E-book เรื่องความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ

บทที 1 ความรู้เบืองต้นในการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ 1. ระบบคืออะไร และ นกั วเิ คราะห์ระบบคอื ใคร ระบบ (System) คอื สิงตา่ งๆ ทีมกี ารตดิ ตอ่ สมั พนั ธก์ นั เพือบรรลเุ ป้ าหมายอย่างหนึงอย่างใดร่วมกนั กลมุ่ ของ องคป์ ระกอบตา่ งๆ ทีทํางานร่วมกนั เพือจดุ ประสงคอ์ นั เดยี วกนั ระบบอาจจะประกอบด้วยบคุ ลากร เครืองมือ เครืองใช้ พสั ดุ วธิ ีการ ซงึ ทงั หมดนีจะต้องมรี ะบบจดั การอนั หนงึ เพือให้บรรลจุ ดุ ประสงค์อนั เดียวกนั เมือเราศกึ ษาระบบใดระบบหนงึ เราควรจะต้องเข้าใจการทํางานของระบบนนั ให้ดโี ดยการถามตวั เอง ตลอดเวลาด้วยคําถามเหลา่ นี 1. What คือ ระบบทําอะไร , วตั ถปุ ระสงค์ของระบบคืออะไร มีแผนงานขนั ตอนอยา่ งไรเพือ นําไปสคู่ วามสําเร็จ (Goal) 2. Who คือ ทําโดยใคร ,บคุ คลหรือใครทีรบั ผิดชอบ 3. When คอื ทําเมอื ไร , การเริมดาํ เนินงานและผลสาํ เร็จของงานจะสาํ เร็จลลุ ว่ งได้เมอื ไร ควร มีการจดั ตารางการทํางานอย่างมรี ะบบ การทํางานโดยไมม่ กี ารจดั ตารางการทํางานทีแนน่ อน สง่ ผลให้ระบบงานยืดเยือ ไมส่ ามารถปิ ดงานได้ กอ่ ให้เกิดคา่ ใช้จา่ ยเพิมขนึ 4. How คอื ทําอย่างไร มวี ธิ ีการทํางานอย่างไร ต้องใช้เครืองมือใดเพือให้งานสาํ เรจ็ ได้รวดเร็ว ระบบทีเราควรทราบเพือประโยชน์ในการวเิ คราะห์และออกแบบได้แก่ ระบบธรุ กิจ และ ระบบสารสนเทศ (MIS) ระบบธุรกจิ (Business System) ได้แก่ระบบทีทํางานเพือจดุ ประสงค์ด้านธรุ กิจ โรงงานอตุ สาหกรรม เป็นระบบธรุ กจิ เพือจดุ ประสงคด์ ้านการผลิต นอกจากนีระบบขนสง่ ระบบโรงแรม ระบบการพิมพ์ ระบบ ธนาคาร และอืนๆ อีกมาก ล้วนแล้วแตเ่ ป็นระบบธรุ กิจทงั นนั ซงึ มจี ดุ ประสงค์แตกตา่ งๆกนั ออกไป ระบบธรุ กจิ อาจจะแบง่ ยอ่ ยๆลงไปได้อีก เชน่ ในโรงงานเราจดั แบ่งเป็นฝ่ ายตา่ งๆ เชน่ ฝ่ ายผลิต ฝ่ ายซ่อมบํารุง ฝ่ ายสินค้า คงคลงั หรืออาจจะรวมฝ่ ายขายเข้ามาอย่ดู ้วยกไ็ ด้ในระบบยอ่ ยของฝ่ ายขายจะต้องทําหน้าทีหลายอยา่ ง เชน่ รบั ใบสงั สนิ ค้าจากลกู ค้า สง่ ใบเกบ็ เงินไปให้ลกู ค้า สาํ หรบั ฝ่ ายบญั ชที ําหน้าทจี า่ ยเงินเดอื นพนกั งานเป็นต้น นกั วิเคราะห์ต้องทราบขนั ตอนการทํางานในระบบทีได้รับมอบหมายและทําความเข้าใจให้ดี ระบบสารสนเทศ (Management Information System) ระบบนีช่วยจดั การข้อมลู ทีต้องการใช้ใน ระบบธรุ กิจ ช่วยเก็บตวั เลขและขา่ วสารเพือช่วยในการดาํ เนินธรุ กิจและการตดั สนิ ใจ เช่น ระบบการเก็บเงิน ลกู ค้า เราต้องการทีจะทราบวา่ ลกู ค้าแตล่ ะคนชืออะไร อยทู่ ีไหน สนิ ค้าและจํานวนทีขายให้แกล่ กู ค้าแตล่ ะคน เป็นอยา่ งไร การจา่ ยเงินของลกู ค้าเป็นอย่างไร ตดิ ค้างนานหรือไม่ หรือหนีสญู รวมทงั จํานวนเงินทีลกู ค้า จะต้องชําระ นักวเิ คราะห์ระบบ (System Analysts) คอื ผ้ทู ีเป็นตวั กลางในการตดิ ตอ่ ระหวา่ งระบบสารสนเทศกบั กลมุ่ ผ้เู กียวข้อง ได้แก่ เจ้าของระบบ (System Owners) ผ้ใู ช้ระบบ (System Users) และผ้สู ร้างระบบ (System Builders) เพือพฒั นาระบบสารสนเทศขององคก์ รขนึ มา ทงั นีหน้าทีหลกั ของนกั วเิ คราห์ระบบจะแบง่ เป็น 2 สว่ น Page1

สว่ นที 1 วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นการศกึ ษา วเิ คราะห์ และแยกแยะถงึ ปัญหาทีเกิดขนึ ในระบบ พร้อมทงั เสนอแนวทางแก้ไขตามความต้องการของผ้ใู ช้งานและความเหมาะสมตอ่ สถานะทางการเงิน ขององค์กร สว่ นที 2 ออกแบบระบบ (System Design) เป็นวธิ ีการออกแบบ และกําหนดคณุ สมบตั ทิ างเทคนิคโดย นําระบบคอมพิวเตอร์มาประยกุ ตใ์ ช้ เพือแก้ปัญหาทีได้ทําการวเิ คราะห์มาแล้ว 2. หน้าทีของนักวเิ คราะห์ระบบ 1.รวบรวมข้อมลู เป็นการรวบรวมข้อมลู ของระบบเดมิ เพือให้ทราบถงึ ปัญหาทีเกิดขนึ และนําไปใช้เป็นข้อมลู สว่ นหนึงใน การพฒั นาระบบใหมท่ งั นีอาจจะทําแบบสอบถามหรือการสมั ภาษณ์เพือเกบ็ รายละเอียดตา่ งๆ จากผ้ใู ช้ระบบ จากผ้ใู ช้ระบบ เพราะผ้ใู ช้ระบบเป็นผ้ทู ีเข้าใจถงึ ปัญหาทีเกดิ ขนึ ได้ดีทีสดุ 2. จดั ทําเอกสาร ในระหวา่ งการทําพฒั นาระบบนนั นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องจดั ทําเอกสารประกอบในแตล่ ะขนั ตอน ของการวิเคราะห์ระบบโดยละเอียด และปรบั ปรุงให้เป็นปัจจบุ นั อยเู่ สมอ เพือความคลอ่ งตวั หากมีการเปลยี น ทีมงานในระหวา่ งการพฒั นาระบบ 3. จดั ทําพจนานกุ รมข้อมลู (Data Dictionary) เป็นการรวบรวมเอกสารทงั หมด และอธิบายถึงเอกสารตา่ งๆ ทีต้องมกี ารใช้งานในระบบ พจนานกุ รม ข้อมลู จดั เป็นสิงหนึงทีนกั วิเคราะห์ระบบจําเป็นต้องใช้ในการติดตอ่ ประสานงานกบั โปรแกรมเมอร์และเจ้าของ ระบบ 4.ออกแบบระบบ นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องทําการออกแบบการทํางานของระบบใหมใ่ ห้ตรงตามความต้องการของผ้ใู ช้ ระบบ และมีความเหมาะสมมากทีสดุ รวมทงั ออกแบบลกั ษณะการตดิ ตอ่ ของโปรแกรมกบั ผ้ใู ช้งาน ฮาร์ดแวร์ และเทคโนโลยีสารสนเทศทีจะนํามาใช้ในระบบ กําหนดลกั ษณะของเครือขา่ ยทีใช้ในการเชือมตอ่ คอมพิวเตอร์ กําหนดมาตรการรักษาความปลอดภยั ของระบบ รวมไปถงึ การประมาณการคา่ ใช้จา่ ยตา่ งๆ ในสว่ นทีจะเกิดขนึ 5.สร้ างแบบจําลอง ทําการสร้างแบบจําลองของโปรแกรมทีพฒั นาขนึ เพือนําเสนอแก่เจ้าของระบบและผ้ใู ช้งาน ในบาง องคก์ รหน้าทีการสร้างแบบจําลองจะเป็นของโปรแกรมเมอร์ 6. ทดสอบโปรแกรมทีพฒั นาขนึ ในบางครงั นกั วเิ คราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะเป็นผ้ทู ดสอบโปรแกรมเอง แตห่ ากมอบหมายให้ผู้ ใช้ระบบเป็นผ้ทู ดสอบจะมผี ลการทดสอบทีมปี ระสทิ ธิภาพมากกวา่ เนืองจากผ้ใู ช้ระบบเป็นผ้ทู ีรู้และเข้าใจ ระบบงานอยา่ งแท้จริง จงึ สามารถบอกได้วา่ โปรแกรมทีพฒั นาขนึ มานนั ทํางานได้สอดคล้องกบั การทํางานจริง มากน้อยเพยี งใด Page2

7. ติดตงั และทําการปรบั เปลยี นระบบ ทําการตดิ ตงั และปรบั เปลยี นระบบเดิมเป็นระบบใหม่ ซึงสามารถทําได้หลายลกั ษณะ เช่น ติดตงั ทงั หมดทนั ที ตดิ ตงั เป็นบางสว่ นก่อน หรือติดตงั ระบบใหมค่ วบคไู่ ปกบั การทํางานของระบบเก่า เป็นต้น 8. จดั ทําคมู่ อื จดั ทําคมู่ อื และจดั เตรียมหลกั สตู รฝึกอบรมให้แกผ่ ้ใู ช้ระบบ เนืองจากเป็นการเปลียนแปลงของระบบซึง หมายรวมถึงการเปลยี นแปลงวธิ ีการดาํ เนินงาน ลกั ษณะของโปรแกรมทีใช้งานกเ็ ปลียนแปลงไป การทีผ้ใู ช้ ระบบจะสามารถเข้าใจและรับรู้การเปลียนแปลงทีเกิดขนึ ได้อย่างรวดเร็ว คือ การได้รบั การฝึกอบรมอยา่ ง ถกู ต้อง 9. จดั ทําแบบสอบถาม จดั ทําแบบสอบถามถงึ ผลการดําเนินงานของระบบใหมท่ ีได้ติดตงั ไปแล้วในรูปแบบของรายงานผลการใช้ งาน (Feedback) เพราะจะทําให้นกั วเิ คราะห์ระบบทราบวา่ ผลของการติดตงั ระบบใหมเ่ ป็นอยา่ งไร และมี ปัญหาอะไรเกดิ ขนึ ตามมาบ้างเพือจะได้นําปัญหาเหลา่ นนั มาทําการปรบั ปรุงแก้ไขเพือให้ได้เป็นระบบทีตรง ตามความต้องการของผ้ใู ช้ได้ในทีสดุ 10. บํารุงรกั ษาและประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านของระบบ เป็นการดแู ลระบบเมอื มีข้อผดิ พลาดเกิดขนึ รวมทงั เป็นการปรบั ปรุง ดดั แปลง หรือแก้ไขทงั โปรแกรมและ ขนั ตอนการทํางานของระบบ เพือให้ระบบมกี ารทํางานทีถกู ต้องมากทีสดุ นอกจากนนั ยงั ทําให้สามารถ ประเมินผลการปฏบิ ตั ิงานของระบบใหมไ่ ด้อกี ด้วย 11. เป็นผ้ใู ห้คําปรึกษา คอยให้คําปรึกษาแก่ผ้ใู ช้ระบบและทกุ คนในระบบ (Consulting) ภายหลงั จากการติดตงั ระบบแล้ว การใช้ งานอาจเกดิ ข้อสงสยั หรือข้อผดิ พลาดขนึ ได้ตลอดเวลา ดงั นนั นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องคอยให้คําปรึกษา ไมว่ า่ จะเป็นทางด้านการใช้โปรแกรมหรือทางด้านเทคนิคกต็ าม 12. เป็นผ้ปู ระสานงาน ทําหน้าทปี ระสานงานระหวา่ งทกุ ฝ่ ายทีเกียวข้องกบั การพฒั นาระบบ (Coordinator) เพือให้เข้าใจในเหตุ การณ์หรือข้อมลู ทีเกิดขนึ ภายในองค์กรได้ถกู ต้องตรงกนั ทีสดุ 13. เป็นผ้แู ก้ไขปัญหา ในทีนีจะเป็นผ้ทู ีนําแนวคิดของคาํ วา่ “ระบบ” มาใช้ในการแก้ปัญหาทงั การดําเนินงานทางธรุ กิจขององคก์ ร และแก้ปัญหาด้านระบบสารสนเทศด้วย โดยการเปรียบเทียบในลกั ษณะของงานทางธรุ กิจคอื ระบบ ซึงจะต้อง กําหนดขอบเขตของระบบผ้ทู ีเกียวข้องกบั การทํางานของระบบพิจารณาวา่ ข้อมลู ทีเข้าและออกจากระบบนนั เกิดจากบคุ คลฝ่ ายใดหรือเกดิ จากขนั ตอนการทํางานขนั ตอนใด เพือให้เการแก้ไขปัญหานนั สามารถดําเนินการ ได้อย่างชดั เจนภายในขอบเขตของระบบนนั 14. เป็นตวั แทนการเปลียนแปลง นกั วเิ คราะห์ระบบเป็นผ้ทู ีสามารถแสดงให้ทกุ คนเลง็ เห็นถงึ ผลประโยชน์ทีจะเกิดขนึ หลงั จากการเปลยี น Page3

แปลงจากระบบเกา่ เป็นระบบใหมไ่ ด้ 15. เป็นผ้เู ตรียมข้อมลู ให้กบั องคก์ ร เมือมีการเปลยี นแปลงระบบแล้ว นกั วเิ คราะห์ระบบจะเป็นผ้ทู ีทราบรายละเอียดของการเปลียนแปลงดี ทีสดุ ซงึ สามารถเตรียมข้อมลู เพือนําไปใช้ในการแขง่ ขนั หรือการหาตลาดใหมข่ ององคก์ รได้อยา่ งรวดเร็ว และทนั เหตกุ ารณ์ 3. คณุ สมบัติของนักวเิ คราะห์ระบบ 1. มคี วามชํานาญหลากหลายในศาสตร์คอมพิวเตอร์ เชน่ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โปรแกรมภาษา ฮาร์ดแวร์ เทคโนโลยสี ารสนเทศ เป็นต้น 2. มคี วามเข้าใจในระบบธรุ กจิ ระบบการเงิน และระบบการตลาด เป็นอยา่ งดี 3. มีความเข้าใจในความต้องการของผ้ใู ช้ระบบเป็นอย่างดี 4. ต้องเป็นนกั สาํ รวจ ทชี ่างสงั เกตในรายละเอยี ดตา่ งๆ ของระบบ รวมไปถึงองค์ประกอบภายนอกทเี กียวข้อง กบั ระบบ เพือนํามาเป็นข้อมลู ประกอบการพฒั นาระบบ 5. มจี รรยาบรรณตอ่ องคก์ รทีพฒั นาระบบให้ ไมน่ ําข้อมลู ทีได้ซึงเป็นความลบั ขององคก์ รไปเผยแพร่ภายนอก อนั อาจจะก่อให้เกิดผลเสยี แกอ่ งคก์ รนนั ได้ 6. ต้องทํางานเป็นทีมได้เป็นอย่างดี เชน่ ทมี พฒั นาระบบ ทีมนกั วเิ คราะห์ระบบ เป็นต้น 7. มมี นษุ ย์สมั พนั ธ์ทีดี เนืองจากนกั วิเคราะห์ระบบจะต้องมีการติดตอ่ ประสานงานระหวา่ งบคุ คลหลายกลมุ่ เพือคอยอํานวยความสะดวกและเกบ็ รวบรวมข้อมลู ตา่ งๆ เพือการพฒั นาระบบ 8. สามารถเรียนรู้สิงใหมๆ่ ได้ด้วยตนเอง 9. มคี วามสามารถสงู ในการนําเสนอข้อมลู ให้ทงั ผ้บู ริหารระดบั สงู รวมไปถึงผ้ใู ช้ระบบ ให้สามารถเข้าใจได้ โดยง่าย และตรงกนั 10. มีความสามารถในการตดิ ตอ่ สือสารเป็นภาษาองั กฤษได้ดี หากองคก์ รนนั สือสารภายในเป็นภาษาองั กฤษ 11. สามารถทํางานภายใต้ภาวะกดดนั ได้ เนืองจากต้องทํางานกบั บคุ คลหลายฝ่ าย ซึงแน่นอนวา่ จะต้องมี ปัญหาเกิดขนึ จากบคุ คลตา่ งๆ มากมาย 12. เป็นนกั จิตวทิ ยา ในการทจี ะพดู คยุ หรือตดิ ตอ่ กบั กลมุ่ บคุ คลหลายกลมุ่ เพือให้ได้ข้อมลู มาอยา่ งละเอยี ด ถกู ต้องและสามารถโน้มน้าวจิตใจผ้ใู ช้ระบบได้ 4. นักวเิ คราะห์ระบบพัฒนาการระบบสารสนเทศอย่างไร การทีมีนกั วเิ คราะห์ระบบในองคก์ รนนั เป็นการได้เปรียบเพราะจะรู้โดยละเอียดวา่ การทํางานในระบบ นนั ๆ เป็นอย่างไร และอะไรคอื ความต้องการของระบบ ในกรณีทีนกั วเิ คราะห์ระบบไมไ่ ด้อย่ใู นองค์กรนนั ก็ สามารถวเิ คราะห์ระบบได้เชน่ กนั โดยการศกึ ษาสอบถามผ้ใู ช้และวธิ ีการอนื ๆ ซึงจะกลา่ วในภายหลงั ผ้ใู ช้ในทีนี กค็ ือ เจ้าของ และผ้ทู ีเกียวข้องในระบบสารสนเทศนนั เอง ผ้ใู ช้อาจจะมคี นเดยี ว หรือหลายคนกไ็ ด้ เพือให้ Page4

นกั วเิ คราะห์ระบบทํางานได้อยา่ งคลอ่ งตวั มีลาํ ดบั ขนั และเป้ าหมายทีแนน่ อน นกั วเิ คราะห์ระบบควรจะทราบ ถงึ วา่ ระบบสารสนเทศนนั พฒั นาขนึ มาอยา่ งไร มีขนั ตอนอยา่ งไร วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle) คอื กระบวนการทางความคดิ (Logical Process) ในการพฒั นาระบบสารสนเทศเพือแก้ปัญหาทาง ธรุ กิจและตอบสนองความต้องการของผ้ใู ช้ได้ โดยระบบทีจะพฒั นานนั อาจเริมด้วยการพฒั นาระบบใหมเ่ ลย หรือนําระบบเดิมทีมีอยแู่ ล้วมาปรบั เปลยี นให้ดียิงขนึ ขนั ตอนในวงจรการพฒั นาระบบ ชว่ ยให้นกั วเิ คราะห์ ระบบสามารถดําเนินการได้อยา่ งมีแนวทางและเป็นขนั ตอน ทําให้สามารถควบคมุ ระยะเวลาและงบประมาณ ในการปฏบิ ตั งิ านของโครงการพฒั นาระบบได้ ระบบสารสนเทศทงั หลายมีวงจรชีวติ ทีเหมอื นกนั ตงั แตเ่ กดิ จนตาย วงจรนีจะเป็นขนั ตอนทเี ป็นลําดบั ตงั แตต่ ้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบทีใช้งานได้ ซึงนกั วิเคราะห์ระบบต้องทําความเข้าใจให้ดวี า่ ในแตล่ ะ ขนั ตอนจะต้องทําอะไร และทําอยา่ งไร ขนั ตอนการพฒั นาระบบมอี ย่ดู ้วยกนั 7 ขนั ตอนคือ 1. ค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection) เนืองจากในสภาพเศรษฐกิจปัจจบุ นั มีสภาวะแขง่ ขนั ของธรุ กิจคอ่ นข้างสงู จึงทําให้องค์กรจําเป็นต้องหากลยทุ ธ์ทางการแขง่ ขนั เพือเพิมความ ได้เปรียบตอ่ คแู่ ขง่ ขนั และแย่งสว่ นแบง่ ในตลาดให้ได้มากขนึ อนั จะนําไปสผู่ ลกําไรทีมากขนึ ซงึ กลยทุ ธ์การ แขง่ ขนั ดงั กลา่ วอาจจะเป็นการพฒั นาระบบงานทีดําเนินการอย่ใู นปัจจบุ นั หรือพฒั นาระบบใหม่ แตจ่ ะมี ระบบงานใดบ้างนนั จะต้องค้นหาจากผ้ทู ปี ฏบิ ตั งิ านกบั ระบบงานจริง โครงการทีรวบรวมมาได้อาจมหี ลาย โครงการ แตอ่ าจดําเนินการพร้อมกนั หมดไมไ่ ด้ เนืองจากมขี ้อจํากดั เรืองของต้นทนุ และเวลาทีใช้ในการ ดาํ เนินการ ดงั นนั จําเป็นต้องมกี ารเลอื กสรรโครงการทีเหมาะสมและให้ผลประโยชน์แก่องคก์ รมากทีสดุ ใน สภาวะการณ์ปัจจบุ นั โดยทีบคุ คลากรในองคก์ ร อาจต้องการพฒั นาระบบภายในองค์กรขนึ มาหลากหลาย โครงการทีล้วนแตเ่ ป็นการพฒั นาประสทิ ธิภาพในการดําเนินงานขององคก์ ร แตก่ ารดําเนินการพฒั นา ระบบในทกุ ๆ โครงการพร้อมกนั อาจเป็นไปไมไ่ ด้เนืองจากมีข้อจํากดั เรืองของต้นทนุ ทีใช้ในการพฒั นา การ พฒั นาระบบงานสารสนเทศในขนั ตอนแรกของวงจรการพฒั นาระบบ (SDLC) เป็นขนั ตอนทีอธิบายถึงการ ค้นหาโครงการของระบบงานทีต้องการพฒั นา และพิจารณาเลือกโครงการทจี ะทําให้องค์กรได้รบั ผลตอบแทนมากทีสดุ เริมจากการทีผ้บู ริหารขององค์กรหรือบคุ ลากรมีความต้องการทีจะพฒั นาระบบงาน จึงได้มกี ารแตง่ ตงั กลมุ่ บคุ คลเพือค้นหาโครงการทเี ห็นสมควรวา่ ควรได้รบั การพฒั นา จากกิจกรรมการค้นหาโครงการนี สง่ ผลให้เกิดโครงการพฒั นาขนึ มาหลายโครงการ ผ้บู ริหารและนกั วิเคราะห์ระบบจะต้องทําการจําแนกกลมุ่ ของโครงการให้เป็นหมวดหมอู่ ยา่ งมหี ลกั เกณฑ์ เช่น จําแนกตามความสําคญั หรือจําแนกตามผลตอบ แทนทีจะได้รับ กิจกรรมสดุ ท้ายของขนั ตอนนีจะทําการเลือกโครงการทเี หมาะสมทีสดุ และตรงกบั วตั ถุ ประสงค์ (Objective) ขององค์กรในสถานการณป์ ัจจบุ นั มากทีสดุ Page5

สรุป การทํางานในขนั ตอนการค้นหาและการเลอื กสรรโครงการ (Project Identification / Selection) กิจกรรม ตวั อย่างแผนภาพ เครืองมือและเทคนิคทีใช้ 1. ค้นหาโครงการพฒั นาระบบทีเหน็ สมควรได้รับการ ตารางเมตริกซ์ (Matrix Table) พฒั นา 2. จําแนกและจดั ลําดบั โครงการ 3. เลอื กโครงการทีเหมาะสมทีสดุ 2. เริมต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning) รวบรวมข้อมลู เพิมเตมิ เพือเริมต้นจดั ทํา โครงการทีได้รับอนมุ ตั ิ โดยเริมจากการจดั ตงั ทีมงาน เพือเตรียมการดําเนินงานจากนนั ทีมงานดงั กลา่ ว ร่วมกนั ค้นหา สร้างแนวทาง และเลือกทางทีดที ีสดุ ในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน เมอื ได้ทางเลอื กทีดแี ละ เหมาะสมทีสดุ แล้ว ทีมงานจงึ เริมวางแผนดําเนินงานโครงการ โดยศกึ ษาความเป็นไปได้ กําหนดระยะเวลา ดาํ เนินงานแตล่ ะขนั ตอนและกจิ กรรม เพือนําเสนอตอ่ ผ้บู ริหารพิจารณาอนมุ ตั ใิ ห้ดําเนินการในขนั ตอน ตอ่ ไป สรุป การทํางานในขนั ตอนการเริมต้นและการวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning กิจกรรม ตวั อย่างแผนภาพ เครืองมอื และเทคนิคทีใช้ 1. เริมต้นโครงการ - เทคนิคการรวบรวมสารสนเทศและ 2. เสนอแนวทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน ข้อเทจ็ จริง (Fact-Finding and 3. วางแผนโครงการ Information Gathering) - เทคนิคการวเิ คราะห์ต้นทนุ และผลกําไร (Cost-Benefit Analysis) - PERT Chart - GANTT Chart 3. วเิ คราะห์ระบบ (System Analysis) ศกึ ษาขนั ตอนการดําเนินการของระบบเดิมเพือหาปัญหาทีเกิดขนึ รวบรวมความต้องการในระบบใหมจ่ ากผ้ใู ช้ระบบแล้วนําความต้องการเหลา่ นนั มาศกึ ษาและวิเคราะห์เพือ แก้ปัญหาดงั กลา่ ว ด้วยการใช้แบบจําลองตา่ งๆ ช่วยในการวิเคราะห์ เริมจากทําการศกึ ษาถึงขนั ตอนการดําเนินงานของระบบเดมิ หรือระบบปัจจบุ นั วา่ เป็นไปอยา่ งไรบ้าง ปัญหาทีเกดิ ขนึ คอื อะไร หลงั จากนนั จึงรวบรวมความต้องการในระบบใหมจ่ ากผ้ใู ช้ระบบ โดยอาจจะมกี าร ใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อมลู เช่น การออกแบบสอบถาม การสมั ภาษณ์ จากนนั นําข้อมลู ทีรวบรวม ได้มาทําการวเิ คราะห์ด้วยการจําลองแบบข้อมลู เหลา่ นนั ได้แก่ แบบจําลองขนั ตอนการทํางานของระบบ (Process Model) แบบจําลองข้อมลู (Data Model) โดยมีการใช้เครืองมอื ในการจําลองแบบชนิดตา่ งๆ เช่น แผนภาพกระแสข้อมลู (Data Flow Diagram) แผนภาพแสดงความสมั พนั ธ์ระหวา่ งข้อมลู (Entity Page6

