Licenciada Jovanna Espino de Alcedo, Profesional egresada de la Universidad de Panamá, en la carrera de Licenciatura en Periodismo. Licenciada Arlene Ivonne Delvalle, profesional egresada de la Universidad de Panamá, en la carrera de Licenciatura de Relaciones Publicas.

30 Bibliografía - García Alcántara, Alba. (2012) “cuando el cuerpo comunica. Manual de la comunicación no verbal”. Trabajo final de carrera. Disponible en: https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/18459/MEMORIA2.pdf Consultado el 12 de diciembre de 2018. - Montserrat PG. (2013) Técnica de Panel.) Disponible en: https://www.slideshare.net/7171061280/tecnica-de-panel-by-montserrat-p Consultado el 10 de diciembre de 2018. - Trabajo escrito de Panel de Experto. (2015) Disponible en: https://www.slideshare.net/anderson1038413078/trabajo-escrito-panel-del- experto. Consultado el 10 de diciembre de 2018. - Panel de Expertos. Disponible en: https://europa.eu/capacity4dev/evaluation_guidelines/minisite/es-bases- metodol%C3%B3gicas-y-enfoque/herramientas-de-evaluaci%C3%B3n/panel-de- expertos Consultado el 11 de diciembre de 2018. - Comunicación No Verbal. Disponible en: https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/18459/MEMORIA2.pdf