Relationship Diagram) เป็นต้น สรุป การทํางานในขนั ตอนการวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) กิจกรรม ตวั อยา่ งแผนภาพ เครืองมือและเทคนิคใช้ 1. ศกึ ษาขนั ตอนการทํางานของระบบเดมิ 1.เทคนิคการรวบรวมสารสนเทศและข้อเทจ็ จริง 2. กําหนดความต้องการในระบบใหมจ่ ากผ้ใู ช้ระบบ (Fact-Finding and Information Gathering) 3. จําลองแบบขนั ตอนการทํางาน 2. แผนภาพกระแสข้อมลู (Data Flow Diagram) 4. อธิบายขนั ตอนการทํางานของระบบ 4. แผนภาพแสดงความสมั พนั ธ์ของข้อมลู (E-R 5. จําลองแบบข้อมลู Diagram) 5. พจนานกุ รมข้อมลู (Data Dictionary) 6. ตวั ต้นแบบ (Prototyping) 7. ผงั งานระบบ (System Flowcharts) 8. เครืองมือช่วยในการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools) 4. ออกแบบเชงิ ตรรกะ (Logical Design) เป็นขนั ตอนในการออกแบบลกั ษณะการทํางานของระบบตาม ทางเลือกทีได้ทําการเลือกไว้จากขนั ตอนการวิเคราะห์ระบบ โดยการออกแบบในเชิงตรรกะนียงั ไมไ่ ด้มีการ ระบถุ งึ คณุ ลกั ษณะของอปุ กรณ์ทีจะนํามาใช้ เพียงแตก่ ําหนดถึงลกั ษณะของรูปแบบรายงานทีเกิดจากการ ทํางานของระบบ ลกั ษณะของการนําข้อมลู เข้าสรู่ ะบบและผลลพั ธ์ทีได้จากระบบ ขนั ตอนการออกแบบเชิงตรรกะจะสมั พนั ธ์และเชือมโยงกบั ขนั ตอนการวเิ คราะห์ระบบเป็นอยา่ งมาก เนืองจากอาจจะมกี ารนําแผนภาพทีแสดงถงึ ความต้องการของผ้ใู ช้ระบบทีได้จากขนั ตอนการวเิ คราะห์ ระบบมาทําการแปลงเพือให้ได้ข้อมลู เฉพาะของการออกแบบ (System Desing Specification) ทีสามารถ นําไปเขียนโปรแกรมได้สะดวกขนึ เชน่ การออกแบบสว่ นนําเข้าข้อมลู และผลลพั ธ์นนั ต้องอาศยั ข้อมลู ทีเป็น Data Flow ทีปรากฎอยบู่ นแผนภาพกระแสข้อมลู ในขนั ตอนการวิเคราะห์ระบบ สรุป การทํางานในขนั ตอนการออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) กิจกรรม ตวั อยา่ งแผนภาพ เครืองมอื และเทคนิคทีใช้ 1. ออกแบบแบบฟอร์มข้อมลู และรายงาน 1. แผนภาพกระแสข้อมลู (Data Flow Diagram) (Form/Report) 2. แผนภาพแสดงความสมั พนั ธ์ของข้อมลู (E-R 2. ออกแบบ User Interface Diagram) 3. ออกแบบฐานข้อมลู ในระดบั ตรรกะ 3. พจนานกุ รมข้อมลู (Data Dictionary) 4. ตวั ต้นแบบ (Prototyping) 5. เครืองมือชว่ ยในการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools) Page7

5. ออกแบบเชงิ กายภาพ (Physical Design) ระบถุ งึ ลกั ษณะการทํางานของระบบทางกายภาพหรือทาง เทคนิค โดยระบถุ ึงคณุ ลกั ษณะของอปุ กรณท์ ีจะนํามาใช้เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาทีจะนํามาใช้เขยี น โปรแกรม ฐานข้อมลู ระบบปฏิบตั กิ าร และระบบเครือขา่ ยทีเหมาะสม สิงทีได้จากขนั ตอนการออกแบบทาง กายภาพนีจะเป็นข้อมลู เฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) เพือสง่ มอบให้กบั โปรแกรมเมอร์เพือใช้เขียนโปรแกรมตามลกั ษณะการทํางานของระบบทีได้ออกแบบและกําหนดไว้ ทงั นีในการออกแบบทีนอกเหนือจากทกี ลา่ วมานี ขนึ อย่กู บั ระบบขององค์กรวา่ จะต้องมกี ารเพิมเติม รายละเอยี ดสว่ นใดบ้างแตค่ วรจะมกี ารออกแบบระบบความปลอดภยั ในการใช้ระบบด้วย โดยการกําหนด สิทธิในการใช้งานข้อมลู ทีอยใู่ นระบบของผ้ใู ช้ตามลําดบั ความสาํ คญั เพือป้ องกนั การนําข้อมลู ไปใช้ในทาง ทีไมถ่ กู ต้อง นอกจากนนี กั วเิ คราะห์ระบบอาจจะมกี ารตรวจสอบความพงึ พอใจในรูปแบบและลกั ษณะการ ทํางานทีออกแบบไว้ โดยอาจจะมีการสร้างตวั ต้นแบบ (Prototype) เพือให้ผ้ใู ช้ได้ทดลองใช้งาน สรุป การทํางานในขนั ตอนการออกแบบทางกายภาพ (Physical Design) กิจกรรม ตวั อย่างแผนภาพ เครืองมือและเทคนิคทีใช้ 1. ออกแบบฐานข้อมลู ในระดบั กายภาพ 1. แผนภาพกระแสข้อมลู (Data Flow Diagram) 2. ออกแบบ Application 2. แผนภาพแสดงความสมั พนั ธ์ของข้อมลู (E-R Diagram) 3. พจนานกุ รมข้อมลู (Data Dictionary) 4. ตวั ต้นแบบ (Prototyping) 5. เครืองมอื ชว่ ยในการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools) 6. พฒั นาและตดิ ตงั ระบบ (System Implementation) เป็นการนําระบบทีออกแบบแล้วมาทําการเขยี น โปรแกรมเพือให้เป็นไปตามคณุ ลกั ษณะและรูปแบบตา่ งๆ ทีได้กําหนดไว้หลงั จากเขยี นโปรแกรมเรียบร้อย แล้ว นกั วิเคราะหจ์ ะต้องทําการทดสอบโปรแกรม ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมทพี ฒั นาขนึ มา และสดุ ท้ายคอื การตดิ ตงั ระบบไมว่ า่ จะเป็นระบบใหมห่ รือเป็นการพฒั นาระบบเดมิ ทีมอี ย่แู ล้ว โดยทําการ ติดตงั ตวั โปรแกรม ติดตงั อปุ กรณ์ พร้อมทงั จดั ทําคมู่ อื และจดั เตรียมหลกั สตู ร อบรมให้แกผ่ ้ใู ช้งานที เกียวข้อง เริมจากการเขียนโปรแกรมซงึ โปรแกรมเมอร์จะได้รับชดุ เอกสารทีเกิดขนึ ตงั แตข่ นั ตอนการออกแบบ โดยเฉพาะข้อมลู สว่ นของการออกแบบทีจะชว่ ยให้การเขียนโปรแกรมง่ายขนึ หลงั จากนนั จะต้องมกี ารทดสอบ โปรแกรมเพือหาข้อผิดพลาดทเี กดิ ขนึ และทําการแก้ไขในเบืองต้น เมือโปรแกรมผา่ นการทดสอบแล้ว กจิ กรรม ตอ่ ไปคอื การตดิ ตงั ระบบใหม่ พร้อมทงั จดั ทําคมู่ ือประกอบการใช้โปรแกรม จดั หลกั สตู รฝึกอบรมผ้ใู ช้ระบบและ คอยชว่ ยเหลือในระหวา่ งการทํางาน Page8

สรุป การทํางานในขนั ตอนพฒั นาและติดตงั ระบบ (System Implementation) กิจกรรม ตวั อยา่ งแผนภาพ เครืองมือและเทคนิคทีใช้ 1. เขียนโปรแกรม (Coding) 1. โปรแกรมช่วยสอน 2. ทดสอบโปรแกรม (Testing) (Computer Aid Instruction :CAI) 3. ตดิ ตงั ระบบ (Installation) 2. ระบบคอมพิวเตอร์เพือการฝึกอบรม 4. จดั ทําเอกสาร (Documentation) (Computer-Based Training :CBT) 5. ฝึกอบรม (Training) 3. ระบบการฝึกอบรมผา่ นเวบ็ 6. บริการให้ความช่วยเหลือหลงั การติดตงั (Web-Base Training: WBT) (Support) 4. โปรแกรมแก้ไขข้อผิดพลาด (Debugging Program) 7. ซ่อมบํารุงระบบ (System Maintenance) เป็นขนั ตอนสดุ ท้ายของวงจรพฒั นาระบบ (SDLC) หลงั จาก ระบบใหมไ่ ด้เริมดาํ เนินการ ผ้ใู ช้ระบบอาจจะพบกบั ปัญหาทีเกิดขนึ เนืองจากความไมค่ ้นุ เคยกบั ระบบใหม่ และอาจค้นพบวิธีการแก้ไขปัญหานนั เพือให้ตรงกบั ความต้องการของผ้ใู ช้เอง ดงั นนั นกั วิเคราะห์ระบบและ โปรแกรมเมอร์จะต้องคอยแก้ไขและเปลยี นแปลงระบบทีพฒั นาขนึ มาจนกวา่ จะเป็นทีพอใจของผ้ใู ช้ระบบ มากทีสดุ ปัญหาทีผ้ใู ช้ระบบค้นพบระหวา่ งการดาํ เนินการนนั เป็นผลดีในการทําให้ระบบใหมม่ ี ประสิทธิภาพมากยิงขนึ เนืองจากผ้ใู ช้ระบบเป็นผ้ทู ีเข้าใจในการทํางานทางธรุ กิจเป็นอยา่ งดี ซงึ สามารถให้ คําตอบได้วา่ ระบบทีพฒั นามานนั ตรงตอ่ ความต้องการหรือไม่ เริมจากการมกี ารใช้งานระบบใหมท่ ีได้ตดิ ตงั แล้วในระยะแรก ผ้ใู ช้จะพบกบั ปัญหาทเี กิดขนึ ซึงอาจจะ มีการทําการบนั ทกึ ปัญหาเหลา่ นนั ไว้เพือสง่ ให้นกั วเิ คราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์ทําการแก้ไขตอ่ ไป ซึงเป็น เรืองปกตทิ ีจะมกี ารปรบั ปรุงเปลยี นแปลง และแก้ไขระบบทีเพิมมีการติดตงั ใช้งานในระยะเริมต้น โดย นกั วิเคราะห์ระบบจะทําการพจิ ารณาถงึ ปัญหาเหลา่ นนั เพอื หาแนวทางแก้ไขตอ่ ไป สรุป การทํางานในขนั ตอนการบํารุงรักษาระบบ (System Maintenance) กิจกรรม ตวั อย่างแผนภาพ เครืองมอื และเทคนิคทีใช้ 1. เก็บรวบรวมคาํ ร้องขอให้ปรับปรุงระบบ แบบฟอร์มแจ้งข้อผดิ พลาดของระบบ 2. วเิ คราะห์ข้อมลู คาํ ร้องขอเพือการปรับปรุง 3. ออกแบบการทํางานทีต้องการปรบั ปรุง 4. ปรบั ปรุงระบบ 5. เครืองมือสนับสนุนการพัฒนาระบบ (Computer-Aided Systems Engineering Tools: CASE Tools) แม้วา่ ในแตล่ ะขนั ตอนของการพฒั นาระบบ จะมีการนําเทคนิค แบบจําลอง และแผนภาพ ชนิดตา่ งๆ อธิบายแทนข้อมลู จากเอกสารทีเป็นข้อความอธิบายลกั ษณะการทํางานของระบบ และวธิ ีแก้ไขปัญหาทีเกิดขนึ Page9

กต็ าม หากขนั ตอนในการทํางานเหลา่ นีสามารถลดระยะเวลาลงได้ จะทําให้สามารถเพิมเวลาในขนั ตอนอนื ที เหน็ วา่ ควรใสใ่ จในรายละเอยี ดเพิมขนึ ได้ สง่ ผลให้การพฒั นาระบบมคี วามถกู ต้องมากขนึ และผดิ พลาดน้อยลง ได้ ปัจจบุ นั มซี อฟต์แวร์ทีชว่ ยสร้างแผนภาพ รายงาน โค้ดโปรแกรม ในระหวา่ งการวเิ คราะห์และออกแบบ ระบบให้เป็นไปโดยอตั โนมตั ิ นนั คอื Computer-Aided Systems Engineering(CASE) ซงึ เป็นโปรแกรม ประยกุ ตห์ รือซอฟต์แวร์ชนิดหนงึ ของเทคโนโลยี ทชี ว่ ยในการพฒั นาระบบ คอยสนบั สนนุ การทํางานในแตล่ ะ ขนั ตอนของการพฒั นา ด้วยการเตรียมฟังก์ชนั การทํางานตา่ งๆ ทีทําให้การทํางานแตล่ ะขนั ตอนมคี วามรวดเร็ว และมีคณุ ภาพมากขนึ CASE จะช่วยแบง่ เบาภาระของนกั วเิ คราะห์ระบบได้มาก ตงั แตก่ ารช่วยสร้าง Context Diagram, Flowchart, E-R Diagram สร้างรายงานและแบบฟอร์ม ตลอดจนการสร้างโค้ดโปรแกรม (Source Code) ให้ อตั โนมตั อิ กี ด้วย 5.1. ขอบข่ายของเครืองมือสนับสนุนการพฒั นาระบบ (CASE Tool Framework) CASE ทีใช้ในการพฒั นาระบบถกู แบง่ ขอบขา่ ยการทํางานออกเป็น 2 ช่วง โดยการแบง่ นนั อ้างองิ จากขนั ตอนการพฒั นาระบบในวงจร SDLC ซึงมีดงั ตอ่ ไปนี Upper-CASE : เป็นเครืองมอื ทีช่วยสนบั สนนุ การทํางานในขนั ตอนต้นๆ ของการพฒั นาระบบ ได้แก่ ขนั ตอนการวางแผน ขนั ตอนการวเิ คราะห์ และขนั ตอนการออกแบบระบบ Lower-CASE : เป็นเครืองมือทชี ่วยสนบั สนนุ การทํางานในขนั ตอนสดุ ท้ายในการพฒั นาระบบ ได้แก่ ขนั ตอนการออกแบบ ขนั ตอนการพฒั นาและทดสอบระบบ และขนั ตอนการให้บริการหลงั การตดิ ตงั ระบบ จะ เหน็ วา่ CASE ทงั สองระดบั นี มกี ารทํางานทีซําซ้อนกนั อยู่ บางครงั องคก์ รอาจเลอื กใช้งาน CASE Tools ทงั สองระดบั ร่วมกนั ได้ 5.2. คุณสมบัติและความสามารถของ CASE (Facilities and Functions) ในการทํางานของ CASE จะมกี ารเรียกใช้ข้อมลู จาก Repository ซงึ จะทําให้ CASE มคี วามสามารถและ จดั เตรียมสิงอํานวยความสะดวกให้กบั นกั วเิ คราะห์ระบบในการพฒั นาระบบได้ ดงั นี 1. เครืองมือชว่ ยสร้างแผนภาพ (Diagram Tools) ใช้ในการเขยี นแผนภาพเพือจําลองสงิ ตา่ งๆ ของระบบ ซงึ สามารถเชือมโยงกบั แบบจําลองสว่ นอนื ได้ 2. เครืองมอื ชว่ ยเกบ็ รายละเอียดตา่ งๆ ของระบบ (Description Tools) ใช้ในการบนั ทึก ลบ และแก้ไข รายละเอียดตา่ งๆ ของระบบได้ รวมทงั ยงั สามารถแสดงผลลพั ธ์ในรูปแบบเอกสารแสดงรายละเอียด ได้ 3. เครืองมือช่วยสร้างตวั ต้นแบบ (Prototyping Tools) ใช้ในการสร้างโปรแกรมต้นแบบเพือจําลองระบบ ออกมาทดลองใช้งานได้ในระดบั ทีสามารถบอกถงึ ความพอใจของผ้ใู ช้ได้ 4. เครืองมือช่วยสร้างรายงานแสดงรายละเอยี ดของแบบจําลอง (Inquiry and Reporting) ใช้ในการ สร้างรายงานรายละเอียดตา่ งๆ ของแบบจําลองซึงถกู เกบ็ ไว้ใน Repository ได้ Page10

5. เครืองมือเพือคณุ ภาพของแบบจําลอง (Quality Management Tools) ชว่ ยในการสร้างแบบจําลอง เอกสาร และตวั ต้นแบบตา่ งๆ ทถี กู สร้างขนึ มคี ณุ ภาพ โดยมกี ารตรวจสอบความถกู ต้องและความ สอดคล้องกนั ได้ อีกทงั หากเกิดข้อผดิ พลาดขนึ เครืองมอื ชนิดนีสามารถบง่ บอกถงึ ข้อผิดพลาดนนั ได้ 6. เครืองมือสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจ (Decision Support Tools) จดั เตรียมสารสนเทศเพือการตดั สนิ ใจที จะเกิดขนึ ระหวา่ งการพฒั นาระบบ เชน่ ชว่ ยนกั วเิ คราะห์ระบบประมาณการและวเิ คราะห์ถึงความ เป็นไปได้ของแนวทางแก้ไขปัญหา เป็นต้น 7. เครืองมอื ชว่ ยจดั การเอกสาร (Documentation Oraanization tools) ใช้ในการสร้าง จดั การ และ แสดงรายงานสารสนเทศตา่ งๆ ซงึ ถกู เกบ็ ไว้ใน Repository เพือนําเสนอตอ่ ผ้บู ริหารและผ้ใู ช้ระบบได้ 8. เครืองมอื ชว่ ยออกแบบ (Design Generation Tools) ใช้ในการออกแบบระบบคร่าวๆ ในเบืองต้นได้ ภายใต้ความต้องการทีรวบรวมมาแล้ว เชน่ CASE สามารถออกแบบฐานข้อมลู ทีได้สร้างแบบจําลอง ข้อมลู มาแล้ว 9. เครืองมือช่วยสร้างโค้ดโปรแกรม (Code Generator Tools) ใช้ในการสร้างโค้ดของโปรแกรมทงั หมด หรือสามารถสร้างเพียงบางสว่ นได้ 10. เครืองมือช่วยทดสอบ (Testing Tools) ชว่ ยให้นกั วเิ คราะห์และโปรแกรมเมอร์สามารถทดสอบ โปรแกรมได้รวดเร็วยิงขนึ 11. เครืองมือชว่ ยให้สามารถใช้ข้อมลู ร่วมกนั (Data Sharing Tools) เตรียมการนําเข้า (Import) และนํา ออก (Export) ของสารสนเทศระหวา่ ง CASE Tools ทีตา่ งกนั ได้ คณุ สมบตั ิและความสามารถของ CASE เป็นสงิ ทีคอยอํานวยความสะดวกให้กบั นกั วเิ คราะห์ระบบในการ พฒั นาระบบ ซงึ จะชว่ ยให้การทํางานมคี วามสะดวก รวดเร็วและถกู ต้องมากยิงขนึ 5.4. ประโยชน์ทไี ด้จากการใช้ CASE การเลือกใช้ CASE ช่วยในการพฒั นาระบบนนั สามารถแบง่ เบาการทํางานของนกั วเิ คราะห์ระบบ ช่วยให้ เอกสารหรือแผนภาพตา่ งๆ ทจี ดั ทําขนึ ดเู ป็นระเบียบเรียบร้อยและมคี ณุ ภาพ ทีสาํ คญั คือช่วยลดเวลาใน การทํางานได้มาก นอกจากนีแล้วยงั สง่ ผลให้เกิดประโยชน์ตา่ งๆ ดงั นี 1. มีการพฒั นาคณุ ภาพในการทํางาน เนืองจาก CASE สามารถตรวจสอบความถกู ต้อง สมบรู ณ์ของ แผนภาพและโปรแกรมได้ 2. มกี ารสร้างเอกสารทีดี 3. ประหยดั เวลาในการบํารุงรักษาให้ข้อมลู นนั เป็นปัจจบุ นั มากทีสดุ เพยี งเข้าไปทําการแก้ไขใน ฐานข้อมลู Repository เท่านนั ก็สามารถสร้างเอกสารให้เป็นปัจจบุ นั ได้ โดยไมต่ ้องตามไปแก้ไข เอกสารทีเกียวข้องทงั หมดเอง Page11

6. ปัจจัยทมี ีผลกระทบต่อนักวเิ คราะห์ระบบ 6.1. แหลง่ ปัจจยั ทีสามจากภายนอก (External Third Party) 1. แหลง่ ข้อมลู ภายนอกองค์กร (Outsourcing) แบ่งลกั ษณะได้ดงั นี 1.1. วา่ จ้างบคุ คลภายนอกองคก์ รมาทําการพฒั นาระบบ โดยลกั ษณะการวา่ จ้างนนั อาจมไี ด้ หลายรูปแบบ ตามความเหมาะสมขององคก์ ร เชน่ - พฒั นาทงั โครงการ โดยการให้นกั วิเคราะห์ระบบจากภายนอกเข้ามาดําเนินการพฒั นา ระบบขององค์กรทงั หมดตงั แตต่ ้นจนเสร็จสินโครงการ ซงึ จะมคี นในองคก์ รคอยให้ข้อมลู แก่นกั เคราะห์ระบบทีมนนั ลกั ษณะการจ้างงานแบบนี จะเป็นโครงการ (Project) ทีไมไ่ ด้ เป็นลกู จ้างประจํา ดงั นนั เมือทําการพฒั นาเสร็จสินตามขนั ตอนทที ีมพฒั นาระบบจาก ภายนอกได้วางแผนไว้แล้ว ก็หมดสญั ญาการวา่ จ้าง - พฒั นาบางขนั ตอนของโครงการ เช่น วา่ จ้างเพือให้นกั วเิ คราะห์ระบบดําเนินการเพียงการ วิเคราะห์ปัญหาทีได้กําหนดไว้แล้วโดยทีมงานในองคก์ รเอง หรือ วา่ จ้างเพือดาํ เนนิ การ เพียงขนั ตอนของการออกแบบระบบ เป็นต้น 1.2. การซือโปรแกรมประยกุ ต์สําเรจ็ รูป (Application Software Package) มาใช้ในระบบ ข้อดีของการเลือก Outsourcing 1. ลดต้นทนุ (Cost Reduction) เนืองจากกลมุ่ บคุ คลผ้รู บั พฒั นาระบบภายนอกองคก์ รบางรายมกี ารเตรียม วธิ ีการแก้ปัญหา (Solution) ไว้บ้างแล้ว หากองคก์ รเลือกใช้ เพียงแตแ่ ก้ไขเลก็ น้อยเท่านนั กลมุ่ ธรุ กิจเหลา่ นี มีการแขง่ ขนั สงู จึงมกั เสนอเทคโนโลยีสมยั ใหมใ่ นราคาถกู เพือเรียกร้องความสนใจจากลกู ค้า 2. สามารถเลอื ก Outsourcing ได้ เพราะกลมุ่ บคุ คลผ้รู บั พฒั นาระบบภายนอกองค์กรแตล่ ะรายนนั ตา่ งก็ แขง่ ขนั เพือการครอบครองลกู ค้าให้ได้มากทีสดุ ดงั นนั กลมุ่ ทีได้เปรียบคอื กลมุ่ องค์กรทีต้องการพฒั นา ระบบ เพราะมีโอกาสเลอื กบริษัทผ้รู บั พฒั นาระบบภายนอกทีเหมาะสมและดที ีสดุ สําหรับองคก์ ร 3. สามารถควบคมุ งบประมาณได้ เนืองจากก่อนทีองคก์ รจะตกลงกบั Outsourcing จะมีการสอบราคาตาม งบประมาณทีตงั ไว้เท่านนั ข้อเสียของการเลือก Outsourcing 1. มีความเสยี งทีข้อมลู ขององคก์ รอาจถกู เปิ ดเผย เนืองจากทีมพฒั นาระบบมาจากบคุ คลภายนอก 2. การบํารุงรกั ษาระบบไมเ่ ตม็ ที เนืองจากทีมพฒั นาระบบไมไ่ ด้ประจําอยใู่ นองคก์ ร หากเลือกกลมุ่ Outsourcing ทีมบี ริการหลงั การขายไมด่ ี จะทําให้การทํางานหลงั จากตดิ ตงั ระบบแล้วเป็นไปคอ่ นข้าง ลําบาก 6.2. การพฒั นาการขององคก์ ร การพฒั นาการขององค์กรเป็นอีกปัจจยั หนงึ ทีมีผลกระทบตอ่ นกั วเิ คราะห์ระบบ เนืองจากเป็นการ เปลยี นแปลงเพือก้าวไปสคู่ ณุ ภาพในระดบั สากลขององคก์ ร โดยอาจเป็นการเปลยี นแปลงในด้านขนั ตอนการ ดําเนินงาน การนําเทคโนโลยีตา่ งๆ เข้ามาใช้เพือเพิมประสิทธิภาพของการทํางาน หรืออาจเป็นการนํากลยทุ ธ์ Page12

การพฒั นาองคก์ รในด้านตา่ งๆ เข้ามาใช้ เป็นต้น ทําให้นกั วเิ คราะห์จะต้องปรับตวั ตามการเปลียนแปลงดงั นี เนืองจากนกั วเิ คราะห์ระบบสมยั ใหมถ่ กู กําหนดให้เป็นผ้ชู ว่ ยแก้ปัญหาตา่ งๆ ให้กบั องคก์ รนนั เอง ตวั อย่างการ พฒั นาการขององค์กรได้แก่ TQM, BPR, CPI เป็นต้น TQM (Total Quality Management : TQM) การบริหารคณุ ภาพรวม คือ กลยทุ ธทีใช้ในการพฒั นาองคก์ รไปสู่ การจดั การทีมีคณุ ภาพ ทงั ด้านกระบวนการและการดาํ เนนิ งาน โดยจะต้องสร้างความเชือมนั วา่ งานทีได้จะต้อง มคี ณุ ภาพ คําวา่ “คณุ ภาพ” ได้กลายมาเป็นปัจจยั สาํ คญั ของชยั ชนะในการแขง่ ขนั ทางธรุ กจิ ดงั นนั องคก์ รจึงหนั มาสนใจในการพฒั นาสินค้าให้มคี ณุ ภาพกนั มากขนึ แตก่ ารทีจะทําให้สนิ ค้ามคี ณุ ภาพนนั องค์กรควรหาวิธที ี จะทําให้ “บคุ ลากร” ขององคก์ รเองตระหนกั เสยี ก่อนวา่ “คณุ ภาพของตนเอง” นนั เป็นสิงแรกทีจะทําให้องคก์ ร และสนิ ค้ามคี ณุ ภาพได้ TQM สง่ ผลกระทบตอ่ นกั วเิ คราะห์ระบบอยา่ งน้อย 2 ประการ 1. ทําให้นกั วเิ คราะห์ระบบต้องทําการกําหนดถงึ ปัญหาซงึ เป็นเหตใุ ห้เกิดการพฒั นาคณุ ภาพของการจดั การ 2. ทําให้นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องวเิ คราะห์และออกแบบระบบได้อย่างสมบรู ณ์แบบทีสดุ เพราะหาก นกั วิเคราะห์ระบบทํางานผิดพลาดในสว่ นของซอฟตแ์ วร์ จะสง่ ผลให้ขาดคณุ ภาพในการจดั การทนั ที จากอทิ ธิพลของ TQM สง่ ผลให้ธรุ กิจตา่ งๆ เริมพยายามคิดค้นวธิ ีการสร้างคณุ ภาพขององค์กรให้เกิดขนึ คือ การคิดใหมแ่ ละออกแบบใหม่ (Rethink/Redesign) ในเรืองของกระบวนการดาํ เนินงานพนื ฐานทางธรุ กจิ วิธีการนีเรียกวา่ “BPR” BPR (Business Process Redesign ) คือ การศกึ ษา วเิ คราะห์ ถงึ พนื ฐานของกระบวนการดําเนินธรุ กิจ เพือ ทําการออกแบบใหม่ ซึงจะชว่ ยลดต้นทนุ และปรบั ปรุงการดําเนินงานของธรุ กิจให้ดียิงขนึ โดยอาศํยเทคโนโลยี สารสนเทศ นกั วิเคราะห์ระบบมบี ทบาทอยา่ งยิงในการร่วมโครงการ BPR นี กลา่ วคือ นกั วิเคราะห์ระบบถกู มองวา่ เป็นผ้ทู ีมี ทกั ษะในการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ ซงึ ความสาํ คญั ของ BPR คอื “ระบบ” นนั เอง อย่างไรกต็ าม กระบวนการดําเนินธรุ กิจจะสมั ฤทธิผลได้ ตอ่ เมือมีการควบคมุ กระบวนการทางธรุ กิจอย่างตอ่ เนือง ทีเรียกวา่ “CPI” CPI (Continuous Process Improvement) คือ การควบคมุ กระบวนการทางธรุ กจิ อยา่ งตอ่ เนือง เพือลดต้นทนุ ปรับปรุงการดาํ เนินงาน ประสทิ ธิภาพ และ เพิมผลกําไร กลา่ วคือ CPI เป็นการเปลียนแปลงบางสว่ นของกระบวนการทางธรุ กิจ แต่ BPR เป็นการออกแบบใหมท่ งั หมด นกั วิเคราะห์ระบบมีสว่ นชว่ ยในการปรบั ปรุงกระบวนการนรี วมไปถึงการออกแบบและพฒั นาโปรแกรมเพือการ ปรับปรุงนนั ด้วย 7. โอกาสในอาชพี นักวเิ คราะห์ระบบสมัยใหม่ การก้าวเข้ามาสอู่ าชีพนกั วิเคราะห์ระบบถือได้วา่ เข้ามาสวู่ งการของการพฒั นาระบบสารสนเทศ ซึง การทํางานอยา่ งเตม็ ความสามารถ และการเกบ็ เกียวประสบการณ์ในการทํางาน พฒั นาความสามารถในการ Page13

ทํางานอย่างสมําเสมอ จะทําให้สามารถเลือนตําแหน่งจาก นกั วเิ คราะห์ระบบ หรือ โปรแกรมเมอร์ ไปยงั ลําดบั ทีสงู ขนึ ตอ่ ไปได้ในอนาคต ดงั เชน่ ตวั อย่างของตําแหนง่ ทีพฒั นาจากนกั วเิ คราะห์ระบบ ได้แก่ 1. นกั วิเคราะห์ระบบ (Junior Systems Analyst/Programmer,Junior Applications Programmer) 2. นกั วเิ คราะห์ระบบอาวโุ ส (Senior Systems Analyst) 3. ผ้บู ริหารจดั การฐานข้อมลู (Database Administrator) 4. ผ้ชู ํานาญการด้านความปลอดภยั บนระบบคอมพิวเตอร์ (Computer Security Specitalist) 5. วิทยากรฝึกอบรม (Training Specialist) 6. ผ้บู ริหารโครงการ (Project Manager) 7. ผ้จู ดั การระบบสารสนเทศ (Information Systems Manager) 8. ผ้ชู ํานาญการด้านเทคนิค (Technical Specialists for Database, Telecommunications, Microcomputers) 9. นกั วเิ คราะห์ระบบอาวโุ สด้านสนบั สนนุ เทคนิค (Senior Technical Support Analyst) 10. ผ้บู ริหารสารสนเทศระดบั สงู (Vice-President of MIS หรือ บางครงั อาจเรียกวา่ Chief Information Officer: CIO) บทที 2 ความรู้เบืองต้นเกียวกบั ระบบสารสนเทศ (Introduction to Information System) ในปัจจบุ นั ได้เข้ามามีบทบาทตอ่ การดําเนนิ ธรุ กจิ มากขนึ ทําให้หน่วยงานธรุ กิจทงั หลายจําเป็นต้อง จดั สรรงบประมาณสว่ นหนงึ ไว้ เพือการจดั การกบั ข้อมลู สารสนเทศโดยเฉพาะ องคก์ ารตา่ งๆ มีการใช้ เทคโนโลยสี ารสนเทศเพือหาความได้เปรียบในเชิงคแู่ ขง่ ขนั กบั องค์การอืนๆ โดยระบบสารสนเทศจะมีอธิ ิพล มากตอ่ วธิ ีจดั องคก์ ารและกระบวนการดําเนนิ การในหน้าทตี า่ งๆ ทางธรุ กิจ ความสมั พนั ธ์ระหวา่ งองค์การและ การวางแผนระบบสารสนเทศ เพือการจดั การกลายเป็นกิจกรรมทีมีความสาํ คญั ในลําดบั สงู และคอ่ ยๆ กลายเป็นกิจกรรมทีมคี วามสําคญั ยิงในปัจจบุ นั นีเพราะวา่ - องคก์ ารตา่ งๆ ได้พบวา่ สามารถใช้ระบบสารสนเทศเพือการจดั การ เพือความได้เปรียบใน เชิงแขง่ ขนั - องคก์ ารตา่ งๆ สามารถใช้ระบบสารสนเทศในการจดั การเพือเพิมผลผลติ - ผ้บู ริหารองคก์ ารได้ตระหนกั ถึงความสําคญั เชิงกลยทุ ธ์ของการบรู ณาการฐานข้อมลู ทีเป็น ประโยชน์ และทําการเผยแพร่สารสนเทศขององคก์ ารมากขนึ เนืองจากเทคโนโลยีเหลา่ นีสามารถทําให้ผ้ปู ระกอบการได้รบั ข้อมลู ตา่ งๆ เพือประกอบการ ตดั สินใจได้รวดเร็ว ทนั เหตกุ ารณ์ ประกอบกบั คอมพิวเตอร์ในปัจจบุ นั มีราคาทีตําลง ดงั นนั จงึ สงั เกตได้วา่ ในปัจจบุ นั ไมว่ า่ จะเป็นองค์การหรือหน่วยงานเลก็ ๆ ตา่ งกน็ ําคอมพิวเตอร์มาเป็น Page14

เครืองมือในการใช้งานอยทู่ วั ไป ประกอบกบั เทคโนโลยคี อมพิวเตอร์มีความลาํ หน้าทกุ ขณะ และไมไ่ ด้ถกู จํากดั การใช้งานเฉพาะงานด้านวทิ ยาศาสตร์เช่นแตก่ ่อนอกี ตอ่ ไป 2.1. ความแตกต่างระหว่างข้อมูลกบั สารสนเทศ 1. ข้อมลู (Data) คือ เหตกุ ารณจ์ ริงทเี กิดขนึ ประจําวนั ในการดาํ เนินธรุ กิจขององคก์ ร เชน่ รายการสงั ซือ สินค้าจากลกู ค้า รายการสง่ สนิ ค้า ชือทีอย่ลู กู ค้า ยอดขายในแตล่ ะวนั เป็นต้น ข้อมลู อาจเป็นได้หลาย ชนิด เชน่ ตวั เลข ตวั อกั ษร รูปภาพ รูปถา่ ย หรือแม้กระทงั เสียง 2. สารสนเทศ (Information) คอื ข้อมลู ทีผา่ นกระบวนการเกบ็ รวบรวมและเรียบเรียง เพือเป็น แหลง่ ข้อมลู ทีเป็นประโยชน์ตอ่ ผ้ใู ช้ เชน่ การนําเสนอยอดขายรายเดอื นตอ่ ผ้บู ริหาร ซงึ ยอดขายราย เดือนนนั ได้มาจากการรวบรวมยอดขายของตวั แทนขายในแตล่ ะวนั สารสนเทศทีดี จะชว่ ยให้ผ้บู ริหาร สามารถตดั สนิ ใจได้ถกู ต้องแมน่ ยําขนึ และชว่ ยให้การประมาณการในด้านตา่ งๆ ไมว่ า่ จะเป็นการ ลงทนุ หรือยอดขาย ใกล้เคียงกบั ความเป็นจริงทจี ะเกิดขนึ ได้มากทีสดุ 2.2.ชนิดของระบบสารสนเทศ ปัจจบุ นั ระบบสารสนเทศได้รับการพฒั นาขนึ ให้เป็นเครืองมือทีชว่ ยในการทํางานทางด้านตา่ งๆ มากมาย ไมว่ า่ จะเป็นด้านการตดั สนิ ใจเพือแก้ปัญหาทางธรุ กิจ ชว่ ยในการทํารายงานตา่ งๆ เพือนําเสนอข้อมลู ช่วย ประมวลผลข้อมลู ทีเกิดขนึ ประจําวนั ในธรุ กิจ ช่วยวิเคราะห์หาทางออกของปัญหา เป็นต้น ระบบ สารสนเทศแตล่ ะชนิด มดี งั นี 1. ระบบการประมวลผลข้อมูล (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบทีเกียวข้องกบั การดาํ เนินงานประจําทีต้องทําในองค์การ เชน่ การบนั ทกึ ยอดขายแตล่ ะวนั การบนั ทกึ การทํางานของพนกั งานประจําทีต้องทําในองคก์ าร เชน่ การบนั ทกึ ยอดขายแตล่ ะวนั การบนั ทกึ การทํางานของพนกั งานในแตล่ ะวนั การบนั ทึกการสงั สนิ ค้าในแตล่ ะวนั ซงึ รายงานตา่ งๆ ทีบนั ทกึ ในแตล่ ะ วนั นนั จะเป็นการปฏบิ ตั งิ านทซี ําๆ กนั ทกุ วนั โดยข้อมลู ประจําวนั เหลา่ นี จะทําการรวบรวมเพือนําไป จดั ทํารายงานทีต้องการตอ่ ไป คณุ ลกั ษณะของระบบการประมวลผลข้อมลู 1. สามารถจดั เกบ็ ข้อมลู ทีเกิดขนึ ประจําวนั ของการดําเนินธรุ กิจได้ เชน่ ประวตั ลิ กู ค้า รายการสงั ซือ สนิ ค้าจากลกู ค้า 2. สามารถสร้างข้อมลู เพือดําเนนิ ธรุ กิจได้ เชน่ ออกใบกํากบั ภาษี ออกใบแจ้งหนี ออกใบรายการสินค้า 3. บํารุงรักษาข้อมลู (Data Maintenance) โดยการปรับปรุงข้อมลู (เพิม ลบ แก้ไข) ให้เป็นปัจจบุ นั มาก ทีสดุ ไมว่ า่ จะเป็นการเปลยี นแปลงของราคาสนิ ค้า ชือทีอยขู่ องลกู ค้า รหสั สนิ ค้า เป็นต้น สาํ หรบั นกั วเิ คราะห์ระบบทีทําการวิเคราะห์และออกแบบการประมวลผลข้อมลู นี สงิ ทีต้องคํานึงถงึ ได้แก่ 1. เวลาทีใช้ในการตอบสนองการทํางาน (Response time) ต้องมคี วามรวดเร็ว 2. ความสามารถในการประมวลผลข้อมลู จํานวนมาก 3. ความถกู ต้อง (Accuracy) 4. ความสอดคล้องของข้อมลู (Consistency) กรณีทีมกี ารประมวลผลพร้อมกนั จากผ้ใู ช้หลายคน Page15

2. ระบบสารสนเทศเพอื การจัดการ (Management Information Systems: MIS) เป็นระบบสารสนเทศทีตอบสนองความต้องการของผ้ใู ช้งานด้วยการจดั ทํารายงานทีช่วยในการ ตดั สนิ ใจทีเกียวข้องกบั การบริหาร ซงึ ข้อมลู ในรายงานจะเป็นในลกั ษณะของการสรุปผลทีได้จากข้อมลู ตา่ งๆ ทีถกู จดั เกบ็ ใน TPS รายงานประเภทนีอาจจะแสดงผลทงั ในรูปแบบของรายงานผลสรุป หรือ รายงานรายละเอยี ดเพือไว้พิจารณาประกอบได้ โดยสว่ นใหญ่แล้ว MIS มกั มกี ารจดั ทําเพือสง่ ไปยงั แผนกตา่ งๆ ตามระยะเวลา เชน่ ทกุ วนั ทกุ สปั ดาห์ หรือทกุ ๆ เดอื น เป็นต้น สาํ หรับรายงานทีระบบสารสนเทศเพือการจดั การสามารถจดั เตรียมไว้ได้นนั แบง่ ออกได้ดงั นี 1. รายงานตามกําหนดการ (Scheduled Reports) เป็นรายงานทีมกี ารกําหนดไว้แล้วตามแผนการ ดําเนินงานของธรุ กจิ วา่ จะต้องมกี ารนําเสนอเป็นในชว่ งเวลาใดเวลาหนึง เชน่ รายงานรายสปั ดาห์ (Weekly Report) รายงานรายเดอื น (Monthly Report) รายงานรายปี (Annual Report) 2. รายงานตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานทีถกู สร้างขนึ เมือต้องการใช้งาน เชน่ การจดั เตรียมสารสนเทศทีเป็นยอดคงเหลอื ของวตั ถดุ บิ คงคลงั เพือนํามาจดั ทํารายงานวตั ถดุ บิ คง คลงั สําหรบั ใช้ในการสงั ซือวตั ถดุ บิ ในการผลิตครงั ตอ่ ไป 3. รายงานกรณเี ฉพาะ (Exception Report) เป็นรายงานทีจดั ทําขนึ ในกรณีพิเศษ ทีไมม่ ีปรากฎใน แผนงาน เชน่ ในกรณีมกี ารหยดุ งานของพนกั งานมากผิดปกตจิ นทําให้กําลงั การผลติ ลดลง ผ้บู ริหารอาจจะต้องการดรู ายงานการลาหยดุ เฉพาะพนกั งานทีมีจํานวนวนั ลาหยดุ มากเกินไป และ สามารถดรู ายงานกําลงั การผลิตทีลดลงด้วย จะเหน็ วา่ รายงานประเภทนีมกั จะมีเงือนไขในการ จดั ทํารายงานทีนอกเหนือจากทีมอี ยแู่ ล้ว 4. รายงานพยากรณ์ (Prediction Report) เป็นรายงานทเี กิดจากการประมาณ คาดคะเน หรือ พยากรณ์เหตกุ ารณ์ลว่ งหน้า เชน่ รายงานการประมาณยอดขายทีเพิมขนึ ในปี ถดั ไป รายงานการ ประมาณกําลงั การผลติ เป็นต้น คณุ ลกั ษณะของระบบสารสนเทศเพือการจดั การ 1. สามารถสร้างสารสนเทศทีอ้างองิ ได้ตามหลกั การด้านการจดั การ ด้านคณิตศาสตร์ หรือสถิติ ที เป็ นทียอมรับได้ 2. โดยปกติแล้วสารสนเทศเพือการจดั การนีได้มาจากฐานข้อมลู ทีมีการเกบ็ ข้อมลู จากแหลง่ ข้อมลู มากมาย ซึงแหลง่ ข้อมลู นนั หมายรวมถงึ ระบบการประมวลผลข้อมลู ด้วย 3. มีการเตรียมสารสนเทศในรูปแบบตา่ งๆ ได้ 4 ประการดงั นี 3.1. สารสนเทศสว่ นทเี ป็นรายละเอยี ด (Detailed Information) สารสนเทศลกั ษณะนใี ช้เพือการ จดั การการปฏบิ ตั งิ านและเพือความต้องการการควบคมุ การปฏบิ ตั งิ าน 3.2. สารสนเทศสว่ นทีเป็นผลสรุป (Summary Information) เป็นสารสนเทศทีเกิดจากการ รวบรวมข้อมลู ดิบ เพือนําไปใช้ในการวเิ คราะห์แนวโน้มและความเป็นไปได้ทีจะเกิดปัญหาใน ด้านตา่ งๆ Page16

3.3. สารสนเทศกรณเี ฉพาะ (Exception Information) เป็นสารสนเทศทีเกิดจากการกรองข้อมลู ตามเงือนไขทีผ้ใู ช้ต้องการแล้ว เพือนําไปสร้างเป็นรายงานกรณเี ฉพาะ (Exception Report) ตอ่ ไป 3.4. สารสนเทศเพือการพยากรณ์ (Prediction Information) เป็นสารสนเทศทีมกี ารคํานวณเพือ นําไปใช้ ในการสร้ างรายงานในการคาดคะเนผลประกอบการขององค์กรหรือการคาดคะเน ปริมาณการผลิตทีแท้จริงของปีถดั ไป Page17

บทที 2 ความรู้เบืองต้นเกยี วกบั ระบบสารสนเทศ (Introduction to Information System) ในปัจจบุ นั ได้เข้ามามีบทบาทตอ่ การดาํ เนินธรุ กิจมากขนึ ทําให้หนว่ ยงานธรุ กิจทงั หลายจําเป็นต้อง จดั สรรงบประมาณสว่ นหนึงไว้ เพือการจดั การกบั ข้อมลู สารสนเทศโดยเฉพาะ องคก์ ารตา่ งๆ มกี ารใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศเพือหาความได้เปรียบในเชิงคแู่ ขง่ ขนั กบั องค์การอนื ๆ โดยระบบสารสนเทศจะมีอิธิพล มากตอ่ วิธีจดั องค์การและกระบวนการดาํ เนินการในหน้าทีตา่ งๆ ทางธรุ กิจ ความสมั พนั ธ์ระหวา่ งองคก์ ารและ การวางแผนระบบสารสนเทศ เพือการจดั การกลายเป็นกิจกรรมทีมคี วามสําคญั ในลําดบั สงู และคอ่ ยๆ กลายเป็นกจิ กรรมทีมคี วามสาํ คญั ยิงในปัจจบุ นั นีเพราะวา่ - องค์การตา่ งๆ ได้พบวา่ สามารถใช้ระบบสารสนเทศเพือการจดั การ เพือความได้เปรียบใน เชิงแขง่ ขนั - องค์การตา่ งๆ สามารถใช้ระบบสารสนเทศในการจดั การเพือเพิมผลผลิต - ผ้บู ริหารองค์การได้ตระหนกั ถึงความสําคญั เชิงกลยทุ ธ์ของการบรู ณาการฐานข้อมลู ทีเป็น ประโยชน์ และทําการเผยแพร่สารสนเทศขององค์การมากขนึ เนืองจากเทคโนโลยีเหลา่ นีสามารถทําให้ผ้ปู ระกอบการได้รับข้อมลู ตา่ งๆ เพือประกอบการ ตดั สินใจได้รวดเร็ว ทนั เหตกุ ารณ์ ประกอบกบั คอมพิวเตอร์ในปัจจบุ นั มรี าคาทีตําลง ดงั นนั จึง สงั เกตได้วา่ ในปัจจบุ นั ไมว่ า่ จะเป็นองคก์ ารหรือหน่วยงานเลก็ ๆ ตา่ งก็นําคอมพิวเตอร์มาเป็น เครืองมอื ในการใช้งานอย่ทู วั ไป ประกอบกบั เทคโนโลยคี อมพิวเตอร์มคี วามลาํ หน้าทกุ ขณะ และไมไ่ ด้ถกู จํากดั การใช้งานเฉพาะงานด้านวทิ ยาศาสตร์เช่นแตก่ ่อนอีกตอ่ ไป 2.1. ความแตกต่างระหว่างข้อมูลกบั สารสนเทศ 1. ข้อมลู (Data) คือ เหตกุ ารณ์จริงทีเกิดขนึ ประจําวนั ในการดําเนินธรุ กิจขององคก์ ร เชน่ รายการสงั ซือ สนิ ค้าจากลกู ค้า รายการสง่ สนิ ค้า ชือทีอยลู่ กู ค้า ยอดขายในแตล่ ะวนั เป็นต้น ข้อมลู อาจเป็นได้หลาย ชนิด เชน่ ตวั เลข ตวั อกั ษร รูปภาพ รูปถ่าย หรือแม้กระทงั เสียง 2. สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมลู ทีผา่ นกระบวนการเกบ็ รวบรวมและเรียบเรียง เพือเป็น แหลง่ ข้อมลู ทีเป็นประโยชน์ตอ่ ผ้ใู ช้ เช่นการนําเสนอยอดขายรายเดอื นตอ่ ผ้บู ริหาร ซงึ ยอดขายราย เดือนนนั ได้มาจากการรวบรวมยอดขายของตวั แทนขายในแตล่ ะวนั สารสนเทศทีดี จะชว่ ยให้ผ้บู ริหาร สามารถตดั สนิ ใจได้ถกู ต้องแมน่ ยําขนึ และชว่ ยให้การประมาณการในด้านตา่ งๆ ไมว่ า่ จะเป็นการ ลงทนุ หรือยอดขาย ใกล้เคยี งกบั ความเป็นจริงทจี ะเกิดขนึ ได้มากทีสดุ 2.2.ชนิดของระบบสารสนเทศ ปัจจบุ นั ระบบสารสนเทศได้รบั การพฒั นาขนึ ให้เป็นเครืองมือทีชว่ ยในการทํางานทางด้านตา่ งๆ มากมาย ไมว่ า่ จะเป็นด้านการตดั สนิ ใจเพือแก้ปัญหาทางธรุ กิจ ชว่ ยในการทํารายงานตา่ งๆ เพือนําเสนอข้อมลู ช่วย ประมวลผลข้อมลู ทีเกิดขนึ ประจําวนั ในธรุ กจิ ช่วยวิเคราะห์หาทางออกของปัญหา เป็นต้น ระบบ สารสนเทศแตล่ ะชนิด มีดงั นี 1. ระบบการประมวลผลข้อมูล (Transaction Processing Systems: TPS) Page 18

เป็นระบบทีเกียวข้องกบั การดาํ เนินงานประจําทีต้องทําในองคก์ าร เช่น การบนั ทกึ ยอดขายแตล่ ะวนั การบนั ทกึ การทํางานของพนกั งานประจําทีต้องทําในองคก์ าร เช่น การบนั ทกึ ยอดขายแตล่ ะวนั การบนั ทกึ การทํางานของพนกั งานในแตล่ ะวนั การบนั ทกึ การสงั สนิ ค้าในแตล่ ะวนั ซงึ รายงานตา่ งๆ ทีบนั ทกึ ในแตล่ ะ วนั นนั จะเป็นการปฏิบตั งิ านทีซําๆ กนั ทกุ วนั โดยข้อมลู ประจําวนั เหลา่ นี จะทําการรวบรวมเพือนําไป จดั ทํารายงานทีต้องการตอ่ ไป คณุ ลกั ษณะของระบบการประมวลผลข้อมลู 1. สามารถจดั เกบ็ ข้อมลู ทเี กิดขนึ ประจําวนั ของการดาํ เนินธรุ กิจได้ เช่น ประวตั ิลกู ค้า รายการสงั ซือ สินค้าจากลกู ค้า 2. สามารถสร้างข้อมลู เพือดาํ เนนิ ธรุ กจิ ได้ เชน่ ออกใบกํากบั ภาษี ออกใบแจ้งหนี ออกใบรายการสนิ ค้า 3. บํารุงรกั ษาข้อมลู (Data Maintenance) โดยการปรบั ปรุงข้อมลู (เพิม ลบ แก้ไข) ให้เป็นปัจจบุ นั มาก ทีสดุ ไมว่ า่ จะเป็นการเปลียนแปลงของราคาสินค้า ชือทีอยขู่ องลกู ค้า รหสั สนิ ค้า เป็นต้น สําหรับนกั วเิ คราะห์ระบบทีทําการวิเคราะห์และออกแบบการประมวลผลข้อมลู นี สงิ ทีต้องคาํ นงึ ถงึ ได้แก่ 1. เวลาทีใช้ในการตอบสนองการทํางาน (Response time) ต้องมีความรวดเร็ว 2. ความสามารถในการประมวลผลข้อมลู จํานวนมาก 3. ความถกู ต้อง (Accuracy) 4. ความสอดคล้องของข้อมลู (Consistency) กรณีทีมีการประมวลผลพร้อมกนั จากผ้ใู ช้หลายคน 2. ระบบสารสนเทศเพอื การจดั การ (Management Information Systems: MIS) เป็นระบบสารสนเทศทีตอบสนองความต้องการของผ้ใู ช้งานด้วยการจดั ทํารายงานทีชว่ ยในการ ตดั สินใจทีเกียวข้องกบั การบริหาร ซึงข้อมลู ในรายงานจะเป็นในลกั ษณะของการสรุปผลทีได้จากข้อมลู ตา่ งๆ ทีถกู จดั เกบ็ ใน TPS รายงานประเภทนีอาจจะแสดงผลทงั ในรูปแบบของรายงานผลสรุป หรือ รายงานรายละเอยี ดเพือไว้พิจารณาประกอบได้ โดยสว่ นใหญ่แล้ว MIS มกั มกี ารจดั ทําเพือสง่ ไปยงั แผนกตา่ งๆ ตามระยะเวลา เชน่ ทกุ วนั ทกุ สปั ดาห์ หรือทกุ ๆ เดอื น เป็นต้น สาํ หรับรายงานทีระบบสารสนเทศเพือการจดั การสามารถจดั เตรียมไว้ได้นนั แบง่ ออกได้ดงั นี 1. รายงานตามกําหนดการ (Scheduled Reports) เป็นรายงานทีมกี ารกําหนดไว้แล้วตามแผนการ ดําเนินงานของธรุ กจิ วา่ จะต้องมีการนําเสนอเป็นในช่วงเวลาใดเวลาหนงึ เชน่ รายงานรายสปั ดาห์ (Weekly Report) รายงานรายเดือน (Monthly Report) รายงานรายปี (Annual Report) 2. รายงานตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานทีถกู สร้างขนึ เมือต้องการใช้งาน เชน่ การจดั เตรียมสารสนเทศทีเป็นยอดคงเหลือของวตั ถดุ ิบคงคลงั เพือนํามาจดั ทํารายงานวตั ถดุ บิ คง คลงั สาํ หรบั ใช้ในการสงั ซือวตั ถดุ บิ ในการผลติ ครงั ตอ่ ไป 3. รายงานกรณเี ฉพาะ (Exception Report) เป็นรายงานทจี ดั ทําขนึ ในกรณีพิเศษ ทีไมม่ ปี รากฎใน แผนงาน เช่น ในกรณีมกี ารหยดุ งานของพนกั งานมากผิดปกตจิ นทําให้กําลงั การผลติ ลดลง ผ้บู ริหารอาจจะต้องการดรู ายงานการลาหยดุ เฉพาะพนกั งานทีมจี ํานวนวนั ลาหยดุ มากเกนิ ไป และ Page 19

สามารถดรู ายงานกําลงั การผลติ ทีลดลงด้วย จะเหน็ วา่ รายงานประเภทนีมกั จะมเี งือนไขในการ จดั ทํารายงานทีนอกเหนือจากทีมีอย่แู ล้ว 4. รายงานพยากรณ์ (Prediction Report) เป็นรายงานทีเกิดจากการประมาณ คาดคะเน หรือ พยากรณ์เหตกุ ารณ์ลว่ งหน้า เชน่ รายงานการประมาณยอดขายทีเพิมขนึ ในปี ถดั ไป รายงานการ ประมาณกําลงั การผลติ เป็นต้น คณุ ลกั ษณะของระบบสารสนเทศเพือการจดั การ 1. สามารถสร้างสารสนเทศทีอ้างองิ ได้ตามหลกั การด้านการจดั การ ด้านคณิตศาสตร์ หรือสถิติ ที เป็ นทียอมรับได้ 2. โดยปกตแิ ล้วสารสนเทศเพือการจดั การนีได้มาจากฐานข้อมลู ทีมกี ารเก็บข้อมลู จากแหลง่ ข้อมลู มากมาย ซึงแหลง่ ข้อมลู นนั หมายรวมถงึ ระบบการประมวลผลข้อมลู ด้วย 3. มกี ารเตรียมสารสนเทศในรูปแบบตา่ งๆ ได้ 4 ประการดงั นี 3.1. สารสนเทศสว่ นทีเป็นรายละเอียด (Detailed Information) สารสนเทศลกั ษณะนใี ช้เพือการ จดั การการปฏิบตั งิ านและเพือความต้องการการควบคมุ การปฏบิ ตั ิงาน 3.2. สารสนเทศสว่ นทเี ป็นผลสรุป (Summary Information) เป็นสารสนเทศทีเกิดจากการ รวบรวมข้อมลู ดิบ เพือนําไปใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้มและความเป็นไปได้ทีจะเกิดปัญหาใน ด้านตา่ งๆ 3.3. สารสนเทศกรณีเฉพาะ (Exception Information) เป็นสารสนเทศทีเกิดจากการกรองข้อมลู ตามเงือนไขทีผ้ใู ช้ต้องการแล้ว เพือนําไปสร้างเป็นรายงานกรณเี ฉพาะ (Exception Report) ตอ่ ไป 3.4. สารสนเทศเพือการพยากรณ์ (Prediction Information) เป็นสารสนเทศทีมกี ารคาํ นวณเพือ นําไปใช้ ในการสร้ างรายงานในการคาดคะเนผลประกอบการขององค์กรหรือการคาดคะเน ปริมาณการผลิตทีแท้จริงของปีถดั ไป 3. ระบบสนับสนุนการตัดสนิ ใจ (Decision Support Systems :DSS) เป็นระบบทชี ว่ ยสนบั สนนุ การตดั สินใจทีตอบสนองความต้องการของผ้บู ริหาร ด้วยการจดั ทํารายงาน เพือใช้ประโยชน์ตอ่ การตดั สนิ ใจของผ้บู ริหารในระดบั ตา่ งๆ ด้วยการสามารถนําข้อมลู ทีได้มาวเิ คราะห์ ผล เพือช่วยในการตดั สนิ ใจแก้ปัญหา ระบบสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจนยี งั สามารถทําการปรบั เปลยี นตวั แปรตา่ งๆ และวิเคราะห์ผลใหม่ เพือนํามาประกอบเป็นทางเลอื กการตดั สนิ ใจได้หลายๆ ทาง จดุ นีทํา ให้ DSS มคี วามแตกตา่ งจาก TPS และ MIS คอื TPS และ MIS จะแสดงรายละเอียดหรือผลสรุปของ ข้อมลู ทีเกิดขนึ จริงจากเหตกุ ารณ์ในประจําวนั คณุ ลกั ษณะของระบบสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจ 1. จดั เตรียมสารสนเทศซึงได้ทําการประมวลผลแล้วจากระบบประมวลผลข้อมลู (TPS) เพือชว่ ยใน การตดั สินใจ Page 20

2. สนบั สนนุ การตดั สนิ ใจแบบไมม่ โี ครงสร้าง (Unstructured Decisions) หรือแบบกึงโครงสร้าง (Semi-Structured Decisions) 3. สนบั สนนุ การตดั สนิ ใจของผ้ใู ช้ในด้านตา่ งๆ ดงั นี 3.1. ระบถุ งึ ปัญหาหรือโอกาสในการทําการตดั สนิ ใจ 3.2. ระบถุ ึงความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาหรือการตดั สนิ ใจนนั ๆ 3.3. เตรียมสารสนเทศทีจําเป็นตอ่ การแก้ปัญหานนั หรือทจี ําเป็นตอ่ การกระทําการตดั สนิ ใจ 3.4. ทําการวิเคราะหท์ างเลือกในการตดั สนิ ใจทีเป็นไปได้ 3.5. เลียนแบบทางเลอื กและผลลพั ธ์ของการตดั สนิ ในทีเป็นไปได้ นอกจากคณุ ลกั ษณะดงั กลา่ วข้างต้นแล้ว จะเห็นวา่ การทาํ งานของ DSS นนั ต้องอาศยั สารสนเทศ จากฐานข้อมลู (Database) ซึงมีการเตรียมสารสนเทศทีเหมาะสําหรับการตดั สนิ ใจไว้โดยเฉพาะ เพือเพิมความรวดเร็วในการดงึ สารสนเทศนนั มาใช้งาน จึงได้มกี ารแยกฐานข้อมลู ของสารสนเทศที เตรียมไว้สาํ หรบั DSS และระบบอนื ทีเกียวข้องโดยเฉพาะ เรียกฐานข้อมลู นนั วา่ “คลงั ข้อมลู (Data Warehouse)” คลงั ข้อมลู (Data Warehouse) คอื ฐานข้อมลู ทีได้มกี ารเตรียมสานสนเทศเพือระบบสนบั สนนุ การ ตดั สินใจไว้โดยเฉพาะมลี กั ษณะดงั นี - DSS สามารถอา่ นสารสนเทศจากคลงั ข้อมลู ได้อย่างเดียว (Read-only) ไมส่ ามารถแก้ไข สารสนเทศภายในคลงั ข้อมลู ได้ - เก็บสารสนเทศไว้ 3 ประเภท ได้แก่ สารสนเทศทีเป็นสว่ นรายละเอียด (Details) สว่ นที เป็นผลสรุป (Summary) และสว่ นทีเป็นสารสนเทศกรณีเฉพาะ (Exception) - สามารถเข้าถึงข้อมลู ได้ทงั ผ้ใู ช้ลาํ ดบั สดุ ท้าย (End-Users) และผ้บู ริหาร (Managers) - เตรียมเครืองมือ (Tools) ทีสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจ เช่น โปรแกรมทางด้าน Spreadsheet (Excel) โปรแกรมทางด้านการจดั การฐานข้อมลู (Access) เครืองมอื ในการสร้างรายงาน (Focus) และโปรแกรมวเิ คราะห์งานทางสถิติ (SAS,SPSS) 4. ระบบผ้เู ชยี วชาญ (Expert System :ES) เป็นระบบทีรวบรวมความรุ้ความเชียวชาญเฉพาะด้านตา่ งๆ เข้าด้วยกนั รวมทงั ปัจจยั ตา่ งๆ ทีเกียวข้อง สามารถนําเหตกุ ารณ์ตา่ งๆ มาประมวลเป็นภาพรวมเพือให้คาํ ตอบแก่ผ้ใู ช้ ซึงจะแตกตา่ งกบั ระบบ สนบั สนนุ การตดั สินใจ ทีเสนอเพียงทางเลือกทีดแี ละให้ผ้ใู ช้ตดั สนิ ใจเอง คณุ สมบตั ิของระบบผ้เู ชียวชาญ 1. ES จะทําการเลยี นแบบวิธีการคดิ และเหตผุ ลของผ้เู ชียวชาญจากประสบการณ์ในการแก้ปัญหาจริง ในด้านตา่ งๆ 2. อาจนํา ES มาใช้ร่วมงานกบั เทคโนโลยีปัญญาประดษิ ฐ์ (Artificial Intelligence :AI) เรียกการทํางาน ร่วมกนั วา่ “Expert System Shells” Page 21

3. มีการดงึ สารสนเทศจากคลงั ข้อมลู เช่นเดียวกบั ระบบสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจ (DSS) จะเห็นได้วา่ ระบบสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจ (DSS) กบั ระบบผ้เู ชียวชาญ (ES) จะมีลกั ษณะคล้ายกนั แตกตา่ งกนั ตรงที DSS เป็นระบบทีเสนอทางเลอื กในการแก้ปัญหาหรือตดั สนิ ใจเพือให้ผ้ใู ช้ได้ตดั สนิ ใจ เอง สว่ น ES นนั เป็นระบบทีตดั สนิ ใจแทนผ้ใู ช้โดยอาศยั สารสนเทศทีรวบรวมมาจากเหตผุ ลและ ประสบการณ์จริง 5. ระบบสารสนเทศเพอื สํานกั งาน (Office Information Systems: OIS) เป็นระบบสารสนเทศในสํานกั งานทีใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีด้านการสือสารและเครือขา่ ย รวมถงึ การใช้ซอฟตแ์ วร์ตา่ งๆ ทเี กียวกบั งานออฟฟิ คมาใช้ในสาํ นกั งาน เชน่ MS-Office ทีประกอบด้วย โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) โปรแกรมตารางงาน (Spread Sheet) และโปรแกรม เครือขา่ ยสํานกั งาน เช่น MS-Outlook เป็นต้น คณุ ลกั ษณะของระบบสารสนเทศเพือสาํ นกั งาน 1. มกี ารเกบ็ รวบรวมสารสนเทศตา่ งๆ ทีเกียวข้องกบั กลมุ่ บคุ คลทกุ กลมุ่ ไว้เพือการใช้งาน 2. ชว่ ยการทํางานอตั โนมตั ดิ ้านตา่ งๆ ได้แก่ - การประมวลผลคาํ (Word Processing) - สง่ ข้อความอิเลก็ ทรอนิกส์ หรือ จดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์ - การทํางานร่วมกนั เป็นเครือขา่ ยคอมพิวเตอร์ (Work Group Computing) - การกําหนดการทํางานร่วมกนั (Work Group Scheduling) - เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์หรือรูปภาพ - การจดั การกระแสการทํางาน (Work Flow Management) 3. มกี ารประยกุ ตใ์ ช้เทคโนโลยีร่วมกนั ระหวา่ ง OIS กบั TPS อนั ได้แก่ - เทคโนโลยีการสร้างแบบฟอร์มอเิ ลค็ ทรอนิกส์ (Electronic Form Technology) เป็นการ ชว่ ยสร้างแบบฟอร์มอิเลค็ ทรอนิกสเ์ พือให้สามารถใช้งานร่วมกบั ฐานข้อมลู ของระบบ ประมวลผลข้อมลู - เทคโนโลยกี ารทํางานร่วมกนั เป็นกลมุ่ (Work Group Technology) เชน่ โปรแกรม Lotus Notes เพือเตรียมวธิ ีการสาํ หรับการทํางานทีมกี ารใช้งานของผ้ใู ช้หลายคนเพือเข้าถงึ และ การปรับปรุงข้อมลู ร่วมกนั จากการทํางานทเี กิดขนึ ประจําวนั - เทคโนโลยีข้อความอิเลค็ ทรอนิกส์ (Electronic Messing Technology) พนกั งานสามารถ ตดิ ตอ่ สอื สารกนั ได้ด้วยการสง่ ข้อความอเิ ลค็ ทรอนิกส์ - เทคโนโลยชี ดุ โปรแกรมสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (Office Automation Suite Technology) นํา โปรแกรมทีใช้ในสํานกั งานมาประยกุ ตใ์ ช้ร่วมกนั - เทคโนโลยีรปู ภาพ (Imaging Technology) เป็นการผสมผสานกนั ระหวา่ งรูปภาพและ แบบฟอร์มอิเลค็ ทรอนิกส์เพือใช้ในการทํางาน หรือเป็นการสแกนรูปภาพนนั เอง Page 22

6. ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลและสารสนเทศเพอื การทาํ งานเป็ นกลุ่ม (Personal and Work Group Information Systems) - ระบบสารสนเทศสว่ นบคุ คล (Personal Information System : PIS) เป็นระบบทีออกแบบ มาเพือตอบสนองความต้องการเฉพาะบคุ คลเพือเพมิ ผลผลติ ในการทํางาน - ระบบสารสนเทศเพือการทํางานเป็นกลมุ่ (Work Group Information System :WIS) เป็น ระบบทีออกแบบมาเพือตอบสนองการทํางานทีเป็นกลมุ่ เพือเพิมผลผลิตในการทํางาน คณุ ลกั ษณะของ PIS และ WIS 1. ทงั สองระบบนีสร้างขนึ มาเพือรองรบั การใช้งานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และซอฟตแ์ วร์ 2. WIS เป็นระบบทเี ชือมการทํางานระหวา่ งเครืองคอมพิวเตอร์สว่ นบคุ คลกบั เครือขา่ ยคอมพิวเตอร์แบบ LAN Page 23

บทที 3 การบริหารโครงการ 3.1. พืนฐานของโครงการ โครงการ (Project) คือ กลมุ่ ของงานทีเกียวข้องกนั และต้องปฎิบตั งิ านเหลา่ นนั ตามลาํ ดบั ก่อนหลงั เพือให้บรรลตุ ามวตั ถปุ ระสงค์ทีกําหนดไว้ โดยมีจดุ เริมต้นและจดุ เสร็จสนิ เพียงจดุ เดยี วซึงคาํ วา่ งาน (Activity) หมายถึง งานทีเป็นสว่ นหนึงของโครงการ ซงึ ต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการทํางานนนั ๆ งานต้องมจี ดุ เริมต้น และจดุ สนิ สดุ ทีบง่ ชีได้ ดงั นนั ความสมบรู ณ์ของโครงการดงั กลา่ วจะบรรลไุ ด้ตามวตั ถปุ ระสงค์ จึงจําเป็นต้องมี การบริหารโครงการ (Project Management) การบริหารโครงการหมายถงึ การรู้จกั วางแผน และควบคมุ โครงการ ให้โครงการนนั เป็นไปตามวตั ถปุ ระสงค์ของโครงการตามระยะเวลาทกี ําหนดอยา่ งมีประสทิ ธิภาพและ ประสทิ ธิผล การเริมต้นโครงการนนั สงิ ทีต้องพิจารณาคือ พจิ ารณาถึงความเป็นไปได้ของโครงการ การจดั ตารางเวลาทํางาน การบริหารกิจกรรม และสมาชิกในทีมทีทําโครงการ ซึงทงั หมดนี คือ สว่ นสําคญั ในการทํา ให้โครงการนนั เป็นไปได้อย่างราบรืน และประสบความสาํ เร็จ ผ้บู ริหารโครงการต้องมกี ารควบคมุ งานโดยการ กําหนดตารางเวลาในการทํากจิ กรรมตา่ งๆ ภายในโครงการ และบริหารให้กจิ กรรมตา่ งๆนนั ได้ออกมาอยา่ งมี ประสทิ ธิผล ณ เวลาทกี ําหนด ซงึ หลกั การบริหารงานในลกั ษณะนี ผ้บู ริหารสามารถใช้วิธี ผงั แกนท(์ GANTT Charts) และแผนภาพเพิร์ธ (PERT Diagram) มาชว่ ยบริหารโครงการ 3.2. การใช้ผงั แกนท์ (Gantt Chart) และแผนภาพเพริ ์ธ (Pert Diagram) ผงั แกนท์ (Gantt Chart) คอื ผงั ทีใช้เขียนแทนงานตา่ งๆ ของโครงการในรูปกราฟแทง่ โดยแกน Y แทน งานตา่ งๆ ทีมใี นโครงการนนั และแกน X แทนเวลาในการทํางานของแตล่ ะงาน โดยการเขยี นรูปแท่งแทนงาน ความยาวของแท่งเป็นสดั สว่ นโดยตรงกบั ระยะเวลาการทาํ งาน และการเขียนแทง่ กราฟต้องเรียงลาํ ดบั ตามการ วางแผนการทํางาน ผงั แกนท์เป็นเครืองมอื ทีใช้ในการวางแผนและกําหนดเวลาในการทํางานของโครงการ ซึง เป็นผงั ทีใช้งานงา่ ยไมซ่ บั ซ้อน และในปัจจบุ นั ก็ยงั นิยมผงั แกนทน์ ีมาเป็นเครืองมือการวางแผนโครงการ แต่ อย่างไรกต็ าม ผงั แกนท์นีจะไมไ่ ด้แสดงความสมั พนั ธ์ระหวา่ งงานให้เหน็ ได้อย่างชดั เจน และไมส่ ามารถบอกได้ วา่ งานทีปฏบิ ตั กิ ารลา่ ช้าจะมีผลตอ่ โครงการด้วย ดงั นนั โครงการขนาดใหญ่ทีมรี ะบบงานทีกระจายเป็นระบบ ยอ่ ยๆ และมจี ํานวนมาก มีขนั ตอนการดาํ เนินงานทซี บั ซ้อน จงึ มกั นําเทคนิคของเพิร์ต (PERT) และซีพีเอม็ (CPM) มาประยกุ ตก์ ารใช้งานมากกวา่ ตัวอย่าง งาน ระยะเวลาการทํางาน (วนั ) เริมหลงั จากงาน (วนั ) A5 C B3 - C2 - D 8 A,B E5B Page 24

A B C D E 2 4 6 8 10 12 14 16 เวลา แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) คอื แผนภาพทีเขยี นแทนงาน โดยแตล่ ะงานต้องเขียนกํากบั ด้วยโหนด c(Node) เริมต้นงาน ตามด้วยเส้นทีแสดงชือกํากบั งานคนั ด้วย “,” ตามด้วยระยะเวลาในการดาํ เนินงานและ สนิ สดุ ทีโหนดเขยี นแทนด้วยวงกลมและมตี วั เลขกํากบั สว่ นตวั เลขกํากบั จะเริมจากคา่ น้อยแล้วเพิมคา่ มากขนึ ในการเขียนกํากบั แตล่ ะโหนด การบริหารโครงการด้วยการวางแผน ควบคมุ โดยใช้เทคนิค PERT (Program Evaluation and Review Technique) และ CPM (Critical Path Method) เป็นการวิเคราะห์ขา่ ยงานทีมกั นํามาใช้ในการบริหารโครงการ ทีมจี ดุ เริมต้นของโครงการจนถงึ การปิ ดโครงการทีแนน่ อน มสี ว่ นงานย่อยตา่ งๆ ทีมีการกระจายโดยมีความสมั พนั ธ์กนั ซงึ กนั และกนั วตั ถปุ ระสงคแ์ ละหลกั การของ PERT และ CPM มีพืนฐาน ทีคล้ายคลงึ กนั โดย PERT จะเน้นด้านเวลาในการดําเนินโครงการ สว่ น CPM จะเน้นด้านคา่ ใช้จา่ ยของ โครงการ แตป่ ัจจบุ นั ได้มกี ารนํามาใช้ร่วมกนั โดยคาํ วา่ PERT เพียงคําเดยี ว อาจหมายถงึ การนําเทคนิคของ CPM มาใช้ร่วมด้วย ตวั อย่าง แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) ข้อมลู จากแผนการดําเนนิ งานตารางด้านบน B,3 E,5 C,2 A,7 D,8 สายงานที 1 B – E = 3+5 = 8 สายงานที 2 C – A – E = 2+7+5 = 14 สายงานที 3 C – A – D = 2+7+8 =17 Page 25

วตั ถปุ ระสงค์ของ PERT PERT เป็นแผนงานทีสามารถแสดงภาพรวมของโครงการด้วยขา่ ยงาน (Network) โดยแสดง กิจกรรมตา่ งๆในโครงการ ลาํ ดบั การทํางาน และความสมั พนั ธ์ระหวา่ งกิจกรรมตา่ งๆ ทงั นีมวี ตั ถปุ ระสงคเ์ พือ 1. วางแผนโครงการ (Project Planning) โดยจะทําการคาํ นวณระยะเวลาการทํางาน และแสดงถึง กิจกรรมแตล่ ะกิจกรรมวา่ ควรเริมเมอื ใด แล้วเสร็จเมือใด และสามารถกําหนดได้วา่ กิจกรรมใดเป็น กิจกรรมสาํ คญั ทํางานลา่ ช้าไมไ่ ด้ หรือลา่ ช้าได้ไมเ่ กินเทา่ ใด 2. ควบคมุ โครงการ (Project Control) สามารถควบคมุ การทํางานตามแผนทีได้วางไว้ และควบคมุ การทํางานไมใ่ ห้ลา่ ช้ากวา่ กําหนด 3. บริหารทรพั ยากร (Resource) กลา่ วคือ สามารถใช้ทรพั ยากรตา่ งๆ เช่น เงินลงทนุ บคุ ลกร เครืองมอื อปุ กรณ์ และอืนๆ ได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพและประโยชน์เตม็ ที 4. บริหารโครงการ (Project Management) งานทีดําเนินการอย่อู าจจําเป็นต้องเร่งการดําเนินการ เพือแล้วเสร็จกวา่ กําหนด ก็สามารถทําได้ด้วยการเร่งทํากิจกรรมใดบ้าง เพือให้งานเสร็จใน ระยะเวลาทีเร็วขนึ สายงานวกิ ฤต (Critical Paths) จะพิจารณาจากสายงานทีมีเวลารวมยาวนานทีสดุ ซึงในทีนี คือสาย งานที 3 คือ C – A – D รวมเวลาทงั สนิ 17 วนั นนั หมายถงึ การดาํ เนินงานทกุ อยา่ งในแตล่ ะขนั ตอน จะแล้วเสร็จโดยใช้เวลา 17 วนั โดยในบางโครงการอาจมสี ายงานวกิ ฤตมากกวา่ 1 สายงาน การเร่ งโครงการ สายงานวิกฤต คือ สายงานทีมรี ะยะยาวนานทีสดุ ซงึ ถือเป็นสายงานทมี คี วามสําคญั หากงาน หรือกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตช้ากวา่ ทีกําหนดไว้ในโครงการ นนั หมายถงึ วา่ โครงการกจ็ ะเสร็จช้า ไปด้วย ดงั นนั การควบคมุ โครงการให้สาํ เรจ็ ตามเวลาทีได้กําหนดไว้ จําเป็นต้องมีการควบคมุ กิจกรรม ในสายงานวกิ ฤตให้เป็นไปตามทีได้วางแผนไว้ ดงั นนั หากต้องการเร่งโครงการให้เสรจ็ เร็วขนึ กส็ ามารถ ทําได้ด้วยการเร่งกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตนนั เอง งาน งานทีต้องเสร็จกอ่ น ระยะเวลา (วนั ) คา่ ใช้จ่ายในการเร่ง ปกติ เร่ง งาน 1 วนั (บาท) A - 7 6 150 B - 8 6 75 C A 9 7 200 D A 11 9 125 E B 8 5 115 F B 10 7 100 G C 13 11 200 H D,E 13 12 100 Page 26

I F 14 10 125 A,7 C,9 4 G,13 1 2 5 H,13 B,8 D,11 7 3 E,8 6 I,14 F,10 สายงานที 1 A – C – G = 7+9+13 = 29 สายงานที 2 A – D – H = 7+11+13 = 31 สายงานที 3 B – E – H = 8+8+13 =29 สายงานที 4 B – F – I = 8+10+14 =32 --- สายงานวกิ ฤต จากการคาํ นวณระยะเวลา สายงานวกิ ฤต คอื B – F – I ซงึ ใช้เวลารวม 32 วนั หากต้องการเร่งโครงการให้เสร็จ เร็วขนึ จงึ ต้องจดั การกบั สายงานนี โดยสมมตวิ า่ ถ้าต้องการให้โครงการเสร็จภายใน 28 วนั และเสียคา่ ใช้จ่าย น้อยทีสดุ สายงาน B – F – I ปรากฎวา่ กิจกรรม B มคี า่ ใช้จ่ายตอ่ วนั ตาํ ทีสดุ ดงั นนั จงึ ทําการเร่งกิจกรรม B จาก 8 วนั เหลือ 6 วนั สายงานที 1 A – C – G = 7+9+13 = 29 สายงานที 2 A – D – H = 7+11+13 = 31 --- สายงานวิกฤต สายงานที 3 B – E – H = 6+8+13 = 27 สายงานที 4 B – F – I = 6+10+14 = 30 หลงั จากทีได้ทําการเร่งกิจกรรม B ยงั ไมไ่ ด้ทําให้โครงการเสร็จลงได้ตามเวลาทีกําหนดไว้ ดงั นนั จงึ ต้องเร่ง กิจกรรมอนื โดยสายงานวกิ ฤตในทนี ีคอื A – D – H โดยคา่ ใช้จ่ายของกิจกรรม H มีตําสดุ คือวนั ละ 100 บาท ดงั นนั จงึ เลอื กกิจกรรม H ด้วยการเร่งเวลาจาก 13 วนั เป็น 12 วนั สายงานที 1 A – C – G = 7+9+13 = 29 สายงานที 2 A – D – H = 7+11+12 = 30 --- สายงานวกิ ฤต สายงานที 3 B – E – H = 6+8+12 = 26 สายงานที 4 B – F – I = 6+10+14 = 30 --- สายงานวกิ ฤต Page 27

หลงั จากทีได้ทําการเร่งกิจกรรม H ยงั ไมไ่ ด้ทําให้โครงการเสร็จลงได้ตามเวลาทีกําหนดไว้ ดงั นนั จงึ ต้องเร่ง กิจกรรมอนื โดยสายงานวกิ ฤตในทีนีมสี องสายงาน คือ A – D – H และ B – F – I โดยเส้นทางทีหนงึ กิจกรรม D จะมคี า่ ใช้จ่ายตาํ สดุ คือ 125 บาทตอ่ วนั และเร่งได้เร็วขนึ 2 วนั สว่ นเส้นทางทีสอง กิจกรรม F จะมคี า่ ใช้จา่ ย ตําสดุ คอื 100 บาทตอ่ วนั และเร่งได้เร็วขนึ 3 วนั โดยจะทําการเร่งกจิ กรรม D และ F ลง 2 วนั ซึงกิจกรรม F นนั สามารถเร่งได้เร็วขนึ 3 วนั แตถ่ ้าพิจารณาแล้วจะเหน็ ได้วา่ ถึงแม้เรง่ กิจกรรม F เป็น 3 วนั ไมไ่ ด้ทําให้ โครงการสามารถเสร็จเร็วขนึ ซงึ หากเร่งกิจกรรม F เป็น 3 วนั จะมผี ลทําให้เสยี คา่ ใช้จ่ายเพิมขนึ โดยใชเ่ หตุ สายงานที 1 A – C – G = 7+9+13 = 29 --- สายงานวิกฤต สายงานที 2 A – D – H = 7+9+12 = 28 สายงานที 3 B – E – H = 6+8+12 = 26 สายงานที 4 B – F – I = 6+8+14 = 28 หลงั จากทีได้ทําการเร่งกิจกรรม D และ F แล้ว ยงั ไมไ่ ด้ทําให้โครงการเสร็จลงได้ตามเวลาทีกําหนดไว้ ดงั นนั จึง ต้องเร่งกิจกรรมอนื โดยสายงานวกิ ฤตในทีนี คือ A – C – G โดยคา่ ใช้จา่ ยของกิจกรรม A มตี ําสดุ คือ วนั ละ 150 บาท ดงั นนั จึงเลือกกิจกรรม A ด้วยการเร่งเวลาจาก 7 วนั เป็น 6 วนั สายงานที 1 A – C – G = 6+9+13 = 28 --- สายงานวกิ ฤต สายงานที 2 A – D – H = 6+9+12 = 27 สายงานที 3 B – E – H = 6+8+12 = 26 สายงานที 4 B – F – I = 6+8+14 = 28 --- สายงานวกิ ฤต จากการลดกิจกรรม A,B,D,F และ H จึงสามารถจดั ทําโครงการได้แล้วเสร็จภายใน 28 วนั ตามแผนทีได้วางไว้ โดยจะได้สายงานวกิ ฤตอย่สู องสายงาน และมีจํานวนวนั ยาวนานทีสดุ คอื 28 วนั และคา่ ใช้จา่ ยทีต้องเพิมขนึ จากการเรง่ งานให้เสรจ็ เร็วขนึ สามารถแสดงรายละเอยี ดได้ดงั นี กิจกรรมทีเร่ง จํานวนวนั คา่ ใช้จา่ ยตอ่ วนั รวม(บาท) A 1 150 150 B 2 75 150 D 2 125 250 F 2 100 200 H 1 100 100 รวมคา่ ใช้จา่ ยทเี พิมขนึ จากการเร่งโครงการ 850 Page 28

บทที 4 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection) 4.1. การค้นหาโครงการทตี ้องการการพัฒนา สามารถค้นหาโครงการพฒั นาระบบภายในองค์กรได้จากกลมุ่ บคุ คลทอี ยภู่ ายในองค์กรดังนี 1. ผ้บู ริหารสงู สดุ ขององค์กรเอง 2 ผ้จู ดั การของแผนกต่างๆ ทีมีความสนใจในโครงการทีต้องการพฒั นา 3. ผ้ใู ช้ระบบหรือหวั หน้าแผนก ซงึ เป็ นผ้ปู ระสงค์ทีจะพฒั นาระบบให้ดีกวา่ เดิม 4. ผ้บู ริหารอาวโุ สของทพี ฒั นาระบบสารสนเทศ สามารถจําแนกลกั ษณะของโครงการตามมมุ มองของกลมุ่ บคุ คลในองค์กรต่างๆ ดงั นี บคุ คลทเี กียวข้อง ลกั ษณะของโครงการ ผ้บู ริหารระดบั สงู (Top Management) 1. มงุ่ เน้นเชิงกลยทุ ธ์มากทีสดุ 2. โครงการมีขนาดใหญ่ทีสดุ 3. มรี ะยะเวลาดําเนินโครงการนานทีสดุ ผ้บู ริหารระดบั ลา่ ง (Steering Committee) 1. ม่งุ เน้นการปฏิบตั หิ น้าทีร่วมกนั 2. มกี ารเปลยี นแปลงโครงสร้างมากกว่า 3. มีการวเิ คราะห์ต้นทนุ และกาํ ไรอย่างเป็ นแบบแผน 4. โครงการมคี วามเสียงและมขี นาดใหญ่ ผ้ใู ช้ระบบ (User Department) 1. ไมม่ ่งุ เชิงกลยทุ ธ์ 2. มกี ารพฒั นาทรี วดเร็ว 3. มีผ้เู กียวข้องในการดําเนนิ โครงการน้อย ทีมนกั พฒั นา (Development Group) 1. คํานงึ ถงึ การนาํ ระบบใหมไ่ ปประยกุ ต์ใช้งานร่วมกบั ระบบ เดิมทีมอี ย่แู ล้ว 2. สามารถพฒั นาได้อยา่ งรวดเร็ว 3. มกั ไม่คํานงึ ถึงต้นทนุ และกาํ ไร การค้นหาโครงการพฒั นาระบบจากกลมุ่ บคุ คลทกี ลา่ วไว้ข้างต้น จะทาํ ให้ได้โครงการต่างๆ ทีมีลกั ษณะและผลการ อนมุ ตั ทิ แี ตกต่างกนั ดงั นนั จงึ จําเป็ นต้องมีการจําแนกโครงการพฒั นาระบบออกเป็ นกลมุ่ เพือพจิ ารณาถึง ผลตอบแทนทจี ะได้รับจากโครงการ และความเหมาะสมกบั สภาวะการณ์ปัจจบุ นั ขององค์กร เนืองจากบางโครงการที ค้นหามานนั อาจไม่ตรงตามวัตถปุ ระสงค์ขององค์กรในขณะนนั 4.2. การจาํ แนกและจดั กลุ่มโครงการทคี ้นหามา การจําแนกและจดั กลมุ่ ของโครงการเป็นผลเนืองมาจาก แตล่ ะโครงการทีค้นหามาอาจไมส่ อดคล้องกบั วตั ถปุ ระสงคข์ ององค์กร ในการจําแนกโครงการจะใช้วธิ ที ีเรียกวา่ “การประเมนิ คา่ ความเป็นไปได้ของโครงการ” (หมายถงึ โครงการทีสามารถสร้างผลตอบแทนสงู สดุ ให้องค์กร) โดยจะมกี ารกําหนดกฎเกณฑ์ขนึ มาเป็นหลกั ในการประเมนิ ซงึ กฎเกณฑ์ของแตล่ ะองคก์ รอาจแตกตา่ งกนั ไป แตโ่ ดยทวั ไปแล้วจะมีหลกั เกณฑใ์ นการ ประเมนิ โครงการดงั แสดงในตารางตอ่ ไปนี Page 29

เกณฑ์ในการประเมินเพือใช้ในการจดั กลมุ่ รายละเอียด 1. การวเิ คราะห์ Value Chain พิจารณาถงึ กิจกรรมในโครงการทีจะสามารถเพิม (Value Chain Analysis) คณุ คา่ ให้แก่สินค้าหรือบริการ รวมทงั พจิ ารณาถงึ ต้นทนุ ทีจะเกิดขนึ ด้วย 2. สอดคล้องกบั กลยทุ ธ์ขององคก์ ร พิจารณาถึงผลของโครงการทีจะสามารถช่วยให้ องค์กรบรรลเุ ป้ าหมายตามกลยทุ ธท์ ีวางไว้ได้ 3. ผลตอบแทนทีสามารถเป็นไปได้ พิจารณาโครงการทีจะสามารถเพิมผลกําไร เพิมลกู ค้า และบริการในชว่ งระยะเวลาหนงึ ได้ 4. แหลง่ ทรพั ยากรทีสามารถนํามาดําเนินการได้ พิจารณาถงึ แหลง่ ทรัพยากรทีแตล่ ะโครงการต้องการ วา่ สามารถนํามาดาํ เนินการได้หรือไม่ 5. ขนาดของโครงการและระยะเวลาในการดําเนิน พิจารณาถงึ ระยะเวลาทงั หมดทีใช้ในการดําเนิน โครงการ โครงการเมือเสร็จสมบรู ณ์แล้ว รวมทงั พิจารณาขนาด ของโครงการอนั จะสง่ ผลตอ่ ต้นทนุ ทีเกิดขนึ 6. ความยากในด้านเทคนิคและความเสียง พิจารณาถงึ ระดบั ความยากทางด้านเทคนิคเพือจะทํา ให้โครงการประสบผลสําเรจ็ ภายในเวลาทีกําหนด และภายใต้ข้อจํากดั ของแหลง่ ทรพั ยากร Value Chain Analysis คือ การวิเคราะห์กจิ กรรมในวงจรการผลติ สนิ ค้าหรือบริการ เพือพิจารณาถึงสงิ ทีควร กระทําเพือเพิมคณุ คา่ ของสินค้าหรือบริการนนั ในมมุ มองของผ้บู ริโภค โดยคณุ คา่ ของสินค้าหรือบริการนนั หมายถึง ราคาทีไมส่ งู จนเกินไปหรือการมีบริการทดี ี เมือทําการประเมนิ และกําหนดรายละเอียดของแตล่ ะโครงการเสร็จสนิ แล้ว งานตอ่ ไปคอื การเลอื กโครงการที เหมาะสมกบั วตั ถปุ ระสงคข์ ององคก์ ร ดงั รายละเอียดในหวั ข้อถดั ไป 4.3. การเลือกโครงการทีเหมาะสม การเลือกโครงการ คือ กระบวนการพิจารณาโครงการทงั ระยะสนั และระยะยาว แล้วทําการเลอื ก โครงการทีมีความเป็นไปได้มากทีสดุ ทจี ะทําให้องคก์ รนนั บรรลสุ เู่ ป้ าหมายทีได้กําหนดไว้ เนืองจากในการดาํ เนินธรุ กจิ นนั มกี ารเปลยี นแปลงเงือนไขทางธรุ กิจอยตู่ ลอดเวลา และสง่ ผลกระทบตอ่ โครงการให้มกี ารเปลียนแปลงไปด้วย ดงั นนั ในการค้นหาและเลือกโครงการพฒั นาระบบนนั ควรให้ ความสาํ คญั และเพิมความระมดั ระวงั เป็นอยา่ งยิงไมว่ า่ จะเป็นขนั ตอนใดก็ตาม ปัจจยั ทีใช้ในการตดั สนิ ใจเลอื กโครงการ ได้แก่ - ความจําเป็นขององคก์ ร ตอ่ โครงการพฒั นาระบบนนั ๆ วา่ มคี วามจําเป็นมากน้อยเพียงใด - รายชือของโครงการพฒั นาระบบทีมคี วามเป็นไปได้ - แหลง่ ทรัพยากรทีมีอยแู่ ล้วและสามารถใช้ประโยชน์ได้ Page 30

- เกณฑ์การประเมิน - ปัจจยั แวดล้อมทีเกียวข้องกบั องคก์ รหรือเงือนไขทางธรุ กิจ ผลลพั ธ์ทีอาจเป็นไปได้ในการตดั สนิ ใจเลือกโครงการ - ยอมรบั โครงการ (Accept Project) หมายถึง การเริมต้นจดั ทําโครงการและดําเนินการในขนั ตอนการ พฒั นาระบบตอ่ ไป - ปฏเิ สธโครงการ (Reject Project) หมายถึง ไมม่ กี ารพิจารณาโครงการนนั เพือการพฒั นาตอ่ ไป หรืออาจ เป็นการปฏเิ สธในกรณีทีให้ระงบั โครงการนนั แตย่ งั ต้องการให้สว่ นงานนนั เสนอโครงการมาโดยให้หา โครงการใหมม่ าเสนออีครงั - ชะลอโครงการ (Delay Project) หมายถงึ ให้ชะลอโครงการทีเสนอไว้ก่อน เนืองจากองค์กรยงั ไมพ่ ร้อมเมอื พร้ อมแล้ วจะนํามาพิจารณาอีกครงั - ให้ผ้ใู ช้พฒั นาระบบเอง (End-User Development) โดยการให้ผ้ใู ช้ระบบทําการพฒั นาระบบกนั เองภายใน องคก์ รอาจจะเริมจากการสง่ ผ้ใู ช้ไปฝึกอบรมการพฒั นาระบบกอ่ น แล้วจงึ นําความรู้ทีได้กลบั มาพฒั นา กนั เอง - ให้ทบทวนโครงการ (Proof of Concept) โดยให้ผ้จู ดั ทําโครงการกลบั ไปเรียบเรียง หรือแก้ไขหลกั การและ เหตผุ ลทีจดั ทําโครงการนนั ขนึ มาร แล้วจงึ นํามาเสนออีกครงั ในภายหลงั ในขนั ตอนการค้นหาและการเลือกโครงการ นกั วเิ คราะห์ระบบควรมคี วามละเอียดรอบคอบในการพิจารณา เพือให้ตรงกบั วตั ถปุ ระสงค์ขององค์กรและสามารถแก้ปัญหาทีเกิดขนึ ให้ได้มากทีสดุ สิงทีจะช่วยเพิมความ ถกู ต้องและตรงประเดน็ ในการเลือกโครงการของนกั วิเคราะห์ระบบคอื การนําแผนกลยทุ ธ์ขององค์กร (Corporate Strategic Planning) และแผนงานระบบสารสนเทศ (Information System Planning) มาใช้ กําหนดทิศทางในการเลือกโครงการพฒั นาระบบทีก่อให้เกิดผลประโยชน์สงู สดุ แก่องคก์ ร โดยมีรายละเอียด ดงั ตอ่ ไปนี 4.3.1. การวางแผนกลยทุ ธ์ขององคก์ ร (Corporate Strategic Planning) กอ่ นการพิจารณาเลอื กโครงการ ควรมคี วามเข้าใจในสถานะปัจจบุ นั และเป้ าหมายทีแท้จริง ขององคก์ ร นอกจากนนั ควรพจิ ารณาถงึ วธิ ีการทจี ะทําให้โครงการนนั สามารถบรรลถุ งึ เป้ าหมายได้ นนั คอื การ นําแผนกลยทุ ธ์ขององค์กร (Corporate Strategic Planning) มาใช้ในกําหนดทิศทางการเลอื กโครงการ การ วางแผนกลยทุ ธ์ขององคก์ รมีขนั ตอนดงั นี 1. เข้าใจในสถานะปัจจบุ นั ขององค์กร (Current Enterprise) เป็นการสร้างความเข้าใจในสถานะปัจจบุ นั ของ องคก์ รในสถาวะการณเ์ ศรษฐกิจในขณะนนั เพือหาแนวทางในการพฒั นาองค์กรในอนาคต เสมอื นเป็นการ กําหนดถงึ ภารกิจ (Mission) ขององค์กรนนั เอง 2. พิจารณาถึงสถานะในอนาคตขององคก์ ร (Future Enterprise) เป็นการกําหนดจดุ ยืนทีแท้จริงขององคก์ ร ในอนาคตเสมอื นเป็นการกําหนดวตั ถปุ ระสงค์ (Objective) ขององค์กรนนั เอง Page 31

3. วางแผนกลยทุ ธ์ (Strategic Plan) เมอื มคี วามเข้าใจตอ่ สถานะปัจจบุ นั และกําหนดสิงทีต้องการในอนาคต แล้ว ขนั ตอนนีเป็นการดาํ เนินการเพือให้บรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์ขององค์กรทีวางไว้โดยใช้กลยทุ ธ์ในการแขง่ ขนั (Competitive Strategy) การเลือกใช้กลยทุ ธ์ในการแขง่ ขนั ทางธรุ กจิ ย่อมต้องนําสารสนเทศทีแตกตา่ งกนั มาประกอบการตดั สนิ ใจใน การเลือกใช้กลยทุ ธ์ ดงั นนั การเข้าใจถึงภารกิจหลกั วตั ถปุ ระสงค์ และกลยทุ ธ์ในการดาํ เนินธรุ กิจทีชดั เจน สามารถนํามาเป็นปัจจยั เพือกําหนดทิศทางในการค้นหาและการเลือกโครงการทีเหมาะสมและสอดคล้องกบั วตั ถปุ ระสงคเ์ หลา่ นนั เพือให้เกิดผลประโยชน์สงู สดุ แกอ่ งคก์ ร กระบวนการวางแผนจะมีสว่ นช่วยในการกําหนดและเลือกโครงการที จะทําการพฒั นาระบบนอกจากการใช้กระบวนการวางแผนกลยทุ ธ์ขององค์กร (Corporate Strategic Planning) เพือกําหนดและเลอื กโครงการทจี ะพฒั นาดงั ทีกลา่ วมาข้างต้นแล้ว ยงั สามารถใช้อกี กระบวนการ หนงึ ได้คือ การวางแผนระบบสารสนเทศ 4.3.2. การวางแผนระบบสารสนเทศ (Information System Planning : ISP) การวางแผนระบบสารสนเทศ หมายถึง การประเมนิ ความต้องการสารสนเทศขององคก์ ร และ ระบถุ งึ ระบบสารสนเทศฐานข้อมลู และเทคโนโลยี เพือให้ได้มาซึงสารสนเทศทีพึงพอใจมากทีสดุ ผ้ทู ีมหี น้าทีในการวางแผนงานระบบสารสนเทศโดยทวั ไปแล้วจะเป็นผ้บู ริหารระบบสารสนเทศอาวโุ ส โดยเริม จากการกําหนดความต้องการสารสนเทศขององคก์ รทงั ในปัจจบุ นั และในอนาคต หลงั จากนนั ทําการพฒั นากล ยทุ ธ์และวางแผนการเพือรองรับการเปลียนแปลงของระบบสารสนเทศและเทคโนโลยี อนั อาจจะเกิดขนึ ใน อนาคต โดยมงุ่ เน้นไปทีระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีในเชิงวธิ ีการทีจะชว่ ยให้ธรุ กจิ นนั บรรลสุ วู่ ตั ถปุ ระสงค์ (Objectives) ทีได้วางไว้ในแผนกลยทุ ธ์ขององค์กร (Corporate Strategic Planning) เชน่ เดยี วกบั การวางแผน กลยทุ ธ์ขององค์กร คือมกี ารแบ่งกระบวนการการวางแผน เป็น 3 ขนั ตอน มีรายละเอียดดงั นี 1. ประเมินความต้องการสารสนเทศในปัจจบุ นั ขององคก์ ร โดยพิจารณาความต้องการทีมีสว่ นเกียวข้องกบั ระบบงานบญั ชี ทรพั ยากรบคุ คล ข้อมลู กระบวนการ ทํางานและเทคโนโลยี เพือนําไปสกู่ ารพฒั นาระบบงานทีจะทําให้ได้มาซึงสารสนเทศตามความต้องการ เหลา่ นนั ได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ ขนั ตอนการประเมินความต้องการสารสนเทศในปัจจบุ นั เริมจากการแตง่ ตงั ทีมงานเพือทําการเกบ็ รวบรวม ข้อมลู ของความต้องการสารสนเทศ โดยการสมั ภาษณ์ผ้บู ริหารและลกู ค้า ซงึ เป็นความต้องการสารสนเทศ ในด้านของคแู่ ขง่ ขนั ทางการค้าสารสนเทศด้านการตลาด ผลิตภณั ฑ์และการเงิน การประเมนิ ความ ต้องการในสารสนเทศทีรวบรวมมานนั จะต้องครอบคลมุ ทงั องค์กรและทกุ สว่ นทีเกียวข้องกบั องคก์ ร ไมว่ า่ จะมสี าขาใดกต็ าม รวมไปถึงระบบสารสนเทศทีใช้งานอยใู่ นปัจจบุ นั ผลทีได้จากขนั ตอนนีคือ 1. รายการของการทํางานทงั หมดในองค์กรและหน้าที (Functions) 2. ตารางเมตริกซ์แสดงความสมั พนั ธ์ของสว่ นตา่ งๆ ทีเกียวข้องกบั องค์กร Page 32

2.กําหนดจดุ มงุ่ หมาย แนวโน้มและเงือนไข หลงั จากทีได้ทราบถงึ ความต้องการสารสนเทศในปัจจบุ นั แล้ว ขนั ตอนตอ่ ไปคอื การกําหนดจดุ มงุ่ หมาย ขององคก์ ร เชน่ ต้องการทีจะขยายสาขาใหม่ หรือทําการผลติ สินค้าชนิดใหม่ สง่ ผลให้ข้อมลู ในสว่ นทีเป็น สถานที หน่วยงาน หน้าทีการทํางาน กระบวนการทํางาน ข้อมลู และ สารสนเทศตา่ งๆ ยอ่ มมกี าร เปลยี นแปลงไป ดงั นนั ตารางเมตริกซ์ตา่ งๆ ทีได้จดั ทําในขนั ตอนแรกนนั ต้องมกี ารเปลยี นแปลงไปด้วย ทํา ให้ทราบถึงความต้องการสารสนเทศในอนาคต 3. การพฒั นากลยทุ ธ์และการวางแผน เมือสามารถประเมนิ ความต้องการสารสนเทศในปัจจบุ นั ขององค์กร แล้วนําไปกําหนดจดุ มงุ่ หมายและ แนวโน้มและเงือนไขในอนาคตได้แล้ว ในขนั ตอนนีองคก์ รจะต้องพฒั นากลยทุ ธ์ โดยการวางแผนการทจี ะ พฒั นาระบบงานตา่ งๆ เพือทําให้บรรลถุ งึ จดุ มงุ่ หมายนนั ทีกลา่ งมาข้างต้นเป็นแผนกลยทุ ธ์ทชี ่วยให้การค้นหา และการเลอื กโครงการพฒั นาระบบขององคก์ รมี ประสทิ ธิภาพมากขนึ เนืองจากมีการกําหนดวตั ถปุ ระสงค์ และมีแผนกลยทุ ธ์ตา่ งๆ เป็นหลกั เกณฑใ์ นการ พิจารณาตดั สนิ ใจเลอื กโครงการ กลา่ วคอื ในการเลอื กโครงการควรจะมีการคาํ นึงถงึ รายละเอยี ดของทงั แผนงานทางกลยทุ ธ์ขององคก์ รและแผนงานระบบสารสนเทศ เพือเปรียบเทียบกบั รายละเอียดโครงการพฒั นา ระบบตา่ งๆ วา่ โครงการใดมีความจําเป็นมากทีสดุ ภายใต้เงือนไขทีสอดคล้องกบั วตั ถปุ ระสงค์และเป้ าหมายของ องค์กรนนั เอง Page 33

บทที 5 การเริมต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning) 5.1. การเริมต้นโครงการ (Project Initiation) การเริมต้นจดั ทําโครงการเป็นกิจกรรมแรกทีต้องทํา โดยในระหวา่ งการเริมต้นหรือการจดั ทําโครงการนี ผ้จู ดั การหรือผ้บู ริหารโครงการจะต้องกําหนดทิศทางของโครงการ โดยขนึ อยกู่ บั ขนาด ขอบเขต และความ ซบั ซ้อนของโครงการนนั ในบางกรณีกิจกรรมนีอาจจะไมม่ ีความจําเป็นสาํ หรับบริษัทเลก็ ๆ แตห่ ากเป็นองค์กร ใหญ่ๆ ทีมีขนั ตอนในการดาํ เนนิ การตา่ งๆ มากมาย กิจกรรมนีย่อมมคี วามสําคญั ตอ่ การดาํ เนินงานในขนั ตอน ตอ่ ไป โดยทีกิจกรรมตา่ งๆ ในการเริมต้นจดั ทําโครงการมดี งั นี 1. จดั ตงั ทมี งานจดั ทําโครงการ เป็นกจิ กรรมจดั ตงั ทีมงานเพือดําเนินการโครงการพฒั นาระบบ และกําหนด ตําแหนง่ หน้าทีอย่างชดั เจน ให้กบั สมาชกิ ของทีม 2. จดั ทําแผนการในการเริมต้นโครงการ กําหนดกิจกรรมทีจะต้องทํา และระยะเวลาทีใช้ในแตล่ ะกิจกรรมที เกิดขนึ ในระหวา่ งการเริมต้นจดั ทําโครงการนนั 3. จดั ทํากระบวนการบริหารโครงการ เป็นกิจกรรมกําหนดกระบวนการในการบริหารโครงการ และมาตรฐาน ทีใช้ในการควบคมุ การดาํ เนนิ การของโครงการนนั โดยมาตรฐานนนั จะขนึ อย่กู บั ผ้บู ริหารของแตล่ ะองค์กร ทีได้รับการแตง่ ตงั ให้เป็นผ้จู ดั การโครงการ 4. จดั ทําสมดุ งานของโครงการ (Project Workbook) เป็นกจิ กรรมรวบรวมข้อมลู ทีได้จากขนั ตอนแรกของการ เริมต้นโครงการ ซึงสมดุ งานของโครงการ (Project Workbook) หมายถงึ แหลง่ เก็บรวบรวมข้อมลู ทงั หมดที เกียวกบั การจดั ทําโครงการ เชน่ ภาพรวมของโครงการ ความรบั ผดิ ชอบของโครงการ ภาพรวมของระบบ ข้อมลู ทีเข้าสรู่ ะบบ ข้อมลู ทีออกจากระบบ แบบจําลองตา่ งๆ พจนานกุ รมข้อมลู สงิ ทีได้เมือข้อมลู ผา่ น ขนั ตอนการประมวลผล มาตรฐานในการตรวจสอบการทํางานตาํ แหน่งหน้าทีรบั ผดิ ชอบของทีมงาน ขอบเขตของโครงการ รายละเอียดการบริหารโครงการ เป็นต้น ซึงหากองคก์ รนนั มกี ารใช้ CASE Tools ใน การพฒั นาระบบก็จะจดั เก็บข้อมลู เหลา่ นีไว้ใน Repository ทงั นีเพือประโยชน์ในการเรียนใช้ข้อมลู เหลา่ นนั หมายเหตุ CASE Tools คอื ซอฟต์แวร์ทีเป็นเครืองสนบั สนนุ การพฒั นาระบบ ช่วยสร้างแผนภาพ รายงานและ แบบฟอร์ม สร้าง Source Code ในระหวา่ งการวิเคราะห์และออกแบบระบบได้โดยอตั โนมตั ิ ทงั ยงั ตรวจสอบ ความถกู ต้องของแผนภาพได้อีกด้วย Repository คือ ฐานข้อมลู ของ CASE ทีใช้จดั เกบ็ รายละเอยี ด ข้อมลู ของระบบ แผนภาพ รายงานและ แบบฟอร์ม ของระบบทีกําลงั พฒั นา รายละเอยี ดในการดําเนินโครงการ เช่น 1. ภาพรวมของโครงการ 2. การเริมต้นโครงการ 3. ขอบเขตของโครงการ Page 34

4. การบริหารโครงการ 5. แบบจําลองขนั ตอนการทํางาน (DFD) คําอธิบาย และพจนานกุ รมข้อมลู 6. แบบจําลองข้อมลู และพจนานกุ รมข้อมลู 7. หน้าทีรบั ผดิ ชอบของทีมงาน 8. รายงานสถานะการทํางาน 9. ตารางแสดงระยะเวลาดําเนินโครงการ ทงั นีการกําหนดรายละเอียดตา่ งๆ ในสมดุ งานของโครงการนนั ไมไ่ ด้มกี ฎเกณฑก์ ําหนดไว้แน่นอน ขนึ อยกู่ บั นโยบายขององคก์ ร 5.2. การเสนอแนวทางเลือกในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน หลงั จากทีได้จดั ตงั ทีมงานเพือรบั ผิดชอบโครงการพฒั นาระบบแล้ว ทีมงานดงั กลา่ วจะต้องศกึ ษา ข้อมลู เพิมเตมิ เพือนํามาใช้ประโยชน์ในกจิ กรรมนําเสนอทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน โดยมี วตั ถปุ ระสงคเ์ พือศกึ ษาและวเิ คราะห์ถงึ แนวทางเลือกทีเหมาะสม ไมว่ า่ จะเป็นแนวทางเลือกประยกุ ตใ์ ช้ เทคโนโลยกี ารสอื สาร ฮาร์ดแวร์ ซอฟตแ์ วร์ตา่ ง ๆ เป็นต้น รวมทงั ประมาณการต้นทนุ ของแตล่ ะแนวทางเลือก เพือใช้ประกอบการพิจารณาสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจของผ้บู ริหารหรือเจ้าของระบบในการนําระบบใหมม่ าใช้ใน องคก์ รได้อย่างมีประสทิ ธิผลสงู สดุ แนวทางทีใช้ในการตดั สนิ ใจเลอื กนนั นอกจากจะต้องสอดคล้องและเหมาะสมกบั สถานการณ์ปัจจบุ นั ขององคก์ รมากทีสดุ ไมว่ า่ จะเป็นสถานะทางการเงินและความพร้อมในด้านตา่ งๆ แล้ว ยงั จะต้องสมั ฤทธิผลถึง วตั ถปุ ระสงคท์ ีวางไว้ทกุ ประการสาํ หรบั วธิ ีการเสนอแนวทางเลอื กตา่ งๆ เหลา่ นี ล้วนเป็นหน้าทีของนกั วิเคราะห์ ระบบ ทีจะต้องค้นหาและสร้างแนวทางเลือกพร้อมทงั ข้อเสนอแนะในแตล่ ะแนวทางเลือกเพือใช้เป็นข้อมลู สนบั สนนุ การตดั สนิ ใจของผ้บู ริหารตอ่ ไป วธิ ีการเสนอแนวทางเลือกในการนําระบบใหมม่ าใช้งานจะประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ 1. ค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน 2. เลือกทางเลือกทีดที ีสดุ 5.2.1. ค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน การค้นหาและสร้างแนวทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน เป็นความรบั ผิดชอบโดยตรงของ นกั วเิ คราะห์ระบบในองคก์ รแตล่ ะแหง่ จะมีนกั วิเคราะห์ระบบทีมีประสบการณ์ในการทํางานแตกตา่ งกนั หาก เป็นผ้ทู ีมปี ระสบการณ์ในการทํางานสงู จะสามารถเสนอแนวทางเลือกจะสามารถได้ดีกวา่ ผ้ทู ีมีประสบการณ์ น้อย เนืองจากปัญหาของระบบงานใหมน่ ีอาจจะเป็นปัญหาทีนกั วิเคราะห์ระบบเคยผา่ นงานมาแล้ว ทําให้ เข้าใจและแก้ปัญหาได้ตรงจดุ กวา่ สําหรบั การสร้างแนวทางเลือกนนั จะเกียวข้องกบั การพจิ ารณาถงึ ข้อกําหนดคณุ สมบตั กิ ารทํางานของ ระบบ (System’s Functionality) ไมว่ า่ จะเป็นระบบฮาร์ดแวร์ (Hardware System) และระบบซอฟตแ์ วร์ (Software System) ตา่ งๆ ยงั รวมถงึ ต้นทนุ (Costs) ผลตอบแทน (Benefits) และความเสียง (Risks) จากเรือง Page 35

การค้นหาและเลอื กสรรโครงการพฒั นาระบบ นํามาเป็นข้อกําหนดหรือเงือนไขของแตล่ ะแนวทางเลอื ก โดย กําหนดแนวทางเลือกไว้อยา่ งน้อยทีสดุ 3 แนวทางเลอื กทีแตกตา่ งกนั ซึงสามารถจําแนกเป็น 3 ระดบั ได้แก่ 1. ทางเลอื กที 1 คือทางเลอื กระดบั ลา่ ง (Low-end Solutions) หมายถึง แนวทางเลือกทีมคี วามแตกตา่ งจาก ระบบเดิมไมม่ ากนกั เนืองจากเป็นแนวทางเลอื กทีต้องคาํ นึงถงึ ต้นทนุ เป็นหลกั หรือกลา่ วอีกนยั หนึงคือเน้น ความประหยดั ดงั นนั การแก้ปัญหาจึงอาจจะเป็นเพียงแคก่ ารลดการทํางานทีซําซ้อน หรือการทํางานใน ระบบเดมิ ทีทําให้มปี ระสทิ ธิภาพมากยิงขนึ หรือหากมกี ารเลอื กเทคโนโลยีสมยั ใหมเ่ ข้ามาใช้อาจจะเลอื กใช้ กบั งานบางสว่ นของระบบเทา่ นนั 2. ทางเลือกที 2 คอื ทางเลือกระดบั สงู (High-end Solution) หมายถงึ แนวทางเลือกทีนําเสนอการใช้ เทคโนโลยีทีลาํ ยคุ ซงึ สามารถชว่ ยในการทํางานของระบบเดิมดขี นึ มลี กั ษณะการทํางานทีอาจเป็นทีสนใจ ของผ้ใู ช้ระบบมากทีสดุ และสามารถรองรบั ความต้องการของระบบใหมท่ ีอาจจะมีเพิมมากขนึ ได้ในอนาคต แตท่ างเลือกระดบั นีจะมคี า่ ใช้จ่ายสงู ทีคอ่ นข้างสงู 3. ทางเลือกที 3 คือทางเลือกระดบั กลาง (Midrange Solution) หมายถงึ แนวทางเลอื กทีมีการนําเสนอการใช้ เทคโนโลยีทีเป็นกลางระหวา่ ง Low-end กบั High-end Solution คอื มีการผสมผสานระหวา่ งการคาํ นงึ ถึง ความประหยดั และการเพิมประสทิ ธิภาพในการทํางานด้วยเทคโนโลยีระดบั สงู ด้วยลกั ษณะของ Midrange Solution นีเอง ทีมคี วามเป็นไปได้มากทีสดุ ในการถกู เลอื กเป็นแนวทางเลือกทีดที ีสดุ 5.2.2. เลอื กทางเลอื กทีดที ีสดุ หลงั จากทีได้เสนอแนวทางเลือกในการนําระบบมาใช้งานตอ่ ผ้บู ริหารแล้ว ขนั ตอนตอ่ ไปคือการ พิจารณาตดั สนิ ใจเลอื กแนวทางทเี หมาะสมทีสดุ วิธีการหรือกฎเกณฑ์ในการเลอื กนนั ขนึ อย่กู บั นโยบายของแต่ ละองค์กรเอง ทงั นีในการเลอื กทางเลือกควรคํานึงถึงความต้องการของผ้ใู ช้ระบบ และประสทิ ธิภาพของงานที จะได้รบั กลบั มามากทีสดุ 5.2.3. ปัจจยั เพือใช้สร้างแนวทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน การสร้างแนวทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งาน นกั วเิ คราะห์ระบบสามารถพิจารณาได้จากปัจจยั หลายประการ ได้แก่ 1. แหลง่ ทรพั ยากรภายนอกองค์กร (Outsourcing) 2. แหลง่ ซอฟตแ์ วร์ (Sources of Software) 3. การพฒั นาระบบด้วยองคก์ รเอง (In-House Development) 4. การตรวจสอบข้อมลู ของซอฟตแ์ วร์ทีต้องการ 5. ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ 6. การติดตงั ระบบ (Implementation) แหลง่ ทรพั ยากรภายนอกองคก์ ร (Outsourcing) Outsourcing หมายถงึ บริษทั หรือองค์กรอนื จากภายนอกทีถกู วา่ จ้างให้มาดาํ เนินการพฒั นาระบบสารสนเทศ ให้กบั องคก์ ร ตวั อย่างของการเลอื กพฒั นาระบบสารสนเทศด้วย Outsourcing ได้แก่ Page 36

ตวั อย่างที 1 องค์กรวา่ จ้างให้บริษัทรบั พฒั นาระบบจากภายนอก ทําการพฒั นาโปรแกรมสาํ เร็จรูปเพือจดั ทํา บญั ชีเงินเดือนให้กบั องค์กร โดยทีองค์กรเป็นผ้สู ง่ ข้อมลู ของลกู จ้างให้แก่บริษทั รับพฒั นาระบบบญั ชเี งินเดือน เพือทําการประมวลผลจากบริษทั นนั ตวั อยา่ งที 2 องคก์ รวา่ จ้างให้บริษทั รับพฒั นาระบบจากภายนอก ทําการพฒั นาโปรแกรมสําเร็จรูปเพือจดั ทํา บญั ชีเงินเดอื นให้กบั องค์กร แตน่ ําโปรแกรมนนั มาใช้ในองคก์ รเอง ตวั อย่างที 3 องค์กรวา่ จ้างให้บริษัทรบั พฒั นาระบบจากภายนอก ทําการพฒั นาระบบสารสนเทศให้กบั องคก์ ร เพียงบางสว่ นหรือบางระบบเทา่ นนั การวา่ จ้างให้บริษัทรบั พฒั นาระบบจากภายนอกองคก์ รมาทําการพฒั นาระบบสารสนเทศให้นนั ขนึ อยกู่ บั กล ยทุ ธ์ของแตล่ ะองค์กรเองในการพิจารณาเลอื กวิธีการในการวา่ จ้าง ในบางองคก์ รอาจจะวา่ จ้างให้พฒั นาเพียง บางสว่ นของระบบเทา่ นนั เพือประหยดั คา่ ใช้จา่ ย เนืองจากองค์กรไมท่ ีทรพั ยากรทีมีความสามารถในการพฒั นา ระบบในสว่ นนนั หากจะจ้างบคุ คลากรเพิมเตมิ จะทําให้เกิดต้นทนุ สงู กวา่ วา่ จ้างบริษัทภายนอก จากปัจจยั Outsourcing หากนกั วเิ คราะห์ระบบพิจารณา Outsourcing เป็นหนงึ ในแนวทางเลือก 3 ระดบั นกั วิเคราะห์ระบบควรทําความเข้าใจกบั ความต้องการของผ้ใู ช้งานในระบบใหมเ่ ป็นอย่างดี พร้อมกบั จดั ทํา ข้อกําหนดคณุ สมบตั ทิ างเทคนิคและความต้องการของระบบใหมใ่ ห้ถกู ต้อง ครบถ้วน และสมบรู ณ์ ก่อนทีจะสง่ มอบให้บริษัทพฒั นาระบบทําการพฒั นาระบบใหมต่ อ่ ไป แหลง่ ซอฟตแ์ วร์ นอกจากบริษัทภายนอกเองค์กรทีรับพฒั นาระบบแล้ว ปัจจยั ทปี ระกอบการพจิ ารณาของนกั วเิ คราะห์ระบบยงั มี แหลง่ ทีรบั พฒั นาระบบสารสนเทศและพฒั นาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสําเร็จรูปเฉพาะด้านเพือการค้า ซงึ สามารถจําแนกได้ 4 กลมุ่ ดงั นี ผ้ผู ลิตฮาร์ดแวร์ (Hardware Manufacturers) ผ้ผู ลิตชดุ ซอฟตแ์ วร์สําเร็จรูป (Packaged Software Producers) ผ้ผู ลติ ซอฟตแ์ วร์ตามสงั (custom Software Producers) ซอฟตแ์ วร์ระดบั องคก์ ร (Enterprise Solution Software) ผ้ผู ลิตฮาร์ดแวร์ (Hardware Manufacturers) จดั เป็นกลมุ่ ผ้ผู ลติ ฮาร์ดแวร์และดาํ เนินธรุ กิจผลติ ซอฟต์แวร์ควบคไู่ ปด้วย เชน่ บริษัท IBM ซึงเป็นผ้นู ํา ทางด้านการพฒั นาซอฟต์แวร์ในปัจจบุ นั อยา่ งไรกต็ ามกลมุ่ ผ้ผู ลติ เหลา่ นีจะมซี อฟต์แวร์หลงั ทีทํากําไรให้กบั ตน เชน่ กําไรสว่ นใหญท่ ีได้อาจมาจากซอฟต์แวร์ระบบปฏิบตั กิ าร (Operating System Software) ในขณะที ซอฟต์แวร์ประยกุ ตอ์ ืนๆ ทํากําไรให้ในสว่ นน้อยกไ็ ด้ เนืองจากมคี แู่ ขง่ ขนั จํานวนมากนนั เอง ผ้ผู ลติ ชดุ ซอฟต์แวร์สําเร็จรูป (Packaged Software Producers) อตั ราการเจริญเตบิ โตของอตุ สากรรมการผลิตซอฟต์แวร์เริมสงู ขนึ เป็นอยา่ งมากในช่วงกลางปี ค.ศ.1960 จากอตั ราการแขง่ ขนั ทีเพิมขนึ ทําให้ธรุ กิจด้านนีเริมมที ศิ ทางเปลยี นไป จากการผลิตเพียงซอฟตแ์ วร์ Page 37

เฉพาะด้านกลายมาเป็น ชดุ ซอฟตแ์ วร์สําเร็จรูป(Prepackaged or Off-the-Shelf) ซงึ ประกอบไปด้วยซอฟต์แวร์ หลายโปรแกรมในหนงึ ชดุ สาํ หรบั งานทีมีความสมั พนั ธ์กนั ในการดําเนินธรุ กิจหรือในสาํ นงั าน ยกตวั อย่างเช่น Microsoft Project และ Quicken ซึงเป็นชดุ ซอฟตแ์ วร์ทีได้รบั ความนิยมสําหรับงานทางด้านธรุ กจิ การเงิน การ วางแผนการดาํ เนนิ งาน อตุ สาหกรรมการผลติ ซอฟตแ์ วร์เริมมกี ารขยายสว่ นแบง่ ทางการตลาดสกู่ ลมุ่ เป้ าหมายหลายกลมุ่ โดย การผลิตซอฟตแ์ วร์ทีสนบั สนนุ การทํางานทวั ไปในสํางาน ชดุ ซอฟตแ์ วร์สําหรับงานบญั ชี เชน่ บญั ชีแยก ประเภท เป็นต้น กลมุ่ เป้ าหมายตอ่ ไปคอื ผลติ ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน หรือซอฟต์แวร์เพือสนบั สนนุ การดาํ เนิน ธรุ กิจทีมีลกั ษณะเฉพาะ เชน่ ธรุ กจิ สถานรบั เลียงเดก็ ธรุ กิจการบนิ เป็นต้น การขยายกลมุ่ เป้ าหมายและเพิม สว่ นแบง่ ในตลาดการค้าในโลกของคอมพิวเตอร์ กลมุ่ ผ้ผู ลติ เหลา่ นีได้เพิมความสามารถของซอฟตแ์ วร์ด้วยการ พฒั นาซอฟต์แวร์ทีสามารถทํางานระบบปฏบิ ตั กิ ารใดๆ ได้ ไมว่ า่ จะเป็นระบบปฏบิ ตั ิการวินโดวส์ (Windows) แมคอนิ ทอช (Macintosh) หรือแม้กระทงั ยนู ิกส์ (UNIX) เป็นต้น กอ่ นทีจะมกี ารผลิตซอฟตแ์ วร์ใดๆ เพือวางขาย ผ้ผู ลติ จะมกี ารสอบถามความต้องการจากกลมุ่ ผ้ใู ช้งานเพือนําแนวคิดเหลา่ นนั มาทําการพฒั นาเป็นซอฟต์แวร์ หลงั จากนนั จะมกี ารทดสอบโปรแกรมทีพฒั นาขนึ เพือค้นหาข้อผิดพลาดและแก้ไขให้สมบรู ณ์ในระดบั หนึง หลงั จากวางขายจะพบวา่ ผ้ผู ลิตจะได้รับทราบข้อมลู จากการใช้ซอฟตแ์ วร์ชดุ นนั วา่ พบข้อผดิ พลาดใดเพิมเตมิ บ้าง จงึ ได้นํามาปรบั ปรุงแก้ไขเป็น Version ทีมปี ระสทิ ธิภาพมากกวา่ เดมิ ปัญหาในการพิจารณาเพือเลือกชดุ ซอฟต์แวร์สาํ เร็จรูป คือ ชดุ ซอฟตแ์ วร์สําเร็จรูปเหลา่ นใี นบางครงั เป็นซอฟต์แวร์ทีไมส่ ามารถปรับปรุง เปลยี นแปลง หรือทําการแก้ไขใดๆ เพือให้สอดคล้องกบั ความต้องการใน การทํางานของผ้ใู ช้ระบบได้เลยแตผ่ ้ผู ลติ บางบริษทั ทําการผลิต ชดุ ซอฟต์แวร์สําเรจ็ รูป ทีสามารถทําการแก้ไข ได้โดยทีลกู ค้าจะต้องแจ้งไปยงั ผ้ผู ลติ เพือทําการแก้ไข หรือผ้ผู ลติ อนญุ าตให้ลกู ค้าสามารถแก้ไขเองได้ด้วย คาํ แนะนําตา่ งๆ ดงั นนั ในการเลือกปัจจยั ข้อนีนกั วเิ คราะห์ระบบจะต้องพิจารณาถงึ ความสามารถในการแก้ไข ซอฟต์แวร์วา่ โปรแกรมเมอร์ขององค์กรเองต้องทําการแก้ไขมากน้อยเพียงใด เพือให้เหมาะกบั การทํางานของ ระบบใหมม่ ากทีสดุ ผ้ผู ลิตซอฟต์แวร์ตามสงั (Custom Software Producers) หากองค์กรมคี วามจําเป็นต้องพฒั นาระบบสารสนเทศขนึ มาเพือเพิมประสทิ ธิภาพในการทํางาน แตม่ ี ข้อจํากดั อย่วู า่ ทางองคก์ รไมม่ ผี ้เู ชียวชาญหรือไมม่ ีทีมนกั พฒั นาระบบสารสนเทศเอง หรือเมอื พิจารณาชดุ ซอฟต์แวร์สาํ เร็จรูป แล้วยงั ไมส่ ามารถแก้ปัญหานีได้ ทางเลือกหนงึ ขององค์กรคือ วา่ จ้างบริษทั ผ้ผู ลติ ซอฟต์แวร์ ตามสงั (Custom Software Producers) โดยกลมุ่ ผ้ผู ลติ ซอฟตแ์ วร์ตามสงั เหลา่ นจี ะมที ีมนกั พฒั นาระบบของ ตวั เองทีมคี วามเชียวชาญทางด้านตา่ งๆ เพือรองรบั องคก์ รลกู ค้าทีมีคาํ สงั ให้พฒั นาระบบเพือใช้ภายในองค์กร กลมุ่ ผ้ผู ลิตเหลา่ นีจะทําการจดั สรรนกั พฒั นาระบบทีเหมาะกบั งานขององค์กรนนั ๆ ในการพฒั นาระบบ ชดุ ซอฟตแ์ วร์เพือแก้ปัญหาระดบั องคก์ ร (Enterprise Solution Software) Page 38

แหลง่ ซอฟต์แวร์สดุ ท้ายทีจะกลา่ วถงึ คอื ชดุ ซอฟตแ์ วร์เพือแก้ปัญหาระดบั องค์กร (Enterprise Solution Software) หรือเรียกอกี อย่างหนงึ วา่ ERP (Enterprise Resource Planning System) ซงึ เป็นทีร้จู กั กนั ดีในปัจจบุ นั ERP (Enterprise Resource Planning System) เป็นระบบการวางแผนการใช้ทรพั ยากรสําหรบั องค์กร ซงึ พฒั นาขนึ เพือสร้างประสิทธิภาพการทํางานและการใช้ทรพั ยากร เชน่ ข้อมลู เวลา บคุ คล และวตั ถดุ บิ เป็นต้น แนวคิดหลกั คือการสร้างระบบบริหารทรพั ยากรทางธรุ กิจแบบรวมสว่ นงานทงั หมดขององค์กร ทงั การใช้ ทรพั ยากรและการใช้ข้อมลู ร่วมกนั หากองคก์ รใดทีสนใจจะเลอื กซอฟตแ์ วร์เพือแก้ปัญหาระดบั องคก์ ร เพยี งแคท่ ราบความต้องการของ องค์กรเองวา่ ต้องการซอฟตแ์ วร์ของการทํางานสว่ นใดเทา่ นนั หรือหากต้องการซอฟตแ์ วร์ของการทํางานหลาย สว่ นแล้วองคก์ รนํามาประกอบการใช้งานให้เป็นระบบเองกส็ ามารถทําได้ การนําซอฟต์แวร์ของงานสว่ นตา่ งๆ มาใช้งานร่วมกนั ได้นีเรียกได้วา่ เป็นข้อดขี อง Enterprise Solution Software ทีน่าสนใจสาํ หรบั องค์กร เชน่ การ นําซอฟตแ์ วร์เพือการป้ อนข้อมลู สงั ซือ ทํางานร่วมกบั ซอฟตแ์ วร์เพือการผลิต และซอฟตแ์ วร์เพือการออก ใบเสรจ็ เป็นต้น แตห่ ากมองในแง่ของการแก้ไขซอฟต์แวร์ของแตล่ ะสว่ นการทํางานเพือให้สามารถทํางาน ร่วมกนั ได้นนั คอ่ นข้างมีความซบั ซ้อนเมือพบกบั ระบบทมี คี วามซบั ซ้อนอยใู่ นตวั ดงั นนั นกั วเิ คราะห์ระบบควร วเิ คราะห์ถึงความสามารถในการแก้ไขซอฟต์แวร์ขององค์กรวา่ มมี ากพอหรือไมเ่ พียงใด จะเหน็ วา่ แหลง่ ทีมาของซอฟต์แวร์ในปัจจบุ นั นนั มมี ากมายหลายแห่ง หากองคก์ รตดั สนิ ใจทีจะเลอื ก ซือซอฟต์แวร์เพือนํามาใช้ในระบบใหม่ ไมว่ า่ จะเป็นการซอื ทงั ระบบหรือเพียงบางสว่ นก็ตาม การพิจารณาเลอื ก ซือนนั จะต้องมขี ้อกําหนดในการเลือกซือ เพือเป็นการเปรียบเทียบต้นทนุ หรือคา่ ใช้จา่ ย และผลตอบแทนทีจะ ได้รบั ระหวา่ งการซือชดุ ซอฟต์แวร์จากภายนอกองคก์ ร และคา่ ใช้จ่ายทีเกิดขนึ ในแตล่ ะขนั ตอนของการพฒั นา หากทําการพฒั นาระบบด้วยบคุ ลากรขององคก์ รเอง โดยมีหลกั เกณฑ์ในการพิจารณาชดุ ซอฟตแ์ วร์ ดงั นี 1. ต้นทนุ (Cost) เมือต้องการเลือกระหวา่ งการซือชดุ ซอฟตแ์ วร์จากภายนอกองค์กรกบั การพฒั นาเองภายในองคก์ ร สิง สาํ คญั ในการพิจารณาคือต้นทนุ นกั วเิ คราะห์ระบบต้องเปรียบเทียบต้นทนุ ทเี กิดขนึ จากทงั สองทางเลอื กนี โดยต้องแสดงรายละเอยี ดของต้นทนุ ในการซือชดุ ซอฟต์แวร์ การบํารุงรกั ษาและการบริการหลงั การขาย ของผ้ขู าย หรือแม้กระทงั คา่ ลขิ สทิ ธิให้จดั รวมในการพจิ ารณาเรืองต้นทนุ ด้วย อยา่ งไรก็ตามการพจิ ารณา เลือกระหวา่ งการซือชดุ ซอฟตแ์ วร์กบั การพฒั นาระบบเองภายในองค์กรควรมกี ารเปรียบเทียบความเป็นไป ได้ด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) จะชว่ ยให้สามารถพิจารณาได้งา่ ยยงิ ขนึ 2. หน้าทีการทํางาน (Functionality) นอกจากการเปรียบเทียบเรืองต้นทนุ แล้ว นกั วเิ คราะห์ระบบหรือองคก์ รควรมีการเปรียบเทียบเรืองของการ ทําหน้าทีหรือสว่ นการทํางานธรุ กิจของระบบทีต้องการนําซอฟต์แวร์นนั เข้ามาใช้งานเพือเพิมประสทิ ธิภาพ ในการทํางาน การพิจารณาเพือเปรียบเทียบวา่ ซอฟตแ์ วร์ทีจะเลือกซือนนั สามารถตอบสนองความต้องการ Page 39

ในการทํางานของผ้ใู ช้ระบบนนั ได้มากน้อยเพียงใด เทยี บเท่ากบั ซอฟต์แวร์ขององคก์ รทีพฒั นาขนึ เองได้ หรือไม่ 3. การบริการหลงั การขายชดุ ซอฟต์แวร์ของผ้ขู าย (Vendor Support) พิจารณาการเลอื กซือชดุ ซอฟต์แวร์จากผ้ขู ายหลายแหง่ วา่ มีการบริการหลงั การขายดมี ากน้อยเพียงใด เชน่ มีการตดิ ตงั ซอฟต์แวร์ การอบรมพนกั งาน หรือหากโปรแกรมมีปัญหาสามารถแก้ปัญหาได้ทนั ท่วงทีหรือไม่ 4. ความยืดหยนุ่ (Flexibility) ซอฟตแ์ วร์ทีจะเลือกมานนั มีความยืดหยนุ่ ในการทํางานมากน้อยเพียงใด เมือต้องการปรบั เปลียน ซอฟต์แวร์ให้เหมาะกบั ลกั ษณะการทํางานทีผ้ใู ช้งานระบบในองค์กรค้นุ เคย หากผ้ขู ายไมส่ ามารถแก้ไขให้ ตามความต้องการขององคก์ รจดั วา่ ซอฟต์แวร์นนั ไมม่ คี วามยืดหยนุ่ พอ เนืองจากผ้ใู ช้ระบบจะต้องมกี าร เปลียนแปลงลกั ษณะการทํางานตามซอฟตแ์ วร์ซึงจะทําให้เกิดการปรบั ตวั พอสมควร 5. คมู่ อื ประกอบการใช้งาน (Documentation) ซอฟต์แวร์ทีจะเลือกมานนั มีคมู่ อื ประกอบการใช้งานหรือไม่ หากมคี มู่ อื นนั มีความละเอียดมากน้อยเพียงใด เนืองจากในระหวา่ งการทํางานถ้ามีข้อสงสยั ใดจะสามารถศกึ ษาได้จากคมู่ ือประกอบการใช้งานได้เลย โดย ไมต่ ้องเสียคา่ ใช้จ่ายในการตดิ ตอ่ สอื สารกบั ผ้ขู าย เชน่ สอบถามทางโทรศพั ท์ เป็นต้น การพฒั นาระบบด้วยองค์กรเอง (In-House Development) การพฒั นาระบบด้วยบคุ ลากรขององค์กรเองยงั เป็นทางเลอื กหนึงทนี า่ สนใจ หากบคุ ลากรขององค์กรมี ความสามารถและความชํานาญมากพอ การพฒั นาระบบสามารถดําเนินการได้โดยไมต่ ้องวา่ จ้าง บคุ คลภายนอกเนืองจากองค์กรมีทีมพฒั นา ซึงเป็นบคุ ลากรขององคก์ รอย่แู ล้ว หรือหากองคก์ รมบี คุ ลากร ไมเ่ พียงพออาจจะมกี ารผสมผสานการพฒั นาระบบโดยเลอื กซอฟต์แวร์สาํ หรับงานบางอยา่ งจากภายนอก องคก์ รเพือประยกุ ตใ์ ช้กบั ระบบทมี อี ย่แู ล้วภายในองคก์ รกส็ ามารถทําได้ (ทงั นีการเลือกวธิ ีการตา่ งๆ ต้องมี การพิจารณาจากผ้บู ริหารและผ้สู นบั สนนุ โครงการทจี ะทําการตดั สนิ ใจ) การตรวจสอบข้อมลู ของซอฟตแ์ วร์ทีต้องการ กรณีทีองคก์ รต้องการซอฟต์แวร์จากภายนอก จําเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมลู การทํางานของ ซอฟตแ์ วร์ทีต้องการจากผ้ขู ายหลายรายเพือเปรียบเทียบข้อมลู การทํางานของซอฟตแ์ วร์เหลา่ นนั ให้ตรงกบั ความต้องการของระบบมากทีสดุ โดยอาจรวบรวมข้อมลู จากเอกสารหรือคมู่ ือประกอบการใช้งานของ ซอฟตแ์ วร์ หรือการติดตอ่ กบั ผ้ขู ายโดยตรงเพือสอบถามข้อมลู นีโดยเฉพาะ หรืออาจศกึ ษาจากนิตยสาร ซอฟตแ์ วร์ตามท้องตลาดทเี ป็นทีนิยมกนั กไ็ ด้ เพือทีจะให้ได้ซอฟตแ์ วร์ทีมีคณุ ภาพและตรงตามความต้องการของผ้ใู ช้ระบบมากทีสดุ องค์กรควรมี การจดั ลาํ ดบั ให้กบั ซอฟตแ์ วร์ของผ้ขู ายแตล่ ะราย โดยอาจทําการทดสอบโปรแกรมและให้คะแนนแตล่ ะ โปรแกรมโดยการถามความคดิ เหน็ จากผ้ใู ช้ระบบ Page 40

ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของระบบ ไมว่ า่ นกั วเิ คราะห์ระบบจะเลือกซอฟตแ์ วร์จากแหลง่ ใดก็ตาม สงิ แรกทีนกั วเิ คราะห์ระบบควรคาํ นงึ ถงึ คือ ฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์ระบบทีมอี ย่แู ล้วในองคก์ รเพือประกอบการตดั สินใจเลือกซอฟตแ์ วร์ใหมม่ าใช้ ในองคก์ ร เนืองจากการนําซอฟต์แวร์ใหมม่ าใช้ในองค์กร หมายถึงซอฟตแ์ วร์นนั จะต้องถกู ใช้งานร่วมกบั ฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์ระบบหรือระบบปฏบิ ตั กิ ารทีมีอยแู่ ล้ว และการทีจะประหยดั ต้นทนุ ทเี กิดจากการซือ ซอฟต์แวร์จากแหลง่ ผ้ผู ลิตภายนอกองคก์ ร ซอฟต์แวร์นนั จะต้องสามารถทํางานร่วมกบั ฮาร์ดแวร์และ ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบตั กิ ารขององค์กรทีมอี ย่แู ล้วได้ โดยทีไมต่ ้องมกี ารแก้ไขเปลยี นแปลงอะไรมากมายนกั เหนือสงิ อนื ใดซอฟต์แวร์ทีจะเลือกซือนนั จะต้องถกู ต้องตรงตามความต้องการของผ้ใู ช้ระบบมากทีสดุ ข้อดขี องการเลือกซอฟตแ์ วร์ทีสามารถทํางานร่วมกบั ฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์ระบบเดิมทีมอี ย่แู ล้วได้ มีดงั นี 1. สามารถลดต้นทนุ ในการซือฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ระบบใหมไ่ ด้ 2. บคุ ลากรในองค์กรจะมคี วามค้นุ เคยกบั ฮาร์ดแวร์ และระบบปฏบิ ตั กิ ารเดมิ ทีเคยใช้ ทําให้ไมเ่ กดิ ปัญหา อนั สืบเนืองมาจากฮาร์ดแวร์หรือระบบปฏบิ ตั กิ ารใหม่ 3. การติดตงั ซอฟต์แวร์ใหมท่ ีสามารถทํางานร่วมกบั ระบบปฏิบตั ิการเดิมและฮาร์ดแวร์เดมิ ได้นนั มคี วาม สะดวกและรวดเร็ว ในทางกลบั กนั ยงั มเี หตผุ ลของการซือฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์ระบบใหมท่ ีน่าสนใจ ดงั นี 1. ซอฟต์แวร์บางชนิดสามารถทํางานบนระบบปฏบิ ตั กิ ารเฉพาะกบั ระบบใดระบบหนงึ ซงึ เหมาะกบั ฮาร์ดแวร์บางชนิดเท่านนั ดงั นนั องค์กรจึงไมต่ ้องเสียเวลากบั การเลือกระบบปฏิบตั กิ ารและฮาร์ดแวร์ เพือนํามาทํางานร่วมกนั 2. การพฒั นาระบบทีต้องซือระบบปฏบิ ตั กิ ารใหมจ่ ะทําให้องคก์ รสามารถขยายขีดความสามารถในการ ทํางานเนืองจากใช้ระบบปฏิบตั กิ ารใหม่ และสรรหาเทคโนโลยีใหมเ่ พือชว่ ยให้องคก์ รมขี ้อได้เปรียบคู่ แขง่ ขนั ทางด้านธรุ กิจได้ ดงั นนั ในการเสนอทางเลอื กในการนําระบบมาใช้งาน นอกจากจะคํานึงถึงฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์ของ ระบบเดมิ ทีมอี ย่แู ล้วนกั วเิ คราะห์ระบบยงั จะต้องสาํ รวจประสิทธิภาพในการใช้งานของฮาร์ดแวร์และ ซอฟต์แวร์ทีสามารถนํามาเป็นทางเลือกดงั กลา่ วด้วย แตก่ ารทีจะได้มาซึงข้อมลู เหลา่ นนั ขนึ อยกู่ บั วธิ ีการ ของนกั วิเคราะห์ระบบของแตล่ ะองค์กรเอง การตดิ ตงั ระบบ การตดิ ตงั ระบบเป็นอกี ปัจจยั หนงึ ทีมีผลตอ่ การกําหนดทางเลือก ไมว่ า่ องคก์ รเลอื กทจี ะพฒั นาระบบ เอง หรือเลอื กทีจะซือซอฟตแ์ วร์ของระบบงานจากแหลง่ ภายนอกองค์กรกต็ าม เมือระบบใหมแ่ ล้วเสร็จ จะต้องมีการติดตงั ระบบด้วย (Implementation) ดงั นนั สงิ ทีผ้บู ริหารขององค์กรควรได้รบั ทราบในการ กําหนดทางเลือกเพือแก้ปัญหาระบบงาน คอื รายละเอยี ดในการติดตงั ระบบงานใหมน่ นั ซงึ ได้แก่ Page 41

1. ระยะเวลาทีใช้ในการตดิ ตงั 2. ขนั ตอนในการตดิ ตงั 3. ระยะเวลาในการฝึกอบรมผ้ใู ช้ระบบ รายละเอยี ดดงั กลา่ ว เป็นข้อมลู เพือประกอบการตดั สินใจของผ้บู ริหารในการเลือกแนวทางเพือการนํา ระบบใหมม่ าใช้งาน หากทางเลือกใด ทีต้องใช้ระยะเวลาในการตดิ ตงั ยาวนานและมีขนั ตอนในการติดตงั ที ซบั ซ้อนมากเกินไป อาจทําให้ผ้บู ริหารปฏเิ สธทางเลอื กนนั ได้เมือพิจารณาถึงต้นทนุ ทีตามมาเนืองจาก ระยะเวลานนั เอง 5.3. การวางแผนโครงการ (Project Planning) หลงั จากการเริมต้นโครงการด้วยการจดั ตงั ทีมงาน วางแผนการดําเนินโครงการ และเริมจดั ทําสมดุ งาน โครงการแล้วทีมงานดงั กลา่ วจะต้องสร้างแนวทางเลอื กในการนําระบบใหมม่ าใช้งานซึงพจิ ารณาจาก ปัจจยั หลายประการดงั ทีได้กลา่ วไว้แล้ว จากนนั ทีมงานต้องเลือกแนวทางเลือกทีดที ีสดุ เพียง 1 แนวทาง เพือนํามาวางแผนดาํ เนินโครงการตอ่ ไป การวางแผนโครงการเป็นกิจกรรมทีดําเนนิ การตอ่ จากการเลือกแนวทางทีต้องการได้แล้ว โดยในการ วางแผนโครงการมีกิจกรรมดงั นี 1. แสดงรายละเอยี ดขอบเขตของโครงการ เป็นการระบถุ ึงขอบเขตของโครงการพฒั นาระบบนนั และสรุปรายละเอียดของโครงการ ได้แก่ ปัญหา ของระบบทีจะพฒั นาข้อจํากดั และสถานะปัจจบุ นั ของระบบ เป็นต้น 2. รายงานการศกึ ษาความเป็นไปได้และการประมาณการใช้งบประมาณ แสดงรายละเอียดการประมาณคา่ ใช้จา่ ยทีจะต้องใช้ไปและรายได้ทีจะได้รบั ของโครงการพฒั นาระบบใน เบืองต้น รวมทงั แสดงรายงานการศกึ ษาความเป็นไปได้ไมว่ า่ จะเป็นด้านเศรษฐศาสตร์ ด้านเทคนิค ด้านการ ปฎิบตั งิ าน หรือด้านระยะเวลาดําเนนิ งาน ทงั นีขนึ อยกู่ บั องค์กรวา่ มีความประสงคจ์ ะแสดงรายงานการศกึ ษา ความเป็นไปได้ด้านใดบ้าง สาํ หรับรายละเอียดการศกึ ษาความเป็นไปได้ 3. ประมาณการใช้แหลง่ ทรัพยากรและวางแผนการใช้ทรพั ยากรนนั แสดงรายละเอียดความต้องการใช้ทรพั ยากรของแตล่ ะกิจกรรม และวางแผนการใช้ทรพั ยากรนนั เชน่ การ วา่ จ้างโปรแกรมเมอร์เพิมเพือช่วยงานด้านการเขยี นโปรแกรมนนั จําเป็นหรือไม่ เมอื เปรียบเทียบกบั การใช้ โปรแกรมเมอร์ขององค์กรเอง 4. แบง่ แยกกิจกรรมในการดาํ เนนิ การพฒั นาระบบ ทําการแบง่ แยกกิจกรรมทงั หมดทีต้องดาํ เนินการในโครงการพฒั นาระบบ เรียบลาํ ดบั กจิ กรรมและแสดง รายละเอยี ดของแตล่ ะกิจกรรมตามความเหมาะสม แตห่ ากแสดงรายละเอียดมากเกินไปจะทําให้การบริหาร โครงการ (Project Management) มีความซบั ซ้อนตามมา 5. จดั ตารางระยะเวลาดําเนินการในเบืองต้น จากกจิ กรรมทีได้แบง่ แยกและจดั เรียงไว้แล้ว ให้นํามาใช้กาํ หนดระยะเวลาในการดําเนินการแตล่ ะกิจกรรม Page 42

โดยการระบจุ ะเริมทีวนั เริมดําเนินการกิจกรรมและวนั สนิ สดุ กิจกรรม ซงึ ในการแสดงระยะเวลาดําเนินการนีอาจ นําเสนอในรูปของ Gantt Chart หรือ PERT Chart ( ศกึ ษารายละเอยี ดได้จาก ภาคผนวก ก “การบริหาร โครงการ”) 6. วางแผนการตดิ ตอ่ สือสารกบั ผ้ทู เี กียวข้องในระหวา่ งการพฒั นาระบบ ทําการวางแผนการดาํ เนินการติดตอ่ ประสานงานระหวา่ งทีมพฒั นาระบบ กบั ผ้ใู ช้ระบบหรือผ้ทู ีเกียวข้อง อืนๆ โดยรวมถงึ การระบถุ งึ วนั ทีทีจะเขียนรายงานเพือเสนอแกผ่ ้บู ริหาร ทีมพฒั นาระบบจะประสานงานใน ระหวา่ งการทํางานอยา่ งไร และมขี ้อมลู ใดบ้างทีผ้เู กียวข้องสามารถรบั ทราบได้ 7. จดั ทํามาตรฐานในการดําเนินงาน ทําการระบผุ ลทีได้จากการดาํ เนินงานในแตล่ ะขนั ตอนเพือประโยชน์ในการตรวจสอบ โดยอาจจะกําหนด รูปแบบของผลลพั ธ์และรูปแบบของรายงานทใี ช้แสดงความคบื หน้าในการดาํ เนนิ งาน เพือให้เป็นมาตรฐาน เดียวกนั และสามารถตรวจสอบได้วา่ ควรได้รับการแก้ไขหรือไม่ 8. ระบแุ ละประเมนิ ความเสยี ง ระบถุ งึ แหลง่ ทีมาทีอาจทําให้เกิดความเสียงในการลงทนุ ดาํ เนินการโครงการ พร้อมทงั ประเมินระดบั ความ เสยี งทจี ะเกิดขนึ โดยความเสยี งนนั อาจเกิดจากการนําเทคโนโลยีใหมเ่ ข้ามาใช้ การตอ่ ต้านตอ่ การเปลยี นแปลง ระบบของผ้ใู ช้งาน สภาพการแขง่ ขนั ทางธรุ กจิ หรือแม้กระทงั ความไมม่ ปี ระสบการณ์ในเรืองของเทคโนโลยี ใหมๆ่ หรือในเรืองของการดาํ เนินงานด้านธรุ กิจของทมี งานพฒั นาระบบ 9. จดั ทํารายงานแสดงสถานะของงาน (Developing a Statement Of Work : SOW) เป็นการจดั ทําเอกสารเพือผ้บู ริหารขององคก์ รหรือลกู ค้า โดยแสดงรายละเอยี ดของงานทจี ะต้องทําทงั หมด และผลทีจะได้รบั อย่างชดั เจน เอกสารชดุ นีจะเป็นประโยชน์ในการสร้างความเข้าใจทีตรงกนั ของทีมพฒั นา ระบบ ลกู ค้า และผ้บู ริหาร 10. จดั ทําแผนงาน/โครงการ (Baseline Project Plan) Baseline Project Plan (BPP) เป็นเอกสารทีแสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ต้นทนุ กําไร ความ เสยี ง และความต้องการใช้ทรัพยากร โดยในชดุ เอกสาร BPP นีประกอบไปด้วย 4 สว่ น ดงั นี - สว่ นแนะนําโครงการ แสดงขอบเขตของโครงการและแหลง่ ทรพั ยากรทีจะต้องใช้ เป็นต้น - สว่ นรายละเอยี ดของระบบ แสดงรายละเอียดการทํางานของระบบอย่างคร่าวๆ ข้อมลู นําเข้าและออก จากระบบ - สว่ นรายละเอยี ดการศกึ ษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) แสดงการศกึ ษาความเป็นไปได้ทงั 4 ด้าน - สว่ นรายละเอยี ดการบริหารโครงการ แสดงรายละเอียดของทีมงานพฒั นาระบบ แผนงาน และ มาตรฐานในการทํางาน สงิ สาํ คญั ทีได้จากขนั ตอนการเริมต้น การนําเสนอแนวทางเลอื กในการนําระบบมาใช้งาน และการ วางแผนโครงการ คือ สมดุ งานโครงการ (Project Workbook) ทีประกอบไปด้วยเอกสาร State of Page 43

Work และ Baseline Project Plan โดยที State of Work จะแสดงให้เหน็ ถงึ งานหรือกิจกรรมทจี ะต้อง ทําทงั หมดของโครงการและทีเกิดจากกจิ กรรมแตล่ ะขนั ตอน สว่ น Baseline Project Plan จะแสดงถึง ขอบเขตของโครงการทีแท้จริง ต้นทนุ กําไร ความเสียง และความต้องการใช้ทรัพยากร โดยเอกสารทงั สองชดุ นจี ะช่วยให้สามารถเข้าใจถึงสถานะปัจจบุ นั ของระบบทีจะต้องพฒั นาได้ และช่วยในการบริหาร โครงการตามรายละเอยี ดของกิจกรรมทีอาจนําเสนอไว้ด้วย Gantt Chart และ PERT Chart 5.3.1. การศกึ ษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Project Feasibility Study) ในกจิ กรรมการวางแผนดาํ เนินการโครงการพฒั นาระบบนี ถงึ แม้หน้าทีหลกั ของนกั วเิ คราะห์ ระบบคือ การวิเคราะห์และออกแบบระบบตามความต้องการของผ้ใู ช้งานและเจ้าของระบบ แตด่ ้วยความรับผดิ ชอบของนกั วเิ คราะห์ระบบทีเป็นตวั แทนการเปลยี นแปลงทีจะเกิดขนึ ใน ระบบ จึงต้องมีการศกึ ษาความเป็นไปได้และวเิ คราะห์ต้นทนุ และกําไรของโครงการ เพือเป็น การเพิมความมนั ใจให้กบั ผ้ใู ช้และเจ้าของระบบก่อนทีการเปลยี นแปลงจะเกดิ ขนึ หวั ข้อหลกั การพฒั นาระบบนนั เจ้าของระบบจะมองการพฒั นาระบบเป็นการลงทนุ ดงั นนั สงิ ที เป็นปัจจยั ประกอบการตดั สินใจอนมุ ตั โิ ครงการพฒั นาระบบให้สามารถดําเนินการตอ่ ไปได้ คือ เรืองของต้นทนุ และผลกําไร หรือผลตอบแทนทีจะได้รบั ดงั นนั การเสนอโครงการทีมีการ วเิ คราะห์ความเป็นไปได้ในเรืองของผลตอบแทน ต้นทนุ และผลกําไรจงึ เป็นหวั ข้อหลกั ในการ เสนอโครงการ ความเป็นไปได้ (Feasibility) หมายถึง การพิจารณาถึงความเหมาะสมและการประเมินผลประโยชน์ เปรียบเทียบกบั คา่ ใช้จ่ายทีใช้ไปในการพฒั นาระบบขององค์กร ในการศกึ ษาความเป็นไปได้ของโครงการพฒั นาระบบ มปี ัจจยั ทใี ช้เป็นหลกั เกณฑ์ในการพิจารณา 4 ประการ ดงั นี 1. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) 2. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technical Feasibility) 3. ความเป็นไปได้ด้านการปฎิบตั ิงาน (Operational Feasibility) 4. ความเป็นไปได้ด้านเวลาการดําเนินงาน (Schedule Feasibility) ความเป็นไปได้ด้านเศรษศาสตร์ (Economic Feasibility) การศกึ ษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือเรียกอกี อยา่ งหนงึ วา่ “การวเิ คราะห์ต้นทนุ และ ผลตอบแทน (Cost – Benefits Analysis) “ เป็นการศกึ ษาถึงผลตอบแทนทางการเงินและต้นทนุ ทีเกิดขนึ จาก โครงการพฒั นาระบบ วตั ถปุ ระสงคท์ ีสาํ คญั ของการศกึ ษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์คือ การจําแนกผลตอบแทน ต้นทนุ ทีจะใช้ในโครงการพฒั นาระบบ ในการวิเคราะห์ต้นทนุ และผลตอบแทนจะใช้ฟังก์ชนั ทางการเงนิ เพือ คาํ นวณหาต้นทนุ และกําไรตลอดจนผลตอบแทนทีคาดวา่ จะได้รบั โดยมวี ิธีการดงั ตอ่ ไปนี - การพิจารณาผลตอบแทนทีจะได้รับจากโครงการ Page 44

- พิจารณาต้นทนุ ของโครงการ - คาํ นวณผลตอบแทนสทุ ธิทีจะได้รบั จากโครงการ 1. การพิจารณาผลตอบแทนทีจะได้รบั จากโครงการ ผลตอบแทนของโครงการเป็นสงิ สําคญั ทีผ้บู ริหารให้ความสนใจเทยี บเทา่ กบั ต้นทนุ ทีต้องใช้ การทีโครงการ พฒั นาระบบจะสามารถเพิมผลประโยชน์ทีอยใู่ นรูปของกําไรให้กบั องค์กรได้ นนั หมายถึงใช้ต้นทนุ น้อย นนั เอง ซึงการพจิ ารณาถงึ ผลตอบแทนของโครงการสามารถจําแนกลกั ษณะได้ 2 ประเภทดงั นี 1.1. ผลตอบแทนทีจบั ต้องได้ (Tangible Benefits) หมายถงึ ผลตอบแทนทีสามารถประเมนิ คา่ เป็นตวั เงินได้ เชน่ กําไรการลดต้นทนุ ตอ่ หนว่ ย การลดความผดิ พลาดของการนําเข้าข้อมลู การเพิมความเร็วในการ ประมวลผลข้อมลู ทีนําเข้าการเพิมยอดขาย เป็นต้น 1.2. ผลตอบแทนทจี บั ต้องไมไ่ ด้ (Intangible Benefits) หรือผลตอบแทนทีไมใ่ ชต่ วั เงิน หมายถึง ผลตอบแทนที ไมส่ ามารถวดั คา่ เป็นตวั เงินได้ หรือยากแก่การประเมนิ คา่ เชน่ การเพิมภาพลกั ษณ์ทีดใี ห้แก่องค์กร การ สร้างขวญั และกําลงั ใจให้แก่พนกั งาน การคืนผลประโยชน์สสู่ งั คม และการเพิมประสิทธิภาพในการ ตดั สินใจของผ้บู ริหาร เป็นต้น แสดงตวั อยา่ งผลตอบแทนทีจบั ต้องได้และจบั ต้องไมไ่ ด้ ดงั ตารางตอ่ ไปนี ผลตอบแทนทีจบั ต้องได้ (Tangible Benefits) ผลตอบแทนทจี บั ต้องไมไ่ ด้ (Intangible Benefits) 1. ความผิดพลาดในการประมวลผลลดน้อยลง 1. ภาพลกั ษณ์ทีดขี นึ ขององค์กร 2. การเพิมความเร็วในการประมวลผล 2. ความเตม็ ใจในการทํางานของลกู จ้าง 3. ลดขนั ตอนในการทํางาน 3. การบริการขององคก์ รทีมตี อ่ สงั คม 4. ลดคา่ ใช้จ่าย 4. การตดั สนิ ใจทีดีขนึ 5. เพิมยอดขาย 5. การมเี ครดิตดีขนึ 6. ลดจํานวนลกู หนี เนืองจากในกรณีการประเมนิ ผลตอบแทนทจี บั ต้องไมไ่ ด้ทีจะได้จากโครงการคอ่ นข้างมีความลําบาก และหาก ไมส่ ามารถประเมนิ ผลตอบแทนทีจะได้รบั จากโครงการได้ นนั หมายถึงไมส่ ามารถวิเคราะห์ต้นทนุ และผลตอบ นนั ได้สง่ ผลให้โครงการนนั ไมเ่ ป็นทียอมรับในทีสดุ ดงั นนั จึงจําเป็นต้องหาคา่ ความเป็นไปได้จากผลประโยชนท์ ีไมใ่ ช่ตวั เงิน เช่น กรณีภาพลกั ษณ์ขององคก์ รทมี ี ตอ่ ลกู ค้าหลงั จากมีการตดิ ตงั ระบบใหม่ มีรายละเอียดดงั นี - จากคําถามทีวา่ “จะเกิดอะไรขนึ หากลกู ค้ามองภาพพจน์ขององค์กรไมด่ ”ี และหากคาํ ตอบทีได้คือ ลกู ค้าจะสงั ซือสินค้าในปริมาณทีลดลงหรือไมส่ งั เลย - “ปริมาณการสงั ซือสนิ ค้าลดลงในระดบั ใด” จากคาํ ถามดงั กลา่ วการวิเคราะห์ถงึ ระดบั การลดลงของ ปริมาณการสงั ซือสนิ ค้า อาจใช้การวิเคราะห์คา่ ความเป็นไปได้ของโอกาสทีจะเกิดในการสงั ซือในแต่ ละกรณี 2. การพิจารณาต้นทนุ ของโครงการ Page 45

ต้นทนุ สามารถแบง่ ได้ 2 ลกั ษณะ คือต้นทนุ ทจี บั ต้องได้ (Tangible Costs) และต้นทนุ ทจี บั ต้องไมไ่ ด้ (Intangible Costs) 1. ต้นทนุ ทีจบั ต้องได้ (Tangible Costs) คือต้นทนุ ในสว่ นของการพฒั นาระบบทีสามารถประเมนิ คา่ เป็น ตวั เงินได้ เชน่ ต้นทนุ ในการซือเครืองคอมพิวเตอร์ เงินเดือน และต้นทนุ ทใี ช้ในการดําเนินงานเมอื ทํา การติดตงั ระบบ (คา่ ใช้จา่ ยในการฝึกอบรมพนกั งานและคา่ ใช้จา่ ยในการปรับปรุงระบบ) 2. ต้นทนุ ทีจบั ต้องไมไ่ ด้ (Intangible Costs) คอื ต้นทนุ ในสว่ นของการพฒั ราระบบทีไมส่ ามารถประเมนิ คา่ เป็นตวั เงินได้ ได้แก่ ความไมเ่ ตม็ ใจในการทํางานของพนกั งาน และการทํางานทีไมม่ ีประสทิ ธิภาพ จากลกั ษณะของต้นทนุ ทงั ทีเป็นต้นทนุ ทจี บั ต้องได้และจบั ต้องไมไ่ ด้ นกั วเิ คราะห์ระบบยงั สามารถจําแนก ต้นทนุ ในสว่ นของการพฒั นาระบบออกได้อกี 2 ประเภท คอื ต้นทนุ ทีเกิดขนึ ครังเดยี ว (One-time Costs) และต้นทนุ ทีเกิดขนึ ซําอีก (Recurring Costs) 1. ต้นทนุ ทีเกิดขนึ ครงั เดยี ว (One – time Costs) คอื ต้นทนุ ทีเกิดขนึ ในการเริมต้นโครงการ และเกิดขนึ เมอื มกี ารเริมใช้งานระบบ เชน่ คา่ ใช้จ่ายในการซือเครืองคอมพิวเตอร์ใหม่ คา่ ใช้จา่ ยในการซือ ซอฟตแ์ วร์ คา่ ใช้จ่ายในการฝึกอบรม 2. ต้นทนุ ทีเกิดขนึ ซําอกี (Recurring Costs) คอื ต้นทนุ ทีเกิดในระหวา่ งการดําเนินงานของระบบใหม่ เชน่ คา่ ใช้จ่ายในการบํารุงรกั ษาโปรแกรม การซือสอื เก็บข้อมลู เพิมเติม คา่ ใช้จ่ายทีเกิดจากการ ตดิ ตอ่ สือสาร คา่ ใช้จา่ ยเกยี วกบั อปุ กรณ์สํานกั งาน นอกจาก One-time Costs และ Recurring Costs แล้ว ในสว่ นของการพฒั นาระบบ ต้นทนุ ยงั สามารถ จําแนกได้อกี 2 ประเภท คือ ต้นทนุ คงที (Fixed Costs) และต้นทนุ ผนั แปร (Variable Costs) 1. ต้นทนุ คงที (Fixed Costs) คือ ต้นทนุ ทีไมเ่ ปลยี นแปลงไปตามการใช้งานหรือการผลิตอนื ๆ เช่น คา่ บํารุงไฟฟ้ า นําประปา เงนิ เดือนพนกั งาน 2. ต้นทนุ ผนั แปร (Variable Costs) คือ ต้นทนุ ทีแปรผนั ไปตามการใช้งานหรือการผลติ อืนๆ เชน่ คา่ ใช้ โทรศพั ท์ทีไมร่ วมคา่ บริการรายเดอื นทีต้องจ่ายเทา่ กนั ในทกุ ๆ เดอื น ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนคิ (Technical Feasibility) การศกึ ษาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนคิ มีวตั ถปุ ระสงค์ เพือทําให้เข้าใจถึงความสามารถในการ พฒั นาระบบใหมข่ ององค์กร และเป็นการประเมินเทคนิคของระบบใหมท่ ีใช้ในการแก้ปัญหา โดยอาจจะอาศยั คาํ ถามเพือเป็นแนวทางในการประเมนิ ดงั นี 1. เทคโนโลยที ีจะนํามาใช้นนั สามารถรองรบั ปริมาณลกู ค้าทีอาจเพิมจํานวนมากขนึ และสามารถ ปรับเข้ากบั ปัญหาทีจะเกดิ ขนึ ได้หรือไม่ 2. เทคโนโลยที ีมีอยเู่ ดิมนนั สามารถปรับใช้กบั ระบบใหมไ่ ด้หรือไม่ ถ้าไมไ่ ด้ องค์กรสามารถซือมาได้ โดยมีคา่ ใช้จา่ ยทีผ้บู ริหารพงึ พอใจหรือไม่ 3. บคุ ลากรขององค์กรมีความเชียวชาญกบั เทคโนโลยที ีจะนาํ มาใช้มากพอหรือไม่ Page 46

นอกจากจะประเมนิ ความสามารถขององคก์ รในการพฒั นาระบบ ของโครงการพฒั นาระบบทีคดั เลอื ก มาวา่ มีความสามารถเพียงพอหรือไมแ่ ล้ว ยงั จะต้องทําการประเมนิ ระดบั ความเสยี งของโครงการ เนืองจากผ้บู ริหารย่อมมีความคาดหวงั ผลตอบแทนทีได้จากโครงการมากกวา่ ความเสยี งในด้านตา่ งๆ ทีจะเกิดขนึ ดงั นนั จึงควรมกี ารประเมนิ ความเสียงของโครงการเพือป้ องกนั ผลลพั ธ์ทีไมพ่ งึ ประสงค์ที อาจเกิดขนึ อนั เนืองจากการนําเทคโนโลยีเข้ามาใช้งานกบั ระบบใหม่ โดยผลลพั ธท์ ีอาจเป็นไปได้หาก ไมม่ กี ารประเมนิ ความเสยี งของโครงการ มีดงั นี 1. ทําให้การคาดหวงั ทีจะได้รับผลตอบแทนนนั ล้มเหลว 2. ทําให้การประมาณการต้นทนุ ผดิ พลาด 3. ทําให้การประมาณการระยะเวลาในการดาํ เนินโครงการผดิ พลาด 4. ทําให้ประสทิ ธิภาพในการทํางานของระบบไมเ่ ป็นไปตามทีคาดไว้ 5. ทําให้ไมส่ ามารถติดตงั ระบบใหมเ่ ข้ากบั ระบบคอมพิวเตอร์ทีมีอย่แู ล้วได้ นกั วเิ คราะห์ระบบหรือผ้บู ริหารควรมีการป้ องกนั การเกิดความเสียงในด้านตา่ งๆ ดงั ทีกลา่ วไว้แล้ว โดย อาจจะมกี ารแตง่ ตงั ทีมงานเพือคอยควบคมุ ไมใ่ ห้เกิดผลลพั ธ์ดงั กลา่ วได้ อาจจะใช้เทคนิคการประเมิน ปัจจยั ทีจะทําให้เกิดความเสยี งได้ทงั หมด 4 ประการ ได้แก่ 1. ขนาดของโครงการ โครงการทีมขี นาดใหญ่จะมคี วามเสียงมากกวา่ โครงการทีมขี นาดเลก็ เนืองจากโครงการทีมีขนาดใหญจ่ ะยากตอ่ การบริหารโครงการ 2. โครงสร้างของโครงการ โครงการทีมกี ารดาํ เนนิ งานอยา่ งมีโครงสร้างและมคี วามต้องการ (Requirement) ทีไมซ่ บั ซ้อนยอ่ มมคี วามเสยี งน้อยกวา่ โครงการทีมคี วามต้องการ (Requirement) ทีมคี วามซบั ซ้อน 3. เทคโนโลยที ีนํามาใช้ในโครงการ โครงการทนี ําเทคโนโลยีทีมมี าตรฐานมาใช้ยอ่ มมคี วาม เสยี งตอ่ ความเข้าใจของกลมุ่ ผ้ใู ช้งานน้อยกวา่ โครงการทีนาํ เทคโนโลยีทีไมม่ ีมาตรฐาน เพียงพอ หรือลํายคุ เกินไป 4. ความค้นุ เคยของผ้ใู ช้งานกบั การพฒั นาระบบสารสนเทศ ผ้ใู ช้งานทีมีความค้นุ เคยกบั ระบบสารสนเทศ จะมีความเข้าใจในขนั ตอนการทํางานได้ดีกวา่ ผ้ใู ช้งานทีไมม่ ี ความค้นุ เคย ความเป็นไปได้ทางด้านการปฎิบตั งิ าน (Operational Feasibility) เป็นการประเมนิ ถงึ ระบบใหมเ่ มือมกี ารใช้งาน วา่ จะสามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดมิ ได้มากน้อย เพียงใด รวมถึงความรู้สกึ ของผ้ใู ช้ระบบทีมีตอ่ การทํางานของะรบบใหมด่ ้วย การจะประเมินวา่ ระบบใหมน่ นั จะสามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดมิ ได้มากน้อยเพียงใด มีหลกั เกณฑ์ในการ พิจารณาดงั นี 1. ประสิทธิภาพ (Performance) ระบบใหมน่ นั มีความเร็วในการทํางานมากน้อยเพียงใด Page 47

2. สารสนเทศ (Information) สารสนเทศทีจะได้จากระบบใหมน่ นั มีความถกู ต้อง ตรงประเดน็ และสามารถ ใช้ร่วมกนั ได้หรือไม่ 3. เศรษฐศาสตร์ (Economy) ระบบใหมน่ นั สามารถชว่ ยลดต้นทนุ หรือเพิมกําไรให้กบั องคก์ รได้อย่างไร 4. การควบคมุ (Control) มคี วามสามารถในการควบคมุ ระบบเพือป้ องกนั การโกงและการยกั ยอก และมี ความถกู ต้องปลอดภยั ของข้อมลู มากน้อยเพียงใด 5. ประสิทธิผล (Efficiency)d ระบบใหมจ่ ะต้องมกี ารใช้แหลง่ ทรัพยากรมากทีสดุ เพียงใด เชน่ ทรัพยากร บคุ คล เวลา ข้อมลู เป็นต้น 6. การบริการ (Services) ระบบใหมม่ ีการเตรียมการบริการเมือเกิดปัญหาแกผ่ ้ใู ช้งาน และมีความยดื หยนุ่ หรือไม่ การประเมินวา่ ผ้ใู ช้ระบบจะมคี วามรู้สกึ อย่างไรตอ่ ระบบใหมน่ นั อาจอาศยั คาํ ถามในการประเมนิ ดงั นี 1. การบริหารองค์กรกบั ระบบมคี วามสอดคล้องกนั หรือไม่ 2. ผ้ใู ช้ระบบมีความรู้สกึ เช่นไรกบั บทบาทของตนทีมีตอ่ ระบบใหม่ 3. ผ้ใู ช้ระบบหรือเจ้าของระบบมีการตอ่ ต้านหรือมแี นวโน้มการตอ่ ต้านระบบใหมห่ รือไม่ ถ้ามีจะสามารถ แก้ปัญหาได้อย่างไร 4. มผี ลกระทบตอ่ สงิ แวดล้อมทางกายภาพตอ่ ผ้ใู ช้หรือไม่ ถ้ามผี ้ใู ช้ระบบจะสามารถปรับตวั ได้อยา่ งไร การประเมินการใช้งานระบบ (Usability) อาจมหี ลกั เกณฑ์ดงั นี 1. งา่ ยตอ่ การเรียนรู้หรือไม่ 2. งา่ ยตอ่ การใช้งานหรือไม่ 3. ผ้ใู ช้งานพงึ พอใจหรือไม่ ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลาการดาํ เนินงาน (Schedule Feasibility) เป็นการประเมนิ ระยะเวลาการดําเนินงานในโครงการพฒั นาระบบใหมน่ นั วา่ มีความเหมาะสมหรือไม่ ตามข้อจํากดั ทางด้านเวลาทีองคก์ รประมาณไว้ หากพิจารณาแล้ววา่ ใช้เวลาในการดําเนินการมากเกินไป นกั วเิ คราะห์ระบบจําเป็นต้องวางแผนการดําเนนิ งานใหม่ และต้องดําเนินการให้เสร็จสนิ ตามเวลาทีได้กําหนด ไว้ในแผนงาน การทีจะประมาณการเวลาวา่ ระบบใหมน่ นั จะสามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดมิ ได้มากน้อยเพยี งใด มีหลกั เกณฑ์ในการพิจารณาดงั นี 1. ประมาณการระยะเวลาของโครงการทงั หมด โดยคาํ นงึ ถึงขนาดของโครงการ ปริมาณงานทีจะต้อง ดาํ เนินการ ตลอดจนความต้องการทรัพยากรด้านตา่ งๆ อาทิเชน่ จํานวนของระบบย่อย ความยากงา่ ย ทางด้านเทคนิค ทกั ษะของทีมงาน การตอบสนองของระบบโดยรวม เป็นต้น 2. คาํ นวณเวลาทีต้องใช้จริง เป็นการกําหนดช่วงระยะเวลาในการดาํ เนินงานทีจะต้องเกดิ ขนึ จริง 3. คาํ นวณเวลาทีสญู เสียไป เป็นการพิจารณาเวลาทีต้องสญู เสยี ไปในหนึงวนั Page 48

4. คํานวณแรงงานทีต้องใช้ในแตล่ ะกจิ กรรม เป็นการพจิ ารณาระยะเวลาทีต้องใช้ของแตล่ ะคนของแตล่ ะ กิจกรรมตอ่ สปั ดาห์ 5. คํานวณระยะเวลาของโครงการ เป็นการคาํ นวณระยะเวลาทีสญู เสยี ไปกบั ระยะเวลาของแตล่ ะกิจกรรม และของโครงการทงั หมด 6. ทบทวนและปรับปรุงคา่ ของการประมาณการระยะเวลา เพือให้คา่ ทีได้ใกล้เคยี งกบั ความจริง เนืองจาก มมุ มองของทีมงานมกั จะคดิ ระยะเวลาเผือไว้ ในขณะทีมมุ มองของผ้บู ริหารต้องการพจิ ารณาถงึ ความ จําเป็ นและระยะเวลาทีเหมาะสม เมือวเิ คราะห์ความเป็นไปได้เสร็จแล้ว นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องนําเสนอรายงานผลการศกึ ษาความเป็นไปได้ ตอ่ ผ้บู ริหารเพือพิจารณาอนมุ ตั ิ จากนนั จึงเริมเข้าสขู่ นั ตอนการวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)s ตอ่ ไป โดย ผลการอนมุ ตั นิ นั อาจเป็นไปได้สองทาง ได้แก่ อนมุ ตั ิ และไมอ่ นมุ ตั ิ 1. กรณีอนมุ ตั ิ นกั วเิ คราะห์ระบบเริมดาํ เนินการวิเคราะห์ระบบในขนั ตอนตอ่ ไปได้ 2. กรณีไมอ่ นมุ ตั ิ อาจเป็นไปได้ทงั ไมอ่ นมุ ตั ใิ นบางหลกั การหรือแนวทางการดําเนินงานในบางกิจกรรม หรือไม่ อนมุ ตั ิทงั โครงการ ทงั นีขนึ อยกู่ บั เหตผุ ลและสถานการณ์ขององคก์ รในขณะนนั เชน่ แนวทางดงั กลา่ วมี ต้นทนุ สงู เกินไป หรือมีระยะเวลาดาํ เนนิ การไมเ่ หมาะสมกบั สถานการณ์ทีเปลยี นแปลงในขณะนนั เป็นต้น ดงั นนั นกั วเิ คราะห์ระบบจําเป็นต้องนํากลบั มาทบทวนหรือปรับปรุงแผนงานใหมเ่ พือนําเสนอใหมอ่ ีกครงั แตห่ ากวา่ โครงการไมไ่ ด้รบั การอนมุ ตั ดิ ้วยเหตผุ ลบางประการ นนั หมายถึงโครงการต้องถกู ยกเลกิ ไปโดย ปริยาย Page 49

บทที 6 การกําหนดความต้องการของระบบ (System Requirements Determination) ขนั ตอนการวิเคราะห์ระบบ (System Analysis Phase) ในทีนีจะเริมต้นทีการกําหนดความต้องการของระบบ (System Requirement Determination) ด้วยการรวบรวมข้อมลู ในระบบเดมิ ซงึ จะทําให้ทราบขนั ตอนการทํางานและปัญหาที เกิดขนึ นอกจากนี นกั วิเคราะห์ระบบจะต้องเกบ็ รวบรวมข้อมลู จากผ้ใู ช้วา่ ต้องการสงิ ใดเพิมเติมอีกถ้าจะพฒั นาระบบ ขนึ มาใหม่ ทงั นีเพือนําไปวเิ คราะห์หาแนวทางในการแก้ไขปัญหาทเี กิดขนึ จากระบบเดมิ และพฒั นาให้เป็นระบบใหมท่ ี ตรงตอ่ ความต้องการของผ้ใู ช้ในทีสดุ ดงั นนั ในบทนจี ะอธิบายวิธีการเก็บรวบรวมข้อมลู ข้อเทจ็ จริงและสารสนเทศด้วยเทคนิคตา่ งๆ เชน่ การสมั ภาษณ์ การ ออกแบบสอบถาม การสงั เกตสภาพแวดล้อมในสถานทที าํ งาน และการรวบรวมข้อมลู จากเอกสารขององค์กร เพือให้ได้ ข้อมลู ทีเป็นจริงและถกู ต้องมากทีสดุ 6.1. แนะนําการกาํ หนดความต้องการของระบบ การกําหนดความต้องการของระบบ คือการวิเคราะห์ถึงการทํางานของระบบเดิมเพือหาปัญหาทีเกิดขนึ จริงๆ แตก่ อ่ นที จะวิเคราะห์การทํางานของระบบเดมิ นนั จะต้องมีการเกบ็ รวบรวมข้อมลู และข้อเท็จจริงของระบบเดมิ ซึงเป็นหน้าทีอยา่ ง หนึงของนกั วเิ คราะห์ระบบทจี ะต้องดําเนินการ โดยนกั วเิ คราะห์ระบบและทีมงานจะต้องพบและพดู คยุ กบั ผ้ใู ช้ระบบใน องคก์ รเพือให้ได้ข้อมลู ทีถกู ต้อง ทงั นีไมว่ า่ จะเป็นวิธีการใดก็ตามนกั วเิ คราะห์ระบบควรคาํ นงึ ถงึ ระยะเวลาทีใช้ในการเกบ็ รวบรวมข้อมลู ด้วย สงิ ทีได้จากการรวบรวมข้อมลู คือ แบบฟอร์ม รายงาน รายละเอียดการทํางาน และเอกสารอืนๆ ทเี ป็นแหลง่ ข้อมลู ของ องคก์ รภายในเอกสารดงั กลา่ วจะทําให้นกั วเิ คราะห์ระบบทราบถงึ รายละเอยี ดของระบบได้มากมายเชน่ 1. เป้ าหมายของคก์ รทําให้ทราบวา่ องค์กรดาํ เนนิ ธรุ กจิ อะไรและอยา่ งไร 2. สารสนเทศทีผ้ใู ช้ระบบต้องการในการดําเนินงาน 3. ประเภทของข้อมลู ขนาด และจํานวนข้อมลู ทีเกิดขนึ ในระหวา่ งการทํางาน 4. ข้อมลู เกิดขนึ เมือใด เกิดขนึ ได้จากขนั ตอนใดของระบบ และข้อมลู จากขนั ตอนหนึงไปยงั ขนั ตอนใดตอ่ ไปและอย่างไร 5. ลาํ ดบั ขนั ตอนการทํางาน 6. เงือนไขตา่ งๆ ทีเกิดขนึ ในระหวา่ งการประมวลผลข้อมลู นนั 7. นโยบายในการปฏบิ ตั งิ าน 8. เหตกุ ารณ์สาํ คญั ใดบ้างทีมผี ลกระทบตอ่ ข้อมลู และเหตกุ ารณ์เหลา่ นนั จะเกิดขนึ เมอื ใด ข้อมลู ทีรวบรวมมาได้ จะมีรายละเอยี ดคอ่ นข้างมากและซบั ซ้อน ในบางครังหากนําข้อมลู เหลา่ นีไปใช้ในการ ตดิ ตอ่ สือสารกบั ผ้บู ริหารหรือเจ้าของระบบอาจทําให้มคี วามเข้าใจทีไมต่ รงกนั หรือหากมคี วามเข้าใจทีตรงกนั กอ็ าจต้อง ใช้เวลานาน เนืองจากข้อมลู เหลา่ นนั เป็นข้อความซึงทําให้ไมส่ ามารถมองภาพรวมการทํางานของระบบได้ชดั เจน เทา่ ทีควร ดงั นนั จึงต้องมีการจําลองความต้องการเหลา่ นนั ด้วยแผนภาพชนดิ ตา่ งๆ (จะกลา่ วในบทถดั ไป) เพือให้สามารถ เข้าใจภาพรวมการทํางานของระบบได้ชดั เจนและรวดเร็วยิงขนึ แตก่ ่อนทจี ะก้าวไปสกู่ ารจําลองข้อมลู และการทํางานของระบบด้วยแผนภาพชนิดตา่ งๆ ในทีนีขอแนะนําเทคนิคและ วิธีการในการรวบรวมข้อเท็จจริงและสารสนเทศ (Fact-finding and Information Gathering) ทีจะทําให้ได้ข้อมลู มาอย่าง